Framtidens sjömansservice

Framtidens sjömansservice Slutrapport-utskick till medarbetare 1 (57)

Sjöfartsverket Samhällsavdelningen Dnr/Beteckning Projnr 11148-0 Författare Anna Staaf, projektledare Månad År Augusti 2013 Eftertryck tillåts med angivande av källa. 2 (57)

Sammanfattning Härmed överlämnas slutrapporten för Sjöfartsverkets projekt Framtidens sjömansservice. Vårt huvuduppdrag har varit att, efter en genomlysning av nuvarande verksamhet, lämna förslag på hur en modern, attraktiv och efterfrågad verksamhet kan skapas och organiseras. Under genomförandet av projektet, som närmast är att beteckna som en förstudie, har vi kartlagt den nuvarande verksamheten i samarbete med personalen och också genomfört en undersökning av vad dagens svenska och utländska sjömän har för behov av service. Vi har också informerat oss om hur motsvarande verksamheter bedrivs i våra närmaste grannländer. I denna slutrapport redovisas flera alternativ men vårt huvudförslag är att verksamheten avvecklar de fyra stationer som idag bedrivs vid fasta anläggningar. Istället föreslår vi ett nät av dropin-center i eller i nära anslutning till hamnarna utefter hela den svenska kusten och en organisation som tar ett större samordningsansvar för den service som finns tillgänglig för sjömän. Centren kompletteras med mobila servicecenter som på ett flexibelt sätt kan möta sjömän även i andra hamnar t.ex. vid trafiktoppar eller för säsongstrafik. Vårt förslag innebär också en kraftig fokusering på det som är verksamhetens kärnkunder, de aktiva sjömännen. Vårt huvudförslag innebär omfattande förändringar av nuvarande verksamhet som leder till att fler sjömän i fler svenska hamnar får en möjlighet att ta del av sjömansservice utbud. Vi är av uppfattningen att en förändring är nödvändig för att skapa förutsättningar för en modern och lättillgänglig sjömansservice som uppfyller sjöarbetskonventionens krav. Projektet är härmed avslutat. Norrköping den 28 augusti 2013 Anna Staaf projektledare Daniel Olofsson Biträdande projektledare 3 (57)

Innehåll 1 PROJEKTETS UPPDRAG... 7 2 FÖRSLAG OCH REKOMMENDATIONER... 8 2.1 Inledning... 8 2.2 Lilla greppet (Orion)... 8 2.3 Outsourcing... 10 2.4 Annan huvudman... 10 2.5 Samma huvudman ny inriktning... 11 2.6 Vårt förslag... 12 2.7 Beskrivning och motivering av förslaget... 14 2.7.1 Fokus på rätt kunder... 14 2.7.2 Ökad geografisk spridning/mobilitet/teknik... 15 2.7.3 Media... 16 2.7.4 Transporter... 16 2.7.5 Funktioner som minskas eller avvecklas... 17 2.7.6 Outsourcing... 17 2.7.7 Avveckling... 17 2.7.8 Utveckla samarbeten... 17 2.7.9 Satsning på dropin-center och mobila enheter... 18 2.7.10 Nationella rådet... 18 2.7.11 SWOT-analys... 18 3 FINANSIERING... 19 4 GENOMFÖRANDE... 19 4.1 Aktivitetsplan för genomförande... 19 4.2 Beräknade omställningskostnader... 20 5 IAKTTAGELSER OCH SLUTSATSER... 20 5.1 Övergripande... 20 5.1.1 Kundbegreppet... 20 5.1.2 Styrning och ledning... 21 5.1.3 Uppdraget... 21 12.1.4 Utbud... 22 5.2 Orter... 22 5.3 Funktioner... 22 5.3.1 Film... 22 5.3.2 Bibliotek.... 23 5.3.3 Nyheter... 24 5.3.4 Motion... 24 5.4 Nationella rådet... 24 6 SJÖMANSSERVICE UPPDRAG... 25 4 (57)

