Jättebra Vasa en sporrande arbetsgivare Vasa stads löne- och belöningsstrategi
Löne- och belöningsstrategin Vasa stad genomför en rättvis och målinriktad belöningspolicy i enlighet med strategin. Vid belönandet beaktas goda arbetsprestationer på alla nivåer. Innehåll 1. Vasa stads personalstrategi som utgångspunkt för löne- och belöningsstrategin 3 2. Allmänna mål i löne- och belöningsstrategin 4 3. Materiell belöning 5 3.1. Uppgiftsrelaterad lön 5 3.2. Individuellt tillägg/behovsprövat 5 3.3. Resultatbonus 6 3.3.1. Vinstpremie 7 3.4. Motivationstillägg 7 3.5. Språktillägg 8 3.6. Initiativpremie 8 3.7. Uppmärksammande av märkesdagar 8 4. Immateriellt belönande 9 4.1. Individuell utveckling/utbildning 9 4.2. Arbetsrotation/avancemang i arbetskarriären 9 4.3. Arbetstidsarrangemang för sammanjämkande av arbete och familjeliv 10 4.4. Ledarskap som värdesätter personalen, givande av respons och hörande av personalen 10 4.5. Premieledighet 11 4.6. Arbetsförhållandets varaktighet 11 2
1. Vasa stads personalstrategi som utgångspunkt för löne- och belöningsstrategin I Vasa stad har utarbetats och godkänts en personalstrategi, i vilken följande riktlinjer och ramar för personalens löne- och belöningsstrategi uppställs. Vasa stad sköter i egenskap av arbetsgivare om utvecklandet av ett konkurrenskraftigt, sporrande och rättvist belöningssystem? ett lönepolitiskt program på lång sikt utarbetas, med vilket lönerna fås konkurrenskraftiga inom den offentliga sektorn samt i synnerhet i Vasaregionen? utvecklingssamtal utnyttjas vid förverkligandet av lönesystemet? mätare utvecklas genom utnyttjande av lönejämförelser? resultatbaserade belöningssystem utvecklas att gälla stadens hela personal? ovan nämnda åtgärder tryggas med tillräcklig finansiering Staden erbjuder sin personal ett tryggt anställningsförhållande? i uppgifter av permanent karaktär används stadigvarande personal och tidsbestämda arbetsförhållanden ingås endast på grunder som nämns i lag? i stadens organisation tillämpas en fungerande praxis i fråga om arbetsrotation och omplacering? flexibla arbetstider utvecklas i syfte att sammanjämka arbets- och familjeliv Ett rättvist ledarskap bör basera sig på växelverkan och ett lyhört iakttagande av situationen inom arbetsgemenskapen. Det skall finnas tillräckligt med ledarskapsutbildning. Samverkan skall utgöra en naturlig del av ledandet och arbetandet.? i arbetsgemenskaperna utvecklas modeller/redskap för givande av respons 3
2. Allmänna mål i löne- och belöningsstrategin Den vision som ansluter sig till lönesättningen i Vasa stads personalstrategi definierar som mål för löne- och belöningssystemen rättvishet och målinriktning. Utöver detta skall belöningssystemen vara sporrande på så sätt att personalen med sina egna arbetsprestationer faktiskt kan inverka på nivån för den ersättning som betalas för arbetsuppgifterna. Förmännens roll och kunnande vad gäller belönandet är av största vikt. En utmaning för förmännen är att känna sin personal och veta vad arbetstagaren upplever som belönande och vad som ökar motivationen. Förmannen skall känna till belönandet i sin helhet och sträva efter att belöna på ett sådant sätt att målet med belönandet uppnås. Förmannens makt och ansvar utökas i belönandet. I figuren finns tre allmänna mål i anslutning till löne- och belöningsstrategin: hög kundbelåtenhet, personalens välmående samt processernas kvalitet och effektivitet. Ett gemensamt mål för staden är en hög kundbelåtenhet bland olika kundgrupper, vilket uppnås på så sätt att man känner till kundernas behov och förväntningar samt genom att man utvecklar verksamheten och processerna. En hög kundbelåtenhet kan anses bygga på en hög yrkeskunnighet bland personalen samt en riktig serviceattityd med beaktande av kvalitetskriterierna. Eftersom staden är en serviceorganisation bör denna kundbelåtenhet följas upp regelbundet inom alla funktioner för att man skall uppnå den eftersträvade kvalitetsnivån. Ett annat viktigt allmänt mål ansluter sig till ett kontinuerligt utvecklande av processerna genom vilka både effektivitet och den tidigare nämnda höga belåtenheten bland kunderna uppnås. Då processerna är i skick är serviceproduktionen effektiv och då