Datum 2012-09-03 Sida 1 (1)

,. I Landstinget DALARNA Central förvaltning b/fct{)ta 3~C PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsen Datum 2012-09-03 Sida 1 (1) 103 Aterkoppling av Revisionsrapport för Falu lasarett, ny vårdbyggnad Diarienummer LD1 2/01025 Landstingsstyrelsens bes.lut 1. Landstingsstyrelsen ställer sig bakom Fastighetsnämndens återkoppling till revisorema angående "Granskning av nytt vårdblock vid Falu lasarett". Sammanfattning av ärendet Revisorernas granskning av arbetet med nytt vårdblocl< i Falun har behandlats i Fastighetsnämnden, som har lämnat en återkoppling till revisorerna. I ärendet redovisas följande dokument: A) Beslutsunderlag 103 A B) Protokoll från Fastighetsnämnden 24 2012-05-15 och återkoppling 103 B Utdrag exp 2012-09-11 till 1. <;!ei/i :S/N7;:I""''l'tZ I.I Vid protokollet: 2. f?;s hfj!z6l.j /Jt/IJJdC4'47 ' 3. IJlCbn T' alml. H ermansson Bestyrkes i tjänsten

landstinget II DALARNA Central förvaltning Administrativ enhet BESLUTSUNDERLAG tl~~q LS8/~311 Landstingsstyrelsen U Dalum 201 2-09-03 Sida 1 (3) Dnr LD12f01025 Uppdnr 186 2012-09-03 Landstingsstyrelsen 2012-04-24 Fastighetsnämnden Aterkoppling på granskning av nytt vårdblock vid Falu lasarett Ordförandens förslag 1. Landstingsstyrelsen ställer sig bakom Fastighetsnämndens återkoppling till revisorerna angående "Granskning av nytt vårdblock vid Falu lasarett". Sammanfattning Revisorernas granskning av arbetet med nytt vårdblock i Falun har behandlats i Fastighetsnämnden, som har lämnat en återkoppling till revisorerna. I ärendet redovisas följande dokument: A) Beslutsunderlag B) Protokoll från Fastighetsnämnden 24 2012-05-15 och återkoppling e) Revisorernas PM och revisionsrapporten Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingets revisorer har under 2011 genomfört en granskning av nya vårdblocket vid Falu lasarett med avseende på entreprenadform, vald samverkansform med entreprenören, styrning och kontroll av projektet etc. Revisorernas sammanfattande bedömning är att upphandlingen, valet av entreprenadform, användandet av samarbetsformen "partnering", styrning, ledning och möjligheten till uppföljning av projektet är ändamålsenliga, med hänsyn till den komplexitet projektet har. Revisorernas granskning lyfter fram några iakttagelser, som man sett anledning att peka på; 1) "Avtalet med entreprenörerna saknar tydliga incitament för att styra mot att hålla avtalat kontraktspris. Landstinget som beställare tar härigenom en större ekonomisk risk än vid traditionell fastprisupphandling". 2) "En bedömning av den slutliga investeringskostnaden är i dagsläget mycket svår att göra. Osäkerhet föreligger beträffande flera faktorer, tex beträffande prisförändringar under projekttiden. Det bedöms som sannolikt att investeringskostnaden kan komma att awika i förhållande till anvisat anslag". Posta'dress I Box 712 791 29 Falun.. \... Bosökoadress Vasagalan 27 Falun. 'Ko'n'takt IZJM.::' :. : ~ ' 'l ~ o', ;~~'ddiä9ga~ 023-490000 Sj~berg Jan 023490043 Org.nr. 232100 0180 Förvallningschef jan.sjoberg@lldalarna.se

