Rektor REKTORS BESLUT 2014-02-17 dnr B 2013 / 02 Ärende Bakgrund och beslutsunderlag (ev. hänvisning till föredragnings- PM) Pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt Lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material ger föreskrifter om skyldighet att lämna exemplar av elektroniskt material som uppfyller vissa kriterier och som har gjorts tillgängligt för allmänheten här i landet genom överföring via nätverk. För Göteborgs universitet gäller skyldigheten redan. Universitet är utpekad testleverantör och ska under övergångsperioden 2013-14 tillsammans med Kungliga biblioteket utveckla tekniska och administrativa lösningar för att leverera det elektroniska materialet. Från 2015 gäller lagen generellt för samtliga pliktleverantörer. Därför införs e-pliktsverksamhet vid Göteborgs universitet. Den ska möta lagens skyldigheter, vilket innebär full omfattning exempelvis avseende omfång och typer av material och dokument samt att införandet gäller för hela universitetet. Under införandet har e-pliktsverksamheten däremot försökskaraktär för detaljer, rutiner och praktisk hantering eftersom detta kommer att definieras successivt. Detaljer för införandet beskrivs i Promemoria om pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt, för Göteborgs universitet (version 1.0, 2014-02-05). Föredragande och övriga närvarande Gustav Bertilsson Uleberg Beslutas att pliktleveranser ska införas och genomföras i enlighet med föreliggande promemoria. att Universitetsbiblioteket ska samordna e-pliktsverksamheten. att ansvaret för att identifiera, samla in, specificera och förmedla relevant elektroniskt material åvilar ansvarig chef vid organisatorisk del där det har gjorts tillgängligt för allmänheten. att beslutet ska följas upp och status avrapporteras till universitetsdirektören senast 2014-05-31, 2014-12-31 och 2015-03-31; för detta ansvarar Universitetsbibliotekets kanslichef. Rektor Universitetsplatsen 1, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 00 00, 031 786 1064 (fax) www.gu.se
2 / 2... / Pam Fredman, rektor Kopia till Fakulteter Exp.... Institutioner Exp.... Överbibl. Margareta Hemmed Exp.... Kanslichef Håkan Carlsson Exp.... Universitetsdirektör Jörgen Tholin Exp.... Områdeschefer GF Exp.... Enhetschef Sören Ehrnberg Exp.... Enhetschef Anette Norberg Exp.... Enhetschef Maria Elmlund Exp....... Exp....... Exp....... Exp.... Arkiv Exp.... Anmält Anmält vid rektorssammanträde
Promemoria E-plikt Utgåva: 1.0 Gustav Bertilsson Uleberg Sida: 1 (6) 2014-02-05 Promemoria om pliktleverans av elektroniskt material, «e-plikt», för Göteborgs universitet Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 1 2 Överväganden... 2 3 Införande... 3 4 Om förarbetet... 6 1 Bakgrund För att bevara yttringar av svenskt liv, svenskt samhälle och svensk kultur till eftervärlden sparas sedan 1600-talet tryckt material. Det sker genom att alla som framställer tryckt material och audiovisuella medier som ska spridas i Sverige är skyldiga att leverera så kallade pliktexemplar. Materialet är tillgängligt för forskare och allmänhet och finns hos Kungliga biblioteket och de sex universitetsbiblioteken i Umeå, Uppsala, Stockholm, Linköping, Göteborg och Lund. Så länge Göteborgs högskola och universitet har funnits har alltså krav om pliktleveranser funnits. År 2000 var enbart en fjärdedel av all världens information digital. Övrigt var sparat på papper, film och annan analog media. Idag är mindre än två procent icke-digital. 