Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte 2017-02-21 Plats: CAPS Närvarande: Mikaela Lind Edin, Elvira Eråker, Daniel Eriksson, Elinor Carlén Björemo, Malin Carlsson, Amos Friedman, Manfred Bergkvist, Johanna Sjödahl, Carl-Fredrik Hugosson, Marcus Pfeiff, Malin Andersson Icke närvarande: Närvarande utan rösträtt: Carl Allerth, Gustav Krantz a) Ordförande, Mikaela Lind Edin, förklarar mötet öppnat kl. 16:19 b) Till justeringsman valdes Amos Friedman c) Fastställande av dagordningen Mikaela yrka på att slå ihop tidigare punkt 11 och 14 och slå ihop punkt 6 och 17 eftersom det rör samma ämne. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. 1. Föregående protokoll 1. Försäljningspriser Hur ska vi tänka angående försäljningspriser med hänsyn till KarlEkons höga vinst? Daniel anser att vi ska börja ge tillbaks till medlemmarna så de kan få dra fördel. Efter att ha träffat de andra föreningarna på konferenser har vi fått informerat till oss att många budgeterar med förlust och det är inget vi gör. Det är onödigt att höja priserna mer och mer som vi nu har gjort på KarlEkons event etc. För att gynna våra medlemmar måste vi börja acceptera förslustprojekt. Daniel får kontakta sakrevisor om rådgivning i frågorna. Återkommer nästa vecka med information. 2. Dagordning 1. Projektstöd (Elvira) Projektstöd är stöd som vi kan ansöka från SERO och som hjälper oss att täcka kostnader för projekt. För att söka projektstöd måste en ansökan skickas in till SERO och en viktig punkt att framhäva är hur projektet kommer att gynna våra medlemmar. Det vi kan söka projektstöd för är årsstämmor, gästföreläsare, event, introduktion, material och inventarier etc. Det är verkligen värt att lägga ner tid på ansökan då det bidrar med bra ekonomisk hjälp. Ansökan ska in 4 dagar innan 11-12 mars, 8-9 april och 6-7 maj. För att få projektstöd från SERO måste det ske en utvärdering om hur projektet har gått, har vi uppnått det önskade resultatet och har budgeten hållits. 2. Utvärdering K-manna 17 (Elvira) Under FUM röstades förslaget om mindre verksamhetsbidrag igenom och bidraget ska alltså halveras. Det är därför vi nu istället måste ansöka om projektstöd som vi tog upp i punkten innan. Anledningen till att projektstödet har halverats beror på att stora föreningar drar in extremt mycket pengar men inte har något deltagande på konferenser etc. Vi anser att föreningar bör delta på event och representera sin förening för att förtjäna verksamhetsbidraget. 3. SM i Ekonomi (Gustav)
Gustav är på plats och informerar styrelsen att sista anmälningsdagen till att delta i deltävlingen nu är överskriden. De fick in 16 deltagande lag och ligger därmed på andra plats i Sverige. Söfre ligger på första plats med 17 lag och Gustav undrar om styrelsen vill ställa upp med ett lag. Alla i styrelsen är intresserade av att bilda ett lag men vi tycker att det är viktigast att alla nuvarande lag får möjlighet att vara på ett företags kontor, än att vi bidrar med fler lag fastän det inte finns plats för alla. Angående tentavakter har det varit ett stort intresse bland studenter och där kommer även styrelsemedlemmarna ställa upp. Gustav måste vara noga och tydlig med regler som gäller för tentavakterna. För att få delta i deltävlingen får inte studenten ha läst mer än 210 HP och en deltagare ligger precis på gränsen. Gustav hörde av sig till huvuddomarna för att få stöd och råd i frågan. Han kunde inte få ett direkt svar utan de skulle återkomma om det blir aktuellt med överstigande HP. Projektgruppen har fått tag i 3 ½ nya sponsorer. ICA, coop, jobmail etc. Bör fråga sig hur de ställer sig till branschexklusivitet? Blommorna som ska delas ut har de också fått sponsrade. Det blir diplom till det vinnande laget och något som är nytt för i år är att även alla deltagare får diplom. Minglet som anordnas på kvällen efter tävlingen är den största kostnaden. Det kommer att hållas i den lilla lokalen på nöjesfabriken där det blir