7 BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN... 25 7.1 Bibliotek... 26 7.2 Motion... 27 7.3 Media... 27 7.4 Hamnservice... 28 7.4.1 Kaknäs, Stockholm... 28 7.4.2 Johannisborg, Norrköping... 29 7.4.3 Kockum Fritid, Malmö... 29 7.4.4 Rosenhill, Göteborg... 30 7.4.5 Antwerpen, Belgien... 30 7.4.6 Mål för Hamnservice... 30 8 MLC 2006 OCH ILO NR 163... 33 8.1 Bakgrund... 33 8.2 Dagens sjömansservice... 33 8.3 Förhållandet mellan ILO-163/R-173 och MLC... 34 8.4 Framtidens sjömansservice... 35 9 HR... 36 9.1 Numerär... 36 9.2 BESTA-koder... 37 9.3 Lönenivå... 37 9.4 Arbetsschema/Avtal... 38 9.5 Övertid... 38 9.6 Sjukfrånvaro... 38 10 IT... 38 11 LOKALER... 39 11.1 Beskrivning av eventuell överkapacitet... 39 11.2 Övriga hamnar... 40 12 KOSTNADS-INTÄKTSANALYS... 41 12.1 Dagsläget/utgångspunkt... 41 12.2 Intäktsanalys... 41 12.3 Kostnadsanalys... 42 12.4 Analys av de olika verksamheterna inom Sjömansservice... 44 12.5 Nyckeltal för de olika anläggningarna... 46 12.5.1 Övrigt noterat... 46 13 SJÖMÄNS BEHOV AV SJÖMANSSERVICE... 47 13.1 Beskrivning av kundundersökningen... 47 13.2 Sjömännens viktigaste behov i hamn... 48 13.3 Sjömännens viktigaste behov till sjöss... 49 13.4 Betalningsvilja för sjömansservice tjänster... 50 5 (57)

13.5 Kännedom om sjömansservice... 50 13.6 Syn på nuvarande serviceutbud... 51 13.7 Sammanfattning och slutsatser... 51 14 FARTYGSTRAFIKEN PÅ SVENSKA HAMNAR... 53 15 VERKSAMHETEN I VÅRA GRANNLÄNDER... 54 15.1 Danmark... 54 15.2 Norge 55 15.3 Finland 56 6 (57)

1 Projektets uppdrag Projektet är en fortsättning på förbättringsarbetet Orion och Sjöfartsverkets strategiarbete. En rad förändringar i vår omvärld har lett till att tiden nu är mogen för en omfattande översyn och beslut om denna verksamhets fortsatta inriktning och organisation. De främsta förändringarna som lett fram till beslutet om en översyn är den omfattande utflaggning av svenskt tonnage som ägt rum de senaste åren, Sjöfartsverket, andra myndigheters och sjöfartsaktörers arbete med ständig kostnadseffektivisering av verksamheten, och samhällets utveckling genom ny och tillgänglig informationsteknik. Den 20 augusti 2013 trädde en ny konvention i kraft som reglerar sjömansservice verksamhet, sjöarbetskonventionen, MLC 2006 (Maritime Labour Convention) För att kunna skapa en modern, efterfrågad och kostnadseffektiv sjömansservice initierades ett projekt, där de önskade effektmålen var att: 1. Identifiera och formge en verksamhet som ska vara efterfrågad, modern och attraktiv för dess kunder, d.v.s. svenska och andra sjömän samt rederier som anlöper svenska hamnar. 2. Skapa förutsättningar för en kostnadseffektiv verksamhet. Resultatet för verksamheten ska förbättras med 15 procent med utgångspunkt i 2012 som basår. Förbättringarna ska vara av bestående art och ha uppnått full effekt senast tre år från projektets slutdatum. I enlighet med projektdirektivet levereras härmed: Beslutsunderlag till Sjöfartsverkets ledning om verksamhetens organisation och utformning. a. Förslag till olika former av organisation och lokalisering av verksamheten tillsammans med konsekvensbeskrivningar av de olika alternativen. b. En översiktlig aktivitetsplan för genomförande c. Förslag till nya, moderna tjänster som kan utvecklas i linje med den informationsoch teknikutveckling som pågår just nu. d. Kundanalys, d.v.s. resultat från enkät eller liknande inventering om vad sjömansservicens kunder vill ha för serviceutbud. e. Verksamhetsbeskrivning och analys, d.v.s. en genomlysning och beskrivning av den verksamhet som bedrivs idag. f. HR-analys, d.v.s. en beskrivning av verksamhetens personal och deras kompetenser. g. Juridisk analys av Sveriges åtaganden för att uppfylla MLC-konventionen. h. En beskrivning av hur motsvarande verksamhet bedrivs i några av våra närmaste grannländer. Projektet pågick under tiden 11 februari till 5 september 2013. 7 (57)

