SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (21) Plats och tid E 142 kl 13:15-15:10 Beslutande Stefan Bergman (s) Jan-Erik Ershag (kd) Britt-Marie Lundström (s) Karl-Erik Gustavsson (s) Robert Ignberg (s) Catarina Lundberg (fp) Leif Holmkvist (c) ordförande v ordförande ledamot Jan-Erik Engman (mp) Lillian Carlstén (s) tjg ersättare Övriga deltagande Elsy Larsson (s) ersättare Erik Lundgren (fp) Helena Markgren förvaltningschef Annette Lindgren Atterhem fastighetsutvecklare kl 13:40-14:30 Hallgerd Pettersson sekreterare Utses justera Leif Holmkvist Paragrafer 106-119 Underskrifter.. /Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/.. /Leif Holmkvist, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har ss upp Anslaget tas ner efter 2008-10-15 2008-10-21 2008-11-11 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret Hörnellgatan 5, 931 85 Skellefteå Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Kommunstyrelsen Fa 106 Dnr 08 5017 049 Au 99 Utbyte av glödlampor och lågenergilampor mot lysdiodlampor (16/08) Fastighetskontoret fick i uppdrag av kommunstyrelsen arbetsutskott 2008-04-15 309 i enlighet med Lennart Gustafsson, Daniela Wikström och Lars Åmans motion utreda möjligheten till utbyte av glödlampor och lågenergi mot lysdiodlampor. Utvecklingen av lysdiodlampor är på stark frammarch men är ännu inte klar nyttja för tex kontor,då dagens moderna kompaktlysrör både är effektivare och billigare. Bordslampor,nödbelysning och spotlights är redan idag en lämplig applikation. LED-tekniken är fortfarande dyr i förhållandet till andra ljuskällor. Fastighetskontoret rekommenderar ändå förvaltningar succesivt byta ut glödlampor och lysrör till lysdiodlampor på de platser där lampor lyser under lång tid av dygnet, samt på de ställen där det är svårt byta, då lysdiodlampor har lång livslängd. Fastighetskontoret kommer fortsätta följa utvecklingen tillsammans med Skellefteå kraft och vi löpande informerar fastighetskontorets kunder. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar översända ovanstående till kommunstyrelsen som svar på uppdraget gällande möjligheten till utbyte av glödlampor och lågenergilampor mot lysdiodlampor. bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Fa 107 Au 100 Dnr 08 5014 108 Passersystem i Folkets hus, Lövånger Fastighetskontoret har Securitas passersystem Securimaster som leverantör för skalskyddet i fastigheterna. Folkets hus i Lövånger saknar idag ett passersystem och fastighetskontoret vill därför installera ett system. I installationen ingår det centralutrustning, ellåsstyrning och fyra kortläsare. Kostnaden uppgår till 145 000 kronor enligt offert från Securitas Systems AB. Upphandlingen har skett enligt LOU 6 kap, 2b. Kostnaden kommer belasta projekt 133982 Säkerhet och skalskydd. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna tilldelningsbeslut till Securitas Systems AB för uppgradering av centralutrustning, ellåsstyrning och fyra kortläsare till en kostnad av 145 000 kronor och kostnaden belastar projekt 133982 Säkerhet och skalskydd. bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Tekniska nämnden Fa 108 Au 101 Dnr 08 5014 095 Anskaffning av servicebilar till driftavdelningen Beslut som togs i fastighetsnämnden 2008-09-03 84 gällande inköp av servicebilar och som skickades till kommunstyrelsens au för godkännande tas bort. Medel finns avsa i budget gällande förhyrning av bilar. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna tidigare beslut 84 tas bort medel finns avsa i budget. skickas till tekniska nämnden för information bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Fa 109 Au 102 Dnr 08 5014 109 Information om skadegörelse och inbrott Mellan 2008-01-01 2008-09-30 har kostnaderna för skadegörelse och inbrott i fastigheter som förvaltas av fastighetskontoret uppgått till 507 500 kronor. Under motsvarande period ifjol uppgick kostnaderna till 660 300 kronor. I dessa kostnader ingår inte kostnader i samband med brand. