, kl 17:00

Kårstyrelsemöte 14 BILAGESAMLING 2018/2019 2019-05-13, kl 17:00

Bilaga 86.1.1 Ansökan till Sektionsfonden Sökt av: Sökt summa: Sektionen för Industriell ekonomi 10 000 SEK Bakgrund Under flera år har Sektionen för Industriell ekonomis PR-utskott fotograferat majoriteten av sektionens evenemang. Idag är vi 10 utskott där fler och fler vill ha fotografer till sina event, men under verksamhetsår 2018/19 har antalet fotograferade event drastiskt minskat Tidigare hade sektionen en kamera men för två verksamhetsår sedan gick den sönder, Under verksamhetsåret 2017/18 löste PR-utskottet behovet genom att använda sig av medlemmarnas privata kameror, det fungerade bra då majoriteten av utskottets medlemmar var kameraägare. I år har det sett annorlunda ut, bland utskottets medlemmar finns enbart 2 kameraägare. Medlemmarna har därför lånat kamerorna av varandra eller fotograferat med mobilen. Ordförande för PR-utskottet behöver idag neka majoriteten av förfrågningarna om fotograf då det inte bör ligga på personer som engagerar sig att låna ut sina privata ägodelar för sektionens nytta. Tänk om det händer något med kameran? Förutsättningar En sektionskamera skulle bidra till hög medlemsnytta då det bl.a ger: Förbättrad marknadsföring: o De som inte varit på eventet får en bild av hur det är och kanske blir intresserade till nästa upplaga. o Högkvalitativt material. Ökad glädje för deltagare: o De som deltar på eventen uppskattar när någon är där och fotograferar/filmar, även i efterhand då det förevigar roliga minnen. Egenvärde för PR-utskottets medlemmar: o Ingen press att behöva låna ut sina privata kameror för att PR ska kunna sköta sitt jobb. o Möjliggör för utskottets medlemmar att utveckla sina kunskaper inom foto och video. Kan i sin tur leda till ökad motivation i utskottet. Mer pengar till medlemmarna(på lång sikt): o Vissa evenemang köper in extern fotograf, en sektionskamera skulle därmed bidra till att det finns mer pengar att spendera på exempelvis evenemang. Vi vill köpa in något som vi säkert vet generar kvalitet och värde i många år framöver, därför är investeringen för stor för att vi ska kunna finansiera den själv och vi söker därmed bidrag från Sektionsfonden. I s reglementessamling, 3.10 står det: 1 2019-04-16

Ansökan till Sektionsfonden Åtaganden Kommunikationsansvarig för I-sektionen åtar sig att utföra köp av kamera och tillbehör enligt budget samt revidera kontrakt, policy och lägga fram förslag på reglementesändring för hur kameran ska hanteras internt. Utöver detta skall Kommunikationsansvarig även införskaffa lämplig försäkring. Ansvarig Ansvaret ligger hos Kommunikationsansvarig i samråd med I-sektionens styrelse. Budget Se bilaga 1 Kontakt Max Thormé Kommunikationsansvarig 2018/19, I-sektionen koms@i-sektionen.se 076-018 75 77 2 2019-04-16

Ansökan till Sektionsfonden Bilaga 1 - Budget 3 2019-04-16

Bilaga 86.2.1 Ansökan till Sektionsfonden Sökt av: Sektionen för Industriell Ekonomi Sökt summa: 10 000 SEK Bakgrund Sektionen för Industriell Ekonomi, nedan benämnt I-sektionen, söker bidrag för Dodgeballen 2019. Dodgeballen är ett tre dagar långt evenemang som anordnas av I-sektionens sociala utskott Idesix. Årets upplaga av Dodgeballen, det fjärde i rad, kommer äga rum mellan torsdag 9 maj och lördag 11 maj 2019. Studenter från samtliga sektioner är välkomna att delta. Turneringen är utformad för 24 lag, där varje lag kommer bestå av 7-9 deltagare. Upplägget för Dodgeballen ser i korthet ut som bifogat tidsschema. Se Bilaga 1: Prel. Tidsschema. Syftet med evenemanget är att öka värdet av studenternas studietid på Luleå Tekniska Universitet genom att bland annat skapa gemensamhet mellan studenter samt att bidra till en mer händelserik studietid. Förutsättningar I och med evenemanget beställs bussar för de 220 deltagande både till och från sittningen på fredagen 10 maj i Blackis, samt till Arcushallen den 11 maj, där turneringen äger rum. Detta för att deltagarna ska få så högt värde av evenemanget som möjligt samt att deltagarna inte själva ska behöva lägga ut pengar för detta. Dessa lokaler kan vara problematiska för deltagarna att ta sig till på utsatta tider om det skulle skötas av deltagarna själva. Specifikt hemresan från Blackis 10 maj känns extra riskfylld att inte hjälpa dem med. Bidrag söks för bokandet av bussar som kommer ta deltagarna till sittningen och turneringen. Bussarna kommer att beställas genom Alviks Trafik AB. I de bifogade offerterna Bilaga 2: Offert för bussar till och från Blackis respektive Bilaga 3: Offert för bussar till Arcushallen framgår det tydligt vad priset för dessa bussar är. Det är även utifrån dessa offerter som budgetposten Bussar sedan har grundats på. För mer om detta se Bilaga 3: Offert för bussar till Arcushallen. Åtaganden I-sektionen åtar sig att boka bussar från Alviks Trafik AB samt att genomföra evenemanget Dodgeballen 19. Ansvarig Huvudansvaret ligger hos det sociala utskottet Idesix ordförande Clara Funck i samråd med Per Lambrecht, ordförande för sektionen för industriell ekonomi. Budget I Bilaga 4: Översiktlig budget för Dodgeballen 2019 bifogas den översiktliga budgeten för Dodgeballen 2019 med de kostnader och intäkter som detta arrangemang kommer att medföra. Kontakt Clara Funck Ordförande IDESIX 18/19 Sektionen för Industriell ekonomi Luleå tekniska universitet/, Tel: 070-2102344 E-post: idesix@i-sektionen.se

Bilagor Bilaga 1: Prel. Tidschema: Torsdag STUK: Armbandsutdelning: 18:30-19:30 Lottning av lag: 19:30-20:00 Musikquiz/Kahoot: 20:00-21:00 Kareoke: 21:00 - Fredag: Poängjakt: 10:00-16:00 4 bussar från Stuk till Blackis 18.30-19:00 Sittning Blackis (insläpp): 19.00-19:30 Sittning 19:30-24:00 2 bussar hem i två vändor: 24:00 Lördag: 4 bussar från Stuk till Arcushallen: 10.00-10:25 Turnering: 11:00-16:00 Sittning STUK (insläpp): 19:00-19.30 Sittning: 20:00-23.00 STUK: 23:00-03:00

Bilaga 2: Offert för bussar till och från Blackis

Bilaga 3: Offert för bussar till Arcushallen

Bilaga 4: Översiktlig budget för Dodgeballen 2019

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Bilaga 86.3.1 Instruktionssamling Sociala Enheten Sociala Enhetens Ordförande 18/19 Rickard Oscar Åkerstrand

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 2 av 17 Innehållsförteckning Sociala Enheten... 3 Syfte... 3 Uppgifter... 3 Ansvarighet... 3 Sammansättning... 3 Val... 3 Instruktioner för Sociala enhetens ordförande... 3 Syfte... 3 Ansvarighet... 3 Befogenheter... 3 Instruktioner för Huvudstuderandeskyddsombud... 4 Syfte... 4 Ansvarighet... 4 Befogenheter... 4 Instruktioner för Phaestmästaren... 4 Syfte... 4 Ansvarighet... 4 Befogenheter... 4 Instruktioner för Husmästaren... 4 Syfte... 4 Ansvarighet... 4 Befogenheter... 4 Instruktioner för Husmästeriet... 4 Syfte... 4 Uppgifter... 4 Ansvarighet... 5 Sammansättning... 5 Instruktioner för studiemiljökommittén (SMK)... 5 Syfte... 5 Uppgifter... 5 Ansvarighet... 5 Sammansättning... 5 Instruktioner för Phaestmästeriet... 5 Syfte... 5 Uppgifter... 5 Ansvarighet... 6 Sammansättning... 6 Val... 6 Instruktioner för Likabehandlingskommitén (LK)... 6 Syfte... 6 Uppgifter... 6 Ansvarighet... 6 Sammansättning... 6 Instruktioner för Nolleperioden... 6 Förord... 6 Syfte och mål... 7 Definitioner... 7 Nolleperiodens projektledare... 7 Nolleperiodsgruppen... 8 Phösare... 11 Nollperioden i Skellefteå... 12 Samarbetande parter... 15 Beredande och beslutande organ inom studiesocial verksamhet på LTU... 16 Fastighetsenheten... 16 Arbetsmiljögruppen (HSSO)... 16 Arbetsmiljökommittén (HSSO)... 17 Skyddsombudsmöte (HSSO)... 17