2 Förslag och rekommendationer 2.1 Inledning Projektet har identifierat ett brett spektrum av möjliga inriktningar för SMS i framtiden. Spännvidden är stor; från trimning av nuvarande verksamhet i befintlig form till att helt skifta huvudman för verksamheten. Generellt ser projektet att verksamheten bör effektiviseras, att den behöver ha en större geografisk räckvidd, att den behöver utvecklas tekniskt och att en betydande del av de tjänster och produkter som idag finns inte bör utföras eller tillhandahållas i framtiden. Vi har valt att nedan beskriva dessa möjligheter som fyra olika alternativ. 2.2 Lilla greppet (Orion) SMS är idag en i huvudsak väl fungerande verksamhet. Detta alternativ innebär att inga större ingrepp görs i verksamheten utan att SMS lever vidare i nuvarande form utan att förändringar görs i organisation, tjänster, lokalisering etc. Projektet har dock identifierat möjligheter till förbättringar på många områden och detta alternativ innebär att det är dessa som ska omhändertas. Det handlar helt enkelt om ett effektiviseringsarbete med fokus på kostnader, styrning och tjänsteutbud. Detta förslag uppfyller dock inte direktivets krav på en modern organisation menar vi utan förslaget bör ses som ett nödvändigt arbete inför en större förändring. Projektet rekommenderar att följande förbättringsområden ska omhändertas: verksamhetens uppdrag formuleras lednings-och styrfunktionen förtydligas Större fokus på verksamhetens kärnkunder Transport-tjänsten effektiviseras och planeras bättre Biblioteket omorganiseras och minskas, inköpsbudgeten för böcker halveras Studenter och kontakten med dessa blir en del av SjöVs centrala informationsarbete Möjligheter att utöva sin religion tas fram i samarbete med olika trossamfund. De gudstjänstlokaler som finns idag på anläggningarna avvecklas. Caféutbudet och souvenirförsäljningen minskas och ensas. 8 (57)

Vad Hur Övrigt Effektiv transporttjänst - Enhetlig och tydlig profilering av bilar och personal - Transporter blir en beställningstjänst - Tätare samarbete med mäklare Utvecklad internettjänst Teknisk utveckling Effektivt bibliotek - Seatime utvecklas till en portal med funktionalitet för kärnkunden aktiv sjöman - Personalen behöver kompetensutveckling inom ITsupport - Flytt in i huvudbyggnad - Halverad inköpsbudget - Översyn logistik, boklådor - Avyttra/hyra ut biblioteksbyggnaden - Idag rör sig SMS fordon i hamnarna i uppsökande syfte, vilket inte är resurseffektivt. - bredare utblick - länkar - tjänsteutbud från partners - kan ske löpande över tid Ökat fokus på kärnkunden Religionsutövning Systematisk produktutveckling Översyn försäljningskedja Motion - Studentkontakter integreras i SjöVs övriga informationsarbete - Internt arbete SMS för att medvetandegöra kärnkunden och hur övriga intressenter ska hanteras/ej hanteras. - Extern information om SMS uppdrag - SMS utvecklar samarbete med olika trosförbund för att utveckla möjligheten att utöva sin religion. - Egna utrymmen avvecklas - Process eller koncept för enhetlig produkt- och tjänsteutveckling etableras som särskilt beaktar kostnadseffektivitet och kundvärde utifrån konventionens krav. - Lönsamhetsanalys på produktnivå som inkl. personalkostnader. - Effektivisera den ekonomiska redovisningen - Idrottsaktiviteter och utbud ska fokuseras och dimensioneras mot aktiva sjömän - Bassängen töms och stängs. - Ett gym avvecklas på Rosenhill - Organiserade aktiviteter (ex golf, fotboll) etc) minskas. - subventionering för studenter slopas. - sjömansbok ska kunna uppvisas för att ta del av merparten av utbudet. - Bassängen behöver kaklas om inom några år. Kostnad okänd. Lokalen kan omvandlas till bibliotek? 9 (57)

