Grundat år 1988 God förvaltning i stiftelserna Nyckeln till en framgångsrik verksamhet som skapar mervärde i samhället Hur ser förvaltningen ut i våra stiftelser i dag? Finns stiftelsens inverkan och transparens på styrelsen agenda? Vad är stiftelsernas framtida utmaningar vad gäller förvaltningen och styrelsearbetet? Hur borde styrelsen utveckla sitt eget arbete och därmed förvaltningen av den stiftelse den har ansvar för? Dessa frågor försöker Interpersonas ledarskapskonsult Susanne Stenfors ge svar på i denna analys av en enkät gällande förvaltning i stiftelser DET FINNS I DAG över 2800 registrerade stiftelser i Finland som tillsammans med olika stipendieutdelande fonder och föreningar förvaltar en stor egendom och fyller en viktig samhällelig funktion. Stiftelsernas roll har debatterats en hel del på senare år och man sneglar ibland på stiftelsernas stora egendomar då ett kärvare ekonomiskt klimat inverkar på den offentliga finansieringen för olika ändamål. Medierna har också frossat i de oegentligheter som kommit fram i vissa stiftelser, där nyckelpersoner använt stiftelsens egendom för sin egen vinning. Undantagen bekräftar dock inte regeln, utan styrelserna i majoriteten av stiftelserna består av personer som engagerat sig i stiftelsen av ideella skäl och som gör sitt bästa för att uppfylla stiftarens önskan. Stiftelserna själva håller dock ofta en låg profil och man hör sällan talas om vilket mervärde de medför i samhället. I stället styrs allmänhetens uppfattning om stiftelserna av medierna som ofta målar upp en bild av något ljusskyggt, konservativt och elitistiskt som lever i det förflutna och i vissa fall också saknar integritet. Styrelsens roll och juridiska ansvar för förvaltningen av en stiftelse och dess egendom är omfattande. På samma sätt som i affärsbolag, skall styrelsen vara den som ser framåt och skapar en vision för verksamheten. Samtidigt skall den övervaka verksamheten, balansera mellan risk och avkastning vid investeringsbeslut och bedöma relevansen i olika ansökningar om understöd. Styrelserna i stiftelser som verkar inom socialoch hälsovårdsbranschen behöver därtill ha ett tillräckligt affärskunnande. Samtidigt som dessa stiftelser fyller sin viktiga samhälleliga funktion, måste de i ökande grad konkurrera med stora professionella företag som erbjuder motsvarande service. Styrelsearbetet blir därmed allt mera krävande för en stiftelses styrelsemedlemmar, som i dag oftast jobbar utan att få ersättning för det arbete de sätter ner. Interpersona har under flera år jobbat med olika stiftelser kring frågor som gäller förvaltning och ledarskap. Vi beslöt att närmare undersöka förvaltningens effektivitet och utvecklingsmöjligheter i våra stiftelser och genomförde under hösten 2013 en enkät bland medlemmarna i Delegationen för stiftelser och fonder. Delegationen för stiftelser och fonder är en intresseorganisation för stipendieutgivande stiftelser, fonder och föreningar. Delegationen har 153 medlemmar. Delegationen har man redan en längre tid fokuserat på förvaltningsfrågor och har bland annat gett ut instruktionen God förvaltning i stiftelser år 2010.
