Trackit Högskolan Väst

Trackit Högskolan Väst En kartläggning av hur Högskolan Väst följer och följer upp sina studenter före, under och efter studierna Hanne Smidt Det är viktigt att känna sig sedd som student

Trackit Högskolan Väst... 0 Förord... 2 Från författaren... 3 Sammanfattning... 4 Bakgrund till Högskolan Västs kartläggning av hur man följer och följer upp sina studenter före, under och efter studierna vid högskolan... 6 Projektets metodik... 8 Intervju med ledningen vid Högskolan Väst... 10 Intervju med studentrepresentanter vid Högskolan Väst... 11 Intervju med representanter för institutionerna... 13 Hur används nyckeltal och kunskap om studenterna?... 13 Studentrekrytering och mottagning... 13 Studentuppföljning, studentstödsverksamheter och studie- och karriärvägledning... 14 Ska studentuppföljning och studiestöd vara en resursfråga?... 16 Kursvärderingar, pedagogisk utveckling och kvalitetssäkring... 16 Hur kan man bäst dela god praxis inom Högskolan Väst kring uppföljning av studenter och alumner?... 17 Intervju med representanter från förvaltningen... 19 Nyckeltal, Ladok, QlikView och enkäter... 19 Studentrekryteringen... 19 Studentintroduktionen... 20 Studentstödsaktiviteter... 21 Studie- och karriärvägledning... 21 Övergången till arbetslivet och alumnarbetet... 21 Behov av nya fora för att utväxla erfarenheter och god praxis... 22 Observationer och rekommendationer... 23 Nuvarande praxis... 24 Hur kan nästa steg se ut?... 27 Förslag till en minimipraxis... 28 Literaturlista... 33 Bilaga 1 Tidslinje for Trackit på Högskolan Väst... 35 Bilaga 2 Deltagare i intervjuerna vid Högskolan Väst... 35 Bilaga 3 Diagram med presentation av praxis för uppföljning och studentstöd vid Högskolan Väst... 37 1

Förord Högskolan Väst är en öppen och inkluderande högskola med en bred studentpopulation och med landets högsta andel av studenter från hem utan akademisk utbildningsbakgrund, samt med en relativt hög och växande andel studenter med utländsk bakgrund. Det innebär att Högskolan Väst har studenter från en mängd olika bakgrunder och med olika bagage en komplicerad pedagogisk utmaning och samtidigt en viktig resurs i vårt arbete med att utveckla kvaliteten i våra utbildningar. Interna kartläggningar av genomströmningen inom högskolans utbildningsprogram visar att oroande höga andelar studenter hoppar av från många av utbildningsprogrammen under första eller andra året. Rektor har bl.a. mot bakgrund av detta beviljat strategiska medel för att inleda ett arbete för breddat deltagande och ökad retention, det vill säga åtgärder för att kvalitetssäkra alla studenters möjligheter till framgång i studierna på Högskolan Väst och åtgärder för att minska avhopp. Arbetet med TRACKIT-projektet inleddes tidigt 2015 och den här rapporten redovisar en första kartläggning av vilka insatser som görs för att kvalitetssäkra studentens utbildningsresa vid Högskolan Väst. Projektet ska utifrån det inledande arbetet nu bygga upp grunden för en kunskapsbank och en gemensam minimipraxis för uppföljning av studenter och alumner. Det är viktig att bygga rutiner och strukturer som ger alla studenter likvärdiga möjligheter oavsett bakgrund och/eller utbildningsinriktning. Projektet inbegriper också utveckling av en implementeringsplan för de föreslagna förändringarna. Långsiktigt förutsätts arbetet resultera i att de nya rutinerna och helhetstänkandet blir en del av ordinarie verksamhet. Trollhättan i juni 2015 Kerstin Norén Rektor Lena Lindhé Utvecklingsstrateg 2

Från författaren En stor tack till de mycket engagerade studenter och anställda vid Högskolan Väst som delade med sig av sina erfarenheter och kunskaper under kartläggningen. Utan deras aktiva deltagande hade det inte varit möjligt att göra denna kartläggning, eller att dra slutsatser och lämna rekommendationer. Ett stort tack också till rektor Kerstin Norén, prorektor Jan Theliander och utvecklingsstrateg Lena Lindhé för deras uppdrag och stora intresse för projektet. En speciell uppskattning till Maria Jordansson och Bent Floberg för all hjälp och stöd i samband med intervjuerna och kartläggningen. Min förhoppning är att rapporten ska kunna vara till stöd och inspiration för alla som arbetar med att följa upp och stödja studenter inom högskolan, och att den kan bidra till ett ökat fokus på studentuppföljning och den strategiska och kvalitativa utvecklingen av lärandemiljöerna vid Högskolan Väst. Målet är att alla studenter ska ges likvärdiga goda förutsättningar för lärande oavsett vid vilken institution de studerar vid. Det är min önskan att rapporten kommer att stimulera till ett fortsatt engagemang i dessa frågor på alla nivåer och bidra till att kunskap om den goda praxis som finns sprids inom högskolan. Hanne Smidt, Bromma juni 2015 3

Sammanfattning Projektets syfte är att synliggöra hur Högskolan Väst följer och stödjer sina studenter för på att så sätt skapa en utgångspunkt för vidareutvecklingen av hur studenter blir bemötta och följs upp, och som kan underlätta spridning av goda exempel på god praxis. Ett utvecklingsarbete som också ska bidra till att öka retentionen och genomströmningen. Gemensamma eller likvärdiga stöd- och uppföljningsrutiner bidrar till att säkerställa att alla studenter och alumner ges goda möjligheter och tillgång till stöd oavsett vid vilken institution eller vilket program de studerar. Bättre kunskap om studenternas studielivscykel bidrar till att förbättra retention och genomströmning, men kan även bidra till att utveckla kvalitetsutvecklingen av programmen, pedagogiken och ett bättre anpassat utbildningsutbud. Trackit-projektet vid Högskolan Väst visar att det finns ett stort engagemang för att följa och stödja alla studenter vid högskolan och särskilt den grupp studenter som kommer från en studieovan miljö, men att detta engagemang inte alltid är systematiserat, kommunicerat och synliggjort inom alla delar av högskolan. Både anställda och studentrepresentanter vid högskolan ser ett stort behov av att veta mera om sina studenter och att vidareutveckla och systematisera stödet till studenterna oavsett bakgrund. Varje student ska känna att Högskolan Väst arbetar för att just hon eller han får de bästa förutsättningar för att fullfölja sina studier. Uppföljning och kunskap om studenter och alumner bör utgöra ett underlag för utvecklingen av både utbildning och studentstöd på kort och lång sikt. Bättre kunskaper om studenterna gynnar inte bara utvecklingen av utbildningarna vid Högskolan Väst, utan kunskapen skapar också möjligheter för att även identifiera och bemöta problem som berör både individuella studenter, särskilda grupperingar eller en hel utbildning. Högskolan bör kunna erbjuda svar på frågor som: var kommer studenterna ifrån, vilka studenter blir antagna, hur klarar de studierna och vart de tar vägen efter examen? Frågor som institutionerna i dagsläget har mycket olika praxis för att ta reda på. Kartläggningen visar att högskolan i liten utsträckning jobbar med att säkra den långsiktiga rekryteringen och att säkra att glappet i övergången till den nya utbildningen. Flera program kan behöva arbeta med att bygga broar som t.ex. IV gör med basåret. Det föreslås att Högskolan Väst utvecklar en gemensam minimipraxis för uppföljning av studenter och alumner baserat på den praxis som redan finns utvecklad inom delar av högskolan (se bilaga 3) och de möjligheter till information som NyA, Ladok, QlikView, DisCo, ekonomisystemet, enkätverktyg och Studentportalen erbjuder. Det finns också nya möjligheter för att hämta kunskaper genom Ladok/SCB projektet kring studenters förgrund och bakgrund. 1 Ett effektivt strukturerat gemensamt uppföljnings- och stödsystem gör informationen lättillgänglig och minskar tiden som varje enskild medarbetare måste lägga på att söka fram och sammanställa uppgifter. Tid som kan användas till att utveckla och förbättra studenternas utbildningsresa i stället. Det underlättar dessutom kommunikationen med presumtiva och befintliga studenter. Kommunikationen kan anpassas och därmed få bättre genomslagskraft och stödet kan utvecklas efter behov. Det kan även ge en förbättrad kommunikation med alumner, dels för att använda dem som resurs i undervisningen och som mentorer, men också 1 Bak-och framgrund är beställt av Ladokkonsortiet och sammankallande för frågor om databasen är Johanna Belzacq på Stockholms universitet 4

för att stimulera och stödja det livslånga lärandet. Det skapar förutsättningar för att upprätthålla kvalitet i uppföljning och stöd. Förslaget bygger på utvecklingen av ett närmare samarbete mellan utbildningsprogrammen, institutionerna, förvaltningen och stödverksamheterna, och att man tillsammans bygger upp en gemensam kunskap kring studenterna vid Högskolan Väst. I översikten presenteras främst aktiviteter eller god praxis som har en tydlig koppling till studentens utbildningsresa, och mellan insamling av data (följa) och olika former av stöd (uppföljning). I det vidare utvecklingsarbetet är det viktigt att etablera fora eller arenor för utväxling av erfarenheter. AIL profilen förekommer att vara både tydlig och otydlig. Otydligheten handlar om att högskolan inte har en systematisk alumnuppföljning eller alumnarbete, vilket gör det svårt att visa hur AIL profilen fungerar för kandidaterna på arbetsmarknaden. Forskningen visar att kan lärosätet under det mycket viktiga första året ( first year experience ) t.ex. kan visa hur kandidaterna har hamnat på arbetsmarknaden, så kan detta öka retentionen under första året. Arbetet med att utveckla uppföljningsaktiviteter och studentstöd bör anses vara under ständig utveckling eller a work in progress och anpassas till utvecklingen i både studentpopulationen och sammansättningen av utbildningsutbudet i ett ständigt föränderligt internationellt tätare utbildningslandskap. Det anses som en viktig knytpunkt att utveckla den interna och externa kommunikationen kring var kommer studenterna ifrån, vilka studenter blir antagna, hur klarar de studierna och vart de tar vägen efter examen? 5

Bakgrund Introduktionen av Bolognaprocessen 1999 förändrade radikalt utbildningsstrukturen vid lärosäten i många europeiska länder och ledde till ett tydligt fokus på studentcentrerat lärande och på användbarhet av universitetsutbildningar. Samtidigt har antalet studenter inom högre utbildning ökat radikalt. Utvecklingen har, tillsammans med ökad autonomi och ändrade finansieringsformer i många länder, lett till ett större behov av kunskap om vilka studenterna är, hur de klarar sig på lärosätet och vart de tar vägen efter examen. Att utveckla (enkla) metoder för att bedöma genomströmning och framgång för studenterna under studietiden och i arbetslivet har fått en ökad betydelse. Med hjälp av denna kunskap förbättras lärosätenas möjlighet att utforma utbildningar av hög kvalitet till allt större och mer heterogena grupper av studenter. Ökad systematisk kunskap om studenter och alumner (bakgrund, genomströmning och framgång på arbetsmarknaden samt utbildningarnas arbetsmarknadsrelevans) är nödvändig information för en ständig förbättring av innehållet och kvaliteten i utbildning och stödfunktioner (EUA Trackit 2012). Yerevan deklarationen 2 (maj 2015) understryker igen behovet för att skapa inkluderande högre utbildning och säkra att det finns information om studenternas inträdan och framgång på arbetsmarknaden för att säkra kvaliteten av europeisk högre utbildning. I oktober 2010 lanserade EUA (the European University Association) det så kallade TRACKIT! projektet i samarbete med fem europeiska partners 3. Projektet fick stöd av den europeiska unionens Lifelong Learning Programme. Syftet med projektet 4 var att göra en jämförande studie över hur lärosäten inom Europa följer studenters vägar in i utbildningen, genom utbildningen och ut i arbetslivet. Projektet har kartlagt modeller och drivkrafter för studentuppföljning på såväl internationell som nationell nivå och på enskilda lärosäten, belyst den strategiska användningen av uppföljningen av studenter och alumner och värderat dess betydelse för lärosätet och dess studenter. Den europeiska rapporten är en kunskapsbank med goda exempel på uppföljnings- och stödaktiviteter till nytta för europeiska lärosäten, policystiftare på nationell och europeisk nivå och alla andra som arbetar med uppföljning av studenter och alumner. Rapporten bygger på information insamlad från 31 länder genom intervjuer med nationella kontaktpersoner och har i tillägg faktaavsnitt som beskriver nationell praxis för uppföljning (tracking). De nationella beskrivningarna kompletteras med praktiska exempel på hur studenter följs upp på 23 lärosäten i 11 länder. Resultatet från EUA-projektet (Trackit, 2012) visar att man i många europeiska länder arbetar systematisk med att följa och följa upp studenterna på både nationell nivå och på universitetsnivå i syfte att kontinuerligt förbättra utbildningarna. Utvecklingen i vissa delar av 2 Yerevan Communique (2015) http://www.ehea.info/uploads/submitedfiles/5_2015/112705.pdf 3 European University Association (EUA); Irish Universities Association/ UCD Geary Institute; Hochschul Informations System GmBH (HIS); Lunds universitet; University of the Peloponnese/ Centre for Social and Educational Policy Studies; Danish School of Education, Aarhus University 4 EUA (2012) Gaebel, M., Hauschildt, K., Mühleck, K., Smidt, H.: Tracking Students and Learners Progression Paths TRACKIT, Brussels 2012 http://www.eua.be/libraries/publications_homepage_list/eua_trackit_web.sflb.ashx 6