Landstinget Dalarna Central förvaltning BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen 2012-09-03 Uppdnr186 Sida 2 (3) 3) "Beträffande den interna kontrollen har inte någon dokumenterad riskanalys av projektet och samverkansformen upprättats och legat lijj grund för utformningen av den tillämpade interna kontrollen. Insynen i entreprenörernas redovisning innebär inte att den interna kontrollen enbart av detta skäl blir effektiv". 4) "Fastighetsnämnden har inte vidtagit några specifika åtgärder som har till syfte att motverka risken för oegentligheter i samband med byggnationen". Fastighetsnämnden har 2012-05-15, 24, behandlat ärendet och lämnat en återkoppling till revisorerna där man, bland annat, framhåller följande: Allmänt: Upplevelsen av rättvisa är en fundamental förutsättning för att förtroende ska finnas mellan beställare, entreprenörer och konsulter. I alla entreprenader finns ett visst mått av osäkerheter som inte till fuffo kan täckas in i entreprenadkontrak!. 1) Parterna ha r träffat avtal om et! kontraktriktpris, som bör uppfattas som en realistisk nivå och inte ett absolut lägsta pris. Riskfördelningen mellan parterna medför att kontraktspriset justeras för löpande prisförändringar under byggtiden och för väsentliga förändringar av kalkylunderlaget. Entreprenörens verkliga löpande kostnader redovisas öppet för beställaren. 2) Det är svårt att exakt bedöma den slutliga investeringskostnaden eftersom projektledningen i tidiga skeden saknar information om vissa avgörande förutsättningar. Att förlita sig på en enda och tidig uppskattning är vanskligt då den inte indikerar osäkerheten i bedömningen av ett projekt med lång genomförandetid. Landstingets byggprocess möjliggör en form av successiv kalkylering. Osäkerheten minskar i takt med att processen framskrider. Utifrån prisläget i januari 2011 beräknas projektet kosta 565 mkr. Kalkylen räknas om och redovisas löpande. 3) En bärande princip för den aktuella samverkansformen är bl.a. riskfördelning enligt ABT 06 (Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten). Parterna gör en gemensam riskanalys, vilket främjar samverkan då man får gemensam förståelse för de risker som kan hota full måluppfyllelse. Viktigast är att skapa ett starkt incitament för att gemensamt arbeta med de totala riskerna för att komma bort från suboptimering. 4) Åtgärder av generell och specifik karaktär har vidtagits för att motverka oegentligheter, exempelvis genom att följa den fastställda byggprocessen och att byggarbetsplatsen omfattas av obligatorisk 10- och närvaroredovisning.

Landstinget Dalarna Central förvaltning BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen 2012-09-03 Uppdnr186 Sida 3 (9) Landstingsstyrelsen instämmer i Fastighetsnämndens bedömningar och återkoppling. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Kvaliteten i upphandling och genomförande av projektet har stor betydelse för de slutliga I<ostnaderna för det nya vårdblocket. Juridik Fastighetsnämnden ska enligt sitt reglemente 14 och 26 förutom kommunallagen, övriga lagar och författningar, av landstinget träffade avtal samt av landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen fastställda styrdokument, också följa plan- och bygglagen, miljöbalken samt lagen om offentlig upphandling. Övriga perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet; Patientperspektiv, Miljö, Likabehandling, Barnkonsekvens, Folkhälsa samt Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete. Samverkan med fackliga organisationer Information vid MBA för hälso- och sjukvården, 2012-08-22. Uppföljning Fastighetsnämnden följer kontinuerligt projektets kostnadsutveckling.

,~.,. Landstinget le DALARNA Fastighets förvallningen $rloa a ts( / CcJ ~ PROTOKOLLSUTDWAG Fastighetsnämnden D«lum 2012-05-15 Sida 1 (1) Övriga beslutspunkter 24 Aterkoppling av revisionsrapport för Falu lasaret!, ny vård byggnad Diarienummer LD12!01025 Fastighetsnämndens beslut 1. Godkänna redovisad återkoppling på revisionsrapport "Nytt vårdblock i Falun". Sammanfattning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en granskning av det pågående genomförandet av ny värdbyggnad mm vid Falu lasaret!. Granskningens övergripande syfte har varit att översiktligt bedöma ändamålsenligheten i genomförandet av byggnationen. Den sammanfattande bedömningen från revisorerna är att genomförandet hittills i huvudsal< har varit ändamålsenligt. I granskningen har inga konstaterade betydande avvikelser noterats i förhållande till syftet med projektet. Svar har inte begärts men Fastighetsnämnden Väljer ändå att lämna bifogat yttrande. Sammanfattningsvis instämmer Fastighetsnämnden i att genomförandet av projektet i allt väsentligt är ändamålsenligt utifrån givna förutsättningar. Ärendet anmäldes i fastighetsnämndens sammanträde 2012-03-29, 16c.... I ärendet redovisas följande dokument: a) Aterkoppling Utdrag exp 2012 05 31 till Vid protokollet: Kristina Öijer