är också förutsättningarna för en balanserad ekonomi utmärkta. I den här granskningen har man inte tagit med den ekonomiska dimensionen i de balanserade styrkorten (BSC), vilket ofta görs i offentliga samfund. et för offentliga samfund är inte att producera vinst, utan att ordna så kvalitativ service som möjligt så effektivt som möjligt. Det tredje allmänna målet ansluter sig till personalen och dess trivsel som redan nu mäts årligen i stadens organisation. Alla dessa tre allmänna mål är i växelverkan med varandra och de skall alla förverkligas samtidigt. Grundprincipen för löne- och belöningsstrategin är att man genom en omvärdering och effektivering av servicen och funktionerna får mera för utdelning till personalen. KUNDERNA - enkät - om kundbelåtenhet PERSONALEN - enkät om trivseln i arbetet PROSESSERNA - ekonomisk dimension 4
3. Materiell belöning Belönandet indelas i materiell och immateriell belöning, vilka kompletterar och stöder varandra. Med materiell belöning avses olika penningmässiga och därtill anslutna belöningssätt, såsom uppgiftsrelaterad lön, individuellt tillägg samt resultatbonus. Utöver dessa kan personen få motivationstillägg, språktillägg, initiativpremie eller med lönen jämförbart uppmärksammande t.ex. på basen av tjänsteåren. Immateriellt belönande är icke materiellt, såsom flexibel arbetstid för sammanjämkande av familjeliv och arbete, utvecklande av kunnandet, arbetsrotation, respons, beröm och uppmuntran. 3.1 Uppgiftsrelaterad lön 1) Att lönerna för dem som är i samma lönegrupp är i sådant förhållande till varandra som uppgifternas svårighetsgrad förutsätter. 2) De uppgiftsrelaterade lönerna är konkurrenskraftiga inom den offentliga sektorn och i synnerhet i Vasaregionen. Konkurrenskraften säkerställs i synnerhet inom sådana branscher, där det är viktigt att säkerställa att en kunnig personal hålls i arbetet och att tillgången på eftertraktad arbetskraft är tryggad. Den uppgiftsrelaterade lönen är avlöningens stödpelare som vägs i förhållande till det individuella tillägget, tills de uppgiftsrelaterade lönerna är i sådant förhållande till varandra som uppgifternas svårighetsgrad förutsätter. Den uppgiftsrelaterade lönen betalas enligt uppgiftens svårighetsgrad. Då uppgifterna ändras bedöms svårighetsgraden på nytt. Uppgiftens svårighetskrav bedöms på det sätt som varje kollektivavtal förutsätter eller lokalt överenskoms. Principen är samma arbete samma lön, mera krävande arbete mera lön. Konkurrenskraften följs upp på basen av uppgifter som erhållits från kommunala arbetsmarknadsverkets löneutredningar, statistikcentralens statistikuppgifter och olika utredningar, t.ex. gällande jämförelsestäderna. 3.2 Individuellt tillägg/behovsprövat Syftet med det individuella tillägget är att stöda en sporrande och målinriktad lönesättning samt öka rättvisheten i lönesättningen, så att arbetsprestationernas nivå inverkar på avlöningen. Ett fungerande system vid bedömningen av arbetsprestationer och förmännens kunnande och på så sätt i betalningen av det individuella tillägget, förbättrar märkbart stadens konkurrenskraft som lönebetalare på arbetsmarknaden. I framtiden kommer det individuella tilläggets andel av den totala lönen att öka märkbart. De behovsprövade individuella tilläggens andel av hela lönesumman var i slutet av år 2004 0,77 %. et är att höja det individuella tilläggets andel så att tillägg betalas 2,5 % år 2010 och 6 % år 2015 av den totala lönesumman. 5
Individuella tillägg kan betalas för arbetstagarens yrkesskicklighet, kompetens och prestationsförmåga. Det individuella tillägget kan fastställas antingen för en viss tid på basen av en bedömning av arbetsprestationen som gjorts under utvecklingssamtalen eller som ett separat fastställt individuellt tillägg för bestående exceptionell kompetensutveckling i arbetslivet eller genom utbildning. I undantagsfall kan tillägg utbetalas i rekryteringssituationer, där det är viktigt att få en person/personal. Individuellt tillägg kan också användas vid belönande av en grupp/ett team i situationer, där detta är verksamhetssättet och för gruppen/teamet har uppställts gemensamma mål. Betalningsgrunderna för individuellt tillägg har fastställts skilt avtalssektorvis