Digitala signeringslistor, Medication Care Support System HSL, Legitimerad personal Bakgrund Digitala signeringslistor består av två delar, administrativ gränssnitt, webverktyg och en app. Legitimerad personal använder det administrativa gränssnittet och baspersonalen arbetar i appen. Legitimerad personal har även tillgång till appen för att kunna signera HSL uppgifter om de utför det istället för baspersonalen och för att kontrollräkna narkotika när de är ute hos patienten. Företaget som levererar Medication Care Support System förkortas MCSS heter Appva. Detta rutindokument gäller för samtliga patienter inskrivna i hemsjukvården, både privat utförare och egen regi. Införandet sker på vård- och omsorgsboende i VÄF 1/4, hemtjänst och SOF införs under hösten 2019. I rutinen används ordet baspersonal vilket innefattar undersköterskor, omvårdnadspersonal, habilitetspersonal, stödpersoner och personliga assistenter. Signeringslistor Signeringslistor används där vi överlåter hälso- och sjukvårdsuppgifter till annan personal. Det finns behandlingslistor, läkemedelslistor, narkotikalistor och övriga HSL-uppgifter i nuläget. Mer signeringslistor kan skapas om vi ser ett behov av det. När det gäller näringsdrycker så tar ansvarig sjuksköterska ställning till om signeringslista krävs för att insatsen skall bli utförd. Ev. så krävs det endast när det sätts in för att kunna göra en utvärdering och därefter så kan signeringslistan tas den bort. Övriga HSL-uppgifter används till näringsdrycker. Insats Det är detta som baspersonal ser i appen, det som de skall utföras. Insatsen skrivs manuellt, endast begrepp som används i verksamheten skall användas här. Ex SSK: Apodos, Dosett, Movicol, Insulin NovoRapid (skall alltid stå Insulin förre insulin sorten så att baspersonal förstår att det är insulin), aldrig någon mängd detta skall baspersonalen utläsa från ordinationshandlingen. Bytte av stomi, Koppla sondvälling, omläggning höger underben mm. Vi behovs läkemedel så skrivs preparatet och styrkan ex T. Sobril 5 mg Ex Rehab: Gångträning, handträning, TENS behandling mm Instruktion Här kan man skriva en kort instruktion till den insats som baspersonal skall utföra. Ex insats omläggning höger underben då kan det i instruktionsrutan stå se omvårdnadsplanen. Eller vid Insatsen Dosett kan man skriva i instruktionsrutan läs ordinationshandling och/eller alla utom den rosa tabletten kan krossas. Vid insatser som blodtryck, puls, blodsockermätning, skriver man här värdet registreras i VIVA För rehab kan det stå träningsprogram 1
Instruktionsrutan får aldrig ersätta vårdplanen/rehab planen utan man hänvisar till den. När man gör Vid behovs lista så används instruktionsrutan till att informera baspersonal till vilket ändamål läkemedlet får användas till, dosering samt max dosen under dygnet. Skriv alltid vid behovsläkemedlets namn under insats. När signeringslistan Narkotika används Vid behov läkemedel skall ALLTID någon av följande text anges i instruktionsrutan: Kontakta sjuksköterskan innan givandet Får ges utan kontakt med sjuksköterskan Är beställningsbar Kommer endast upp vid signeringslista läkemedel och narkotika. Kryssas i om baspersonalen kan informera sjuksköterska om att läkemedlet snart är slut och behöver fyllas på. Under instruktion kan man ange när man önskar att baspersonalen skall trycka på knappen påfyllnad ex när det är 5 morfin tabletter kvar. Kräver delegering Om insatsen kräver att baspersonal har en delegering för att kunna utföra insatsen så väljer man vilken delegering det är här. Om det inte krävs någon delegering så lämnar man detta fält tomt. Enhet Här anger man om man önskar att baspersonal skall uppge given