Landstinget DAlARNA Landstingsfastigheter Jan Sjöberg ~ l'~.sct ~ ~4 ATERKOPPLING Datum Diarienummer Sida 2012 05 15 ldi 2/01 025 1 (3) Till Landstingets revisorer AterkopplIng på granskning av nytt vårdblock vid Falu lasarett Landstingets revisorer har under 2011 genomfört en granskning med syfte alt bedöma ändamålsenligheten i genomförandet av del nya vårdblockel vid Falu lasarelt med avseende på entreprenadform. vald samverkansform med entreprenören. styrning och kontroll av projektet elc. En Viktig del i granskningen har utgjorts aven fördjupad studie utförd av Ernst & Young. Revisorernas sammanfattande bedömning är alt upphandlingen. valet av entreprenadform. användandet av samverkansformen partnering. styrning, ledning och möjligheten till uppföljning av projektet är ändamålsenliga sett till bl. a den komplexitet en. byggnation av elt nytt värdbiock innebär. Fastighetsförvaltningen har också i grunden en organisation för alt kunna hantera byggprojektet. Inom ramen för partneringformen finns dessutom Vissa givna spelregler för att säkerställa en styming som syftar till alt nå de gemensamma mål som fastställts. Fastighetsnämnden har också säkerställt alt landstinget som byggherre har en i del närmasieiolai insyn i respektive entreprenörs ekonomiska särredovisning av sin del av projektet och tillgång till samtliga verifikationer. Revisorerna har I sin granskning dock vall alt lyfta fram några iakttagelser som man selt anledning alt peka på: 1. "Avtalet med entreprenljrema saknar tydliga incitament för alt slyra mot alt hålla avtalat kontraktriktpris. Landstinget som besttjiiare tar hfjrigenom en suj"e ekonomisl( risk än vid tradilioneli fastprisupphandling. n 2. "En bedömning av den slutliga investeringsleostnaden flr i dagslflget mycket svår att göra. Osflkerhet föreligger beträffande nera faktorer, t. 6K. beträffande prisfljrändringar under projelctfiden. Det bedöms som sannolikt alt investeringskostnaden kan komma alt awika i f(jrhllllande till anvisat enslag. n 3. "Beträffande den intema kontrollen har inte någon dokumenterad riskanalys av proje/ctet och samverkansformen upprättats och legat till grund för utformningen av den tilliimpade intema kontrollen. Insynen i entreprenljremas radovisning innebllr inte att den intema kontrollen enbart av delta sk/j( blir effelctiv" 4. "Fastighetsnflmnden har inte vidtagit några specifike åtgiirder som har till syfte att motverka ris/een för oegentligheter i samband med byggnationen" f.k~ ' JWl f)l0 1.' \./v.1j,

Landstinget DAlARNA landstingsfastigheter Jan Sjöberg ATERKOPPLING Datum Diarienummer Sida 2012 05 15 LD12101025 2 (3) Nedan återkopplas fastighetsnämndens och förvaltningens synpunkter: En viidig förutsättning för framgångsrik samverkan mellan beställare, entreprenörer och konsulter vid genomförande av entreprenader är att förtroende kan byggas upp. Upplevelsen av rättvisa är en fundamental förutsättning för att förtroende ska I(unna växa till. I alla entreprenader finns ett visst mått av osäkerheter som inte till fullo kan täckas in i entreprenadkontrakt. (Punkt 1) Partnering syftar till att få partema I en entreprenad att under affärsmässiga former samverka systematiskt kring viktiga projektfrågor såsom ekonomi, teknik, produktionsmetoder, tid, kvalitet, mlijö och relationer. Arbetssättet kombineras i regel med en gemensam ekonomisk drivkraft. I det nu aktuella fallet har partema träffat överenskommelse om ett kontraktriktpris. Riktpriset bör uppfattas som ett jämförelsetaten realistisk nivå - och Inte ett absotutlägsta pris. Riskfördetningen mellan parterna medför att kontraklriktpriset justeras för löpande prisförändringar under byggtiden och I övrigt förväsenlliga ändringar av kalkylunderlaget. Sådana ändringar är t.ex. ökad volym, ändrad funktion eller kvalitet på slutprodukten. Ändringar i förhållande till systemhandling kan vara sådant som föranleder en justering av riktpriset. Effektiv gemensam riskhantering med avseende på projektekonomin bygger på att öppna böcker används. Öppna böcker betyder att entreprenörens verkliga löpande kostnader redovisas öppet för beställaren och att vi har Inloggningsmöjlighet till samtliga PE:s ekonomisystem. (Punkt 2) Fastighetsnämnden delar revisoremas uppfattning alt det är svårt alt exakt bedöma den slutliga investeringskostnaden för ett projekt som det nu aktuella. Anledningen är bl.a. att projektledning i tidiga skeden saknar viktig Information om avgörande förutsättningar för att kunna göra en fullödig kalkyl. Budgeteras en för liten kostnad är det svårt alt.1 ett senare skede ölla budgeten. Blir budgeten för stor kan den il andra sidan bakbinda möjligheterna att genomföra andra prioriterade projekt. Att hitta rätt kostnadsnivå och som samtidigt speglar de osäkerheter som flnns I budgeten tir med andra ord Inte alltid enkelt. At! förlita sig på en enda och tidig enpunklsuppskattnlng är vanskligt då den Inte indikerar osäkerheten i bedömningen av ett projekt med lång genomförandelid. Landstingets byggprocess möjliggör en form av successiv kalkylering. Informationsmängden byggs successivt på och förfinas, vilket gör att osäkerheten successivt minskas i takt med att processen framskrider. Detta syftar till att minimera osäkerheten för kostnader, tider, kvalitet osv. och att projektet styrs mot uppsatta mål. Den beskrivna metodiken tillämpas för det aktuella projektet. Det Innebär alt kalkylen har kunnat förfinas 1 takt med att projektets omfattning och standard har klarlagts. Baserat på en under 2009 genomförd arkitekttävling, i oktober 2009 upprättad systemhandilng, upphandlad och kontrakterad tolal-/partneringentreprenör 2010 02-10 och i mars 2011 upprättad fljrslagshandling, har projektet beräknats t1ll565 mkr i prisläget januari 2011. Eftersom projektet har en lång genomförandelld och alla kostnader tas i löpande priser kommer

