Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen 2016-03-08 Plats och tid Förvaltningshuset Smedjebacken, klockan 08.30-10.10 Beslutande Övriga deltagare Fredrik Rönning (S) ordf. Ingemar Hellström (S) Solweig Nyrede (S) Anders Karlsson (S) Mohammed L Mahmoud (S) Sven Gåsfors (S) Christer Larsson (V) Calle Morgården (MP) Gertrud Jernberg-Zernig (M) Kristina Karlsson (M) Göran Engström (C) Sven-Erik Danielsson (C) Tobias Johansson (SD) Ewa Dagwall kanslichef Annelie Johansson - ekonomichef Utses att justera Kristina Karlsson Justeringens plats och tid Förvaltningshuset, torsdag den 10 mars 2016, klockan 16.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 33-49 Ordförande Justerande Anslag / Bevis Protokollet från kommunstyrelsen den 2016-03-08 är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden 2016-03-11 2016-04-04 Protokollet förvaras i förvaltningshuset. Underskrift Ewa Dagwall

Kommunstyrelsen 2016-03-08 2 Innehållsförteckning Ärendemening 33 Budgetuppföljning, kommunstyrelsen 34 Budgetuppföljning, samtliga nämnder samt koncernen 35 Sjukfrånvaro 36 Avgifter för hunddagis 37 VA-verksamhetsområde Harnäs västra 38 Licensavtal STIM 39 Ansökan Bergslagsakademin steg 2 40 Nominering ledamöter till Intresseföreningen Bergslagets styrelse 41 Planuppdrag industrimark 42 Heltider 43 Instruktion till ombud bolagsstämma Bärkehus AB 44 Instruktion till ombud bolagsstämma Smedjebacken Energi & Vatten AB 45 Malingsbo bygdegårdsförening, ansökan om bidrag 46 Regionfrågan 47 Delegationsärenden 48 Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 49 Meddelanden

Kommunstyrelsen 2016-03-08 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 3 Ks 33 Au 22 Dnr 2016.73 042 Budgetuppföljning, kommunstyrelsen Månadsrapport Kommunstyrelsens avdelningar Tkr Januari Ackumulerat period Helår Budget Utfall Avvikelse Budget Prognos Avvikelse Kommunstyrelsen Kansliavdelningen 2 393 3 355-962 28 708 28 708 0 varav Arbetsmarknadsenhet 270 2 433-2 163 3 231 3 231 0 Tekniska kontoret 3 365 3 921-556 40 391 40 391 0 varav fastigheter 513 2 440-1 927 6 154 6 154 0 varav gator och vägar 1 339 362 977 16 067 16 067 0 Ekonomiavdelningen 258 250 8 3 099 3 099 0 Personalavdelningen 610 538 72 7 317 7 317 0 IT-enheten 0 1 238-1 238 0 0 0 Utvecklingsenhet 425 524-99 5 100 5 100 0 Räddningstjänsten 744 643 101 8 931 8 931 0 Kostenheten 5 1 789-1 784 62 62 0 Fritid 131 108 23 1 580 1 580 0 7 931 12 366-4 435 95 188 95 188 0 att godkänna budgetuppföljning januari 2016. att bifalla arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 4 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 4 Ks 34 Au 23 Dnr 2016.73 042 Budgetuppföljning, samtliga nämnder samt koncernen Tkr Januari Ackumulerat period Helår Politiskt behandla Budget Utfall Avvikelse Budget Prognos Avvikelse Nämnd/Styrelse Kommunstyrelsen 7 931 12 366-4 435 95 188 95 188 0 Familj- och utbildningsnämnden 17 651 13 501 4 150 211 816 211 816 0 Omsorgsnämnden 14 050 13 778 272 168 602 168 602 0 Kulturnämnden 762 711 51 9 141 9 141 0 Miljö- och bygg nämnden 595 1 010-415 7 143 7 143 0 VBU 4 998 5 139-141 59 979 59 979 0 Kulturskolan 232 8 224 2 788 2 788 0 ATL 8 40-32 100 100 0 Revision 66 24 42 790 790 0 Överförmyndare 69 230-161 822 822 0-445 0 Avskrivningar 16 629 16 629 0 Pensioner 11 026 11 026 0 Skatter och statsbidrag 574 151 574 151 0 Finansiella kostnader 9 875 9 875 0 Finansiella intäkter 1 100 1 100 0 Extra ordinära intäkter/kostnader 0 0 0 0 Budgeterat resultat 12 025 12 025 att godkänna budgetuppföljning januari 2016. Ekonomichef Annelie Johansson informerar om att det även för februari månad inte finns något som