Återrapport arbetsmiljöåtgärd 5 SN

Återrapport arbetsmiljöåtgärd 5 SN 2017.132 46

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2018-02-20 25 Återrapport arbetsmiljöåtgärd (SN 2017.132) Beslut Socialnämndens arbetsutskott noterar informationen. Ärendebeskrivning Myndighetsavdelningen har genomfört en genomgripande genomlysning av myndighetsavdelningens systematiska arbetsmiljöarbete och idag finns en korrekt arbetsmiljöfördelning inom socialförvaltning med tillhörande rutiner och mallar för att kvalitetssäkra arbetsmiljöfördelningen. Avdelningen har en reviderad introduktionsplan, reviderade och avdelningsspecifika rutiner för det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet samt en reviderad rutin för hot och våld. Avdelningen har en handlingsplan som säkerställer det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförvaltningens myndighetsavdelning och tre olika årshjul har upprättats för att säkerställa att planerade aktiviteter genomförs, utvärderas och förbättras. För att kvalitetssäkra det systematiska arbetsmiljöarbetet och säkerställa att arbetsmiljöansvariga chefer på avdelningen löpande följer upp medarbetarnas arbetsmiljö har två så kallade enkäter arbetats fram. Den ena enkäten, Enkät Temperaturmätning på myndighetsavdelningen, används på avdelningsnivå och skickas ut till samtliga medarbetare på avdelningen två gånger per år. Resultaten sammanställs och analyseras i myndighetsavdelningens ledningsgrupp därefter gå resultaten igenom med alla medarbetare och aktuell handlingsplan revideras. Enkäten skickades ut i september 2017 och nästa enkät planeras att skickas ut i april 2018. Den andra enkäten, Löpande temperaturmätning i arbetsgruppen, används i enskilda och löpande avstämningssamtal som ansvariga chefer har med sina medarbetare. När dessa avstämningar ska bokas finns med i avdelningens och verksamheternas aktuella årshjul. Efter det enskilda samtalet upprättas en individuell handlingsplan om det framkommer behov av detta. Visar de enskilda samtalen att en handlingsplan behövs på gruppnivå upprättas sådan i dialog med medarbetarna. Yrkanden Ordförande Torbjörn Einarsson (C) yrkar att socialnämndens arbetsutskott noterar informationen. Beslutsgång Ordförande Torbjörn Einarsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2018-01-31, Återrapport arbetsmiljöåtgärd Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 147

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2018-02-20 2. Handlingsplan Kvalitetssäkring av det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförva 3. 2018 Årshjul myndighetsavdelningens ledningsgrupp 4. 2018 Årshjul verksamheterna 5. 2018 LAG Årshjul skyddskommitté 6. Enkät Temperaturmätning på myndighetsavdelningen 7. Löpande temperaturmätning i arbetsgruppen Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 248

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2018-01-31 DNR SN 2017.132 CHRISTINE CARLSEN SID 1/2 AVDELNINGSCHEF CHRISTINE.CARLSEN@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Återrapport arbetsmiljöåtgärd Förslag till beslut Socialnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Arbetsmiljöverket gjorde en inspektion på myndighetsavdelningen januari-februari 2017. Inspektionen ledde till att arbetsmiljöverket uppmärksammade en rad arbetsmiljöbrister på myndighetsavdelningen. 2017-10-24 avslutade Arbetsmiljöverket sitt ärende utifrån att myndighetsavdelningen hade vidtagit de åtgärder som behövs för att uppfylla kraven. Bakgrund Myndighetsavdelningen har genomfört en genomgripande genomlysning av myndighetsavdelningens systematiska arbetsmiljöarbete och idag finns en korrekt arbetsmiljöfördelning inom socialförvaltning med tillhörande rutiner och mallar för att kvalitetssäkra arbetsmiljöfördelningen. Avdelningen har en reviderad introduktionsplan, reviderade och avdelningsspecifika rutiner för det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet samt en reviderad rutin för hot och våld. Avdelningen har en handlingsplan som säkerställer det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförvaltningens myndighetsavdelning och tre olika årshjul har upprättats för att säkerställa att planerade aktiviteter genomförs, utvärderas och förbättras. För att kvalitetssäkra det systematiska arbetsmiljöarbetet och säkerställa att arbetsmiljöansvariga chefer på avdelningen löpande följer upp medarbetarnas arbetsmiljö har två så kallade enkäter arbetats fram. Den ena enkäten, Enkät Temperaturmätning på myndighetsavdelningen, används på avdelningsnivå och skickas ut till samtliga medarbetare på avdelningen två gånger per år. Resultaten sammanställs och analyseras i myndighetsavdelningens ledningsgrupp därefter gå resultaten igenom med alla medarbetare och aktuell handlingsplan revideras. Enkäten skickades ut i september 2017 och nästa enkät planeras att skickas ut i april 2018. Den andra enkäten, Löpande temperaturmätning i arbetsgruppen, används i enskilda och löpande avstämningssamtal som ansvariga chefer har med sina medarbetare. När dessa avstämningar ska bokas finns med i avdelningens och verksamheternas aktuella årshjul. Efter det enskilda samtalet upprättas en individuell handlingsplan om det framkommer behov av detta. Visar de enskilda samtalen att en handlingsplan behövs på gruppnivå upprättas sådan i dialog med medarbetarna. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 49

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2018-01-31 DNR SN 2017.132 SID 2/2 Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Återrapport arbetsmiljöåtgärd 2. Handlingsplan Kvalitetssäkring av det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförvaltningens myndighetsavdelning 3. 2018 Årshjul myndighetsavdelningens ledningsgrupp 4. 2018 Årshjul verksamheterna 5. 2018 LAG Årshjul skyddskommitté 6. Enkät Temperaturmätning på myndighetsavdelningen 7. Löpande temperaturmätning i arbetsgruppen David Gyllenstråle Ekonom Christine Carlsen Avdelningschef Ska expedieras till Akten 50

2017-10-11 SID 1/19 Handlingsplan Kvalitetssäkring av det systematiska arbetsmiljöarbetet på socialförvaltningens myndighetsavdelning 51