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 3 av 17 1.3 Sociala Enheten Syfte Sociala enheten skall fungera som ett diskussionsforum mellan sektioner och kårföreningar och därmed förankra den dagliga verksamheten hos medlemmarna. Syftet är att rapportera, skapa kontakter och diskutera. Sociala enheten skall därmed kunna agera bollplank för Sociala enhetens ordförande i samband med beslut som rör studiesociala frågor. Uppgifter Sociala enhetens huvuduppgift är att verka som bollplank och diskussionsforum, och på så sätt stötta sociala enhetens ordförande i såväl beslutsfattande som den dagliga verksamheten. Sociala enhetens uppgift är även rapporter, såväl mellan sociala enheten och sektioner som sektion till sektion, och även ge kårföreningar och Nolleperiodsgruppen en större inblick i det studiesociala arbetet inom. Sociala enhetens ordförande (SO) ansvarar för att leda sociala enhetens arbete. Ansvarsområden för Huvudstuderandeskyddsombud (HSSO), Husmästare (HM), Phaestmästare (PH) och Likabehandlingskommitén (LK) fastställs av kårstyrelsen enligt detta dokument. Ansvarighet Sociala enheten svarar för sin verksamhet inför kårstyrelsen. Sammansättning Sociala enheten består av: Sociala enhetens ordförande (SO) x1 Huvudstuderandeskyddsombud (HSSO) x1 Husmästare (HM) x1 Phaestmästare (PH) x1 Likabehandlingskommitén (LK:are) x3 Val Sittande sociala enheten valbereder ett Huvudstuderandeskyddsombud (HSSO), Husmästare (HM), Phaestmästare (PH) och Likabehandlingskommitén (LK:are) inför kommande verksamhetsår. De nominerade kandidaterna läggs sedan fram till kårstyrelsen som väljer in nästa verksamhetsårs HSSO, HM, PH och LK:are. Instruktioner för Sociala enhetens ordförande Syfte Att leda och ansvara för sociala enheten och dess arbete. Ansvarighet Sociala enhetens ordförande svarar för sin verksamhet inför kårstyrelsen. Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera vid Luleå tekniska universitet.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 4 av 17 Instruktioner för Huvudstuderandeskyddsombud Syfte Att leda och ansvara för arbetet med studiemiljön Ansvarighet Huvudstuderandeskyddsombud svarar för sin verksamhet inför sociala enhetens ordförande Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera vid Luleå tekniska universitet. Instruktioner för Phaestmästaren Syfte Att leda och ansvara för phaestmästeriet och sexmästerierna samt studiesociala aktiviteter under Ansvarighet Phaestmästaren svarar för sin verksamhet inför sociala enhetens ordförande Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera vid Luleå tekniska universitet. Instruktioner för Husmästaren Syfte Att leda och ansvara för s lokaler, sektionslokalerna och uthyrning. Ansvarighet Husmästaren svarar för sin verksamhet inför sociala enhetens ordförande Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera vid Luleå tekniska universitet. Instruktioner för Husmästeriet Syfte Husmästeriet ska skapa en tätare kontakt mellan kåren centralt och de ansvariga för sektionslokalsföreningarna, främja samarbete och diskutera gemensamma frågor. Uppgifter Husmästeriet har som uppgift att fungera som diskussionsforum mellan sektionslokalansvariga och kåren centralt. Detta för att gemensamt åsiktsbilda i lokalfrågor och samordna ex. öppettider och gemensamma förhållningsregler.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 5 av 17 Ansvarighet Husmästeriet svarar för sin verksamhet inför sociala enhetens ordförande. Sammansättning Husmästeriet består av representanter för samtliga sektionslokaler som bedriver sektionslokalsverksamhet, samt Husmästaren. Husmästaren är sammankallande. Instruktioner för studiemiljökommittén (SMK) Syfte Att uppmärksamma och driva studiemiljöfrågor för s medlemmars räkning samt åsiktsbilda gentemot Arbetsmiljökommittén och Arbetsmiljögruppen vid Luleå tekniska universitet. Detta för att påverka universitetet och Akademiska Hus att skapa en attraktiv och trygg studiemiljö för kårernas medlemmar. Studiemiljökommittén är ett samprojekt med Luleå Studentkår. Uppgifter Studiemiljökommittén ska bereda och jobba aktivt med studiemiljöfrågor. Huvudstuderandeskyddsombudet är kommitténs ordförande som sammankallar till och leder studiemiljökommitténs möten. Minst två behöriga möten per termin ska äga rum, mötet är behörigt då minst fyra (4) studerandeskyddsombud deltar. Mötena ska protokollföras och delges studiemiljökommitténs ledamöter samt sociala enhetens ordförande i. Ansvarighet Studiemiljökommittén svarar för sin verksamhet inför Sociala enhetens ordförande genom att delge sina protokoll samt att lämna in årsredovisning till Sociala enhetens ordförande i. Sammansättning Studiemiljökommittén består av ett studerandeskyddsombud (SSO), eller likvärdigt, från respektive sektion under, samt motsvarande för Luleå Studentkår. Sektionerna ansvarar själva för tillsättande av SSO som en del av sin ordinarie valprocess. Studiemiljökommittén leds av ett Huvudstuderandeskyddsombud (HSSO) per kår. Studenthälsans ansvarige för studiemiljö samt Luleå tekniska universitets arbetsmiljöingenjör ska alltid adjungeras in med närvaro-yttrande- och förslagsrätt på Studiemiljökommitténs möten. Instruktioner för Phaestmästeriet Syfte Phaestmästeriet agerar diskussionsforum för sexmästeriesterna inom vid Luleå tekniska universitet. Syftet är att hålla öppna diskussioner angående de aktiviteter som sexmästerierna anordnar, för att på så sätt undvika såväl krockar som att för många likartade arrangemang anordnas. Det agerar också forum för planering av gemensamma delar av TKL-kampen. Uppgifter Phaestmästeriet har som uppgift att samla sexmästerierna inom vid Luleå tekniska universitet, samt att samordna gemensamma arrangemang.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 6 av 17 Ansvarighet Phaestmästeriet svarar för sin verksamhet inför sociala enhetens ordförande Sammansättning Phaestmästeriet består av representanter från sexmästerierna inom vid Luleå tekniska universitet. Phaestmästaren är sammankallande samt agerar ordförande under möten. Val Phaestmästaren valbereder det antal phaestmästerister som hen anser nödvändigt för att genomföra nästkommande års arbete. De nominerade kandidaterna läggs sedan fram till sociala enhetens ordförande som väljer in nästa Phaestmästeriet. Instruktioner för Likabehandlingskommitén (LK) Syfte Att uppmärksamma och driva opinion för alla teknologers lika värde i enighet med s likabehandlingspolicy. Uppgifter Likabehandlingskommitén ska bereda och jobba kativt med psykosociala studiemiljöfrågor, där framförallt likabehandling. Sociala enhetens ordförande är gruppens ordförande och sammankallar till och leder möterna. Ansvarighet Likabehandlingskommitén svarar för sin verksamhet inför Sociala enhetens ordförande genom att delge sina protokoll samt att lämna in årsredovisning till Sociala enhetens ordförande i. Sammansättning Likabehandlingskommitén består av högst tre (3) ledarmöter LK:are. En god spridning av dessa LK:ares personligheter är att föredra för att få en god spridning av erfarenheter i arbetet. Instruktioner för Nolleperioden Förord Nolleperioden är en gammal och uppskattad tradition bland studenterna i Luleå som etablerades med bildandet av Högskolan i Luleå. Det började med att äldre studenter, så kallade Phösare, tog hand om de nya då de kom till högskolan för att inviga dem i det studentikosa levernet. Med tiden utvecklades evenemanget till en längre och mer välorganiserad period. Under våren 1991 anordnades den första Phösarutbildningen, vars syfte var att ge alla Phösare en god grund att stå på, då de skulle ta hand om nya studenter i cirka två veckors tid. Från början var Nolleperioden en tradition som teknologer stod för, men i och med Phösarutbildningen involverades även ekonomer och pedagoger. Det var Studenthälsan i samverkan med de dåvarande tre studentkårerna som startade Phösarutbildningen. Med åren har högskolan växt och blivit ett universitet, Luleå Tekniska Universitet. Studentkårerna har även de utvecklats och är i dagsläget två till antalet, Luleå Studentkår och. Phösarutbildningen anordnas fortfarande av Studenthälsan i samverkan med studentkårerna och på