Enkätens resultat Enkäten skickades ut till både styrelseordförandena och de ledande tjänstemännen i Delegationens alla medlemsorganisationer, totalt ca 300 personer. Svarsprocenten var 49%. De stiftelser och fonder som deltog i enkäten anser sig över lag ha en fungerande förvaltning. Ändå finns det utrymme för att utveckla styrelsearbetet. Större fokus borde sättas på att fundera på vad stiftelsen vill uppnå i framtiden och hur man bättre kan förbereda sig för framtida förändringar i omgivningen. Stiftelserna bör också göra ett bättre jobb med att regelbundet och formellt utvärdera den samhälleliga inverkan deras verksamhet har. Styrelsens eget arbete borde också utvärderas formellt för att identifiera utvecklingsbehov och -möjligheter. En noggrannare analys av svaren visar att t.ex. ställning inom stiftelsen (styrelsens ordförande eller ledande tjänsteman), skolning eller antal år personen deltagit i stiftelsens förvaltning inte märkbart inverkar på resultatet. Inte heller har stiftelsens storlek någon märkbar inverkan på svararnas åsikt om förvaltningens effektivitet. Däremot har sättet på vilket styrelsen väljs en klar inverkan på hur nöjd ordföranden och den ledande tjänstemannen är med styrelses arbete och stiftelsens förvaltning generellt. Klart högsta betyg för sin förvaltning gav de som representerar stiftelser där styrelsen tillsätts av en delegation (förvaltningsråd eller motsvarande). Stiftelser med självkompletterande styrelser eller styrelser som utses av någon annan än delegationen fick lägre resultat på nästan alla frågor. Av de styrelseordföranden som deltog i enkäten svarade 59 personer på frågan om hur länge de deltagit i stiftelsens förvaltning. I stiftelser där styrelsen kompletterar sig själv hade hela 70% av ordförandena suttit med i över 10 år. Då delegationen eller t.ex. grundaren utser styrelsen har enbart var tredje ordförande deltagit i förvaltningen längre än 10 år. Bild 1: Antalet år styrelsens ordförande deltagit i förvaltningen Antal svar Bilden nedan visar också att styrelsens skolningsbehov bedöms vara märkbart större i självkompletterande stiftelser, jämfört med stiftelserna som utses av någon annan. Bild 2: Styrelsemedlemmarnas skolningsbehov Antal svar Det behövs en bra balans mellan kontinuitet och förnyelse i alla styrelser, men enkäten verkar påvisa att existensen av en delegation som väljer styrelsemedlemmarna och övervakar styrelsearbetet leder till mera förnyelse i styrelsen och därmed en kunnigare styrelse. Självkompletterande styrelser ansvarar bara inför sig själva. Det är inte alltid lätt att kritiskt granska sitt eget arbete och speciellt i dessa styrelser kan det därför vara motiverat att med utomstående hjälp utvärdera styrelsens arbete och identifiera specifika utvecklingsbehov. Form eller substans? För att ge mervärde i samhället borde stiftelserna vara dynamiska, transparenta och hänga med sin tid. Många stiftelser grundades för länge sedan och det finns kanske ingen inom förvaltningen längre som personligen kände donatorn. Då reglerna för hur stiftelsens ändamål skall förverkligas skrevs ner såg också omvärlden annorlunda ut. För att stiftelsen skall 2
kunna ha en maximal inverkan på samhället på det vis stiftaren önskade, kan det finnas behov att hitta en tolkning av reglerna som är anpassad till dagens omvärld. En klar majoritet (87%) av svarandena anser att deras stiftelses regler klart definierar hur ändamålet skall förverkligas. Nästan lika många (83%) ansåg också att deras styrelse regelbundet utvärderar det sätt på vilken man når sitt syfte och att man också i dessa sammanhang beaktar förändringar i omvärlden. Styrelsen bör inte enbart formellt, utan också substansmässigt utvärdera om man uppfyller stiftarens vilja. Enligt anvisningarna om god förvaltning i stiftelser bör styrelsen regelbundet göra en bedömning om stiftelsens verksamhet medför ett mervärde för samhället såsom avsetts i ändamålet för upprättandet. Nästan hälften bedömer sin styrelses agerande på denna punkt enbart som acceptabel eller försvarlig. Här finns det ett klart behov att utveckla styrelsearbetet. Bild 3: Stiftelsen har klara, skriftliga regler för hur dess ändamål skall förverkligas Dåligt 1 % Försvarligt 3 % Acceptabelt 9 % Utmärkt 47 % Väl 40 % Bild 4: Styrelsen utvärderar regelbundet sättet på vilket stiftelsen förverkligar sitt ändamål Dåligt 0 % Försvarligt 4 % Utmärkt 31 % Acceptabelt 13 % Väl 52 % Styrelsen bör inte enbart formellt, utan också substansmässigt utvärdera om man uppfyller stiftarens vilja. Enligt anvisningarna om god förvaltning i stiftelser bör styrelsen regelbundet göra en bedömning om stiftelsens verksamhet medför ett mervärde för samhället såsom avsetts i ändamålet för upprättandet. Nästan hälften bedömer sin styrelses agerande på denna punkt enbart som acceptabel eller försvarlig. Här finns det ett klart behov att utveckla styrelsearbetet. En regelbunden utvärdering av stiftelsens samhälleliga inverkan bör finnas på styrelsens agenda. 3
