V i s i o n 2 1 Protokoll Byggnadsnämnden 29-8-4 17 www.alingsas.se
Byggnadsnämndens sammanträde 29-8-4 17 Delårsrapport per 29-6-3
Byggnadsnämnden protokoll 29-8-4 Plats och tid Stora sammanträdesrummet Sveagatan, 18.3 19., Föredragning 17.-18.1, Gruppmöten 18.1-18.3 Paragraf 17 Beslutande S Birgitta Carlsson v ordf (ej 113 pga jäv), Gudrun Granberg, Thomas Olofsson, Lennart Pettersson M Anita Skoglund ordf, Björn Dahlin, Birgit Josefsson, Fredrik Larsson FP Lena Gunnarsson C Rolf Engman KD Evert Johansson Övriga deltagare - Ola Ljungman, Siv Danielsson, Hans Nerstu (17.-17.2) Utses att justera Lena Gunnarsson Justeringens plats och tid Stora sammanträdesrummet Sveagatan 29-8-4 Sekreterare Ordförande Justerande Siv Danielsson Anita Skoglund Lena Gunnarsson Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Byggnadsnämnden 17 Sammanträdesdatum 29-8-4 Datum för anslags uppsättande 29-8-5 Datum för anslags nedtagande 28-8-27 Förvaringsplats för Protokollet Underskrift Plan- och byggkontoret Siv Danielsson BN sekr Utdragsbestyrkande
Protokoll 29-8-4 BN 17 Dnr 29-167 78 Delårsrapport per 29-6-3 Ärendebeskrivning Plan- och byggkontoret har gjort en uppföljningsrapport av budgetläget med en redovisning per 29-6-3. Riktpunkten 5 % av helårsbudgeten för verksamheten som helhet överskrids på kostnadssidan (55,9 %) och underskrids på intäktssidan (43,4 %) med ett sammanlagt negativt resultat för perioden. Plan- och byggkontoret har tagit fram ett förslag till delårsrapport per 29-6-3. Förslaget till delårsrapport skall ha inkommit till kommunledningskontoret senast den 3 augusti 29. Beredning 29-7-27: Arbetsutskottets beredning inför beslut i byggnadsnämnden. Beslut Byggnadsnämnden godkänner förslaget till delårsrapport per 29-6-3. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Exp: KS Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Byggnadsnämnden 984 Ekonomiskt resultat Resultaträkning Belopp i tkr Bokslut Bokslut Budget Prognos 3/6, 28 3/6, 29 29 29 Verksamhetens intäkter 2628 2759 72 736 Verksamhetens -7946-8436 -1 471-1 4861 Avskrivningar Verksamhetens -1 36-5454 -1 6-5837 -358-7859 -358-7859 Kommunbidrag 3475 323 646 646 Finansne tto Resultat före extraord 74-195 2 4-2583 6-1339 6-1339 Extraordinära poster Förändring av eget -195-2583 -1339-1339 Ingående eget kapital 36 249 249 249 Utgående eget kapital 1 695-53 4 71 71 Investeringar Belopp i tkr Bokslut Bokslut Budget Prognos 3/6, 28 3/6, 29 29 29 Datorer och IT (inkl 3 1 72 31 3 31 3 o mbudge tering) Inve ntarie r (inkl flytt) 7 463 6 6 Investeringar totalt 1 635 913 913 Ekonomisk sammanfattning Drift Kommentarer till delårsbokslutet Lägre intäkter än vad som budgeterats (3 6 tkr) och samtidigt högre kostnader än vad som budgeterats (7 35 tkr) medför ett negativt resultat i delårsbokslutet på -2583 tkr. Lägre intäkter hänför sig huvudsakligen till avgifter på ca 4 tkr för drift av GIS som ännu inte debiterats förvaltningar och bolag samt licensavgifter för MBK på ca 43 tkr som inte heller ännu debiterats. Högre kostnader beror framför allt på flyttkostnader och kostnader för skannings- och mikrofilmstjänster som belastar första halvåret 29.