1 Utvecklingen går fort, till och med fortare än vad som förutspåtts. I Sverige har utvecklingen debatterats och utretts. Här anges några tidpunkter som lett fram till den aktuella lagen: 1998 E-plikt Att säkra det elektroniska kulturarvet (SOU 1998:111). Göteborgs universitet (biblioteksnämnden) avlämnade remissyttrande, fokus på tillgänglighet och personuppgifter och upphovsrätt. Dnr. Ä 3401/98. 2003 KB ett nav i kunskapssamhället (SOU 2003:129). Göteborgs universitet (överbibliotekarien) avlämnade remissyttrande, kommenterade inte e-plikt. Dnr. Ä 879/04. SUHF:s remissvar stöder förslaget att elektroniskt publicerat material ska samlas genom pliktleveranser. 1 Viktor Mayer-Schönberger och Kenneth Cukier. Big data: A revolution that will transform the way we live, work and think (2013) Filnamn: E-plikt promemoria
2009 Betänkande Leveransplikt för elektroniska dokument (DS 2009:61). Göteborgs universitet (överbibliotekarien) avlämnade remissyttrande med fokus på tillgången till elektroniska pliktleveransdokument och hur det insamlade materialet fritt ska tillgängliggöras för forskning, studier och allmänhet. Dnr. Ä 5330/09. 2011 Informationsmöte för myndigheter som är testleverantörer, hos Kungliga biblioteket. 2011-12-08. Göteborgs universitet deltog inte. Dnr. B 2011/14. 2012 Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material träder i kraft 2012-07-01. 2013 Information från Kungliga biblioteket till testleverantörer, 2013-02-14. Dnr. B 2013/2. Testleverantörer, däribland Göteborgs universitet, ska leverera elektroniskt material efter 2013-03-31. Efter mångårigt arbete och flera försök trädde lagen i kraft 2012-07-01. För Göteborgs universitet, i egenskap av så kallad testleverantör, gäller den för (relevant) material som publiceras efter 2013-03-31. Skälet till att lagstiftaren inrättade en övergångsperiod är att Kungliga biblioteket tillsammans med övergångsleverantörerna ska ta fram en teknisk och administrativ förvaltning som fungerar någorlunda väl inför 2015, när pliktleverans inträder i full skala. 2 Överväganden Göteborgs universitet har fått skyldigheter att leverera elektroniskt material. Figur 1 illustrerar hur genomförandet kan läggas upp stegvis för att nå fungerande pliktleveranser. Underlaget har tagits fram tillsammans med en arbetsgrupp. Figur 1. Schematisk illustration över steg i införandet av e-plikt Införa lösning E-plikt i ordinarie verksamhet Plan för genomförande Ansatsen har varit att arbeta pragmatiskt och bearbeta frågan om e-plikt efter dessa aspekter: komma igång och börja med pliktleveranser styrs av lagkrav. smidig lösning och omfång på kort sikt tänk enkelt införande. praktisk genomförbarhet över tid ska fungera framöver, som del i ordinarie verksamhet. rimlig tid och kostnad för alla intressenter. Under arbetets gång har dessutom systemstrategiska aspekter beaktats. Pliktleveranser av elektroniskt material är nytt för alla aktörer, såväl för Kungliga biblioteket som ska samla in som för universitetet och övriga sextiotalet testleverantörer som ska leverera. Det är tydligt uttalat att aktörerna tillsammans ska samarbeta för att komma fram till vettiga arbetssätt under 2013-14. Eftersom e-plikt är under uppbyggnad nationellt är instruktioner, rutiner och avgränsningar inte helt tydliga. Därför kan Göteborgs universitet inte bara applicera en viss hantering. Tillgängligheten av elektroniskt material för framtida forskning är viktigt. Det är dock krav utifrån som styr e-plikt. Universitetet har ingen uttalad önskan att vara pionjär. Istället strävar vi efter godtagbar kvalitet som ambitionsnivå. Filnamn: E-plikt promemoria Sida: 2 (6)
