Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 3

Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 3

Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår 2017... 5 1.1 Analys av nyckeltal... 5 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 5 1.1.2 Sjukfrånvaro... 6 1.1.3 Frisknärvaro... 7 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan... 7 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk)... 8 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk)... 10 1.5 Riskanalys och handlingsplan... 11 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan... 13 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor... 13 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 14 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön... 15 3 Uppföljning höst 2017... 18 3.1 Analys av nyckeltal... 19 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 19 3.1.2 Sjukfrånvaro... 19 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan... 20 3.3 Hot- och våldsplan... 20 3.4 Brandskydd (SBA)... 21 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 21 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst... 22 2

Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2017 Den 28 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 25 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala 3

samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

1 Uppföljning vår 2017 1.1 Analys av nyckeltal 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Några arbetsskador eller otillåten påverkan har inte inkommit dock har tillbud anmälts i LISA. De vanligaste händelser som förorsakar tillbud är situationer där handläggare utsätts för verbalt hot av klienter vilket upplevs som hotfullt och obehagligt. Under 2016 har ett tilbud anmälts som utgjorts av en inicdent som lett till polisanmälan där en klient kommit till socialkontoret och till receptionspersonal uttalat ett hot riktat mot en handläggare. De flesta incidenter sker oftast i receptionen eller via telefon. Hot- och våldsplan för Kortedala torg har med hänsyn tagen till ovanstående samt besök av 5

Arbetsmijlöverket uppdaterats och är färdigförhandlad vid LSG och kommer att under maj månad gås igenom på APT. Det klienter vi möter har ofta särskilda behov som är svårare att bemöta och kräver kompetens och erfarenhet för att om möjligt motverka att situtationer uppstår. Om situationer uppstår behövs även komptens om hur man då på bästa sätt kan agera som handläggare i situationen. Mottagningen i försörjningstödsenhet 3 har under 2016 inte haft någon handledning men har under 2017 påbörjat handledning. SFI-gruppen som också ingår i försörjningsstödsenhet 3 har regelbunden handledning. Försörjningsstödsenhet 3 tillbud som en punkt på APT. SAS, socialt ansvarig socialsekreterare, kommer att bjudas in till APT under 2017 för att öka kunskapen om tillbud och de olika former av tillbud som finns. 1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2015 och 2016. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2015 respektive 2016 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 6

Analys Sifforna som går att hitta i Nexxus stämmer inte utifrån den organisationsjustering som genomfördes i april 2016. 1.1.3 Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Sifforna som går att hitta i Nexxus stämmer inte utifrån den organisationsjustering som genomfördes i april 2016. 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Föregeånde arbetsmiljöuppföljning som skedde i april 2016 mynnade ut i följande där grupperna utifrån Medarberarenkäten och diskussioner tog fram fyra områden att prioritera. Arbete för att motverka stress genom att arbeta med rutiner och tydliggöra medarbetarnas uppdrag och mål vilket kan leda till effekt av minskad arbetsbelastning. Detta har arbetats med under året genom att SFI-gruppen skapat flödesscheman för sitt arbete och Mottagningen har på metod med ny 1:e arbetat med att tydliggöra sitt uppdrag och gå igenom rutiner. Mottagningen är dock överens om att detta arbete är av vikt att fortsätta då deras uppdrag är komplext och det finns rutiner och arbetsbeskrivningar som fortsatt behöver arbetas med. Kommunikation i grupperna. Enheten beslutade att skapa trivselregler i grupperna på APT och därefter ha uppföljning på APT vilket båda grupperna gjort. Mottagningen som har ett utsatt arbete 7

där en stor samverkan krävs kommer att fortsätta detta arbete i en fördjupad form utifrån grupprocesser utifrån ett material som heter FIRO- "Att ha det bra på arbetet". Ett tydligt ledarskap för att hitta strategier att återhämta sig och för att kunna påverka arbetsbelasningen. 1:e socialsekretare skulle följa Egen-kontrollplanen för 2016 som bland annat innefattar att 1:e socialsekreterare har ärendegenomgång en gång per månad med varje handläggare. Detta har 1:e socialsekreterare gjort under året. Dock har Egenkontrollplanen förändrats och detta ingår inte där längre. 1:e socialsekreterare i SFIgruppen kommer dock att fortsätta detta då medarbetarna varit mycket nöjda med detta upplägg. För att ge medarbetarna omställningstid så skulle EC och 1:e ansvarar för att i möjligaste mån skapa detta när nya inriktningar eller extra uppdrag kommer. EC har lyft detta på ledningsgrupp för att OC ska ha kännedom om önskemålet och för att möjliggöra att information kommer i så god tid som möjligt. EC har arbetat med detta i framförallt SFI-gruppen genom att samtala om struktur inför bla de önskemål om siffror om uppdaterade utredningar som efterfrågats. Detta arbete är ett kontinuerligt arbete som behöver hållas levande. Enheten bestämde att vi har frukost en gång per månad tillsammans med ett rullande schema för att ansvara för detta. Frukost har pågått under hela året och enhten har beslutat att fortsätta. Mottagningen önskar översyn av arbetstiden som ofta innebär övertid utirån att besökare ofta kommer sent på eftermiddagen. EC har tillsammans med Mottagningen arbetat med schema och arbetstider utifrån jourarbetet och gruppen har idag inte övertid mer än vid något enstaka tillfälle. Mottagningen uttrycker också vid arbetsmiljöuppföljningen att de nu är nöjda med sitt schema. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Samtliga medarbetare har fått blankett från styrande dokument avseende den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Dessa blanketter har lämnats in och alla har kunnat välja att vara anonyma. Alla blanketter har sammanställts av enhetschef tillsammans med 8