Europa sker mycket aktivt och strukturerat och understöds av forskning inom området, medan det i andra sker i långsammare takt och ofta ganska fragmenterat (Trends 2010). Globalt finns det en klar tendens till att lärosäten med fokus på kvalitetsutveckling och en strävan efter internationell konkurrenskraft har börjat implementera en mer aktiv uppföljning av studenter och alumner som ger återkoppling tillbaka till lärosätet. Ökade krav på breddad rekrytering, kvalitetssäkring, marknadsföring av utbildningar, pedagogisk utveckling, finansiering och förbättrat studentstöd bidrar till denna utveckling. Ministerrådet i Yerevan maj 2015 accepterade förslaget om att revidera European Standards and Guidelines 5 (ESG) så dessa får större fokus på studentcentrerat lärande, studentuppföljning och stöd. Bättre kunskap om studenterna, information till dessa och studentstöd 6 är redan eller kommer att bli centralt i den framtida rekryteringen av studenter oavsett om det handlar om internationell eller nationell rekrytering, eller om information till avnämare kring kvaliteten i utbildningarna. Den europeiska utvecklingen går mot ett mer aktivt uppsökande och uppföljande stöd till studenterna i motsättning till uppfattningen att studenten själv ska söka detta. Moderniseringen av högre utbildning i Europa har betytt att många europeiska lärosäten har ändrat syn på hur man bäst säkrar att studenten får bäst möjliga stöd till att navigera genom sin (ut)bildningsresa. Det ökade eller breddade deltagandet i högre utbildning har lett till ett större behov av att fokusera på social, akademisk och arbetslivsintroduktion, men också till att utveckla olika former av verktyg för att stödja studenter som inte nödvändigtvis har de rätta verktygen från resans början. Dessa tendenser ligger i linje med kraven på den större redovisningsskyldighet (accountability) som den ökade autonomin har fört med sig och som tar sig uttryck på många olika sätt, inte minst genom uppkomsten av olika typer av internationella, europeiska och nationella rankingar och insamling av information och nyckeltal. Lee Schulman (2007) har i sin artikel: Counting and Recounting: Assessment and the Quest for Accountability formulerat att det är nödvändigt för lärosätena att: take control of the narrative and engage their students genom att inhämta mer kunskap om studenterna och använda informationen för kvalitetsutveckling. EUA Trackit-rapporten har tio riktlinjer till europeiska universitet som har ett liknande syfte 7 : 1. Create a coordinated and appropriate set of tracking measures 2. Ensure that the tracking approach covers the entire student lifecycle 3. Ensure that tracking supports the overall governance and management of the institution and its strategic goals 4. Assess how tracking can contribute to the establishment of institution-wide key performance indicators 5. Consider how tracking measures corresponds to external demands 6. Build on existing external tracking approaches 7. Ensure the active participation and engagement of different parts of the institution 5 Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area, draft (2014) https://revisionesg.files.wordpress.com/2014/10/esg-draft-endoresed-by-bfug.pdf 6 ESG 1.6 Learning resources och ESG 1.7 Information management 7 EUA (2012) Gaebel, M., Hauschildt, K., Mühleck, K., Smidt, H.: Tracking Students and Learners Progression Paths TRACKIT, Brussels 2012 http://www.eua.be/libraries/publications_homepage_list/eua_trackit_web.sflb.ashx 7

8. Consider the institutional capacities for research and data management and how the results can be utilised 9. Communicate and use the results for a variety of purposes 10. Ensure that tracking is anchored in quality assurance Med utgångspunkt i kartläggningen och slutsatserna från EUA Trackit-rapporten, utvecklingen inom EHEA och arbetet inom Högskolan Väst med att vidareutveckla arbetet kring studentuppföljning beslutades 2015 att anlita Hanne Smidt (Senior Advisor vid EUA och en av författarna bakom den europeiska rapporten) för att kartlägga hur institutionerna och förvaltningen vid högskolan följer och följer upp studenter och alumner. I uppdraget ingick även att utarbeta rekommendationer om hur högskolans rutiner eventuellt skulle kunna vidareutvecklas. Intentionen var att kartlägga hur Högskolan Väst kan använda uppföljning i ett utvecklande och strategiskt syfte. Till att följa projektet etablerades en projektgrupp: Lena Lindhé, Utvecklingsstrateg, Rektorsfunktionen Marie Hjalmarsson, FD pedagogik, ordförande i Utbildningsnämnden Cecilia Åqvist Särg, chef Studentcentrum Gunnar Peterson, t.f. prefekt Inst. EI Hanna Gadd, Bibliotekschef Martin Olofson Carlbom, vice ordförande Studentkåren Projektets syfte är att synliggöra det uppföljningsarbete som redan sker inom Högskolan Väst för att på så sätt skapa en utgångspunkt för utveckling av hur studenter blir bemötta och följs upp, och som kan underlätta spridning av goda exempel på att stödja studentens utbildningsresa. Gemensamma eller likvärdiga uppföljningsrutiner bidrar till att säkerställa att alla studenter och alumner ges goda möjligheter och tillgång till stöd oavsett vid vilken institution eller vilket program de studerar. Bättre kunskap om studenternas utbildningsresa och hur de lyckas bidrar till att förbättra retention och genomströmning, men kan även bidra till att utveckla programupplägget, pedagogiken och ett bättre anpassat utbildningsutbud. Projektets metodik Trackit-projektet vid Högskolan Väst har genomförts mot bakgrund av EUA-rapportens riktlinjer och har använt EUAs definition av tracking (en uppföljningsaktivitet): insamling av information om studenter och alumner (via enkäter, barometrar, nyckeltal eller administrativa data) för att följa genomströmningen av: 1. studenter genom deras studier (t.ex. studieprogression, studieavbrott), 2. alumners arbetsmarknad (t.ex. tid mellan examen och anställning, typ av anställning, relevans av utbildning), eller 3. studiebyte (t.ex. problem vid byte helt av program eller utbildning). Projektet har dessutom kopplat tracking med hur kunskap om studenterna kan användas för att förbättra och anpassa studentstödet. Projektets metodik baseras på semistrukturerade intervjuer med representanter från ledningen, förvaltningen, studenterna och representanter 8

från samtliga institutioner. Intervjuerna syftade till att kartlägga existerande policy och praxis för att följa studenterna. Metodiken medför en viss upprepning av olika slutsatser, eftersom synpunkterna från de intervjuade grupperna många gånger stämde överens. Genom intervjuer har en kartläggning av hur institutioner, program och förvaltningen följer och följer upp studenter och alumner genomförts. Kartläggningen omfattar även hur resultatet av dessa uppföljningar används i det strategiska utvecklingsarbetet och i studentstödjande syfte. Intervjufrågorna utgick från följande övergripande frågeställningar: Hur följer och följer man upp (informerar och stödjer) studenter och alumner på institutionseller programnivå och inom förvaltningen? Hur kan bättre kommunikation om och koordination av olika arbetssätt kring uppföljning och studentstöd mellan institutionerna bidra till en långsiktig och kvalitativ utveckling av utbildningarna och lärandemiljön vid Högskolan Väst? Kan man utveckla en mera gemensam praxis för uppföljning och stöd för studenterna vid Högskolan Väst? Till skillnad från det internationella projektet kartläggs i detta projekt också stödet som finns på högskole-, institutions- och programnivå för att främja studenters progression genom deras studier och ut i arbetslivet. Projektet har således berört uppföljningsaktiviteter som t.ex. kursvärderingar och annan typ av information kring studentens upplevelse av sina studier som strikt sett inte definieras som uppföljning av progression (tracking) i EUA-projektet. Projektet på Högskolan Väst har också varit inspirerat av forskningsteorier 8 och praxis om retention som utgår från vikten av bland annat studenternas sociala, akademiska och arbetslivsintegration i den akademiska världen under den första delen av studierna. Resultatet av kartläggningen kan användas som ett första steg mot att bygga upp en kunskapsbank med best practice. Kunskap om praxis när det gäller insamling och användning av information om studenterna (nyckeltal), existerande uppföljning av och stöd till studenter inom program och institutioner, samt uppföljning av alumner, kan användas som underlag både när det gäller akademisk, social och arbetslivsintegration och utveckling av utbildningarna i övrigt. Att följa studenterna före utbildningen avser att utveckla den framtidiga och långsiktiga rekryteringen samt studentinformation och vägledning genom att ta reda på vilka studenter som söker, vilka som antas och vilken bakgrund de har och sedan använda denna information för att utveckla rekryteringen (genom välkomstenkät och uppföljning under den första terminen) och förbättra retentionen. Uppföljningen under utbildningen handlar om att följa studentens (tidiga) retention och genomströmning, användning av en studentportfolio, upplevelsen av studierna (kursvärdering och andra enkäter) och erbjuda mentorverksamhet (av studenter, lärare, alumner/arbetslivsrepresentanter), vägledning och stödaktiviteter vid behov. 8 Tinto, V. (1975) "Dropout from Higher Education: A Theoretical Synthesis of Recent Research" Review of Educational Research vol.45, pp. 89-125. Tinto, V. (1982) "Limits of theory and practice in student attrition" Journal of Higher Education vol.53 no.6 pp. 687-700 Thomas, E.A.M. (2002) "Student retention in Higher Education: The role of institutional habitus" Journal of Educational Policy vol.17 no.4 pp. 423-432 Law, B.: (2014) 5 strategies to improve improve student retention and success in Community College Journal June/july 2014 http://www.spcollege.edu/collegeexperience/ 9

