SAMORDNAD IT-FUNKTION FÖR MEDICINSKA FAKULTETEN PÅ UMAS

2009-05-18 Förstudie Biblioteks och IKTenheten SAMORDNAD IT-FUNKTION FÖR MEDICINSKA FAKULTETEN PÅ UMAS

1 INLEDNING... 3 2 SYFTE... 3 3 MÅL FÖR FÖRSTUDIEN... 3 4 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH ORGANISATION... 4 4.1 Ledningsgrupp... 4 4.2 Förstudieledare... 4 4.3 Förstudiedeltagare... 4 4.4 Tidsplan... 4 4.5 Godkännande av prefekter... 4 4.6 Styrgrupp... 4 4.7 Referensgrupp... 5 4.8 Samarbetspartners... 5 4.9 Kopplingar till andra projekt / arbeten... 5 4.10 Intressenter... 5 5 AVGRÄNSNINGAR... 6 6 BAKGRUND OCH NULÄGE... 6 7 ARBETSORDNING... 7 8 FÖRSTUDIEBUDGET... 8 Bilaga 1

1 Inledning Region Skåne har beslutat att de bara skall ha en dataleverantör. Hewlett-Packard (hädanefter kallat HP) har vunnit denna upphandling. Det innebär att HP kommer att ansvara för all hårdvara samt drift och support av regionens datorer. Detta kan bli ett problem för de lärare/läkare som behöver komma åt information och program från regionen men också ifrån Lunds universitet via samma dator. Om det inte går att lösa informationstillgången från båda organisationerna via en regiondator behöver universitetet kartlägga behovet av en egen inköps- support- och driftsorganisation som kan hjälpa de lärare/läkare som inte har HPdatorer via regionen, men som arbetar både med forskning/utbildning och sjukvård. 2 Syfte Syftet med förstudien är att utreda vilka konsekvenser det får för LU-anställd personal, att HP är den enda leverantören av Regiondatorer. Det är särskilt viktigt att se vilka konsekvenser regionens beslut får ur följande perspektiv: - Användartillgänglighet - Ekonomiskt - Support och driftssäkerhet Vid utredningen av konsekvenserna av beslutet, kartläggs också behovet och möjligheterna för harmonisering av IT-funktion för CRC, Wallenberg och övriga forskargrupper placerad på UMAS i Malmö. Detta inbegriper: - centralisering av licenshantering - centralisering av programinstallation - centralisering av inköp av hårdvara - centralisering av drift och support av forskararbetsplatsdatorer - tillgång till centraliserad filserver och back-up 3 Mål för förstudien Huvudmålet för förstudien är att ge förutsättningar för en fungerande arbetsplats för universitetsanställd personal med kombinationstjänster vid Lunds universitet och Region Skåne. Det innebär att målet är att endast en och samma dator ska behöva användas för att bedriva sitt arbete. o Som delmål och en konsekvens av ovanstående skall förstudien också se om det finns ekonomiska vinster att göra genom att centralisera IT-funktionen. Detta kan ske genom billigare licenser, billigare programinstallationer, stordriftsfördelar avseende inköp av hårdvara och bättre drift och support av forskararbetsplatsdatorn. Det kan också ske genom att skapa ett mervärde för slutkunden dvs. användaren. Ett exempel på detta är att erbjuda en lånedator vid datorhaveri. o Som delmål och konsekvens av huvudmålet skall förstudien även utreda vilka logistiska och/eller rättsliga hinder det finns till att erbjuda en centraliserad ITfunktion via universitetet för datorarbetsplatser till de lärare som har sina arbetsrum på sin respektive klinik. När detta är utfört skall förstudien ta fram förslag till hur de logistiska/juridiska hindren bör lösas på kort och lång sikt.

