.,..."'VÄSTRA GÖTALANDSR EGONEN... Start av reservrutin läkemedelsbeställningar t[jl RGL 5.0 Sidan av 15 Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 2016-09-0 fasts ~t,v;:~~o~~ ~ Datum \\,~\-L_,L_, -!Viärie R'äs~1;~~~,;,- ~,;~{ s.!t~k l;~ ~,~~;~t~i,~i VGR ------------ --------- --------- -- -------- ----- ---- - Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL Ändringar från föregående version Bilaga 4: Förtydligande gällande Samordnarens kommunikation med Sjukhusapoteket VGR lokalt, samt vad som ska göras i samband med återgång till normalrutin. Bilaga 7: Kompletterad med förteckning över behöriga beställare. Redaktionella ändringar. Definitioner e-builder Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen T-tjänsten inom e- handel. Hamlet förvaltning Den inom VGR T uppsatta förvaltningen för Hamlet och Horatio. Marlmadsplatsen Det namn Västra Götalandsregionens ehandelsmodell har på den sammanlagda tjänsten T-tjänsten och Produktkatalogen RGL RegionGemensamt Lager, drivs av Apoteket AB Samordnare Temporär roll vid driftstörningar som agerar samordnare för sjukhusapoteket VGR (lista med namngivna personer finns i bilaga 2) U tvecklingssamordnare Regional roll inom Sjukhusapoteket VGR Sjukhusapoteket VGR Visuera Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen Produktkatalogen inom e-handel. Syfte Möjliggöra beställning och leverans av läkemedel vid brister i det elektroniska orderflödet, genom att beskriva hur brister i orderflödet mellan VGR och RGL identifieras och hanteras, samt hur beslut om start av reservrutin fattas. Målgrupp Sjukhusapoteket VGR regionalt och lokalt, RGL, VGR T/Hamlet förvaltning Ansvar Hamlet förvaltning ansvarar för bevalming av orderflöde och felsölming vid brister i orderöverföring samt att informera berörda parter om status på felsölming Samordnare ansvarar för kontakt med Hamlet förvaltning och RGL samt att i samråd fatta beslut om start av reservrutin RGL ansvarar för att informera berörda parter vid driftstörningar på RGL eller utebliven orderingång samt att i samråd med Samordnare fatta beslut om start av reservrutin Sjukhusapoteket VGR lokalt ansvarar i förekommande fall för prioritering av enheter och att informera berörda enheter vid start av reservrutin, samt återgång till normalrutin
.,..~VÄSTRA Reservrutin läkemedelsbeställningar til RG L Fredrik Vondracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R Sign VGR: \Jv:U 5.0 Sidan 2 av 15 Dm/id-nummer Giltig from QSA005 2016-09-0] Utförande Allmänt En "Pärm Reservrutin" för reservrutin ska finnas på Sjukhusapoteket VGR lokalt. Pärm Reservrutinen ska innehålla minst de dokument som anges i Bilaga 7. Ordrar går normalt över ca kl 10:00 vardagar (tilläggsordrar kl 14 och snabbordrar kl 16) och levereras med nattleverans nästkommande vardag. Hantering av fel i orderöverföring beskrivs schematiskt i bild 1 nedan (se även bilaga 3) Bild 1: Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet. Flödet beskrivs övergripande i texten nedan, samt i detalj i bilaga 3 och 4. Detaljerad beskrivning finns i bilaga 4, Checklista för Koordinator 1. dentifiera fel och koordinering När fel i orderflödet upptäcks ska följande parter omedelbart kontaktas: Hamlet förvaltning Utvecklingssamordnare Sjukhusapoteket VGR RGL, teamchef farmaceut med kopia till kundservice RGL Kontaktuppgifter finns i bilaga 2. Upptäckande part ansvarar för att kontakta övriga parter. 1.1. Hamlet förvaltning rapporterar till marknadsplatsen.info@vgregion.se (en definierad sändlista kopplad till alla intressenter i ehandelsflödet) att problem i ehandelsflödet upptäckts om detta ännu inte gjorts av annan part.
