Gruppmöten: (S), (V) och (MP), plan 2, rum 3, kl 18.00 (M), (FP) och (KD), plan 7, Mellanrummet, kl 18.00

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [2] Tekniska nämnden 2013-05-08 Tid 2013-05-20, Kl 19:00 Plats Kommunalhuset i Tumba, plan 2, rum 3 Gruppmöten: (S), (V) och (MP), plan 2, rum 3, kl 18.00 (M), (FP) och (KD), plan 7, Mellanrummet, kl 18.00 Ärenden Justering 1 Förslag till Botkyrkas nya översiktsplan - Muntlig information 2 Utbyggnad av vatten och avlopp till Lindhovs gård 3 Slutredovisningar av investeringsprojekt april 2013 4 Delårsrapport april 2013 för tekniska nämnden * Handlingar sänds ut senare 5 Återrapportering av genomförd internkontroll 2012 6 Internkontrollplan 2013 7 Yttrande över revisionsrapport - Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden 8 Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsförvaltningen

BOTKYRKA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2[2] Tekniska nämnden 2013-05-08 9 Dagvatten i Norra Botkyrka - Muntlig information 10 VA-utbyggnad i Grödinge - Muntlig information 11 Tullinge vattenverk, PFOS, perfluorerade ämnen - Muntlig information 12 Fastighetsenhetens investeringsprojekt - Muntlig information 13 Förvaltningschefen informerar 14 Anmälningsärenden 15 Övriga frågor Dan Gahnström Ordförande Elisabeth Persson Sekreterare Anmäl eventuellt förhinder till Elisabeth Persson, tfn 530 614 34 eller elisabeth.persson@botkyrka.se

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:150 2 Utbyggnad av vatten och avlopp till Lindhovs gård (sbf/2013:150) Förslag till beslut Tekniska nämnden begär av kommunfullmäktige att få disponera 3,7 mnkr till utbyggnad av vatten- och avloppsledningar till Lindhovs gård. Sammanfattning Lindhovs gård består av tre byggnader, varav huvudbyggnaden kan beskrivas som en större tvåplansvilla. Huset har en tidstypisk prägel från 1700- talet i sina äldsta delar. Enligt kommunens kulturmiljöutredning är byggnaderna på Lindhovs gård klassade som värdefulla, klass II, vilket innebär att det är viktigt att byggnadernas karaktär bevaras. Vattenförsörjningen till Lindhovs gård kommer från 2 borrade brunnar med tillhörande reningsanläggning. Vattenprover tas kontinuerligt och vid några tillfällen har inte vattnet varit godkänt. Vatten körs nu ut dagligen och det kommer att fortgå tills nya prover visar att vattenkvaliteten och mängden är godkänd. Denna lösning är mycket kostsam att upprätthålla. s bedömning är att den nuvarande situationen med egen borrad brunn med dålig vattenkvalitet och mängd inte kan fortgå. En anslutning till det kommunala vattenledningsnätet vore det bästa för att lösa problemet. s fastighetsenhet har tillsammans med VA-enheten tagit fram en kalkyl och åtgärdsförslag för utbyggnad av vatten- och avloppsledningar till Lindhovs gård. Kostnaden för att ansluta till kommunalt vatten uppskattas till 3,7 mnkr. Om andra fastigheter samtidigt eller senare ansluts till ledningen tar VA-enheten över ansvaret för ledningarna. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-24..

TJÄNSTESKRIVELSE 1[2] 2013-04-24 Dnr sbf/2013:150 Referens Maude Andersson Pekkanen Mottagare Tekniska nämnden Utbyggnad av vatten och avlopp till Lindhovs gård Förslag till beslut Tekniska nämnden begär av kommunfullmäktige att få disponera 3,7 mnkr till utbyggnad av vatten och avloppsledning till Lindhovs gård enligt samhällsbyggnadsförvaltningens sammanfattning. Sammanfattning Lindhovs gård består av tre byggnader, varav huvudbyggnaden kan beskrivas som en större tvåplansvilla. Huset har en tidstypisk prägel från 1700-talet i sina äldsta delar. Invändig ombyggnad skedde 1996 och senast 2011 byggdes 9 lägenheter i huvudbyggnaden och högra flygeln. Huvudbyggnaden är på ca 350 kvm med en biyta av 95 kvm. Dessutom finns två flygelbyggnader på ca 100 kvm vardera, som är av likvärdig byggnadstyp som huvudbyggnaden. Tomten är på 6 996 kvm. Enligt kommunens kulturmiljöutredning är byggnaderna på Lindhovs gård klassade som värdefulla (klass II), vilket innebär att det är viktigt att byggnadernas karaktär bevaras. Länsstyrelsens rekommendation, avseende om- och tillbyggnad av denna typ av byggnader, är att gå fram försiktigt. Länsstyrelsen är överprövningsinstans och ger därför inga förhandsbesked i ett tidigt skede av projektet. Plan- och bygglagens verksamhetsregel (PBL 12:6) är tillämplig i om- eller tillbyggnadsprocessen. Vattenförsörjningen till Lindhovs gård kommer från 2 borrade brunnar med tillhörande reningsanläggning. Vattenmängden och kvalitet på vatten har varierat under en länger tid, vattenprover har visat att vatten inte har varit godkänt vid några tillfällen. För att tillföra mer vatten till brunnarna gjordes tryckning av brunnar senast 2012, tyvärr utan önskat resultat. Det finns 2 tankar om cirka 3 kubik där vatten mellanlagras efter reningsanläggningen, vid några tillfällen har vatten tagit slut i tankarna och reningsanläggningen har tagit allt vatten från brunnarna. Råvatten innehåller för höga fluoridhalter och därför måste passera reningsanläggningen. Det finns begränsad mängd vatten vilket tyvärr kräver planering vid uttag av vatten för att undvika tomma tankar. För att säkerställa säker vattenförsörjning till den verksamhet man bedriver på Lindhovs gård bör alternativa lösningar övervägas. Vattenprover tas kontinuerligt och vid några tillfällen har inte vattnet varit godkänt. Vatten körs nu ut dagligen till Lindhovs gård och det kommer att fortgå tills nya prover visar att Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 614 44 Sms 0708-141962 E-post maud.anderssonpekkanen@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2] 2013-04-24 Dnr sbf/2013:150 vattenkvaliteten och mängden är godkänd. Denna lösning är mycket kostsam att upprätthålla. s bedömning är att den nuvarande situationen med egen borrad brunn med dålig vattenkvalitet och mängd inte kan fortgå. En anslutning till det kommunala vattenledningsnätet vore det bästa för att lösa problemet. s Fastighetsenheten har tillsammans med VA-enheten tagit fram en kalkyl och åtgärdsförslag för utbyggnad av vatten-och avloppsledningar till Lindhovs Gård. Kostnaden för att ansluta till kommunalt vatten uppskattas till 3, 7 mnkr. Om andra fastigheter samtidigt eller senare ansluts till ledningen tar VA-enheten över ansvaraet för ledningarna. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Maude Andersson Pekkanen Fastighetschef Expedieras till Kommunfullmäktige