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 7 av 17 senare år har även en mindre utbildning för Civilphösarna tillkommit. Nolleperioden anordnas av de två studentkårerna i samarbete med universitetet och arrangemanget utvecklas mer och mer för varje år. Syfte och mål Detta regelverk ska säkerställa att Nolleperioden håller dess höga kvalité och som gör Luleå Tekniska Universitets Nolleperiod till Sveriges bästa och till ett ännu bättre arrangemang i framtiden. Varje år bör man utvärdera Nolleperioden efter dess genomförande, för att konstant utveckla och förbättra Nolleperioden och dess rollspel. Definitioner Adel är en ur NPG som under Nolleperioden går iklädd frack, solglasögon och kårmössa. Jouren är 4 styckna NPG:are som under Nolleperioden sitter i beredskap. KF är kårfullmäktige, och kan referera till både Luleå Studentkårs fullmäktige eller s fullmäktige. KS är kårstyrelsen, och kan referera till både Luleå Studentkårs styrelse eller s styrelse. LS är en förkortning av Luleå Studentkår vid Luleå Tekniska Universitet. Luleå Tekniska Universitet (LTU) är ett universitet i Luleå. Nolla är benämningen på de nya studenter som Nolleperioden är till för. Ordet Nolla kommer från att man ej tekniskt sett påbörjat 1:an på universitetet, man kan säga att de går i 0:an. Nolleperioden är den period mellan uppropet och studiestarten för läsperiod 1, alltså läsperiod 0. Nolleperiodsgruppen (NPG) är ett samlingsnamn för de Adlar och Överphösare från både och Luleå Studentkår. Nolleperiodsgruppens verksamhet regleras av Luleå Tekniska Universitets policydokument för studiestart, samt detta regelverk. Phösare är de, utav NPG valda, faddrar som ska ta hand om de nya studenterna under Nolleperioden. Under Nolleperioden går dessa iklädd studentoverall, solglasögon och kårmössa. PL är Projektledare på Luleå Studentkår vid Luleå Tekniska Universitet. SO är Sociala enhetens ordförande på vid Luleå Tekniska Universitet. TKL är en förkortning av vid Luleå Tekniska Universitet. Överphösare (ÖPH) är en ur NPG som under Nolleperioden går iklädd studentoverall, solglasögon och kårmössa. De bär även runt på ÖPH-djur på vänster axel. Nolleperiodens projektledare Roll Den som leder och ansvarar för arbetet av Nolleperioden är den, utav kårstyrelsen vald, Sociala enhetens ordförande (SO). Till hjälp finns Vice projektledare Nolleperioden (VPN).