.,...,.,VÄSTRA Reservrutin läkemeclelsbeställningar till RGL 5.0 Dm/id-nummer Fredrik Vonclracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 Sign VGR: "'--~ 1.2. Hamlet förvaltning startar felsökning och skickar ett standardmail till sjukhusapotekens funktionsbrevlådor att fel uppmärksammats. Sidan 3avl5 Giltig from 2016-09-0 1.3. Utvecklingssamordnare Sjukhusapoteket VGR utser en samordnare för vidare hantering av felet. Samordnaren meddelar funktionsbrevlådor på berörda förvaltningar aktuell status samt när nästa uppdatering av läget skickas ut. 1.4. Hamlet förvaltning meddelar samordnaren status i felsökningen var 30:e minut om annat ej är överenskommet. Samordnaren meddelar i sin tur status till funktionsbrevlådor inom Sjukhusapoteket VGR. 2. Atgärdsplanering 2.1. Om problemet kvarstår kontaktar samordnaren teamchef farmaceut RGL (Kundservice i andra hand, se bilaga 2) för att gemensamt planera åtgärder och beslut om vidare hantering. Den vidare hanteringen kan göras på tre sätt: a) e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL (se pkt 3 nedan) b) e-handelsordrar används, alla kommer inte hinna hanteras och en prioritering behöver göras (se pkt 4 nedan) c) e-handelsordrar används inte, en prioritering behöver göras och prioriterade ordrar måste därefter faxas/mailas till RGL (se pkt 5 nedan) 2.2. Efter beslut om vidare hantering informerar samordnaren funktionsbrevlådor på berörda förvaltningar om beslutet (modell a, b eller c ). Vid beslut att använda modell b eller c följer bekräftar samordnaren via telefon att sjukhusapoteket VGR/lokalt mottagit informationen. 2.3. Vid driftstopp ska samordnaren skicka ut statusuppdatering regelbundet till funktionsbrevlådor (förslagsvis var 30:e minut), oavsett om något nytt hänt. Samordnaren anger i mailet när nästa statusuppdatering kommer att skickas ut. Eventuellt beslut om att förbereda för faxrutin lokalt tas av Sjukhusapoteket VGR/lokalt. 3. e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL 3.1. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt om att alla ordrar kommer levereras i tid 3.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt meddelar vid behov berörda enheter 4. e-handelsordrar används, ordrar måste prioriteras 4.1. Samordnaren mailar funktionsbrevlådor med detaljerad info om att prioritering av beställande enheter måste göras. Samordnaren kontaktar därefter respektive lokalt Sjukhusapotek per telefon och informerar om mailet. 4.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning (Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar). Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med kopia till samordnaren. 4.3. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras.
.,,..,..VÄSTRA 'Y Reservrutin läkemedelsbeställningar ti ll RGL Fredrik Vondracek, Kvali tetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR Sign VGR: ~ 5.0 Sidan 4 av 15 Dm/id-nummer Giltig from QSA005 2016-09-01 4.4. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar berörda enheter vid behov. 5. Manuell beställning 5.1. Samordnaren beslutar i samråd med RGL hur den manuella beställningen ska går till (fax och/eller mail). 5.2. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt att manuell beställningsrutin måste tillämpas och att prioritering avbeställande enheter måste göras (Se detaljer i bilaga 4). Apoteket AB:s faxblankett eller utskriven order från Hamlet ska användas. 5.3. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning (Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar). Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med kopia till samordnaren. Prioriteringslistan används som checklista för inkommande beställningar på RGL. 5.4. Förstahandsalternativet är att sjukhusapoteket VGR/lokalt ska skicka fax/mail. andra hand skickar beställande enhet fax/mail. Som beställningsunderlag används utskriven order från Hamlet eller Apoteket AB:s faxblankett. 