SID 2/19 Innehållsförteckning 1 Inledning...3 2 VAD behövs för att främja en god arbetsmiljö...4 3 HUR skapar vi en god arbetsmiljö...4 4 Övergripande ansvar...5 4.1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna...5 4.2 Skriftlig arbetsmiljöpolicy och OSA mål...6 4.3 Nuvarande arbetssätt...6 4.4 Handlingsplan område: Övergripande ansvar...7 5 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet...8 5.1 Nuvarande arbetssätt...8 5.2 Handlingsplan område: Årlig uppföljning SAM...8 6 Skriftliga rutiner...10 6.1 Nuvarande arbetssätt...10 6.2 Handlingsplan område: Skriftliga rutiner...11 7 Undanröja risker och brister...12 7.1 Nuvarande arbetssätt...12 7.2 Handlingsplan område: Undanröja risker och brister...13 8 Säkerställa kunskaper...16 8.1 Arbetstagarnas och skyddsombudens kunskaper...16 8.2 Chefernas särskilda kunskaper om arbetsmiljö...17 8.3 Nuvarande arbetssätt...17 8.4 Handlingsplan område: Säkerställa kunskaper...18 9 Utreda arbetsskador och tillbud...19 9.1 Nuvarande arbetssätt...19 9.2 Handlingsplan område: Utreda arbetsskador och tillbud...20 10 Företagshälsovården eller annan sakkunnig...20 10.1 Nuvarande arbetssätt...20 10.2 Handlingsplan område: Företagshälsovården eller annan sakkunnig 20 52

SID 3/19 1 Inledning Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras i arbetsmiljölagen som "arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås". Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. Ansvaret gäller också för inhyrd personal. Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) reglerar vad som är centralt för att förebygga ohälsa och olycksfall och främja en god arbetsmiljö. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), beskriver hur man ska gå tillväga. Både organisatoriska och sociala faktorer ska behandlas i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla ska med! Det här vill vi! Våra rutiner! Vi hjälps åt! Kunskaper! Bort med alla risker! Speciellt vid förändring! Årlig koll! Det får inte hända igen! Ta hjälp av experter! 53

SID 4/19 2 VAD behövs för att främja en god arbetsmiljö För att ha koll på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och kunna förebygga risker behövs 1 ; Regelbundna och systematiska undersökningar. Kontinuerligt stämma av målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Alla arbetstagare ska känna till riskerna i arbetet och veta vem de kan vända sig till med frågor. 3 HUR skapar vi en god arbetsmiljö Arbetsgivaren är skyldig att i samverkan med medarbetare och skyddsombud 2 : ta fram en skriftlig arbetsmiljöpolicy. 3 ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön årligen följa upp hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar och ändra vid behov fördela arbetsmiljöuppgifterna med befogenheter och resurser till chefer och arbetsledare ta fram skriftliga rutiner som beskriver hur arbetsmiljöarbetet ska gå till ge arbetstagarna kunskaper om arbetet och dess risker ge chefer särskilda kunskaper om arbetet med att skapa en god arbetsmiljö undersöka verksamheten och bedöma riskerna i arbetsmiljön regelbundet, bland annat vid planerade förändringar omedelbart undanröja risker och brister i arbetsmiljön och upprätta en skriftlig handlingsplan för åtgärder som inte kan vidtas omgående. genomförda åtgärder ska kontrolleras. utreda arbetsskador och allvarliga tillbud. vid behov anlita företagshälsovården eller annan sakkunnig hjälp. 1 Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö. Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4 Arbetsmiljöverket. 2 Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). 3 Arbetsmiljöpolicyn fastställs sedan enligt kommunallagen av fullmäktige. 54

SID 5/19 4 Övergripande ansvar Fullmäktige ansvarar för att nämnderna får de resurser som behövs och ett tydligt uppdrag. De förtroendevalda i varje nämnd har, enligt kommunallagen, det yttersta ansvaret för varje nämnds verksamhet. Det är nämnden som kollektivt ska se till att arbetsmiljölagen följs i nämndens verksamhet och bestämmer hur arbetsuppgifter och befogenheter ska fördelas till förvaltningschef i det systematiska arbetsmiljöarbetet. 4 Nämnden ska se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. 4.1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna 5 Fullmäktige har den 12 juni 2016 131 beslutat att fördela följande arbetsmiljöuppgifter till nämnden: 1. Se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. 2. Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram 3. Se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet 4. Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. 5. Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan drivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med 6. Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar 7. Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget. 8. Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. Efter det att förvaltningschef har fått befogenhet att fördela arbetsmiljöuppgifter vidare i organisationen kan också avdelningschef, verksamhetschef och andra eventuella medarbetare få arbetsmiljöuppgifter tilldelade sig. Arbetsgivaren skall se till att de som får arbetsmiljöuppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Fördelningen ska vara tydlig och fördelad så att inga uppgifter faller mellan stolarna. Det är också viktigt att bestämma vad som gäller vid sjukfrånvaro och semester. Arbetsmiljöuppgifterna ska dokumenteras skriftligt. 4 Gäller de nämnder som har fått i uppgift av KF att ansvara för arbetsmiljöfrågorna. Nämndens kollektiva ansvar för arbetsmiljön: Arbetsgivare är enligt föreskrifterna (AFS 2001:1) för kommunen en juridisk person. 5 Så kan du som politiker hantera arbetsmiljöfrågor. Systematiskt arbetsmiljöarbete-ett bra verktyg för politiskt valda i kommun och landsting. Arbetsmiljöverket. 55

SID 6/19 4.2 Skriftlig arbetsmiljöpolicy och OSA mål 9. Alla verksamheter ska ha en arbetsmiljöpolicy, enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. 10. I de nya föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö 6 finns krav om mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. 11. Arbetsgivaren bör ha en tydlig strategi för arbetet med att uppnå målen. Det är viktigt att målen är förankrade i den högsta ledningen och i övriga delar av organisationen. 12. Det gäller också att kontinuerligt stämma av målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets krav 13. Den skriftliga fördelningen av uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom socialtjänstens verksamhet måste ses över. Den ska vara aktuell och anpassad till vilka som förväntas utföra respektive uppgift, och ska klart ange vem eller vilka det åligger att förebygga och åtgärda de risker för ohälsa och olycksfall som era arbetstagare kan utsättas för. Av fördelningen ska minst framgå vem som fått i uppgift att: undersöka arbetsförhållandena gällande såväl fysisk som social och organisatorisk arbetsmiljö, bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall, vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall, ansvara för arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder vid behov, genomföra kontroller av att vidtagna åtgärder medfört avsett resultat Det ska framgå vilka befogenheter och resurser som finns att tillgå för arbetsmiljöuppgifterna. Fördelningen ska vara känd för alla arbetstagare. 4.3 Nuvarande arbetssätt Fördelningen och rutinerna för hanteringen av arbetsmiljöuppgifterna genomlyses. Fullmäktige har den 13 juni 48 fastställt en arbetsmiljöpolicy för Vallentuna kommuns verksamheter. 14. Följande mål finns antagna för 2017 för den organisatoriska arbetsmiljön: alla verksamheter ska ha skriftliga rutiner för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning. I rutinen ska riskbedömning ingå som en del. alla verksamheter ska ha skriftliga rutiner för hur man hanterar trakasserier, diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande 6 Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) 7. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagarna ska ha möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och arbetsgivaren ska säkerställa att arbetstagarna känner till dem 56