Effektiv styrning - SjöV bör definiera ett tydligt uppdrag och ambition för verksamheten - Tydlig mål- och resultatstyrning - Befattningsbeskrivningar för chefer och föreståndare som tydliggör uppdrag, mål och mandat. Effektivisering: Enligt våra beräkningar medför Lilla greppet cirka 2,9 mkr i varaktiga besparingar. 2.3 Outsourcing Det finns möjlighet att outsourca hela SMS eller delar av verksamheten med SjöV som huvudman. Alternativet ska inte ses som att SjöV gör det lätt för sig. En outsourcing av verksamheten kräver att aktiva åtgärder och vägval görs inför outsourcingen: För det fall outsourcingalternativet övervägs rekommenderar vi att: - Lilla greppet genomförs - produkt- och tjänsteutbud måste fastställas - styrprinciper och nyckeltal för uppföljning måste etableras - aktivt val gällande inriktning, accepterad kostnad, kunder, geografisk räckvidd. Projektet avråder från en outsourcing av verksamheten i nuläget. Vi menar att en sådan inte löser några av de problem verksamheten har idag utan att det snarare finns en risk att SjöV får svårare att påverka en verksamhet som myndigheten ändå har huvudansvaret för. Effektivisering: Svår att bedöma, troligtvis ingen eller liten besparing inledningsvis. 2.4 Annan huvudman Inledningsvis vill Projektet förtydliga att frågan om en annan huvudman för verksamheten inte ingick i uppdraget. Det är emellertid inte självklart att SjöV ska vara huvudman för verksamheten. ILO- och MLC-konventionerna anger inte något krav på hur stater organiserar denna verksamhet eller vem som ska vara huvudman. En annan tänkbar och möjligen lämpligare huvudman för verksamheten skulle de svenska hamnarna vara. En sådan lösning skulle möjliggöra många samordningsvinster beträffande transporter, övrig logistik och lämpliga lokaler i eller i nära anslutning till hamnarna. Även ur ett finansieringsperspektiv framstår 10 (57)

hamnarna som lämpliga med anledning av att de idag redan tar ut avgift för de fartyg som anlöper den egna hamnen. Med denna lösning bör en myndighet ges i uppdrag att utöva tillsyn över verksamheten och projektet menar att Transportstyrelsen är lämplig myndighet för detta uppdrag. Det är tänkbart att SjöVs ledning kan driva frågan på politisk nivå om någon annan är bättre lämpad att vara huvudman. Detta alternativ är främst en ambitionsfråga för SjöV; vill/bör SjöV vara huvudman för SMS? Det ligger utanför projektets uppdrag att utreda möjligheterna för detta alternativ men vi vill ändå peka på att det är en tänkbar lösning. Effektivisering: Oklart, svårt att ange i siffror, men om hamnarna skulle ges uppdraget kan sannolikt betydande samordningsvinster uppnås. 2.5 Samma huvudman ny inriktning Denna inriktning är troligen den mest komplexa men har förmodligen störst potential och är vårt huvudförslag: Vi ser att det är möjligt och lämpligt att göra stora förändringar i SMS. Designen av den nya organisationen utgår från i huvudsak följande principer: o Utökad geografisk räckvidd vi vill att fler ska ha möjlighet att ta del av denna service vilket också är i linje med MLC 2006. o Avveckling av utländska stationer därför att det går utöver skyldigheter enligt MLC. o Minskning av fasta anläggningar och därmed också minskade fasta kostnader för verksamheten därigenom ökar möjligheterna att anpassa verksamheten efter efterfrågan och kundunderlag. o Ensat och begränsat produktutbud fokuserat på kärnkundens uttalade behov. o En organisation som möjliggör djupare samarbete med andra, främst våra hamnar, i syfte att leverera en bättre tjänst till en lägre kostnad. o Konsolidering och geografisk centralisering av enhetsgemensamma funktioner, såsom bibliotek och motion på så sätt uppnår vi en mer effektiv verksamhet och kan sänka våra lokalkostnader. o Fokus på mobilitet vi kommer till våra kunder där de finns. o Vi satsar på moderna och välfungerande uppkopplingsmöjligheter genom bra WiFi kan många andra behov tillgodoses. o Vi moderniserar hemsidan så att den utgår från vår hamnstruktur och blir mer kundanpassad. 11 (57)