indikerar att budgeten kommer att hållas. De interna kostnaderna har ännu ej fördelats om. att bifalla arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 5 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 5 Ks 35 Au 24 Dnr 2016.24 026 Sjukfrånvaro 2014 var sjukfrånvaron 7,48 % och i bokslut redovisades 6,9 mkr i sjuklön. Omsorgsförvaltningen har de högsta frånvarotalen. Varje % av sjukfrånvaro genererar en kostnad på ca 1 mkr. Därutöver kostnader för de vikarier som behöver ersätta. Innebär även att enhetscheferna inom omsorgen får ägna mycket tid till administration för att säkerställa vikariebehovet och ledarskapet blir lidande. Fullmäktiges mål för sjukfrånvaron är 5,7 % 2015. Under 2015 har sjukfrånvaron ökat högst påtagligt omsorgsförvaltningen har en frånvaro på mellan 11-12 % och även familje-och utbildningsförvaltningen noterar en ökning. En trend som syns i hela landet. För att försöka minska sjukfrånvaron har ett flertal insatser påbörjats bl. a har administrativa resurser tillförts enhetscheferna inom äldreomsorgen för att frigöra tid för ledarskapet. Därutöver har en personalgrupp bildats (består av företrädare för de stora förvaltningarna, fackliga organisationer samt personalavdelningen) som träffas regelbundet och går igenom aktuellt läge gällande vakanser, sjukfrånvaro, oplacerad personal, personal i behov av omplacering. Personalavdelningen har systematiskt gått igenom samtliga anställda med långtidsfrånvaro. Chefsutbildning kommer att genomföras under våren. Diskussioner pågår om ytterligare insatser: Införande av sjuk-o friskanmälantjänst stöd till chefer och som ger direktkontakt till sjukvårdskunnig för vår personal Utse friskvårdsinspiratörer vars uppdrag är att arrangera aktiviteter för våra medarbetare Personalavdelningen ska analysera frånvarostatistiken för att kartlägga orsakerna till frånvaron Kommunstyrelsen beslöt 2016-02-09 att återremittera ärendet för ytterligare handläggning. Frågan lämnas öppen.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 6 Forts. att införa sjuk-och friskanmälantjänst fr.o.m. 1 maj under en försöksperiod för förskoleverksamheten samt hemtjänsten att uppdra till personalavdelningen initiera rekrytering av friskvårdsinspiratörer med uppdrag att arrangera aktiviteter för våra medarbetare att uppdra till personalavdelningen fortlöpande analysera frånvarostatistiken för att kartlägga orsakerna till sjukfrånvaron att förstärka personalavdelningen med medarbetare utifrån behov av kompetens att det av upprättade internkontrollplaner ska ingå uppföljning av rehabsamtal att utvärdering ska göras av nuvarande avtal om företagshälsovård.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 7 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 6 Ks 36 Au 25 Dnr 2015.297 706 Avgifter för hunddagis Ärendebeskrivning De gällande avgifterna på hunddagis är: Månadsavgift för hund på hunddagis 1 200 kr. Avdrag på månadsavgiften då hunddagis måste stänga är 60 kr/dag. Avgift för tillfällig vistelse på hunddagis är 75 kr/dag. Omsorgsnämnden beslöt 2015-10-14 föreslå fullmäktige att avgifterna för 2016 ska vara oförändrade. Arbetsutskottet beslöt 2015-11-17 att återremittera ärendet till omsorgsnämnden för ytterligare handläggning. Omsorgsnämnden beslöt 2016-02-03 att, med hänvisning till enhetschef Marianne Petterssons tjänsteskrivelse, föreslå att avgiften för hunddagis 2016 ska vara oförändrad. Bil Kommunfullmäktige beslutar att avgiften för hunddagis 2016 är oförändrade. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att avgiften för hunddagis 2016 är oförändrade.