Valnämnden

2019-02-12 2019-02-12 Plats och tid Kommunhuset i Älmhult klockan 13:00 16:20 Paragrafer 1 15 Utses att justera Birgitta Bengtsson (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset i Älmhult 2019-02-19 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande _ Henrik Dahlström _ Anita Håkansson (C) _ Birgitta Bengtsson (S) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum 2019-02-12 Anslaget sätts upp Anslaget tas ner 2019-02-20 2019-03-14 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Underskrift_ Utdragsbestyrkande 1

2019-02-12 Närvarolista Beslutande Ordinarie ledamöter Anita Håkansson (C), ordförande Birgitta Bengtsson (S), vice ordförande Kenneth Emilsson (M) Bengt Håkansson (C) Tjänstgörande ersättare Mina Zilkic (S), ersätter Tommy Lövquist (S) Ej tjänstgörande ersättare Rumiana Miteva de Reyes (M) Annelie Olin (C) Krister Svensson (C) Tjänstemän Elisabeth Olofsson, kommunjurist Henrik Dahlström, valansvarig; sekreterare Ordförande Justerande Sekreterare Utdragsbestyrkande 2

2018/19 2018/4 2019/4 2019/5 2019/6 2019/7 2019/7 2019/9 2019/10 2019/11 2018/6 2019/2 2019-02-12 Ärenden 1 Fastställande av dagordning 4 2 Allmän information om Val till Europaparlamentet 3 Reglemente för valnämnden - genomgång 4 Budget 2018 uppföljning 5 Ersättning till röstmottagare i vallokaler 6 Ansvarsfördelning i samband med allmänna val 2019 7 Ordförande i valdistrikten 2019 8 Förtidsröstning 2019 9 Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019 10 Utbildning av röstmottagare 2019 11 Informationsarbete inför val 2019 12 Delegeringsordning för valnämnden 13 Sammanträdesplan 2019 14 Budget 2019 - valnämnden 15 Meddelanden 21 5 6 7 8-9 10-11 12 13-14 15 16 17 18 19 20 Ordförande Justerande Sekreterare Utdragsbestyrkande 3

1 Fastställande av dagordning s beslut fastställer dagordning i enlighet med föredragningslista i utskickad kallelse, med följande tillägg: Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019 Ärendet behandlas efter ärende 9. 4

2 Allmän information om Val till Europaparlamentet Valansvarig informerar om valet till Europaparlamentet 2019, valnämndens uppgifter i samband med detta och valnämndens uppdrag i stort. 5

3 Reglemente för valnämnden genomgång Ärendenummer VN 2018/19 Sammanfattning och behandling av ärendet Kommunstyrelsen gav 2018-12-04, 232 nämnderna i uppdrag att göra en genomgång av sina reglementen, underförstått efter det att fullmäktige fastställt nya reglementen. Kommunfullmäktige fastställde 2018-12-17, 272 reglemente för bland annat valnämnden. Valansvarig och valnämnden går igenom reglementets innehåll och bestämmelser. Underlag Kommunfullmäktiges beslut 2018-12-17, 272 Reglemente för valnämnden, fastställt av kommunfullmäktige 2018-12-17, 272 Kommunstyrelsens beslut 2018-12-04, 232 Kommunstyrelsen 6

4 Budget 2018 uppföljning Ärendenummer VN 2018/4 s beslut godkänner budgetuppföljning för 2018, daterad 2019-01-18 har 2018 genomfört kommunens uppgifter enligt vallagen i samband med val till riksdag, kommun och landsting 9 september. Nämnden fastställde 2018-02-07, 5 budget för 2018 års verksamhet. Budgeten delas upp i två verksamheter: Förtidsröstning, som avser mottagning och hantering av röster som avges före valdagen. Förtidsröstningen är en egentligen statlig uppgift som numera utförs av kommunerna. Kommunen får ett särskilt bidrag för denna verksamhet. Allmänna val, som avser kommunens uppgifter i anslutning till röstning på själva valdagen. Kostnader för denna verksamhet finansieras helt av kommunen. Förvaltningen har sammanställt uppföljning av nämndens beslutade budget. Nämndens resultat visar ett överskott på drygt 160 000 kronor. Huvuddelen av överskottet finns på verksamheten Allmänna val (valdagen). En stor del av överskottet kan förklaras med att den buffert på 89 000 kronor, vilken lagts upp för oförutsedda händelser, inte behövde tas i anspråk. Förtidsröstningen visar ett överskott på cirka 27 000 kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-18 Uppföljning av valnämndens budget, daterad 2019-01-18 Ekonomienheten 7