Ett särskilt fokus har varit om man kan följa olika typer av studenter eller grupper av studenter för att utveckla ett mer riktat stöd. Uppföljningen efter utbildningen handlar om övergången mellan studier och arbetsliv eller vidareutbildning genom karriärvägledning, mentorskap, kontakt med arbetslivet i form av praktik eller verksamhetsförlagd utbildning (VFU), examenshögtid, alumnregistrering, alumnundersökningaroch återupptagande av studier. Intervjuerna med ledningen, institutions- och förvaltningsrepresentanter och studentrepresentanter genomfördes under februari och mars 2015 och hade fokus på institutions- och högskoleövergripande aktiviteter inom utbildning, men specifika aktiviteter på programnivå ingick också där de var relevanta. Intervjuerna hade som syfte att kartlägga existerande praxis, och hade enbart en indirekt koppling till andra utvecklingsprojekt som det högskolepedagogiska utvecklingsprojektet och det kvalitetsutvecklande arbetet. Intervju med ledningen vid Högskolan Väst Ledningen har tydliga visioner för Högskolan Väst: Vi är en ung högskola och ska utveckla vår profil inom arbetsintegrerat lärande och utveckla vår nisch i det svenska högskolelandskapet. Högskolan ska profilera sig genom utbildning och forskning för att möta de utmaningar som samhället står inför och ska stimulera till demokrati, livslångt lärande och kompetens i ett föränderligt samhälle. Högskolan har arbetat och ska aktivt arbeta med rekrytering för mångfald och erbjuda utbildning som präglas av arbetsintegrerat lärande. Vi behöver få bättre kunskap om våra studenter, hur de klarar sig och vart de tar vägen. Vi behöver utveckla nya vägar för den interna kommunikationen mellan alla delar av högskolan och ledningen för att understödja detta. Information kring statistik och kunskaper om studenternas vägar ska bidra till att utveckla en förbättrad praxis kring retention och genomströmning. En målsättning för Högskolan Väst är att utveckla ett metodiskt sätt att följa studenterna vid högskolan för att få en systematisk överblick över studenternas väg genom de olika utbildningarna och att analysera när vi bäst kan ge stöd till våra studenter under studietiden. På Högskolan Väst ska alla högskolans studenter känna sig välkomna och sedda, och vi behöver få bättre kunskap om våra studenter och alumner både på program och på aggregerad nivå. Information som ska kunna gagna både enskilda studenter och grupper av studenter. Ledningen poängterar att man anser att retentionsstödet också bör handla om att lyfta fram vad det är för värdegrunder 9 högre utbildning har, och hur viktigt ett arbete kring vad vetenskaplighet betyder är för progressionen. Introduktionen anser man är ett bra ställe att börja med att introducera ett mer tydlig studentcykel perspektiv. Ledningen anser att högskolan behöver förbättra sin kunskap om var studenterna tar vägen: till annan utbildning eller ut i arbetslivet. Uppföljningen och stödet till studenterna bör tydligt fördelas mellan lärarna och förvaltningen. I detta sammanhang anser ledningen att det är viktigt att ta fram statistik över tid för att följa utvecklingen. Det behövs en djupare bild och en 9 Se t.ex. seminarierna 2015 om akademisk kvalitet, Göran Bexell http://streamio.com/api/v1/videos/5489ab775b9035cc8f000053/public_show?player_id=530742ce5 b9035dfe90003dd 10

plan för hur vi över tid bäst kan utveckla uppföljningen och studentstödet till alla studenter vid högskolan. Ledningen pekar på att det saknas ett systematisk högskoleövergripande uppföljningsarbete av t.ex. avhopp och genomströmning. Det är i dagsläget svårt att få jämförbar information och analyser av avhopp från institutionerna. Utbildningsnämnden upplevs lida av att det tidigare samarbetet med institutionerna inte var produktivt. Det är en förhoppning att Trackit också kan bidra till den kvalitativa vidareutvecklingen av högskolan. Ledningen anser att högskolegemensamma korta enkäter med möjlighet för varje institution att lägga till specifika frågor upplevs som ett bra sätt att få kunskap och skapa underlag för en bra dialog inom högskolan samt mellan studenterna och högskolan. Ledningen håller fram AIL profilen som ett viktigt flaggskepp och poängterar att det är viktigt att följa upp denna t.ex. genom enkätundersökningar, och i det sammanhanget kan det vara en ingång till utvecklingen av alumnarbetet. Högskolans ledning pekar på att högskolan håller på att utveckla den högskolepedagogiska verksamheten och ett nytt kvalitetsarbete, både aktiviteter som bidrar till studentens studieupplevelse på högskolan och som Trackit kan bidra till, med kunskap om vilka studenterna är. Högskolan Väst har idag ett högt söktryck, men vi behöver försäkra oss att vi också har det om 5 och 10 år. Vi behöver se över högskolans långsiktiga rekryteringsplan. Intervju med studentrepresentanter vid Högskolan Väst Intervjun med studentrepresentanterna visade hur viktigt det är att studenterna känner sig sedda. De anser att introduktionen är av mycket viktig betydning och att Studentkåren är ett mycket stort stöd för studenternas sociala introduktion. Man tycker att studentstödet och studentuppföljningen är en mycket viktig del av studierna vid Högskolan Väst. Studentkåren poängterar att dialogen med högskolan fungerar mycket bra. Rekryteringen av presumtiva studenter sköts huvudsakligen på central nivå av kommunikationsavdelningen. Arbetet involverar studentambassadörer och studentrepresentanter som deltar på mässor i Sverige. Kårer är inte direkt involverade i detta arbete. Studentmottagandet består, enligt studentrepresentanterna, av ett mejl med besked om antagning, en gemensam introduktionsdag med väldigt mycket högskole- och lite programintroduktion. Studenterna har mycket olika upplevelser av studentmottagandet beroende på bakgrund och program, men understryker i intervjun hur viktigt mottagandet är för om man stannar kvar på en utbildning. Introduktionen upplevs som att det är för mycket information som de inte kan ta till sig och att studenterna på första dagen är mera intresserade av att träffa framtidiga studiekamrater. Det uppfattas som mycket positivt, att man på EI samlar studenterna dagen innan den officiella introduktionsdagen. Antalet tidiga drop-outs känns som stort och de upplever en klar relation mellan tidig drop-out och studentmottagandet. Studenterna anser att tillgänglighet, rätt information i rätt tid och kvalitén i bemötandet under första terminen är lika viktig som kursupplägget. 11

Introduktionen anses vara mycket viktigt oavsett vilken form den har, men generellt sett ser man gärna en sammanhängande introduktion mellan program och den högskolegemensamma introduktionen. Särskilt uppskattat skulle en introduktion som har en balans mellan det akademiska, det sociala och en introduktion av möjlig arbetslivsinriktning via alumner. Särskilt saknas en introduktion till vad en högskola är och innebär. Introduktionen till studentstödsverksamheten anser studenterna vara bra, men det skulle vara bättre om den är återkommande under första året, då man har svårt att ta till sig all den viktiga information om studier och stöd när man också behöver hitta sin sociala ram. En studentgrupp som man inte anser fångas upp i välkomstmottagningen är de som antas i efterhand. Dessa missar både mottagning och mycket av informationen. Studenterna uppskattar särskilt att biblioteket orienterar om informationssökning och man anser att biblioteket bidrar till en bra studiemiljö. Skriv- och språkstödet tycker man också fungerar mycket bra, men det är den generella uppfattningen att inte alla studenter förstår och vet om vilka stöd som finns på högskolan. Representanterna tror att ett studenttorg skulle vara ett bättre sätt att nå flera studenter. Studentkåren har planer på att introducera mattestuga som en del av studentstödet. Studenterna anser att kursvärderingar i allmänhet fungerar dåligt, och man saknar en tydlig återkoppling från lärarna. Det är en bristande återkoppling från termin till termin och studenterna ser därför inte nyttan av kursvärderingarna, vilket medför att engagemanget bland studenterna är lågt. Återkopplingen mellan terminerna handlar om att varje lärare refererar till hur förra terminens kursvärdering har används. Om kursvärderingen inte leder till ett tydligt resultat eller respons ser studenterna helt enkelt inget värde av kursvärderingen. Studentbarometern ger bra kunskap om vad studenterna tycker om sina studier, och studenterna kommer ofta till Studentkåren när de har upplevd en problematik. Det fanns olika uppfattningar kring om AIL profilen var tydlig för alla studenter. Vissa studenter hade valt Högskolan Väst för att den har en AIL profil, andra visste inte att den fanns. Studenterna ser gärna mera kontinuerligt fokus på arbetsmarknadsanknytningen i utbildningarna, en ännu bättre integrering av praktik eller VFU i utbildningen och flera typer av arbetslivsorienterade inslag som t.ex. mentorverksamhet, mera samarbete med externa parter kring examensarbete etc. Det är ett allmänt önskemål att få bättre kunskap om arbetsmarknaden och bättre uppsamling av erfarenheter kring t.ex. praktik, och att praktik och andra liknande inslag i allmänhet blir bättre integrerade i utbildningarna. Studenterna tyckte att en studentportfolio var en bra möjlighet for studenterna själva att reflektera över sin väg genom högskolan. De internationella studenterna får sin egen introduktion inom både högskolan och studentkåren. Studentrepresentanterna upplevde ett behov av att utveckla högskolepedagogiken, de ser gärna att det infördes en miniminivå för pedagogisk kompetens och att det borde vara studenten som var i fokus när det handlar om högskolepedagogisk utveckling. Examenshögtiden är viktig. Studenterna ville gärna ha en markerad avslutning - en examenshögtid. 12

Intervju med representanter för institutionerna Institutionerna har mycket olika förutsättningar beroende på utbudet av yrkesprogram och generella program. I bilaga 3 finns en översikt i schematisk form över institutionernas existerande uppföljnings- och studentstödsaktiviteter. I översikten finns främst aktiviteter eller god praxis som har en tydlig koppling mellan insamling av data (följa) och olika former av stöd (uppföljning). Presentationen är översiktlig och omfattar inte alla initiativ som finns på institutions-/programnivå. På motsvarande sätt finns inte alla aktiviteter på alla program inom en institution. Översikten ska ses som bra exempel på uppföljningsaktiviteter inom respektive institution. Presentationen beskriver enbart de aktiviteter som presenterades under intervjuerna. Diskussionerna med institutionsrepresentanterna visar på tydliga skillnader mellan hur de fyra institutionerna jobbar med att rekrytera, följa och följa upp sina studenter beroende på typ av utbildning och söktryck. Dessa skillnader, uppfattade en del grundar sig i institutionernas historia och organisation men även på studentgrupperna. De intervjuade visar ett stort generellt engagemang för att utveckla och förbättra kunskapen om studenterna som läser inom högskolan, och stärka det kvalitetsutvecklande arbetet. Hur används nyckeltal och kunskap om studenterna? Under intervjuerna diskuterades hur man använder nyckeltal och kunskap om studenterna och deras progression. Alla institutioner tar fram information/siffror kring retention och genomströmning, men där finns ingen gemensam praxis kring att samla in nyckeltal och analysera dessa över tid eller sådan som kan jämföras mellan institutioner och program. En institution tar t.ex. fram ett antal nyckeltal och statistikunderlag som behandlas vid särskilda möten med ledningsgruppen och ansvariga studie- och karriärvägledare. Här uppmärksammas inte bara genomströmningssiffror över tid utan även andra uppgifter som studieavbrott etc. följs upp här. Från mötena lämnas återkoppling och uppdrag till programråden att diskutera vidare kring. Andra har gjort enkätuppföljning av t.ex. introduktionen och introduktionsaktiviteterna (välkomstenkät). Många pekar på ett behov av att utveckla avhoppsanalysen. Yrkesprogrammen använder i större utsträckning nationella rapporter som möjliggör jämförelse på nationell nivå och finner det enklare att uppdatera sig kring utvecklingen på arbetsmarknaden. Ingen institution gjorde systematiskt egna alumnundersökningar och kunskap om placeringen på arbetsmarknaden var främst baserad på nationella undersökningar eller soft data. Studentrekrytering och mottagning I Högskolan Västs rekryteringsprofil finns ett strategiskt fokus på arbetsintegrerad lärande (AIL) och regional rekrytering. Rekryteringsarbetet leds huvudsakligen på central nivå, men en institution arbetar också mycket aktivt med egen rekrytering. I denna rekrytering ingår även ett långsiktigt arbete för att attrahera presumtiva studenter redan under tidiga år. Institutionerna ser gärna att de dras in i diskussionerna kring rekryteringen. En del representanter upplever att nya studenter inte vet vad de går in till när de kommer in på en utbildning. Andra kommenterar att bilderna i informationsmaterialet inte avspeglar de studenter som går på högskolan. 13