5.4.1. Om utskriven order från Hamlet används måste denna kompletteras med Antal faxade sidor Kundnummer Sjukhus Telefonnummer Underskrift och befattning enligt bilaga 5 5.4.2. Om beställningsunderlaget mailas gäller följande: Skicka ett mail per beställande enhet till kundservice.rgl@apoteket.se Ange "Beställning reservrutin" i ärendefältet Bifoga inskannad beställning som pdf. 5.5. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras. 5.6. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar berörda enheter vid behov. Berörd enhet ska informeras enligt lokal checklista (se lokal Pärm Reservrutin). Om det inte går att få kontakt med berörd enhet ska Sjukhusapoteket VGR lokalt bedöma hur beställningen ska hanteras. 6. Särskild hantering då Hamlet inte fungerar 6.1. Beställningar från VNL: Varor i VNL som har ett lagersaldo lika med eller mindre än beställningspunkt kan hittas i Horatio. Vägledning för att ta fram dessa varor finns i lokal Pärm Reservrutin. 7. Hantering avbeställande enheter med lägre prioritet 7.1. Samordnare och RGL kommer överens om hantering av ordrar som inte levererats. Hänsyn skall tas till nästkommande dags ordinarie orderflöde. 7.2. Samordnaren informerar Sjukhusapoteket VGR lokalt på berörda förvaltningar. 8. Avsluta reservrutin
T" C" VÄSTRA Reservrutin läkemedelsbeställningar ti ll RGL Fredrik Vondracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR Sign VGR: \)i_\ 5.0 Sidan 5 av 15 Dm/id-nummer Gi ltig from QSA005 2016-09-01 8.1. Samordnare och RGL fattar beslut om att avsluta reservrutin när systemen åter fungerar. (Se detaljer i bilaga 4 pkt 9) 8.2. E-handelsordrar för de enheter som beställt manuellt och redan hanterats i Apotekets system ska annulleras för att undvika dubbelleveranser. Samordnare och RGL ska vid behov klargöra eventuella oklarheter kring vilka ordrar som ska annulleras eller inte. 8.3. Samordnaren mailar funktionsbrevlådorna hos Sjukhusapoteket VGR lokalt på berörda förvaltningar om att reservrutin är avslutad och normalrutin för beställning åter gäller. 8.4. Sjukhusapoteket VGR lokalt kontaktar endast beställande enheter om problem kvarstår. 8.5. Händelsen skall dokumenteras av Samordnaren (se bilaga 6: Mall dokumentation av incident). Samordnare och RGL ko1mner överens om uppföljning av händelsen. Referenser AVTAL NR: 2792010-01, Bilaga 1, ss29-30 Författare Fredrik Vondracek, kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR Katja Heikkinen, Register och sortiments-uppföljningsansvarig, Sjukhusapoteket VGR Anna Christiansson, Utvecklingssamordnare Sjukhusapoteket VGR Synpunkter inhämtade från Åsa Brundin, läkemedelsansvarig RGL och Helena Sanchez, VGRT Bilagor Bilaga : shistorik Bilaga 2: Kontaktlista Bilaga 3: Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet Bilaga 4: Check.lista för Samordnare Bilaga 5: Faxbeställing med underlag från Hamlet Bilaga 6: Mall dokumentation av incident Bilaga 7: nnehåll i lokal Pärm Reservrutin
,...,VÄSTRA Reservrutin läkemedelsbeställningar til l RGL 5.0 Dm/id-nummer Fredrik Vondracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R QSA005 Sign VGR: 'JL:J Bilaga 1: versionshistorik Sidan 6 av 15 Gi ltig from 2016-09-0 Giltig Huvudsakliga förändringar from 5.0 2016- Bilaga 4: Förtydligande gällande Samordnarens 09-01 kommunikation med Sjukhusapoteket VGR lokalt, samt vad som ska göras i samband med återgång till normalrutin. Bilaga 7: Kompletterad med förteckning över behöriga beställare. Redaktionella ändringar. 4.1 2015- Bilaga 2, Kontaktlista uppdaterad 12-01 4.0 2015- nstruktionen reviderad i sin helhet efter övning och 05-01 utvärdering av skarpt läge. 3.0 2014- nstruktionen helt omgjord efter utvärdering av 07-01 arbetssättet. 2.0 2013- nstruktionen helt omgjord efter förändrade 06-01 förutsättningar. 1.0 2012- ny 03-01 Författare Fredrik Vondracek, Katja Heikkinen, Anna Christiansson Fredrik Vondracek Fredrik Vondracek, Katja Heikkinen Fredrik Vondracek, Katja Heikkinen Agneta Dorup, Marie Rasmusson, Fredrik Vondracek