Bild 5: Styrelsen utvärderar regelbundet vilket mervärde stiftelsen bidrar till i samhället Utmärkt 13 % Dåligt 1 % Försvarligt 15 % Väl 41 % Acceptabelt 30 % Motsvarar uppfattningen verkligheten? Anvisningarna i God förvaltning i stiftelser som utgavs av delegationen år 2010 fungerar utmärkt som en rekommendation även i andra stiftelser än delegationens medlemmar. Av de medlemmar som deltog i enkäten anser hela 90% att deras stiftelse efterföljer anvisningen på ett bra eller utmärkt sätt. Enligt svaren anser man också att det praktiska styrelsearbetet är rätt fungerande, med bra beredningar av ärenden och effektivt genomförda möten. Den uppfattning man har om styrelsearbetet är därmed mycket positiv. Dock säger enbart 51% av de som svarade att man gjort en formell utvärdering (intern eller extern) av styrelsens arbete. Under hälften av denna grupp av stiftelser gör en styrelseutvärdering regelbundet. Anvisningen God förvaltning i stiftelser rekommenderar att styrelsen regelbundet gör en intern eller extern bedömning av styrelsens egen verksamhet. Förhållandet mellan styrelsen och den ledande tjänstemannen är bra och fungerande, säger svararna. Den ledande tjänstemannen bör ha styrelsens fulla förtroende och stöd. Styrelsen bör regelbundet diskutera och utvärdera den ledande tjänstemannens arbete och ge denne direkt och konstruktiv feedback. Enligt enkäten får den ledande tjänstemannen stöd och feedaback från sin stiftelses styrelse, men enbart hälften av svarandena anser att den egna stiftelsen gör ett bra eller utmärkt jobb med att formellt utvärdera den ledande tjänstemannens arbete. Här fins det också rum för förbättring. Bild 6: Styrelsen och den ledande tjänstemannen Utvärdera hur bra stiftelsens styrelses agerande motsvarar följande påståenden: Medelvärdet av alla givna svar 5 = utmärkt 4 = väl 3 = acceptabelt 2 = försvarligt 1 = dåligt Det fanns inga märkbara skillnader i hur styrelsernas ordförande och de ledande tjänstemännen svarade på dessa frågor. 4
Hur sköter stiftelsen intressekonflikter och relationer till media? Vissa medier har aktivt rapporterat om oegentligheter som framkommit i olika stiftelser och vi frågade också hur stiftelserna sköter intressekonflikter internt och relationer till externa medier. Bilden nedan visar att svararna tror att styrelsens medlemmar handlar rätt i situationer där det kan förekomma intressekonflikter. Många stiftelser saknar dock klara regler som skulle ge stöd i dylika situationer. Särdrag av god förvaltning är öppen kommunikationen och transparens i stiftelsens verksamhet. Enligt svararna tar styrelserna i deras stiftelser ansvar för att verksamheten är transparent. Transparensen har ökat i och med att man investerat i bättre nätsidor och system som gör det lättare för stipendiesökare och stiftelser att hitta varnadra och söka om medel. Många stiftelser saknar dock klara instruktioner för hur och vem som skall hantera frågor från medierna. Styrelsen kan via sådana instruktioner dels definiera hur man skall skapa en bättre profil utåt, dels ta ställning till hur eventuella frågor från medierna skall hanteras. Bild 7: Intressekonflikter och media relationer Utvärdera hur bra stiftelsens styrelses agerande motsvarar följande påståenden: Medelvärdet av alla givna svar 5 = utmärkt 4 = väl 3 = acceptabelt 2 = försvarligt 1 = dåligt Vilka är de största utmaningarna i framtiden? Tillräckliga resurser och rätt kunskaper, både i styrelsen och inom administrationen, är den mest angelägna frågan i många stiftelser. Därtill kommenterade flera stiftelser att de står inför behovet att ersätta nyckelpersoner och ser det som utmaning att hitta nya yngre krafter still stiftelserna. Rekryteringen av