Det finns en kritik av den gemensamma studentintroduktionen, och den varierande praxis när det gäller studentmottagandet inom institutionerna. På en av institutionerna som har en egen studentmottagning innan den gemensamma och har fokus på den tidiga retentionen, börjar man att se ganska små förbättringar i retentionen och genomströmningen. Det kom fram under intervjuerna att alla nyantagna studenter bjuds in till en högskolegemensam välkomstdag, men att institutioner och programansvariga inte alltid respekterar tiden och schemalägger undervisning under denna dag. Det finns en viss kritik av upplägget av den högskolegemensamma introduktionen, och det är ett önskemål om att vidareutveckla samarbetet kring denna. Studentmottagande och introduktion är ett område som också studentrepresentanterna anser som mycket viktig (se ovan), och det finns goda möjligheter att dela med sig av erfarenheter och god praxis mellan institutioner och program. Ett internationellt exempel är Rotterdam University som har satsat mycket på breddad rekrytering i närområdet och har arbetat intensivt med denna dimension och skapat särskild mentorverksamhet för studenter från studieovana hem. En bra introduktion (som forskningen och internationella erfarenheten visar bör bestå av en social, akademisk och arbetslivsintroduktion) ger studenten bättre förutsättningar för att klara den första och viktigaste terminen ur ett retentionshänseende (Tinto). Erfarenheterna från forskningen visar att ett målmedvetet arbete kring rekrytering och retention ökar förutsättningarna för att studenter klarar det första året och därmed även klarar att slutföra en hel utbildning. Många av de intervjuade pekar på hur viktigt det är att studenterna kommer in i ett studiesocialt 10 sammanhang t.ex. basgrupper och genom grupparbete. Det finns olika europeiska och internationella organisationer som stödjer lärosätenas arbete med rekrytering och retention av studenter från studieovan bakgrund och arbetet med att förbättra studenternas studieupplevelse. 11 Det finns mycket inspiration att hämta inom dessa nätverk. Studentuppföljning, studentstödsverksamheter och studie- och karriärvägledning Intervjuerna visar att man på institutionerna gör ett ganska stort arbete kring individuell uppföljning och utveckling av en individuell studieplan för de studenter som av olika orsaker inte kan följa studieplanen. I det sammanhanget diskuterades om vad som är snällt när det gäller att göra individuella studieplaner för att klara utbildningen. I detta arbete har studievägledarna en central placering. Historisk sett har högskolan varit väldigt omhändertagande, sen har det släppt lite men tankesättet finns nog kvar. Institutionsrepresentanterna uppskattar de gemensamma studiestödsaktiviteterna, och hur de delvis kan byggas in i programmen. Institutioner arbetar mycket målmedvetet och aktivt med dessa frågor, och det finns en stor potential för utbyte av erfarenheter och god praxis. I programråd och ämnesråd jobbar man också med uppföljning och här spelar studenternas deltagande en stor roll. Ingen av de intervjuade nämnde någon uppföljning av andra studenter än svenska hel- och deltidsstuderande, och de särskilda behov t.ex. studenter med annat modersmål behöver. 10 I motsättning till den student sociale integration 11 EAN European Access Network http://www.ean-edu.org/ European First year Experience Network https://www.ntu.ac.uk/apps/events/9/home.aspx/event/151843/default/european_first_year_exper ience_network_(efye)_2014_conference Student Experience Network http://www.lfhe.ac.uk/en/programmes-events/index.cfm/leading-thestudent-experience-network-event _ 14

En av representanterna sammanfattade arbetet: vi har en förmåga att göra bra saker men vi dokumenterar det inte. Samtliga institutioner uttrycker att det är mycket manuellt arbete med insamling och sammanställning av nyckeltal. Den tiden vill man hellre lägga på tolkning av nyckeltal, uppföljning av och stöd till studenter och initiering av åtgärder, särskilt för studenter som visar sig ha svårigheter redan under första terminen (tidig retention). Den manuella insamlingen kan minimeras genom t.ex. en vidareutveckling av QlikView och studentuppföljningsrapporter. Ansvaret för att utveckla studentuppföljningsrapporter bör ligga på förvaltningen för att understödja möjligheten för att kunna jämföra, och man anser det är viktigt att nyckeltal går att bryta ned till programnivå för att kunna jämföra och få överblick. De gemensamma studentstödsverksamheter som uppmärksammades av merparten av de intervjuade var studie- och karriärvägledning, språk- & textcentrum, studenthälsan och biblioteket. Några av de intervjuade pekar också på att stödet inte alltid når fram till den grupp av studenter som behöver den mest. Relevanta studentstödsaktiviteter finns, men informationen och kommunikationen kring tillgängligheten är inte optimal. Flera institutioner arbetar med en mera löpande introduktion för att avhjälpa detta (se ovan). En anpassad kurs i studieteknik är mycket uppskattat. Man uppfattar att: Det är viktigt att känna sig sedd som student En institution har infört SI-mentorer 12, andra jobbar med andra typer av studentmentor/fadderverksamheter. En annan relativ ny aktivitet inom ett program som skapar möjligheter för studenten själv att följa sin utveckling är en portfolio, som speciellt sjuksköterskeprogrammet arbetar med. Erfarenheter kring detta kan med fördel spridas och delas inom högskolan. Det varierar mycket mellan institutionerna hur man prioriterat resurser till studievägledning och hur ansvarsfördelningen mellan kurs- eller programansvariga och studievägledare är när det gäller studentuppföljning. Studentcentrum ansvarar för den generella karriärvägledningen tillsammans med Tema karriär och i en vis mån coop koordinatorerna. Bland annat arrangeras en rad kurser som erbjuds till alla studenter och hjälp med CV-skrivning. Arbetet kring att stödja studenternas övergång till arbetsmarknaden är inte lika omfattande på alla institutionerna som när det gäller rekrytering och studentmottagande. Förekomsten av AIL, VFU och andra former av arbetslivsorienterade inslag varierar mellan institutionerna. En del program har sedan länge arbetat med AIL och VFU, och har tydliga rutiner för att samla in information kring dessa och sprida till nästa kull studenter, medan andra inte har etablerat tydliga rutiner och kunskapsinsamling kring denna form av verksamhet. Institutioner med spretiga studentgrupper anser att det är en stor utmaning att organisera t.ex. verksamhetsförlagd utbildning för stora studentgrupper. Alla institutioner upplevde dock att studenterna anser att praktik eller liknande har stor betydelse för deras utbildning. 12 SI mentor program som är utvecklat på Lunds universitet http://www.si-mentor.lth.se/ 15

Ska studentuppföljning och studiestöd vara en resursfråga? I intervjuerna tog några av institutionerna upp resursfrågan i samband med uppföljningen av studenterna och påtalade att det är en svår balansgång mellan undervisning, studentuppföljning och stöd. Förstaårsstudenterna kräver en stor insats. Avsaknad av bra uppföljningsverktyg medför mycket meromkostnader enligt an del av de intervjuade. Det kan vara svårt att prioritera mellan möten med studenter, och övriga arbetsuppgifter. Därför skulle det vara bättre både för studenterna och programmen att tidigt bemöta studenter som inte klarar sig som förväntat enligt studieplanen för att spara in på det stora arbete som görs senare i deras studier. En del program upplever att andelen studenter som flyter ökar. Det kom också fram under intervjuerna att möjligheter och resurserna för att göra ett bra uppföljningsarbete skiljer sig mellan och inom institutionerna. Frågan kring studentuppföljning och studievägledning är central för att lyckas med studentcentrerat lärande och utbildning. Institutionerna, högskolans ledning och förvaltningen anser alla att arbetet med uppföljning med fördel kunde utvecklas i ett samarbete och genom bättre verktyg i QlikView. Gemensamma verktyg bidrar till det kvalitetsfrämjande arbetet, och ökar tillgängligheten till nyckeltal och statistik för institutionerna, med resultatet att inte så stora insatser krävs lokalt. Resurserna kan i stället användas till studentstödsaktiviteter och studievägledning. Förvaltningen kan genom QlikView (och Ladok) utveckla strukturerade uppföljningar med regelbundna uppdateringar när det gäller t.ex. rekrytering, studieframgång, early alert /tidig retention, genomströmning och retention av studentkullar över tid. Ett externt exempel på ett sådant verktyg finns på Högskolan i Skövde som har ett system kallat TUSS. Lunds universitet och Luleå Tekniska Högskola arbetar med liknande system. Malmö Högskola har tagit fram sin version och rullar ut denna under hösten 2015. Högskolan Väst bör fundera kring att utveckla ett (differentierat) uppföljningssystem i QlikView för alla studenter inklusive internationella studenter, studenter med studieovan bakgrund, samt studenter som läser för livslångt lärande. Detta kan med fördel utvecklas i ett samarbete inom LADOK 3 eller i ett samarbete med andra svenska lärosäten med en liknande profil. Bättre kunskap om studenterna bidrar till ett bättre arbete kring retention eftersom man kan möta studenten på studentens premisser. Kursvärderingar, pedagogisk utveckling och kvalitetssäkring Kursvärderingar spelar en central roll när det gäller uppföljning, pedagogisk utveckling och kvalitetssäkring, och detta diskuterades med ledningen, studenterna och institutionerna. Många av de intervjuade, både studenter och representanter från institutionerna, uttrycker att det är en utmaning att få en bra svarsprocent på kursvärderingarna och därmed få en positiv kvalitetsutvecklingscykel. Det var uppfattningen att när kurserna kunde lägga till egna frågor blev svarsprocenten och användningen av resultaten bättre. En annan nära relaterad fråga som diskuterades vid intervjuerna var frågan om hur man återkopplar resultatet av kursvärderingarna till studenterna. Kan en tydligare återkoppling bidra till att studenterna fyller i kursvärderingarna? Många berättar om ett mycket aktivt engagemang från studenter i programråden, där dessa frågor förs ihop, andra om möten med representanter från studentkåren. Internationella erfarenheter visar att frågan kring kursvärderingar med framgång kan uppmärksammas kontinuerligt på alla nivåer. Högskolan och programmen behöver visa studenterna att och hur man använder kursrapporterna i det kvalitetsutvecklande arbetet. Erfarenhet från andra lärosäten visar att det är givande att låta en diskussion kring kursvärderingar spela en central roll i introduktionen. Man kan på så vis redan från starten visa 16

intentionerna och understryka vikten av kursvärderingen för utvecklingen av utbildningen och att det är en möjlighet för studenterna att få en aktiv roll i utvecklingen av kvaliteten i utbildningarna vid Högskolan Väst. Stödet till det pedagogiska utvecklingsarbetet i form av högskolepedagogiska kurser anser många inte har fungerat bra, men högskolan är nu på väg till en nystart och det finns förväntningar på att det ska bidra till utvecklingen av kurser och program. Det görs kursvärderingar, men på program ska det göras programutvärderingar. Hur kan man bäst dela god praxis inom Högskolan Väst kring uppföljning av studenter och alumner? Intervjuerna visar att det för tillfället inte finns en utvecklad systematisk uppsamling och utbyte av erfarenheter kring institutionernas goda exempel på metoder för studentuppföljning och studentstödsaktiviteter. Stödet skiljer sig mellan och inom institutionerna. Institutioner med yrkesprogram finner det enklare att etablera rutiner för uppföljning. I QlikView saknas det i nuläget bra verktyg för uppföljning av studenterna. En del institutioner uttrycker ett tydligt behov av att man i QlikView utvecklar gemensamma system för uppföljning (t.ex. i linje med de som är under utveckling på Malmö Högskola) och att det etableras möjligheter för att använda ett enkätverktyg t.ex. för studentbarometrar och alumnundersökningar. Gemensamma initiativ som gör det möjligt att följa studenter utan att behöva investera i stora personalresurser. En del ser stora fördelar i att kunna jämföra resultaten inom högskolan. QlikView används ännu inte som ett verktyg för att följa studenternas retention och genomströmning, och institutioner arbetar själv med studentuppföljningsrapporter. I nuläget finns det inga rutiner som kan göra det möjligt att till exempel introducera tidig retention (för att säkerställa tidig retention innan studenten har kommit allvarligt efter i studierna). Det fanns en stor önskan på institutionerna och bland studievägledarna för ett sådant verktyg. 13 Studentuppföljningsrapporter och nyckeltal fungerar bäst om man kan jämföra sina resultat med andra och om man kan följa utvecklingen över tid, det kan därför vara bra att diskutera hur man kan lära sig av andras institutionsrapporter och jämföra resultaten. Det är dock viktigt att börja med ett fåtal nyckeltal och rapporter och först försäkra sig om att det går att reagera/agera på resultatet. En del av de intervjuade uttrycker en önskan om att utveckla rapporter kring studenternas prestationer och göra det lättare att generera och sprida relevant information vidare till fler på program-/kursnivå, t.ex. att följa studentkullar. Vidareutvecklingen av QlikView kan med fördel involvera representanter från olika personalgrupper (prefekter, avdelningsledare, programansvariga och studievägledare) från alla institutioner. Utvecklingen bör ta hänsyn till både gemensamma och specifika uppföljningsbehov på program-, institutions-, och högskolenivå och möjliggöra uppföljning över tid. Många institutioner har utvecklat aktiviteter kring studentrekrytering, studentstöd, och övergången till arbetslivet (t.ex. gästföreläsare, studiebesök, externt examensarbete), men det saknas nätverk eller kanaler för att dela informationen och sprida god praxis till exempel när det 13 På seminariet den 26 maj 2015 gjordes en omröstning kring vilka aktiviteter deltagarna ansåg att vara de viktigaste: 1. Ändra introduktionen, 2. Utveckla ett tidigt retentions verktyg i QlikView, 3. Utveckla gemensamma arbetssätt och rutiner för studieadministration 17