2019-02-12 Sidnummer, beslut 1(2) 5 Ersättning till röstmottagare i vallokaler Ärendenummer VN 2019/4 s beslut 1. fastställer följande ersättning till röstmottagare som tjänstgör under valdagen: Ordförande valdistrikt Vice ordförande valdistrikt Röstmottagare 3 400 kr 2 500 kr 1 900 kr 2. Avklarad obligatorisk utbildning inför valdagen arvoderas med ersättning motsvarande ett fast sammanträdesarvode för förtroendevalda. 3. I förekommande fall utbetalas ersättning för förlorad arbetsförtjänst i enlighet med gällande bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, dock endast i samband med obligatorisk utbildning. 4. Reseersättning utbetalas enligt kommunens bestämmelser för ersättning till förtroendevalda för nödvändiga resor i samband med utbildning och tjänstgöring på valdagen. 5. Bestämmelserna ovan gäller från och med val till Europaparlamentet 2019 och ersätter bestämmelser fastställda av kommunfullmäktige 2014-01-27, 14. Kommunfullmäktige fastställde 2014-01-27, 14 ersättningsregler för röstmottagare i vallokaler. Förvaltningen har gjort en översyn av reglerna och bedömer att ersättningen bör höjas. Tidigare beslut om ersättningsnivåer har fattats av kommunfullmäktige. Förvaltningen bedömer dock att valnämnden från och med nu kan fatta denna typ av beslut, då ersättningen belastar det anslag som valnämnden förvaltar och beslutet inte kan betraktas vara av principiell eller större vikt. Förvaltningen har tagit fram förslag till nya ersättningsnivåer. 8

2019-02-12 Sidnummer, beslut 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Personalenheten Ekonomienheten Kommunstyrelsen (för kännedom) 9

2019-02-12 Sidnummer, beslut 1(2) 6 Ansvarsfördelning i samband med allmänna val 2019 Ärendenummer VN 2019/5 s beslut fastställer övergripande ansvarsfördelning för valfunktionärer enligt beskrivning i tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17. För att kunna genomföra val på ett säkert och effektivt sätt är det viktigt att identifiera olika roller vilket ansvar som följer med dem. Följande roller har olika uppdrag och ansvar i kommunen: Valnämnd Valkansli Ordförande och vice ordförande i valdistrikt Röstmottagare (valdagen) Röstmottagare (förtidsröstning) Personal på bibliotek och äldreboenden (förtidsröstning) Utöver dessa roller finns ett antal andra aktörer, till exempel bud, vilkas roll är tydligt definierad i lagstiftningen och därför inte behöver redogöras för särskilt. Beskrivningen av roller i detta dokument ska ses som ett komplement till de regler och lagar som styr själva röstningen. Jämfört med den ansvarsfördelning som gällde vid valet 2018 har huvudsakligen mindre förändringar gjorts. Till de mer betydande finns att ordföranden i varje distrikt ska lämna förslag på 8 röstmottagare utöver sig själv och vice ordförande (tidigare var antalet 6). Dessutom har ett stycke om ambulerande röstmottagare lagts till. 10

2019-02-12 Sidnummer, beslut 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Valansvarig 11

7 Ordförande i valdistrikten 2019 Ärendenummer VN 2019/6 s beslut 1. Följande personer (namn och postort) utses till ordförande i valdistrikten för 2019: Centrum Diö-Stenbrohult Gemön-Möckeln Göteryd Häradsbäck-Bråthult Klöxhult Norregård Virestad-Eneryda Marie Olofsson, Älmhult Carl-Axel Gard, Älmhult Lars Hellström, Älmhult Lena Persson, Hallaryd Elisabeth Svensson, Häradsbäck Marita Roos Jönsson, Virestad Pia Held, Älmhult Fredrik Ekstrand, Eneryda 2. Valansvarig och valnämndens ordförande får i uppdrag att till nästa sammanträde ta fram förslag på ordförande i distriktet Haganäs. Älmhults kommun är indelat i nio valdistrikt med en vallokal i varje distrikt. Varje distrikt ska enligt vallagen ha en ordförande. Ordföranden har ett särskilt ansvar för röstmottagningen i vallokalen. ska utse ordförande i valdistrikten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Valansvarig 12

