Informationsmöte för teknisk och administrativ personal 26/5 2016

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Informationsmöte för teknisk och administrativ personal 26/5 2016"

Ann Lundgren
för 8 år sedan
Visningar:

1 Informationsmöte för teknisk och administrativ personal 26/ Mötet hölls för institutionsgemensam teknisk och administrativ personal vid MBB, CMB, FyFa, MTC och Neuro på Karolinska Institutet. Runt 90 personer deltog. Anteckningar (av Viktor Karlsson, kommunikatör) Vår resa på öppet hav Christer Höög, prefekt på CMB samt ordförande i Prefektgruppen och Riitta Ljungström, administrativ chef på CMB och ordförande i AC gruppen. Christer pratade om att det är nu dags att förverkliga den dröm som har funnits vi går från ritning till en reell byggnad som är modern, funktionell och högaktuell. Biomedicum är en byggnad som är till för att forska och skapa något tillsammans i. En del som blir allt viktigare ju längre processen fortlöper är flyttgruppens arbete. De jobbar hårt för att samordna flytten på bästa sätt och ta fram en strategi på hur medarbetarna ska flytta in i Biomedicum så smidigt som möjligt. De kommande två åren kommer att ägnas åt att bestämma hur Biomedicum kommer att inredas och vilken typ av inredning som lämpar sig bäst för de olika behoven. Runt 1600 personer fördelat på elva våningsplan ska arbeta i byggnaden så det gäller att hitta en lösning som passar alla. Riitta menade att det krävs en delaktighet och samarbete från samtliga berörda för att nå det bästa resultatet. Ett sjökort för framtidens forskning Pontus Aspenström, ordförande i Beredningsgruppen. Pontus förklarade de två uppdrag som Beredningsgruppen har; Att som forskarnas representanter hjälpa fastighetsavdelningen och inredningsarkitekterna att projektera och inreda Biomedicum för forskarnas behov Hjälpa Biomedicumprefekterna att placera in alla forskargrupper i Biomedicum. Beredningsgruppen som tidigare hette Brukargruppen, är tillsatt av Prefektgruppen och startade Gruppens syfte är att samla hela personalen för att få Biomedicum att bli en bra arbetsplats. Det övergripande mottot har varit att 1 x 5 är större än summan 5. Med det menas att de fem institutioner som flyttar in skapar tillsammans ett mervärde som överstiger 5. TA-personalen har en stor del i detta skapande som erbjuder stöd till forskarna. I enlighet med Biomedicums vision har Beredningsgruppen uppdrag varit att utgå från tanken att inte flytta in institutionsvis. Istället har man utgått ifrån forskningsområden, samarbeten och också försökt att hitta nya konstellationer. Forskarna har tillfrågats genom två enkäter och behoven har identifierats utifrån deras svar. Den första enkäten ledde till att forskningen som bedrivs på de fem institutionerna kunde delas in i fyra huvudtyper av laborativ verksamhet. Dessa fyra "labtyper" placerades in i byggnaden och därefter placerades forskargrupper in utifrån deras specifika behov av infrastruktur och samarbetspartners och utifrån vilket typ av laboratorium som man vill verka i. Enligt Pontus ligger nu fokus främst på att harmonisera forskargrupperna och öka gemensamheten för att tillsammans skapa en ny och kreativ forskningsmiljö. Det viktigaste är att vi får möjlighet att jobba tillsammans så snart som möjligt.

Anteckningar (av Viktor Karlsson, kommunikatör) Vår resa på öppet hav Christer Höög, prefekt på CMB samt ordförande i Prefektgruppen och Riitta Ljungström, administrativ chef på CMB och ordförande i