eller i lokala avtal. Finansiering För att de uppgiftsrelaterade lönerna skall vara konkurrenskraftiga och för att målet med det individuella tillägget uppnås, förutsätts förmåga och vilja att producera service på ett effektivare och lönsammare sätt än andra. Brister i lönesättningen strävar man efter att avskaffa varje år med de justeringspotter som delas ut samt med de permanenta resultat som erhålls från omorganiseringen av verksamheten, vilka följs upp i förhållande till de uppställda målen. Av de erhållna permanenta resultaten kan med vederbörande stadsdirektörs beslut högst 50 % användas till personalens uppgiftsrelaterade/individuella löner inom verksamhetsområdet. Ledaren för ämbetsverket/resultatområdet framlägger förslag och av utvecklingsgruppen inbegärs utlåtande. 3.3 Resultatbonus Med resultatbonus främjas förverkligandet av mål som ur arbetsgemenskapernas synvinkel är viktiga och väsentliga. Med resultatbonus motiveras arbetsgemenskaper att effektivera sin verksamhet, utveckla sitt kunnande och sina verksamhetsprocesser samt erbjuda sina kunder kvalitativ service. et är kontinuerliga förbättringar och förnyelser. Syftet med resultatbonussystemet är att av den erhållna ekonomiska nyttan och ett kvalitetsmässigt bättre förverkligande av servicen skall gagna både arbetsgivaren och arbetstagaren samt servicetagarna. Resultatbonus är en gruppspecifik belöningsform, då samarbetets, det gemensamma ansvarets och det tillsammans uppnådda resultatets betydelse betonas. Resultatbonus kan resultat-områdets/ar-betsenhetens hela personal få samtidigt. Ett resultatområde/en arbetsenhet är varje resultatenhet som har ett ekonomiskt resultatansvar och en tydlig egen avgränsad kundkrets, vars belåtenhet kan följas upp. Vidare skall man kunna följa upp belåtenheten bland resultatområdets personal. Som grund för resultatbonus används balanserade styrkort. Förutsättningen för ibruktagandet av systemet är att enhetens resultatmål och utvecklingsmålen för verksamheten skall vara tydligt definierade. Systemet skall utvecklas tillsammans med personalen. 6
Grundtanken med resultatbonus är att bonusen finansieras med anslag som enheten har sparat in, dvs. de förverkligade kostnaderna har under året varit lägre än inkomsterna. I alla situationer kan en omedelbar effektivering av verksamheten inte påvisas, eftersom resultaten kanske förverkligas först under en längre tidsperiod. Då bereder man betalningen av resultatbonus till enhetens personal på så sätt att anslagen budgeteras centraliserat och om verkställigheten förhandlas med vederbörande stadsdirektör. För resultatbonus kan högst den i tjänste- och arbetskollektivavtalet fastställda maximiandelen av lönesumman användas. Enligt de gällande avtalen för åren 2005-2007 kan för resultatbonus användas högst 5 % av resultatbonusenhetens årliga lönesumma. Stadens ledning fastställer årligen maximibeloppet som kan användas. Förmannen för resultatbonusenheten svarar för utarbetandet av en resultatbonusplan. Resultatbonus planeras och utarbetas tillsammans med personalen. Personalservicen sköter om anvisningarna samt om koordineringen på stadsnivå och utvecklar i mån av möjlighet resultatbonus tillsammans med enheterna. Resultatbonus baserar sig alltid på ett avtal som ingåtts på förhand. Stadsdirektören för vederbörande verksamhetsområde godkänner resultatbonusplanerna som förvaltningens ledning framlägger, varefter avtal om ibruktagandet av resultatbonussystemet kan ingås. 3.3.1. Vinstpremie Vinstpremie är ett belöningssätt för ett bra ekonomiskt resultat, som i synnerhet företag använder sig av. Inom offentliga sektorn inverkar skatteinkomsternas förverkligande samt samfundsskatteinflödet kraftigt på det ekonomiska resultatet. Utnyttjandet av vinstpremie kunde vara imageförhöjande för arbetsgivaren. Utbetalningen av vinstpremie åt hela personalen kunde övervägas i situationer, då det ekonomiska läget är stabilt och ett positivt årsbidrag är resultat av att den högklassiga servicen har ordnats på ett synnerligen effektivt och lönsamt sätt. 3.4 Motivationstillägg et med motivationstillägget är att man vid beviljandet speciellt beaktar individualiteten, dvs. mottagaren värdesätter