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 8 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 7 Ks 37 Au 26 Dnr 2016.37 355 VA-verksamhetsområde Harnäs västra Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog 2007 en VA-strategi för Smedjebackens kommun, reviderad 2013-06-24 där det bland annat framgick att utbyggnad av kommunalt vatten och avlopp ska göras där det ger den effektivaste miljö- och samhällsnyttan i förhållande till nedlagda kostnader. En inventering genomfördes och en områdesindelning för utbyggnad av vatten och avlopp upprättades. I samband med utbyggnad ska det upprättas ska det upprättas verksamhetsområden för vatten och avlopp. Enligt kommunens reviderade VA-strategi tillhör Harnäs tidplan för utbyggnad inom 1-7 år. Från kretsloppsgruppen föreligger ett förslag till avgränsning som underlag för bildandet av VAverksamhetsområde för dricks- och spillvatten på Harnäs västra. Bil Skriftligt informationsmaterial har sänts ut till fastighetsägare i området. Inom VA-verksamhetsområde gäller de bestämmelser om anslutning, avgifter m.m. som framgår av lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Miljö- och byggnadsnämnden beslöt 2016-01-26 att överlämna områdesförslaget till kommunfullmäktige för antagande. Kommunfullmäktige beslutar att anta områdesförslaget avseende VA-verksamhetsområde Harnäs västra. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att anta områdesförslaget avseende VA-verksamhetsområde Harnäs västra.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 9 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 8 Ks 38 Au 27 Dnr 2015.355 386 Licensavtal STIM Ärendebeskrivning Föreningen Svenska Tonsättares Internationella Musikbyrå, STIM, har sagt upp befintligt avtal med Smedjebackens kommun för att kunna omförhandla nytt avtal från 2016. Från föreningen STIM föreligger förslag till nytt licensavtal. Bil att godkänna föreliggande förslag till licensavtal med föreningen STIM att utse kommunens firmatecknare underteckna erforderliga handlingar. att bifalla arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 10 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 9 Ks 39 Au 28 Dnr 2016.39 106 Ansökan Bergslagsakademin steg 2 Ärendebeskrivning Från Intresseföreningen Bergslaget föreligger ansökan om 10 000 kronor i kontanter och 10 000 kronor i form av arbetstid för att medfinansiera det fortsatta arbetet med att bygga upp en Bergslagsakademi. Bil att ej delta i Bergslagsakademin steg 2. att bifalla arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 11 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 10 Ks 40 Au 29 Dnr 2016.23 102 Nominering ledamöter till Intresseföreningen Bergslagets styrelse Ärendebeskrivning Intresseföreningen Bergslagets medlemmar erbjuds möjlighet att nominera ledamöter till föreningens styrelse samt revisorer. Bil Frågan lämnas öppen. att nominera Calle Morgården (MP) som ledamot i Intresseföreningen Bergslagets styrelse.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 12 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 12 Ks 41 Au 31 Dnr 2016.74 210 Planuppdrag industrimark Kommunen har i dagsläget få områden som är planlagda för industrimark och därigenom ingen beredskap i det fall presumtiva exploatörer visar intresse. I gällande översiktsplan och i fördjupad översiktsplan för Smedjebacken finns redovisat ett område för arbetsplatser söder och sydost om Smedjebacken, på till största delen kommunalt ägd mark, där det kan bedömas möjligt att ta fram ett så stort sammanhängande planområde. att uppdra till miljö-och byggnadsnämnden påbörja arbetet med framtagande av plan för industribebyggelse i aktuellt