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 8 av 17 Ansvarighet Nolleperiodens projektledare svarar för sin verksamhet inför kårstyrelsen. Vice projektledare svarar inför Sociala enhetens ordförande. Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera TKL i projektet som är Nolleperioden. Projektplan Projektledare för Nolleperioden har till uppgift att skriva en projektplan för den kommande Nolleperioden. Den är delad i två versioner för att först kunna få grunden från projektledarna som sedan NPG bygger upp ovanpå. Projektplanen skall presenteras och godkännas utav KS vid två tillfällen. Detta för att projektledarna skall via version 1 kunna lägga grunden för projektet med vad som skall göras, preliminär tidsplan och övergripande mål. Projektplanen sedan tillsammans med NPG i version 2. 1. Version 1.0.0 skall presenteras på KS senast 30e september. a. Beskrivning av större moment b. Övergripande tidsplan c. Övergripande mål 2. Version 2.0.0 skall presenteras på KS senast 28e Februari. a. Detaljerad plan för alla event b. Detaljerad tidsplan för alla ansvarsområden c. Mål för Nolleperioden och hur dessa planeras genomföras Nolleperiodsgruppen Roll Nolleperiodsgruppen står för anordnandet av Nolleperioden till förmån för de nyantagna studenterna vid LTU. De skall sköta planeringen av Nolleperioden, samt samordna mellan de olika parterna som är verksamma vid studiestarten. Ansvarighet Nolleperiodsgruppen svarar för sitt arbete inför projektledarna på respektive kår. Sammansättning NPG består av 15 st, varav det bör vara 7 st Adlar och 7 st ÖPHer, och 7 st från vardera kår. Plus en Vice projektledare från TKL. Val av Nolleperiodsgruppen Respektive kår har varsin valberedning som väljs in på respektive behörigt organ. Samråd mellan vardera valberedning kan ske för att skapa en kompletterande gruppdynamik. Vardera valberedning ansvarar för att komma med förslag på kandidaterna till nästkommande NPG senast 1a november, för att respektive KS skall kunna välja in sin del av NPG senast sista november.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 9 av 17 Om inte projektgruppen uppnår ett minimum på 12 st, skall de saknade posterna annonseras som vakanta för att kunna sökas framöver. Poster NPG (15 pers) har till uppgift att: Nolleperioden planeras, genomförs, och avslutas på ett bra sätt. Ett gott samarbete mellan kårerna sker genom samordning av Nolleperioden. Ta del av överlämningen från föregående NPG. Se till att överlämna till nästkommande NPG. Ordna med gemensamma spelregler inom NPG, och få dessa godkända av projektledarna. Detta skall vara gjort innan Phösarutbildningshelgen. Ingen av aktiviteterna skall bryta mot universitetets eller kårernas policys. Det ska under Nolleperioden alltid finns minst fyra NPGare som sitter i jour. Firmatecknare för båda kårerna undertecknar samtliga avtal. Original skall ges till båda kårerna. Muntligt rapportera om verksamheten på varje ordinarie TKL och LS KF under verksamhetsåret. Muntligt rapportera till båda KS vid avvikande från detta dokument. NPG, Phösare, eller Civilphösare inte får vänslas med någon i anslutning till Nolleperioden. Man får absolut inte vänslas med Nollorna. Favorisering får inte ske gentemot någon person, studentförening, studentsektion eller studentkår. Vara pålästa på detta dokument. Ta del av sin teambuilding. Att det på ett tydligt sätt framgår att det är TKL och LS som är huvudarrangörerna för Nolleperioden. Ha två representanter (helst minst en från Jouren) i Nolleperiodens Samrådsgrupp. Vara medvetna att om man missköter sig, så kan man bli avsatt. Varje vecka muntligt rapportera till projektledarna på veckomötena enligt överenskommelse. Vice projektledare Nolleperioden (1 pers) har till uppgift att: Ansvara för den dagliga verksamheten med Nolleperioden tillsammans med SO. Ansvara för den interna kommunikationen inom NPG. Ha en övergripande koll på projektet som är Nolleperioden. Tillsammans med SO ansvara för projektplanen, och dess deadlines. Ansvara för NPGs trivsel och välmående. Event (4 pers) har till uppgift att: Planera och anordna diverse evenemang före, under, och efter Nolleperioden. Ansvara för de administrativa uppgifterna som tillkommer till samtliga evenemang. Sätta ihop ett schema över Nolleperioden i samråd med studiestartsgruppen. Skriva en lathund Event for Dummies för varje event att ha i Jouren. Spons (2 pers) har till uppgift att: Sträva efter att få sponsorer i enlighet med satt budget inför Nolleperioden. Sträva efter att finna en huvudsponsor till Nolleperioden. Hålla en god företagskontakt före, under och efter Nolleperioden. Anordna Nollemässan med fokus på att företagen gynnar de nya studenterna.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 10 av 17 Tillsammans med Budget tillse så att faktureringen sker så snart som möjligt efter Nolleperioden. I samråd med Info/PR ta fram mall för avtal. Ansvara för lunchföreläsningar under Nolleperioden. Budget (1 pers) har till uppgift att: Se till att budgeten är färdig till den 15e mars. Komma överens med övriga i NPG om vad gruppmedlemmarna själva ska bekosta. Under budgetarbetet ta hjälp av föregående budgetar och dess utfall. Se till att alla ekonomiska avtalspunkter, exclusive sponsoravtal, följs. Följa upp alla avtal tillsammans med ekonomisk ansvariga på kåren för att säkerställa att redovisningen sker i tid. Tillsammans med Spons tillse så att faktureringen sker så snart som möjligt efter Nolleperioden. Tillse ett avtal som innefattar hur kostnaderna skall fördelas mellan TKL och LS. Se till att rutiner för Nolleperiodsrelaterad kansliförsäljning upprättas i samråd med kanslichef i god tid innan Nolleperioden, i samråd med event. Utarbeta och implementera Nolleperiodens budget inom de ramar som KF och KS ger godkänt för. Vara ekonomiskt ansvarig för Nolleperioden och kunna svara för sin budget. Info/PR (3 pers) har till uppgift att: Producera allt grafiskt material som sker i samband med Nolleperioden. Producera allt musikaliskt material som sker i samband med Nolleperioden. Ta fram Nollehandböcker. Ta fram en Phösarhandbok. Ansvara för att Nolleperiodens och kårernas varumärke värnas. Ansvara och inneha ett huvudansvar för mailen. Ansvara för Nolleperiodens hemsida. Arrangera Jourschemat för samtliga medlemmar i NPG som innefattar när man ska vara i Jouren, rollspela, mm. Anlita fotografer till Nolleperioden och ordna med ett fotograf-schema till dessa. Ordna med en fotokarta på NPG, och se till att ge en kopia till berörda parter. Phös (4 pers) har till uppgift att: Rekrytera kompetenta phösare inför Nolleperioden. Ansvara för utbildningen av valda Phösare genom bland annat Phösarmöten och Phösarutbildningshelgen inför Nolleperioden. Om Civilphösare finns, skall dessa få en utvidgad utbildning om deras uppdrag. I samarbete med Studenthälsan och kårerna anordna Phösarutbildningshelgen. Planera och schemalägga både Phösaruppdrag och STUK-pass. Tillsammans med projektledarna, ta fram rutiner för hur utredning och avsättning av Phösare skall gå till. Detta skall ha gjorts innan sommaren. Klara regler för städning av hemklassrum fastställs i samförstånd med lokalvårdare. Utbildning av Nolleperiodsgruppen NPG skall först och främst bli utbildade om sitt uppdrag genom både den skriftliga överlämningen, samt under överlämningshelgen med föregående års NPG. Utöver detta skall även projektledarna för Nolleperioden se till att NPG får utbildning om ledarskap, konflikthantering, 1a hjälpen och alkohol samt droger.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 11 av 17 Förhållningsregler för Nolleperiodsgruppen Att vara medlem i NPG är ett stort ansvar, inte bara ansvarar man för att utföra sitt tilldelade arbete. Man måste även tänka på att man under året kommer vara en offentlig person, och att andra människor kommer att se en som ens embete dygnet runt. Detta betyder att ens beteende kommer att reflekteras tillbaka på både NPG, Nolleperioden och kårerna. Positivt lika som negativt. Under projektet och framförallt under Nolleperioden förväntas den som är invald som Adel eller ÖPH följa de spelregler som är uppsatta för NPG samt kårernas och LTUs styrdokument. NPG kan ej samtidigt sitta i Ledningsgrupp eller Kårstyrelse för någon av kårerna. Avsättning av NPG Avsättning av en medlem i NPG bereds och beslutas av respektive KS. Phösare Roll Nolleperioden går ut på att välkomna LTUs nya studenter och visa dem hur man uppför sig i studentkretsar, vad det innebär att studera, att ta eget ansvar, att skapa nya vänner, gemenskap i klassen, till och med så enkla saker som var studenten kan handla sin mat och att hitta överallt. Att vara phösare handlar inte bara om att ha kul i två veckor. Det handlar om att tillsammans med andra människor vara ansvarig för nya studenter som kommer till Luleå Tekniska Universitet. Nya studenter som oftast inte har en aning om vad det innebär att studera på ett universitet. Nya studenter som ser upp till sina Phösare, som gör som Phösaren gör. Phösaren vägleder de nya studenterna under deras första tid här på universitetet. Guidar dem runt, leker med dem och lär dem studentsånger och skolans traditioner. Ansvarighet Phösare och Civilphösare har till uppgift att: Kunna vilka regler som finns, och vad som förväntas av en Phösare. Förmedla om vilka regler som finns på campus till de nya studenterna. Guida de nya studenterna i de studentikosa traditionerna som finns vid LTU. Skapa gemenskap inom klassen, sektionen, kåren och på campus. Förmedla ett positivt förhållningssätt till alkohol för Nollorna. Vara en positiv förebild för Nollorna om hur det är att vara Student, samt föregå med gott exempel. Tänka på att Nolleperioden inte är till för Phösarna, utan för de nya studenterna. Ta ansvar för ens Nollor på Nolleperiodens event. Visa respekt för Adel och ÖPH, och förmedla denna respekt till Nollorna. Motverka negativ hets i alla dess former, t.ex. alkohol-, programs- och sektionshets. Att utföra sina tilldelade Phösaruppdrag och STUK-pass, eller vid sjukdom finna byte till dessa. NPG, Phösare, eller Civilphösare inte får vänslas med en någon i anslutning till Nolleperioden. Man får absolut inte vänslas med Nollorna. Tänka på att man är Phösare för alla sina Nollor, favorisering får inte ske.