Arbetsgruppen har skissat på olika konkreta alternativ med olika hög grad av teknik och automatisering. GUPEA, som är universitetets e-publiceringssystem har anpassats med nätverksuppkoppling för automatisk leverans till Kungliga biblioteket. Givet den relativt stora osäkerheten kring e-plikt ska vi inte investera i och bygga upp något med IT och system i onödan. Det är emellertid inte enbart en fråga om teknik. Arbetsgruppen har kunnat konstatera att vi i dagsläget inte har full kunskap om vårt eget material. Elektroniskt material görs tillgängligt för allmänheten av väldigt många anställda vid samtliga delar av universitetet. Bedömningen är att det bästa sättet att öka vår kunskap om detta material är att påbörja leveranser. Då kommer vi learning by doing få både övergripande och specifik kunskap om omfånget, vem som gör det, var det finns med mera. Målet är att kunna inventera på detaljnivå vad som omfattas av pliktkrav och vad som ska undantas. Förhoppningen är att kunna se mönster t.ex. vilka som publicerar (forskare, administratörer, kommunikatörer etc.), var de arbetar (institution, fakultet, centralt etc.), hur materialet görs tillgängligt för allmänheten (hemsida, databas etc.) samt källor. Ytterligare en anledning till att komma igång och påbörja leveranser snarast är för att få respons från övriga aktörer. Under 2014 får vi vara beredda och lyhörda för feedback från Kungliga biblioteket kring våra leveranser. Vidare bör vi vara beredda att dela erfarenheter med andra testleverantörer. Införandet behöver samordnas såväl internt som externt mot Kungliga biblioteket och andra aktörer. Sammantaget är Universitetsbiblioteket bäst lämpat, av de olika alternativ som har diskuterats, att samordna införandet. Bedömningen bygger bland annat på att Universitetsbiblioteket under åren har varit universitetets kontaktyta för pliktexemplar och bland annat svarat på remisser. Vidare har Universitetsbiblioteket en god förståelse och kunskap om elektroniskt material, som sträcker sig från tillgängliggörande med innehåll, format och metadata till databaser, nätverk och teknik. E-plikt får ses som del i e-förvaltning. Ett antagande har varit att e-plikt och pliktleveranser kan vara en förberedelse för e-arkivering. Det är oklart idag exakt vad som avses och hur e-arkiv kommer att bli. Därför rekommenderas att genomföra e-plikt utan att beakta e-arkiv särskilt, då tidsaspekten är viktig. Men, att e-arkiv bevakas. Mot bakgrund av ovan finns ett behov att införa pliktleveranser av elektroniskt material enligt följande förslag. 3 Införande Göteborgs universitet är utsedd testleverantör för pliktleveranser och e-plikt införs under år 2014. E-pliktsverksamheten ska möta lagens skyldigheter, vilket innebär full omfattning exempelvis avseende omfång och typer av material och dokument samt att införandet gäller för hela universitetet. Under 2014 har e-pliktsverksamheten däremot försökskaraktär för detaljer, rutiner och praktisk hantering eftersom detta kommer att definieras successivt. Konkret innebär lösningen ett blandat alternativ där universitetets open-access-databas GUPEA matar material via nätverk till Kungliga biblioteket. Övriga egentliga myndighetspublikationer samlas in, sammanställs och skickas manuellt. Principen för detta blir learning by doing. Elektroniskt material produceras och publiceras på många ställen inom universitetet. Ansvaret för att identifiera, samla in, specificera och förmedla relevant elektroniskt material åvilar ansvarig chef vid organisatorisk del där det har gjorts tillgängligt för allmänheten. Särskilt förväntas informationsansvariga vid universitetets alla nivåer och delar bidra. Det stämmer väl med den Filnamn: E-plikt promemoria Sida: 3 (6)