I J!J Landstinget DAlARNA Landstingsfastigheter Jan Sjöberg ATERKOPPLING Datum Diarienummer Sida 2012-05-15 LD12101025 3 (3) kalkylen och prognosen att räknas om och redovisas löpande, vilket också framgår av revisorernas rapport. ( (Punkt 3) En b~rande princip för partneringsamverkan är alt riskfördelning enligt AB/ABT/ABK gäller. I det aktuella fallet bygger kontraktet med totalentreprenören på ABT 06 och ett avtalat kontraktriktpris. Den stora skillnaden mellan traditionell fastprisupphandling och samverkansentreprenader ligger i processen för riskhantering. I stället för att vajje part gör sina separata riskanalyser bakas det hela ihop till en gemensam analys. Effektiv gemensam riskhantering utgör ryggraden för framgångsrik samverkan. Det är viktigt afl etablera en gemensam insikt och förståelse för de risker som kan hota full måluppfyllelse. I processen för gemensam riskhantering ingår att etablera bra metod för riskhantering, återkommande arbetsmöten där riskhantering är i fokus, identifiera riskägare och bli överens om åtgärdsplaner i händelse av inträ ffad risk. En tänkt poäng med redovisat upplägg är att den totala riskdelen är mindre än summan av respektive parts riskdelar. Viktigast av allt är att det skapas ett starkt incitament för att gemensamt arbeta med de totala riskerna och därigenom komma bort från suboptimering där var och en tänker på sitt men ingen på den totala effekten. (Punkt 4) Fastighetsnämnden delar inte åsikten att inga specifika åtgärder slwlle ha vidtagits för att motverka oegentligheter. Däremot är vidtagna åtgärder i huvudsak av generell karaktär, dvs. gemensamma för all projektverksamhet inkl det nu aktuella projel<tet. Som exempel kan niimnas den sedan många år tillbaka etablerade byggprocess som landstinget tillämpar. Processen har som syfte att säkerställa kvalitet och inflytande för brukare, beslutsfattare och övriga intressenter. Processen definieras som alla de aktiviteter som genomförs för att tillskapa eller anpassa en byggnads utrymmen efter verksamhetens behov och utveckling. Eftersom många aktörer involveras j denna förändring ~r det nödvändigt att ordning och reda och krav på kvalitet och effektivitet kan garanteras. Förutom de! som sägs ovan och som nämnden ~ndå bedömer som det centrala och helt avgörande för alt förebygga och motverka risken för oegentligheter, vill nämnden ~ ndå lyfta fram några exempel på särskilt vidtagna åtg~rder: Byggarbetsplatsen omfattas av 1006, dvs. obligatorisk ID- och närvaroredovisning. Syftet med ID06 - Allmänna best~mmelser om legitimationsplikt och näl'varoredovisning - är framför allt att försvåra svartarbete och ekonomisk brottslighet samt aft stärka den sunda konkurrensen. Kvartalsvis kontroll av projektets leverantörsregister mot relevanta myndigheter (skatt, kronofogde osv.) Aterkommande uppföljning med hjälp av verktyget IQ Byggprocessmätning för att tidigt identifiera styrkor och förbättringsområden för hur projektet drivs. unnar Barke F stighetsnämndens ordförande