4 Förutsättningar och organisation 4.1 Ledningsgrupp Förstudien är initierat av ledningen för Biblioteks- och IKT -enheten samt ekonom med administrativt ansvar för Institutionen för Kliniska Vetenskaper, Malmö och Institutionen för Laboratoriemedicin, Malmö. Därför har en förstudiegrupp bestående av följande personer bildats. Colm Doyle, Biblioteks- och IKT-chef, Medicinska fakulteten. Håkan Mejstad, IT-samordnare, Bibliotek och IKT, Medicinska fakulteten. Andreas Andersson, administrativ chef, Medicinska institutionskansliet, Malmö Fler personer kan komma att tillhöra förstudieledningsgruppen längre fram i förstudien. 4.2 Förstudieledare Förstudieledare för förstudien är Håkan Mejstad. 4.3 Förstudiedeltagare Ytterliggare förstudiedeltagare kommer att utses, troligen främst från Bibliotek och IKT organisationen samt de två institutionerna i Malmö. 4.4 Tidsplan Förstudien skall genomföras under 2009. Det innebär att målet att en dator skall räcka för att två arbetsplatser ska börja gälla från den 1 januari 2010. Det innebär också att målet om samordning avseende licenser, inköp och support skall börja att gälla från den 1 januari 2010. 4.5 Godkännande av prefekter Förstudiegruppen arbetar fram en förstudieplan för hela förstudien. Då förstudieplanen är färdig kommer prefekterna vid de två institutionerna i Malmö att besluta om förstudien skall genomföras eller ej. 4.6 Styrgrupp Förstudien kommer att ha en styrgrupp bestående av Prefekten vid Kliniska vetenskaper, Malmö Prefekten vid Laboratoriemedicin, Malmö Kanslichefen, Medicinska fakulteten Prodekan för Infrastruktur, Medicinska fakulteten Ordförande, CRC-styrelse Styrgruppen skall leda förstudiegruppen så att förstudiens mål blir uppfyllt. Styrgruppen och förstudieledningsgruppen skall ha möten varannan månad under förstudietiden.

4.7 Referensgrupp En referensgrupp tillsätts som skall, om förstudien kommer att genomföras, arbeta som referensgrupp åt förstudieledningen. Referensgruppen kommer att bestå av Klinisk forskare (CRC, Wallenberg) Leif Dahlberg, Professor, IKVM Peter Åsman, Lektor, IKVM Mattias Borell, systemingenjör, LUDC Jonas Johansson, Verksamhetsutveckling UMAS John Westerlund, IT-strateg, Förvaltningsstaben LU Referensgruppen och förstudieledningsgruppen skall ha möten tre gånger under 2009 4.8 Samarbetspartners Förstudien har lokaliserat ett antal viktiga samarbetspartners som både berörs och måste därmed ha synpunkter på förstudien. Dessa viktiga samarbetspartners är: LDC som hanterar stora delar av universitetets licensavtal och administrerar centrala system. RSIT är Region Skånes datorsupport organisation. ITU är Region Skånes IT-beställarorganisation gentemot ITT och den organisation som driver IT-utvecklingen inom Regionen. Förstudien skall ha en kontinuerlig dialog med dessa samarbetspartners. Det sker dels genom deltagande i referensgruppen men också via möten med berörda parter vid behov. 4.9 Kopplingar till andra projekt / arbeten Gruppen har identifierat ett antal viktiga projekt som kan ha betydelse för och påverkan på förstudien. Dessa projekt är: Trådlösa nätverk på CRC som är ett pilotprojekt för spridning av LUNET inom hela Region Skånes datornätverk. CFL (Centralt Funktionsansvar för Lokala nätverk) vilket är Lunds universitets pågående arbete med centralisering av driften av lokala nätverk. TGP (Teknisk GrundPlattform) är en pågående projekt som syftar till att överföra och standardisera drift och support av alla Regionägda datorer till HP. Projektet är påbörjat på UMAS och enligt planerna skall samtliga kliniker ha överförts till den nya supportstrukturen innan 2010. Samordnat IT-stöd för utbildning och forskning Universitet har beslutat att påbörja en förstudie med uppgiften att ta fram en projektplan för ett samordnat IT-stöd vid Lunds universitet. Det är viktigt att förstudieledningsgruppen följer utvecklingen av dessa projekt, så att det finns en samstämmighet med denna förstudie. 4.10 Intressenter Förstudieledningsgruppen har identifierat ett antal viktiga intressenter som kan ha betydelse för och påverkan på förstudien. Dessa intressenter är: Fakultetsledningen om förstudien visar sig uppfylla delmålen om ekonomisk vinning samt att det inte finns logistiska eller rättsliga hinder bör förstudieresultatet intressera