.,,...~VÄSTRA GÖTALANDS REGON EN Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL 5.0 Sidan 7 av 15 Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sj ukhusapoteket VGR QSA005 201 6-09-0 l \!t'~~s:;:i : Datum \'-v\j 1L -r\ira-rie R"a-s~1i ~sö1i,- c1ier s.l t~k.11~ 5,~i)öt~i,e i vc;"r ------------ -------------------------------------- Bilaga 2: Kontaktlista nyckelpersoner/koordinator inom Sjukhusapoteket VGR, RGL, Hamlet support Namn Tel Arbetsplats Funktion/titel Anmärknin2 S.iukhusapoteket VGR Anna Christiansson 0700-82 23 83 Sjuldrnsapoteket VGR Utvecklingssamordnare Samordnare 1 :a hand Sjukhusapoteket VGR Katja Heikkinen 0700-82 49 69 Sjukhusapoteket VGR Register och sortiments- Samordnare 2:a hand uppföljningsansvarig Fredrik Vondracek 0722-12 45 30 Sjukhusapoteket VGR K valitetsansvarig Samordnare 3:e hand Fredrik Fostvedt 0700-82 38 65 Sj ukhusapoteket VGR Logistiker Samordnare 4:e hand Marie Rasmuson 0703-26 90 08 Sj ukhusapoteket VGR Funktionssamordnare Samordnare 5:e hand RGL Louise,undgren 010-447 86 31 RGL Teamchef produktion louise.lund!!ren@aooteket.se Lina Mellqvist 010-447 73 30 RGL Teamchef farmaceut lina.mellavist@.aooteket.se Kundservice RGL 010-447 71 00 RGL kundservice.rgj@aooteket.se S.i ukhusapoteket VGR/lokalt Sjukhusapoteket VGR 0322-22 60 56 Funktionstelefon Om ej svar: Alingsås Ellinor Ottosson 0322-22 66 25 Anders Ryberg 0322-22 61 16 sjukhusagoteket.vgralingsas.al@vgre gion.se Sjukhusapoteket VGR 0303-988 30 0303- Funktionstelefon s jukh usagoteket. vgrkungalv@vgregi Kungälv 985 32 on.se Sjukhusapoteket VGR Uddevalla sjukhus Funktionstelefon Vardagar 07.30-15.30 NU 010-435 66 60 sjukhusagoteket.vgmu@vgregion.se NAL 010-435 66 59 Sjukhusapoteket VGR Skövde Funktionstelefon Vardagar 07.30-16.00 SkaS 0500-47 8364 s j ukh usagoteket. skas@vgregi on. se Lidköping 0510-48 89 44 Sjukhusapoteket VGR 0706-252892 Funktionstelefon sjukhusagoteket.vgrsu@vgregion.se su 0706-357038 0706-191068 Sjukhusapoteket VGR 033-6161782 Funktionstelefon s jukhusagoteket. vgrsas@vgregion.se SÄS Petra Setterborg 0727-442650 Sj ukhusapoteket VGR/SU Sektionsledare Boel Setthagen 033-616 45 73 Sj ukhusapoteket VGR/SÄS Enhetschef Maria Brandt 0702-42 59 16 Sjukhusapoteket VGR/SkaS Enhetschef Lena Stroud 0705-517023 Sj ukhusapoteket VGR/NU Enhetschef Mari Henning 0303-985 32, Sjukhusapoteket Verksamhetssamordnare 0702-68 31 61 VGR/Kungälv Ellinor Ottosson 0700-82 59 93 Sj ukhusapoteket Enhetsansvarig VGR/Alingsås Närhälsan!Tandvård/Frölunda Specialistsj ukhus/angereds Närs jukhus Gunnar Henning Tandvård, Hälso- och Strateg, Tandvård gunnar.henning@vgregion.se Sjukvårdsavdelningen Tobias Karlsson Närhälsan Apotekare tobias.m.karlsson(@vgregion.se Annamaria Fagrell 0303-985 32, Frölunda Specialistsjukhus Receptarie, kontaktperson annamaria.fagrell@vgregion.se 0700-852537 FSS Annamaria Fagrell 0303-985 32, Angereds Närsjukhus Receptarie, kontaktperson annamaria. fagrell@vgregion.se 0700-852537 ANS Hamlet Support Tevhide Köksa! 0700-82 34 79 Hamlet förvaltning Applikationsförvaltare T suooort-hamlet({. ~vgregion. se Carolin Johansson 0730-26 12 49 Hamlet förvaltning Teknisk systemspecialist suooort-hamlet<2 V!!re!!ion.se Helena Sanchez 0700-82 36 83 Hamlet förvaltning Teknisk systemspecialist suooort-hamlet(a vgregion.se
"'f/r"""västra NDSREGONEN.,...,. GÖTALA Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL 5.0 Sidan 8 av 15 Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 2016-09-01 f'(:!r~.0~"vr- Datum \Jo() --------------------------------------------------- ------ ----- --------------------------- Marie Rasrnuson, chef S.iukhusapoteket VGR Bilaga 3: Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet Ja (a) j Nej (b) ja Ja (c)