mängd vid ex läkemedel eller antal minuter ex vid träning. Raden lämnas tom om detta inte är aktuellt. Kommer inte upp på alla signeringslistor. Skall ges (frekvens) Vid insatser som är var 3.e dag, exempel vid läkemedelsplåster, byte av stomi platta och det inträffar något som gör att personal måste byta tidigare än planerad dag, måste personal informera OAS att detta har gjorts så att OAS kan ändra insatsdagarna i MCSS. Systemet kan inte själv ändra om frekvensen. Vid insatser som endast är en vis veckodag ex omläggning måndag, torsdag måste insatsen skapas för varje dag. Man väljer då frekvens varje vecka sedan sätter man datumet Fr.o.m. när första måndagen inträffar ex 1/4-2019. Därefter gör man samma sak för torsdagen. Vill man säkerställa att insatsen verkligen kommer upp i MCSS appen varje måndag och torsdag kan man göra detta genom att skapa pdf fil. Ges inom Är tidsramen för när baspersonal kan utföra insatsen. Läkemedel; Det är upp till varje sjuksköterska att bestämma tidsramen utifrån patienten och läkemedel, men en generell tid är +/- 30 minuter eller +/- 60 minuter. Läkemedel som ges två gånger per dag skall vara Väl fördelat på vaken tid. Vid flera medicintider under dagen är det viktigt att tänka på att givandet inte krockar inom tidsramen. Ex om du sätter +/- 120 minuter så kan 08.00 och 12.00 medicinen ges vid samma tidpunkt klockan 10.00. Man kan därför tänka att man sätter olika tidsramar ex 30 minuter innan kl 08.00 men att läkemedlet kan ges 60 minuter efter. 2
Övriga HSL-beställningar/behandlingar; Det är upp till legitimerad personal att bestämma tidsramen. Exempel omläggning av ett sår kan kanske göras under hela förmiddagen och då kan man sätta tiden 10.00 och då med +/- 120 minuter vilket innebär att baspersonal kan utföra insatsen någon gång mellan 08.00 12.00. Gångträning utföras någon gång under dagen och då kan tiden vara 10.30 men tidsramen +/- 150 minuter vilket innebär att insatsen kan utförs mellan 08.00 14.00. Utförs inte insatsen inom tidsramen så får baspersonalen ett larm om att insatsen inte är utförd. Utför legitimerad personal insatsen istället för baspersonal så skall detta signeras i appen av legitimerad personal. Signeringslistor som inte är aktuella skall raderas. Narkotika, signeringslista Viktigt att man skapar en förbrukningsjournal först innan du skapar signeringslistan för narkotika. Kontrollräkning av narkotikaklassade läkemedel skall göras regelbundet, minst var 30.e dag eller vid behov. Systemet håller koll på nedräkningen när kontrollräkning senast måste utföras. Du ser i översiktsbilden hur många dagar det är kvar. Leg. personal använder Appen, när man är ute hos patienten för att kontrollräkna narkotikaklassade läkemedel. När det gäller flyttande läkemedel så får baspersonal/sjuksköterska göra en rimlighetsbedömning vid kontrollräkning. Beställningslista Här ser man de som baspersonal kan begära påfyllnad på. Påfyllnad skapas vid signeringslistan läkemedel/narkotika men man kan även skapa påfyllnad här för andra förbruknings bara artiklar, LMM-produkter (läkemedelsnära produkter). Det kan ex vara insulinnålar, lansetter, omläggningsmaterial. Det är upp till varje leg. personal att skapa beställningslista här på de LMNprodukter som man önskar. Under beskrivning kan man ange när man önskar att baspersonal trycker på påfyllnad, ex när det finns 10 stycken lansetter kvar, när det finns 3 stycken kvar av Mepilex border 7.5 x 7.5. Kalendern Ska användas för frånvaro, vikt och övrigt. Övrigt kan vara en tillfällig insats som text. vätskekontroll, matregistrering. Det får inte vara någon uppgift där det krävs en delegering för att få utföra den. Det kan också vare en insats som inte sker så ofta text. var tredje månad exempel inventering av inkontinensskydd, att personalen går igenom behovet och ev. beställa. Kalendern får inte bli en slasktratt för allt möjligt. Frånvaro Är patienten inte på sin enhet, bortrest, inlagd på sjukhuset så måste man lägga patienten frånvarande. Detta görs på Kalender Skapa ny aktivitet. Det är den sjuksköterska som får kännedom om patientens frånvaro som gör detta. Sänds patienten till akuten så läggs frånvaro även om 3
