PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED SVENSK TRAVSPORTS STYRELSE 2016-02-12, HÄSTSPORTENS HUS, SOLVALLA. Protokoll S1/2016. Närvarande: Hans Ljungkvist, ordförande, Marjaana Alaviuhkola, Arendt Cederqvist, Dag Ekner, Daniel Schützer och adjungerade Rebecka Persson och Frida Edin samt på särskild kallelse Johan Lindberg, Lena Engström, Mats Fransson (del av mötet) och Hasse Skarplöth (del av mötet). Under 6 deltog Petter Johansson, under 7 Lisa Persson och under 11-12 Peter Linder. INLEDNING Ordförande Hans Ljungkvist öppnade mötet och dagordningen fastställdes. 1 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll valdes Daniel Schützer. 2 Föregående protokoll inklusive uppföljningslista Protokoll S7 (2015-11-18) gicks igenom och lades med godkännande till handlingarna. Uppföljningslistan föredrogs. Aktiviteterna följer uppsatta tidsramar. 3 Generalsekreteraren informerar Fråga från Jämtlands travsällskap. Jan Quicklund vid Östersundstravet efterfrågar möjligheten att via en utökad checkkredit låna pengar av ATG såvida deras EU-ansökan till Tillväxtverket om arenautveckling inte går igenom. ATG är negativ till en sådan lösning och ska inte agera bank och stå med den stora risk det innebär om flera av landets travsällskap ställer samma fråga eftersom övriga banor då ska ges samma möjlighet. Fortsatt gäller att Svensk Travsport/ATG ska bistå med 25 procent av investeringen vid positivt besked från Tillväxtverket. Status HTR som basorganisation och medlem i Svensk Travsport. I samråd med HTR (Hästskötarnas och Travlärlingarnas Riksförbund) har beslutats att 2016 adjungera HTR till bassamarbetet. HTR ges ett utökat ekonomiskt stöd som möjliggör deltagande i alla gemensamma möten. Samma förslag har också antagits av SMR (Svensk Monté Riksorganisation). Rapport koncernledningen: Den interimistiska koncernledningen höll sitt andra möte den 20 januari. Mats Rosén, Solvalla, har ersatt Jens-Petter Stenseth. Nästa möte sker den 17 februari. Webbplats RST. Ökad kostnadskontroll för hästägare adresseras som ett viktigt projekt i Horisont 2017. RST har påbörjat insamling av data över kostnadsnivåer att ha häst i träning. Svensk Travsport har erbjudit att producera en webbplats där uppgifter, data, statistik från RST ska publiceras på ett överskådligt och kommunikativt sätt. RST blir operativt ansvarig för webbplatsen och allt innehåll. Projektet drivs vidare med fortsatt insamling av data och produktion av webbplatsen.
CRM. Förstudien pågår med målsättningen att CRM-systemet tas i bruk under sista halvåret 2016. Generalförsamlingen UET. Medlemsländerna möttes traditionellt i samband med Prix d Amérique i Paris och tog följande beslut: I höst körs Europaderbyt, UET:s tre- och femåringschampionat under samma tävlingsdag på Vincennes. I samband med tävlingarna anordnas seminarium om europeisk travavel. År 2017 är Sverige värd för arrangemanget. Trotting Masters görs om. Från 92 kvalificerande lopp 2015 blir det från och med 2016 38 lopp plus finalen. Möjligheten till nedflyttning i resultatlistan som alternativ till diskvalifikation införs i Tävlingsreglementet. Förfaringssätt vid bilstart harmoniseras. Irland valdes in som land nummer 21 i UET. Travronden är officiell leverantör av världsrekord till alla UET-länder. Framtidens travbana. Arbetet att ta fram en modell för framtidens travbana fortsätter och presenteras för styrelsen i maj. Hovkontroll: Den jämförande studie av hästar som tävlat barfota respektive med beslag som skulle genomföras fram till den 31 mars 2016 fullföljs inte på grund av ett missförstånd. Istället kontrolleras 3-åriga hästar som tävlat med eller utan beslag dagen efter start under perioden augusti november 2016 med syfte att få ett beslutsunderlag om även 3-åriga hästar i likhet med 2-åriga ska omfattas av ett generellt barfotaförbud