SID 7/19 särbehandling och mobbning) Rutinen ska vara känd för samtliga medarbetare alla verksamheter ska ha rutiner för att tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren. 4.4 Handlingsplan område: Övergripande ansvar Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig 2+10. Arbetsmiljömål HR ser över processen med Hösten 2017 Pågår Personalchef tas fram av nämnd. framtagande av mål och 3. Nämndbeslut om ny fördelning av arbetsmiljöuppg till FC. 4. Ny kvalitetssäkrad blankett för arbetsmiljöfördelning. 5. Nämndbeslut om FC:s möjlighet att fördela arbetsmiljöuppgifter vidare i organisationen. 5. FC beslutar om ny fördelning av arbetsmiljöuppg. till AC. Fördelning görs därefter nedåt i org. 5. Rutin för fördelningen av arbetsmiljöuppgifter under semester och annan frånvaro 5. Kvalitetssäkra den årliga processen för uppföljningen av fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna. 11-12. Utforma en tydlig strategi för att uppnå OSA målen samt en rutin för kontinuerlig avstämning. Se även övriga rubriker. aktiviteter inför 2018 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till FC Säkerställa att alla med arbetsmiljö-uppgifter tilldelat sig har tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper/kompetens. (se även kap 8) Rutin för kvalitetssäkring av arbetsmiljöprocesserna vid semester och annan frånvaro tas fram. Beslut 17 okt Klart Beslut fattat i nämnd. FC Maj-sep 17 Klart AC/FC Förslag maj-aug 17. Nämndsbeslut 17 okt. Efter nämndsbeslut 17 okt Aug-sep Klart. Beslut fattat i nämnd Klart Klart. Fastställd i ledningsgrupp. Årshjul+processbeskrivning Juni-dec 17 Klart Rutin framtagen. Inskriven i årshjulet. VU Detta dokument Aug-okt 17 Klart AC Behandlas i LAG 5 okt FC FC VU 57

SID 8/19 5 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 15. Minst en gång om året ska en uppföljning av SAM göras 7. Syftet är att säkerställa att arbetsmiljöarbetet fungerar. Det är viktigt att undersöka om det leder till en bättre arbetsmiljö för alla arbetstagare. Uppföljningen gör det möjligt att hitta brister, samt att överblicka och styra arbetsmiljöarbetet. 5.1 Nuvarande arbetssätt En årlig uppföljning av SAM görs med hjälp av checklista. HR tar in sammanställning från respektive avdelning och sammanställer. Rapporteringen har delgetts nämnden. 5.2 Handlingsplan område: Årlig uppföljning SAM Aktivitet Dokument Tidplan Status Ansvarig 15. Kvalitetssäkra processen för den årliga Årshjul Maj-dec 17 Pågår VU uppföljningen av SAM Framtagande av nya Se rubrik 6. Pågår VU & återrapportering till rutiner. skyddskommitté och nämnd. Säkerställa att arbetsmiljöinvesteringar finns i det årliga budgetförslaget, att processen kvalitetssäkras. Sammanföra och analysera resultat av personalstatistik. Genomföra risk- och konsekvensanalys, ta fram arbetsmiljöaktiviteter i VP samt använda resultatet i dialogen om årliga arbetsmiljöinvesteringar. Hösten 17 och våren 18 Pågår Personalchef Infoga årshjulet i modul i Stratsys. (VU deltar i arbetsgrupp) 7 Enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) 11 ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet en gång per år. Om det inte fungerat bra ska det förbättras. 58

SID 9/19 6 Skriftliga rutiner 16. Enligt AFS 2001:1 5 ska det finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöverkets krav Säkerställa att rutiner finns, som fortlöpande undersöker såväl socialsekreterarnas som chefernas arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Rutinerna ska säkerställa att minst följande faktorer omfattas av undersökningen: Kraven i arbetet för socialsekreterare respektive chefer. Om resurserna för arbetet är anpassade till kraven. Om arbetstidens förläggning kan leda till ohälsa. Om det finns arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande. Om det finns faktorer som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Det är viktigt att socialsekreterarna/cheferna har kännedom om: Vilka arbetsuppgifter som de ska utföra. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet. 6.1 Nuvarande arbetssätt Idag följs medarbetarnas organisatoriska och sociala arbetsmiljö upp i samband med medarbetarundersökning, i medarbetarsamtalen, vid avstämningsmöten med enskilda medarbetare, vid enhetsmöten och planeringsdagar. Det finns kommunövergripande riktlinjer för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas och kommunövergripande rutiner på vissa områden ex. för kränkande särbehandling/diskriminering. Avdelningen behöver dock genomlysa och ta fram rutiner på de områden där det i nuläget inte finns nedbrutna avdelningsrutiner. Avdelningen ser dock att de är viktigt att dessa rutiner inte enbart gäller för socialsekreterare och chefer utan för samtliga medarbetare. 59

SID 10/19 6.2 Handlingsplan område: Skriftliga rutiner Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig 16. Gå igenom och revidera samtliga rutiner på avdelningen. Nya checklistor och skriftliga rutiner behöver upprättas. Avdelningen ska ha samsyn kring format, omfattning, språk, innehåll, uppföljning. Rutinerna ska vara enhetliga och lättbegripliga. Avdelningen ska ha rutiner som gäller mellan enheterna. Inga arbetsuppgifter ska ramla mellan stolarna. Följande dok har tagits fram: Maj- 2018 Pågår VU/AC Gå igenom och revidera samtliga rutiner på enheterna. 16. Kvalitetssäkring av det systematiska arbetsmiljöarbetet. - Rutin för sekretessmarkerade uppgifter -Avdelningsgemensam introduktion - Rutin för synpunkts- och klagomålshantering (snart klar) -Rutin för SU-hantering (snart klar) -Rutin för hot och våld har reviderats Nya checklistor och skriftliga rutiner behöver upprättas. Avdelningen ska ha samsyn kring format, omfattning, språk, innehåll, uppföljning. Rutinerna ska vara enhetliga och lättbegripliga. Detta dokument Behandlas i LAG 5 okt. Maj- 2018 Juni-okt 17 Pågår Klart VC AC 14+16. Rutin för att förebygga och hantera diskriminering och kränkande särbehandling OSA-mål Behandlas i LAG 5 okt Okt 2017 Klart AC/VU 60