gäller användning av studentmentorer, praxis för retentionsinitiativ, studie- och karriärplanering, arbetsmarknadsdagar etc.. Flera av de intervjuade uttrycker att det finns ett stort behov av att utveckla arbetet med alumner och ytterligare involvera dessa i vidareutvecklingen av programmen och som stöd för nuvarande studenter (mentorsprogram). En del saknade en bättre uppföljning av AIL profilen och saknar reflektioner över hur den potentiellt kan användas för att samla in strukturerad och långsiktig information som kan användas som information till studenterna redan när de påbörjar sina studier och till att kvalitetsutveckla programmen. Coop profilen är viktig, men även här saknas en systematisk spridning av erfarenheter, och det saknas information som bygger på kvalitetssäkrad information om alumnernas arbetsmarknad. Informationen kan också användas till marknadsföring för att attrahera nya studenter. Arbetsfördelningen kring karriärvägledningen är inte tydlig, många studenter går också till programansvariga. Genom att dela med sig av goda exempel och arbetsformer kan alla på högskolan bidra till att stärka Högskolan Västs profil både utåt och inåt, och därmed också det kvalitetsutvecklande och strategiska arbetet. Utbyte av god praxis bör få en central roll i alla sammanhang som är högskoleövergripande. Representanter från alla institutioner uttrycker önskan om att ha fora att dela god praxis inom, och inom specifika program finns det bra erfarenheter kring att följa studenten genom hela utbildningsresan. Många vill också gärna förbättra samarbetet kring studenterna mellan förvaltningen och institutionerna. 18

Intervju med representanter från förvaltningen Intervjuerna med representanterna från förvaltningen bestod av de personer och de enheter som har ansvar för och jobbar med uppföljning av studenter och alumner på olika sätt: förvaltningens ledning, studentcentrum, PEJL, biblioteket, IT-avdelningen, kommunikationsavdelningen och studentstöd i form av representanter från studenthälsan, funktionsnedsättning, språk & text. Förvaltningen är mitt i en kartläggningsprocess av flödet inom stödprocesserna och fokuserar på planering och utbildningsutbud. En process som ska bidra till en ökad integrering av förvaltningen i högskolans utveckling. Många kopplar arbetet med att följa och stödja studenterna med det nya kvalitetssäkringssystem som är under utveckling och även med utvecklingen av högskolepedagogiken. En översikt över existerande aktiviteter inom förvaltningen finns i bilaga 3. Nyckeltal, Ladok, QlikView och enkäter Det finns ett pågående arbete med att se på nyckeltal, avhopp och genomströmning, och till detta har man använt Ladok och QlikView. Arbetet har främst syftat på att ta fram underlag till ledningen, och har därför inte haft som fokus att säkra att nyckeltalen kan brytas ner till institutions- och programnivå. Det finns inga regelbundna studentuppföljningsrapporter till alla program, dessa kan göras ad hoc. QlikView är inte initialt designat för studentuppföljning, men för ekonomisk uppföljning. Användningen av QlikView försvåras också av att inte många har formell tillgång till QlikView. Flertalet av de intervjuade uppfattade att de inte hade tillräcklig information om vilka studenterna är, hur de klarar sig och vart de tar vägen för att vidareutveckla de stöd de ger studenterna. Det finns en samsyn inom förvaltningen kring behovet för att ta fram kvalitetssäkrade nyckeltal kring studenterna, deras retention och genomströmning. Representanterna från förvaltningen ser ett stort behov för en gemensam diskussion mellan representanter från institutionerna, programmen och förvaltningen kring vilka nyckeltal som kan stödja institutionernas arbete med programutveckling, studentuppföljning och stöd till studenterna. Gärna i ett mycket lättillgängligt-, lättförståeligt- och kontinuerligt format. Vissa institutioner arbetar redan mycket med att ta fram siffror. Nyckeltal kring studenterna och deras livscykel används för närvarande inte i dialogerna med institutionerna. Det finns i dagsläget ingen information om hur prestationsgrader kan omsättas till ekonomiska siffror när det t.ex. gäller förhållande mellan retention, genomströmning och finansieringen av studentstödet. Rekryteringen har varit i fokus eftersom finansieringen främst kommer i samband med denna. Det fanns diskussioner kring behovet av att samla in information genom enkäter, ett exempel var en välkomstenkät som både samlar in information om rekryteringen, om studenternas bakgrund och deras förväntningar. Studentrekryteringen Ansvaret för studentrekryteringen ligger på kommunikationsavdelningen, och här möter man inte studenterna efteråt, och får därför inte en inblick i vilka som blir antagna och har lite kunskap om vart studenterna tar vägen. Rekryteringen sker främst via mässor, personliga möten med studievägledare och det finns möjlighet att skugga en student. Studentskuggningar har varit mycket populära i år (2015). Rekryteringen har ett stort regionalt 19

fokus och marknadsföringen har primärt varit riktad mot yngre studenter. Utbildning West är högskolans egen utbildningsmässa med ca 2000 besökande gymnasieelever. Här utöver finns det 35 studentambassadörer som får en kort utbildning, dessa kan befinna sig var som helst i utbildningen. Studentambassadörerna åker ut till gymnasieskolorna. Studentrekryteringen anser man sker i en bra samverkan med studentkåren. Rekryteringsinsatserna har främst fokus på gymnasieelever, men det finns vissa långsiktiga aktiviteter som t.ex. Teknik8an (8:orna kommer på besök på högskolan för att ta del i en tekniktävling och Forskarfredag där högskolan bussar in elever. Med syfte att bredda rekryteringen försöker högskolan nå ut till skolor genom att betala för bussresor för att så många som möjligt kan komma bland annat från Skara, Lidköping, Kungälv, Stenungssund, Strömstad och Åmål. Studievägledarna spelar också en stor roll kring studievalet för de många presumtiva studenter som kontaktar högskolan. Uppföljning av retentionen och genomströmningen görs inte regelbundet, men en del program och några av institutionerna arbetar själva med att ta fram siffor och nyckeltal. Inför antagningen finns det en sommarbesöksdag, och till denna dag finns det möjlighet att ta med sina föräldrar. Under besöksdagen försöker biblioteket att ha öppet, vilket har varit mycket uppskattat av studenterna och deras familjer. Det var en generell uppfattning att det finns ett behov av att jobba med glappet mellan gymnasiet och högskolan, och ett gott praxis exempel som nämndes är basåret i teknik och matematikkursen som finns innan studiestart. Erfarenheter som med fördel kan överföras till andra områden. Studentintroduktionen Under intervjuerna kom det fram att introduktionen har varit en punkt som har diskuteras mycket mellan förvaltningen och institutionerna, och att den är ett område som man tycker är bra att vidareutveckla tillsammans. Studentintroduktionen är i dagsläget en halvdag som Studentcentrum ansvarar för och uppfattningen är den måste vara schemalagd annars kommer studenterna inte. Man anser att introduktionen i dag är mycket hårdpackad av presentationer från avdelningar i förvaltningen. Introduktionen innehåller också information från IT-avdelningen kring konto, schema, DisCo, studentkort, studentportalen och annat IT relaterad information relevant för att komma i gång med studierna. I samband med introduktionen finns en studentfest med konsert. Sent antagna studenter inom vissa program får en egen introduktion, och studenter på fristående kurser får i bästa fall ta del av en egen introduktion. Internationella studenter har sin egen arrival day med information om vad det innebär att vara en student i Sverige. De nya studenterna får också information från turistbyrån, polisen, IT-avdelningen, institutionerna, tillsammans med information t.ex. om försäkringar osv. En institution har valt att ha en egen introduktion innan den gemensamma, vilket det fanns olika uppfattningar om inom förvaltningen. Studentkåren har många aktiviteter under de första två veckorna, en del av dessa är alkoholfria aktiviteter. Det fanns många tankar kring hur viktigt det är att skapa studiesociala sammanhang och fånga upp studenter som känner sig ensamma. Den gruppen försvinner ofta utan att höra av sig. En del institutioner gör en övning under introduktionen som visar hur studentsammansättningen ser ut. Studenter med funktionsnedsättning måste själva kontakta högskolan i mån av behov för stöd. Biblioteket och det stöd som finns här introduceras under välkomstdagen både till svenska och internationella studenter. Biblioteket kan träffa studenter även innan de blir studenter på högskolan. Man har undervisning i användning av biblioteket till studenterna och är inne på ca 80 % av programmen och berättar om att leta efter information. Studenterna kan boka en 20

bibliotekarie om de behöver hjälp och biblioteket kan även ge IT-hjälp. Biblioteket hjälper även studenter med behov av särskilt stöd och har en chat-funktion samt påbörjat ett arbete kring digitalisering. Biblioteket jobbar med en 3-stegsmodell: 1. Första terminen, 2. B-uppsatsen, 3. Inför examensarbetet. Biblioteket har blivit en samlingspunkt både för svenska och internationella studenter, och det finns stort stöd från de intervjuade för att utveckla ett studenttorg på biblioteket med servicedesk och studentcentrum. Studentstödsaktiviteter Det rapporterades att det finns ett stort behov av IT relaterad stöd inte minst ganska elementärt stöd till användning av Word, och det finns inte tillräckliga resurser till att hjälpa alla studenter. På biblioteket finns Språk & textcentrum, Mattejouren, och IT-hjälparna som är studenter. Många representanter upplever att studenterna har ändrat sig sedan högskolan startade och studenter med en studieovan bakgrund idag behöver mera hjälp. Detta är särskilt tydligt på språk- & textcentrum, där antalet studenter som kontaktar studentstödet växer och typen av stöd blir mer tidskrävande 14. En pekar på att det också är viktigt att inte utveckla en kultur med t.ex. förkortningar som kan vara mycket exkluderande för studenter. IT jobbar mycket med guider, filmer och foldrar om hur saker fungerar. Det kommer mycket frågor om olika datorprogram som behövs i studierna. Härutöver finns det en rad studiefrämjande aktiviteter, studenthälsan och studentombud och resurscentrum. Arbetet som görs anses som en mycket viktig del av studentstödet. Studie- och karriärvägledning Studie- och karriärväglederna har både ett högskoleövergripande- och ett institutionsansvar som gör gruppen välplacerad till att fånga upp studenterna, men man har i nuläget inga verktyg till en tidig uppföljning och retentionsinsats. En del arbete handlar om vägledning till presumtiva studenter, men mycket av arbetet handlar i dagsläget om att hjälpa studenter som inte har klarat sina tentamen och behöver en individuell studieplan, vilket gör det svårt att ha resurser till det tidiga retentionsarbetet Högskolan har en Årets studentstadsgrupp som arbetar med vad som kan förbättras för studenternas hälsa. Högskolan Väst har garanterat studentboende. Studenterna är representerade i programråd. Det finns ingen gemensam fadderverksamhet, men vissa program har studentmentorer eller lärarmentorer. Högskolans lokaler anser man stödjer en bra studentmiljö och man upplever att studenterna jobbar bra i grupp, även om det är en individuell uppgift sitter studenterna tillsammans. Övergången till arbetslivet och alumnarbetet Kommunikationsavdelningen anser att arbetsmarknadsdagen InWest inte har ett stort studentintresse, och detta kan bero på att det är svårt att komma in på lektioner för att marknadsföra den. Tema karriär har många aktiviteter 15 som stödjer övergången till arbetslivet t.ex. företagsföreläsningar, temadagar, hjälp till utveckling av CV och granskningar av dessa. Tema karriär har hamnat lite utanför de studentstödjande aktiviteterna genom flytten till kommunikationsavdelningen, och det finns inte ett tydlig delat ansvar för att stödja övergången 14 Besökande statistiken visar att man vårterminen 2012 hade 117 besök och vårterminen 2014 201 på språkoch textcentrum. Nästan en förduppling av antalet besök. 15 1100 studenter deltar i Tema karriär aktiviteter under ett år exklusiva arbetsmarknadsmässorna. 21