från och med den 1 mars 2017. Personalen, vår viktigaste resurs. Den senaste personalenkäten redovisades och arbetet med att säkerställa ett bra arbetsklimat, rätt bemanning och kompetens diskuterades. Handelshögskolan. Svensk Travsport har tecknat treårigt medlemskap i Handelshögskolans Center for sports and business, som erbjuder forskning, föreläsningar, benchmarking med mera. Granskning faktureringsrutin. Ernest & Young har genomlyst Svensk Travsports faktureringsrutiner och bedömer att de fungerar tillfredsställande utan några risker som kan generera väsentliga fel. Anläggningsansvarig. Karin Svensson har anställts som Anläggningsansvarig på Svensk Travsport. Hon tillträder den 9 maj. Förslag på datum för strategidagar. Strategidagarna för styrelsen och ledningsgruppen sker den 9-10 maj 2016. Införa nyhetsbrev. Ett nyhetsbrev till styrelsen och ordförandena för banor och bas införs med syfte att minska omfånget på punkten Generalsekreteraren informerar. Verksamhetsplan Svensk Travsport 2016. Finns tillgänglig på webbforum. Pegasus 2020. Rebecka Persson redogjorde för nuläget och tidplanen i visionsarbetet som döpts till Pegasus 2020. Projektet lanseras under vecka 7 och det första arbetsmötet hålls i samband med förtroenderådet 4 mars. Drivningar i utlandet. Frågan om konsekvenser av drivningar togs upp på UET-mötet under Prix d Amérique-helgen, där Sverige menar att de straff som utdöms i flera länder är orimligt låga i förhållande till förseelserna. Sverige kommer fortsätta arbeta för ett förändrat synsätt och hantering av denna fråga. ATG informerar. Hasse Skarplöth informerade om vad som är aktuellt på ATG. Kommunikationsstrategi, nya kanaler. I takt med att medielandskapet förändras har behovet av en uppdaterad strategi för kommunikation i nya kanaler, sociala medier uppstått. Styrelsen diskuterade hur förbundet bör förhålla sig till detta och gav kansliet i uppdrag att till mötet den 22 mars presentera förslag på hur vi kan utveckla vår kommunikation på dessa områden. Norrtrav. Norrtrav har önskemål om att få köra en ny tävlingsdag på kvällen den 9 juli 2016. Då dagen
omgärdas av flera tävlingsdagar i samma region med risk att negativt påverka redan planerad tävlingsverksamhet avslås begäran. BESLUTSÄRENDEN 4 Lika villkor Mats Fransson presenterade förslag till ett PM som kompletterar förslaget Lika villkor som 2015 tagits fram gemensamt av ATG, Svensk Travsport och Svensk Galopp. Rapporten belyser bland annat symbiosen mellan sport och spel, hästnäringens betydelse och konkretiserar förslag som besvarar hur vi avser att använda de nya intäkter som införandet av en licensmarknad enligt Lika villkor kan ge oss med start 2019/2020. Mats Fransson uppdrogs att med några smärre kompletteringar färdigställa materialet för vidare hantering i det gemensamma Public Affairs-arbetet med ATG och Svensk Galopp. 5 Förhandlingar med staten Styrelsen diskuterade förutsättningarna för ett nytt avtal med staten som ska gälla från och med den 1 april 2016. Styrelsen godkände att ett nytt avtal på samma villkor som nuvarande kan tecknas för tiden fram till 31 december 2018. Möjlighet till förtida uppsägning skall finnas om större oförutsedda händelser inträffar. 6 Mariehamn en del av svensk travsport Mariehamn har genom Barbro Carlsson och Roald Eriksson kontaktat ATG (Mats Denninger) och Svensk Travsport (Johan Lindberg & Petter Johansson) gällande sportsligt samarbete och köp av tjänster. Mariehamn har ett önskemål att komma in och bli medlem i Svensk Travsport alternativt bli en satellitbana som delvis administreras av Svensk Travsport. Petter Johansson redogjorde för de diskussioner som förts med Mariehamn angående möjligheterna att bli en del av Svensk Travsport istället för att tillhöra finska förbundet Suomen Hippos. Styrelsen påpekar att ett villkor för fortsatta samtal och konkret förslag på avtal är att Svensk Travsport och Suomen Hippos är överens. Petter Johansson fick i uppdrag att fortsätta dialogen och ta fram förslag på avtal. 