..... ~VÄSTRA Sta11 av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL 5.0 Sidan 9 av 15 Dolcumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vonclracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 20 16-09-01 mv;::;~~. Datum \~\0~hl ---------------------------------~------- --- ----------------------------------- Marie Rasrnuson, chef S_jukhusapotekel VGR Bilaga 4: Checklista för Samordnare (4 sidor, sida 9-12) Alla kontaktuppgifter till nämnda finns i bilaga 2 1. VGR upptäcker problem med orderöverföringen. Starta felsökning och kontakta utvecklingssamordnare Sjukhusapoteket VGR samt Kundservice RGL och Teamchef Farmaceut RGL via e-post. Om svar ej fås inom 15 minuter kontakta via telefon. Om fel upptäckts hos RGL gå direkt till punkt 3. 2. Om Teamchef Farmaceut inte finns på plats kontaktas kundservice RGL för information om vem som är ersätter hen. Om utvecklingssamordnare ej finns tillgänglig kontaktas nästa person i kontaktlistan. 3. utvecklingssamordnare VGR utser en samordnare. Samordnare bedömer felet enligt "Bedömning av felets omfattning" nedan. 4. Samordnare avgör vilken information som skall förmedlas till lok~la sjukhusapotek. (funktions brev lådor och enhetschefer). 5. Samordnare VGR meddelar Hamlet-supp011 vilken information som skall publiceras via RSS i Hamlet. Glöm ej att informera beställare ifall stoppet riskerar att påverka leverans av snabbordrar. 6. Hamlet-support håller Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut RGL uppdaterade via telefon- eller Skypemöten var 30:e minut om man inte kommer överens om något annat. Telefonnummer till telefonmötestjänsten: 0200-28 51 00 Efter varje ny avstämning mailar Samordnare VGR uppdaterad status till lokala sjukhusapoteken. 7. Har fel hittats? 7.1. Ja (Om nej - se punkt 8): går det att skicka över ordrama via e-handelsflöde? 7.1.1. Ja (om nej - se 7.1.2): kan RGL invänta ordrar? (beror på felets omfattning och karaktär, antal orderrader och när på dagen ordrar förväntas komma in till RGL). Avgörs genom avstämning med Samordnare VGR, berörd T-enhet samt Teamchef Farmaceut RGL. 7.1.1.1. Ja: RGL hinner: reservrutin behöver ej nyttjas. Uppföljning sker enligt punkt 9 nedan. 7.1.1.2. Nej: RGL hinner inte hantera alla ordrar: Samordnare VGR kontaktar lokala sjukhusapotek per telefon. Lokala sjukhusapotek ansvarar för vilka enheter som är prioriterade, dessa meddelas RGL och samordnaren. Samordnaren och teamchef farmaceut stämmer av prioriteringen.
T"C" VÄSTRA y Reservrutin läkemeclelsbeställningar ti ll RGL 5.0 Sidan 10 av 15 Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket YGR QSA005 2016-09-01 SignVGR:~ 7.1.2. Nej: Samordnare VGR mailar följande till funktionsbrevlådor: "Manuell beställningsrutin måste tillämpas och prioritering av beställ ande enheter måste göras. Prioritering av beställande enheter: (Se Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar). Maila din förvaltnings prioriterade enheter till RGL med kopia till mig. Manuella beställningar: Apoteket AB:sfaxblankett eller utsla iven orderfi'ån Hamlet ska användas. Beställningarna faxas/mailas till RGL. Om utskriven order från Hamlet används måste denna kompletteras med Antal faxade sidor Kundnummer Sjukhus Telefonnummer Underskrift och befattning Om beställningen mailas gäller följande: Ett mail per beställande enhet Ange "Beställning reservrutin" i ärendefältet Bifoga inskannad beställning som pdf Kontaktuppgifter RGL: fax: 031-88 06 95 mail: kundservice. rgl@apoteket.se OBS! Meddela telefonnummer till eventuell lokal kontaktperson angående reservrutin till mig nformera Regionservice vid behov: Bedöm om det finns behov av att kontakta era lokala kontaktpersoner på Regionservice:s varuceller och informera om att störningen i beställningssystemet eventuellt kan förorsaka försenade leveranser" Samordnaren kontaktar även lokala sjukhusapotek per telefon för att bekräfta att informationen mottagits. Lokala sjukhusapotek ansvarar för vilka enheter som är prioriterade, dessa mailas till RGL Kundservice med kopia till samordnaren. 