Kommentarer till prognos 29 Prognostiserat resultat överensstämmer med budget. Kommentarer till prognosens avvikelse mot delårsbokslutet Det prognostiserade resultatet beräknas förbättras från 2583 tkr (delårsbokslutet) till 1339 tkr. Denna beräkning utgår huvudsakligen från en förväntan om större intäkter från planavtal och planavgifter samt MBK under andra halvåret 29 jämfört med första halvåret 29. Kommentarer till prognostiserat resultat jämfört med prognos 1 Det prognostiserade resultatet ( 1339 tkr) är ca 5 tkr sämre än i prognos 1 (-8 tkr). Detta beror huvudsakligen på högre kostnader (-14861 tkr), bl a flyttkostnader, än vad som tidigare beräknats (- 145 tkr). Investeringar Den totala investeringsbudgeten uppgår till 913 tkr, varav 6 tkr för inventarier och 313 tkr för datorer och IT (inkl GIS och ärendehantering). Av den totala investeringsbudgeten har 635 tkr tagits i anspråk. Resterande planerade investeringar kommer att genomföras under hösten 29. Måluppfyllelse Inriktningsmål A Nämnden skall gemensamt med miljöskyddsnämnden och tekniska nämnden verka för att minska energianvändning för uppvärmning. B Nämnden skall verka för möjligheter till samvaro för alla åldrar i bostadsområden. Måluppfyllelse och uppfyllelsegrad Arbetet pågår och inriktningsmålet är delvis uppfyllt, dvs uppfyllelsegrad 3. Målet beräknas vara uppfyllt 21. Byggnadsnämndens resultatmål för 29 är följande: A1 För bygglov som redovisar ett energieffektivt byggande och som kräver nämndprövning gäller styrtalet att de skall klaras om kompletta handlingar inkommit 3 veckor före nämndmöte. Målet är att styrtalet skall uppfyllas i minst 8 % av det totala antalet ärenden av denna typ. Ett sådant ärende, Brogården 6, Hus F har behandlats under första halvåret 29. Resultatmålet har uppfyllts. A2 För bygglov som redovisar ett energieffektivt byggande och som tas på delegation gäller styrtalet att de skall klaras inom 2 veckor om kompletta handlingar finns. Målet är att styrtalet skall uppfyllas i minst 8 % av det totala antalet ärenden av denna typ. Något sådant ärende har inte behandlats under första halvåret 29. A3 Byggnadsnämnden är för sin del beredd att i bygglov pröva mindre avvikelser från detaljplan om avvikelserna beror på ett energieffektivt byggande. Målet är att avvikelserna kan genomföras i minst 8 % av det totala antalet ärenden av denna typ. Ett sådant ärende, Brogården 6, Hus F har behandlats under första halvåret 29. Resultatmålet har uppfyllts. A4 I alla detaljplaner skall anges att vid energieffektivt byggande, med bl a extra tjock isolering i ytterväggar, skall ökad byggnadsarea tillåtas så att bostadens area inte behöver minskas. Detaljplan för Fritidsvägen har vunnit laga kraft under första halvåret 29. Resultatmålet har angivits i planbeskrivningen, men ej på plankartan. Arbetet pågår och inriktningsmålet är delvis uppfyllt, dvs uppfyllelsegrad 3. Målet beräknas vara uppfyllt 21. Byggnadsnämndens resultatmål för 29 är följande: B Samlingsplatser och aktivitetsytor för alla åldrar, förutom traditionella lekplatser med gungställning
C Nämnden skall gemensamt med tekniska nämnden verka för en tillgänglig och trygg miljö i det offentliga rummet. D Nämnden skall verka för ett ökat miljöanpassat byggande. och sandlåda, skall redovisas i alla detaljplane- och bygglovsprojekt som gäller flerbostadshus och grupphus med undantag av stadskärnan. Något sådant bygglovsärende har inte behandlats under första halvåret 29. Någon sådan detaljplan har inte heller vunnit laga kraft under första halvåret 29. Arbetet har påbörjats och inriktningsmålet är till mindre del uppfyllt, dvs uppfyllelsegrad 2. Målet beräknas vara uppfyllt 211. Byggnadsnämndens resultatmål för 29 är följande: C1 I alla detaljplane- och bygglovsprojekt skall redovisas hur man skall genomföra att miljön blir tillgänglig och trygg för alla. Detaljplan för Fritidsvägen