7 Mångfalds- och jämställdhetsplan för travsporten Lisa Persson föredrog den mångfalds- och jämställdhetsplan kansliet fått i uppdrag att ta fram i samband med att fullmäktige beslöt att ta bort 70-årsgränsen i våra föreningar. Planen och de åtgärder den föreslår ska säkerställa att hela sporten arbetar med att öka mångfalden över tid eftersom travsporten är relativt homogen till sin struktur idag. Arbetet för en ökad mångfald i föreningarna börjar i valberedningarna. Det framfördes ett förslag på att under våren inventera befintliga valberedningar med hjälp av extern resurs för att få en bild av nuläget. Den till förtroenderådet föreslagna workshopen skjuts fram till förtroenderådet i september 2016. En föresläsning i frågan ska dock genomföras. Frågan om ett förslag på obligatoriskt medlemskap, i enlighet med det förslag som fanns i organisationsutredningen, tas upp efter att visionsarbetet färdigställts. I övrigt ställde sig styrelsen bakom de föreslagna åtgärderna i underlaget:
Att anta föreslagen mångfalds- och jämställdhetsplan. Att det på förtroenderådet 3 mars 2016 hålls en föreläsning i ämnet mångfald och jämställdhet. Att samtliga valberedningars ordförande i travsporten ska gå en obligatorisk utbildning i augusti år 2016 kring mångfald och jämställdhet. Den ska arrangeras och planeras av Svensk Travsport. INFORMATION OCH SKRIVELSER 8 Remiss fortsatt branschsamverkan - LRF-Häst Lena Engström beskrev att LRFs branschavdelning för hästnäringen, LRF Häst, vid årsskiftet 2016/2017 går in i en ny avtalsperiod. LRF har samtidigt sett över villkoren för alla sina branschavdelningar och ett nytt förslag är utskickat på remiss. Vidare redogjordes för arbetet hittills i LRF Häst. Erica Lindberg, verksamhetschef, gör ett mycket bra arbete. Däremot får arbetet inte tillräcklig spridning och uppfattningen är att travsportens aktiva inte har kunskap om vilket arbete som görs i LRF Häst och hur det gagnar deras verksamhet. Styrelsens uppfattning är att LRF Häst är positivt för hästnäringen och man ser gärna en fortsättning, med uppmaningen att arbetet under kommande period bör ha en tydligare koppling till travsportens aktiva och villkoren för deras företagande. Svensk Travsports representation i LRF Hästs Hästdelegation diskuterades. Styrelsen är av uppfattningen att det vore positivt om det möjliggjordes ett eget mandat i delegationen, vid sidan av det mandat ASVT haft under de första tre åren. 9 Code of Conduct status Styrelsen har under ett antal tillfällen diskuterat såväl Svensk Travsports etiska plattform i sin helhet som Vårt sätt, den Code of Conduct som TR tagit fram och som GS informerade om på styrelsens möte i november 2014. Man konstaterade då att den befintliga Vårt sätt saknade konsekvenser, vilket behövs för efterlevnaden av en uppförandekod. Styrelsen slog fast att sporten behöver en ny uppförandekod med konsekvenser och den ska omfatta fler än licensierade aktiva. I koden ska tillämpliga delar från Vårt sätt användas. Betonades särskilt att arbetet ska genomföras av eller i nära samverkan med förbundsjuristen. 10 Inför förtroenderådet 3-4 mars Ett förslag på dagordning inför förtroenderådet gicks igenom. Den innehåller bland annat: En föredragning av de nya funktioner samt av den interimistiska koncernledningen, som alla är en effekt av organisationsutredningen En återkoppling i medlemsfrågan från höstens förtroenderåd Travsportens PA-arbete samt status i Lika Villkor/spelutredningen Travsportens mångfaldsarbete. 11 Bokslut 2015 Svensk Travsport Peter Linder föredrog resultatet för 2015. Det färdiga bokslutet inklusive årsredovisning föredras styrelsen på mötet i Göteborg 22-23 mars.