. I II landstinget DALARNA Fastighetsförvaltning VDlledning BESLUTSUNDERLAG Fastighetsnämnden Dalum 2012-04-24 Sida 1 (3) Dnr LD12/01 025 Uppdnr 186 Aterkoppling av Revisionsrapport för Fal L! lasarett, 1111' vårdbyggnad Ordförandens förslag l. a t t godkänna redovisad återkoppling på revisionsrapport "Nytt vårdblock i Falun". Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en granskning av det pågående genomförandet av ny vårdbyggnad mm vid Falu lasarett. Granskningens övergripande syfte har varit att översiktligt bedöma ändamålsenligheten i genomförandet av byggnationen. Den sammanfallande bedömningen från revisorerna är att genomförandet hittills i huvudsak har varit ändamålsenligt. I granskningen har inga konstaterade betydande avvikelser noterats i förhållande till syftet med projektet. Svar har inte begärts men Fastighetsnämnden väljer ändå att lämna bifogat yttrande. Sammanfattningsvis instämmer Fastighetsnämnden i att genomförandet av projektet i allt väsentligt är ändamålsenligt utifrån givna förutsättningar. I ärendet redovisasjö/jal/de dokument: a) Äterkoppling Ärendet anmäldes i fastighetsnämndens sammanträde 2012-03-29 16c. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Revisorernas sammanfattande bedömning är att upphandlingen, valet av entreprenadform, användandet av samverkansformen partnering, styrning, ledning och möjligheten till uppföljning av projektet är ändamålsenliga sett till bl. a den komplexitet en byggnation av ett nytt vårdblock innebär. Fastighetsförvaltningen har också i grunden en organisation för att kunna hantera bygg projektet. Inom ramen för partneringformen finns dessutom vissa givna spelregler för att säkerställa en styrning som syftar till att nå de gemensamma mål som fastställts. Fastighetsnämnden har också säkerställt att landstinget som byggherre har en i det närmaste total insyn i respektive P~'~bidroIlB Box 712 79129 Falun I... Y". Besöksadress Vasagalan 27 Falun KÖ n- ~W'l"""""'''' -:::: : ':': _l ---: ~ : ~~~"iiiitgga~ 023490610 Sjöberg Jan 023490043 landslingsfasl.dalama@ltdalarna.se Org.nr: 232100 0180 Ekonomichef jan.sjoberg@lldalarna.se

Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltning BESLUTSUNDERLAG Fastighetsnämnden 2012-04-24 Uppdnr186 Sida 2 (3) entreprenörs ekonomiska särredovisning av sin del av projektet och tillgång till samtliga verifikationer. Revisorerna har i sin granskning dock vall atllyfta fram några iakttagelser som man sett anledning att peka på: o "Avtalet med entreprenörerna saknar tydliga incitament för alt styra mot alt hålla avtalat kontraktriktpris. Landstinget som beställare tar härigenom en större ekonomisk risk än vid traditionell. fastprisupphandling. " o "En bedömning av den slutliga investeringskostnaden är i dagsläget mycket svår alt göra. Osäkerhet föreligger beträffande flera faktorer; t. ex. beträffande prisförändringar under projekitiden. Det bedöms som sannolikt alt investeringskostnaden kan komma att awika i förhållande till anvisat anslag. " "Beträffande den intema kontrollen har inte någon dokumenterad riskanalys av projektet och samverkansformen upprältats och legat till grund för utformningen av den tillämpade interna kontrollen. Insynen i entreprenörernas redovisning innebär inte alt den interna kontrollen enbart av delta skäl blir effektiv" o "Fastighetsnämnden har inte vidtagit några specifika åtgärder som har till syfte alt motverka risken för oegentligheter I samband med byggnationen" Patientperspektiv Inte releva nt. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Miljö Inte relevant. Jämställdhet och mångfald Inte relevant. Barnkonsekvens Inte relevant.

Landstinget Dalarna Fastighetsförvaltning BESLUTSUNDERLAG Fastighetsnämnden 2012-04-24 Uppdnr186 Sida 3 (3) Juridik Inte relevant. Folkhälsa Inte releva ni. Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Inte relevant. Samverkan med fackliga organisationer Information enligt MBA 10 har ägt rum 2012-06-14. Uppföljning Projektet följs löpande upp vid varje sammanträde av Fastighetsnämnden.