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[1] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:154 3 Slutredovisningar av investeringsprojekt april 2013 (sbf/2013:154) Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens slutredovisningar och överlämnar dem till kommunledningsförvaltningen. Bakgrund överlämnar med tjänsteskrivelse, daterad 2013-04-25, slutredovisningar för nedanstående investeringsprojekt. 6233 Bäverhyddan förskola, Tullinge Trädgårdsstad 6191 Storvretens sporthall 3844 Grindstugan, Tullinge Slutredovisningarna dokumenteras i en rapport för varje projekt.

TJÄNSTESKRIVELSE 1[3] 2013-04-25 Dnr sbf/2013:154 Referens Lars Engström Mottagare Tekniska nämnden Slutredovisningar av investeringsprojekt april 2013 Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens slutredovisningar och överlämnar dem till kommunledningsförvaltningen. Slutredovisning av nyproduktion av 4- avdelnings förskolan Bäverhyddan inom Tullinge Trädgårdsstad, Oxelvägen, Tullinge Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2009-04-23, KS/2009:125 med kompletteringsbeslut om uökad ram 2010-05-20,KS/2010:218 att bevilja 33,9 miljoner kr för nybyggnad av förskolan i enlighet med program och kalkyl framtaget vid förprojektering. Projektering startade med fördjupat programarbete i maj 2009 i väntan på att ny detaljplan skulle antas. Projekteringen utfördes i mycket nära samarbete med verksamheten och med inriktning mot en utförandeentreprenad. Målet med projektet var att skapa en pedagogiskt bra förskola med god energihushållning, bra miljövärden, bra inomhusmiljö och med hållbara material. Genomförandet av byggprojektet Efter slutförd projektering upphandlades entreprenaden via Opic. Vid projektets genomförande skedde en samverkan med Gata och park beträffande de nya vägar som skapades i området samt den nya park som anlades i direkt anslutning till förskolan. Slutredovisning av återuppbyggnaden av nerbrunna Storvetens sporthall projekt nr 6191 Bakgrund Storvretens sporthall brann i princip ner till grunden 2010-06-14. Eftersom behovet av sporthallar är stort inom kommunen beslutade kommunfullmäktige om återuppbyggnad utifrån beslutsunderlag från samhällsbyggnadsförvaltningen. Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 614 44 Sms 0708-141962 E-post maud.anderssonpekkanen@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[3] 2013-04-25 Dnr sbf/2013:154 Beslutet innefattade att utöver obligatorisk självrisk och åldersavdrag skapa en modern hall som motsvarade dagens krav. Detta innebar att behovet av fler omklädningsrum, krav på högre takhöjd för att uppfylla olika sporters regelverk projekterades in i den nya hallen. Vidare skapades en läktare som tidigare saknats och ur brandsynpunkt skapades möjlighet att använda hallen som samlingssal. Genom att bygga in loftgången kunde undervisningssalar tillskapas och även en fullgod ventilation möjliggöras. Ur energisynpunkt uppfyller hallen nu kraven för en nybyggd hall. Genomförandet av byggprojektet Återuppbyggnaden av hallen gjordes i samarbete med Trygg-Hansa där vi också noggrant följde kostnadernas fördelning. Vid utformningen av lokalerna togs stor hänsyn till kultur och fritids önskemål samt skolans krav och inte minst föreningslivets olika behov samt att hallen skall fungera över tid. För att vinna tid handlades entreprenaden upp på övergripande handlingar varefter viss detaljprojektering skedde under byggskedet. Cirka ett och ett halvt år efter branden kunde verksamheterna i hallen återupptas nu i en modern bättre anpassad hall med en kostnad för Botkyrka på ca 25 miljoner kronor. Slutredovisning av Grindstugans kök inom kommundelen Tullinge som en del av 3844 köksombyggnadsprojekt Bakgrund Med anledning av EU direktiv avseende kök i förskolor, miljö och hälsas besiktningar av kök samt inriktning mot tillagningskök i förskolorna pågår en årlig ombyggnad av ett antal kök. Genomförandet av köksrenoveringarna En grupp bestående av representanter från utbildningsförvaltningen och fastighetsenheten sammanställer önskemål från verksamheterna. Önskemålen matchas mot miljö och hälsas besiktningar samt besiktningarna mot EU direktiven. Under ledning av UF:s kostansvarige görs sedan platsbesök varefter en prioriteringslista upprättas för köksrenoveringarna. Bifogat finns slutredovisning av köksprojektet: Grindstugan, Tullinge Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Maude Andersson Pekkanen Fatighetschef

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[3] 2013-04-25 Dnr sbf/2013:154 Bilaga: Ekonomiska slutredovisningar Expedieras till Kommunledningsförvaltningen Lars Engström

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2011:809 5 Återrapportering av genomförd internkontroll 2012 (sbf/2011:809) Förslag till beslut Tekniska nämnden har tagit del av återrapporteringen av interkontrollplan 2012. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll. Denna har endast till vissa delar genomförts. Arbete pågår med att fullfölja planen och flertalet av kontrollerna kvarstår till 2013. Lokalanskaffningsprocessen Kontrollåtgärd: Uppföljning av beslutade åtgärder vid tidigare internkontroll. Kontrollen kvarstår 2013. Rationell VA-verksamhet Kontrollåtgärd: Uppföljning att upprättad överenskommelse mellan parterna VA-drift (kommunledningsförvaltningen) och VA-enheten fungerar. Kontrollen avslutas. Upphandling/inköp Kontrollåtgärd 1: Är förvaltningens upphandlingar rätt dokumenterade? Kontrollåtgärd 2: Överensstämmer upphandlingen med fattade politiska beslut och följs LOU? Kontrollen kvarstår Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt över beloppsgräns oavsett om det är investeringar inom bygg, VA, eller gata och park Kontrollåtgärd: Har det fastställts rutiner för slutredovisningar inom de olika verksamheterna. Kontrollen kvarstår 2013.

BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2011:809 Skogsförvaltningen Kontrollåtgärd: Klarlägga om den ekonomiska målsättningen i skogsbruksplanen inte överensstämmer med kostnaden för planerade insatser. Kontrollen anses avslutad. redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-05-06.

TJÄNSTESKRIVELSE 1[5] 2013-05-06 Dnr sbf/2011:809 Referens Gunilla Melkersson Mottagare Tekniska nämnden Återrapportering av internkontrollplan 2012 - Tekniska nämnden Förslag till beslut Tekniska nämnden har tagit del av återrapporteringen av interkontrollplan 2012. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll. Denna har endast till vissa delar genomförts. Arbete pågår med att fullfölja planen och flertalet av kontrollerna kvarstår till 2013. Bakgrund I reglementet för budgetansvar och intern kontroll framgår även att nämnderna ansvarar för utformning och utförande av den interna kontrollen inom respektive nämnds verksamhetsområde, samt att det är förvaltningschefens ansvar att ta initiativ till att en god internkontroll upprättas och genomförs. Den är en del i ansvarssystemet. Utformningen av den måste ske utifrån respektive nämnds behov och förutsättningar. 1. Lokalanskaffningsprocessen Kontrollåtgärd: Uppföljning av beslutade åtgärder vid tidigare internkontroll. Beslutad åtgärd 1: kommer att, i samråd med berörda förvaltningar, se över rutinerna för projektering och byggande, samt genomföra utbildningar på området. I detta arbete ingår att ta fram en mall för hur ett lokalprogram skall se ut. Uppföljning av åtgärd 1: Under tiden som denna uppföljning pågått har nya Bygg- och projekteringsanvisningarna tagits fram. De finns i en första version. Mallar för lokalprogram har tagits fram i detta arbete. Underlagen används i projekten för att erhålla ett bra underlag för både uppdragsbeställning och projektering vid nya och förändrade lokalbehov eller arbetssätt i de Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 613 81 Sms 0761 15 01 92 E-post gunilla.melkersson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[5] 2013-05-06 Dnr sbf/2011:809 kommunala verksamheterna. Information har getts till nämnd. Underlag för beslut om ny lokalförsörjningsprocess har lämnats (2010) till kommunledningsförvaltningen, men beslut har ännu inte fattats. När det är gjort kommer fastighetsenhetens rutiner (se vidare analys och slutsatser under upphandling) ses över så att det finns de mallar och instruktioner som behövs för en enhetlig hantering. I samband med det arbetet kommer utbildningar att hållas. Beslutad åtgärd 2: Tillämpningen av den nya lokalanskaffningsprocessen kommer att stramas upp ytterligare. Det innebär bland annat att de beslutsunderlag som inte hanteras på föreskrivet sätt, eller inte uppfyller de krav som ställs, skall kompletteras eller omarbetas tills de är fullständiga. Alla avvikelser från lokalanskaffningsprocessens tidiga skeden skall noteras i investeringsbeslutet. Uppföljning av åtgärd 2: Lokalförsörjningsprocessens arbetsgång, som beskrivs i förslaget till ny lokalförsörjningsprocess, innebär tydligare krav på bra och genomtänkta underlag i de tidiga skedena av en lokalförändring eller ett lokalbehov. Bra underlag i det tidiga skedet påverkar hela projektets kostnadsbild i en positiv riktning. Även här kommer en översyn av fastighetsenhetens rutinbeskrivningar att omsätta lokalanskaffningsprocessen i praktiska instruktioner med syfte att bal a få fram bra och tydliga beslutsunderlag. Beslutad åtgärd 3: Ökad vikt kommer att läggas på kvalitetsuppföljningen av lokalanskaffningsprocessen vid slutredovisningar av byggprojekt. Uppföljning av åtgärd 3: Fastighetsenheten ska efter varje lokalförändring utvärdera projektets genomförande vilket finns med i rutinerna kring Bygg- och projekteringsanvisningarna. Erfarenheten ska ingå i de revideringar som görs av både Lokalförsörjningsprocesserna och Bygg- och projekteringsanvisningarna. En slutredovisningsmall och instruktioner för hur slutredovisningarna är under framtagande i samband med översynen av fastighetsenhetens rutiner och mallar. Analys och slutsatser: Vid tidigare internkontroll påpekades brister i lokalanskaffningsprocessen. Det konstaterades att de regler och riktlinjer som finns för lokalanskaffnings- och fastighetsinvesteringsprocessen har tagits fram för att få en rationell och enhetlig hantering av denna typ av ärenden, samt komma tillrätta med tidigare konstaterade brister. Detta regelverk har, vid hanteringen av detta ärende, inte följts på ett tillfredsställande sätt. De då gjorda iakttagelserna analyserades och bedömdes bero på att lokalanskaffningsprocessen inte var helt implementerad. Till stor del kan det

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[5] 2013-05-06 Dnr sbf/2011:809 förklaras av att avsikten varit att lösa de aktuella problemen i samband med att en ny lokalanskaffningsprocess tagits fram och det arbetet har dragit ut på tiden. Kontrollen kvarstår 2013. 2 Rationell VA-verksamhet Kontrollåtgärd: Uppföljning att upprättad överenskommelse mellan parterna VA-drift (kommunledningsförvaltningen) och VA-enheten fungerar. Uppföljning av åtgärd VA-kostnaderna utföll nästan enligt budget. Avtalet för drift och underhåll mellan serviceförvaltningen numera kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har i stort sett hållits. Dock önskade VAdrift fakturera mer än vad avtalet medgav. Vi ser däremot att viljan finns att följa avtalet i sin helhet och att man arbetar aktivt med att hitta effektiviseringar för VA-verksamhetens bästa så att våra kunder får en bra service. Kontrollen avslutas. 3 Upphandling/inköp Bakgrund: Vid 2010 år kontroll bedömdes det finnas behov av en fördjupa utredningen på detta område. Sedan dess görs årliga mer ingående genomgång av ett antal investeringsprojekt. Kontrollåtgärd 1: Är förvaltningens upphandlingar rätt dokumenterade? Metod: Registrator går igenom dokumentationen av 4 st investeringsprojekt som plockas ut med stickprov. Projekten som tas ut ska ha en investeringsbudget på minst 1 mnkr. Projekten som kontrollerats är 2 st. gata och park projekt, och 2 st. fastighetsprojekt. Kontrollåtgärd 2: Överensstämmer upphandlingen med fattade politiska beslut och följs LOU? Metod: Urvalet är samma investeringsprojekt som ovan. Här kontrollerar vi huvudsakligen tre saker: Är upphandlingen gjord inom ramen för ett investeringsbeslut? Är upphandlingen kopplad till ett ramavtal? Om upphandlingen inte är kopplad till ett ramavtal, har ett riktigt upphandlingsförfarande tillämpats? Iakttagelser 2012: Dokumentationen finns och ligger vanligtvis hos upphandlaren på upphandlingsenheten, men ibland hos beställaren på samhälls-