motivationstillägget och upplever det som en faktor som ökar motivationen och engagemanget. Motivationstillägget är en ersättning av engångsnatur som betalas i efterhand för en individs, ett teams eller en arbetsgemenskaps flexibilitet, överraskande prestation, utvecklande av verksamheten, för ett lyckat projekt o.dyl. aktivitet eller handlande som förmannen vill belöna sin arbetstagare. Den närmaste förmannen föreslår för sin egen förman att man beslutar om beviljande av tillägget. Beslutet skall motiveras och det skall vara rättvist i förhållande till den övriga personalen. Tillägget kan ges i form av pengar, vara, service eller presentkort. 7
3.5 Språktillägg Avsikten med språktillägget är att stöda tvåspråkigheten i Vasa och säkerställa en bra kundbetjäning på båda inhemska språken och vid behov på främmande språk. Språktillägg betalas om uppgiften förutsätter förutom modersmålet god förmåga att använda det andra inhemska språket eller ett främmande språk och att arbetstagaren har den förutsatta praktiska färdigheten. 3.6 Initiativpremie Syftet med initiativpremien är att aktivera olika former av kreativitet och initiativtagande bland personalen. Det är varje arbetstagares skyldighet att utveckla sitt arbete och sin arbetsmiljö genom kreativa och nya lösningsmodeller. Med nya initiativ och idéer strävar man efter att förbättra resultatet för stadens service /serviceproduktion. Initiativet kan gälla att förbättra verksamhetsförutsättningarna i arbetet; arbetssätt, arbetarskydd, trivseln i arbetet, arbetsmetoder eller arbetsredskap. Initiativen behandlas i enlighet med anvisningarna för initiativverksamhet. 3.7 Uppmärksammande av märkesdagar Uppmärksamma personalen och visa uppskattning för lång tjänstgöring, bemärkelsedagar samt pensioneringar. Syftet är att öka personalens arbetsmotivation samt främja engagemanget till arbetsgivaren. Personalen uppmärksammas i enlighet med bemärkelsedagsstadgan. Uppmärksammandet förverkligas enhetligt och jämlikt. För långvarig tjänst hos Vasa stad uppmärksammas personalen enligt följande:? 20 år 3 dagar semester med lön? 30 år 1 vecka semester med lön samt en armbandsklocka? 40 år 2 veckor semester med lön samt ett 300 euros presentkort Jämna födelsedagar beaktas åtminstone med en blomsterhälsning. Då en arbetstagare går i pension ordnar arbetsgivaren en pensionsfest och gratulerar med Vasas vapen och en present på ca. 100 euro som förvaltningen väljer. 8
4. Immateriellt belönande 4.1 Individuell utveckling / utbildning Den i kraft varande utbildningsstrategin förverkligas. Nyckeln till stadens framgång är en yrkesskicklig personal som ombesörjer sitt kunnande och som satsar på personlig utveckling. et är att få personalen att tillägna sig vikten av det livslånga lärandet. Arbetskulturen utvecklas så att den uppmuntrar och sporrar till inlärning och att den är kreativ och prövar på nya saker. För kartläggande av personalens kunnande och yrkesskicklighet har ett kompetenskartläggningsprogram utvecklats. I synnerhet i utvecklingssamtal skall personalens nuvarande kunnande i arbetet jämföras med det kunnande som krävs i framtiden och planer för fortbildning skall utarbetas. Staden stöder och främjar utvecklandet av personalen och dess utbildning i form av skräddarsydd yrkesutbildning, fortutbildning och kompletterande utbildning. De anslag som år 2010 används till personalutbildning motsvarar en procent av personalens löneutgifter. Personalen uppmuntras till att på eget initiativ söka sig till utbildning som förbättrar yrkesskickligheten genom utbildningsstipendier som årligen delas ut. Åt Vasa stads arbetstagare som har avlagt yrkeshögskoleexamen, universitetsexamen, i lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/98) avsedd yrkesinriktad grundexamen, yrkesexamen eller specialyrkesexamen beviljas tre dagar ledigt med lön. De i lagen avsedda examina avläggs som fristående examina under examensnämndens övervakning inom respektive bransch. Examen skall ansluta sig till personens arbetsuppgifter eller planerade arbetsuppgifter. 4.2 Arbetsrotation/avancemang i arbetskarriären et är att öka personalens rörlighet mellan olika arbetsuppgifter och verksamhetsställen. Personalen uppmuntras att utveckla och utvidga sitt kunnande genom att byta arbetsuppgifter antingen permanent eller för en bestämd tid. Arbetsrotation i sin bästa form är det då både arbetstagaren själv lär sig någonting nytt och arbetsgemenskapernas verksamhetsmetoder utvecklas. Att avancera i karriären kan vara att man byter uppgifter som ansluter sig till arbetsrotation eller att man avancerar i organisationshierarkin. Arbetsgivaren främjar i mån av möjlighet personalens avancemang med hjälp av karriärplanering. För förbättrandet av personalens rörlighet utarbetas ett separat program under år 2006. 9