patienten inte läggs in på sjukhuset, frånvaro skall skapas så fort patienten inte är på sin enhet. Detta för att det inte skall skapas larm hos baspersonalen. Vid Anteckning anger man kort varför patienten är borta. Lägg in en påminnelse i TES om när frånvaron tar slut. Är det kväll/natt sjuksköterska som lägger in frånvaro så lägger de en påminnelse i omvårdnadsansvarig sjuksköterskas TES. När patienten kommer åter till sin enhet är det viktigt att komma ihåg att ta bort frånvaron görs inte dessa så får inte baspersonalen upp några insatser i appen. Den legitimerade personal som får kännedom att patienten är åter på enheten tar bort frånvaron. Allmänt, Avsluta, Flyttar, Avliden Vid utskrivning från hemsjukvården så avslutas patienten i MCSS. Den leg. personal som har varit ansvarig för patienten avslutar, vanligtvis sjuksköterskan. Flyttar patienten ändras detta av leg. personal under adresser. Det är mottagande sjuksköterska som skall säkerställa att adressen stämmer. Är inte sjuksköterska inkopplad så är det arbetsterapeut/fysioterapeut som ändrar adressen Legitimerad personal som först får kännedom om att patienten har avlidit går in och markerar detta på patienten. Ny patient Det är leg. personal som lägg till boende skapar patienten i MCSS. Patienter kan endast finnas en gång i systemet vilket innebär att en patient som tidigare har varit inskriven i hemsjukvården får man inte upp när man väljer lägg till boende utan då får patienten hämtas upp från Borttagna. Profiluppgifter Är varningsinformation som baspersonalen får upp i appen. I Borås finns det diabetes, fall, munhälsa, näring och trycksår. Det är leg. personal som lägger in profiluppgifter på respektive patient. Diabetes patienten skall ha diagnosen fastställd innan symbolen får läggas in Fall, munhälsa, näring och trycksår måste föregås av en riskbedömning innan symbolen får läggas in. Larm Kvittering av larmen ska göras av legitimerad personal för sitt område minst 1 gång/vecka. Kvitteras inte larmen bort så ligger de kvar i baspersonalens telefoner vilket är missvisande om det är larm för insatser som är mer än en vecka gamla. Har det varit händelser som har utsatt patienten för risk för vårdskada eller vårdskada så skall avvikelse har skrivits i anslutningen till händelsen, det är alltid den som upptäcker händelsen som skriver avvikelsen. Noterar leg. personal att detta inte har gjorts när man kvitterar larmen så får leg. personal skriva den. 4
Larm skall INTE kvitteras samma dag som de dyker upp. Kvitteras larmet så ser baspersonal det inte längre i appen. Baspersonal måste få chansen att komma ihåg och göra insatsen även om det blir för sent utförd. Månadskontroll, att man ser vilka larm det är, mängden, är det ofta larm hos en och samma person mm, skall göras minst 1 gång/månad. Anledningen till att vi kontrollerar signeringslistor/larmen är för att följa upp hur ordinationen utförs. Kontroll av signeringslistorna görs genom att söka på sitt område och kontrollera vilka larm som gått hos patienten, alltså vilka insatser som inte utförs alls eller inte utförs i tid. Det är både leg. Personal och enhetschefen för enheten som skall göra detta. Legitimerad