skyddsombud inför APT. Det som framkommer är att flertalet upplever att de har ett gott arbetsklimat och har rimliga krav på sig både från klienter, medarbetare och chef. Mål är tydliga och man har ett meningsfullt arbete där man kan påverka arbetstakten. Dock behöver vi på enheten arbeta med att få ett öppnare klimat avseende samarbetssvårigheter inom gruppen för att få ett bättre arbetsklimat och att motsättningar/samarbetssvårigheter/problem hanteras tydligare av chef. Ledning och chef behöver skapa större delaktighet inför beslut som berör medarbetarnas direkta arbete men även se över hur vi följer upp beslut som fattats. Detta framkommer utifrån en specifik händelse då Mottagningen fick återta mat- och medicinansökningar från icke-aktuella klienter. Genomgång av arbetsbelastningen behöver göras och i detta klargöra vad arbetsgivaren ställer för krav i förhållande till medarbetarna och hur de ska prioritera i sitt arbete. På APT har denna sammanställning gåtts igenom samt resultatet av medarbetarenkäten. Båda grupperna inom enheten har utifrån detta enskilt och därefter i grupp plockat fram totalt tre områden som anses vara av stor vikt för arbetsmiljön att prioritera att arbeta med. De områden som enheten valt ut finns i handlingsplan nedan. (punkt 1.5) De områden som valts ut att prioriteras bedöms av enheten vara av stor vikt för att den sociala och organisatoriska arbetsmiljön ska förbättras. 1:e socialsekreterare i enhet 3 har ingått i en separat arbetsmiljöuppföljning för alla 1:e socialsekreterare inom försörjningsstödet i Östra Göteborg. Detta har lyfts på enskild tid och skapats en handlingsplan för dem. Deras handlingsplan finns i protokoll för detta möte. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. Jag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 13% Medelvärdet för frågan 2.1 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de 20% 40% 9

Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande 27% Utifrån de siffror som framträder så blir det av stor vikt att aktivt arbeta med att medarbetarna nyttjar friskvård på arbetstid för att både minimera stress och fysiska besvär. 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Samtliga medarbetare har fått blankett från styrande dokument om den egna arbetsplatsen. Alla blanketter har sammanställts av enhetschef tillsammans med skyddsombud inför APT. Det har framkommit att två stolar inte är tillfredställande, hyllor för pärmar inte är uppsatta optimlat, avsaknad av hedset hos några handläggare, ljudnivå och brist på arbetsro när man delar kontor två personer emellan. Skyddsombud kommer att tillsammans med enhetschef gå runt till de medarbetare som påtalat specifika problem med sin arbetsplats för att se över arbetsplatsen med den enskilde. Det som framkommit utifrån detta avser användande av mobiltelefon och ljudnivå när man delar rum två och två vilket kommer arbetas med i dialog med medarbetarna. 1:e socialsekreterare i SFI-gruppen kommer föreslås att ändra grupperna för teamen så att det är en från varje rum för att skapa tider då medarbetarna har enskild tid på rummet. Ytterligare ideer för att skapa detta kommer att arbetas fram i samråd med medarbetarna. Avseende Mottagningen kommer detta lyftas på APT då de tex inte har delat team och inte heller har möjlighet till det utan andra lösningar får hittas i 10

samarbete med medarbetarna. Det framkommer från några medarbetare i Mottagningen, som har kontor nära ingången till kontoret för besökare, att det är en hel del oväsen från dörren samt att medarbetare inte alltid väntar in att deras besök lämnat korridoren. Detta kommer EC att lyfta för att EC på övriga enheter påminner om detta på APT. Åtgärder med att skapa utrymme för arbetsro och skapa känslan av återhämtning är av stor vikt för att förebygga ohälsa. Vid skyddsronden på den enskildes arbetsplats påminns medarbetaren av skyddsombud och EC om det som framkom på föreläsning av ergonom i januari 2017, vikten av att växla mellan att sitta och stå. En viktig framgångsfaktor för att motverka och förebygga fysisk ohälsa. Alla får information om hur de gör en serviceanmälan för att möjliggöra att placera hyllor på ett bättre avstånd detta också för att främja rörligheten. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 11

Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Den psykosociala arbetsmijlön i Mottagningen med risk för konflikter och motsättningar. Gul J Arbeta med gruppen utifrån FIRO på APT och planeringsdag. EC Oktobe r 2017 Brist på känneom om rutiner och sammanställningar/arbe tsbeskrivningar. Denna kunskasbrist skapar stress och känsla av hög arbetsbelastning. Gul J Aktivt arbeta med rutiner och kunskap om sitt uppdrag på APT, metod och planeringsdagar. Öka samverkan med andra enheter för att öka kunskapen inom olika områden. EC och 1:e socials ekreter are Dec 2017 SFI-gruppens arbetsbelastning med 55 ärenden att handlägga Gul J Tydliggöra gemensam målbild avseende prioriteringar EC Juni 2017 12

Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Arbetabelastning och ny i rollen som socialsekreterare som generar att ta med arbetet hem Röd J Handledning samt tillsammans arbeta fram strategier att använda för att lämna arbetet på arbetet. EC, 1:e och medar betare Dec 2017 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Mottagningen har skapat trivselregler och påbörjat en grupprocess i positiv riktning vilken gruppen anser är av största vikt att den värnas. J Arbeta med gruppen utifrån FIRO på APT och planeringsdag. Förlägga planeringsdag på en fredag för att möjliggöra ytterligare gemenskapsbyggande. EC Oktober 2017 Vi har påbörjat en process att bli en enhet. N Fortsätta med gemensam frukost och skapa mer gemensamt på planeringsdag. Hela enhete n Nyttja friskvård på arbetstid J EC bjuder in och påminner till att nyttja friskvård på arbetstid utifrån det utbud som finns akuellt. EC December 2017 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i Ja sedan april månad används den mall som antagits på LSG under våren 2017. Via mejl en vecka innan APT Samma mall som används för kallelsen 13

rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Den fysiska arbetsmiljöfrågan avseende temperatur och ventialation är tidigare år lyft av EC i organisationen. Denna frågan kommer inte att hanteras i nuvarande lokaler dock planeras för en flytt till lokaler som är ändamålsenliga och fungerande temperatur och ventilation. 14

2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa Friskvår dsaktivit et Monia Sunesso n Under våren erbjuds samliga på enheten en friskvård stimme/ arbetsve cka. Det finns även erbjudan de att delta i kontorsy oga på arbetstid. Under hösten kommer vi att byta friskvård stimmen mot att erbjuda arbetstid 2016-03- 01 2017-12- 31 April Försörjni ngsstöd et har på lilla lednings gruppen den 24 arpil beslutat att alla kommer att få ta promena d 20 min varje dag dock ej får man inte samman fatta det. Vi kommer under hösten planera för att ha lunchdis co två 15

Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar sförlagd friskvård. Syftet med detta är att minska stressen och sänka sjukskriv ningstal en. gånger per vecka och EC M Nyberg ser över om vi kan anordna för kontorsy oga under hösten. EC C Halberg ser över att skissa på en plan utifrån Brandsä kerhet. SBA är inbjuden till lilla lednings gruppen för att stötta upp i att planera för en brandöv ning på Kortedal a torg. Arbete på enhete, Mottagni ngsgrup pen, ino m de olika grupper na med grupproc esser. Monia Sunesso n Använda ett grupproc essmaterial, FIRO, Fundam ental Interpers onal Relation ship Orientati on (en teori om grundläg gande mänsklig a relatione 2017-01- 19 2017-10- 31 Mars Påbörjat första delen av grupproc essmate rialet FIRO. Gjort upp en plan där APT i april och maj kommer innehåll a ytterligar e delar av FIRO 16

Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n r) under våren. Startdat um Slutdatu m Komme ntar och därefter färdigstä lla FIROarbetet genom en heldag i början av hösten. 17

3 Uppföljning höst 2017 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 18

3.1 Analys av nyckeltal 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och 2017. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och 19

analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig J J J 20

Ny hot- och våldsplan har tagits vid LSG i mars månad och kommer att gås igenom på APT under mars och april med enhet. 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig J N N N Avseende barndskyddsarbetet så är det ett område som behöver lyftas av enhetschef till hela försörjningsstödet för en översyn avseende planerande av en utrymningsövning, brandskyddsrond och kännedom om föreskrifter. 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). 21

4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Följande avsnitt är en utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet inom SDF Östra Göteborg fungerar. Underlaget kommer att användas för att förbättra t ex information, rutiner och utbildning inom arbetsmiljöområdet. Svara kortfattat på nedanstående frågor. Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag 22