7.1.3. Lokala sjukhusapotek kontaktar vid behov berörda enheter som skall maila/faxa in sina beställningar. 8. Nej: Samordnare VGR kallar berörda parter till telefonmöte för att få svar på följande frågor:
,..., VÄSTRA...,, Reservrutin läkemeclelsbeställningar till RGL Fredrik Vonclracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR S i gnvgr :~ 5.0 Dm/id-nummer QSA005 Sidan 1 av 15 Giltig fr o rn 2016-09-0 l o o o När beräknas fel vara identifierat? Hur många enheter berörs av felet? Kan vi avvakta? Ja: boka in avstämningsmöte enligt överenskommelse Nej : Manuell rutin enligt 7.1.2. 9. När problem är löst och ordrar når RGL via elektroniskt flöde: 9.1. Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut på RGL stämmer av status och beslutar/förtydligar hantering av punkt a-f nedan: a) Förtydliga vilka beställningar som är inlagda i systemet (manuellt eller via SFT) som ska annulleras. b) När beräknas leveranserna konm1a till varucellerna på sjukhusen? c) När beräknas RGL vara i fas med produktionen? Samordnaren ansvarar för att publicera relevant information om ovanstående i Hamlet samt skicka mail om detta till funktionsbrevlådor. d) Behöver Händelseanalys göras utifrån felets storlek? Vid behov i samråd med kvalitetsansvariga. e) Boka in uppföljningsmöte för att följa upp inrapporterad avvikelse till T-enhet (se nedan). f) Besluta gemensamt om reservrutinen är avslutad. 9.2. Samordnare VGR meddelar Lokala sjukhusapotek via mail till funktionsbrevlådor att man återgår till normalrutin. 9.3. Lokala sjukhusapotek meddelar vid behov berörda enheter vid behov att de inte skall faxa beställningar längre. 9.4. Samordnare VGR informerar via RSS i Hamlet och Marknadsplatsen support (se bilaga 2) om att fortsatta förseningar kan förekomma särskilt om det varit ett stort driftstopp. Viss försening av leveranser kan hänga kvar följande dag/dagar på grund av ansamlad arbetsbelastning på RGL. 9.5. Samordnare VGR dokumenterar i mallen incidentrapportering se bilaga 6. 9.6. Följ upp att T-enheter arbetar vidare med att förebygga liknande fel. Rapportering sker i särskild avvikelserapporteringsmall.
,...,., VÄSTRA GÖTALAN OS REGONEN 'Y Dolrnmenttitel Reservrutin läkemeclelsbestä11ningar till RGL 5.0 Sidanl2av l5 Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSAOOS 2016-09-01 Sign VGR: ~ _J Bedömning av felets omfattning Beroende på felets omfattning kan kedjan behöva eskaleras. För en fingervisning kan nedan definitioner för stora respektive små fel användas. OBS! detta är inga definitiva gränser utan kan variera beroende på dagens totala ordermängd. Felets omfattning avgörs av Teamchef Farmaceut RGL i samråd med samordnare VGR. A. Små/enstaka fel B. Större fel i. En vårdenhet drabbas av överföringsfel på grund av organisatoriska förändringar exempelvis där partsinformationen är felaktig. 11. Flera vårdenheter drabbas av överföringsfel vid ett och samma tillfälle där antal vårdenheter är färre än 10 eller antal orderrader är ::S200 orderrader. i. Ordrar från hela sjukhus ej går över, oavsett antal orde1tader. 11. När fel överskrider checklista för små fel dvs antal drabbade enheter är fler än 10 eller antal orderrader överskrider 200. C. Vid den händelse att driftstoppet även innebär att mailkommunikation ej fungerar arrangerar Samordnare VGR telefonmöte där Hamlet Support och Teamchef Farmaceut RGL deltar. Se punkt 6 i checklista ovan.
