Stöd till ledare angående kvalitetsförbättringar/verksamhetsutveckling

Transkript

1 Stöd till ledare angående kvalitetsförbättringar/verksamhetsutveckling Detta dokument baseras på en forskningsrapport (Ledarens roll i kvalitetsförbättringsoch patientsäkerhetsarbetet) av professor John Øvretveit. Det redovisar hans sammanställning av bästa tillgängliga kunskap om ledarens roll i kvalitetsförbättringsoch patientsäkerhetsarbetet, dvs. de åtgärder som visat sig vara till hjälp. Råd till direktörer och högre chefer (senior leaders) Här följer en lista på åtgärder som är viktiga på ett tidigt stadium i kvalitetsförbättringsoch patientsäkerhetsarbetet i de flesta hälso- och sjukvårdsorganisationer. Vissa åtgärder blir mer eller mindre viktiga i senare steg. Det beror bl.a. på vilken typ av organisation det handlar om. Högre chefer kan ha hjälp av att hitta den rätta balansen mellan strategiskt arbete, uppföljning av system och hands- on arbetet, som t.ex. att besöka arbetsplatserna. Det är också viktigt att uppmärksamma vardagens förbättringsledare. Mellanchefers och specialisters uppdrag är att skapa och förändra de system som identifierats i strategin. Förberedelser Förstå i vilket stadium av utveckling din organisation befinner sig Förstå principer och metoder och ta reda på förändringstrycket Lär dig nyckelprinciper och metoder för kvalitet och patientsäkerhet. Ta del av de praktiska exempel som finns i organisationer som liknar din egen. Identifiera möjligheter och motstånd för utvecklingsarbetet genom t ex konferenser, litteraturstudier och studiebesök. Försäkra dig om att alla högre chefer är informerade om moderna metoder för utvecklingsarbete. De bör förstå varför utveckling är nödvändig och känna till framgångsrika exempel. Överväg vilka idéer och ansatser som kan användas som de är, och vilka som kräver lokal anpassning samt hur man översätter dessa utan att förlora kärnan. Förstå organisationens historia och dess beredskap för förändring 1

2 Ta reda på vilka erfarenheter personalen har av olika metoder, vilka förbättringsprojekt som pågått, identifiera opinionsledare och vilka kloka idéer som finns i organisationen. Identifiera andra stora förändringar som kommer att pågå under de kommande tre åren. Kommer verksamhetsutvecklingsarbetet att konkurrera med dessa eller kan det bli ett komplement? Använd ett kvalitetsutmärkelsesystem eller något annat system för att värdera pågående kvalitetsutvecklingsaktiviteter i din organisation. Använd andra checklistor för att lära vad som behöver göras och för utvärdering Vision och strategi Arbeta med mellanchefer och annan personal Skapa en inspirerande, övertygande och passande vision för den kvalitetsorganisation som folk vill ha i framtiden ( Vi vill tillhandahålla och arbeta i en organisation som gör det och det för våra patienter ) Välj förbättringsområden som är strategiskt viktiga för organisationen. Gå igenom dessa i relation till organisationens övergripande strategi Välj en förbättringsstrategi som bidrar till organisationens strategi och där det specificeras vilka resurser som avsätts och vilka resultat som förväntas. Utveckla ett system för kvalitetsförbättringar. Gör en analys av vilket stöd och vilket motstånd du kan få av grupper och individer och en plan för att påverka opinionsbildare och utveckla goda förebilder och entusiaster. Följ regelbundet hur förbättringsstrategin bidrar till organisationsstrategin och uppdatera denna. 2