har vunnit laga kraft under första halvåret 29. Resultatmålet har uppfyllts. I alla bygglovsprojekt i Stadsskogen har redovisats enligt detaljplanebestämmelser, dels att entréer till byggnader är synliga från gatan och dels att belysningsarmaturer är väl avbländade. Resultatmålet har uppfyllts. C2 I samband med att enkelt avhjälpta hinder mot tillgänglighet undanröjs på allmänna platser skall nämnden tillse att även aspekten att göra miljön trygg beaktas. Något sådant ärende har inte behandlats under första halvåret 29. Arbetet har påbörjats och inriktningsmålet är till mindre del uppfyllt, dvs uppfyllelsegrad 2. Målet beräknas vara uppfyllt 211. Byggnadsnämndens resultatmål för 29 är följande: D1 I alla detaljplaner skall anges att byggnaders stommar och fasader i huvudsak skall utföras i trä, om detta inte visar sig olämpligt från t.ex. estetisk, konstruktions- eller brandskyddssynpunkt. Detaljplan för Fritidsvägen har vunnit laga kraft under första halvåret 29. Resultatmålet har uppfyllts. D2 I alla detaljplaner skall anges att installationsteknik som medför låg vattenanvändning skall användas och att dessa installationer skall ha individuell mätning för varje bostad/verksamhet. Detaljplan för Fritidsvägen har vunnit laga kraft under första halvåret 29. Resultatmålet har uppfyllts. Styrtal Antal ärenden som behandlats under året t o m 29-6-3 är 585, vilket är en minskning med 8 ärenden jämfört med motsvarande period år 28. Bygglovärenden som behandlats under perioden 29-1-1 29-6-4: Bygglov som gäller företagsärenden och som kräver nämndprövning skall klaras om kompletta handlingar inkommit 3 veckor före nämndmöte. 4 st ärenden behandlades, varav 4 (1 %) klarades inom 3 veckor. Delegationsärenden som gäller företag och som har kompletta handlingar skall klaras inom 2 veckor. 15 st ärenden behandlades, varav 15 (1 %) klarades inom 2 veckor. Bygglov för övriga ärenden som kräver nämndprövning skall klaras om kompletta handlingar inkommit 6 veckor före nämndmöte. 12 ärenden behandlades, varav 11 (92 %) klarades inom 6 veckor. Övriga delegationsärenden med kompletta handlingar skall klaras inom 4 veckor. 153 ärenden behandlades, varav 14 (92 %) klarades inom 4 veckor. Ett ärende i samband med semester som har tagit längre tid är inte medräknat. Detta var dock inget företagsärende. Under första halvåret 29 har en detaljplan och en fastighetsplan vunnit laga kraft. Båda har hanterats med enkelt planförfarande. Planändring med enkelt förfarande skall som regel klaras på 8 veckor. Detaljplanen som hanterats med enkelt förfarande tog längre tid (12 veckor), vilket berodde dels på tekniska kontorets behov av ytterligare VA-utredning samt att planen är ovanligt omfattande för att räknas som enkelt förfarande. Fastighetsplanen klarades på 5 veckor.
Nybyggnadskarta ska levereras inom 4 veckor. Under första halvåret 29 har 39 nybyggnadskartor levererats, samtliga inom 4 veckor. Slutsatser och åtgärder Byggnadsnämnden godkände i maj 29 ( 56/9) plan- och byggkontorets förslag till verksamhetsanpassningar för att undvika en negativ budgetavvikelse 29. Plan- och byggkontoret har i juni 29 gjort en ny analys som visar att tidigare beräknade intäkter för planavtal minskar med ca 3 tkr 29. För att klara denna intäktsminskning har kontoret i juli 29 beslutat avbryta pågående skannings- och mikrofilmstjänster under återstoden av 29, vilket beräknas ge en motsvarande besparing (ca 3 tkr). Kostnader och intäkter per huvudverksamhet Belopp i tkr Bokslut Bokslut Budget Prognos Diff 3/6, 28 3/6, 29 29 29 +/- Kostnader Byggnadsnämnden 331 438 6 6 Plan & Bygg 7768 81 79 1 456 1 4666 1 6 Summa 899 8617 1516 15266 16 Intäkter Byggnadsnäm nden Plan & Bygg 2629 2759 72 736 1 6 Finansiella intäkter 9 46 1 7 1 7 Kom m un bidrag 3475 323 646 646 Summa 6194 635 13767 13927 16 Netto -195-2582 -1339-1339