medlemmar kan klart vara en utmaning för många styrelser då stiftelsefältet på senare tid har fått en hel del negativ press. Styrelsearbetet i stiftelser är därtill ansvarsfyllt och i dag ännu oftast obetalt. Många stiftelser upplever förväntade förändringar i omgivningen som en stor utmaning, men de enskilda kommentarerna gällde främst kommande förändringar i lagstiftning och förordningar. Det att investeringsmarknaden överlag är utmanande syns också i stiftelsernas svar. Ett flertal stiftelser tar upp behovet att verka långsiktigt och ha en klar inverkan på samhället som en av de största utmaningarna. Bild 8: De största utmaningarna ur förvaltningssynvinkel Antalet kommentarer per tema 5
Utvärdering av styrelsearbete och förvaltning en framgångsfaktor för stiftelsen Enkäten bekräftar att förvaltningen på ett formellt plan fungerar rätt så bra. Delegationens medlemmar står dock för enbart en bråkdel av alla finländska stiftelser. För en stiftelses styrelse är en av de absolut viktigaste, och kanske svåraste, frågorna att bedöma om stiftelsen medför ett mervärde i samhället i dag på det sätt stiftaren hade tänkt sig. Ändamålet skall vara styrelsens ledstjärna och förmågan att visionera, att ta viktiga strategiska beslut och göra förändringar är därför några av de viktigaste egenskaper styrelsen behöver ha. Alla stiftelser är dock unika. Förvaltningen måste därför anpassas till stiftelsens verksamhet och ändamål samt verksamhetsomgivning. För att kunna bidra med mervärde till samhället och på lång sikt försäkra en framgångsrik verksamhet är det viktigt att stiftelsens styrelse formellt, regelbundet och kritiskt granskar hur effektivt den jobbar och hur den kunde utveckla sitt arbete. Utvärdering av stiftelsens förvaltning och ledarskap Genom en extern, professionellt genomförd utvärdering av stiftelsens förvaltning, ledarskap och administration får styrelsen värdefull feedback på det arbete den lägger ner. Samtidigt får styrelsen konkreta råd för hur förvaltning och ledarskap kan utvecklas. Interpersona har en egen process för att kartlägga en stiftelses förvaltning och ledarskap som omfattar intervjuer med valda, överenskomna nyckelpersoner inom styrelsen och administrationen, samt genomgång av relevant material. Utvärderingen omfattar: - förverkligande av ändamålet och utvärdering av stiftelsens inverkan - strategiarbete och långsiktig planering - organisationsmodell och ansvarsfördelning - ledarskapssystemets effektivitet - verksamhetens transparens och stiftelsens profil - ekonomistyrning och riskhantering - ledarskap och personresurser - interna processer och arbetsmetoder Målet är att identifiera eventuella utvecklingsbehov inom förvaltningen med beaktande av stiftelsens ändamål och strategi, samt förväntade förändringar i verksamhetsomgivningen. Varje utvärdering skräddarsys enligt stiftelsens verksamhet och behov. Utvärderingen ger styrelsen en klar uppfattning om nuläget av stiftelsens förvaltning, samt ett konkret redskap för styrelsen att jobba med. Vi ger gärna en offert på en utvärdering av er stiftelse eller diskuterar närmare frågor gällande förvaltning och ledarskap i stiftelser och fonder generellt. Kontaktperson: Susanne Stenfors, ledarskapskonsult e-post: susanne.stenfors@interpersona.fi mobil: +358-400-985878 INTERPERSONA ÄR ETT FINLÄNDSKT, år 1988 grundat, konsultbolag som specialiserar sig på att utveckla förvaltning och ledarskap. Våra erfarna konsulter har jobbat inom olika sektorer i affärslivet och vårt mål är att hjälpa olika organisationer nå framgång på lång sikt genom bättre förvaltning och ledarskap. För att kunna ge mervärde åt vår uppdragsgivare, sätter vi oss in i organisationen och dess verksamhetsomgivning samt håller blicken på dess mål och framgångsfaktorer. Uppdragen skräddarsys enligt behoven och vi kan granska ledarskap på tre olika nivåer: utvärdera enskilda ledares eller styrelsemedlemmars prestationer, kartlägga effektiviteten av ledningsgruppens eller styrelsens arbete, samt analysera hur väl förvaltningsprocesserna eller ledarskapssystemet fungerar som helhet. Utvärderingarna resulterar i konkreta rekommendationer gällande utvecklingen av ledarskapet på individ- eller gruppnivå eller av förvaltningen och ledarskapssystemet som helhet. Mera information om oss, våra tjänster och kunder hittar du på: www.interpersona.fi 6