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4[5] 2013-05-06 Dnr sbf/2011:809 byggnadsförvaltningen. Hos samhällsbyggnadsförvaltningens registrator saknas ofta dokumentationen liksom hänvisningar. På frågan om upphandlingen överensstämmer med fattade politiska beslut och om LOU följs är svaret att de politiska besluten huvudsakligen följts avseende de projekt som nu följts upp och att projekten följer LOU. Ibland råder osäkerhet om vad som görs på upphandlingsenheten och vad som görs på samhällsbyggnadsförvaltningen, respektive om det finns ett tillämpligt ramavtal eller inte. Analys och slutsatser: Den övergripande bedömningen är att gällande regler och riktlinjer följs, men att det finns förbättringsområden och frågor som bör utredas ytterligare. Hanteringen av upphandlingen är inte kvalitetssäkrad. Tekniska nämndens fastighetsenhet har sett över rutinerna för projektering och byggande. Avsikten med detta är att knyta ihop den nya övergripande lokalanskaffningsprocessen med projekteringsanvisningarna och med organisationens löpande arbete, samt klargöra vem som ansvarar för respektive moment. Beskrivningen skall styra fastighetsenhetens arbete på detta område och är särskilt inriktat på hur byggruppen bedriver sin verksamhet gentemot kunder, konsulter och entreprenörer. Slutsatser 2012: Ett förbättringsarbete är påbörjat på förvaltningen och samarbetet mellan förvaltningen och upphandlingsenheten har utökats. Idag har man kontinuerliga möten på enheterna fastighet, gata och park och VA. Dock återstår en hel del att arbeta med. Denna kontrollåtgärd bör kvarstå 2013. Förvaltningen behöver rikta särskilda insatser i form av information och utbildning samt ytterligare öka samarbetet med upphandlingsenheten. Sådana initiativ har tagits gemensamt våren 2013. Kontrollen kvarstår. 4 Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt över beloppsgräns oavsett om det är investeringar inom bygg, VA, eller gata och park. Kontrollåtgärd: Har det fastställts rutiner för slutredovisningar inom de olika verksamheterna. Bakgrund: Idag hanteras olika typer av investeringar ekonomiskt på flera sätt. Bygginvesteringar balanseras tills byggnaden/anläggningen tas i drift. Under byggtiden belastas byggnaden med internränta. Vid tidpunkten när byggnaden tas i bruk börjar avskrivningarna löpa. Varje färdigställd bygg-

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 5[5] 2013-05-06 Dnr sbf/2011:809 nad (över ett visst belopp) slutredovisas och redovisas i nämnden. Dock saknas tydliga riktlinjer och rutiner för vad som ingå i en slutredovisning. Övriga investeringar inom VA verksamheten och gata och park hanteras med att objekten under hela upparbetningstiden skrivs av. D v s avskrivning påbörjas omedelbart ett investeringsprojekt startar. Under 2012 har dock ett undantag gjorts avseende VA verksamheten. Det omfattande projektet Dagvatten Norra kommer att hanteras som ett byggprojekt. Det kommer att tas i drift etappvis under projekttiden. Investeringar inom VA och gata-park verksamheterna slutredovisas inte idag. Slutsats: Åtgärden bör kvarstå under 2013. Dels bör riktlinjer och rutiner fastställas inom fastighetsenheten och dels bör förvaltningen besluta hur övriga investeringar ska behandlas ekonomiskt. Riktlinjer och mallar måste tas fram så att samtliga investeringar kan slutredovisas. Kontrollpunkten bör kvarstå 2013. 5 Skogsförvaltningen Kontrollåtgärd: Klarlägga om den ekonomiska målsättningen i skogsbruksplanen inte överensstämmer med kostnaden för planerade insatser. Under 2011 granskades skogsförvaltningen och denna åtgärd avsåg klarlägga och åtgärda påpekandena i rapporten Slutsats och resultat: Under 2012 har 1 mnkr tillförts miljö och hälsoskyddsnämnden. Medlen är avsedda för naturvård och har resulterat i att en tjänst har tillsatts på miljöenheten. Någon särskild redovisning eller ekonomisk uppföljning har inte gjorts löpande. Skogen är en del av Botkyrkas gröna värden och ses som en stor tillgång för medborgare. Skogen ger kommunens medborgare möjlighet till rekreation. För Botkyrka är det av värde att bevara och sköta skogen. Bostadsnära skog ses som en tillgång. I och med strukturen och de stora behoven av skötsel sär det svårt att kunna avverka tillräckligt med skog, så att full finansiering uppnås. Vi kommer tydligare berätta vad som genomförs inom området skog och naturreservat i årsredovisningen samt redogöra för dess ekonomi. Kontrollen anses avslutad. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Gunilla Melkersson Chef ekonomienheten

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:165 6 Internkontrollplan 2013 (sbf/2013:165) Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner den föreslagna internkontrollplanen 2013 för samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll. Flera av kontrollpunkterna kvarstår från 2012. Valet av kontrollområden grundar sig på följande överväganden: Lokalanskaffningsprocessen Det är ett centralt område där tidigare års kontroller visat att det återstår att genomföra utlovade förbättringar. Kontrollen kvarstår. Upphandling/inköp Den övergripande bedömningen är att gällande regler och riktlinjer följs, men att det finns förbättringsområden och frågor som bör utredas ytterligare. Kontrollen kvarstår. Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt Under verksamhetsåret 2011 gjordes en revision av om slutredovisning av investeringsprojekt sker på ett ändamålsenligt sätt utifrån gällande regelverk. Internkontrollen kommer att följa upp att ovan beskrivna förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt tagits fram. Underhåll av gator och parker Under 2012 genomfördes en revision avseende underhåll av gator och parker.

BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:165 redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-05-06.