personal gör detta i samband med månadsrapporteringen av avvikelser, se Avvikelser i Viva. Legitimerads ansvar vid larm Legitimerad personal ska inte åka ut akut och exempelvis ge medicinen istället för baspersonalen när det uppstår larm. Insatsen är beställd av legitimerad personal och det förutsätts att baspersonal utför allt till 100%. Avvikelse i Viva Legitimerad personal skriver avvikelse i Viva om signeringslistan är ofullständigt ifylld (om larm har uppstått). Man skriver 1 avvikelse för hela månaden/patient. I avvikelsen beskriver man bland annat hur många larm signeringslistan har, vilket sort larm (ej utfört, utfört försent) samt vilka datum det gäller. Man använder avvikelserapport HSL-övrigt i VIVA. Delegering Initialt förs giltiga delegeringar över från VIVA till MCSS. Giltiga delegeringar innebär att delegeringen skall vara signerad av legitimerad personal och den delegerande (baspersonalen) samt att delegeringen har en aktuell tidsperiod. Slutdatumet för delegeringen skall vara samma i MCSS som delegeringen har i VIVA. MCSS har idag ingen funktion där man kan signera en delegering, det är under utveckling. Fram tills att detta finns så skrivs alla delegeringar i VIVA och förs sedan över till MCSS. OBS delegeringen får INTE skrivas i MCSS förrän den är signerad av båda partner (legitimerad personal och baspersonal, undantag är naturligtvis de enheter som inte har VIVA vilket framför allt är personliga assistenter och daglig verksamhet, där delegeringen skrivs i VIVA och skrivs sedan ut för att baspersonal skall kunna skriva på delegeringen efter underskrift av baspersonal skrivs delegeringen i MCSS). När man lägger in delegeringar är det viktigt att kolla så att personen ifråga inte redan ha den aktuella delegeringen. Baspersonal skall endast ha en delegeringsbar uppgift 1 gång under samma förvaltning. Undantag kan finnas om det är patientbunden uppgift, ex dialys kan man ha flera gånger men oss olika patienter. 5
Tidsperioden Alla delegeringar skall ha samma slutdatum. Det är alltid den första delegeringen som baspersonalens får som styr slutdatumet. Detta för att förnyelse (omdelegering) skall ske vid samma tidpunkt för samtliga delegeringar. Gäller för Delegeringar gäller inom hela förvaltningen VÄF och/eller SOF man går inte längre ner. Undantag kan vara om baspersonal vill att delegeringen endast skall gälla på deras arbetsplats. Baspersonal måste i så fall själva informera om detta. Generellt är att delegeringen gäller inom hela förvaltningen. Personliga delegeringar Viktigt att man i översikten står så långt man kan innan man går in på delegeringar Väljer sedan Boende (istället för adress) rullista kommer upp och då samtliga som tillhör den enhet som du valde i översikten. Man kan inte söka och det finns inga personnummer utan endast för och efternamn där av viktigt att man tar rätt patient. Genomgången kunskapstester Skriver man vilka tester baspersonalen har utfört samt sitt namn exempel Läkemedelstest steg 1/Anna Andersson Aktivera Det är först när man har aktiverat delegeringen som den blir giltig och baspersonal kan utföra insatsen. Aktivering skall ske i anslutning till att man skriver delegeringen. Man får absolut inte förbereda en delegering och sedan invänta provresultatet och därefter ev. aktivera delegeringen. Avsluta/ta bort Delegeringar försvinner inte automatiskt från aktuella delegeringar när tidsperioden har gått ut. Detta innebär att leg. personal måste aktivt gå in och ta bort dessa genom att trycka Ta bort och sedan ange orsak till varför innan man igen trycker på Ta bort. Det skall endast finnas giltiga under aktuella delegeringar Driftstörningar se separat rutin 6