till arbetslivet mellan studie- och karriärvägledning och tema karriär. Till denna grupp av aktiviteter hör också coop koordinatorerna, som har mycket specifika arbetsuppgifter kring coop programmen. Koordinatorerna ser ett behov av att ge mera stöd till studenter från studieovana hem, därför att resan är lite längre för denna grupp. Drivhuset är en annan aktivitet som hjälpar unga till entreprenörskap. Det finns många bra initiativ, men det saknas ett helhetsgrepp och att erfarenheter och kunskap om övergången till arbetslivet förs tillbaka till verksamheten till fördel för studentretentionen och genomströmningen. Det är inte heller tydligt hur AIL profilen följs upp. Representanterna från förvaltningen upplever ett svagt engagemang kring alumner och man anser att det är en bit som saknas i arbetet med att följa studenternas utbildningsresa, t.ex. när det var alumn år hände det inte mycket. Det finns en databas som heter Lime, var man registrerar alumner, men det finns inget uppdrag eller budget för att bygga ut kontakten till alumner. Detta register var inte känt av alla, och det var inte klart om alla alumner blev registrerade här. Många uppfattar att alumnarbetet enbart hade blivit en teknikfråga, och inte en fråga om hur man kan använda alumner som en resurs för nuvarande studenter. Det saknas både systematik och personal för alumnarbetet. Behov av nya fora för att utväxla erfarenheter och god praxis Det fanns samsyn inom förvaltningen kring behovet av att ha fora eller arenor där man diskuterar hur studenten bäst kan följas och stödjas. Detta handlar både om fora inom förvaltningen, men också mellan förvaltningen och institutionerna/programmen. En ändring från att ha strukturer för informationsutväxling till strukturer för kommunikation och till att dela kunskap och god praxis. Ett förslag var att skapa ett forum för programansvariga och relevanta representanter för förvaltningen för att utveckla samarbetet mellan institutioner/program och förvaltningen. Förvaltningen upplevde: att förvaltningen och institutionerna/programmen behöver se sig som en gemensam enhet när det handlar om att ge studenterna den bäst möjliga upplevelsen under sin tid på högskolan och att Högskolan Väst på central nivå har för lite information om studenterna, vart de kommer från eller vart de tar vägen. HV skulle kunna göra ett bättre jobb om man kan använda statistik och data för att veta mer om studenter som grupp. Det ser rätt olika ut på de olika institutionerna och på de olika programmen. Ett samlat grepp om vart de kommer ifrån och vart de tar vägen vore bra. 22

Observationer och rekommendationer Detta är en kartläggning av vilka aktiviteter som Högskolan Väst har på högskole- och institutionsnivå och inom förvaltningen för att följa och stödja studenterna som studerar vid högskolan. Intentionen med kartläggningen har varit att samla in information om existerande praxis för att kunna visa den i ett jämförande syfte och för att främja utbytet av redan existerande praxis inom högskolan (se bilaga 3 som visar existerande praxis på förvaltningen och institutionsnivå). Rekommendationerna i denna rapport ska ses som ett bidrag till diskussionen om hur man kan organisera aktiviteterna så de bäst stödjer studentens utbildningsresa och bygger i hög utsträckning på den existerande goda praxisen inom Högskolan Väst. De är också baserade på resultat av forskning kring the student experience och god praxis på europeiska högre lärosäten kring tracking som samlats in genom EUA Trackit-rapporten. Rekommendationerna har dels inriktning på hur ett bättre samarbete inom högskolan kring studentuppföljning och studentstöd kan säkerställa att alla studenter blir följda under hela sin studiecykel, och dels på hur bättre kunskap kring vilka studenterna är, hur de klarar sig och vart de tar vägen, kan bidra till vidareutvecklingen av högskolans profil och kvaliteten i utbildningarna. Högskolan Väst är med sina 25 år ett ungt lärosäte som har haft stort fokus på att växa, på att utveckla utbildningsutbudet och på att konsolidera sin position i regionen. Högskolan befinner sig nu i en fas där man behöver satsa både på kvalitet och kvantitet. Det blir allt viktigare att säkerställa att högskolans studenter ges de bästa förutsättningarna för att klara sina studier och hitta sin plats i arbetslivet. Den framtida rekryteringen till ett engagerat lärosäte med fokus på breddad rekrytering, arbetsintegrerat lärande och en tydlig regional roll bygger på att hela högskolan samarbetar för att säkra att varje student får de bästa möjliga förutsättningar för att lyckas både under och efter studietiden. Att följa och stödja studenten både före, under och efter studierna kan ge både koppling och återkoppling till studenter och lärare och främja den kontinuerliga strategiska och pedagogiska kvalitetsutveckling. Nöjda studenters rekommendationer är den bästa bas för all rekrytering, särskild i den nya världen med sociala medier. Högskolan Väst har en mycket tydlig profil i regionen och kring arbetsintegrerat lärande (AIL). Det är en högskola med ett mycket stort engagemang i sina studenter och deras studentupplevelse, men intervjuerna visar att det trots det stora engagemanget finns stora skillnader inom högskolan beroende på studenten och studievalet. Högskolan Väst har med andra ord en tydlig etos, men som McCroskey (2001) ser det är etos en dynamisk process som är eller bör vara i konstant förändring, precis som arbetet med att utbilda studenter ska vara dynamisk. McCroskey talar om tre typer av etos: initial, derived och terminal etos tre faser som kan liknas med före, under och efter studierna. Tre faser som speglar det berättande som Schulman (2007) menar som ska vara under konstant utveckling och basera sig på kunskap om studenterna och deras (ut)bildningsresa. Take control of the narrative by taking advantage of the deep connections between counting and recounting to define the characters, the plots, the foreground, and the background of the new accountability systems. 23

Take advantage of the momentum (and resources) unleashed by the new policies and exploit them to initiate the long-overdue progress in assessment needed to improve the quality of learning in higher education. Recount what is of most interest to our key stakeholders, but not be limited to those alone. Display the evidence of teaching and learning (and their embarrassments) through the multiple legitimate narratives we create about our work and our students' fates. Be transparent when rendering the accounts to our stakeholders. The most important of these stakeholders are our students, who need to feel a sense of participation and responsibility in this relationship. Counting and recounting can only be pursued together. Counting without narrative is meaningless. Narrative without counting is suspicious. We now have an opportunity to employ the many indicators of learning that we can count for the most important stories we have to tell. Shulman, L., Change, January/February 2007. Vol 39, No. 1 http://www.carnegiefoundation.org/change/sub.asp?key=98&subkey=2169 Etos eller berättandet får aldrig bli statisk och därför måste det vara en konstant utvecklingsprocess att följa och stödja varje studentkull. Arbetet kommer därmed alltid att vara work in progress och rekommendationerna till att utveckla aktiviteter för att stödja och följa studenterna är relaterade till situationen som den var i februari/mars 2015. I denna period var etos för flertalet av de intervjuade att: studenten ska känna sig sedd. Nuvarande praxis Rekryteringsarbetet leds huvudsakligen i dagsläget på central nivå, men en institution arbetar också mycket aktivt med egen långsiktig rekrytering. Institutionerna ser gärna att de dras in i diskussionerna kring rekryteringen. En del av de intervjuade upplever att nya studenter inte vet vad de går in till när de påbörjar sin utbildning, vilket är en indikation att informationen eller initial etos inte har varit tillräcklig tydlig för dessa. Andra kommenterar att bilderna i informationsmaterialet inte avspeglar de studenter som går på högskolan. Rekryteringen fokuserar på gymnasierekryteringen och det finns få långsiktiga rekryteringsinitiativ. Det finns en kritik av den nuvarande högskolegemensamma studentintroduktionen, som många menar inte fungerar efter som tänkt och av den varierande praxis när det gäller studentmottagandet inom institutionerna. En del uppfattar att institutioner och programansvariga inte alltid respekterar tiden och schemalägger undervisning under denna dag. På en av institutionerna som har en egen studentmottagning innan den gemensamma och har fokus på den tidiga integration, börjar man att se små förbättringar i retentionen. Studentmottagande och introduktion är ett område som också studentrepresentanterna anser som mycket viktig (se ovan), och det finns goda möjligheter att dela med sig av erfarenheter och god praxis mellan institutioner och program. Det finns konsensus kring att gemensamt vidareutveckla introduktionen och bemötandet under den viktiga första terminen. Under intervjuerna diskuterades också vad som är snällt när det gäller studentstöd och uppföljning? Många uppfattar att det kanske inte var snällt att trixa studenten igenom 24

utbildningen eller göra det till en praxis att utveckla individuella studieplaner. Det skulle vara bättre för flertalet studenter och högskolan om man redan tidigt när de första tecken på problem uppstår kan ha en dialog kring varför man inte följer studieplanen och vilka stöd som kan erbjudas. I detta arbete har studievägledarna och/eller programansvariga en central roll. En del program upplever att andelen studenter som flyter ökar. Det kom också fram under intervjun att möjligheter eller resurserna för att göra ett bra uppföljningsarbete skiljer sig mellan och inom institutionerna. Samtliga institutioner uttrycker att det är mycket manuellt arbete vid insamling och sammanställning av information om progression. Den tiden vill man hellre lägga på tolkning av informationen, uppföljning av och stöd till studenter och initiering av åtgärder, särskilt för studenter som visar sig ha svårigheter redan under första terminen (tidig retention). Den manuella insamlingen kan minimeras genom t.ex. en vidareutveckling av QlikView och studentuppföljningsrapporter. Ansvaret för att utveckla studentuppföljningsrapporter bör ligga på förvaltningen, och det är viktigt att nyckeltal går att bryta ner till programnivå för att kunna jämföra och få överblick. Utvecklingsarbetet sker bäst i ett nära samarbete mellan program, institutioner och ansvariga i förvaltningen. Tidiga studentstödsaktiviteter finns t.ex; på en institution som har introducerat SIstudentmentorer 16, andra jobbar med andra typer av studentmentor/fadderverksamheter. En annan relativ ny aktivitet inom ett program som skapar möjligheter för studenten själva att följa sin utveckling är en studentportfolio. Erfarenheter som med fördel kan spridas och delas inom högskolan. Det finns store möjligheter vid användning av en studentportfolio, dels för att studenten kan följa sin egen utbildningsresa och använde den vidare uti arbetslivet, dels för att den ger möjlighet för läraren och programmet att utveckla sitt pedagogiska arbete. Intervjuerna visar att det för tillfället inte finns en utvecklad systematisk uppsamling och utbyte av erfarenheter kring institutionernas goda exempel på metoder för studentuppföljning och studentstödsaktiviteter. När det gäller insamling av nyckeltal kring retention och genomströmning finns olika praxis, men alla institutioner gör det i någon form. Stödet skiljer sig mellan och inom institutionerna. Institutioner med yrkesprogram finner det enklare att etablera rutiner för uppföljning. QlikView är inte initialt designat för studentuppföljning, men för ekonomisk uppföljning och QlikView saknar i nuläget bra verktyg för uppföljning av studenterna. Användningen av QlikView försvåras också av att inte många har formell tillgång till QlikView. Det finns samsyn inom förvaltningen kring behovet för att ta fram kvalitetssäkrade nyckeltal kring studenterna, deras retention och genomströmning. En del institutioner ser fördelar med att man i QlikView utvecklar gemensamma system för uppföljning och att det etableras möjligheter för tillgång till enkätverktyg. Verktyg som t.ex. studentbarometrar och alumnundersökningar, som gör det möjligt att följa studenterna under och efter deras utbildningsresa. Vissa ser stora fördelar i att kunna jämföra resultaten inom högskolan. Avsaknad av bra uppföljningsverktyg medför mycket meromkostnader enligt en del av de intervjuade. Det kan vara svårt att prioritera mellan möten med studenter och övriga arbetsuppgifter. Därför skulle det vara bättre både för studenterna och programmen att tidigt bemöta studenter som inte klarar sig som förväntat enligt studieplanen för att spara in på det stora arbete som görs senare i deras studier. 16 SI mentor program som är utvecklat på Lunds universitet och är ett internationellt student till studentstöds initiativ som utvecklar lärandethttp://www.si-mentor.lth.se/ 25