2 Landstigning på kobbar och skär Marie Asplind, projektledare på Fastighetsavdelningen och Ulrika Nero, inredningsarkitekt på Nyréns Arkitektkontor. Marie började med att berätta om arbetet med de så kallade torra ytorna i Biomedicum. En torr yta är till exempel lunchrum, mötesrum och skrivplatser. I entrén har man arbetat med att få in mycket ljus och växter, i alla väderstreck finns det växtväggar från plan 3 till plan 10. Plan 3 och Ljusgården som entrén kallas, ska kännetecknas av aktivitet, liv och rörelse. Inspirationen har man hämtat från cafémiljöerna i Paris. Miljöerna som tagits fram är skapade helt utifrån rummets specifika behov om rummet har som syfte att skapa en social miljö har man inrett på ett visst sätt. Andra rum med en mer privat karaktär har fått en helt annan inredning. Den färgpalett som har valts har tagits fram av Nyréns Arkitektkontor och sedan förankrats och beslutats av KI. Tanken är att det ska märkas att det sker mycket aktivitet i Biomedicum, det är tåligt material som håller en lång tid och som slits snyggt över åren. Vidare pratade Ulrika om de så kallade paus- och kaffestationerna som har fått ett ökat utrymme. Dessa stationer lämpar sig även för informationsträffar eller om man vill samlas för att se sportevenemang eller hålla en filmkväll. Ulrika fortsatte med att berätta om två olika typer och storlekar av s.k. slitsar med tillhörande olika inredningar; en slits för avkoppling och en slits för enskilda samtal eller Skypemöten. Inredning som mattor har valts ut för att dämpa akustiken och stolar som är tåliga samt lätta att hantera. Nu tar vi kompassriktningen Riitta Ljungström, Iréne Remmel, intendent på CMB och Åsa Garmager, administrativ chef på Neuro. Ett stort fokus har lagts på att ta fram ett förslag på hur stödorganisationen ska se ut och vilket arbetssätt som man ska ha. Flera grundprinciper har tagits fram för TA-personalen, t.ex: Forskarens behov i centrum Lika basservice för alla institutioner Uppsökande teamarbete Vara synliga och möta kunderna. Iréne pratade om att man har inventerat utrustning samt deltagit i upphandling av autoklaver och diskmaskiner samt logistikkonsult. Åsa talade om hur stödorganisationen kan komma att formera sig. Tanken är att arbeta i funktioner utifrån arbetsområden, att det kan ske en gruppering enligt ekonomi, HR och så vidare. Man sitter då tillsammans med kollegor som arbetar i samma frågor, vilket ger möjlighet till specialisering. Samtidigt jobbar man i ett team med personer från olika funktioner som ger stöd till ett antal forskargrupper. Forskargrupperna kan då bli tilldelade primär- och sekundärteam, där ett team består av cirka fem personer.

I entrén har man arbetat med att få in mycket ljus och växter, i alla väderstreck finns det växtväggar från plan 3 till plan 10.

3 Åsa berättade även om att rollen som administrativ chef kommer att vara kvar men förändras då även uppdraget förändras. Riitta pratade vidare om hur man har arbetat kring frågan om de aktivitetsbaserade miljöerna. När man nu vet mer om hur organisationen ska se ut, kan man börja se över hur man ska gå vidare med arbetet. På plan 3 administrativa kvarteret, kommer man att ha fasta skrivplatser men även ett antal aktivitetsbaserade miljöer. Den öppna lösningen ska stimulera och underlätta dialog och samarbete. Plan 2 där funktionen Facility Management (t.ex. fastighet och logistik) ska placeras, är istället helt aktivitetsbaserat i nuläget. Dock kommer en logistikkonsult att se över miljöerna och ge sina synpunkter och rekommendationer innan slutgiltigt beslut tas. Riitta informerade även om vad nästa fas i projektet kommer att innebära. Då sker en tillsättning av chefspositioner, rollbeskrivningar och man gör även en kompetensinventering. Riitta berättade om de 20 visningar som genomförts i provhuset under våren och att de varit välbesökta. Riitta berättade även om IT-servicegruppen som har startats samt att man har tagit fram grunderna för en modell för gemensamma kostnader och hur stödorganisationen ska finansieras. Mobilisera flottan Gruppdiskussioner. xx Nu hissar vi segel Barbro Ehlin Henriksson, samordnare på MTC och Petra Hartley, intendent för Logistikpresentation på MTC. Barbro pratade om det fortsatta arbetet under hösten 2016 med processkartläggning och harmonisering av rutiner. Nya processgrupper planeras starta som gäller kommunikation, arkiv & registratur. Man kommer även att ta fram nya processer tillsammans i grupperna för HR, Ekonomi och Utbildning. Arbetet med att beskriva de olika rollerna och se över bemanningen ska även påbörjas. Petra avslutade förmiddagen med att berätta om behovet av att ta fram gemensamma riktlinjer. En viktig del under hösten blir att fördjupa samarbetet och samverkan mellan de olika institutionerna. Bilder Foto: Viktor Karlsson.

När man nu vet mer om hur organisationen ska se ut, kan man börja se över hur man ska gå vidare med arbetet.

Relevanta dokument

Biomedicum Forskning över vetenskapliga gränser. Karolinska Institutets nya laboratorium för experimentell biomedicinsk forskning

Biomedicum Forskning över vetenskapliga gränser Karolinska Institutets nya laboratorium för experimentell biomedicinsk forskning Experimentell forskning under ett tak Experimentella forskare från fem institutioner,