4.3 Arbetstidsarrangemang för sammanjämkande av arbete och familjeliv Arbetstagarnas olika behov i livets olika skeden beaktas i mån av möjlighet vid planeringen av arbetstiderna. Vid planeringen och ibruktagandet av arbetstidsmodeller och lösningar beaktas personalens behov och förväntningar. et är att på arbetsplatserna skapa en arbetstidskultur, då man med hjälp av olika arbetstidsmodeller, flexibilitet, arbetsledigheter och -semestrar förbättrar personalens ork i arbetet, arbetet är bättre organiserat och framför får kunderna allt bättre service vid rätt tidpunkt. Användningen av arbetstiden regleras i synnerhet i arbetstidslagen och i arbetskollektivavtalets bestämmelser. Hur de i arbetstidslagen och avtalen avsedda möjligheterna utnyttjas i praktiken beror mycket på arbetsgemenskapens behov, beredskap och vilja att komma överens om mångsidiga arbetstidslösningar. Arbetsgemenskapens verksamhet styrs också allt mer av kundperspektivet, vilket skall beaktas i arbetstiderna. Förutom kundperspektivet skall personalens individuella behov beaktas. Staden gynnar och främjar utnyttjandet av prövningsbaserade tjänste- och arbetsledigheter. Till ansökningar om tjänste- och arbetsledigheter skall man i regel förhålla sig positivt. Beviljandet av ledighet är ofta också med tanke på arbetsenheten en positiv sak. I allmänhet stöder tjänstgöring hos en annan arbetsgivare både personens egen utveckling och mångkunnighet. Att man stöder gynnandet av prövningsbaserade tjänste- och arbetsledigheter gör att personalen hålls kvar i stadens tjänst och främjar orken i arbetet ända till ålderspensionen. Till beviljandet av ledigheter ansluter sig behovsprövning. I första hand skall tillgången till service och en god kvalitet tryggas. Vid beviljandet av behovsprövade ledigheter skall bedömningskriterierna vara med tanke på upprätthållande av uppgifterna på ett ändamålsenligt sätt och arbetets dimensionering, belastning och välmående vad gäller personalen i hela arbetsgemenskapen. 4.4 Ledarskap som värdesätter personalen, givande av respons och hörande av personalen Ett bra förmansarbete den närmaste förmannens verksamhet är en viktig sporrande faktor. En fungerande och öppen växelverkan inom arbetsgemenskapen har en viktig betydelse för resultatet. En bra växelverkan baserar sig på förtroende, behandling av konflikter i rätt tid, dialog samt ledarskap som värdesätter och respekterar personalen. Värdesättande och respekt är det effektivaste sättet att uppmuntra personalen. Respons skall höra till vardagen mellan förmannen och arbetstagarna. Vidare är utvecklingssamtalen ett redskap för att ge respons och för bedömningen av prestationer. Varje arbetstagare vill ha information/respons för sina prestationer och sina framsteg i arbetet. 10
4.5 Premieledighet et med premieledigheterna är att erbjuda arbetstagaren ett alternativt sätt att ta del av resultatbonus genom att arbetstagaren avgiftsfritt/mycket förmånligt i sin användning får en semesterfastighet som staden äger/hyr. Möjligheten till premieledigheter utreds som en belöningsform. 4.6 Arbetsförhållandets varaktighet Staden är en säker arbetsgivare. Ett tryggt anställningsförhållande är en viktig faktor som gör att arbetet känns meningsfullt och motiverande. Staden betonar i sin verksamhet och sitt handlande varaktigheten vad gäller personalens arbetsförhållanden. I samband med utvecklandet av verksamheten, omorganiseringar och nya arrangemang kan uppgiftsbeskrivningen, arbetsstället och arbetsgemenskapen ändras, varvid ett fortsatt arbetsförhållande kan förutsätta beredskap inför förändringar och eventuell utbildning. 11