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 12 av 17 Medverka på alla Phösarmöten, och om man ej kan närvara meddela detta till NPG i god tid innan. Närvara vid Phösarutbildningshelgen. Skriva Phösarbrev och Phösarsida. Sammansättning Varje Phösargrupp består av 6-10st Phösare plus 1 st eventuell Civilphösare. Val av Phösare Alla Phösare skall bli invalda på lika villkor. Studenter anmäler sig till NPG i början av LP3 och NPG Phös ansvarar för indelningen i Phösargrupper och tilldelningen av nolleklasser, om möjligt efter de sökandes önskemål. Valet av Phösare fastställs efter att ett Phösarkontrakt har skrivits på utav de utvalda som handlar om att de är medvetna om de regler och arbetsuppgifter som beskrivs i detta dokument. Utbildning av Phösare Alla Phösare skall ha genomgått en Phösarutbildning. Phösarutbildningen anordnas varje år av Studenthälsan och kårerna. Utbildningens arbetsområden utformas av Studenthälsan i samråd med kårerna och NPG Phös. Det är viktigt att Phösarna får denna utbildning då det är Phösarna som har den direkta kontakten med nollorna och därmed ett mycket stort ansvar. Utbildningen är obligatorisk, och den bör utvecklas varje år efter föregående års utbildningsutvärdering. Förhållningsregler för Phösare Att vara Phösare är ett stort ansvar, inte bara ansvarar man för att utföra sitt tilldelade arbete. Det allra största ansvaret är att just vara en förebild för de nya studenterna som kommer, och ska uppföra sig efter det. Man måste även tänka på att som Phösare är man en representant för kårerna, och bör uppföra sig efter det. Under projektet och framförallt under Nolleperioden förväntas de invalda Phösarna följa de spelregler som är uppsatta för Phösargruppen, Nolleperiodens regler, samt kårernas och LTUs styrdokument. Phösare kan ej samtidigt sitta i Ledningsgruppen eller Kårstyrelsen för någon av kårerna. Avsättning av Phösare Avsättning av Phösare bereds av NPG och beslutas av kårerna genom projektledarna. Nollperioden i Skellefteå Bakgrund Nolleperioden på Skellefteå Campus hålls under samma två veckors period som vid Luleå Campus. Nolleperioden består av aktivitetskvällar samt dagaktiviteter för nollor som har för syfte att skapa gemenskap hos de nya studenterna samt i klasserna. Dessa aktivitetskvällar planeras och anordnas av Phöseriet vid Campus Skellefteå som är en undersektion till Studentföreningen Campus Skellefteå. Värt att anmärka är att nutida traditioner för hur nolleperioden på Campus Skellefteå utförs avviker från de på Campus Luleå och Campus Piteå.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 13 av 17 Ordlista Adel är en ur NPG som under Nolleperioden går iklädd frack, solglasögon och kårmössa. Fusknolla är de, utav ÖPH valda, Phösare som under Nolleperioden går klädda i civilkläder, för att i hemlighet kunna phösa dem inifrån. De demaskeras under andra veckan av Nolleperioden och agerar då som vanliga Phösare, fast utan solglasögon. KF är kårfullmäktige, och refererar till s fullmäktige. Luleå Tekniska Universitet (LTU) är ett universitet i Luleå. Nolla är benämningen på de nya studenter som Nolleperioden är till för. Ordet Nolla kommer från att man ej tekniskt sett påbörjat 1:an på universitetet, därav tagit noll högskolepoäng. Nolleperioden är den period mellan uppropet och studiestarten för läsperiod 1, alltså läsperiod 0. Nolleperiodsgruppen (NPG) är ett samlingsnamn för de Adlar och Överphösare från både och Luleå Studentkår. Phösare är de, utav ÖPH valda, faddrar som ska ta hand om de nya studenterna under Nolleperioden. Under Nolleperioden går dessa iklädd studentoverall, solglasögon och hatt. Phöseriet är en undersektion till SFCS, innefattande 4 ÖPHer plus 40 phösare. SO är Sociala enhetens ordförande på vid Luleå Tekniska Universitet. Studentföreningen Campus Skellefteå (SFCS) är Campus Skellefteås enda studentförening. TKL är en förkortning av vid Luleå Tekniska Universitet. Överphösare (ÖPH) är en ur NPG som under Nolleperioden går iklädd studentoverall, solglasögon, hatt och mantel. De bär även runt på ÖPH-djur på vänster axel. Överphösarna Roll De som leder och ansvarar för arbetet av Nolleperioden är de, utav föregående års Överphösare utvalda, nya Överphösarna. Dessa fyra ska tillsammans leda och ansvara för projektet Nolleperioden på Campus Skellefteå. Ansvarighet ÖPH svarar för sin verksamhet inför SFCS och TKL. Val Föregående års ÖPH väljer kandidater från det årets phösartrupp, som sedan röstas in av SFCS styrelse på ett stormöte. Åtaganden Planera, genomföra och avsluta nolleperioden på ett bra sätt. Se till att ett gott samarbete mellan Campus Skellefteå och LTU sker genom samordning av Nolleperioden. Ta del av överlämningen från föregående ÖPH. Se till att överlämna till nästkommande ÖPH. Ordna med gemensamma spelregler inom ÖPH. Detta skall vara gjort innan Phösarutbildningshelgen. Ingen av aktiviteterna skall bryta mot universitetets, TKLs eller SFCS policys. Det ska under Nolleperiodens aktiviteter alltid finns minst en ÖPH som sitter i jour. Muntligt eller skriftligt rapportera om verksamheten på varje ordinarie TKL KF under verksamhetsåret.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 14 av 17 ÖPH, Phösare, eller Fusknolla får inte vänslas med någon i anslutning till Nolleperioden eller öppet bland Nollorna. Man får absolut inte vänslas med Nollorna. Favorisering får inte ske gentemot någon person, studentförening, studentkår eller undersektion. Vara pålästa på detta dokument. Ta del av sin teambuilding. Att det på ett tydligt sätt framgår att det är ÖPH och Phösarna som är huvudarrangörerna för Nolleperioden. Vara medvetna att om man missköter sig, så kan man bli avsatt. Planera och anordna diverse evenemang före, under, och efter Nolleperioden. Ansvara för de administrativa uppgifterna som tillkommer till samtliga evenemang. Sätta ihop ett schema över Nolleperioden. Sträva efter att få sponsorer i enlighet med satt budget inför Nolleperioden. Hålla en god företagskontakt före, under och efter Nolleperioden. Tillse så att faktureringen sker så snart som möjligt efter Nolleperioden. Se till att budgeten är färdig. Komma överens med övriga ÖPH om vad gruppmedlemmarna själva ska bekosta. Under budgetarbetet ta hjälp av föregående budgetar och dess utfall. Se till att alla ekonomiska avtalspunkter följs. Följa upp alla avtal tillsammans med ekonomisk ansvariga på SFCS för att säkerställa att redovisningen sker i tid. Vara ekonomiskt ansvarig för Nolleperioden och kunna svara för sin budget. Ta fram en Nollehandbok. Ta fram en Phösarhandbok. Ansvara för att Nolleperiodens, TKLs och SFCS varumärke värnas. Ansvara för mailutskick och svar. Ansvara för Nolleperiodens hemsida. Ordna med en fotokarta på ÖPH, och se till att ge en kopia till berörda parter. Rekrytera kompetenta phösare inför Nolleperioden. Ansvara för utbildningen av valda Phösare genom bland annat Phösarmöten och Phösarutbildningshelgen inför Nolleperioden. I samarbete med Studenthälsan och Campus Luleå anordna Phösarutbildningshelgen. Utbildning ÖPH skall först och främst bli utbildade om sitt uppdrag genom både den skriftliga överlämningen, samt ha ett överlämningssamtal med föregående års ÖPH. Utöver detta skall även NPG se till att ÖPH får utbildning om ledarskap, konflikthantering, första-hjälpen och alkohol samt droger. Förhållningsregler Under projektet och framförallt under Nolleperioden förväntas den som är invald som ÖPH följa de spelregler som är uppsatta för dem samt TKLs, SFCS och LTUs styrdokument. Befogenheter Att inom ramen för ovanstående uppgifter representera studentföreningen i projektet som är Nolleperioden.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 15 av 17 Phösare Roll Nolleperioden går ut på att välkomna LTUs nya studenter och visa dem hur man uppför sig i studentkretsar, vad det innebär att studera, att ta eget ansvar, att skapa nya vänner, gemenskap i klassen, till och med så enkla saker som var studenten kan handla sin mat och att hitta överallt. Att vara phösare handlar inte bara om att ha kul i två veckor. Det handlar om att tillsammans med andra människor vara ansvarig för nya studenter som kommer till Luleå Tekniska Universitet. Nya studenter som oftast inte har en aning om vad det innebär att studera på ett universitet. Nya studenter som ser upp till sina Phösare, som gör som Phösaren gör. Phösaren vägleder de nya studenterna under deras första tid här på universitetet. Guidar dem runt, leker med dem och lär dem studentsånger och skolans traditioner. Ansvarighet Kunna vilka regler som finns, och vad som förväntas av en Phösare. Förmedla om vilka regler som finns på campus till de nya studenterna. Guida de nya studenterna i de studentikosa traditionerna som finns vid LTU. Skapa gemenskap inom klassen, kåren och på campus. Förmedla ett positivt förhållningssätt till alkohol för Nollorna. Vara en positiv förebild för Nollorna om hur det är att vara Student, samt föregå med gott exempel. Tänka på att Nolleperioden inte är till för Phösarna, utan för de nya studenterna. Ta ansvar för ens Nollor på Nolleperiodens event. Visa respekt för Adel och ÖPH, och förmedla denna respekt till Nollorna. Motverka hets i alla dess former, t.ex. alkohol-, och programshets. Att utföra sina tilldelade Aktivitetskvällar, och vid sjukdom eller annat problem finna byte till dessa. Får inte vänslas med en någon i anslutning till Nolleperioden. Man får absolut inte vänslas med Nollorna. Tänka på att man är Phösare för alla sina Nollor, favorisering får inte ske. Medverka på Phösarmöten. Val Phösare väljs ut på lika villkor. Alla som vill bli phösare lämnar in en phösaransökan som tillhandahålls av ÖPH. ÖPH går igenom alla ansökningar och väljer därefter ut phösare utifrån lämplighet. För att bli Phösare krävs att man är medlem eller innehar stödmedlemskap i SFCS. Sammansättning Phösartruppen består av 35-40 phösare, inklusive 1-2 fusknollor. Ha hellre för många Phösare än för få, då det kan ske avhopp. Samarbetande parter Vid samarbeten skall NPG på ett professionellt tillvägagångssätt användas för att Nolleperiodens varumärke skall vara respekterat bland studenter såväl som företag. Nolleperioden är politiskt och religiöst obundet vilket genomsyrar hela verksamheten. Viktigt är att alla som vill vara med och medverka på Nolleperioden måste vara ute i god tid för att starta upp samarbetet.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 16 av 17 Luleå Tekniska Universitet LTU har en utsedd studiestartsansvarig som är kontaktperson mellan universitetet och dess institutioner/enheter, och Nolleperiodsgruppen. Universitetet och kårerna skall fortlöpande informera varandra om innehåll och planerade aktiviteter i Nolleperioden. Phösarutbildningen är den grundläggande förberedelsen för att bli phösare. Utbildningens arbetsområden utformas av Studenthälsan i samråd med studentkårerna. Alla phösare skall ha genomgått phösarutbildningen. Utbildningen skall ligga på våren och bör utvecklas i takt med varje års utvärdering. För att få en god gemenskap över kårgränserna skall båda kårernas phösare blandas. Phösarfrukost ska serveras på hösten för att få en naturlig upptakt inför kommande arbete. Övriga Förhållningsregler för Nolleperiodens samarbetspartners 1. Respektera Nollor, Phösare, NPG, STUK-arbetare samt personal vid LTU. 2. Respektera NPGs beslut, så länge de inte bryter mot detta dokument. 3. Inte förstöra Nolleperiodens egendom, ex Nollebrickor eller festivaltält. 4. Följa LTUs och kårernas policys gällande alkohol och droger. 5. Respektera och inte störa rollspelet. 6. Inte förstöra evenemang under Nolleperioden. 7. Att vara medvetna om och följa de avtal som sluts. a. Ett avtal med sektionen gäller även dess sub-grupper b. Sektionen ansvarar för att dess sub-grupper är medvetna om gällande avtal. Möjliga påföljder vid brott mot gällande regler och avtal 1. Varning utfärdas. 2. Ersätta möjliga ekonomiska skador. 3. Avvisning från Nolleperioden. a. Vid avvisning från Nolleperioden fråntas ens rättigheter enligt avtal. Beredande och beslutande organ inom studiesocial verksamhet på LTU Fastighetsenheten Varannan vecka har Sociala enhetens ordförande, Projektledare på Luleå Studentkår samt Huvudstuderandeskyddsombud från båda kårerna möte med minst en (1) representant från fastighetsenheten på LTU. Gruppen bereder aktuella händelser runt om LTU, exempelvis renoveringar eller eventuella olyckshändelser. Arbetsmiljögruppen (HSSO) Arbetsmiljögruppen, AMG, är en operativ arbetsmiljögrupp med båda HSSO, SO, motsvarande från LS, Studenthälsan, Akademiska Hus, samt representanter från LTU. Här är det meningen att kårerna ska kunna lyfta problem som inte går att lösa på SMK-nivå, samt att man ska kunna gå från en idé till lösning på ett och samma möte. Det inträffar fyra (4) möten under ett år.

