STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 08:30-12:10 Plats Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Övriga Lillemor Arvidsson (M) Anne-Marie Farkas Andersson (MP) Erik Söderberg (FP) Erika Bjärsved ekonomichef Anne-Margret Draganis ekonom 47-52 Olof Sjöberg ekonom 47-52 Ann-Christine Larsson personalchef 47-58 Ulf Brattö upphandlingschef 59 Helena Franzén utredare 65 Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag 2012-4-26 Paragrafer: 49-65 Anna Hedlin Kent Sylvan Carola Granell sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2012-04-27 t o m 2012-05-18 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Kommentarer till hantering av över- underskott 2012... 5 Uppföljning mars 2012... 7 Finanspolicy... 8 Borgensavgift till ST-hem... 9 Aktuell information från Ekonomi 2012... 10 Budget 2013 och plan 2014-2015... 11 Löneöversyn 2012... 12 Aktuell information från Personal, 2012... 14 Motion - Gällande alkolås i kommunens fordon... 15 Utredning Medborgarkontor... 17 Ekonomisk uppföljning 2012-03-31 - Stöd och service... 18 Granskning av riskhantering och intern kontroll... 19 Omvärldsbevakning Personal- och ekonomiutskott 2011-2012... 20 Regional information Personal- och ekonomiutskottet 2011-2012... 21 Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet 2012... 22 Befolkningsprognos 2012... 23 Justeras 2
49 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Carola Granell (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3
50 Fastställande av dagordningen Tillkommande ärenden 56 Budget 2013 - Utredningsuppdrag 66 Befolkningsprognos Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa dagordningen med ovan gjorda förändringar. Justeras 4
51 Diarienummer 0318/12 Kommentarer till hantering av över- underskott 2012 Verksamheternas kommentarer till hur de eventuellt kan täcka tidigare underskott eller hur de vill ianspråkta tidigare överskott har sammanställts. Värt att notera är att om alla medel som önskas ianspråktas beviljas, medför det att kommunen redovisar ett underskott vid årets slut uppgående till 5,2 Mkr. Därmed klarar kommunen inte balanskravet. Hantering av tidigare års ackumulerade över-/underskott 2012. Önskar Ackumulerat ianspråkta tkr resultat under 2012 Stöd och service 1 744-500 Sociala utskottet Individ- och familjeomsorg -1 178 0 Vård och Äldreomsorg -1 653 1 653 Samhällsbyggnadsutskottet Måltid 1 363 0 Räddningstjänst 652-500 Samhällsbyggnad 2 013-1 700 Fastighetsförvaltning 4 300-2 000 Bildningsutskottet Barn och utbildning 4 145-500 Fritid 131-130 Kompetens och utveckling 5 794 0 Kultur 170 0 Nösnäsgymnasiet -390 0 Totalt 17 091-3 677 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-12 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att avslå följande ianspråktaganden: Stöd service -500 tkr Justeras 5
Räddningstjänst Samhällsbyggnad Fastighetsförvaltning Fritid -500 tkr -1 400 tkr -2 000 tkr -130 tkr samt att föreslå kommunstyrelsen att bevilja följande ianspråktaganden: Barn och Utbildning -500 tkr (redan beviljat av kommunstyrelsen 2012-01-23, 22) Samhällsbyggnad -300 tkr samt att notera att Vård- och Äldreomsorgen ska återställa underskottet på -1 653 tkr samt att meddela att om ekonomin så tillåter längre fram kan nytt beslut komma att fattas i ärendet. Totalt innebär personal- och ekonomiutskottets beslut att summan av återställda och ianspråktagna under- och överskott uppgår till +853 tkr. Justeras 6
52 Diarienummer 0361/12 Uppföljning mars 2012 Den totala prognosen för kommunen visar ett underskott på 5,2 Mkr vid årets slut. Avvikelsen mot budget uppgår till 12,5 Mkr. Verksamheternas prognoser pekar på ett sammanlagt underskott gentemot budget på 4,1 Mkr. De största avvikelserna mot budget avser skatteintäkter och statsbidrag, -3,8 Mkr, finansnetto -5,6 Mkr och avskrivningar -3,1 Mkr. Bland verksamheterna är det främst gymnasiet och individ- och familjeomsorg som prognostiserar underskott, 5,5 Mkr respektive 1,2 Mkr. Prognosen föranleder åtgärder i verksamheterna för att nå balans i budgeten. Minusprognosen innebär att vi inte klarar balanskravet. Prognosen som föreligger är inklusive förslag på nyttjande av tidigare års överskott. Summan som önskar ianspråktas uppgår netto till 3,7 Mkr. I den summan ingår att vård- och äldreomsorg återställer sitt underskott. Överskotten som vill användas uppgår till 5,3 Mkr. Se separat ärende om hantering av tidigare års över- och underskott. Uppföljning mars 2012 hanteras av kommunstyrelsen utan beredning av utskott. Personaloch ekonomiutskottet får rapporten för kännedom. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-12 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 7