,...,., VÄSTRA Reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL Vers ion 5.0 Dnr/id-nummer Sidan 13 av 15 Giltig fr o m Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 201 6-09-0 l S i gnvgr :~ Bilaga 5: Faxbeställing med underlag från Hamlet Exempel på faxbeställning med kompletterande uppgifter Beställning 197933 Enhet Avdelning 5 Pnl namn Avdelning 5 Datum 2016-06-09 Ordertyp nventering Produkt 14 av 184 uppdaterade, 15 beställda Användare Hamlet sida:t. av:t. Kundnummer: 40 oo 44 123 45 sjukhus: sws ret: 031-342 12 34 ~/l~ _John Do~ LM ansv SSK Artnr Namn Ber.frm Styrka 00=3401Sterilt ~atten Spädn ingsvätska för 20 parentera! användning milliliter 019284 Acetylcystein Lösning för nebulisator 200 mg/ml 04;814!~xasrand Tablett 5 mg 054403 Nezeril 0824 79 ] Allopurinol!Tablett 098350,Gaviscon. l o~al suspension 139857] Waran Tablett Näsdroppar, lösning, 0,5 endosbehållare mg/ml Blister 100 x 1 1100 mg tablett (en dos) 500 milliliter 2,5 mg -- 16:570 Furix Retard Depotkapsel, h~rd 30 mg 155852,Primperan Tablett 10 mg 167796 Pantoprazol lenterotablett 20 mg 399717 l Dimor Film dragerad tablett 4875611Cocillana- Etyfin Oral lösning 2mg Pulver till 505495 Benzylpenicillin injektion s-/infu sion svätska~ 3 gram lösning 5923781 Hibiscrub Kutan lösning 657414, Pump~ t~ll. klorhex1d1n 250 Glasflaska, 250 m l milliliter 40 mg/ml Förpackning Plastampull, 20 x 2 O m (polyp ropen) Antal A;1tal Lev.typ Status st rp 260 13 ~No~a l Skickad njektionsflaska, 10 10 1 Normal Skickadl X 10 ml Blister, 50 x 1 tablett (endos) 100 2 [No~a l Skickad Endosbehållare, 2 x 20 l Normal Skickad 10 X 0,1 ml 100 l Normal Skickad Plastflaska, 500 ml 1 1 Normal Skickad Plastburk, 100 tabletter Plastburk, 30 depotkaps l~ Tryckförpackn ing, 100 tabl. 300 3 Normal Skickad 60 2 Normal Skickad 100 1 Normal Skickad Blister, 98 tabletter 98 l [Normal Skickad, Blister 40 x 1 tabletter {en dos) n jektionsflaska, 1 O x3g 140 1 Normal Skickad: l1 1 Normal Skickad 140 14 [Normal Skickad! Plastflaska, 500 ml 4 4!Normal!skickad: ]SPECAL 250 ml ~u mp, för 250 m. s is l No~al (skickad! Beställningsunderlaget ska sparas tills varorna är levererade.
.,,..,., VÄSTRA y Reservruti n läkemeclelsbestä11ningar till RGL Fredrik Vondracek, K valitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR Sign VGR: \._k_ \ 5.0 Dm/id-nummer QSA005 Sidan 14 av 15 Giltig from 2016-09-0 Bilaga 6: Mall dokumentation av incident (T/Drift-störning) ncident rapporterad av: Datum och tidpunkt för incident: System som berörs av händelse: Ärendenummer hos berörd T-enhet: Text fyllt av Datum Beskrivning av händelse - steg för steg Allmänna reflektioner - vad fungerade bra/sämre, t.ex. de olika delarna i flödesschemat (t.ex. kon taktvägar, felsökning) Åtgärder - direkt i samband med händelse - incidentrapport för uppföljning/utredning skickad till? Aktiviteter - planerade - genomförda - återkoppling från Tenhet - förmedla till motpart
.,,..,., VÄSTRA Reservrutin läkemedelsbeställningar til l RGL Fredrik Vondraq~ k, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR SignVGR: ~J 5.0 Sidan 15 av 15 Dm/id-nummer Giltig from QSA005 2016-09-0 l Bilaga 7: nnehåll i lokal Pärm Reservrutin 1. Utskriven kopia av QSA005 2. Utskriven kopia av lokal reservrutin 3. Utskriven kopia av prioriterade enheter 4. Utskriven kopia av kontaktuppgifter inkl kundnummer RGL till beställande enheter 5. Utskriven kopia av checklista för kontakt med beställande enhet 6. Utskriven kopia av faxblankett 7. Utskriven kopia av Vägledning för beställning till VNL vid reservrutin 8. Förteckning över behöriga beställare på Sjukhusapoteket VGR lokalt