TJÄNSTESKRIVELSE 1[2] 2013-05-06 Dnr sbf/2013:165 Referens Gunilla Melkersson Mottagare Tekniska nämnden Internkontrollplan 2013 - Tekniska nämnden Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner den föreslagna internkontrollplanen 2013 för samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammanfattning I enlighet med reglementet för budgetansvar och intern kontroll har samhällsbyggnadsförvaltningen upprättat en plan för årlig internkontroll (bilaga 1). Flera av kontrollpunkterna kvarstår från 2012. Valet av kontrollområden grundar sig på följande överväganden: 1. Lokalanskaffningsprocessen - Det är ett centralt område där tidigare års kontroller visat att det återstår att genomföra utlovade förbättringar. Kontrollen kvarstår. 2. Upphandling/inköp Den övergripande bedömningen är att gällande regler och riktlinjer följs, men att det finns förbättringsområden och frågor som bör utredas ytterligare. Kontrollen kvarstår. 3. Förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt Under verksamhetsåret 2011 gjordes en revision av om slutredovisning av investeringsprojekt på ett ändamålsenligt sätt utifrån gällande regelverk. Internkontrollen kommer att följa upp att ovan beskrivna förvaltningsgemensamma rutiner för slutredovisningar av investeringsprojekt tagits fram. 4. Underhåll av gator och parker Under 2012 genomfördes en revision avseende underhåll av gator och parker. Revisionen påpekar att de medel som avsätts varje år i kommunen inte motsvarar det underhållsbehov som finns. Medlen motsvarar inte heller den volymökning som har skett med nya gator, parker och grönområden. Vid en jämförelse med andra kommuner bedöms Botkyrka kommunen avsätta förhållandevis små resurser. Kontrollen syftar till att förklara hur de stora investeringar som genomförts de Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 613 81 Sms 0761 15 01 92 E-post gunilla.melkersson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2] 2013-05-06 Dnr sbf/2013:165 senaste åren tärt på budgeten. Ett eftersatt underhåll urholkar också budgeten. Kontrollen ska även genomlysa hur de extra budgettillskott som verksamheten fått de senaste åren använts. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Gunilla Melkersson Chef ekonomienheten Bilaga 1: Sammanställning intern kontrollplan 2013

Intern kontrollplan för 2013 Bilaga 1 Granskningen avser Kontrollåtgärd Kontrollansvar Frekvens Metod Rappportering till Styrs av Lokalanskaffnings- Uppföljning av beslutade Fastighets- 4 st besluta- Utredning Förvaltnings- Internkontroll processen åtgärder vid tidigare chefen de åtgärder chef 2010,2011,2012 internkontroller Kvarstår från 2012. Upphandling/inköp Är upphandlingen rätt 5 st inve- Chef personal- Riktlinjer för rutiner dokumenterad? Registrator sterings- Stickprov och administra- i dokumentstyrning Kvarstår från 2012. projekt från tion och arkivvård Upphandlings- FE, GAPA Förvaltnings- LOU samordnare och VA chef Förvaltningsgemen- Har förvaltningsgemensamma rut- Chefen för 5 st projekt Stickprov Förvaltnings- Svar på revisionssamma rutiner för tiner för slutredovisningar av inve- ekonomienheten från FE, VA chef skrivelse daterad slutredovisningar steringsprojekt över beloppsgrän- och Gapa Stickprov 2011-03-24 av investeringsprojekt serna oavsett om det är invest. Kvarstår från 2012 Underhåll av gator Kontroll av underhållsplaner Gata och park Utredning Förvaltningschef Svar på revisionsoch parker och hur ekonomi följs upp. chefen skrivelse daterad Hur volymer påverkar ekonomin 2012-06-01 inom verksamheten

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:95 7 Yttrande över revisionsrapport - Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden (sbf/2013:95) Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad 2013-04-23, som yttrande över revisionsskrivelsen intäktsrutiner avseende hyror och arrenden. Bakgrund PriceWaterhouseCooper har på uppdrag av kommunens revisorer granskat intäktsrutinerna avseende hyror och arrenden. Tekniska nämnden har att svara på revisionsrapporten avseende hyror. Sammanfattning Fastighetsenheten hanterar till största delen interna hyresavtal men har en mindre del uthyrt till externa verksamheter. Fastighetsenheten påbörjade under 2010 en förstudie om ett heltäckande systemstöd för verksamheten där hyresadministrationen är en del av den ekonomiska fastighetsförvaltningen. Förstudien resulterade i en upphandling av fastighetsinformationssystem för verksamheten. Implementering av detta systemstöd pågår. I samband med införskaffande av systemstöd påbörjades ett arbete med processer och rutiner samt översyn av organisation. Verksamhetsmålen för fastighetsenheten är lättillgänglig och strukturerad information genom nytt systemstöd, enhetliga och genomtänkta arbetssätt genom översyn av processer och rutiner samt tydlig och sammanhållen organisation i och med organisationsutveckling. I och med det utvecklingsarbete på fastighetsenheten som nu genomförs anser vi att de rekommendationer som revisorerna lämnar kommer att genomföras.

BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2] Tekniska nämnden 2013-05-20 Dnr sbf/2013:95 redogör för ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2013-04-23.

TJÄNSTESKRIVELSE 1[2] 2013-04-23 Dnr sbf/2013:95 Referens Maude Andersson Pekkanen Mottagare Tekniska nämnden Yttrande över revisionsskrivelse - Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till yttrande över revisionsskrivelsen intäktsrutiner avseende hyror och arrenden. Bakgrund PriceWaterhouseCooper har på uppdrag av kommunens revisorer granskat intäktsrutinerna avseende hyror och arrenden. Tekniska nämnden har att svara på revisionsrapporten avseende intäktsrutinerna avseende hyror. Revisorerna har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys utifrån kommunens totala utgifts- och inkomstslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna. Resultatet visade bl.a. på behovet av att genomföra en granskning av intäktsrutiner avseende hyror och arrenden. Granskningen är till viss del en uppföljning av tidigare gjord granskning av hyror och arrenden under 2007.Det är väsentligt att ansvariga nämnder har en ändamålsenlig hantering av avtal avseende hyror och arrenden samt att rutinerna kring dessa är tillförlitliga och säkra. Sammanfattning Fastighetsenheten hanterar till största delen interna hyresavtal men har en mindre del uthyrt till externa verksamheter. Enheten hanterar därmed debitering av hyror både intern och externt. I dagsläget har inte enheten något systemstöd för att hantera hyresavtalen. Tidigare inköp av systemstöd har inte implementeras. I och med att införskaffat systemstöd inte implementerades hanteras hyresavtalen manuellt. Rutiner och anvisningar har inte följts fullt ut enligt de riktlinjer som togs fram. Fastighetsenheten påbörjade under 2010 en förstudie om ett heltäckande systemstöd för verksamheten där hyresadministrationen är en del av den ekonomiska fastighetsförvaltningen. Förstudien resulterade i en upphandling av fastighetsinformationssystem för verksamheten. Implementering av detta systemstöd pågår. Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 614 44 Sms 0708-141962 E-post maud.anderssonpekkanen@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 616 66 Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[2] 2013-04-23 Dnr sbf/2013:95 I samband med införskaffande av systemstöd påbörjades ett arbete med processer och rutiner samt översyn av organisation. Verksamhetsmålen för fastighetsenheten är Lättillgänglig och strukturerad information genom nytt systemstöd, Enhetlig och genomtänkta arbetssätt genom översyn av processer och rutiner samt Tydlig och sammanhållen organisation i och med organisationsutveckling. I och med det utvecklingsarbete på fastighetsenheten som nu genomförs anser vi att de rekommendationer som revisorerna lämnar kommer att genomföras. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Maude Andersson Pekkanen Fastighetschef Expedieras till Text