3 Struktur och stödsystem Definiera toppledningens/ledningsgruppens gemensamma ansvar för kvalitet och säkerhet för att skapa och följ upp förbättringsstrategin och nödvändiga stödsystem. Se till att dessa fungerar tillfredsställande. Låt feedback från dessa system styra ditt handlande. för att koordinera kvalitetsaktiviteter och undvik dubbelarbete mellan utvecklingsarbete och evidensbaserat arbete. Det behövs för att möta externa uppföljningar och inspektioner. Skapa metoder för spridning. för att värdera ledarnas och teamens resultat för det ansvarsområde de har fått överväg om teamet borde mötas som ett särskilt kvalitets- och säkerhetsråd i ett tidigt skede Omdefiniera alla ledares ansvar till att inkludera säkerhet och kvalitet och göra dessa frågor till en del i planeringsoch uppföljningsarbetet och som en lika viktig faktor som ekonomiska och produktionsinriktade faktorer att skapa eller förändra nödvändiga system att identifiera och utreda patientsäkerhetstillbud inom deras område för att stödja inblandad personal och vidta säkerhetsförebyggande åtgärder. Skapa kvalitets- och säkerhetsgrupper på olika nivåer för att koordinera arbetet, ta emot rapporter och se till att förbättringsarbetet går framåt, speciellt det gränsöverskridande för att identifiera och utreda patientsäkerhetsproblem i verksamheternas gränsområden Se till att kvalitets- och säkerhetsexperter finns tillgängliga för att råda, stödja och stimulera ledarna och förbättringsteamen. De ska dock inte ta ansvar för kvalitetsarbetet och dess resultat Se till att experterna får stöd och utveckling genom nätverk, stödgrupper eller egen avdelning Utse ledare bland läkare och sjuksköterskor 3

4 att leda andra professionella in kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Det kan gälla både heltids- och halvtidsengagemang. De får ta hjälp av experter på datainsamlig, analyser och förbättringsmetoder. Bilda projektteam för att arbeta med frågor som rör strategisk förbättring. Projekten ska ha klara mål och avrapporteras regelbundet. med en högre chef som är ansvarig för att projektet lyckas. Chefen ska ha befogenheter att göra förändringar över professions- och avdelningsgränser. Chefen ska vara tillgänglig för teamet och ska rapportera till högsta ledningen. se till att patientsäkerhet och avvikelsehantering ingår i alla befattningsbeskrivningar. skapa utrymme för patienter i olika förbättringsgrupper så att patientmedverkan uppmuntras. Systemförändring Sätt igång följande systemförbättringar och utvärdera systemeffektivitet vid särskilda möten: skapa eller förbättra patientfeedbacksystem för att samla in data om patientsäkerhetsfrågor och patienternas och anhörigvårdares erfarenheter. Skapa ett rapporteringssystem för personalen vad gäller olyckstillbud Skapa ett system för att prioritera, utreda och förhindra olyckstillbud Ändra rapporteringssystemen så att de inkluderar kvalitets- och säkerhetsindikatorer vid sida av ekonomi- och produktionsdata Ändra på IT-systemen Så att data om kvalitet och säkerhet kan insamlas till låga kostnader. De ska användas för projekt- och löpande information och snabbt kunna förse verksamhetsföreträdare med de senaste rönen vad gäller effektiv vård. Ändra belöningssystemen så att de stärker förbättringsarbete 4

5 Personal- och teamutveckling Stöd vanliga ledare för förbättring genom erkännanden och offentliga belöningar. Se till att andra ledare också gör så. Delegera och utvärdera följande: Inkludera kvalitet och patientsäkerhet i alla introduktionsprogram och som ett inslag i all träning Gör upp riktlinjer med professionella och fackliga intressenter om hur olyckstillbud ska rapporteras. Riktlinjerna ska även innehålla aktiviteter för att stödja inblandad personal. Det ska även framgå vilka disciplinära åtgärder som vidtas om någon utsätter patienter för risker. Erbjud utbildning i kvalitetsutvecklings- och patientsäkerhetsfrågor för mellanchefer och ledare som innefattar utveckling av färdigheter och förhållningssätt för att kunna delegera och göra personal ansvarig för förbättringsarbete. De ska också kunna identifiera och hantera motstridiga krafter och kompromisser. De ska tränas i att ta till vara forsknings vad avser effektivt förbättringsarbete. De ska också kunna anpassa förändringar till lokala förutsättningar. Utveckla topp- och mellanchefsteam för att klargöra meningsskiljaktigheter och förbättra arbetsrelationerna inte minst mellan administratörer och läkare. Utveckla kvalitetsexperternas förmåga att tolka och använda effektiva kvalitetsförbättrings- och patientsäkerhetsmetoder utifrån lokala förutsättningar. De ska också inhämta och använda data och kvalitetsindikatorer. Erbjud metodträning och utveckling som behövs för projektteam och skapa lärmöjligheter för entusiastiska medarbetare genom effektiva samarbetsprojekt och nätverksprogram. skapa läkarprogram speciellt utformade med tanke på tidsåtgång och innehåll. Utveckla attityder och förmåga att finna och använda aktuell evidensbaserade metoder. 5