organisation som infördes med Göteborgs universitet förnyas. Det bygger även på att kunskapen om elektroniskt material finns där materialet finns och görs tillgängligt för allmänheten. E-pliktsverksamheten samordnas av Universitetsbiblioteket. Som stöd finns en arbetsgrupp och en referensgrupp. Det är samordnarens ansvar att tillsammans med arbetsgruppen bereda permanent hantering efter försöksverksamheten. Det är av särskild vikt att följa utvecklingen av ett e-arkiv. Omfattning för samordnare uppskattas till 25-50% (5-10 dagar/mån, 1,25-2,5 dagar/vecka). Samordnaren är kontaktperson för pliktleveranser. Arbetsgruppens omfattning uppskattas till (per deltagare) 5% (1 dag/mån). Deltagarna i arbetsgruppen kommer från Universitetsbiblioteket, Enheten för arkiv och registratur, Kommunikationsenheten och IT-enheten. I referensgruppen ingår representanter olika delar av universitetet. Tidsåtgången uppskattas till 5 h/kvartal. Tidsåtgång för övriga som kommer att bidra är obekant. Arbete med e-plikt förväntas ske inom befintliga budgetar. Instruktioner kan behöva förtydligas under försöksverksamheten. Försöksverksamheten ska utvärderas och status avrapporteras till universitetsdirektören senast 2014-05-31, 2014-12-31 och 2015-03-31. Försöksverksamheten pågår till dess att beslut tas om permanent hantering. Tidplan 2013 December Information för administrativa chefer Information för webbrådet Information på webben Information i GU journalen 2014 Januari-mars Beslut om inriktning Kommunicera beslut (i linjen) Slutföra nätkoppling GUPEA-KB Slutföra avtal fysisk leverans GU-KB Rutiner Information Utbildning Filnamn: E-plikt promemoria Sida: 4 (6)
Insamling månatligen Dokumentera eget material Leverans Q1 Erfarenhetsutbyte Karolinska institutet April-juni Insamling månatligen Dokumentera eget material Leverans Q2 Vid behov information, utbildning Analysera eget material Feedback från Kungliga biblioteket Lärdomar från övriga testleverantörer Stäm av status med e-arkiv Bedömning om IT-utveckling ska ske 2015 Juli-september Insamling månatligen Dokumentera eget material Leverans Q3 Vid behov information, utbildning Analysera eget material Feedback från Kungliga biblioteket Lärdomar från övriga testleverantörer Förbereda permanent arbetssätt för 2015: beslut, budget, ansvar, uppdrag, fördelning, rutiner, handläggningsordning m.m. Omfattar även krav på IT och system. Oktober-december Insamling månatligen Dokumentera eget material Leverans Q4 Vid behov information, utbildning Analysera eget material Feedback från Kungliga biblioteket Lärdomar från övriga testleverantörer Eventuellt: Avsluta testverksamheten Överlämna till permanent arbetssätt Återkoppla till e-arkiv 2015- Detaljerad tidplan för 2015 och framåt är inte möjlig att specificera. Den framtida utformningen av e-plikt kommer att utformas baserat på feedback från Kungliga biblioteket och erfarenheter som vi själva och andra testleverantörer gör. Den kommer dessutom bero på framsteg inom e-förvaltning, e-arkiv och IT. Filnamn: E-plikt promemoria Sida: 5 (6)
4 Om förarbetet Förarbetet till förslaget i denna promemoria började med att universitetsbiblioteket redovisade ett initialt förslag. Med det som grund och efter en fördjupad analys har detta förslag tagits fram. Arbetsgruppen bestod av Anna Danielsson, arkivarie vid Enheten för arkiv och registratur (Gemensamma förvaltningen), Sofia Gullstrand och Tomas Lundén, universitetsbibliotekarier vid Digitala tjänster (Göteborgs universitetsbibliotek), samt Mikael Stoltz, webbsamordnare vid Kommunikationsenheten (Gemensamma förvaltningen). Lars Hansen, e-förvaltningsansvarig vid Universitetsledningens stab har deltagit vid några möten. Arbetet leddes av Gustav Bertilsson Uleberg som är utredare vid Området för administrativt stöd (Gemensamma förvaltningen). Filnamn: E-plikt promemoria Sida: 6 (6)