fakultetsledningen. Resultatet kan då överföras på hela eller delar av övriga medicinska fakulteten. Brukarna - om förstudien visar sig uppfylla delmålen om ekonomisk vinning samt att det inte finns logistiska eller rättsliga hinder kommer förstudieresultatet att gynna brukarna i Malmö. Detta sker genom ekonomiska fördelar gentemot idag samt bättre IT-funktioner för de två institutionerna i Malmö. Utbildningsnämnderna - om förstudien visar sig uppfylla delmålen om ekonomisk vinning samt att det inte finns logistiska eller rättsliga hinder kommer förstudieresultatet att gynna företrädarna för grundutbildning. Detta sker genom att det blir billigare licenser, datorhantering och support för de studentdatorer som fakulteten tillhandahåller. 5 Avgränsningar När det gäller huvudmålet kommer vi att avgränsa oss till arbetsplatser som härrör sig till personer som har kombinationstjänster. När det gäller delmål om ekonomisk vinning i gemensam hantering avgränsar vi oss till att inberäkna personer sittande på Skanet och som har verksamhet kopplad till Institutionen för kliniska vetenskaper, Malmö och Institutionen för laboratoriemedicin, Malmö. Privata datorer hanteras inte. I dagsläget deltar inte institutionen för Hälsa, vård och samhälle i förstudien. Om vi finner att det finns möjligheter att genomföra IT-förbättringarna kommer de verksamheter inom HVS som finns vid UMAS att erbjudas möjlighet att gå in i samarbetet. 6 Bakgrund och nuläge Arbetet med att röja de tekniska hinder för en välfungerande arbetsplats och studie- och lärandemiljö för anställda och studenter inom medicinska fakulteten har pågått en tid. Fakulteten har under de senaste åren arbetat mot en koncentration av verksamheten. Samtidigt är och förblir fakulteten fördelad mellan två städer och flera olika centra. Fakultetens anställda och studerande flyttar mellan de olika centra under kortare och längre tid. Dessutom finns det ett stort antal medarbetare som arbetar på både Region Skåne och universitetet. Det finns i dagsläget stora svårigheter att hitta färdiga tekniska lösningar för att kunna arbeta på ett effektivt sätt. Även inom Region Skåne har stora förändringar skett. Omfattande projekt som syftar till att effektivisera och standardisera support och utrustning har påbörjats. Regionen arbetar med en ny IT-policy som skärper regler och begränsar de datorer som har möjlighet att finnas på SKANET framöver. Farhågor finns att klinikernas övergång till den nya datormiljön (TGP) har konsekvenser för kliniska forskargruppernas förutsättningar för att arbeta och få en fungerande teknisk support i framtiden. För tillfället råder stor osäkerhet kring IT support på UMAS. Det finns en utbredd oro att den nya policyn och den standardiserad lösningen som erbjuds kliniker kommer att försämra arbetsplats- och lärandemiljö för fakultetens anställda och studenter. Det är oklart vilket ansvar Region Skåne har för att möta behovet av support för arbetsplatser innehavande av kombinationstjänster. Samtidigt är det osäkert huruvida fakulteten kan erbjuda en