välkomstdrink, snittar, utdelning av diplom, tacktal, mingel med företag osv. Gustav vill gärna att vi bjuder in huvudsponsorer för att tacka av Grant Thornton och Nordea. Det ska vara fokus på att nätverka, då alla inblandade får chans att träffa företag och viktiga personer. Styrelsen undrar hur det tänker kring lagen, måste höra med PWC angående lokaler för att erbjuda lika bra upplevelse till alla lag. Gustav måste skicka budget till Daniel och även dela med sig av en planering av dagen. Angående kontakten med media är det helt okej att Gustav kontaktar t.ex. NWT då det är viktigt att visa upp KarlEkon. Ansökan om tentavakter kommer nästa vecka. Vi har ännu inte fått tag i provrättare för nationalekonomi delen. Därför är det nu dags att lägga lite krav på handelshögskolan angående kvalité på rättningen. 4. StudyBuddy + Allmänt utbildning (Amos) Angående projektet studybuddy kommer det att utvecklas fram under våren och planen är att det ska komma igång HT17. Konceptet innebär att en högre terminare ska hjälpa studenter som går lägre terminer med studier. Tanken är att en träff är 45 minuter och att de tillsammans går igenom det som studenten finner svårt. Siri har skrivit ett utkast med all information en student bör veta angående utlandsterminer. Vi ska återkomma med respons till nästa vecka. Amos vill bjuda hit William Friman från SERO till deltävlingen SM i ekonomi. Tanken är att han ska mingla med lagen och Amos vill tillsammans med sitt utskott ha ett möte med honom. Bra initiativ att vi tar chansen att få hjälp av SERO. Amos ska
ikväll kontakta och bjuda in honom på riktigt. 5. Resursdag 14/3 (Elvira) Resursdagen handlar om hur arbetet med sponsorer går till avtalsmässigt och hur man sluter samarbete. Alla anser att det riktar sig främst mot näringslivet och Elinor får välja vem hon vill ha med sig. Bra om det är någon från utskottet som har tänkt sitta kvar så den får chans att använda sig av kunskaperna. Till imorgon 22/2 vill Elvira ha fått ett svar från Elinor. Gustav Krantz justeras ut kl. 17.36 6. Framtidsmässan 2017 (Mikaela) Både Mikaela och Elinor fick mail angående framtidsmässan vilket är en arbetsmarknadsdag på Stockholmsuniversitet. Vi anser att vi ska bjuda in alla från Karlstads Universitet och fylla upp en buss som åker tillsammans. Det är en så pass bred arbetsmarknadsdag att det inte bara är riktat mot ekonomer, är bra att nyttja hela universitetet. Mikaela kan höra med handelshögskolan om de kan gå ut med information. Eventet är gratis och går av stapeln 6 april. 7. MF av generalerna (Mikaela) Generalerna vill bli marknadsförda på KarlEkons Facebook och tacka för nollningen. De ska även påbörja ansökningsprocessen till att delta i kommittén. Styrelsen anser att det ska gå genom kanalen KarlEkon nollning men kan delas genom KarlEkon. Styrelsen går till beslut att allt gällande nollningen ska marknadsföras genom KarlEkon nollning. Styrelsen beslutar att allt gällande nollningen ska marknadsföras genom KarlEkon nollning. 8. Presentation för nollor (Elvira) Elvira har gjort en presentation som de ska visa upp för de nya studenterna när de besöker klasserna. De ska få information om styrelsemedlemmarna och vårt arbete. De ska även framföra vad medlemmarna får ut av att vara medlemmar i KarlEkon, så som förmåner genom studentkortet, CAPS etc. 9. Engagemangsdagen (Mikaela) Mikaela har börjat arbetet med engagemangsdagen. Tanken är att det ska hållas lördag 22 april på universitetet och måste därför boka lokal i tid. Det ska vara en rolig dag som består av workshops, utdelning av diplom och engagemangsmärken. Vice ordförande SERO ska även delta under dagen. På kvällen har vi en tack-sittning med spex och tal. Mikaela vill ha hjälp av styrelsen innan eventet men under dagen är vi gäster som de andra deltagarna. Vi ska bjuda alla engagerade studenter på hela dagen och Mikaela ska därför ansöka om projektstöd. Vi ska även använda oss av samarbetspartners för att få ihop goodibags. Mikaela undrar vilka som har varit aktiva under HT16 och VT17. De som ska få delta på engagemangsdagen är styrelsen,