Instruktionssamling Sociala Enheten Utkast 2019-04-24 Sida 17 av 17 Arbetsmiljökommittén (HSSO) Arbetsmiljökommittén (AMK) är en grupp med fackliga representanter, universitetsdirektören, chef för HR, prefekter, samt huvudskyddsombud och kårernas HSSO samt SO och motsvarande från LS. På AMK tas frågor av mer strategisk upp, vilket ofta är saker som AMG inte kan lösa. Det finns en stående punkt i dagordningen som heter Studenterna rapporterar, där man kan belysa problem eller ställa frågor. Det inträffar fyra (4) möten under ett år. Skyddsombudsmöte (HSSO) Skyddsombudsmöten kallas du till av LTU:s huvudskyddsombud. Alla skyddsombud på skolan kommer dit och pratar om tillvägagångssätt och utbyter erfarenheter.

Nolleperiodsgruppen 2019-05-06 Frans Johansson Bilaga 86.4.1 Ändring i Policy för hantering av personuppgifter Vi i Nolleperiodsgruppen har upptäckt att vi skulle vilja ändra i Punkt 2.3 Nolleperioden i Policy för hantering av personuppgifter. Det vi vill ändra är: 2.4 Nolleperoden De uppgifter som samlas in från projektgruppen behövs främst vid inköp av mat samt vid sittningar och middagar. Uppgifterna används också till att projektgruppen ska få access till Kåridoren samt att projektledarna/ledningsgruppen kan kontrollera via personnummer att medlemmarna i projektgruppen är kårmedlemmar. Uppgifterna från phösare behövs främst vid inköp av mat samt sittningar och middag. De använda även för att införa särskilda regler på phösarmöten ifall till exempel luftburen allergi. Personnummer används för att kårerna/projektgruppen kan kontrollera ifall phösare är kårmedlemmar eller inte. Uppgifter från nyintagna studenter används för att kunna hantera klassgemenskaper och andra aktiviteter som räknas som slutet sällskap. Till: 2.4 Nolleperioden De uppgifter som samlas in från projektgruppen behövs främst vid inköp av mat samt vid sittningar och middagar. Uppgifterna används också till att projektgruppen ska få access till Kåridoren samt att projektledarna/ledningsgruppen kan kontrollera via personnummer att medlemmarna i projektgruppen är kårmedlemmar. Uppgifterna från phösare behövs främst vid inköp av mat samt sittningar och middag. De använda även för att införa särskilda regler på phösarmöten ifall till exempel luftburen allergi. Personnummer används för att kårerna/projektgruppen kan kontrollera ifall phösare är kårmedlemmar eller inte samt för samarbeten med studieförbund. Uppgifter från nyintagna studenter används för att kunna hantera klassgemenskaper och andra aktiviteter som räknas som slutet sällskap. Beslutsförslag Att Kårstyrelsen beslutar att ändra Policy för hantering av personuppgifter enligt bilaga.

Bilaga 87.1.1 Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Utkast Projektplan Kårhuset Sociala Enhetens Ordförande 18/19 Rickard Oscar Åkerstrand

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 2 av 14 Innehållsförteckning OBS! 3 Sammanfattning 3 Abstract 3 Projektet 4 Bakgrund 4 Syfte och Mål 5 Tidsplan 6 Byggplan 6 Flyttplan 7 Kårkontoren och kårkansliet 7 Öppna ytor 7 Sektionslokaler 7 Förråd 7 Planlösning 9 Plan 1 9 Plan 2 9 Beskrivning av ytor 9 Sektionslokaler (massa olika färger baserat på sektion) 9 Sektionstorget (ljusgrå) 10 Sektionstorgsförråden (ljusgrå) 11 Kårkansliet (TKL-röd) 11 Lunchrummet (ljusgrön) 12 Personalrummet (kår-lila) 12 Kårkontoren (TKL-röd och LS-blå) 12 Kårmötesrummen (kår-lila) 12 Kårsningen (ljusgrön) 12 Budget 13 Hyra 13 Ombyggnationer 14 Verksamhetsanpassning 14 Underhåll 14

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 3 av 14 OBS! Detta dokument är ett utkast till projektplan och representerar endast vad s mål och visioner är med Nya Kårhuset. Allt i detta dokument kan komma att ändras i förhandlingarna mellan TKL, LS och LTU. Informationen i detta dokument visar vad kämpar för i nämnda förhandlingar. Sammanfattning Kårhuset kommer vara ett hus av och Luleå Studentkår till förmån för sina medlemmar. Huset kommer att agera en samlingsplats för studieplatser, eventlokaler och övrig kårverksamhet, och vara öppet för alla studenter på Luleå Tekniska Universitet. Abstract Kårhuset will be a house of the Student Union of Technology and Luleå Student Union for the benefit of its members. The house will act as a gathering place for student to study, events and other union activities, and be open to all students at Luleå University of Technology.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 4 av 14 Projektet Bakgrund I dagsläget är hälften av våra sektionslokaler stängda på grund av bland annat brandsäkerhetsskäl och andra halvan kommer att stängas ner av samma orsaker inom kort. Våren 2017 blev studentkårerna lovade av Luleå tekniska universitet att det kommer sättas upp branddörrar i katakomberna och detta innebär att sektionslokalerna kommer få öppna igen. Studentkårerna blev mycket glada av beslutet och skickade ut ett mejl med det glädjande besked till samtliga sektionslokaler. Problemet var att det inte fanns någon tidsplan för det uppsättningen av branddörrarna. Hösten 2017 kliver nya ledningsgrupper för studentkårerna på och är snabba på att följa upp löftet; Etablera en tidsplan. Det var lite sagt att detta skulle vara genomfört till årsskiftet 17/18. När ämnet sedan lyfts med universitetet fick vi bekräftat att det inte skulle installeras några nya branddörrar. Universitetet hade nu börjat kolla över ventilationen i katakomberna och kommit fram till att lokalerna ej va anpassade till det stora antal personer som befinner sig på ytorna under nattetid. I de flesta fall var ventilationen dimensionerad till noll. Universitetet informerade att det skulle bli för dyrt att installera både branddörrar och utöka ventilationen. Efter detta följde ett flertal möten där studentkårerna försökte komma hitta en lösning på problemet. Men detta gav inte de resultat man önskat. Den kompromiss som universitetet och studentkårerna tillslut kom fram till var egentligen att man skulle kunna sätta in nya branddörrar och att sektionslokalerna enbart skulle få nyttjas dagtid. Vi hade möten med sektionslokalerna där vi förklarade situationen och uppmanade dem att försöka bedriva mer dagverksamhet för att påvisa för universitetet att lokalerna nyttjas både natt som dag. Över en fika mellan och Luleå tekniska universitet framkom ett förslag; Lilla D-huset stod tomt och skulle kunna husera samtliga sektionslokaler. Kårerna blev överlyckliga och fortsatte arbetet så att en fortsatt sektionslokalsverksamhet skulle kunna få bedrivas på campus Luleå. Först verkade det som om sektionslokalerna skulle få ett helt eget hus. Senare hade universitetet glömt bort detta och krävde att även studentkårerna måste flytta tillsammans med sektionslokalerna. Studentkårerna fick således inget val anat än att följa med i flytten, detta för att säkerställa sektionslokalsverksamheten. Under våren 2018 gick rektor, representanter för studentkårerna samt studentkårernas sektioner och gjorde en överenskommelse. Som ledde till etableringen av ett Studenternas hus på universitetsområdet i Luleå, tidigare känt som Lilla D-huset. Under hösten 2018 tillsattes två nya ledningsgrupper i studentkårerna där Sociala enhetens ordförande i och Projektledare i Luleå studentkår tar över projektet gällande Stuendernas hus. En planlösning togs fram, denna godkändes senare av både universitetet och akademiska hus, studentkårerna presenterade även de krav man vill se tillgodosedda innan ett beslut om flytt sker. Det viktigaste kravet som kårerna har är att ingen mer lokal ska stängas innan de har någonstans att flytta in i, vilket universitetet gick med på enligt beslut. Akademiska hus har i dagsläget färdigställt ritningar och beskrivningar på hur ombyggnationerna skall gå till. Detta enligt kravspecifikationer från studentkårerna och universitetet. Tidigt i VT19 påbörjade universitetet och Akademiska hus ombyggnationerna av studenternas hus för att flytta in innan VT19s slut ska vara en möjlighet. I dagsläget har studentkårerna inte skrivit avtal gällande flytten och kommer inte flytta förens detta är gjort.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 5 av 14 Syfte och Mål Sociala enheten är ålagd att säkerställa sektionslokalsverksamheten i enhälligt med rådande mål- och visionsdokument samt verksamhetsplan. Det kommer även fler eventlokaler till mindre och medelstora event, både studentikos- och arbetsmarknadsevent. Kårerna och sektionernas verksamhet samtidigt mer självständiga gentemot LTU. De mål som väntas uppfyllas genom detta projekt är följande: Säkerställande av en fortsatt sektionslokalsverksamhet. Fler bokningsbara eventlokaler. Kårerna får ett eget hus att ansvara för och bedriva verksamhet i. Öka samhörigheten mellan sektion och sektion och kår.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 6 av 14 Tidsplan Byggplan