o Vi förstärker och förtydligar statens roll som samordnare av samhällets resurser för att tillhandahålla service till sjömännen. 2.6 Vårt förslag Indelning i regioner Vi föreslår att Sverige delas in i fyra regioner med en regionsamordnare (RSA) för varje region. Verksamheten utökas till fler hamnar men denna utökning ska ske i nära samarbete med andra aktörer och då främst de hamnar som är aktuella. Sjömansservice roll som garant för en viss lägsta-nivå bör förfinas och utvecklas. De hamnar som bör ingå i verksamheten eller på annat sätt få del av ett passande utbud är de hamnar som 2012 tog emot flest fartygsanlöp. Nya roller Vi föreslår att den föreslagna organisationen bemannas med delvis nya roller. Fyra regionsamordnare (RSA) har ett helhetsansvar för samordning och utformning av sjömansservice inom respektive region. RSA är en ny roll med mer av karaktären av projektledare för verksamheten i regionen. Rollen ställer stora krav på förmåga och fallenhet för att knyta kontakter och inleda samarbeten med externa parter. Serviceombuden (SO) bemannar de mobila service-enheterna och dropin-centren. Denna roll förstärks med utbildning i ny och modern teknik samt kundbemötande. Kunskaper om bibliotek och webb-tjänster är fortsatt viktiga men dessa kompetenser koncentreras till Norrköpingskontoret. Dropin-center (DIC) Vi föreslår att mindre lokaler, liknande den som redan finns i Malmö, etableras på fler orter i Sverige. För att detta ska fungera krävs ett gott samarbete med de enskilda hamnarna såväl som med deras branschorganisation Sveriges Hamnar. Dropin-centren, DIC, kommer att utformas på två sätt. Ett större, ett s.k. DICplus, som har egna träningsmöjligheter och som är bemannat under större delen av dagen. För de mindre hamnarna utformas DIC, som blir ett servicecenter på mindre yta och som också kan vara obemannat vissa tider. Runt Dropin-centren skapas ett nätverk av tjänster som sjömännen kan nyttja i samarbete med lokala aktörer, exempelvis gym, kyrkor, simhallar, varuhus, m.m. 12 (57)

Mobila servicecenter (MSC) De fordon som idag finns knutna till verksamheten anpassas för att bättra kunna användas som mobila servicecenter. Alla fordon bör ha plats för sju passagerare men idag är lastutrymmet nästan helt outnyttjat. Vi föreslår att man utformar ett utrymme för surfplattor med mobilt bredband, telefonkort, broschyrer och nyhetsblad. Genom dessa enheter kan serviceombuden även besöka och serva de hamnar i regionen som inte är knutna till ett DIC. DIC plus DIC MSC 60 kvm bemannat 30 kvm 7 passagerarplatser 1 arbetsplats för SO Vissa, en arbetsplats 4 datorer 4 datorer Informationsställ Wifi Wifi 4-6 surfplattor Soffa och bord Soffa/surfplats Standardutbud för försäljning Bokhörna Infohörna Kaffe/kylskåp Kaffe/läskautomat Tv- och tvspel Toalett Toalett Biljard/dart/pingis Närliggande eller egen Samarbetsavtal mindre anläggning för träning (gym/lagsport) Dusch och omklädning Centralt-Norrköping Vi föreslår att den centrala mediafunktionen kompletteras med bibliotek och att den centrala motionsfunktionen också sköts vid Norrköpingskontoret. Flera samordningsvinster kan uppnås på detta sätt. Enhetschefen tillsammans med medarbetare utgör ett team för att sköta de centrala funktionerna. Region Nord Regionen omfattar hamnarna på norrlandskusten med särskilt fokus på Luleå, Sundsvall och Gävle. Vi föreslår att tre dropin-center etableras i regionen och att den bemannas med en regionsamordnare och serviceombud. Region Mitt Denna region omfattar Stockholm, Södertälje och Mälaren (Västerås och Köping). Regionen bemannas av en regionsamordnare och serviceombud. Anläggningen vid Kaknäs avvecklas och i samarbete med Stockholms hamnar etableras ett eller flera DIC, varav ett bör vara ett s.k. DICplus. I Södertälje skapas ett DIC och hamnarna i Mälaren servas från MSC-enheten. 13 (57)