2019-02-12 Sidnummer, beslut 1(2) 8 Förtidsröstning 2019 Ärendenummer VN 2019/7 s beslut 1. fastställer följande lokaler och öppettider för förtidsröstning 2019: 8 maj Biblioteket 12.00 19.00 9 maj Biblioteket 12.00 19.00 10 maj Biblioteket 12.00 18.00 11 maj Biblioteket 10.00 14.00 12 maj Kommunhuset 10.00 12.00 13 maj Biblioteket 12.00 20.00 Virestads bibliotek 15.00 18.00 14 maj Biblioteket 12.00 19.00 Hallaryds bibliotek 15.00 19.00 Häradsbäcks bibliotek 15.00 18.00 15 maj Biblioteket 12.00 19.00 16 maj Biblioteket 12.00 19.00 Pjätteryds bibliotek 15.00 18.00 17 maj Biblioteket 12.00 18.00 18 maj Biblioteket 10.00 14.00 19 maj Kommunhuset 10.00 12.00 20 maj Biblioteket 12.00 20.00 Kommunhuset 8.00 16.30 21 maj Biblioteket 12.00 19.00 Kommunhuset 8.00 16.30 Diö bibliotek 15.00 18.00 Liatorps bibliotek 15.00 18.00 22 maj Biblioteket 12.00 19.00 Kommunhuset 8.00 16.30 Solgården 15.00 18.00 23 maj Biblioteket 12.00 19.00 Kommunhuset 8.00 16.30 Eneryda bibliotek 15.00 18.00 24 maj Biblioteket 12.00 18.00 Kommunhuset 8.00 16.30 25 maj Biblioteket 10.00 14.00 26 maj Kommunhuset 8.00 21.00 13

2019-02-12 Sidnummer, beslut 2(2) 2. Alla röstmottagare måste under 2019 ha genomgått utbildning utifrån modell utformad av valkansliet för att få tjänstgöra i förtidsröstningslokal. 3. Förtidsröstningslokalerna ska vara bemannade av minst två röstmottagare åt gången. Två personer måste finnas närvarande från och med att röstningslokalen öppnar till det att rösterna förseglats i omslag och omhändertagits för transport. 4. Ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga under kontorstid (8 12, 13 16.30) vardagar under hela röstningsperioden. är dock inte skyldig att tillhandahålla röstmottagare en viss tid. 5. Väljare som vill rösta via ambulerande röstmottagare ska anmäla detta senast två arbetsdagar före önskad tid för röstning. Röstmottagaren tar kontakt med väljaren för att komma överens om tid och plats för röstning. 6. uppdrar åt valansvarig att i övrigt organisera förtidsröstning inklusive utbildning, utformning av rutiner och bemanning av röstningslokaler inom beslutad budget. Kommunen ansvarar för all röstning inom kommunerna. Förutom att det ska finnas en vallokal i varje valdistrikt, ska det finnas röstningslokaler för förtidsröstning så att det överlag finns goda möjligheter för kommunens invånare att rösta. Kommunen ska vid behov även anordna förtidsröstning på institutioner (institutionsröstning), såsom sjukhus, kriminalvårdsanstalter och äldreboenden. Förtidsröstningen inför valet till Europaparlamentet startar 18 dagar före valdagen, det vill säga 8 maj. Enligt vallagen måste det finnas minst en röstningslokal öppen i kommunen alla dagar under förtidsröstningsperioden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Valansvarig 14

9 Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019 Ärendenummer VN 2019/7 s beslut 1. ger valansvarig i uppdrag att ta fram förslag på hur förtidsröstning kan genomföras i samband med omvalet. 2. uppdrar åt nämndens ordförande att fatta beslut i ärendet, då ärendet är brådskande. Valprövningsnämnden har 2019-02-06 upphävt 2018 års val till kommunfullmäktige i Falun. Valmyndigheten har beslutat att omval ska hållas 2019-04-07. Enligt 4 kap 23 2 st vallagen ska det vid omval finnas minst en röstningslokal för förtidsröstning i var och en av de kommuner som inte omfattas av omvalet. Lokalen ska ge väljarna goda möjligheter att rösta. Enligt vallagen 10 kap 2 påbörjas förtidsröstning vid omval tidigast den tionde dagen före valdagen, i detta fall 2019-03-28. Älmhults kommun har att senast 32 dagar före valdagen, det vill säga 2019-03-06, meddela Valmyndigheten var och när röstning inom kommunen kan ske. Valansvarig s ordförande 15