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 7 av 14 Flyttplan Kårkontoren och kårkansliet Kårhuset kommer att stå färdigrenoverat och redo för inflytt vecka 22 enligt byggplanen. Planen är att under sommaren 2019 skall kårernas kontor och kårkansliet flyttas från Kåridoren till de nya lokalerna i Kårhuset, för att vara redo för verksamhet innan Nolleperioden 2019. Öppna ytor Under sommaren 2019 kommer alla öppna ytor i Kårhuset, tex Kårsningen, att verksmahetsanpassas och möbleras enligt budgetförslaget. Sektionslokaler Sektionslokalerna kommer kunna fortsätta att bedriva sin verksamhet i sina nuvarande lokaler under hela LP4 VT19 och under Nolleperioden 2019, för att sedan under första veckorna i LP1 HT19 verksamhetsanpassa och flytta in i sina nya lokaler i Kårhuset. Detta sker ej under sommaren då de engagerade studenterna vanligtvis inte befinner sig i Luleå under sommaren och då ej kan flytta sin verksamhet. Samt så är en sektionslokalsverksmahet av stor vikt när de nya studenterna välkomnas på Nolleperioden. När sektionslokalerna är utflyttade ur de nuvarande lokalerna i katakomberna kommer lokalerna återgå till LTU för att göras om till förråd för att lösa de logistiska problemen kring evakueringen av D-huset och förråden i D-huskatakomberna. Förråd Idag har och dess sektioner sina förråd i D-huskatakomberna, och dessa kommer behövas flyttas på grund av evakueringen av D-huset. Idag ser användningen av förråd ser ut på följande vis: Idag Namn Plats Kvm (m) Syfte TKL-gallerförråd D-huskatakomberna 173 Sexmäst D-huskatakomberna 60 Kundvagn D-huskatakomberna 36 Öhlis D-huskatakomberna 4 TKL förråd F-huskatakomberna 9 282 Gallerförråd till TKL, TKLs sektioner, LARV och Spexet Förvaring av ett stort antal bord och stolar, och andra möbler Används för säker förvaring av materiel till Nolleperioden Används för säker förvaring av materiel till Nolleperioden Förvaring av gammal bokföring och protokoll (enligt lag) Vid evakueringen av D-huset och flytten av sektionslokalerna föreslår Sociala enheten följande upplägg av nya förråd:

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 8 av 14 Förslag Namn Förslagen plats Kvm (m) Syfte Motivering Gamla Bunkern F-huskatakomberna 107.81 Gamla Sholkällan F-huskatakomberna 70.76 Gamla Gula F-huskatakomberna 54.65 TKL förråd F-huskatakomberna 9 242.22 Gallerförråd till TKL, TKLs sektioner och LARV Förvaring av ett stort antal bord och stolar, och andra möbler Används för säker förvaring av materiel till Nolleperioden Förvaring av gammal bokföring och protokoll (enligt lag) Stor och öppen lokal där man lätt kan få upp gallerförråd. Lite mindre än nuvarande, men i detta fall skall förrådet endast bli till för TKL och dess sektioner. Stor entrédörr för att underlätta hantering av en stor mängd möbler som används av många föreningar på LTU. Nolleperioden behöver förråd, framförallt till Nolleperioden. Resterande del av året kan förrådet användas av sektionernas sexmästerier som också behöver förvaring. TKL måste ha förråd till detta endamål enligt lag. Flytta inte på detta förråd.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 9 av 14 Planlösning Plan 1 Plan 2 Beskrivning av ytor Sektionslokaler (massa olika färger baserat på sektion) I det nya kårhuset kommer samtliga OnCampus-sektioner att få varsin sektionslokal. Under är dessa sektioner: Maskinteknologsektionen, Geosektionen, Sektionen för Industriell Ekonomi, och Datasektionen. Under Luleå Studentkår är dessa sektioner: Ekonomsektionen, Sektionen

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 10 av 14 för Hälsa och Lärande, System- Nytta- och Samhällssektionen, och Samhällsvetenskapliga Föreningen. Sektionslokalerna är främst till för att ge utrymme för sektionerna att bedriva sektionslokalsverksamhet/efterstuk-verksamhet nattetid. Men kommer även ge sektionerna plats för att bedriva dagsaktiviteter i form av internmöten, sektionsfika, mm. Hur sektionslokalerna ska få kunna inredas kommer vara ganska fritt fram för sektionerna att göra. Respektive kåransvariga kan komma göra inspektioner för att säkerställa att lokalerna håller en viss standard, Nu när vi väl får ett eget hus skall detta tas hand om och inte fallera. Ombyggnationer måste godkännas av respektive kårstyrelse och i sin tur av hyresvärden LTU. Uppdelningen för vilken sektion som får vilken lokal är på så sätt gjort att alla ska få samma möjlighet till att bedriva sektionslokalsverksamhet, övervägt med antalet kårmedlemmar i varje sektion. Hur dessa beräkningar har gjort kan man se i tabellen nedan. Medlemsantalen är tagna ut Ladok VT19 Januari. Sektion Kvm Medlemmar Medlemmar per Kvm % av medlemmar % av Kvm % Diff Maskin 33.40 674 20.2 25.37% 15.34% -10.03% I 25.40 264 10.4 9.94% 11.66% 1.73% SNS 17.00 134 7.9 5.04% 7.81% 2.76% SVF 24.70 147 6.0 5.53% 11.34% 5.81% Ekonom 25.10 253 10.1 9.52% 11.53% 2.00% Data 33.30 421 12.6 15.84% 15.29% -0.55% Geo 29.44 412 14.0 15.51% 13.52% -1.99% Shol 29.44 352 12.0 13.25% 13.52% 0.27% Totalt 217.78 2657 11.6 100.00% 100.00% 0.00% TKL 121.54 1771 14.3 66.65% 55.81% -10.85% LS 96.24 886 9.0 33.35% 44.19% 10.85% Sektionstorget (ljusgrå) Ytan som alla sektionslokaler delar på och som befinner sig som en food-court. Utrustad med bord, soffor och stolar som nattetid används som samlingsplats för hungriga studenter. Ytan kommer även att på dagtid kunna utnyttjas som studieytor.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 11 av 14 Bilden ovan visar Sektionstorget sett från entrén/nödutgången vid SvFs sektionslokal. Sektionstorgsförråden (ljusgrå) I anslutning till Sektionstorget finns det två förråd på ca 15 kvm vardera. Dessa är till för Kårhuset alla inventarier när dessa eventuellt flyttas runt. Förråd är nice. Kårkansliet (TKL-röd) s kansliverksamhet kommer få nya och totalt sett lite större lokaler än de nuvarande. Själva verksamheten kommer inte ändras så mycket förutom att det första man ser nu när man kommer in i nya Kårhuset är kanslidisken. Att kanslidisken nu är belägen i entrén kommer denna nu vara enklare att hitta, både för studenter och övriga gäster. Bilden ovan visar huvudentrén där kårkansliets disk kommer att finnas. Till vänster går trappan upp till våning två där bland annat kårernas kontor är belagda.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 12 av 14 Lunchrummet (ljusgrön) Lunchrummet är precis vad det låter som, ett nytt lunchrum. Microland med 10-12 micros, fullt utrustat kök, sittplatser för ca 20 studenter att sitta, samt möjlighet till att värma och äta sin lunch. Rummet kommer även finnas tillgängligt att hyra för diverse mindre event upp till 30 studenter. Vid bokning kommer en deposition att tas ut och återfås när lokalen är städad. Någon form av ekonomisk premering av kåranslutna kommer ske vid bokning. Personalrummet (kår-lila) Ett rum för fika, lunch och allmänt gött häng för personalen på och Luleå Studentkår. Här kommer det att finnas kök och micros, samt platser att sitta och förtära lunch och fika. Kårkontoren (TKL-röd och LS-blå) och Luleå Studentkår får nya kontorsytor, både huvudkontor och presidiekontor. Här inne sitter de heltidsarvoderade ledningsgrupperna för vardera kår. Bilden ovan visar utsidan av LS kontor och båda kårernas presidiekontor till vänster och till höger på bilden kan man se de två kårmötesrummen. Dörren längst till vänster på bild leder till trappan ner till huvudentrén och dörren på den bortre väggen till höger leder till Kårsningen. Kårmötesrummen (kår-lila) Kårnerna kommer gemensamt ha två mötesrum för kåren centralt att utnyttjas. Kåren centralt innefattar Ledningsgrupper, Kårstyrelser, Kårfullmäktige, och projektgrupper såsom Nolleperiodsgruppen och LARV. Kårsningen (ljusgrön) Kårsningen, före detta korsningen, kommer att under dagtid tillhandahålla ca studieplatser för alla studenter att utnyttja. I anslutning till denna yta finns även ett enklare kök med vatten, kyl och frys för eventuell gofika. Det kommer även finnas tre stycken grupprum som kommer att kunna utnyttjas av alla studenter och bokas via en lapp vid dörrarna. På kvällarna kommer Kårtorget kunna bokas via kårerna för event upp till 100 studenter. Vid bokning kommer en deposition att tas ut och återfås nr lokalen är städad. Någon form av ekonomisk premering av kåranslutna kommer ske vid bokning. Att lägga till är att lokalen även kommer kunna hållas öppen nattetid för att tillsammans med Sektionstorget kunna ge fler sittplatser till hungriga gäster till sektionslokalerna.