kostnadseffektiv och säker support och teknisk infrastruktur (filhantering, back-up, licenshantering) till anställda med kombinationstjänster sittande på Skanet. På CRC och Wallenberglab finns i dag minst 700 datorer som supportteras av Biblioteks- och IKT-enheten därav ca 100 datorer är Mac. Det finns inga tillförlitliga underlag över hur många datorer som finns på klinikerna och som används i utbildning/forskning. Dessutom finns en stor osäkerhet både på CRC & Wallenberg och på klinikerna över hur alla forsknings/utbildningsdatorerna är finansierade/ägda. Lika så finns det en stor osäkerhet kring programlicenser. En utredning har gjorts och lagts fram till fakultetsledningen som visar att det finns ekonomiska och kvalitetsmässiga fördelar på att hantera vissa datorlicenskostnader centralt i stället för på forskargruppsnivå. I dag finns det en krånglig och ineffektiv hantering av licenser. Problemet med licenser har under hösten 2008 uppmärksammats av mjukvaruindustrins representanter Business Software Alliance (BSA). Det finns en tydlig uppfattning om att lärosäten betalar för få licenser och inte har bra rutiner för att säkerställa att det inte förekommer licensfusk. Detta kan leda till en revision och böter om inte problemet åtgärdas. En centraliserad hantering av licenser är fördelaktig för fakulteten av flera skäl. Det första är att det blir ekonomiskt lönsamt på kort och längre sikt: 1. Licenser skulle kunna inhandlas till förmånligare pris vid storinköp. 2. Hanteringskostnaden för fakturor skulle kunna minskas om färre fakturor skrevs. 3. Olägenheten för forskare med fakturahanteringen försvinner Andra skäl är att man ger möjlighet till professionell hantering, ökad kompetens och strategisk planering på en väsentlig men kostsam del av alla medarbetares och studenters arbetsplatser. På detta sätt ökar också effektiviteten hos de IT-ansvariga. 7 Arbetsordning För att kunna genomföra förstudien måste följande tidsplan hållas. 29 maj måste förstudieplanen vara beslutat och styrgruppen sammanträtt. 19 juni. Referensgruppen sammanträtt samt enkät formulerad och utskickad. 30 juni. Platsbesök på ett antal kliniker som har överförts till TGP genomförts för att utreda vilka konsekvenser det har medfört för verksamheten. 31 augusti måste information från användarna vara inhämtad. Detta sker via enkät till alla berörda. Informationen handlar om: a) från användarna på kliniker om dagens situation: Under förstudiens första fas kartläggs rådande villkor för support, teknisk infrastruktur, behovet av program och programlicenser på klinikerna. Antalet datorer beräknas och nuvarande omfattning av support inventeras. Under kartläggning förväntas vi få en klarare bild över hur support och drift är finansierad i dagsläge. Kartläggningen sker via ett enkätformulär.

b) från användarna på kliniker om framtida behov: Att få en klarare bild av framtidens behov. Med information om antal licenser, datorer, supportpersonal mm, hos forskargrupperna identifierar vi vilka behov användarna anses ha framöver. Med hjälp av framtagen bakgrundsmaterial och forskargruppsinventering kan vi utläsa hur läget är idag och behovet ser ut framöver. Stor del av informationsinsamlingen sker via samma enkät som nämns under a)- 31 Augusti. Insamling av policy och genomgång av juridiska avtal samt eventuellt förfrågan om avsiktsförklaring skall vara klar. Kontakt med ITT/ITU för att få svar på policyfrågor i hantering av ALF-datorer och licenser samt för att tydliggör vilka regler som gäller för uppkoppling på SKANET Kontakt med universitetsjurister för att klargöra juridiska förutsättningar för ALFdatorer och licenshantering för universitetsforskare på UMAS-klinikerna Kontakt med ITU/ITT tas för att diskutera de tekniska förutsättningar för åtkomst till applikationer i både riktningar dvs Region Skåne och Lunds universitet. Kontakt med LDC för att säkerhetsställa att det finns möjlighet att ha ett Select-avtal samt en samordnad licenshantering via IKT. Kontakt med fakultetsledning för att säkerhetsställa att vi kan samordna IT-funktionen ekonomiskt. 15 September. Bearbetning och analys av allt underlag klart. Det inkluderar analys av enkätsvaren samt intervjuerna/informationen från juristerna, ITT/ITU och fakultetsledningen. 15 Oktober. Rapport klar inkluderande slutsatser och rekommendationer 30 Oktober. Presentation av rapport för styr- och referensgrupp samt de intressenter som har behov av att få förstudieresultatet presenterat för sig. 8 Förstudiebudget Arbetstiden skall rymmas inom befintlig budgetramar för IKT-enheten och Medicinska institutionskansliet, Malmö. Även de omkostnader som uppstår skall rymmas inom befintliga ramar. Det innebär att inga reskostnader får tas upp samt att lokalkostnader respektive mötesförtäring ryms inom ordinarie budgetramar. Likaså kostnader för kontorsmaterial och tryckning. Den totala kostnaden exklusive arbetstiden får ej överstiga 5 000:-.