6 tillse att ledare och kvalitetsexperter tillämpar den senast tillgängliga kunskapen om hur man kan stödja projektteam mer effektivt. Det omfattar modeller, problemval, teamrapportering, teamsponsors, teamhandledning och ledarskap. Kommunikation, engagemang och motivation Visa engagemang för kvalitets- och säkerhetsarbete genom att lägga tid på utvecklingsarbete. Visa det i uttalanden och på möten, genom att fråga efter och agera i kvalitets- och säkerhetsfrågor. Visa det också genom att vara förebild, be projektteamen att presentera sitt arbete. Uppmuntra nytänkande och undvik skuldbeläggning. tillse att det högre ledningsteamet uppfattas som enigt i dessa frågor och att det finns kontinuitet i engagemanget. Samtidigt bör diskussion om skillnader, prioriteringar, inriktningar och metoder tillåtas. tillse att engagemanget i kvalitets- och säkerhetsfrågor överlever personförändringar. Gör dessa frågor till en del av den formella organisationsstrukturen. Låt riktlinjer och policies stödja kulturen i utvecklingsarbetet. Ge enskilt och offentligt erkännande och belöning till individer och team för förbättringsansträngningar. Det kan ske genom speciella kvalitetsdagar då team kan presentera både framgångrikt och mindre framgångsrikt arbete. Det mindre framgångsrika ger möjligheter för andra att lära. Andra åtgärder Använd din gränsöverskridande och förmedlande roll för att identifiera och hantera problem som uppstår för patienter i gränslandet mellan olika verksamheter Genom att arbeta med patienterna och andra för att hitta och lösa problem för patienter. Det kan gälla informationsöverföring i organisationen; mellan professioner och kliniker och mellan organisationen och andra samarbetspartners. Arbeta med personal för att förstår orsaker och hinder för förändring och för att pröva lösningar Identifiera och stöd entusiaster för förändringsarbete Uppmärksamma särskilt seniora läkarledares stöd och underlätta läkarmedverkan i projekt i användning av kvalitetsindikatorer. 6

7 Förbättra relationerna med läkarna genom regelbunden kontakt. Diskutera kliniska resultat och inte bara ekonomiska frågor. Ta deras uppfattningar på allvar och arbeta med dem för att nå en gemensam bas för förbättringsarbete. Tala om patientfall inte för att kritisera utan för att visa var det finns utrymme för förbättringar. Ge exempel på sådana. Berätta historier om misstag du varit inblandad i och vilka åtgärder som kunde ha förhindrat dessa. Besök regelbundet olika enheter För att fråga patienter om deras upplevelser och tala med personalen om förbättrings- och patientsäkerhetsfrågor Ta itu med och följ upp Balansen mellan kvalitetsarbete och andra aktiviteter till dess denna skillnad inte verkar vara av betydelse Lyssna och ställ fler frågor än du ger instruktioner Varför gör vi det på detta sätt, gör andra bättre, kan det finnas bättre sätt och hur vet vi det? Referens John Ovretveit; The Leaders Role in Quality and Safety Improvement A review of research and guidance The Fourth Report in the Series in The Improving Action Evaluation Project. June 2005; pp Översättning: Michael Bergström och Agneta Dahlén, Avd för vård och omsorg Sektionen för verksamhetsutveckling Sveriges Kommuner och Landsting Michael.bergstrom@skl.se Agneta.dahlen@skl.se 7