Region Väst Regionen samordnar service i området från Brofjorden och ner till Halmstad. Kontor och ett eller flera DIC, varav ett DICplus, etableras i samarbete med Göteborgs Hamn. Dropin-center etableras i Brofjorden och i Halmstad. Denna region bemannas med en regionsamordnare och serviceombud. Rosenhill avvecklas och samarbeten med lokala aktörer etableras. Region Syd Denna region blir stor geografiskt sett men har fördelar av att de centrala funktionerna finns i Norrköping. Bemannas med en regionsamordnare och serviceombud. Norrköping förses med DICplus som lokaliseras i Lithografen. Johannisborg avvecklas. Lokalen i Kockum fritid avvecklas men samarbetet med idrottsanläggningen bibehålls. Karlshamn bevakas genom MSC. Öppettider Huvudregeln för verksamheten är att öppettiderna ska följa sjötrafiken men i övrigt motsvara samhällets övriga utbud. DIC och MSC ska vara aktiva och tillgängliga i första hand under dagtid vardagar men lokala avvikelser kan förekomma med hänsyn till sjöfarten. Vi ser att viss säsongstjänstgöring kan bli aktuell i några av våra större kryssningshamnar, exempelvis Visby, men väljer att inte inkludera en sådan tjänst i nuvarande förslag. Vi föreslår att SMS ska ha ett journummer övrig tid där enskilda sjömän kan kontakta regionen om behov av transport eller annat stöd uppstår under tider då verksamheten inte pågår. Effektivisering Ovan föreslagna åtgärder innebär enligt våra beräkningar effektiviseringar med 4,2 mkr per år. 2.7 Beskrivning och motivering av förslaget 2.7.1 Fokus på rätt kunder Vid analysen av verksamheten har vi sett att Sjömansservice idag servar många personer som inte tillhör den målgrupp verksamheten bör ha. Konventionernas rättighetskatalog riktar sig till aktiva sjömän, vilket förklaras som varje person som är anställd, sysselsatt eller arbetar i någon funktion ombord på ett fartyg som konventionen är tillämplig på (artikel II, 1f; jämför regel 3.1 och 4.4 MLC). Nyckeltalen visar också detta: Andelen besökande aktiva sjömän (i tjänst eller hemma på vila) fördelar sig på de olika anläggningarna enligt följande. 14 (57)

Göteborg 39 % Stockholm 69 % Norrköping 68 % Malmö 100 % I denna statistik utmärker sig särskilt verksamheten i Göteborg som enbart har drygt en tredjedel av målgruppen som kunder. Idag läggs också stort fokus på de studenter som läser vid sjöfartsprogrammen i Kalmar och i Göteborg. Även här bör en åtstramning ske då blivande sjömän inte heller de omfattas av konventionen. Några säkra nyckeltal för hur många studenter som besöker eller nyttjar anläggningarna finns inte men det är vår uppfattning att denna kundgrupp idag uppfattas som prioriterad av verksamheten. Vidare kan noteras att konventionerna inte anger någon skyldighet för en stat att tillhandahålla servicen på utländsk mark eller till särskilt utpekade fartyg. Resonemanget är rimligt och bygger på att konventionernas utformning är avsedda att bidra till ett globalt nätverk av sjömansservice så att sjömän alltid har möjlighet att få del av servicen, om än dock inte alltid från sitt eget hemland. Vi föreslår: att verksamheten förtydligar sitt kundbegrepp och sin målgrupp. Detta arbete behöver göras både internt för den egna personalen och externt genom information till alla berörda. Idag finns många andra anställda vid SjöV inom kundgruppen och dessa behöver få särskild information. I anslutning till detta resonemang föreslår vi också att Antwerpen avvecklas. Detta omställningsarbete ska inte innebära att SjöV eller andra externa kunder i framtiden inte ska kunna utnyttja eventuell överkapacitet i form av tillgängliga lokaler m.m. men det är avgörande att verksamheten inte dimensioneras eller utformas för fel kundgrupper. Arbetet med studenterna på sjöfartsprogrammen, framtidens sjömän, bör fokusera på information och marknadsföring men studenterna bör inte subventioneras i fråga om exempelvis lägre avgifter för motion m.m. Vårt förslag innebär att verksamheten kommer att fokusera på transporter, internet-tillgång och motion och idrott. Vi menar att verksamheten även i fortsättningen ska tillhandahålla litteratur till de svenska sjömännen men att denna verksamhet ska minska och omformas till att utgöra en bastjänst. Skälet för denna förändring är att vi menar att de flesta svenska sjömän idag arbetar under sådana förhållanden att de kan utnyttja folkbibliotekens tjänster. 2.7.2 Ökad geografisk spridning/mobilitet/teknik 54 % av sjömännen som besvarade vår enkät uppgav att de inte tar del av serviceutbudet för att de inte kan eller att det inte finns i den hamn som 15 (57)