SID 11/19 Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig 14+16. Rutin för att OSA-mål. Okt 2017 Klart AC/VU förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning. Behandlas i LAG 5 okt 14+16. Rutiner för att OSA- mål. Okt 2017 Klart AC/VU tydliggöra medarbetarnas arbetsuppgifter och vad som förväntas av medarbetaren. Denna del ingår i rutin ovan för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning. Fler rutiner, se även andra rubriker i dok. 7 Undanröja risker och brister 17. Undersökningar ska göras på gräsrotsnivå, göras regelbundet och systematiskt. Det kan t ex vara skyddsronder, enskilda samtal med arbetstagare, personalmöten, enkäter och intervjuer. Risker ska därefter bedömas och åtgärdas. Om åtgärderna inte genomförs direkt så ska de föras in i en skriftlig handlingsplan. En handlingsplan ska innehålla; åtgärder som förbättrar arbetsmiljön, tidpunkt när åtgärderna ska vara genomförda, vem som ska se till att åtgärderna genomförs i tid. Vissa åtgärder måste beslutas av högre chef. Ibland ända upp till förvaltningschef. I vissa fall måste nämnden ta ställning 8. 18. Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning 9. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. 19. Målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska kontinuerligt stämmas av. Det är ganska vanligt att förutsättningar för arbetet ändras. Det gäller då att se över kraven och resurserna. Ändrade uppdrag, nyrekryteringar och effektiviseringar är några exempel på sådant som kan påverka arbetsbelastningen. 7.1 Nuvarande arbetssätt Chefer genomför risk- och konsekvensanalyser och upprättar handlingsplaner vid förändringar i verksamheten och det finns en mall för detta sedan tidigare. Avdelningen har dock inte haft tillräckliga rutiner för att följa upp medarbetarnas arbetsbelastning/arbetsmiljö. Avdelningen har uppmärksammat brister i verksamheten och tar dessa på största allvar. Avdelningens skyddskommitté, LAG, kommer att följa upp dessa löpande och 8 Det kan vara praktiskt att göra en handlingsplan med beslutade åtgärder på högsta förvaltningsnivå. Planen är en utgångspunkt för nämndens budgetarbete. Åtgärder som nämnden inte kan besluta om förs vidare till KF. Det kan t.ex. gälla större ombyggnad av daghem eller skola. 9 AFS 2015:4 9. Ohälsosam arbetsbelastning: När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Det blir ohälsosam om det blir långvarigt och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga. Arbetsgivaren kan lösa det genom att sänka kraven eller tillföra resurser. 61

SID 12/19 regelbundet medverka i framtagandet av risk- och konsekvensanalyser och handlingsplaner. I medarbetarenkäten har förtroendefrågan för ledningen lyfts. Ledningen har vidtagit en rad olika åtgärder för att förbättra förtroendet och kommer regelbundet att följa frågan och vidta relevanta åtgärder. Avdelningen har inte tidigare haft någon egen skyddskommitté, utan VAG på förvaltningsnivå har varit skyddskommitté. Avdelningen har i augusti 2017 startat upp arbetet med LAG, avdelningens skyddskommitté. 7.2 Handlingsplan område: Undanröja risker och brister Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig Resultatet av medarbetarenkäten har Våren 17 Klart AC/FC gåtts igenom med alla medarbetare Medarbetarundersökning Handlingsplan tas fram Brister har uppmärksammats i verksamheten. Undersökning genomförs med samtliga medarbetare på gruppnivå-osa. Resultatet har gåtts igenom med samtliga medarbetare på gruppnivå, men pga. hög arbetsbelastning sammanställdes och analyserade inte materialet systematiskt. Dokument i bilaga till yttrande Arbetsmiljöverket. Aktiviteterna i handlingsplanerna till AV har förts in i denna samlade handlingsplan. Våren 17 Klart AC/FC Våren 17 Klart AC/FC Administrativt och tekniskt stöd Administratörer och systemadmin har rekryterats för att ge utökat stöd. Höst 16 och vår 17 Klart AC/FC Arbetstidens förläggning Ledning och styrning Ledning och styrning Samsyn/helhetssyn Översyn av arbetstiden för en enhetlighet och samsyn. Rutinerna vid hemarbete kommer att förtydligas. Medarbetarna uppmuntras att ta ut flex och be om hjälp vid prio. Tydliggöra ansvarsfördelning och ledning och styrning inom kommunen. Planeringsdagar med ledningsgruppen Tydliggöra ledningsgruppens agenda. Läggs upp i Stratsys. Beslut och prio kommuniceras ut bättre. -Regelbundna avstämningar -Veckovisa ärendedragningar-införa avdelningsmöten med start hösten 17 Våren 17 Klart AC Påbörjas våren 17-2018 Pågår Våren 17 Klart AC AC/FC 62

SID 13/19 Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig Uppdragsbeskrivningar tas fram. Maj-dec Pågår AC 17 Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Medarbetarna har tagit fram underlag och medverkat och flera planeringsdagar har genomförts. Uppdrag är klart för AC, VC verksamhetsutvecklare, systemadmin och samordnaren. Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Tydliggöra uppdrag, ansvar och roll Mål och resultat Ny undersökning om medarbetarnas arbetsmiljö OSA rutiner Beslutsstöd, prioriteringsstöd och metodstöd har utökats under tiden då uppdraget är otydligt. Uppföljning av uppdelning av enheten för äldre och funktionsnedsättning. Uppföljning av sammanslagning av enheten för ensamkommande och enheten för barn- och unga Se över behoven av att anställa andra kompetenser. Utredningssekreterare ska anställas per 1 okt 17. MBL genomfört och klart i sep. Tydliggöra medarbetaransvaret och medarbetarnas befogenheter ytterligare Ta fram lönekriterier som baseras på medarbetaruppdragets mål. Kvalitetssäkra avdelningens arbete med mål och resultat på avdelnings, enhets och individnivå. Anonym enkät Resultatet sammanställs och analyseras - Arbetsgrupp (AC, medarbetare och skyddsombud) utökad skyddskommitté, diskuterar resultatet av enkät, 6:6a anmälan och avslutningsintervjuer, genomgång av åtgärder efter AV:s inspektion. Risk- och konsekvensanalys genomförs och denna handlingsplan kompletteras. Ta fram mallar för anmälan och utredning av kränkningar och trakasserier. Hösten 18 Hösten 18 April-okt 17 Sep 17- maj 2018. Ej påbörjat Ej påbörjat Klart Pågår 2018 Ej påbörjat 2018 Ej påbörjat Sep 17 Sep-Okt 5 okt 17 Klart. 2018 Ej påbörjat VC VC AC VU VU AC AC AC VU 63