Många institutioner har utvecklat aktiviteter kring studentrekrytering, studentstöd, och övergången till arbetslivet (t.ex. gästföreläsare, studiebesök, externt examensarbete), men det saknas nätverk, fora eller kanaler för att dela informationen och sprida god praxis till exempel när det gäller användning av t.ex. studentmentorer, praxis för retentionsinitiativ, studie- och karriärplanering, arbetsmarknadsdagar etc.. En av representanterna sammanfattade arbetet: vi har en förmåga att göra bra saker men vi dokumenterar det inte. Intervjun visar att kursvärderingarna inte fungerar som det är tänkt, och inte ger programmen den information som man behöver för det kvalitets- och pedagogiskutvecklande arbetet. Högskolan och programmen kan behöva visa studenterna i ett tidigt skede hur man använder dessa i det kvalitetsutvecklande arbetet. Erfarenhet från andra lärosäten visar att det är givande att låta en diskussion kring kursvärderingar spela en central roll i introduktionen. Man kan på så vis redan från starten visa intentionerna och understryka vikten av kursvärderingen för utvecklingen av utbildningen och att det är en möjlighet för studenterna att få en aktiv roll i utvecklingen av kvaliteten i utbildningarna vid Högskolan Väst. Förekomsten av AIL, VFU och andra former av arbetslivsorienterade inslag varierar mellan institutionerna. En del program har sedan länge arbetat med AIL och VFU, och har tydliga rutiner för att samla in information kring dessa och sprida till nästa kull studenter, medan andra inte har etablerat tydliga rutiner och kunskapsinsamling kring denna form av verksamhet. Institutioner med spretiga studentgrupper anser att det är en stor utmaning att organisera t.ex. verksamhetsförlagd utbildning för stora studentgrupper. Alla institutioner upplevde dock att studenterna anser att praktik eller liknande har mycket stor betydelse för deras utbildning. Flera av de intervjuade uttrycker att det finns ett stort behov av att utveckla arbetet med alumner och ytterligare involvera dessa i vidareutvecklingen av programmen och som stöd för nuvarande studenter (mentorsprogram). Ett exempel på en positiv kvalitetsloop är när man analyserar var man befinner sig och vart man är på väg och säkrar att det stämmer överens med den profil som visas upp via innehållet och kvaliteten i det man erbjuder. En del saknade en bättre uppföljning av AIL profilen och saknar reflektioner över hur informationen potentiellt kan användas för att ge en strukturerad och långsiktig information till studenterna redan när de påbörjar sina studier och till att kvalitetsutveckla programmen. Coop profilen anses vara mycket viktig, men även här saknas en systematisk spridning av erfarenheter, och det saknas information som bygger på kvalitetssäkrad information om alumnernas arbetsmarknad. Informationen kan också användas till marknadsföring för att attrahera nya studenter. Arbetsfördelningen kring karriärvägledningen är inte tydlig, studenterna går också till programansvariga. Många kopplar arbetet med att följa och stödja studenterna med det nya kvalitetsutvecklingsarbete som är under utveckling och även med utvecklingen av högskolepedagogiken. Flertalet av de intervjuade uppfattade att de inte hade tillräcklig information om vilka studenterna är, hur de klarar sig och vart de tar vägen för att vidareutveckla det stöd som studenterna behöver. Många representanter upplever att studenterna har ändrat sig sedan högskolan startade och studenter med en studieovan bakgrund idag behöver mera hjälp. 26

Representanterna från förvaltningen ser ett stort behov för en gemensam diskussion mellan representanter från institutionerna, programmen och förvaltningen kring vilka nyckeltal som kan stödja institutionernas arbete med programutveckling, studentuppföljning och stöd till studenterna. Gärna i ett mycket lättillgängligt, lättförståeligt format och kontinuerligt. Vissa institutioner arbetar redan mycket med att ta fram siffror. Det fanns samsyn inom förvaltningens representanter kring behovet av att ha fora där man diskuterar hur studenten bäst kan stödjas. Detta handlar både om fora inom förvaltningen, men också mellan förvaltningen och institutionerna/programmen. En ändring från att ha strukturer från information till strukturer för kommunikation och till att dela kunskap och god praxis. Ett förslag var att skapa ett forum för programansvarige och relevanta representanter för förvaltningen. Förvaltningen och institutionerna/programmen behöver se sig som en gemensam enhet när det handlar om att ge studenterna den bästa möjliga upplevelsen under sin tid på högskolan. Hur kan nästa steg se ut? Hur kan Högskolan Väst ta steget till att dela med sig av goda exempel och arbetsformer som kan bidra till att styrka högskolans profil både utåt och inåt, och därmed också det kvalitetsutvecklande och strategiska arbetet. Figur 1 Använda kunskap om studenterna i det pedagogisk och kvalitativa utvecklingsarbete Akademiska/ pedagogiska arbetet Kvalitetsutvecklings arbetet Insamling av kunskap om studenterna Intervjun visade att man i olik omfattning inom institutionerna och förvaltningen jobbar med kopplingen mellan studentgruppens sammansättning, utbildningarnas utformning och pedagogik, retention, genomströmning, antal uttagna examina, kvaliteten i utbildningarna, och resurstilldelning. Direktkopplingen mellan antal registrerade studenter och antal kandidat- eller yrkesexamen per program har varit väsentlig i finansieringen av högre studier sedan ett par årtionden tillbaka i andra länder i Europa t.ex. England, Irland och Danmark, och man kan förmoda att den kommer att spela en allt större roll även i Sverige. I t.ex. England, Frankrike, Holland och Irland har den tydliga kopplingen mellan breddad rekrytering och resurstilldelning 27

ökat behovet av rutiner kring uppföljning av studenter med fokus på retention och genomströmning. Sternberg (2013) pekar på retentionen som en av de stora utmaningar lärosäten står inför idag: When students dropout, it is bad for them because they lose huge future career and income potential; bad for the institution they leave because of lost reputation, revenue, and opportunity to make a difference in students lives; bad for society because of the need for an educated work force that is able to compete in the global marketplace. 17 Intervjuerna visade på ett varierande engagemang vid lärosätet när det gäller att följa och stödja studenterna. Alla intervjuade var i allmänhet mycket positiva till möjligheterna för att vidareutveckla rutinerna och öka resurserna i ett samarbete mellan institutionerna och förvaltningen. Skillnaderna i uppföljningen av och stödet till studenter mellan olika institutioner och program kan förklaras med de skillnader som finns mellan yrkesprogram och generella program (se bilaga 3). Skillnaderna föranleder frågan om det främjar en högskola under utveckling att ha en ojämn praxis mellan och inom institutionerna? Är en ojämn praxis mellan program och institution acceptabel när det gäller uppföljning och studentstöd, eller kan man på basis av kartläggningen definiera en gemensam minimipraxis för hur alla Högskolan Västs studenter följs och följs upp? Grundtanken bakom ett förslag till en minimipraxis är att det är en ribba eller ett golv som alla står på, men att institutionerna/programmen har möjlighet att göra mer om de så önskar. Internationella prestigeuniversitet som t.ex. Stanford University har, liksom t.ex. Lunds universitet, valt att introducera en gemensam minimipraxis med stöd från sin förvaltning. Varje fakultet har samtidigt utvecklat målinriktade aktiviteter som är anpassade till den egna verksamheten. Andra europeiska universitet (med en mission som påminner om Högskolan Västs) är Rotterdam University, Dublin City University och Malmö Högskola, där man också satsar mycket riktade resurser på studievägledning, studiestöd, övergången till arbetslivet och kopplar ihop detta med en aktiv insamling av data kring retention och genomströmning. Förslag till en minimipraxis Rekommendationen mot bakgrund av kartläggningen är att Högskolan Väst med fördel skulle kunna utveckla en gemensam minimipraxis som bygger på ett samarbete med tydlig arbetsoch ansvarsdelning mellan förvaltningen och institutionerna i likhet med det som sker t.ex. kring studievägledning, biblioteket, studentstödsverksamheter som studenthälsan, språk & text centrum, studieteknikkurser, Tema karriär och karriärvägledning. Förslaget är att se de existerande aktiviteterna i ett samlat perspektiv i förhållandet till hela studentens studiecykel, och rekommendationen är att Högskolan Väst integrerar kunskap om studenterna och aktiviteter bättre i utvecklingen av utbildningarna och undervisningen och ser över hur dessa kommuniceras till studenterna (dynamisk etos). Högskolans studenter ska uppleva att högskolan bryr sig om vem de är och hur de klarar sig, men behöver inte betyda att antalet personliga samtal ökas. Erfarenhetsutbyte kring denna typ av aktiviteter bör utvecklas och de kreativa lösningar som har introducerats på olika håll bör spridas mer systematiskt inom och mellan institutioner och förvaltningen. Utvecklingen av målinriktade studentuppföljnings rapporter i QLIKVIEW är ett bra exempel som kan bidra till både gemensamma och anpassade lösningar, ett arbete som bör bygga på ett nära samarbete inom olika delar av högskolan. 17 Robert J. Sternberg : Research to improve retention in Inside higher ed 2013/02/07 28

Figur 2 Förslag till minimipraxis Institutions aktivitet Gemensam aktivitet Förslag till ny aktivitet Högskolan Väst Institutionernas ansvar Studie vägled ning Tidig reten tion Spärrar/ uppföljn ing Uppfölj ning avhopp VFU/ AIL Kurs värde ring Program uppfölj ning Program utvärde ring Tidig rekry tering Program intro Väl komst brev Intro duk tions kurs SI/ student mentor Port folio COOP Gäst föreläsa re/ail kurs Externt examens arbete Examens högtid Alumn arbete Före Under Efter HV Rekry tering HV intro Väl komst enkät Studie vägled ning Uppfölj ning Nyckel tal Karriär väg ledning InWest Arbets mark nadsdag Ad hoc tema karriär Alumn uppfölj ning Studenttorg: studiefrämjande- och stödjande aktiviteter Förvaltningens ansvar Ladok QlikView Studentportalen DisCo 12 Mot bakgrund av kartläggningen föreslås att: Högskolan Väst utvecklar fora (med representanter från institutionerna, ledningen, och förvaltningen) för att diskutera hur en högskolegemensam policy (praxis) och verktyg för att följa studenterna ska se ut. En gemensam policy ska säkra att alla studenter vid Högskolan Väst får en miniminivå av uppföljning och studentstöd oavsett var och vad de studerar. Man bör också diskutera introduktionen och utvecklingen av potentiella teknologiska stödverktyg. Ett första steg kan vara att utveckla eventuellt temporära högskoleövergripande fora för utbyte av god praxis. Representanter från alla institutioner uttrycker en önskan om att ha fora att dela god praxis inom högskolan och inom specifika program kring att följa studentens hela utbildningsresa. Många vill också gärna förbättra samarbetet kring studenterna mellan förvaltningen och institutionerna. 29