Kansliet ska ytterligare utveckla årsredovisningen med ett antal grafer samt göra vissa andra justeringar för att öka transparens och förbättra förståelsen av dokumentet. Peter Linder visade också upp ett förslag på hur kansliet kan arbeta med benchmark. Ambitionen är att bidra till en ökad kunskap på bannivå i hur man kan arbeta med effektiviseringsåtgärder. 12 Treårsresan Peter Linder redogjorde för status i treårsresan, det vill säga de föreberedelser som föreligger inför en omreglerad spelmarknad. Vad gäller den del av projektet som avser de immateriella rättigheterna så går denna nu in i en operativ fas. Till hjälp i detta har Svensk Travsport tecknat ett avtal med Vinges advokatbyrå, vilket godkändes av styrelsen. En kartläggning av samtliga relationer med ATG, avtalsmässiga och/eller kapitalflödesmässiga kommer påbörjas i mitten av februari i syfte att ta fram en plan och prioritering för en framtida lösning av respektive relation. En arbetsgrupp som arbetar med Peter Linder kommer sättas samman under våren. 13 Framtida ekonomimodell Den modell som tagits fram för incitament ska i enlighet med beslut från styrelsens novembermöte utvärderas med start under senare delen av våren. Lena Engström föredrog en tidplan för kansliets arbete med att se över den fasta ersättningsmodellen samt serviceavgifterna och utveckling av direktincitamenten. Större förändringar i banornas förutsättningar föreslås genomföras först inför 2018, då sporten förväntas ha en helt ny ekonomisk plattform. Styrelsen konstaterade att det fortfarande inte finns tillräckligt bra incitament för stimulans av hästägande och publik, våra två viktigaste målgrupper och det finns önskemål om att se över möjligheten att förstärka hästägarincitamenten redan inför 2017. De planer som finns för Banpublikens upplevelse under 2016 bör ge god effekt på publiksidan. Styrelsen uppdrog kansliet att vid sidan av utvärderingen av 2015 års verksamhet ta fram förslag på utveckling av incitamenten med utgångspunkt i: Att en större andel av basbeloppet ska utgöras av direktincitament Att överväga en ökad individualisering, beroende på typ av bana Kansliet uppdrogs även att se över möjligheten att avsätta en pott pengar som kan premiera särskilt lyckosamma satsningar på till exempel hästägande. Ovanstående ska kompletteras med analys av positiva och negativa effekter samt förslag på när det bör implementeras. Uppdraget ska vara klart till styrelsens strategidagar den 9-10 maj. 14 Skrivelser om ATG:s policybeslut om kvartalsredovisning Styrelsen tog del av ett förslag på svar angående de skrivelser som inkommit till Svensk Travsport om ATG:s förändrade rutiner för redovisning i och med att ATG nu övergår till kvartalsredovisning. I svaret redogjordes för bakgrunden till varför ATG behöver ändra sina rutiner på det här området, där
konkurrensskäl utgör det främsta argumentet. Styrelsen konstaterade att ATG:s kommunikation med sällskapen i den här frågan varit undermålig, vilket adderades i skrivelsesvaret och förslaget godkändes därefter. 15 Information från olika ansvarsområden Svensk Travsport Skriftlig information finns tillgänglig på webbforum. FÖRDJUPNING 16 Framtida arbete med Public Affairs Mats Fransson redogjorde för det Public Affairs-arbete som sedan 2009 bedrivs som ett gemensamt projekt mellan ATG, Svensk Travsport och Svensk Galopp. Arbetet har ett tydligt fokus på spelpolitik och omreglering av spelmarknaden/lika villkor samt har även en koppling till avtalsförhandlingarna med staten. Public Affairs har kommunicerats och debatterats på i stort sett varje förtroenderåd, fullmäktigemöte och internt. Styrelsen konstaterade att spelutredningen och kommande omreglering av spelmarknaden har avgörande betydelse för travsportens framtid. PA-arbetet ska fortsätta med hög intensitetet med målet att en licensmarknad enligt lika villkor-förslaget införs. AVSLUTNING 17 Nästa möte Styrelsemöte på Åby travbana tisdag den 22 mars 23 mars. Tider meddelas senare. 14 Information från sammanträdet Johan Lindberg informerar på sedvanligt vis. Ordföranden avslutade mötet. Justeras: Vid protokollet: Mats Fransson och Lena Engström Justeras: Hans Ljungkvist Daniel Schützer