SID 14/19 Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig Följa upp och diskutera åtgärder för att Löpande Pågår AC/VC OSA-punkt på personalmöte kvalitetssäkra enhetens löpande arbete med OSA. Årlig enkät/temperaturmätning - Enkäten Temperaturmätning på myndighetsavdelningen genomförs. 2 ggr/år Klart. I årlig process AC/VC Löpande temperaturmätning Regelbundna avstämningssamtal Trafikljuset Årliga medarbetarsamtal och kompetensutv.plan Ansvarig chef gör enskilda avstämningar utifrån mallen Löpande temperaturmätning i arbetsgruppen. Varannan månad Pågår Ärendedragning i grupp. 1 ggn/v Infört. Pågår löpande -Övningen Trafikljuset används. Löpande Ej påbörjat -Alla medarbetare ska ha årliga Årligen Infört. individuella medarbetarsamtal som perioden Pågår inkluderar en individuell Sep-nov löpande. kompetensutvecklingsplan. OSA ska diskuteras. AC/VC VC AC/VC AC/VC Myndighetsavdelnin gens kompetensutvecklingsplan Årliga medarbetarsamtal Personalomsättning /resurser Personalomsättning /resurser Samarbete Administrativt stöd Ta fram övergripande kompetensutvecklingsplan för avdelningen. Se över mallen för medarbetarsamtalet utifrån medarbetaransvaret. VC har befogenhet att överbemanna istället för att ta in konsulter. Grupper med hög personalomsättning och mindre erfarna handläggare ska få extra stöd i komplexa ärenden. Se över samverkansrutinerna mellan enheterna inom avdelningen. Genomlysa avdelningens administration för att säkerställa att medarbetarna har det administrativa stödet som behövs. Okt-dec 17 Klart 2018 Ej påbörjat VU VU Löpande Klart. Beslut fattat. VC Löpande Pågår AC/VC 2018 Pågår VU Okt-nov 17 Utgår pga. omorga nisation AC 64

SID 15/19 Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig Förtroende Samverkansrutiner ska ses över. Pågår Pågår VU/AC/VC för andra chefer Chefer presenterar sig löpande. Känner Dialog på enhetsnivå hur medarbetarna Hösten Pågår AC stolthet över arbetet på enheten. kan känna mer stolthet över sitt arbete. 2017 +19 Gruppkontrakt tas fram på enheterna Okt-dec Klart VC 17 +19 Gruppkontrakt tas fram för Okt-dec Klart AC Personalomsättning och resurser. ledningsgruppen Hantera och följa upp ökad arbetsbelastning, personalomsättning, akuta situationer m.m. +19 OSA-punkt på enhetsmöte-följa upp och diskutera åtgärder för att kvalitetssäkra enhetens löpande arbete. 19 +11+12 Strategi för arbetet med att uppnå OSA målen samt för regelbunden avstämning/ uppföljning. Uppföljning av handlingsplan. Detta dokument Behandlas på LAG 5 okt. Kvalitetssäkra avdelningens arbete med mål och resultat på avdelnings, enhetsoch individnivå. Handlingsplanen i detta dokument. Följs upp på personalmöten, i ledningsgrupp, på LAG och VAG. Rapportering sker till nämnd. 17 Hösten 17+ Löpande Pågår VC Löpande Pågår VC Maj-okt 17 Klart. 2018 Ej påbörjat AC AC Löpande Pågår AC 8 Säkerställa kunskaper 8.1 Arbetstagarnas och skyddsombudens kunskaper 20. Alla arbetstagare behöver ha grundläggande kunskaper om de risker som finns i verksamheten, och vad som kan främja hälsan i arbetet. Arbetsgivaren bör så tidigt som möjligt introducera nya arbetstagaren i arbetet och risker som kan finnas. Introduktionen bör också beskriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsombuden bör ha goda kunskaper om hur man förebygger ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Skyddsombuden har ofta insyn i verksamheten utifrån ett annat perspektiv än cheferna. Det kan vara praktiskt att erbjuda både chefer och skyddsombud samma sorts kunskaper, exempelvis genom att ordna gemensamma möten och utbildningsinsatser. 65

SID 16/19 8.2 Chefernas särskilda kunskaper om arbetsmiljö 21. Chefer och arbetsledare med arbetsmiljöuppgifter behöver kunskaper om att driva arbetsmiljöarbetet. Chefer och arbetsledare ska ha kunskap om; o hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning o hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. 22. Det ska finnas förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken. För att kunna förebygga och hantera problem eller brister måste de som har kunskaperna, som chefer och arbetsledare, också kunna agera. För det krävs rätt befogenheter, ledningsstöd och möjligheter att hinna med det. Arbetsmiljöverkets krav Säkerställa att samtliga chefer och arbetsledare har Arbetsmiljökunskaper. I detta ingår kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. Kunskapen ska minst omfatta: De arbetsmiljöregler som har betydelse för arbetsmiljön i socialtjänsten. Fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för Ohälsa. Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö Hur en undersökning av krav och resurser ska genomföras kontinuerligt. Hur en tilldelning av arbetsuppgifter till arbetstagarna ska genomföras så att krav som ställs på arbetstagarna är rimliga i förhållande till befintliga resurser. Hur förändring av krav eller förändring i tillgängliga resurser ska hanteras. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling 8.3 Nuvarande arbetssätt Ett helt nytt introduktionspaket har under våren 2017 tagits fram för att kvalitetssäkra att medarbetare och chefer har tillräckliga kunskaper. Detta introduktionsprogram är inte enbart till för nyanställda utan också för medarbetare som byter tjänst eller som har behovet. Introduktionen består av en individuell del, en enhetsintroduktion och en avdelningsintroduktion. Kommunen har också tagit fram ett chefspaket som är obligatoriskt för samtliga chefer att gå. Där ingår hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling som en del i utbildningen. Rutinerna för OSA kommer också att implementeras under hösten 2017 och medarbetare och chefer kommer att få ytterligare kunskaper på området i samband med implementeringen. 66

SID 17/19 8.4 Handlingsplan område: Säkerställa kunskaper Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig 21+22. Nytt På intranätet 2017 Klart Kommundirektör chefsutbildningspaket. 20+21+22. Nytt avdelningsgemensamt introduktionsprogram 20+21+22 Utbildning och Implementering av nya OSA rutiner och begrepp. 20+22 Implementera nytt introduktionspaket - Introduktion av medarbetare på myndighetsavdelningen - Information avdelningsgemensam introduktion av medarbetare vid myndighetsavdelningen Rutin för att tydliggöra medarbetarnas uppdrag samt att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning Rutin för att förebygga kränkningar och trakasserier. Individuell, enhets- och avdelningsintroduktion. Rutiner för individuell kompetensutvecklingsplan säkerställs Maj 2017 Klart AC HT 2017+2018 Aug-dec 17 Klart utvärdering har skickats ut Pågår VU/VC VC 20+21+22 Muntlig avdelningsgemensam intro. 20+22 Implementera övriga nya rutiner 21.I årshjulet lägga in att cheferna regelbundet följer upp att medarbetarna har kännedom om styrdokument på arbetsmiljöområdet. Årshjul I den avd.gemensamma introduktionen ska en muntlig avdelnings-gemensam intro genomföras löpande. Hot och våld, sekretessmarkerade uppgifter, avvikelser/synpunktshantering, löpande temperaturmätning, rutin-fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Årshjul Mall-medarbetarsamtal Juni-dec 17 Våren 2018 Hösten 2017 Juni-dec 17 Pågår Pågår Pågår Klart VC VU VC VU 67