sjömannen ankommer till. Sverige är ett land med många hamnar och med stor andel av export och import som går på köl till eller från Sverige. Idag finns Sjöfartsverkets sjömansservice i fyra hamnar. Trots att man planerat för att kunna serva sjömän i fler hamnar har denna verksamhet inte riktigt kommit igång. Vi föreslår: att verksamheten utökas till fler hamnar men att denna utökning ska ske i nära samarbete med andra aktörer och då främst de hamnar som är aktuella. Sjömansservice roll som garant för en viss lägsta-nivå bör förfinas och utvecklas. De hamnar som på något sätt bör ingå i verksamheten eller på annat sätt få del av ett passande utbud är de hamnar som 2012 tog emot flest fartygsanlöp: Göteborg Helsingborg Brofjorden Malmö Norrköping Halmstad Karlshamn Gävle Stenungsund Södertälje Trelleborg Stockholm Ystad Visby Kapellskär Luleå Sundsvall Slite 2.7.3 Media Vi föreslår vidare att filmtjänsten avvecklas helt och hållet då detta behov kan tillgodoses fullt ut med bibehållen kvalitet av privata aktörer. Beträffande nyhets- och tidningstjänsterna behöver dessa moderniseras och effektiviseras. Sjömännens behov av internetuppkoppling är stort och för många är det den väg man håller kontakten med familj och vänner. Internet tillhandahåller också ett ypperligt sätt för den enskilda sjömannen att kunna hållas sig informerad om vad som händer i hemlandet. Vad som beskrivits i föregående stycke om sjömännens önskan om att kunna planera sitt hamnuppehåll bättre och i god tid är relevant även i detta sammanhang. Vi noterar att sjömansservice hemsidor idag inte ger möjlighet till denna typ av planering. Hemsidorna är idag uppbyggda utifrån verksamhetens anläggningar och på så sätt inte kundanpassade eftersom sjömännen anlöper en hamn, inte en anläggning. Vi föreslår att hemsidan görs om och får en ny kundanpassad struktur och att hemsidan blir en samlingspunkt för all information om service som den enskilde sjömannen kan få vid ett hamnanlöp. 2.7.4 Transporter Transportverksamheten behöver också moderniseras och effektiviseras. Vårt intryck är att transporterna, som är mycket uppskattade, sker på ett ostrukturerat 16 (57)

sätt vilket medför förseningar och besvär både för sjömännen och för verksamheten. Sjömännen bör ges bättre möjligheter att planera sitt hamnuppehåll tillsammans med sjömansservice. Här ser vi att ett fördjupat och förbättrat samarbete med skeppsmäklarna kan vara en väg till bättre service. En annan avgörande fråga är förbättringar av internetbaserad kontakt i god tid innan ankomst till hamn. 2.7.5 Funktioner som minskas eller avvecklas De verksamheter som inte efterfrågas mest i kundundersökningen bör minskas, omformas eller avvecklas helt. Dessa verksamheter är Caféverksamheten Möjligheter att utöva religion Fototävlingen Fartygsbesök Vi föreslår: att utbudet av tjänster och service ensas och i viss mån standardiseras. Detta får inte ske på bekostnad av den servicekänsla och flexibilitet som präglar verksamheten idag. Sjömansservice ska även i fortsättningen finnas till för alla aktiva sjömän som önskar ta del av utbudet. Transporttjänsten utvecklas och renodlas. 2.7.6 Outsourcing Flera delar i verksamheten lämpar sig för outsourcing, t.ex. caféverksamheten och försäljning. Vi väljer att inte lägga konkreta förslag på hur detta ska gå till utan lämnar till verksamheten att bedöma vad som är lämpligt, möjligt och framför allt effektivt. 2.7.7 Avveckling Vårt förslag innebär att alla fasta anläggningar/stationer avyttras. Det har inte varit möjligt att utreda faktiska marknadsvärden eller vilket intresse det kan finnas för stationerna, även om vi tror att intresset kan vara stort för dessa anläggningar hos rätt kund. Vi har istället använt oss av anläggningarnas restvärden vid beräkningarna. 2.7.8 Utveckla samarbeten För att vårt förslag ska kunna genomföras krävs ett mycket fördjupat samarbete och partnerskap med många olika aktörer. När det gäller våra center och vår hamnservice krävs ett gott samarbete med hamnarna. Beträffande möjligheten för sjömannen att bättre kunna planera sitt hamnuppehåll och våra möjligheter att bättra kunna planera verksamheten krävs ett samarbete med fartygsmäklarna. För att kunna ge en god service i hela regionen och också kunna komplettera utbudet 17 (57)