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 13 av 14 Budget Resultatbudget TKL 18/19 19/20 20/21 21/22 22/23 23/24 24/25 Hyra TKL -159,914 kr -163,912 kr -168,010 kr -172,210 kr -176,516 kr -180,929 kr -185,452 kr Lokalvård -66,209 kr -81,000 kr -83,025 kr -85,101 kr -87,228 kr -89,409 kr -91,644 kr Investeringar TKL -680,000 kr -15,000 kr -15,075 kr -15,150 kr -15,226 kr -15,302 kr -15,379 kr Investeringar SLS 300,000 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Eventlokal hyra 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Marknadsföring 14,000 kr 28,000 kr 28,800 kr 29,600 kr 30,400 kr 31,200 kr 32,000 kr Resultat Kårhus Hyra TKL -592,124 kr -231,912 kr -237,310 kr -242,861 kr -248,570 kr -254,440 kr -260,475 kr -166,555 kr -170,719 kr -174,987 kr -179,362 kr -183,846 kr -188,442 kr -193,153 kr Lokalvård -66,209 kr -67,865 kr -69,561 kr -71,300 kr -73,083 kr -74,910 kr -76,783 kr Resultat Kåridoren i C Hyra -232,764 kr -238,584 kr -244,548 kr -250,662 kr -256,928 kr -263,352 kr -269,935 kr Tabellen ovan visar förslag till budgetposter kopplade till Kårhuset i jämnförelse med Kåridoren fram till verksamhetsår 24/25. OBS, gäller, ej Luleå Studentkår. Hyran för hela Kårhuset på 1 577 kvm vid kontraktskrivning blir 299 630 sek per år till LTU. Hyran är beräknad till att öka med 2,5 % varje verksamhetsår, detta kan komma att variera beroende på en indexklausul i hyresavtalet. Kår Kvm Hyra 18/19 Totalt 18/19 TKL 145.72 27,687 kr 159,914 kr LS 39.41 7,488 kr 139,716 kr Gemensam 1,391.87 264,455 kr Totalt 1,577.00 299,630 kr Hyra per kvm: 190 kr

Projektplan Kårhuset Utkast 2019-04-17 Sida 14 av 14 Ombyggnationer Enligt avtal med LTU kommer kårerna gemensamt stå för en byggkostnad av 600 000 sek för anpassning av de nya Kårhuset. Dessa pengar kommer tas från Stiftelsen Luleå Studentlokaler (SLS), 300 000 sek per kår. Detta kan komma att bli justerat positivt eller negativt efter bygget och alla kostnader är satta. Verksamhetsanpassning Både för att alla sektionslokalerna under och att resten av nya Kårhuset ska få chansen att anpassa de nya lokalerna för önskad verksamhet kommer en ansökan från projektfonden göras på 340 000 sek. Varav sociala enheten genom Husmästaren ansvarar för att medlen kommer till god användning för de ämnade ändamålen. Pengarna är ämnade till att gå till tex: Bardiskar, möbler, färg, belysning, ljussystem, mm. Till de gemensamma utrymmena (markerade nedan i lila) kommer Luleå Studentkår stå för lika mycket till, exempel: Kårfikarummet kommer få 30 000 sek totalt. Julius 40,000.00 kr 10.53% Bunkern 40,000.00 kr 10.53% Gula 40,000.00 kr 10.53% Igloon 40,000.00 kr 10.53% kontor 40,000.00 kr 10.53% Kårkansliet 40,000.00 kr 10.53% Kårsningen 50,000.00 kr 13.16% Sektionstorget 20,000.00 kr 5.26% Lunchrummet 15,000.00 kr 3.95% Gemensamma mötesrumen 30,000.00 kr 7.89% Underhåll Kårfikarummet 15,000.00 kr 3.95% Övriga ytor 10,000.00 kr 2.63% Totalt 380,000.00 kr 100.00% Det dagliga underhållet av Kårhuset ansvaras av och Luleå Studentkår, enligt hyresavtalet med LTU, i form av våttorkning av ytor och sanitära enheter. Detta kan efterliknas hur det fungerar idag i Kåridåren. I sektionslokalerna ansvarar sektionerna för sina ytor och förväntas per avtal med kårerna hålla rent och fräscht. Eventlokalerna skall städas grundligt efter användning, och endast vid godkänd inspektion av ansvarig från kårerna återfås depositionen.

Anna Ahnér Kårordförande 18/19 2019-05-09 Rapportering ledningsgruppen Bilaga 89.1.1 Sidan 1 av 4 Rapportering Ledningsgruppen Anna Ahnér, Kårordförande Studentstadsgruppen I studentstadsgruppen träffas representanter från Luleå tekniska universitet,, Luleå studentkår, Luleå kommun och Luleå lokaltrafik. Syftet är att prata om hur Luleå kan bli en bra studentstad. Bland annat diskuteras studentbostäder och busslinjer. Jag saknar dock en större diskussion om hur Luleå kan bli en bättre studentstad. På detta möte gick mycket tid åt att diskutera skyltning vilket jag ansåg onödigt. Dessa tankar tar jag vidare till överlämningen. Överlämning Efter granskning av varandras överlämning har vi nu alla fått feedback och förbättrat våra dokument. De skriftliga överlämningarna går ut till våra efterträdare i slutet av vecka 19. Plussning Jag var på möte tillsammans med Daniel, HUL på ETS, Mia Oldenburg, chef område student, samt representanter från I-sektionen. Vi diskuterade hur beslutet om plussning påverkade studenterna och om det fanns sätt att hitta lösningar så att plussning skulle kunna tillämpas. I-sektionen ska sammanställa ett dokument med argument för att hitta möjligheter till plussningen. Jag och Per, ordförande för I-sektionen, ska framföra dessa tankar till Birgitta. Freja Andrea Dyrbye, Utbildningsenhetens ordförande UO har inte så mycket att rapportera denna veckan då UO har varit ledig en hel vecka sen förra KS. Överlämning: UO har färdigställt sitt överlämningsdokument och det kommer skickas till nya UO innan KS. Kårbanketten: UO hade roligt på kårbanketten. TFN Utbildningsutskott: Vi hade besök av huvudutbildningsledaren för ETS och TVM som fick berätta hur dom jobbar med dom nya baskurserna som snart ska implementeras, och hur dom jobbar med jämställdhetsintegrering i utbildningarna. Det finns en del spännande tanker på dom olika institutioner som vi förhoppningsvis får se utfört i framtiden. Vi diskuterade även språk på baskurserna då dom nu ska gå på svenska, men om vi i framtiden vill ha grundutbildningar på engelska är detta nånting vi får kolla över. Gemensamma utbildningsutskottet: På det gemensamma utbildningsutskott (FFN och TFN) har vi reviderat dokumentet med mål för nydanande utbildningar så det er ett steg närmare et rektorsbeslut. Vi har även get feedback på den nya utvärderingsmallen för programutvärderingar och get förslag på en testrunda av denna för att se vad utbildningsledarna tycker om den. Expedition vid Luleå tekniska universitet

Anna Ahnér Kårordförande 18/19 2019-05-09 Rapportering ledningsgruppen Bilaga 89.1.1 Sidan 2 av 4 UKÄ remiss: Under förra rapportering nämnde jag en remis som jag har svarat på. LTU har till denna remiss kommit med nya frågeställningar till kåren, kring olika betygsskalor som jag kommer svara på inom den närmaste framtid. Gustav Mattsson, Arbetsmarknadsenhetens ordförande Sedan förra KS så har jag skrivit klart överlämningen så den är klar för både AO och PL. Jag har också förhandlat nytt avtal med kulturens hus där vi marknadsför dom och dom erbjuder våra studenter upp till 50% rabatt på deras event. Annars bara planering av överlämning och de sista eventen. Rickard Åkerstrand, Sociala enhetens ordförande Har under året skrivit om social enhetens instruktionssamling, som nu på detta KS skall tas upp. Lilla D-huset Se diskussionspunkt om utkast till projektplan. Fristående studentföreningar har lyft till LTU att de känner sig bortglömda och att de inte gillar att kårerna endast representerar och premierar sina medlemmar. Av4ningen Fortfarande inget svar från Maskin hur de förhåller sig till Av4ningen. Av4ningen kommer ske på STUK 23e och 24e November. Bokat och klart! Nolleperioden Expedition vid Luleå tekniska universitet

Anna Ahnér Kårordförande 18/19 2019-05-09 Rapportering ledningsgruppen Bilaga 89.1.1 Sidan 3 av 4 Phaestmästaren Västfronten inget nytt. Expedition vid Luleå tekniska universitet