53 Diarienummer 0358/12 Finanspolicy Allmänna utskottet fattade 2008-11-10 181 beslut om att ge ekonomichefen i uppdrag att revidera finanspolicyn. Den idag gällande finanspolicyn fastställdes av Kommunfullmäktige 2003-05-19. Med anledning av att det sedan 2003 skett stora förändringar på finansmarknaden har finanspolicyn omarbetats helt. Beslutsförslag Lisbeth Svensson (FP) föreslår att utskottet ska föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta föreliggande förslag med följande ändring: under rubriken 4.1.4 Derivat ska godkända motparter inte namnges utan ska ersättas med skrivning om krav på motpartens ratingvärde. Bo Pettersson (S) föreslår att utskottet ska föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta föreliggande förslag med följande ändring: under rubriken 4.1.4 Derivat ska godkända motparter inte namnges utan ska ersättas med skrivning om krav på motpartens ratingvärde samt att skrivning gällande förbud att ställa ut optioner ska strykas. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar i enlighet med Lisbeth Svenssons förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-12 Förslag till ny Finanspolicy 2012-04-11 Gällande finanspolicy, antagen 2003-05-09 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta föreliggande förslag till Finanspolicy med följande ändring: under rubriken 4.1.4 Derivat ska godkända motparter inte namnges utan ska ersättas med skrivning om krav på motpartens ratingvärde. Justeras 8
54 Diarienummer 0320/12 Borgensavgift till ST-hem I enlighet med ny lagstiftning från januari 2011, lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, ska marknadsmässig borgensavgift tas ut av Stenungsundshem AB. I de ägardirektiv som fastställts av Kommunfullmäktige för Stenungsundshem AB den 2011-11-14 185, framgår att en borgensavgift ska tas ut och att nivån på borgensavgiften beslutas av kommunstyrelsen. Vid bolagsdelegationens möte den 2012-02-27 beslutades att kommundirektören får i uppdrag att redovisa förslag till borgensavgift för kommunstyrelsen. Arbetet med framtagandet av borgensavgift ska göras i dialog med Stenungsundshem AB. Kommunen och Stenungsundshem AB är positiva till den modell som SKL tagit fram där varje lån värderas för sig och bolagets uppskattade finansieringskostnader utan borgen utgör underlag för hur borgensavgiften beräknas. Dock medför denna modell inledningsvis ett stort arbete och kontakter/dialog med långivare om hur finansieringskostnaden sett ut om kommunal borgen inte varit aktuell. I dialogen med Stenungsundshem AB har det framkommit önskemål om att få borgensavgiften fastställd så snart som möjligt då den påverkar kostnadsbilden i företaget. Med anledning härav, föreslås att borgensavgiften för 2012 fastställs till 0,25 procent och att SKL s modell tillämpas för borgensavgiften för 2013. Anledningen till 0,25 procent baserar sig på de muntliga kontakter som tagits med olika banker i syfte att få fram i vilket härad som borgensavgiften bör ligga. Idag är borgensavgiften fastställd till 0,16 procent. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-09 Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa borgensavgiften för Stenungsundshem AB till 0,25 procent för 2012. Justeras 9
55 Diarienummer 0026/12 Aktuell information från Ekonomi 2012 Ärendet utgick. Justeras 10
56 Diarienummer 0890/11 Budget 2013 - Utredningsuppdrag Under vårens budgetberedning har det framkommit behov ett antal utredningsuppdrag. Beslutsförslag Lisbeth Svensson (FP) föreslår att utskottet ska uppdra åt kommundirektören att utreda följande: sammanställning av gällande taxor och avgifter besparingsmöjligheter i storleksordningen 5 mkr genom samarbete inom SOLTAK konkreta åtgärder för att minska ungdomsarbetslösheten om det finns möjlighet att driva ytterligare kort vuxenutbildning (liknande svets/buss). hur kommunen ska gå vidare med frågan om processutbildning besparingsmöjligheter i storleksordningen 2 mkr genom effektivare nyttjande av lokaler Bo Pettersson (S) föreslår utöver förslag från Lisbeth Svensson (FP) att uppdra åt kommundirektören att ta fram goda exempel från andra kommuner över hur man arbetar med att öka sysselsättningsgraden. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar i enlighet med Lisbeth Svenssons förslag. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att uppdra åt kommundirektören att utreda följande: sammanställning av gällande taxor och avgifter besparingsmöjligheter i storleksordningen 5 Mkr genom samarbete inom SOLTAK konkreta åtgärder för att minska ungdomsarbetslösheten om det finns möjlighet att driva ytterligare kort vuxenutbildning (liknande svets/buss). hur kommunen ska gå vidare med frågan om processutbildning besparingsmöjligheter i storleksordningen 2 Mkr genom effektivare nyttjande av lokaler Reservation Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) reserverar sig till förmån för Bo Petterssons förslag. Expedieras: Kommundirektör Justeras 11
57 Diarienummer 0366/12 Löneöversyn 2012 Stora delar av kommunens medarbetare saknar centrala löneavtal för avtalsåret 2012. Avtalsförhandlingar på central nivå pågår för Kommunal, Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Vision, SSR och Ledarna. För dessa organisationers grupper finns således inget garanterat utrymme för 2012. De organisationer som har centrala löneavtal är Vårdförbundet, Legitimerade Sjukgymnasters riksförbund och Akademikeralliansens organisationer. För dessa organisationers avtal finns inga garanterade utfall. Deras avtal är s k sifferlösa. De budgetmässiga förutsättningarna medger som högst 3 % löneökningar för budgetåret 2012. Samtal kring långsiktig lönepolitik och löneöversyn 2012 har förts i Personal- och organisationsutskottet under våren 2012. Utifrån den analys som gjorts avseende lönestruktur för anställda i Stenungsunds kommun, jämförande statistik med GR-kommunerna och lönekartläggning i arbetsvärderingssystemet BAS föreslås att 2,6 procent avsätts för gemensamt löneökningsutrymme och att 0,4 procent avsätts för att korrigera strukturella löneskillnader samt för att motverka osakliga löneskillnader i enlighet med diskrimineringslagens krav. Om de centrala löneavtal som tecknas överskrider, de nu angivna budgetförutsättningarna, kan ovanstående förslag komma att omprövas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-12 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att besluta att hantera löneöversyn 2012 enligt nedan: 2,6 procent avsätts för gemensamt löneökningsutrymme 0,4 procent avsätts för att korrigera strukturella löneskillnader samt för att motverka osakliga löneskillnader. Reservation Bo Petterson (S) och Carola Granell (S) reserverar sig mot beslutet med följande skriftliga motivering: Med hänsyn till ekonomichefens föredragning om hur kommunens ekonomiska framtidsprognos ser ut de närmaste 3 åren anser vi att vi skall hålla oss till det centrala avtalet och inom det centrala löneutrymmet skall vi hantera osakliga löneskillnader. Lägger man ut Justeras 12
enligt förslaget vill vi att det redovisas vilka 4-5 tjänster som avses att upphöra för att klara finansieringen, utöver den 2 % neddragningen alliansen föreslagit för 2013. Justeras 13
58 Diarienummer 0061/12 Aktuell information från Personal, 2012 Ärendet utgick. Justeras 14
59 Diarienummer 0076/12 Motion - Gällande alkolås i kommunens fordon Birgit Lövkvist (V) och Jan Alexandersson (V) har lämnat in en motion daterad 2012-01-20 med ett förslag som innebär att samtliga av kommunens nyanskaffade fordon skall vara utrustade med alkolås samt att kommunen vid upphandling av transporter skall kräva att fordonen är utrustade med alkolås. När det gäller att utrusta kommunens fordon med alkolås så är detta ett krav som blir allt mer vanligt förekommande i offentliga upphandlingar av fordon. Alkolåset är en teknisk anordning som är kopplad till fordonets tändningsystem. Innan bilen startas måste föraren blåsa i alkolåsets munstycke och utandningsluften kontrolleras. Om det finns alkohol som motsvarar eller överstiger den lagliga gränsen, som i Sverige är 0,2 promille(0,1mg/l), går motorn inte att starta. Då Stenungsunds kommun har ramavtal som löper t o m våren 2014 avseende de typer av fordon som är flest till antalet så innebär detta att alkolåsen till dessa fordon får upphandlas separat