SID 18/19 Aktivitet Dokument/info Tidplan Status Ansvarig Förenkla tillgängligheten till information (Önskemål om att rutinerna ska finnas på intranätet) Våren 2018 Ej påbörjat AC/VU Se även övriga rubriker Behöver samla allt gemensamt material på ett ställe. Avvaktar planeringsdag med AKU för att ta ställning till var materialet ska ligga. Se över introduktionsmaterialet ska samlas digitalt Våren 2018 Ej påbörjat AC/VU 9 Utreda arbetsskador och tillbud 23. Ytterligare en central aktivitet i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att utreda orsaker till ohälsa, olycksfall och tillbud i arbetsmiljön för att kunna förebygga att det sker igen. 9.1 Nuvarande arbetssätt Avdelningen rapporterar in arbetsskador och tillbud i incidentrapporteringsverktyget KIA i enlighet med framtagen rutin. En årlig sammanställning görs på övergripande nivå. Myndighetsavdelningen noterar att det finns en risk för att samtliga tillbud och risker inte anmäls i KIA på grund av kompetensbrist eller annat. Avdelningen behöver kvalitetssäkra att rapportering görs löpande av samtliga medarbetare. Rapportering bör också ske till avdelningens skyddskommitté löpande. 68

SID 19/19 9.2 Handlingsplan område: Utreda arbetsskador och tillbud Aktivitet Dokument Tidplan Status Ansvarig 23 Ansvarig chef följer Löpande Klart AC/VC löpande upp Löpande uppföljning rapporteringen i KIA vid av rapportering i KIA personalmöten. 23 Löpande uppföljning av rapportering i KIA 23. Löpande uppföljning av rapportering i KIA Att kvalitetssäkra skyddskommitténs roll. Tydliggöra rapportering till skyddskommitté Sammanföra och analysera resultat Juni-dec 17 Pågår VU Aug-dec 17 Pågår VU Årshjul och processbeskrivning 10 Företagshälsovården eller annan sakkunnig 24. När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. 10 10.1 Nuvarande arbetssätt Chefer anlitar företagshälsovården och annan hjälp vid behov. 10.2 Handlingsplan område: Företagshälsovården eller annan sakkunnig Inget känt. 10 AFS 2001:1 69

September Medarbetarsamtal genomförs sep-nov Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Ej samma månad som medarbetarsamtal är inplanerat. 7 september-målstyrningsdag (Uppföljning av delår) Uppstart budget för nästkommande år Egenkontroll genomförs september-november Ledningsgrupp Analys av personalnyckeltal per tertial Tertialrapport 2 analys och ev åtgärder Uppföljning av avdelningens mål Avdelningsmöte November Medarbetarundersökningen genomförs för hela kommunen veckorna 45-46 (3-16 november) 18 nov preliminär deadline budget-vc November-december- Överläggning med respektive fack. Redovisning av arbetsgivarens inriktning, fastställande av tidplan och val. Lönesamtal/lönesättande samtal planläggs (Hålls januari-2 mars) Ledningsgrupp Månadsprognos per okt Rutiner inför julledigheten gås igenom på LG. En uppdaterad fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden inför semesterperioden ska vara påskrivna (efter LAG nov) Genomgång av rutin för hantering av avvikelser, klagomål och synpunkter Genomgång av samverkansrutiner. Förslag till årlig tidplan för semester/arbetsmiljöfördelning för nästkommande år behandlas Tidplan löneprocess, Lönenivåer, prioriteringar etc Ta fram förslag ny mötesplan för LAG, samt boka in ledningsgrupper för kommande år. Oktober Maria har muntlig OSA utbildning för medarbetare och chefer på avdelningen 18 oktober, budgetramarna skickas ut till verksamheten Information från HR om kommande medarbetarenkät Ledningsgrupp Behandling av ärenden till LAG 21 november. Uppföljning av SAM handlingsplanen genomförs. Förslag till semesterplanering, fördelning av arbetsmiljöuppgifte och tf. förordnanden behandlas. Månadsprognos per september Uppföljning av personal- och kompetensförsörjningsplan Gå igenom kommunens personalpolitik med ledningsgruppen = Uppföljning av avdelningens styrdokument = Semesterplanering och arbetsmiljöfördelning = Uppföljning av SAM = Verksamhetsplanering/mål = Ekonomifrågor = Allmän info Årshjul myndighetsavdelningen Avdelningschef/ledningsgrupp December Ledningsgrupp Behandling av ärenden till LAG i jan. Månadsprognos per november Medarbetarenkät ska presentera på LAG planera för ev. extrainsatt LAG i januari. Oktober November September Augusti Chef: Analys av korttidsfrånvaron. Samtal med medarbetare. Planera in medarbetarsamtal (september-november) Ledningsgrupp Månadsprognos per juni-juli Behandling av ärenden till LAG 30 augusti. Genomlysning/ev. rev av rutin för kvalitetssäkring av bemanning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter vid semester och annan frånvaro inkl. tillhörande dok. Info ev. deltidsanställda om anmälan om företräde till högre sysselsättningsgrad. August Juli December Juli Januari Sammanställning av personalstatistik (inkl. arbetsskador och tillbud) för året som gått görs (HR) Årlig uppföljning av SAM (checklista) och LIMÅ görs januari-mars Inför bokslut Följa upp tidplan och åtgärdsplan (FC samordnar) Analys av bokslut aktiviteter i tid? Lönesamtal/lönesättande samtal hålls perioden jan-2 mars Ledningsgrupp 18/1 Löneöversynen. 25/1 Ekonomi 25/1 Förslag på tidplan för semesterplanering/fördelning av arbetsmiljöuppgifter för aktuellt år behandlas. Januari Juni Juni Februari Maj Mars April Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Månadsprognos per maj Ledningsgrupp Policy för sociala medier aktualiseras Alkohol och drogpolicy aktualiseras Trafiksäkerhetspolicy aktualiseras, kontroll av giltigt körkort görs. Avdelningsmöte 1/6 (se maj) AC bokar in avdelningsmöten för hösten 2018 70 Februari Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare, inkl. uppföljning av medarbetar -samtal 1 februari HME resultat presenteras för chefer. Årlig uppföljning av SAM (checklista) och LIMÅ görs januari-mars Ledningsgrupp Behandling av ärenden till LAG 22 feb. 1 feb: HR som presenterar personalstatistiken från föregående år, samt HME resultat. 1 & 8 feb, Förslag till avdelningens mål (aktiviteter) för året tas fram. 1 eller 8 feb: Genomgång av resultatet från egenkontrollen. 15 feb: Samverkan av och ev. revidering av rutin för sekretessmarkerade uppgifter (Enhetsmöte fram till 26 jan, VU sammanställer 26-29 jan) Månadsprognos per januari Mars Senast 2 mars rapportera in löneförslagen i Ecompanion webb. 3-13 mars Avstämning av löneförslag och process alt förhandling 23 mars - Maria har muntlig OSA utbildning för medarbetare och chefer på avdelningen Den fysiska arbetsmiljöronden genomförs BOKAS Brandskyddsrond genomförs med säkerhetsansvarig??? Reviderad handlingsplan för SAM arbetet för året fastställs (efter LAG 29/3). Förslag på arbetsmiljöinvesteringar för avd. skickas till FC (efter LAG 29/3) 9 mars-bokslutsdag Ledningsgrupp Behandling av ärenden till LAG 29 mars (15/3 och/el 22/3) 15/3 och 22/3: SAM/LIMÅ uppföljning av AC:s grupp görs tillsammans. Resultatet av SAM uppföljningen, personalstatistiken och resultatet från HME på avdelningsnivå analyseras. (Risk och konsekvensanalys genomförs på LAG). Handlingsplan (åtgärder) och ev. förslag på arbetsmiljöinvesteringar på avdelningsnivå tas fram. Månadsprognos per februari Omvärld och förutsättningar för budgetramar. Omvärldsanalys, ekonomi, investeringar, ev. önskemål om att nyttja sparande i eget kapital. Avdelningsmöte 9 mars kl. 10.30-12.00 Väsbysalen planera för innehåll April Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Enkät temperaturmätning för hela avdelningen (anonym) genomförs (2-13/4). Enbart 2018. Resultatet av enkäten sammanställs (16-27/4) Kommunplanedag 6 april. Senast 13 april-återkoppla lönesamtal- chef meddelar slutliga lönen. 25 april ny lön utbetalas Ledningsgrupp Behandling av ärenden till LAG 19 april. Månadsprognos mars 5/4 Förslag till semesterplanering, fördelning av arbetsmiljöuppgifte och tf. förordnanden behandlas. 5 el. 12 april: Genomgång av OSA rutinerna (inkl. rutinen för hot och våld). Risk- och konsekvensanalys genomförs. Förslag på rev. Behandlas sedan i LAG. 5 el. 12 april: Översyn av ordinarie fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Förslag på revidering behandlas (till LAG) Maj Tertialuppföljning 1 Ledningsgrupp Behandling av ärenden inför LAG 31 maj Analys ev åtgärder Tertialuppföljning 1 3 el 24 maj: Analys av personalnyckeltal per tertial. 3 el 24 maj: Resultatet Enkät temperaturmätning presenteras och analyseras. 3 el 24 maj: Uppföljning av SAM-handlingsplanen och förslag på ev. revidering av handlingsplanen tas fram utifrån resultatet av enkäten (Samverkas på LAG). 24 el 31 maj: Genomgång av det avdelningsgemensamma introduktionsmaterialet. Förslag på revideringar behandlas (till LAG i augusti) 31 maj: Rutiner inför semestern gås igenom på LG. En uppdaterad fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden inför semesterperioden ska vara påskrivna (Efter LAG) Uppföljning avdelningens mål Avdelningsmöte OBS! 1 juni Presentation av resultat av enkät temperaturmätning