område. att bifalla arbetsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 13 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 13 Ks 42 Au 32 Dnr 2016.75 020 Heltider Frågan lämnas öppen. Möjligheten att arbeta heltid är viktigt ur ett jämställdhetsperspektiv. Deltidstjänster, som innebär lägre inkomst och lägre pension, är vanligare bland kvinnor. Att fler erbjuds möjligheten att arbeta heltid bidrar till ökad jämställdhet och mer attraktiva arbeten. I vår kommun har medarbetare inom omsorgsförvaltningen haft möjlighet att välja heltidstjänster sedan 2008 då ett avtal tecknades med Kommunal om ett flexibelt arbetssätt och om att medarbetarna skulle kunna tjänstgöra på flera arbetsställen. Totalt är det ca 80 medarbetare som valt att öka sin grundanställning med olika sysselsättningsgrader. För år 2015 motsvarar det för äldreomsorgens del ca 10,5 årsarbetare. Inom övriga förvaltningar har inte de medarbetare som har deltidstjänster erbjudits samma möjlighet, totalt 42 medarbetare. Dessa arbetar framförallt inom förskola och kök. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att samtliga tillsvidareanställda inom Smedjebackens kommunkoncern ska senast 1 november 2016 erbjudas heltidstjänster. Möjlighet att begära nedsättning av tjänstgöringsgrad ska finnas att i de fall när den ordinarie arbetsplatsen inte kan erbjuda att utökning av tjänstgöringsgrad sker kan medarbetaren få byta arbetsplats helt eller delvis.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 14 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-23 14 Ks 43 Au 33 Dnr 2016.84 107 Instruktion till ombud bolagsstämma Bärkehus AB Frågan lämnas öppen. att lämna följande instruktion till ombud på Bärkehus AB:s ordinarie bolagsstämma: Kommunens ombud ska särskilt bevaka att intentionerna i de av kommunfullmäktige antagna ägardirektiven 2013-12-16 84 och gällande bolagsordning 2014-06-16 63, beaktas i budget och planering. Under 2016 planeras en översyn av de nu gällande ägardirektiven bl. a utifrån den översyn som skett av koncernens administration. Kommunfullmäktige beslöt 2016-02-22 att revidera bolagsordningen utifrån de förändringar som skett i de kommunala revisorernas reglemente. I det nya reglementet är de kommunala bolagen inkluderade med syftet att uppnå samsyn inom kommunkoncernen och samordna upphandling av revisorstjänster. Ny upphandling av revisorer kommer att ske under 2016-2017. Följande av kommunfullmäktige 2015 fastställa styrdokument omfattar även bolaget: Bredbandsstrategi Likabehandlingsplan Pensionsreglemente Brandskyddspolicy Policy för uppvaktningar Reglemente för Intern kontroll Kommunens ombud har även att påpeka att den av kommunstyrelsens fastställda budget- och bokslutsplaneringen ska hållas och några avsteg från den medges inte. Bolaget har även att månadsvis inlämna budgetavstämning till kommunstyrelsen utifrån de anvisningar som lämnas från kommunens ekonomiavdelning.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 15 Ks 44 Dnr 2016.84 107 Instruktion till ombud bolagsstämma Smedjebacken Energi & Vatten AB Frågan lämnas öppen. att lämna följande instruktion till ombud på Smedjebacken Energi & Vatten AB:s ordinarie bolagsstämma: Kommunens ombud ska särskilt bevaka att intentionerna i de av kommunfullmäktige antagna ägardirektiven 2013-12-16 83 och gällande bolagsordning 2016-02-22 18, beaktas i budget och planering. Under 2016 planeras en översyn av de nu gällande ägardirektiven bl. a utifrån den översyn som skett av koncernens administration. Kommunfullmäktige beslöt 2016-02-22 att revidera bolagsordningen utifrån de förändringar som skett i de kommunala