SID 1/5 Minnesanteckningar från Össeby IP-råd 24 okt 2013 Deltagande: Rolf Håkansson, ordf. Brottby SK Peter Nordström, Brottby SK/Skidsektion Martin Norman, vice ordf. Brottby SK Björn Bergkvist, Brottby SK/ Fotboll Pär Gustavsson, vice ordf. VÖOL Börje Holmgren, VÖOL/ Klubbhuskommittén Anders Mårtensson, ordf. Karby IK/ Badminton Åke Uddén, ordf. fritidnämnden Ingela Jansson, Kultur- och fritidsförvaltningen, tf chef Idrotts- och friluftsenheten Åsa Borglund, Kultur- och fritidsförvaltningen, föreningssamordnare 1. Välkommen hälsade Ingela Jansson, tf chef för Kultur- och fritidsförvaltningens idrotts- och friluftsenhet. Kort presentationsrunda. 2. Info om ny organisation; fritid- och kulturförvaltningarna slogs den 1 juli 2013 ihop till en organisation, nämnderna är kvar oförändrade. Mats Lennerthson valde i samband med detta att sluta sin anställning och Pernilla Järveroth (tidigare kulturchef) är chef för den nya förvaltningen. P g a organisationsförändringarna har chefstjänsten för idrotts- och friluftsenheten tidigare hållits vakant, men rekrytering pågår nu. Ingela är tf enhetschef sedan den 1 september, och har sökt den ordinarie tjänsten. Sedan förra mötet har också lokalbokningens Lena Orsin slutat. Emilia Backlund efterträdde Lena under våren och sitter fr o m augusti på Vallentuna IP där nycklar kvitteras ut på vaktmästarexpeditionen. Inga telefontider längre, men maila gärna! Även Christer Härdin har slutat, och Össeby IP med spår etc sköts i dagsläget från Vallentuna IP. Janne Wesén har börjat. Även i fritidsnämnden har vissa förändringar skett då Jerri Bergström (s) ersätter Tommy Eckerlöv (s) som valt att avsluta sitt uppdrag. 3. Föregående anteckningar godkänns.
SID 2/5 4. Förvaltningen informerar Ett förslag till årshjul gicks igenom och ett antal förslag till ändringar framfördes. Flertalet av dessa är nu inlagda i det justerade årshjul som bifogas minnesanteckningarna. Ytterligare förslag om ändringar skickas till asa.borglund@vallentuna.se snarast. Det faktum att RF nu ändrar regler och tidpunkter för ansökan om statligt LOK-stöd har inte påverkat årshjulet i dagsläget. Det kommer dock att justeras allteftersom även Vallentunas bidragsregler och eventuella datum ändras, och självklart är RFs regelverk något som Åsa kommer fördjupa sig i under arbetet med detta. Fråga från förvaltningen till föreningarna om synpunkter på faktureringsintervall. Svar att OK som nu, halvårsvis. Aktuella möten; fotbollsmöte 5 nov Uppdatering ang. ärenden för politiska beslut: Konstgräs på Össeby IP: beslutades att 9,1 MSEK år 2016. Framfördes från Brottby SK vikten av att undersöka bygglov för belysning i god tid, så att hela projektet inte förhalas på grund av detta. Ingela tar detta med sig. Obs! viktigt att tidigt och löpande i processen inkludera föreningarna i SBFs projektering. Inkommen ansökan om bidrag för takomläggning. Vid mötet informerades om att detta ärende kommer att hanteras vid nästa nämnd, i slutet november. Efter mötet har dock detta nämndsammanträde ställts in, varför ärendet istället kommer att behandlas i december. Förvaltningen flaggar för att nämnden inom överskådlig framtid kommer att behandla reviderade fördelningsprinciper, samt en revidering av taxor. Alla föreningar kommer erbjudas tillfälle att lämna synpunkter på utkastet till fördelningsprinciper, innan beslut fattas om dessa. Passersystem RCO Boka: Kommer att installeras på bl a Karbyhallen, men arbetet har som bekant dröjt. Förvaltningen återkommer så snart som det finns tydlig information om när det nya passersystemet kommer att vara i drift, kallar då till informationsmöten etc. Till dess uppmanas alla att använda sina nycklar som vanligt. Kvällsrondering av vaktbolag kommer nu ske i kommunens övriga sporthallar, men inte i Karbyhallen.