och inte tillsammans med fordonen. Poängteras bör att det inte finns något hinder mot att utrusta även kommunens befintliga fordon med alkolås detta då installationen inte behöver göras när fordonet är nytt. Det finns bra lösningar avseende alkolås som utan några större ingrepp i fordonet kan installeras i efterhand. Kostnaden för installationen av alkolås i kommunens fordon är svår att fastställa innan en upphandling genomförts men en uppskattad kostnad för apparat och installation är ca 9 000 kr per enhet. Detta är baserat på att en trådbunden enhet installeras i bilen och inte en trådlös. Viktigt vid införande av alkolås är också att kommunen som arbetsgivare tar fram rutiner för hur man går tillväga när en förare har gjort att onyktert blåsförsök. Alternativet är att alkolåset bara ses som en ren startspärr och inte kopplas till kommunens alkohol- och drogpolicy. Således bör personalchefen få i uppdrag att utreda hur rutinerna för hanteringen av alkolås i kommunens fordon bör utformas med avseende på detta. Kommunens plan för kommunala fordon i Stenungsunds kommun bör förändras så att alkolås är obligatoriskt i kommunens fordon och inte endast något som skall övervägas. När det gäller att ställa krav på alkolås vid transporttjänster som kommunen handlar upp så görs detta i vissa av kommunens upphandlingar redan idag t ex vad gäller skolskjutsar. Det är dock lämpligt att införa ett sådant krav i samtliga kommunens upphandlingar som avser transporttjänster. Detta krav bör införas i kommunstyrelsens riktlinjer för upphandling och inköp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-11 Kommunstyrelsen 2012-03-19, 83 Justeras 15
Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att besluta att revidera kommunens plan för kommunala fordon i Stenungsunds kommun samt riktlinjer för upphandling och inköp enligt förvaltningens förslag 2012-04-11 samt att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att motionen därmed är besvarad. Justeras 16
60 Diarienummer 0351/12 Utredning Medborgarkontor Flera kommuner har infört medborgarkontor, kundcentra ed. Undertecknad skulle vilja att även Stenungsunds kommun skall ha ett medborgarkontor i kommunhuset. Motivet till ett införande är främst en bättre service till kommunens invånare. I ett medborgarkontor ska enklare ärenden kunna hanteras. Beslutsunderlag Skrivelse från kommunstyrelsens ordförande 2012-04-11 Personal- och ekonomiutskottet beslutar uppdra till administrativa chefen att utreda och lämna förslag på hur ett medborgarkontor skulle kunna inrymmas i kommunhuset. Förslaget ska innehålla tidsplan, vilka frågor ett medborgarkontor ska kunna behandla, samt kostnader för införandet. Justeras 17
61 Diarienummer 0294/12 Ekonomisk uppföljning 2012-03-31 - Stöd och service Delårsresultatet uppgår till +/- 0kr. Prognosen för helår är - 500 tkr. Anledningen till detta är att verksamheten önskar ianspråkta 500 tkr av tidigare års överskott att användas för en snabbare implementering av E-handel. Bedömningen är att ett tidigare införande skapar kostnadsfördelar för kommunen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-04-04 Personal- och ekonomiutskottet beslutar lägga ärendet till handlingarna. Justeras 18
62 Diarienummer 0096/12 Granskning av riskhantering och intern kontroll Kommundirektören har lämnat redogörelse för åtgärder gällande intern kontroll 2011 under punkterna: Verksamheten 2011 Mål och styrning i politik och verksamhet Upphandling och inköp Juridiskt stöd och kompetens Ekonomisk säkerhet IT och processtöd. Hemtjänsten Administrativa resurser Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-03-04 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att bordlägga ärendet. Justeras 19
63 Diarienummer 0938/11 Omvärldsbevakning Ärendet utgick. Justeras 20
64 Diarienummer 0939/11 Regional information Ärendet utgick. Justeras 21
64 Diarienummer 0060/12 Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet 2012 Dnr 0357/12 Befolkningsprognos 2012-04-13 Dnr 0183/12 Beslut Arbetsmiljöverket Inbjudan Förvaltningshögskolans dag Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 22
65 Diarienummer 0357/12 Befolkningsprognos 2012 Delar av kommunens befolkningsprognos presenterades. Beslutsunderlag Prognos 2012-2016 Muntlig presentation. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 23