revisorernas reglemente. I det nya reglementet är de kommunala bolagen inkluderade med syftet att uppnå samsyn inom kommunkoncernen och samordna upphandling av revisorstjänster. Ny upphandling av revisorer kommer att ske under 2016-2017. Kommunfullmäktige har även beslutat om revidering av bolagets förtroendevalda enligt följande: Årsarvoden Ordförande Vice ordförande Övriga ledamöter/ revisorer 30 % av inkomstbasbeloppet 10 % av inkomstbasbeloppet Inget årsarvode Sammanträde-/förrättningssarvoden Timarvode Första timmen Dagarvode 0,18 % av inkomstbasbeloppet 0,35 % av inkomstbasbeloppet 1,76 % av inkomstbasbeloppet

Kommunstyrelsen 2016-03-08 16 Forts. Därutöver att inför 2017 års bolagsstämma göra en översyn av arvodesreglemente och arbetsinsats. Kommunens ombud har även att påpeka att den av kommunstyrelsens fastställda budget- och bokslutsplaneringen ska hållas och några avsteg från den medges inte. Bolaget har även att månadsvis inlämna budgetavstämning till kommunstyrelsen utifrån de anvisningar som lämnas från kommunens ekonomiavdelning. Följande av kommunfullmäktige 2015 fastställa styrdokument omfattar även bolaget: Bredbandsstrategi Likabehandlingsplan Pensionsreglemente Brandskyddspolicy Policy för uppvaktningar Reglemente för Intern kontroll

Kommunstyrelsen 2016-03-08 17 Teknik- och fritidsutskottet 2016-02-23 7 Ks 45 Tfu 14 Dnr 2016.77 805 Malingsbo bygdegårdsförening, ansökan om bidrag Ärendebeskrivning Malingsbo bygdegårdsförening söker medel för att reparera taket på bygdegården i Malingsbo. Sökta medel uppgår till 100 000 kronor. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att bevilja Malingsbo bygdegårdsföreningen lån på 100 000 kronor som årligen avräknas mot halva föreningsbidraget. att bifalla teknik- och fritidsutskottets förslag.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 18 Ks 46 Regionfrågan Regionfrågan handlar om regional indelning och ansvarsfördelning. För att klara ett utökat regionalt utvecklingsuppdrag kommer regeringen att föreslå en ny indelning i färre län och landsting senast i augusti 2017. Den utsedda indelningskommittén kommer 9 mars 2016 att presentera utgångspunkter för en ny regional indelning samt en diskussionskarta. Allmän diskussion om regionfrågan.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 19 Ks 47 Delegationsärenden Gatuchefens beslut enligt beviljad delegation gällande utfärdande av parkeringstillstånd. Nr 01300, 01301, 01302 Teknik- och fritidsutskottets beslut 10-19 att godkänna redovisningen av delegationsbesluten.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 20 Ks 48 Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 16:2 Kostnadsansvar för stödinsatser avseende barn och ungdomar som är placerade eller vistas i annan kommun 16:3 Ändringar i socialförsäkringsbalken fr.o.m. 1 februari 2016 16:4 Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. HÖK 11 med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård att lägga informationen till handlingarna.

Kommunstyrelsen 2016-03-08 21 Ks 49 Meddelanden Gemensamma nämnden för alkohol, tobak och receptfria läkemedel protokoll 2016-01-26 Hjälpmedelsnämnden Dalarna verksamhetsberättelse Miljö och byggnadsnämnden protokoll 2016-01-26 Reviderad sammanträdesplan 2016 för gemensamma nämnden för alkohol, tobak och receptfria läkemedel Kulturnämnden protokoll 2016-01-27 Partnerskap Bergslagsbanan protokoll 2016-01-15 Bärkehus protokoll 2016-02-10 Smedjebacken Energi Nät AB protokoll 2016-02-10 Smedjebacken Energi & Vatten AB protokoll 2016-02-10 Språktolknämnden i Dalarna protokoll 2016-02-18 att lägga informationen till handlingarna.