71

November Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Ej samma månad som medarbetarsamtal är inplanerat. Social och organisatorisk arbetsmiljörond (Enkät HME vartannat år) Medarbetarundersökningen genomförs för hela kommunen veckorna 45-46 (3-16 november) vartannat år. Månadsprognos per oktober 18 nov preliminär deadline budget-vc Boka in enhetsmöten för första halvåret. Egenkontroll genomförs september-november Enhetsmöte: Rutiner inför julledigheten gås igenom. En uppdaterad fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden inför semesterperioden ska vara påskrivna. Genomgång av arbetsplatsens handläggningsrutiner Årshjul myndighetsavdelningen Verksamheter December Månadsprognos per november Lönesamtal/lönesättande samtal planläggs. (Hålls normalt sett perioden februari-mars. Enhetsmöte Januari Sammanställning av personalstatistik (inkl. arbetsskador och tillbud) för året som gått görs (HR). Inför bokslut Analys av bokslut. Enhetsmöte: Genomgång av resultatet från egenkontrollen. Jan-7 februari - Genomgång av rutin för sekretessmarkerade uppgifter Februari Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare (enligt rutin/mall). Årlig uppföljning av SAM (checklista) görs (Feb-14/3) Analys av personalstatistik (inkl. arbetsskador och tillbud) för året som gått görs. Verksamheterna utser friskvårdsinspiratör (om saknas) Månadsprognos per januari 1 feb: Resultatet av HME presenteras. Enhetsmöte: Feb-14/3 Uppföljning av SAM/LIMÅ görs av VC i Stratsys nya arbetsmiljömodul (checklista). Chef gör uppföljningen tillsammans med medarbetare och ev. skyddsombud. Feb-14/3 Resultatet av SAM/LIMÅ-uppföljningen (checklistan) och uppföljningen av personalstatistik, samt resultatet från HME samverkas på enhetsmöte och risk- och konsekvensanalys genomförs. Enheten tar fram reviderad handlingsplan för året. OBS! Resultatet ska vara inlagt i Stratsys senast den 14/3. 23 feb-? VC informerar medarbetare om tidplan för semesterplanering/fördelning av arbetsmiljöuppgifter för aktuellt år (samverkas på LAG och förhandlas 22 feb). Oktober 18 oktober, budgetramarna skickas ut till verksamheten Information från HR om kommande medarbetarenkät Egenkontroll genomförs september-november Enhetsmöte Uppföljning av SAM handlingsplanen genomförs. Samverka semesterplanering, fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden enligt tidplan Genomgång av rutin för hantering av avvikelser, klagomål och synpunkter (Förslag till revideringar till AC) Gå igenom kommunens personalpolitik med arbetsgruppen på enhetsmöte. September Medarbetarsamtal genomförs september-november Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Ej samma månad som medarbetarsamtal är inplanerat. Egenkontroll genomförs september-november Enhetsmöte: Uppföljning enhetens aktiviteter utifrån mål Analys av personalnyckeltal per tertial Tertialrapport 2 = Uppföljning av avdelningens styrdokument = Semesterplanering och arbetsmiljöfördelning = Uppföljning av SAM = Verksamhetsplanering/mål = Ekonomifrågor = Allmän info Augusti Analys av korttidsfrånvaron. Samtal med medarbetare. Uppföljning av 2:a kvartalets sjukfrånvaro Planera in medarbetarsamtal (hållas i sep-nov) Månadsprognos per juni-juli Enhetsmöte: Info deltidsanställda om anmälan om företräde till högre sysselsättningsgrad. Policy för sociala medier aktualiseras. Alkohol- och drogpolicy aktualiseras. Trafiksäkerhetspolicy aktualiseras, kontroll av giltigt körkort görs. Oktober November September Juli August December Juli Januari Juni Februari Maj Mars April Juni Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Månadsprognos per maj Enhetsmöte: Samverkad reviderad handlingsplan på avdelnings/enhetsnivå gås igenom med medarbetarna. 72 Mars Den fysiska arbetsmiljöronden genomförs. Brandskyddsrond genomförs?? Feb-14/3 Uppföljning SAM/LIMÅ och handlingsplan (se detaljerade beskrivning februari månad) Månadsprognos februari Enhetsmöte: Enhetsmöte -Samverka semesterplanering, fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden enligt tidplan. Genomgång av OSA rutinerna (inkl. rutinen för hot och våld). Risk- och konsekvensanalys genomförs (vilka risker finns i verksamheten). Förslag till revideringar till AC. Översyn av ordinarie fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Önskemål om ändringar avd. chefs nivå skickas in till AC. 23 feb-? Enhetens aktiviteter till avdelningens mål fastställs och läggs in i Stratsys April Löpande temperaturmätning genomförs med medarbetare. (enligt rutin/mall) Social och organisatorisk arbetsmiljörond genomförs, Enkät temperaturmätning (Enbart 2018) Månadsprognos mars Enhetsmöte: 2 april-13 april: VC informerar om den fastställda handlingsplanen SAM/LIMÅ för 2018. Genomgång av det avdelningsgemensamma introduktionsmaterialet. Förslag till revideringar till AC. Info om vilket stöd Socialförvaltningen kan erbjuda vid våld i nära relationer. Maj Resultatet av OSA arbetsmiljöronden ( enkät temperaturmätning ) presenteras och analyseras. Analys av personalnyckeltal per tertial Tertialuppföljning 1 Boka in arbetsmiljöträffar och enhetsmöten för andra halvåret. Enhetsmöte: Uppföljning av enhetens aktiviteter utifrån mål och handlingsplan Rutiner inför semestern gås igenom på enhetsmötet. En uppdaterad fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden inför semesterperioden ska vara påskrivna. Rutiner för hantering av Lex Sarah gås igenom. Kortare information ges om kommunens samlade miljöarbete.