utskottsmedlemmar, projekt så som KEY, flottracet, nollning, SM i Ekonomi, valberedningen och SERO. Elinor och Mikaela kommer tillsammans föra en dialog med sponsorer. Vi ska söka bidrag hos Folkuniversitetet. Carl Allerth justeras ut kl. 18:00 Styrelsen går till beslut att pengarna vi får in från folkuniversitetet går till KarlEkons engagemangsdag. Styrelsen beslutar att pengarna vi får in från folkuniversitetet går till KarlEkons engagemangsdag. Mikaela yrkar att mötet ska ajourneras från kl. 18:00 till kl. 18:10 Mötet öppnas kl. 18:10 och återgår till punkt 10 i dagordningen. 10. CAPS-Betalningssystem (Manfred Och Johanna) Under kontaktmanna konferensen hade Johanna kontakt med en person från sesam, vilket är ekonomi föreningen i Örebro. Deras studentbar bryggan använder sig utav en app där både betalning och medlemskap registreras. Systemet går ut på att kunden registrerar sitt betalkort och att hela betalningen sker genom appen. Kan vara ett alternativ för oss för att få bort kontanterna på CAPS. Procentsatsen var mellan 2-3% inte helt säkert. De har fått inbjudan till bryggan och får möjlighet att åka dit och se hur deras verksamhet går till. En tanke är att även bjuda in de till CAPS. Förslagsvis kan CAPS utskott åka dit och något de kan ansöka projektstöd för. Hur är det med kassaregistret? Något hon får går igenom tillsammans med Daniel och Fredrik. Appen ger tydliga rapporter angående försäljning och vi kan se exakt hur mycket som sålts och till vem. Fundering om appen även går att implementera till hela KarlEkon vid försäljning av overall, sittningsbiljetter osv. Hur står sig appen emot isettle som är kopplad till Visma? Återkom med ett kostnadsförslag nästa vecka. 11. Sponsor-ansvarig (Johanna och Marcus) Vi borde använda oss mer utav sponsorer och samarbetspartners när vi anordnar mindre event. En fundering om sponsoransvarig ska bli ett eget ansvarsområde i utskotten i både CAPS och idrottsutskottet. Kan vara bra om alla utskott har egna sponsorer men att vi hittar en balans inom KarlEkon så det fortfarande blir ett seriöst intryck. Får hitta ett forum så alla kan ta hjälp av varandra angående sponsor. Kan bli ett långsiktigt mål för oss att hantera sponsorer för alla utskott. 12. Nollephesten (Malin) Det såldes 50st biljetter från det första försäljningstillfället och de personer som inte varit med under nollningen får chans att köpa biljetter efter sista säljningstillfället. Malin har bokat CAPS-projektorn så den måste transporteras till WELO. Daniel ställer upp och löser transporten. Viktigt för alla att tänka på är att alkoholnivån måste hållas, det får inte vara för mycket hets på förfesterna. Våga neka de som är för fulla, för att visa att vi menar allvar. Det är värt att lägga in en vakt, en kostnad som KarlEkon står
för. Malin vill ha hjälp med marknadsföringen och undrar om Carl-Fredrik kan vara där och ta kort. Han är på plats så han är redo kl.19:00 och ska ta både par- och vimmelbilder. Under middagen kommer det visas filmer, viktigt att de inte är för långa då många tappar fokus och prata med bordsgrannarna istället. Måste fixa blommor till årets Karlekonit och toastmasters. 13. Ovvesittning (Malin) 17 mars blir det ovvesittning på CAPS. Vi måste sälja overaller, rekommenderar att börja försäljningen 6 mars. Malin bokar platsen utanför Aula Magna kl. 11-13. Rekommenderat paketpris är 600kr för overall, väska och tre stycken märken. En ny terminsrabatt för att öka försäljningen. Malin fixar eventet på Facebook och ger ut all information där. 14. Sexmästeriet MF (Malin) Ska vi ta bort KarlEkon happening? Förslag att sexmästeriet skaffar en egen facebooksida, där sexet lägger upp bilder, event osv. Se till att allt med sidan fungerar innan lansering. Malin tar hjälp av Amos. Malin vill ha hjälp av marknadsföringsutskottet att göra en header till sexmästeriets sida som ska bestå av deras logga. 