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar efter diskussion notera ovanstående information godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Fa 110 Au 103 Dnr 08 5014 099 Information om Sandbergska villan Sandbergska villan (Rosa villan) totalförstördes i en brand måndagen den 4:e augusti. Hyresgäster i huset var Länkarna och LP-RIA. Länkarna kommer hyra i PRO:s lokal och LP-RIA kommer hyra i Pingstkyrkan. Fastighetskontoret letar efter en ersättningslokal för snickeriet för anslutningarna för ven, el och fjärrvärme förstördes i branden. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar efter diskussion notera ovanstående information godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Fa 111 Au 104 Dnr 08 5010 110 Information om gemensam värdegrund Vi inom kommunen står inför många utmaningar; demografiska, strukturella och regionala förändringar samt ökad konkurrens från såväl andra kommuner som privata alternativ. Det gör vi måste jobba mer målmedvetet med värderingsfrågor. För trots vi är många olika förvaltningar och arbetsplatser inom en till geografin stor kommun, så uppfas vi som en kommun av våra kommunmedborgare och kunder. Då ska vi också ha en enad bild internt om vad vårt uppdrag är, hur vi ska vara och vart vi vill nå. Förvaltningscheferna i kommunen startade på uppdrag av kommunens politiker ett arbete under 2007 för identifiera en gemensam värderingsgrund för samtliga verksamheter. Syftet var synliggöra och förstärka de goda värden som vi redan har inom vår kommun och kunna fortsätta styra åt rätt håll när verksamheter och förutsättningar förändras allt snabbare. I tider av utveckling och omställningar är värdegrunden en viktig kompass. Värdegrunden ska hjälpa oss bidra till Skellefteå kommun når visionen: vara framsynt tillväxtkommun, raktiv bo och verka i. Vad menas då med värdegrund? Positiva värderingar och normer som genomsyrar organisationen och som är hållbara över tid. En vägledning för oss till bra förhållningssätt i alla externa och interna kontakter och möten. En hjälp för oss gemensamt nå våra mål och visioner. Vår värdegrund är: Vi är samhällsbyggare. Våra ledord är professionalitet (vi kan jobbet), engagemang (vi känner för jobbet) och framsynthet (vi vill utvecklas). Skellefteå kommuns medarbetare är till för Skellefteå kommuns medborgare, kunder och övriga intressenter och vårt uppdrag är ge dem den service som får samhället fungera väl utvecklas. På så sätt är vi alla, oavsett förvaltning, samhällsbyggare.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Den 10 september samlades alla chefer och processledare i Skellefteå kommun för göra ett avstamp för den gemensamma värdegrunden. Under veckorna 39-43 kommer alla kommunens ledare få "ledarträning" i den gemensamma värdegrunden i tanke, känsla och handling, för sedan fortsa processen införliva värdegrunden bland sina medarbetare ute på arbetsplatserna. Det arbetet startar för fastighetskontoret den 3 november mellan 13:00-16:00 då hela fastighetskontoret, samverkansgrupp och fastighetsnämnd träffas för tillsammans inspireras av hur värdegrunden kan och bör tillämpas i våra verksamheter. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar efter diskussion notera informationen godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Fa 112 Au 105 Dnr 08 5010 111 Information om inbjudan till branschdag 2008 Sveriges kommuner och landsting anordnar årets branschdag, offentlig fastighetsförvaltning 2008, den 18-19 november i Stockholm. Två tjänstemän kommer delta samt förslagsvis två politiker från fastighetsnämnden. Se bifogat program. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar efter diskussion notera informationen. godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Fa 113 Au 106 Dnr 08 5014 113 Information om Auraskolan I sutterängplan (fritids lokaler) på Auraskolan har det under några års tid varit återkommande problem med innemiljön. Under hösten har det återkommit problem och orsaken är ej känd i dagsläget. Fritids kommer under anpassningar för nya lokaler på plan 1 tillfälligt flytta till folkets hus i Skelleftehamn. I sutterängplan kommer ventilation separeras så ventilation i gymnastiken med tillhörande omklädningsrum fungerar. Lokalerna där fritids varit, kommer sättas i undertryck. Därefter kommer lokalerna undersökas och eventuellt saneras. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar efter diskussion notera ovanstående information godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Kommunstyrelsen Fa 114 Au 107 Dnr 08 5019 112 Utökad internservice - samt justering ram 2009 Den sista januari 2009 upphör nuvarande växel -och telefonistorganisation inom fastighetskontoret gälla. Kundtjänst tar över rollen som kontakt mellan medborgare och Skellefteå kommun den 1februari 2009. Förutom tillhandahålla funktionen telefonist, har en rad servicetjänster genom åren skötts av telefonister genom vår nuvarande reception. Även här tar kundtjänst över besökstjänsterna mot medborgare, men en rad servicefunktioner till våra interna kunder, måste även efter växelns nedläggning tillhandahållas. Till detta hör bland annat: - Utlämning av nycklar till anställda - Bokningar och nycklar til KS-rummet - Produktion av Kommun-ID - Brevmottagning för Internpost - Utlån av teknisk utrustning, exempelvis OH-kanoner - Utlåning av konferenstelefoner, reservtelefoner och tillbehör - Kontakt med Internservice för kontorsservice Sedan en tid tillbaka arbetar även växeln lokalintegrerat med garagevakterna på tekniska kontoret. Samma reception förväntas därmed också ge service inom: - Utlämning av nycklar till bilpool och cykelpool - Samordning av dagstidningar till Stadshuset Till detta ska även läggas önskemål som kommit från egen och andra förvaltningar samt från KLK. Exempelvis: - Hämtning och lämning av interna trycksaksbeställningar - Samordning av byggstäd - Utprovning av mobiltelefoner vid inköp Verksamheten har för budgetåret 2008 finansierats med ram och en intäktsdel. Intäkterna 2008 förväntas uppnå 4 595 000 Den tilldelade ramen utgör 2 818 000
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Kostnaderna för daglig teknisk drift av växeln, kringsystem, service och support främst mot Skekraft och Telia uppnår 2008 ca 3 805 000 Kostnaderna för arbetskraft är jämförbar med 2 882 665 (något över) den tilldelade ramen. Omfar 8 heltidstjänster sam 0.75% enhetschef. Övriga kostnader står för mellanskillnaden. Lokalhyra, datorhyra, förbrukningsmaterial osv. För behålla och utveckla nuvarande interna servicegrad kan ovanstående servicetjänster på ett naturligt sätt integreras och organiseras med nuvarande internservice inom fastighetskontoret, genom överföra tre heltidstjänster samt enhetschef ur nuvarande telefonistbemanning. En pensionsavgång väntas 2010. Av ursprungsbemanningen på 8 heltider har idagsläget 3,5 övergått till kundtjänst. En medarbetare har under 2008 gått i pension och ytterligare en medarbetare har erhållit sjukbidrag och avslutat sin anställning. Höstens bemanning av tillsvidareanställd personal omfar 2 tjänster á 100%, 1 á 50%, 1 á 80% samt vikarier. Verksamhetsåret 2007 övertogs telefoniansvaret helt från KLK/IT, utan fastighetskontorets budgetram justerades. Verksamhetens nuvarande intäktsdel flyttas from 2009 till KLK. Internserviceenheten inom fastighetskontoret föreslås behålla en ram på 1 600 000 kr för finansiera bevarad intern service. Resterande ram 1 218 000 kr överförs till KLK. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden föreslår kommunstyrelsen överföra 1 218 000 kronor av beslutad driftsram 2009 till KLK. bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Fa 115 Au 108 Dnr 02 251 11103 020 Beslut om vissa lokalförändringar i ombyggnad av Ursviksskolan Bakgrund Delar av Ursviksskolans förskola till mellanstadie (f-5) brann ner före sommaren. Under hösten har en sedan länge planerad ombyggnad av högstadielokalerna påbörjats. Etapp 1 är i stort sett klart och snart börjar etapp 2. I och med delar av f-5 brann ner och ska ersättas med en nybyggnad, så finns det möjligheter lösa bättre och effektivare samband inom hela skolan. Målet är Ursviksskolan ska fungera som en skola (f-9), vilket den inte gör idag, bl a på grund av de är i skilda byggnader. Föreslag på åtgärder som hänförs till den kommande nybyggnaden Det finns en möjlighet bygga samman de två skolbyggnaderna under förutsättning man kulverterar ledningarna i marken som ligger i ett nord-sydligt stråk som löper centralt genom skolgården. Kulverteringen görs i samband med återuppbyggnaden. Beräknad kostnad bedöms bli 50.000 100.000 kr. Hittills har det endast funnits expeditionslokaler i högstadiebyggnaden. Förskola årskurs 5 saknar helt sådana utrymmen. I samband med ombyggnaden av högstadiet finns nu möjligheten bygga samman huskropparna och placera expeditionslokaler centralt mellan de två skoldelarna. Föreslagna förändringar som berör ombyggnaden Personalrum kan anordnas på ett centralt placerat ställe istället för i två skilda rum i skolan. Detta medför man kan behålla befintligt trapphus vid den östra entrén i hus 001 som annars skulle rivas. (Denna trappa leder även ner till skyddsrummen i källaren.) På övervåningen kan man därmed avbeställa en ny spiraltrappa och anpassa det utrymmet till en miljöstation. Detta blir en både bättre och billigare lösning än som planerat bygga en ny miljöstation i en separat byggnad vid fastighetens nordvästra hörn.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Verksamheten sparar in tid för personal som ska transportera avfall, då den dels nås utan behöva gå utomhus, dels får ett centralt läge. Avfallet kan hämtas via Skelleftehamnsvägen utan köra in på skolgården och den blir centralt placerad i skolan, i stället för i bortre hörnet. Kostnadseffekter Byggkostnaden för expeditionerna i ombyggnaden beräknas minska med ca 200.000 kr. Kostnad för rivning av befintlig betongtrappa samt installation av ny spiraltrappa sparas in. Miljöstationen blir betydligt billigare utföra då anslutning av ven,avlopp och el slipper dras fram i mark till en ny byggnad samt man slipper själva byggnaden då man nyttjar utrymmen som ingår i högstadieombyggnaden. Avgående kostnader i ombyggnaden beräknas bli sammanlagt ca 900.000 kr. Tidigare prognos för ombyggnaden var ett överskridande med ca 1,5 milj kr utifrån de merkostnader som redovisades vid föregående fastighetsnämnd (bl a armering av svaga väggar och golv). Dessa åtgärder minskar således överskridandet till ca 600.000 kr. Ovanstående förändringar i den pågående ombyggnaden förutsätter nybyggnaden blir av. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna ovan föreslagna förändringar bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Fa 116 Dnr 08 5011 078 Prognos fastighetsnämnden september 2008 Fastighetskontoret har sammanställt en kortfad ekonomisk prognos för innevarande år till KLK. Dessa månatliga rapporterings -tillfällen innebär kontoansvariga kontinuerligt arbetar med identifiera eventuella under- och överskott samt man vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporterna samt vid årsbokslutet. Driftprognos per den 30/9 En analys vid mars månads utgång visar ett prognostiserat driftöverskott på ca +19,2 mnkr. Det prognostiserade överskottet innefar följande: Fastighetsnämnden, politisk verksamhet: Utfall följer budget för perioden. Nämndens kostnader är 0,1 mnkr lägre jämfört med samma period 2007, och man prognostiserar inga avvikelser för året. Städavdelningen: Uppvisar inga större avvikelser mot innevarande budget, men beroende på ett balanserat överskott från 2007samt hyreskostnaden ökar med ca 0,6 mnkr prognostiseras ett överskott motsvarande +2,3 mnkr inom avdelningen. Dessa medel balanseras vidare till 2009 för återgå till kunderna. Positivt är kostnader för sjukfrånvaro minskat med 0,1 mnkr jämfört med 2007. Växel: Prognostiserat underskott ca -0,2 mnkr. Ökade kostnader för inköp telefoner samt servicekostnader bidrar till avvikelsen. Det är svårt exakt prognostisera årets utfall vad gäller främst personalkostnad, då omställningar för verksamheten planeras. Medarbetarna deltar nu i ett omställningsprogram vilket medför stående behov av vikarier två dagar i veckan. Samtidigt går tre medarbetare över till kundtjänst under hösten. Äskad resultatöverföring från 2007 är ca 0,7 mnkr kr, varav ca 0,2 mnkr ännu ej styrts till riktade insatser. Dessa medel kan dock komma förbrukas beroende på omställningstakt för växeln.