Figur 3 Förslag till prioritering av de första stegen Långsiktig FÖRE rekrytering Introduk tionen Mera kunskap om studenter na Student UNDER torg Stöd vid övergång till arbetslivet * EFTER MERA KUNSKAP OM STUDENTERNA: NYCKELTAL, UPPFÖLJNING OCH KURSVÄRDERING/ENKÄTER/FOKUSGRUPPER/PROGRAMRÅD * AIL, COOP, VFU, gästföreläsningar, externa mentorer, arbetsmarknadsdagar, ad hoc tema dagar, karriärvägledning, externt examensarbete, systematisk alumnuppföljning, alumni arbete Det är inte realistisk att initiera ett arbete som prioriterar alla delar samtidigt, och ett förslag är att ta utgångspunkt i att få bättre kunskap om studenter och kandidater och låta denna användas till rekrytering, introduktion, organisering och tillgänglighet av stöd (studenttorg) och information inför övergången till arbetslivet. Genom att inhämta information kring hur studenterna ser på sina studier vid Högskolan Väst och använda denna information för en ständig förbättring av innehåll och kvalitet i kurser, program och stödfunktioner bidrar man till utvecklingen av ett dynamiskt etos. Högskolan bör också diskutera om alla uppföljningsaktiviteter ska vara kontinuerliga, eller är vissa bara nödvändiga under en begränsad period, eller ska de vara periodiserade? Det är viktigt att man från början inte enbart utvecklar det systematiska inhämtandet av kunskap om studenter och alumner via t.ex. QlikView (tidig) retention, genomströmning och uttagning av examen och nya enkäter, utan även bygger in hur informationen kan användas till vägledning, studentstöd och information till presumtiva studenter. Ett förslag är att man börjar processen med alumnerna då det finns mycket lite strukturerad data inom högskolan kring vart alumner har tagit vägen. När det gäller AIL profilen, är det viktigt att följa upp denna t.ex. genom enkätundersökningar, och i det sammanhanget kan det vara en ingång till utvecklingen av alumnarbetet. Denna information är användbar på flera sätt: information/marknadsföring till presumtiva studenter, under introduktionsdagarna som en del av den akademiska, sociala och arbetslivsintroduktionen, till studie- och karriärvägledning och för att närmre knyta alumnerna 30

till Högskolan Väst. Eventuellt kan man fundera på att köpa information från SCB eller använda Förgrund och bakgrundsprojektet på Stockholms universitet. Resursfördelningen när det gäller studentuppföljning är en central fråga som behöver ses över, både när det gäller resurser inom institutionerna och förvaltningen. En fråga är om resursfördelningen mellan rekryteringen/marknadsföring och studentstödet är rätt balanserad i ett högskolelandskap där tillväxt inte längre är lika viktigt, och om Högskolan Väst behöver arbeta mera målinriktat med retentionen av de studenter som finns inom lärosätet? Nöjda studenter och alumner är den bästa rekryteringsmetoden i en global värld som allt mer bygger på information från sociala medier. Erfarenheter från andra svenska lärosäten som jobbar mycket aktivt med att utveckla studentstödet som t.ex. Lunds universitet visar att investeringen i studentuppföljning (t.ex. studentmentorer) återbetalas med en faktor av tre till en. Förslagen i denna rapport syftar till hur man inom Högskolan Väst kan utveckla sin studentuppföljning och sprida existerande praxis inom högskolan för att säkerställa att alla studenter följs upp oavsett studieform och institutionstillhörighet. Högskolan Väst behöver öka erfarenhetsutbytet och samarbetet mellan institutioner, program, förvaltningen och studenterna. Varje institution har ansvaret för att se över egen praxis och säkerställa att alla studenter känner att Högskolan Väst vill att han eller hon blir framgångsrik inom sina studier. Avslutningen av studierna är lika viktig som introduktionen och examenshögtiden har stor prioritet bland studenterna. Studenten bör följas upp även uti arbetslivet genom alumnstudier och alumndatabasen och informationen som genereras bör användas på olika sätt: som marknadsföring samt för kvalitetsutveckling och pedagogisk utveckling. I detta sammanhang är ett nära samarbete mellan institutioner samt institutioner och förvaltningen viktig. Kan man i stödverksamheten utveckla hjälp till studentuppföljning i QlikView och utveckla gemensamma enkätverktyg får man en fördel av att kunna jämföra sig sinsemellan. Detta arbete kan bidra till kvalitetsutveckling och bättre information till presumtiva studenter. Rekommendationerna tar sin utgångspunkt i att Högskolan Väst vill arbeta målriktat med att systematisera, koordinera och kommunicera hur man följer eller följer upp sina studenter, samtidigt som man slår vakt om mångfalden. Rekommendationerna bygger på respekt för institutionernas särart och arbetet kring uppföljning och studentstöd som finns inom högskolan. Intentionen med rekommendationerna är att tydliggöra detta arbete och att göra det mera synligt för alla studenter. Existerande god praxis kan med framgång användas för att sprida framgångsrika idéer, kompetens och kunskap inom alla delar av högskolan. Statistik och nyckeltal som samlas in - också över tid - kan användas i både ett kvalitetsfrämjande och studentstödjande syfte. Arbetet med att utveckla t.ex. en gemensam idébank för utveckling och användning av nyckeltal kan bidra till att utveckla nätverk mellan stödverksamheten och institutionerna och institutionerna sinsemellan. Detta arbete kan också på sikt användas kommunikativt till att stärka Högskolan Västs profil och etos. Ett mycket viktigt arbete för vidareutvecklingen av högskolans profil är att arbeta målriktat med att tydliggöra och dokumentera studenternas och utbildningarnas anknytning till arbetsmarknaden. Högskolan Väst Trackit-projektet visar att högskolan och studenterna ser ett behov av att förbättra stödet till studenterna baserat på uppföljning av studenter och alumner och som kan besvara frågor kring: var kommer studenterna ifrån, vilka studenter blir antagna, hur klarar de 31

studierna och vart de tar vägen efter examen? Baserat på redan existerande praxis inom högskolan föreslås att Högskolan Väst utvecklar en gemensam minimipraxis för uppföljning av studenter och alumner baserat på vad som redan finns utvecklat på institutionerna (se bilaga 3) och de möjligheter till gemensamt stöd som t.ex. Ladok och QlikView erbjuder. Förslaget bygger på att ett nära samarbete mellan stödverksamheten, institutionerna och programmen/institutionerna etableras och att man tillsammans bygger upp en gemensam kunskap kring studenterna vid högskolan. Arbetet med att utveckla uppföljningsaktiviteter och studentstöd bör anses vara under ständig utveckling eller work in progress och hela tiden anpassas till utvecklingen i både studentpopulationen och sammansättningen av utbildningsutbudet i ett ständigt föränderligt internationellt högre utbildningslandskap. 32

Litteraturlista Braxton, J.M. (ed.) (2000/02) Reworking the student departure puzzle (Vanderbilt University Press) Fincher, M. & Katsinas, S.G. (2006) Executive Team Demography and Retention: The Relationship Between The Background of Decision-Makers and Success in Retaining Students in Higher Education Policy 2006, 19 pp. 361 376 Flanagan, A. (2008), NUI Galway EAIR SIG Exploiting Data Repositories, Using data repositories and information sources to support KPI s and Strategic Planning: A case study; presentation Copenhagen 2008 ENQA Revised Standards and guidelines for quality assurance in the European Higer Education Area, draft (2014) https://revisionesg.files.wordpress.com/2014/10/esg-draft-endoresed-by-bfug.pdf EUA (2012) Gaebel, M., Hauschildt, K., Mühleck, K., Smidt, H.: Tracking Students and Learners Progression Paths TRACKIT, Brussels 2012 http://www.eua.be/libraries/publications_homepage_list/eua_trackit_web.sflb.ashx European University Association (EUA), Sursock, A. and Smidt, H. (2010) Trends 2010: A Decade of Change in European Higher Education, Brussels http://www.eua.be/publications European University Association (EUA) (2010) Access to Success Access to Success: Fostering Trust and Exchange between Europe and Africa, Brussels http://www.accesstosuccess-africa.eu/web/images/literature/access to success project compendium.pdf Law, B.: (2014) 5 strategies to improve improve student retention and success in Community College Journal June/july 2014 http://www.spcollege.edu/collegeexperience/ McCrosky, J. (2001) An introduction to rethorical communication 8. Edition, Massachusettes Shulman, L.: Counting and Recounting: Assessment and the Quest for Accountability, January/February 2007. In vol. 39, No. 1 http://www.carnegiefoundation.org/change/sub.asp?key=98&subkey=216 Smidt, H., & Josefson, K. (2012). Trackit! A report on Lund University s procedures for tracking its students before, during and after their studies. Lund: Lund University reports. http://www5.lu.se/upload/planering_och_utvardering/rapporter/lunda_trackitfinalreportengl.pdf Sternberg, R.J: (2013) Research to improve retention in Inside higher ed 2013/02/07 Söderman, Eva: (2009), The SciTech model: from first year to career: In the first year experience, International perspectives on the first year experience in higher education, pp 101-107 Thomas, E.A.M. (2002) "Student retention in Higher Education: The role of institutional habitus" Journal of Educational Policy vol.17 no.4 pp. 423-432 Thomas, L. (2011), Socialy inclusive higher education, Journal of the European Higher Education Area, Berlin: Raabe Verlag, 33

Tinto, V. (1975) "Dropout from Higher Education: A Theoretical Synthesis of Recent Research" Review of Educational Research vol.45, pp. 89-125. Tinto, V. (1982) "Limits of theory and practice in student attrition" Journal of Higher Education vol.53 no.6 pp. 687-700 Tinto, V. (1988) "Stages of Student Departure: Reflection on the Longitudinal Character of Student Leaving" Journal of Higher Education vol.59 no.4 pp. 438-455 Yerevan Communique (2015) http://www.ehea.info/uploads/submitedfiles/5_2015/112705.pdf Zepke, N., Leach. L. & Pebble, T. (2006) Being learner centred: one way to improve student retention? In Studies in Higher Education, 31: 5 pp. 587-600 34

Bilaga 1 Tidslinje for Trackit på Högskolan Väst Februari - mars 2015: Intervjun med representanter för institutionerna, gemensam förvaltning, studentrepresentanter och ledningen 26 maj 2015: Seminarium på Högskolan Väst med presentation av projektet och rapporten, med en diskussion av hur man kan utveckla studentuppföljningen vid högskolan. Bilaga 2 Deltagare i intervjuerna vid Högskolan Väst Ledningen Kerstin Norén, rektor Jan Theliander, prorektor Stefan Christiernin, vicerektor innovationsfrågor Li Lejerstedt, högskoledirektör Lena Lindhé, utvecklingsstrateg Marie Hjalmarsson, ordförande utbildningsnämnden Institutionen för Ekonomi och IT (EI) Gunnar Peterson, prefekt Christer Ljungberg, avdelningsledare Informatik Anders Eklann, co-opkoordinator Helén Holmgren, lärare företagsekonomi, programansvarig Personalekonomiprogrammet Ann-Charlotte Bandgren, institutionssamordnare Charlotta Lundqvist, studie- och karriärvägledare Anna Johansson, studie- och karriärvägledare Institutionen för individ och samhälle (IS) Bibbi Ringsby-Jansson, prefekt Mariella Niemi, avdelningsledare, socialpedagogik och sociologi Lena Garberg, avdelningsledare, utbildningsvetenskap och språk, programrådsordförande, ansvarig språk- och textcentrum Maria Jordansson, verksamhetscontroller Getzy Gunnarsson, studie- och karriärvägledare Anita Skoog, studie- och karriärvägledare Institutionen för omvårdnad, hälsa och kultur (OHK) Håkan Nunstedt, stf. och bitr. prefekt Mona Wallin, avdelningsledare hälsa, kultur och pedagogik, avdelningsledare och programansvarig vårdvetenskap avancerad nivå Marita Eriksson, avdelningsledare för vårdvetenskap på grundnivå Inga Larsson, programansvarig sjuksköterskeprogrammet Institutionen för ingenjörsvetenskap (IV) Liselott Lycke, prefekt Bo Månsson, avdelningsledare data-, elektro- och lantmäteriteknik Thomas Lundqvist, programansvarig datateknisk systemutveckling Carina Johansson, studie- och karriärvägledare 35

Förvaltningen Katarina Sundin, avdelningschef PEJL Cecilia Åqvist Särg, avdelningschef Studentcentrum Lindha Mårtensson Karlsson, utbildningshandledare Maria, Blomqvist, studenthälsan, kurator Carina Johansson, stuide- och karriärvägledare Anette Karlsson, ladokansvarig Anita Skoog, samordnare stöd till studenter Ingela Streve, handläggare internationalisering Linda Severinson, gruppledare, studieadministration Ragnar Håkansson, utredare Monica Ljung, systembibliotekarie Fanndis Hermannsdottir, studentrekryterare Annette Anderssson, IT-samordnare Jeanette Frykner, kommunikationsstrateg, ställföreträdande avdelningschef Lotta Lundmark, handläggare Tema karriär Representanter från studentkårerna vid Högskolan Väst Martin Högberg, Ordförande Studentkåren Martin Olofsson Carlbom, Vice Ordförande Studentkåren 36

Bilaga 3 Diagram med presentation av praxis för uppföljning och studentstöd vid Högskolan Väst Figurerna reflekterar den information kring praxis som kom fram under intervjuerna och det ska påpekas att de aktiviteter som är medtagits inte nödvändigtvis finns inom alla program eller institutioner, men är inkluderade för att visa på goda exempel inom institutionerna. Det kan också finnas aktiviteter som inte är inkluderade eftersom de inte kom upp i intervjuerna. Förklaring till modellen: Grå = högskolegemensam aktivitet Turkos = institutionsgemensamaktivitet Vit/turkos = aktivitet som finns inom visst/vissa program Mörk turkos = Verktyg till studentuppföljning och kommunikation 37

38

39