Byggnadsnämnden Bilaga 1 Internkontroll generell internkontrollplan Utifrån nämndens uppföljning av internkontrollen sammanfattas (inkl. åtgärder), i delårsbokslutet under bilaga 1 Internkontroll generella kontrollplanen, endast den del av nämndens uppföljning som rör den generella kontrollplanen. Kontrollpunkt Investeringsredovisning Licenshantering Ersättningar till anställda utöver lön Leasingavtal Riktade och sökta statsbidrag Resultat av utförd kontroll Stickprov och analys av hur fakturor bokförts gällande investering och drift har utförts. Ett fel avseende en mindre faktura som felaktigt konterats som investering i stället för drift har upptäckts och åtgärdats. För övrigt visar kontrollen att gjorda investeringar bokförts som sådana. Investeringar för plan- och byggkontoret är för innevarande år i huvudsak inventarier och IT-utrustning och har varit lätta att urskilja från driften. Förvaltningens licensinnehav utgörs dels av kommungemensamma system och dels av system som är specifika för plan- och byggkontoret. Båda typerna av system uppdateras en gång per år genom kommunens IT-avdelning. Förvaltningens licensinnehav finns dokumenterat på kommunportalen under IT-telefoni och Kommunstyrelsens IT-program. Plan- och byggkontoret använder för närvarande tolv kommungemensamma system (RoR, Delta ärende, IoF, Lotus Notes, Domino doc, Kommunportalen, MapInfo, Geosecma, Personec P, Personec förhandling, Webb och Helpdesk). Kontoret använder i dag fem förvaltningsspecifika system (Byggreda, Byggreda Arkiv, Byggreda Fastighet, AutoCad och AutoCad LT). I samband med stickprov har påpekande gjorts angående bristande rutiner i vissa underlag, vilket har åtgärdats. Stickprov har för övrigt utförts utan erinran. Ett leasingavtal finns för en kopieringsmaskin. När det gäller statsbidrag finns anställd med ett s k Nystartsjobb inom förvaltningen. Bevakning av möjliga sökbara statsbidrag sker genom förvaltningschef och avdelningschefer. Information utanför kommunen hämtas från t ex Arbetsförmedlingen. Möjliga riktade statsbidrag är sökta. Arbetsförmedlingen hjälper till med ansökan mm i samband med Nystartsjobb. Kontroll av att återredovisningarna är korrekta hjälper kommunens personalavdelning till med.
Byggnadsnämnden Bilaga 2 Uppföljning av kvalitetsdeklarationer och synpunktshantering Enligt KF 24-12-8, 162, skall uppfyllelsen av deklarationerna redovisas till kommunfullmäktige i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklaration Är du företagare handläggs ditt bygglovärende som rör företaget med förtur via Företagslussen. Vill du besöka en handläggare få du en tid inom en vecka. Inom 5 arbetsdagar får du en bekräftelse med ditt ärendenummer (diarienummer) samt vem som handlägger ärendet. Vid kontakt med handläggaren får du besked om hur handläggningstid som beräknas för ditt ärende. Bygglovavdelningen har mottagnings- och telefontid mellan klockan 1.-12. vardagar, ej tisdagar. Uppfyllelse av deklaration 19 bygglovärenden har hanterats via Företagslussen 29-1-1 29-6-4. Detta har klarats. Detta har klarats. Detta har klarats. Nämndens kommentarer till uppfyllelsen Företagslussen: För bygglov som gäller företagsärenden och som kräver nämndprövning gäller styrtalet att de skall klaras om kompletta handlingar inkommit 3 veckor före nämndmöte. 4 st ärenden har behandlats 29-1-1 29-6-4. Samtliga (1 %) klarades inom 3 veckor. För bygglov som gäller företagsärenden och som tas på delegation gäller styrtalet att de skall klaras inom 2 veckor om kompletta handlingar finns. 15 st ärenden har behandlats 29-1-1 29-6-4. Samtliga (1 %) klarades inom 2 veckor. Synpunktshantering Antal varav varav varav varav varav Antal Antal synpunkter klagomål synpunkter förslag beröm övriga anonyma besvarade 1 1 1 Nämndens kommentarer till synpunktshanteringen 1. Dnr 29-181 231. Skrivelse med fråga varför lov beviljas för braskaminer inom radhusområden. Anonym. Delgetts BN.