10 Utbildning av röstmottagare 2019 Ärendenummer VN 2019/9 s beslut 1. Alla tilltänkta röstmottagare (inklusive eventuella reserver) ska under 2019 genomgå utbildning för röstmottagning i vallokal eller röstningslokal, beroende på var man ska tjänstgöra. Personer som ska tjänstgöra i både valoch röstningslokal måste delta i båda utbildningarna. 2. Alla ordförande och vice ordförande i valdistrikten bjuds in till en extra träff under våren för att diskutera ordförandens specifika uppdrag, upplägg på utbildning med mera. 3. Alla som ska tjänstgöra som röstmottagare i kommunen 2019 ska för nämnden presentera bevis på avklarat webbaserat kunskapstest för det eller de uppdrag som röstmottagaren ska utföra. 4. Valansvarig får i uppdrag att organisera utbildning för valdistrikten under maj månad. Datum för utbildningen är preliminärt 8 och 14 maj. 5. Valansvarig får i uppdrag att organisera en särskild träff för ordförande och vice ordförande under våren. 6. Valansvarig får i uppdrag att organisera utbildning för röstmottagare till förtidsröstningen enligt lämpligt schema. ansvarar för utbildning av röstmottagare. Detta gäller både de röstmottagare som ska tjänstgöra vid förtidsröstning och under valdagen. För att få förordnas som röstmottagare måste man enligt vallagen ha fått den utbildning som krävs för uppdraget. beslutar om formerna för utbildningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Valansvarig 16

11 Informationsarbete inför val 2019 Ärendenummer VN 2019/10 s beslut uppdrar åt valansvarig att samordna informationsarbetet inför val 2019 utifrån övergripande planering och förutsättningar enligt ovan. Förvaltningen har tagit fram förslag på övergripande beskrivning av informationsinsatser inför 2019 års val. Följande, ibland överlappande, målgrupper har identifierats: allmänheten valfunktionärer politiska partier kommunens personal journalister förstagångsväljare/ungdomar utrikes födda väljare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Valansvarig Kommunikationsenheten 17

12 Delegeringsordning för valnämnden Ärendenummer VN 2019/11 s beslut fastställer delegeringsordning i enlighet med förslag daterat 2018-01-31. fastställde 2018-02-07, 14 delegeringsordning för valnämnden. Delegering enligt kommunallagen innebär att en nämnd kan uppdra åt någon annan att besluta i ett visst ärende eller i en grupp av ärenden. Denne kallas delegat och besluten kallas delegeringsbeslut. Delegaten företräder valnämnden och delegatens beslut ses som nämndens beslut. Ett delegeringsbeslut kan överklagas. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut, men kan återkalla delegeringsuppdraget. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett delegeringsbeslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Förvaltningen har tagit fram förslag på reviderad delegeringsordning. I förslaget utökas delegeringen till tjänsteman för att snabbare kunna ge vissa befogenheter till valfunktionärer. Förslaget innehåller även en ny del som berör delegering av uppgifter som i egentlig mening saknar beslutsrätt, men som ändå bör definieras tydligt, till exempel rätten att underteckna handlingar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Förslag till delegeringsordning daterad 2019-01-31 Delegater med ersättare 18

13 Sammanträdesplan 2019 Ärendenummer VN 2018/6 s beslut fastställer följande sammanträdesdagar för 2019: 13 mars 24 april 25 maj (26 maj Valdagen) 29 maj (onsdagsräkning) 18 september (utvärdering) Förvaltningen har tagit fram förslag på sammanträdesplan för valnämnden 2019. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 19

14 Budget 2019 valnämnden Ärendenummer VN 2019/2 s beslut fastställer detaljbudget enligt förslag daterat 2019-02-06 Förvaltningen har sammanställt förslag till detaljerad budget för valnämndens verksamheter utifrån kommunfullmäktiges anslag om 500 000 kronor och ett statsbidrag beräknat till 385 000 kronor. Budgeten delas upp i två verksamheter: Förtidsröstning, som avser mottagning och hantering av röster som avges före valdagen. Förtidsröstningen är en egentligen statlig uppgift som numera utförs av kommunerna. Kommunen får ett särskilt bidrag för denna verksamhet. Budget för förtidsröstningen är beräknad utifrån att statsbidraget ska täcka alla kostnader för denna verksamhet. Allmänna val, som avser kommunens uppgifter i anslutning till röstning på själva valdagen. Kostnader för denna verksamhet finansieras huvudsakligen av kommunen. Staten betalar ut ett mindre bidrag med anledning av nya krav i vallagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 Förslag till budget daterat 2019-02-06 Ekonomienheten (Camilla Hallberg) Valansvarig 20

15 Meddelanden Policy för ledning och styrning, fastställd av kommunfullmäktige 2018-12-17, 269 (KS 2018/118) 21