Botkyrka kommun Revisionsskrivelse Revisionen 2013-03-11 Tekniska nämnden Samhällsbyggnadsnämnden Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden På vårt uppdrag har PwC genomfört en granskning av ovanstående område. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömning av den interna kontrollen avseende rutiner intäktsrutinerna avseende hyror samt tomträtter och arrenden. Hanteringen av avtal för hyror och arrenden är inte ändamålsenlig med avseende på systemstöd, registrering och återsökbarhet i underlag. En allt för stor del av hanteringen sköts manuellt utan efterkontroll. Hanteringen avseende rutinerna kring uppföljning, bevakning samt debitering bedöms delvis vara tillräcklig. Utifrån vår detaljgranskning av avtalen kan vi konstatera att granskade avtal har hanterats och debiterats korrekt. Dock sker en allt för stor del av hanteringen manuellt och utan efterkontroll för att den interna kontrollen ska anses tillräcklig. Utifrån granskningsresultatet och de bedömningar vi har gjort lämnar vi följande rekommendationer: Hantering av hyror bör snarast möjligt läggas in i ett ändamålsenligt IT-system för att minska den manuella hanteringen. Riktlinjer och rutinbeskrivningar för hantering av intäkter avseende hyror behöver upprättas och avseende arrenden/tomträtter behöver de aktualiseras. Detta sker lämpligtvis i samband med införandet av det nya systemet. Ersättare för hantering av hyresavtal utses och utbildas i samband med införandet av det nya systemet. Kontroller behöver göras av ansvarig förvaltare vid ändring av uppgifter samt inläggning av nya avtal. Arkivering av alla avtal behöver ske på ett enhetligt och säkert sätt. Debiteringen av hyror och arrenden/tomträtter behöver ske maskinellt i högre grad än vad som sker i dagsläget.

Botkyrka kommun Revisionsskrivelse Revisionen 2013-03-11 Utifrån de synpunkter som lämnades i tidigare granskning av hyror och arrenden 2007 bedömer vi det anmärkningsvärt att det ännu inte finns ett fungerande ITbaserat system inom verksamhetsområdet. Ett nytt heltäckande och mer ändamålsenligt fastighetsadministrativt system har dock upphandlats under 2012, tillsammans med kommunens centrala upphandlingsfunktion. Systemet ska implementeras under 2013 och i anslutning till detta pågår för närvarande ett ambitiöst utvecklingsarbete inom fastighetsenheten där väsentliga processer identifieras och dokumenteras. Eftersom att det tidigare hyresadministrativa systemet Fast 2000, som införskaffades 2006, aldrig implementerades har både externa och interna kostnader som kommunen lagt ned på systemet till stor del varit förgäves. Införskaffande och implementering av Fast 2000 bedöms inte ha skett på ett ändamålsenligt sätt. Det kan även ifrågasättas om hanteringen är förenlig med god ekonomisk hushållning. Mot bakgrund av ovanstående är det av särskild vikt att tekniska nämnden, i egenskap av primärt ansvarig nämnd, säkerställer att det nya fastighetsadministrativa systemet implementeras enligt fastställd tidplan. Granskningsresultatet i sin helhet framgår av bifogad revisionsrapport. Vi önskar nämndernas syn på granskningsresultatet och en redovisning av vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Svaret på denna skrivelse ställs till kommunens revisorer och inges till revisionskontoret på plan 9 i kommunalhuset, senast 2013-05-27. För kommunens revisorer Lennart Lindström Ordförande Lena Ingren Vice ordförande För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Kommunledning Politiska sekreterare

www.pwc.se Revisionsrapport Åsa Sandgren Linda Yacoub Jan Nilsson Februari 2013 Intäktsrutiner avseende hyror och arrenden Botkyrka kommun

2013-02-28 Åsa Sandgren Projektledare, certifierad kommunal revisor Jan Nilsson Uppdragsledare, certifierad kommunal revisor Februari 2013 Botkyrka kommun PwC

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 3 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Ansvarsfördelning... 4 3.2. Tidigare granskning av hyror och arrenden... 4 3.3. Hyror... 5 3.3.1. Dokumenterade system/rutinbeskrivningar... 7 3.3.2. Avtalsbevakning... 7 3.3.3. Nivåer på hyror samt indexklauser... 8 3.3.4. Debiteringsrutiner... 8 3.3.5. Verifiering av hyror... 9 3.4. Tomträtter och arrenden... 9 3.4.1. Dokumenterade system/rutinbeskrivningar... 10 3.4.2. Avtalsbevakning... 10 3.4.3. Nivåer på tomträtter och arrenden samt indexklauser... 10 3.4.4. Debiteringsrutiner... 11 3.4.5. Verifiering av tomträtter och arrenden... 11 4. Kontrollmål samt bedömning och rekommendationer... 12 4.1. Avstämning mot kontrollmål... 12 4.2. Bedömning och rekommendationer... 13 Februari 2013 Botkyrka kommun PwC

1. Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer genomfört en granskning av intäktsrutinerna avseende hyror och arrenden. Granskningsobjekt är Tekniska nämnden och Samhällsbyggnadsnämnden. Granskningen är till viss del en uppföljning av tidigare gjord granskning 2007. Granskningen visar på att hanteringen av avtal för hyror och arrenden inte är ändamålsenlig med avseende på systemstöd, registrering och återsökbarhet i underlag. En allt för stor del av hanteringen sköts manuellt utan efterkontroll. Den intera kontrollen avseende rutinerna kring uppföljning, bevakning samt debitering bedöms delvis är tillräcklig. Utifrån vår detaljgranskning av avtalen kan vi konstatera att granskade avtal har hanterats och debiterats korrekt. Utifrån granskningsresultatet och de bedömningar vi har gjort lämnar vi följande rekommendationer till berörda nämnder: Hantering av hyror bör snarast möjligt läggas in i ett ändamålsenligt IT-system för att minska den manuella hanteringen. Riktlinjer och rutinbeskrivningar för hantering av intäkter avseende hyror behöver upprättas och avseende arrenden/tomträtter behöver de aktualiseras. Detta sker lämpligtvis i samband med införandet av det nya systemet. Ersättare för hantering av hyresavtal utses och utbildas i samband med införandet av det nya systemet. Kontroller behöver göras av ansvarig förvaltare vid ändring av uppgifter samt inläggning av nya avtal. Arkivering av alla avtal behöver ske på ett enhetligt och säkert sätt. Debiteringen av hyror och arrenden/tomträtter behöver ske maskinellt i högre grad än vad som sker i dagsläget. Utifrån de synpunkter som lämnades i tidigare granskning av hyror och arrenden 2007 bedömer vi det anmärkningsvärt att det ännu inte finns ett fungerande ITbaserats system inom verksamhetsområdet. Ett nytt heltäckande och mer ändamålsenligt fastighetsadministrativt system har dock upphandlats under 2012, tillsammans med kommunens centrala upphandlingsfunktion. Systemet ska implementeras under 2013 och i anslutning till detta pågår för närvarande ett ambitiöst utvecklingsarbete inom fastighetsenheten där väsentliga processer identifieras och dokumenteras. Februari 2013 Botkyrka kommun 1 av 14 PwC

Eftersom att det tidigare hyresadministrativa systemet Fast 2000, som införskaffades 2006, aldrig implementerades har både externa och interna kostnader som kommunen lagt ned på systemet till stor del varit förgäves. Införskaffande och implementering av Fast 2000 bedöms inte ha skett på ett ändamålsenligt sätt. Det kan även ifrågasättas om hanteringen är förenlig med god ekonomisk hushållning. Mot bakgrund av ovanstående är det av särskild vikt att Tekniska nämnden, i egenskap av primärt ansvarig nämnd, säkerställer att det nya fastighetsadministrativa systemet implementeras enligt fastställd tidplan. Avslutningsvis vill vi framhålla att den bristfälliga hanteringen på tjänstemannanivå faller tillbaka på tidigare förvaltnings- och enhetsledningar. Februari 2013 Botkyrka kommun 2 av 14 PwC

2. Inledning 2.1. Bakgrund En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts utifrån kommunens totala utgiftsoch inkomstslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna. Resultatet visade bl.a. på behovet av att genomföra en granskning av intäktsrutiner avseende hyror och arrenden. Granskningen är till viss del en uppföljning av tidigare gjord granskning av hyror och arrenden under 2007. Det är väsentligt att ansvariga nämnder har en ändamålsenlig hantering av avtal avseende hyror och arrenden samt att rutinerna kring dessa är tillförlitliga och säkra. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är hanteringen av avtal för hyror och arrenden ändamålsenlig med avseende på systemstöd, registrering och återsökbarhet i underlag? Är den intera kontrollen avseende rutinerna kring uppföljning, bevakning samt debitering tillräcklig? Följande revisionskriterier ska uppfyllas inom ramen för denna granskning: Dokumenterade system- och rutinbeskrivningar Avtalsbevakning fungerar tillfredsställande Avtal innehåller indexklausuler Nivåer på hyror och arrenden är rimliga Debiteringsrutiner finns och fungerar tillfredsställande 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom dokumentstudier av system- och rutinbeskrivningar samt urval av hyres- och arrendeavtal. Utifrån att det i tidigare granskning konstaterades att hyresavtalen hanterats korrekt görs endast ett begränsat antal stickprov. När det gäller arrendeavtal gjordes inga stickprov vid förra granskningen, varför ett större urval görs avseende dessa avtal. Detta material kompletteras med intervjuer med berörda tjänstemän. Granskningsobjekt är Tekniska nämnden och Samhällsbyggnadsnämnden. Granskningen behandlar endast kommunens externa hyror, tomträtter och arrenden. Avgränsning sker vidare utifrån revisionsfrågor och revisionskriterier, vilket innebär att upphandling av hyressystem m m inte varit föremål för någon närmare granskning. Februari 2013 Botkyrka kommun 3 av 14 PwC

3. Granskningsresultat I detta avsnitt redogörs för de iakttagelser som framkommit vid intervjuer med berörda tjänstemän, resultatet av stickprovskontrollen samt uppföljning kring kostnader kring införskaffande och implementering av hyresadministrativt system Fast 2000. 3.1. Ansvarsfördelning Samhällsbyggnadsnämndens ansvarar för frågor inom plan- och byggnadsväsendet samt för verksamheterna gata-, park- och markförvaltning. Nämnden har ansvar för tomträtter och arrenden. Tekniska nämnden ansvarar för den allmänna Va-anläggningen, kommunens allmänna mark och förvaltning av kommunens fastigheter och inhyrda lokaler. Nämnden ansvarar för hyror. Botkyrka kommun äger i stort sett alla verksamhetsfastigheter och Tekniska nämnden förvaltar dem. Övriga förvaltningar hyr lokaler från Tekniska nämnden. 3.2. Tidigare granskning av hyror och arrenden I december 2007 genomförde vi en granskning av kommunens hantering av hyror och arrenden. Granskningen syftade till att bedöma huruvida hanteringen av avtal kring hyror och arrenden var ändamålsenlig samt om den interna kontrollen kring uppföljning, bevakning och debitering av avtal var tillräcklig. Efter gransknings genomförande bedömde vi att hanteringen av avtal avseende hyror och arrenden vid granskningstidpunkten inte var ändamålsenlig. Verksamheten byggde på en omfattande manuell hantering, vilket ansågs vara irrationellt och gav en inbyggd sårbarhet i verksamheten. Vidare innebar avsaknaden av ett gemensamt system att verksamheten var svår att överblicka och kvalitetssäkra. Förvaltningen hade drygt ett år tidigare införskaffat ett IT-baserat hyressystem, som vid granskningstillfället inte var i drift. Enligt uppgift berodde detta på problem kring konfigurering och integrering av systemet gentemot kommunens ekonomisystem. Vi bedömde det anmärkningsvärt att förvaltningen införskaffat ett system utan att säkerställa ovanstående aspekter i systemet. Detta faktum gjorde att hela projektet ifrågasattes. Vi bedömde vidare att den interna kontrollen kring uppföljning, bevakning och debitering av hyresavtal inte var tillräcklig i alla delar. Bedömningen byggde på att rutinbeskrivningarna till stor del var inaktuella och det som konstaterats ovan kring verksamhetens ändamålsenlighet. Inom ramen för granskningen kontrollerades ett urval av interna och externa hyresavtal som dock visade att de i allt väsentligt debiterats korrekt, d.v.s. i rätt tid och med rätt belopp. Efter genomförd granskning rekommenderade vi att kommunens införskaffade ITsystem skulle driftsättas så snart som det var praktiskt möjligt samt att systemet Februari 2013 Botkyrka kommun 4 av 14 PwC