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Tryckeri/Porto: Kostnader och intäkter följer budget i stort och man prognostiserar ett överskott på +0,5 mnkr. Nya kopiatorn har lett till stabil produktion med minskat produktionsbortfall och man ser ökade intäkter jämfört med samma period 2007. Enheten arbetar aktivt med följa upp personalkostnader och kartlägga vikariebehovet framöver. Centraladministrationen inkl driftprojekt: Icke budgeterade kostnader för PR-material, möbler pga nyanställningar, kundundersökning samt systemstöd för vårt kvalitetsarbete kan komma belasta enheten under året. Om så är fallet kommer man inom förvaltningen se över om det finns andra medel inom förvaltningen omprioritera till detta. Prognosen är ett överskott motsvarande +0,2 mnkr, då ett överskott uppvisas på konsultkostnader samt datorkostnader. Driftavdelningen inkl driftprojekt: För året kan man se en positiv budgetavvikelse på ca +2,1 mnkr. Detta beror främst på personalkostnader och el. Dock finns alltid en osäkerhet gällande mediekostnaderna. Projektavdelningen inkl. underhållsprojekt och driftprojekt: Förväntat driftöverskott +3,5 mnkr, vilket bl.a. härrör från projektet ventilation på Moröskolan. Lokalförsörjningsavdelningen inkl. driftprojekt: Beräknar ett resultat på + 3,8 mnkr, varav personalkostnader +0,2 mnkr, samt överskott driftprojekt motsvarande + 3,6 mnkr. Hyresintäkter/hyreskostnader: Ännu har förvaltningen ej debiterat 2008 års hyror pga. den nya hyresprincipen och hyresberäkningen. Internhyran har mellan åren ökat med 1,8 %. I den internbudget som lades inför 2008 beräknade man, utifrån dåvarande kunskap, lägre intäkter i relation till de verkliga kostnaderna, vilket vid hyresgenomgången nu innebär förvaltningen får ett ytterligare utrymme prioritera till underhållinsatser. Detta motsvarar ca +7 mnkr, vilket framöver kan komma riktas till underhållsinsatser. Efter KS beslut om internhyrorna 2008 återkommer nämnden framöver med ett förtydligande runt detta. Utfallet per den sista september för samtliga driftprojekt ses i bilaga 1.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Investeringsprognos per den 30/9 Utfallet för samtliga investeringsprojekt per den sista september visas i bilaga 2. Vad gäller investeringar är prognosen för 2008 ett överskott på ca +34,3 mnkr. Detta inkluderar bland annat ett stort överskott rörande äldreboendet Ömheten, +33 mnkr, då arbetet fortsätter under 2009.Prognosen för flertalet av projekten ser dock god ut sett över hela projektens livslängd, dvs. de totala beviljade anslagen för projekten beräknas vara tillräckliga. Löpande avstämningar görs av budgetansvariga, och ev. prognostiserade avvikelser rapporteras löpande till nämnden, med förslag på åtgärdsplan eller underlag för ytterligare äskande. Se bilaga 2 för kommentarer om kommande åtgärder. godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 Fa 117 Dnr 08 5018 114 Inköp av Combi städmaskiner Städavdelningen behöver förnya delar av combistädmaskinparken med följande: 4 st Combi liten stl 3 st Combi mellan stl 2 st Combi åkbar Totalkostnad beräknas uppgå till ca 550 000 kr godkänna redovisade anskaffningsbeslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 Fa 118 Dnr 08 50162 047 Anmälan av delegationsbeslut avseende inköp Egon Lindgren Enhetschef VVS 2008-09-30 Uppgradering av driftsystem Nyponet. 2283 000 kr 2008-09-30 Uppgradering av driftsystem Sunnanå Skolan, 160 500 kr lägga besluten till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 Fa 119 Dnr 08 5010 018 Delgivningar Delges och läggs till handlingarna: Byggnadsnämnden 2008-10-06 238 Olovligt påbörjande av byggnadsarbete fastighet Snöbollen nybyggnad förskola Förslag till beslut lägga delgivningarna till handlingarna lägga delgivningarna till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21