SID 3/5 Kommunen har nu införskaffat en tjänst för registrering av närvaro online, på datorn hemma eller en surfplatta eller telefon direkt på träningen. Systemet kallas ApN (aktivitetskort på nätet), och synkar automatiskt för den förening som anmält sig med närvaroregistrering i t ex Idrott Online, SportAdmin och flera andra liknande program. Ansökan om bidrag görs med ett klick, eftersom underlaget sammanställs automatiskt. Intresserad? Läs mer på www.vallentuna.se/uppleva och göra och prata med Åsa! 5. Föreningar, samarbeten, gemensamma frågor Idrottens dag; erfarenheter? Framfördes idén att ha arrangemanget en vecka senare, så att inte är sommarlov fortfarande. 6. Övergripande anläggnings-/driftsfrågor Återkoppling tidigare frågor (se minnesanteckningar) Vore bra att låsa in de nya fina målen, kanske på VIP? Kan nu släcka belysning över planen, ingen aktivitet! Förvaltningen har stödsått mattan, gödslat, Bosse vattnat osv Införskaffas nu en ny vattenspridare till nästa år. Besiktning belysning elljusspåret är just klart, samtliga armaturer utbytta. Nya frågor; mail fr Mårten Wesslén, helgspårning av milspåret? Christer gjorde jättebra jobb i vintras med spårningen, men oro nu inför vintern, kommer sakna den dagliga tillsynen, i synnerhet under helger. Vi ställer gärna upp om vi får tillgång till bättre skoter, med utbildning etc är jätteviktigt för oss! Helger viktigt, tävlingar. Den som ska göra spår bör annars träffa Brottby SK/Skidor för att prata om hur spåren ska dras! Peter Öhman har bokat möte med SBF/Anders Dagsberg och Mårten om föreningens önskemål om breddning av spåret, så det är på gång. Ingela tar med sig frågan till driftsmöte med medarbetarna på enheten. 7. PR/ Marknadsföringsfrågor Borde finnas info nere på Vallentuna IP om kommunens skidcentrum i Brottby, milspåret etc! Karta eller dylikt, Ingela pratar med kommunikatör Ida. Länk till skidspår.se. Ev. cafét öppet i vinter! Kommande arrangemang; föreningarna bokar genom mail till lokalbokning@vallentuna.se 6 januari Brottbyloppet 11 januari 2014 Stockholms-DM skidor Brottbyrundan, 7 september utmanar; var är kommunen!? Naturpasset i Kulturhuset, ju! Åsa återkommer när foajén funkar som tänkt!
SID 4/5 Karta över motionsspår? Orienteringsklubben har. Bör finnas bra spårkarta som ser officiell ut. Påminnelse till föreningarna om att lägga in evenemangen i Evenemangskalendern på kommunens hemsida! Gratis och enkelt formulär! Innebär att också syns på monitorer, t ex utanför Ica i Vallentuna centrum. 8. Övriga frågor Karby IK påpekar förändringar i LOK-stöd. Får konsekvenser för hur strukturerar upp verksamheten, och därför i förlängningen även för kommunala bidrag. Förvaltningen kommer absolut att titta bl a på RFs regler i samband med att tar fram ärende till nämnd om ändrade bidragsregler i Vallentuna. RF är stora och viktiga, och där det går så försöker kommunen följa. Hjärtstartare, vad hänt? Var incident inomhus hösten/ vintern 2012, ärendet långsamt Åsa kollar igen med Staffan Gröndahl och återkommer i samband med utskick av minnesanteckningar. Snö? Brottby Skidor har fått ett erbjudande; Ramirent har snöröjningen i Täby kyrkby och undrar om de kan tippa ren snö på Össeby IP. Brottby SK uppmanas att kontakta SBF/ Miljö och hälsa, som också kan ange en plats om OK. I Österåker/ Åkersberga har de loppis inomhus. OK för golvet? Svar: OK om inte golvet skadas; täckning etc får avgöras av kunden men eventuella kostnader för återställande debiteras direkt till föreningen. Går Tellushallen att hyra? Ja, men svårt med kort varsel. Söks i samband med säsongstider. Förvaltningen kollar upp om OK att ställa, och isåfall var, en Ramirentbod som förråd. Brottby SK samtidigt fundera internt över behovet. Båda återkommer. Ledarutbildningsbidrag: Brottby SK har kvar 6910 kr att nyttja för 2013. Intresse för facebooksida med info från Idrott- och friluft, utan möjlighet att kommentera etc? Ja, för info om vinterfotbollsplaner jättebra! (Björn) Även om vi är så små så att mervärdet för oss vore nog inte så stort, men om det fanns skulle vi säkert använda det. Vore intressant att ha kanal som föreningar kan lägga ut på (Anders)?
SID 5/5 På Vallentuna IP har man en säkerhetsgenomgång med alla ledare inför varje säsong om vad som gäller, utrymningsvägar etc. Hur är behovet hos er? Intresse för gemensam utbildning i Vallentuna i vår, HLR och första hjälpen? Lite långt att åka till Vallentuna och ont om tid? (Björn) Föreningarna påpekar det opedagogiska i att skylten får ej beträdas på naturgräset är uppe även när fotbollsträning pågår. Dessutom lätt otrevlig ton. Överenskoms att förvaltningen tar fram en ny skylt, och att ansvarig tränare plockar ner och ställer upp skylten i samband med träningens början och slut. Återrapportering om att alla barn ju tränade på gräsplanen i år och att det gick jättebra 9. Nästa möte hålls i april, tidigt i månaden så att blir ett tillfälle att ta upp sådant som kan vara akuta frågor inför fotbollssäsongen.