framdeles skulle omfatta samtliga hyres- och arrendeavtal. Dessutom fanns rekommendationer om att kommunen skulle utarbeta nya rutinbeskrivningar. I svaret på revisionsrapporten kring hyror och arrenden ställde sig både Tekniska nämnden och Samhällsbyggnadsnämnden bakom förvaltningens tjänsteutlåtande 2008-02-26, där bland annat följande framgår: Förvaltningen delar i stort revisionens slutsatser och har redan genomfört eller arbetar med att genomföra de förbättringar som revisionen funnit önskvärda att genomföra. Enligt tjänsteutlåtandet skulle driftsättning av det IT-baserade hyressystemet vara färdigt under första halvåret 2008. Vidare framgår att systemet även stödjer administration av arrenden och tomträtter. 3.3. Hyror Iakttagelser I kommunen uppgår externa hyror till cirka 33 miljoner kronor och interna hyror till cirka 330 miljoner kronor. Av de externa hyrorna är Riksteatern den största kunden och där gällande avtal är föremål för omförhandling. Andra stora kunder är Upplev Botkyrka och Cirkus Cirkör. Dessa hyresavtal är fastställda av ansvarig nämnd och det finns en vilja dessa bolag ska fortsätta sin verksamhet i kommunens lokaler. Hyrorna är i dessa avtal inte marknadsmässiga, utan styrs av andra överväganden bl. a. kring kommunens upplevelsesatsning. Resterande externa hyror avser torp, uthyrning av ett stort antal lokaler till företag i Tullinge samt extern uthyrning av den så kallade Mellanbyggnaden där Folkets Hus i Hallunda finns. Debiteringen utifrån gällande hyresavtal hanteras av en hyreshandläggare på fastighetsenheten. Hyreshandläggaren hanterar både interna och externa fakturor. Kommunen har i dagsläget ännu inget fungerande system eller register för hantering av hyresavtal. År 2006 köpte kommunen systemet Fast 2000, som var ett system som ursprungligen utvecklades för Jönköpings kommun. Systemleverantör är Yantra IT Systems AB, som är ett litet IT-företag i Huskvarna med huvudinriktning mot entré- och kassasystem för bad- och idrottsanläggningar. Fast 2000 producerar en exportfil i formatet Devis/E för inläsning av debiteringsunderlag till ekonomisystemet. När systemet skulle driftsättas konstaterades att Devis/E inte kunde användas som integrationsformat i kommunen, vilket omöjliggjorde användning av systemet utan vissa kompletteringar. På uppdrag av genomförde företaget META FastighetsAdministration AB en förstudie under andra halvåret 2007 i form av olika alternativ kring verksamhetsstöd för hyra och fastighetsdata. Februari 2013 Botkyrka kommun 5 av 14 PwC

Förstudien finns sammanfattad i en rapport daterad 2008-01-09, där bland annat följande framgår: rekommenderas att gå vidare med alternativ 1b 1 som ger fördelarna med en integrationsplattform samtidigt som man tillvaratar de investeringar som redan finns gjorda i befintliga system. Behovet av samlad fastighetsinformation torde tillgodoses i alternativet. Fast 2000 skulle inte rekommenderas vid en ny upphandling, men bedöms ändå vara tillräckligt bra för att implementeras. För att inte införandet av hyressystemet ska fördröjas av implementeringen av integrationsplattformen rekommenderas även att Fast 2000 införs enligt de ursprungliga planerna då systemet upphandlades. gick vidare med det föreslagna alternativet och arbetsgruppen för Fast 2000 fick i uppdrag att tillsammans med systemleverantör implementera systemet. Enligt restlista 2008-05-07, med utsedda ansvariga för olika aktiviteter, skulle beslut om skarp drift av systemet tas 2011-11-04 och projektet skulle vara avslutat 2008-12-19. Systemet Fast 2000 som införskaffades år 2006 implementerades aldrig. Under 2012, d.v.s sex år senare, har efter upphandling slutit avtal med LEB System AB om leverans, drift och nyttjanderätt av ett nytt och mer komplett och ändamålsenligt fastighetsadministrativt system. Systemet ska enligt avtal testköras under våren 2013 samt driftsättas under sommaren 2013. Denna upphandling har skett i samverkan med kommunens centrala upphandlingsfunktion. Nedlagda kostnader kring Fast 2000 framgår av nedanstående sammanställning (belopp i tkr inkl moms). Företag Belopp Kommentarer Yantra IT Systems AB 142 Program/licens Fast 2000 införskaffat år 2006 Yantra IT Systems AB 104 Ca 100 timmar konsultstöd under år 2007/2008 Meta Fastighetsadministration AB 148 Förstudie hyressystem/fastighetsdatabas år 2008 Meta Fastighetsadministration AB 125 Ca 80 timmar konsultstöd under år 2008/2009 Wibergs Data AB 21 20 tim konfigurering databas år 2008 Summa 540 Delar av förstudierapporten är dock inte kopplat specifikt till Fast 2000, vilket gör att kostnaden uppskattas till ca 450 tkr. Cirka 200 konsulttimmar är nedlagda i projektet. Utifrån ett antagande om att det på varje extern konsulttimme går fyra interna timmar, uppskattas de interna kostnaderna till ca 250 tkr 2. 1 Fast 2000 och DeDu (befintligt system för hantering av felanmälan, underhåll, tillsyn etc) samt ny tillkommande integrationsplattform (Middleware). 2 800 tim * 310 kr/tim. Februari 2013 Botkyrka kommun 6 av 14 PwC