15. Ny styrelsepost (Mikaela) Tankar om en ny styrelsepost, vice ordförande marknadsföring. Men blir problem då vi då måste införa två nya poster för att vi inte ska bli jämt antal. Förslagsvis kan vi istället utöka marknadsföringsutskottet och ha en ansvarig från utskottet som kan delta på våra möten som ledamot. Vi måste öka deltagandet, hur får vi medlemmarna att vilja söka poster och utskott? Vi kom fram till att testa användning av trello tillsammans med marknadsföringsutskottet för att underlätta arbetet, kan ändå vara svårt då det krävs ett aktivt användande. Trellotavlan består av prio 1- uppdatering inom 2 dagar, prio 2- inom 4 dagar, prio 3- inom 7dagar. Kom ihåg att våga ställa krav! Viktigt att ha god framförhållning angående marknadsföring. Elvira lägger fram att vi bör ha heldags möte där vi diskuterar stora punkter. 16. Instagram/Snapchat tillgång (Carl-Fredrik) Hela styrelsen ska ha tillgång till KarlEkons Instagram och Snapchat. Ska finnas riktlinjer som ska följas vid uppladdning, Malin och Carl-Fredrik kollar över det. 17. Förändring av månadsbrev (Carl-Fredrik) Carl-Fredrik undra om vi ska ändra om månadsbrev till ett veckobrev med uppdateringar om vad som händer under veckan. Diskussion angående om medlemmarna läser månadsbreven som kommer ut på mailen, risk för spam. Bättre att istället ta inspiration från SÖFRE som istället postar en bild på Instagram som innehåller information om vad som händer under veckan. Bör byta ut månadsbrev på
mailen till snabb enkel uppdatering via Instagram. Viktigt att komma ihåg sponsorerna, måste finnas med i bilden. Vi fortsätter med sista månadsbrevet och kan i det informera om det nya veckobrevet på Instagram. 18. Ny kamera (Carl-Fredrik) Carl-Fredrik vill införskaffa en ny kamera och lägger fram förslag. Det är inte optimalt att ha en kamera som bara kan filma utan bör fungera för fotografering också. Har tre stycken kostnadsförslag. Canon 5000kr, 5800kr eller 6900 kr. Varför intresse av ny kamera? Ska kunna dokumentera allt som händer, mer lätt tillgängligt med två kameror. För att det ska bli aktuellt måste dessa foton användas och läggas ut för medlemmarna. Förbättra planeringen och kommunikationen. Elvira kommer med förslag att investera i en GoPro istället, bidrar med lätt filmning, liten, mer tålig och enkelt att ha med. Är även ett billigare alternativ. Elvira kommer med kostnadsförslag till nästa vecka för fortsätt diskussion. Alla i utskotten ska ha möjlighet att ta del av den. 19. Tröjor sexmästeriet (Malin) Sexmästeriets vill köpa in tröjor till utskottet och Malin undrar om det finns några krav på hur tröjan ska se ut. Styrelsen tycker det är en bra idé och det ända kravet som ställs är att KarlEkon framställs och att det inte är något konstigt på tröjan. Bör vara av ett seriösare intryck. Finansiering sker av dem själva. 3. Rundan/vad ska göras till nästa möte Manfred - betalningssystem, CAPS event, möte med KBAB och kommunen. Daniel - gör klart bokföringen, få Fredrik självgående, budget för 2017 ska bli klar. Carl-Fredrik - publicera SEROs inlägg, filma kommittévideo, fixa trello. Malin A - justera protokoll Malin C - riktlinjer för snapchat, ordna inför finsittningen, frukost på CAPS. Johanna - möte med KBAB och kommunen, uppdatera info på hemsidan, After school på CAPS. Elinor - jobba vidare med företagsveckan, SM i ekonomi, möte med Amos. Marcus - utskottsmöte, bidrag från kommunen. Amos- bjuda in William, boka möte med internationella kontoret. Elvira- möte med Allerth, göra klart presentationen, riktlinjer, heldagsmöte Mikaela- trellosida för marknadsföring, planering angående engagemangsdagen, dubbelkolla med kåren angående uppdatering med 4. Övrigt 5. Nästa möte 28/2 kl. 16:15
6. Fika Marcus löser semlor 7. Mötet avslutas Ordförande, Mikaela Lind Edin, avslutar mötet kl. 19:39 Mikaela Lind Edin Malin Andersson Amos Friedman Ordförande Sekreterare Justeringsman