på de ställen som så behöver måste verksamheten söka samverkan med kommuner, företag på orten, Svenska kyrkan m.fl. 2.7.9 Satsning på dropin-center och mobila enheter Erfarenheter från s.k. drop-incenter i nära samarbete med den lokala hamnen är goda. Verksamheten bör inom de närmaste tre åren fokusera på att skapa fler sådana lättillgängliga center där sjömän kan träffa varandra och genom goda internetuppkopplingar hålla kontakten med familj och vänner samt uppdatera sig på nyheter och andra händelser. Vi föreslår: att dropin-center skapas i hamnarna i Göteborg, Brofjorden, Halmstad, Luleå, Malmö, Sundsvall, Gävle, Stockholm, Södertälje och Norrköping. 2.7.10 Nationella rådet I nästa kapitel redovisas våra iakttagelser om Nationella rådets roll. Vi föreslår att rådet behålls tills vidare men att ett arbete genomförs tillsammans med rådet i syfte att tydliggöra dess roll och kunskaper om relevant lagstiftning. Goda relationer med det Nationella rådet bidrar till att Sveriges anseende vid ILO bibehålls. 2.7.11 SWOT-analys Nedan redovisas en enkel swot-analys över vårt huvudförslag: Styrkor Geografisk täckning Tydligt ansvar för region Tydligt utbud för kunden Låga fasta kostnader Fokus på kärnkund Länkar samhällets resurser Når fler aktiva sjömän Möjligheter Utökade samarbeten Möjligheter till tempoväxling mellan olika orter Svagheter Sårbar bemanning Urholkad roll för ombuden Externa beroenden Hot Extern kritik badwill Kritik från ILO mot SE Förändringar i Göteborg kan orsaka stora protester Kan uppfattas som en nedmontering av serviceutbudet 18 (57)

3 Finansiering Ett första steg för att kunna ta ställning till eventuell annan finansiering av verksamheten är att fastställa bas- och tilläggsutbud. Med basutbud menar vi det staten Sverige är skyldigt att tillhandahålla för svenska sjömän och andra som ombord på fartyg anlöper svensk hamn. Basutbudet i vårt förslag är: - Hämtning och transport till närmaste DIC alternativt besök av MSC vid kaj. - Tillgång till de tjänster som finns vid DIC plus - Tillgång till bibliotek i hamn och boklådor till sjöss - Nyheter och samhällsinformation - Möjligheter till träning och motion i hamn Denna service ska vara avgiftsfri för den enskilde sjömannen. För tilläggstjänster, t.ex. transporter till stadskärnor, sevärdheter, kulturella eller idrottsevenemang bör en mindre avgift tas ut. Hur denna fastställs kan variera men avgiften bör vara fast och på en skälig nivå. 4 Genomförande 4.1 Aktivitetsplan för genomförande Hösten 2013: -Lilla greppet genomförs av SMS självt - Rekrytering av enhetschef, bibliotekarie NK samt RSA - Påbörja försäljning av Rosenhill, Kaknäs och Johannisborg - Detaljplanering av DIC Lithografen - Förankringsinsats i SMS/inom SjöV och externt - Utse förändringsledare Våren 2014: - Rekrytering av serviceombud - Anpassning av fordon (MSC) - Inköp IT/Surfplattor - Kravställning ny hemsida/portal - Etablera kontakter med hamnar - Etablera samarbetsavtal med trossamfund, motion etc. - Genomför omställningsarbete - Kommunikationsinsats mot kunder, partners etc. - Fortlöpande etablera Dropin-center 19 (57)

1 september 2014: FSMS etablerat fullt ut 4.2 Beräknade omställningskostnader Kostnader för extra stöd för den chef som genomför vårt huvudalternativ, omställningsarbete, ny teknik m.m. beräknas till cirka 6,9 mkr. Enligt våra beräkningar och med beaktande av beräknad årlig besparing är denna kostnad intjänad efter 1,6 år. 5 Iakttagelser och slutsatser 5.1 Övergripande 5.1.1 Kundbegreppet SMS huvuduppdrag är att leverera service till i första hand aktiva sjömän, oavsett nationalitet och flagg, för att kompensera för det utbud sjömannen går miste om under tiden till sjöss. Projektet kan konstatera att kundbegreppet är vagt uppfattat och något urholkat i verksamheten idag. En betydande del av SMS produkter, tjänster och faciliteter används idag av helt andra kategorier än aktiva sjömän. Ofta handlar det om privatpersoner eller verksamheter i periferin av verksamhetens egentliga syfte, t.ex.: - studenter - egen personal inom SjöV och personal vid andra myndigheter - idrottsföreningar - skolor - privatpersoner Projektet noterar också att en stor del av den verksamhet som bedrivs mot icke kärnkunder genererar betydande intäkter i verksamheten som uppväger det faktum att verksamheten inte bär sig genom att enbart fokusera på kärnkunden i den form den bedrivs idag. Projektet noterar nyckeltalen för andelen sjömansfolk och hemmavarande för de olika stationerna: Rosenhill 39 % Kaknäs 69 % Johannisborg 68 % 20 (57)