Årshjul LAG myndighetsavdelningen 2018 November VAG 22 november LAG 1 november PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Behandling av ev. ärenden till VAG 22 nov. Fastställ årlig plan för LAG. Gå igenom kommunens personalpolitik Tidplan löneprocess, Lönenivåer, prioriteringar etc Uppföljning av SAM handlingsplan görs Information om personalnyckeltal per tertial 2 Uppföljning av avdelningens mål Månadsprognos per oktober och T2. Avdelningens budget kommande år Samverka semesterplanering, fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden, enligt tidplan Uppföljning av personal- och kompetensförsörjningsplan Oktober Inget LAG December LAG 13 december PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Genomgång av rutin för hantering av avvikelser, klagomål och synpunkter Genomgång av samverkansrutiner. Presentation av årshjul LAG 2019 Förslag till årlig tidplan för semester/arbetmiljöfördelning för nästkommande år (2019) förhandlas. Oktober November December Januari Januari 15 februari VAG LAG 25 januari (Utgår!!) PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Behandling av ärenden till VAG 15 feb Februari Mars Februari LAG 22 februari PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Information om bokslut Presentera HME resultat. Tidplan för semesterplanering/fördelning av arbetsmiljöuppgifter för aktuellt år förhandlas (MBL 11) Avdelningens mål/aktiviteter för året samverkas Genomgång av resultatet från egenkontrollen. Samverkan av och ev. revidering av rutin för sekretessmarkerade uppgifter (???) Mars (Nyinsatt LAG 29/3) Presentation av personalstatistik för året som gått. Presentation av årlig uppföljning av SAM/LIMÅ (checklista), uppföljning av kommunens OSA Mål. Resultatet av SAM/LIMÅ uppföljningen på avd. nivå, personalstatistiken och resultatet av HME samverkas och risk- och konsekvensanalys genomförs. Reviderad SAM handlingsplan för året tas fram utifrån resultatet och ev. förslag på arbetsmiljöinvesteringar på avdelningsnivå tas fram Information- Månadsprognos februari September Augusti VAG 23 AUG (obs frågor till VAG behandlas i maj) LAG 30 augusti PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Uppföljning företagshälsovård Information - Månadsprognos per juni-juli Genomlysning/ev. rev av rutin för kvalitetssäkring av bemanning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter vid semester och annan frånvaro inkl. tillhörande dok. Genomgång av det avdelningsgemensamma introduktionsmaterialet. Förslag till revideringar behandlas = Uppföljning av avdelningens styrdokument = Semesterplanering och arbetsmiljöfördelning = Uppföljning av SAM = Verksamhetsplanering/mål = Ekonomifrågor = Allmän info September August JULI Inget LAG Juli Juni Juni Inget LAG Maj April April 24 Maj VAG LAG 19 april PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Behandling av ev. ärenden till VAG 24 maj. Förslag på övergripande arbetsmiljöinvesteringar på avdelningsnivå behandlas (förs sedan vidare till förvaltningschef/vag/nämnd) Information - Månadsprognos mars En uppdaterad fördelning av arbetsmiljöuppgifter och tf. förordnanden inför semesterperioden samverkas. Maj LAG 31 maj PUNKTER TILL DAGORDNING LAG Behandling av ärenden till VAG 31/8 Information om personalnyckeltal. Resultatet av OSA-skyddsronden (enkät temperaturmätning) presenteras och risk- och konsekvensanalys genomförs. Uppföljning av SAM-handlingsplanen och ev. revidering av handlingsplanen genomförs utifrån resultat av OSA arbetsmiljörond. Information om tertialrapport 1 och uppföljning av personalnyckeltal för tertial 1. Genomgång av OSA rutinerna (inkl. rutinen för hot och våld). Risk- och konsekvensanalys genomförs (vilka risker finns i verksamheten). Förslag på revidering behandlas Översyn av ordinarie fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Förslag på revidering behandlas. Uppföljning avdelningens mål 73