1 (9) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 11 2014 2014-11-15 (09.30-16.00) Norrköping Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Thomas Avelin Olle Bergman Tony Jacobsson Peter Svensson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg. Punkt 5.13 Ansökan Extreme Enduro lades till. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Carl-Erik Sörman valdes att justera dagens protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 10 2014 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2014-10-21. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2014-10-29. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2014-10-31.
2 (9) 4 RESULTATRAPPORT Styrelsen gick igenom resultatrapporten och konstaterade att risken för ett "tapp mot budget" är fortsatt stor på inkomstsidan. På utgiftssidan hålls budget. 5 ÄRENDEN 5.1 Svemo Budget 2015 (HL/PW/MJ) ( Id: 590 ) Styrelsen gick igenom förslag till budget för 2015. Ett flertal sektioner och kommittéer har begärt utökade anslag, ett antal angelägna projekt presenterades och sammantaget finns önskemål på utgiftssidan som vida överstiger inkomstsidan. Styrelsemedlemmarna fick i uppdrag att åter värdera och diskutera budgetar inom sina ansvarsområden samt återkomma med förslag till förändringar. Styrelsen gav uppdrag åt ordförande Håkan Leeman samt GS Per Westling och Ekonomichef Martin Jarl att omarbeta budgetförslaget så att budgeten balanseras samt återkomma med beslutsunderlag till styrelsemötet i december då beslut om budget skall fattas. 5.2 IT-gruppens förslag till kvartal 1 och 2, 2015 (PS) ( Id: 591 ) IT-rådet presenterade förslag till hur IT-utvecklingen ska drivas under början av 2015. Styrelsen beslutade uppdra åt IT-rådet att beräkna vilka kostnader som finns på projektet samt en tidsplan på genomföranden. Underlag för detta projekt skall vara klart till nästa styrelsemöte. För en förstudie (eller startkostnad) beslutades att avsätta maximalt 40 000 kr.
3 (9) 5.3 Spark Plug (HL/PW) ( Id: 592 ) Försöket att utveckla förbundets media- och marknadsrättigheter genom att bilda bolaget Spark Plug AB (SPAB) har visat sig betydligt mera komplicerat än väntat. En av de stora svårigheterna har bestått i att nå samsyn och beslut då ett större antal arrangörer är inblandade i en verksamhet. För att utveckla och tillvarata ex. en SM serie krävs att samtliga inblandade parter har samma övergripande mål. Att hitta nya kommersiella möjligheter genom att skapa nya typer av event kräver även det samsyn och framförallt långsiktighet. Det har visat sig att den nu rådande "kulturen" inom Svemo med många enskilda engagerade och många enskilda organisatörer inte är en fungerande grund för större media- och marknadsinriktade projekt. För att nå framgång i arbetet krävs förmodligen ett långsiktigt gemensamt arbete där gemensamma mål kan formuleras och förankras. Vid Träffpunkt Svemo ställdes frågan direkt till sektioner och kommittéer hur man bäst vill utnyttja SPAB. Styrelsen beslutade återta de media- och marknadsrättigheter som Spark Plug AB har hanterat samt de uppdrag de givits i samband med detta. Svemo styrelse ber Spark Plug AB styrelse återkomma med information om hur man vill hantera situationen.
4 (9) 5.4 Krisplan/jourtelefon (PW) ( Id: 593 ) Kansliet har fått styrelsens uppdrag att omarbeta Krisplan och system med jourtelefon. Avsikten är att allmänt uppdatera Krisplanen samt att tydliggöra den roll jourtelefonen och inkopplad kanslipersonal kan ha vid en eventuellt allvarlig olycka. Bifogat finns ett förslag till ny Krisplan. Parallellt förs olika dialoger med professionella organisationer om hantering av just jourtelefonen. Det ha visat sig svårt att hitta en lämplig handhavare av jourtelefonen, undersökningarna har dock lett in på ett annat möjligt spår för hur detta ska hanteras genom ett samarbete med POSOM (Psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer). POSOM är en ideell medlemsorganisation som i huvudsak arbetar med krishantering för organisationer och företag och har ett omfattande nätverk i Sverige. POSOMs insatspersonal består av ett nätverk med vårdpersonal, präster, psykoterapeuter, psykologer och kristraumatologer. Styrelsen beslutar fastställa den nya Krisplanen (reviderad november 2014) samt uppdra åt kansliet att återkomma med analys och förslag på hur samarbetet med POSOM skall kunna se ut. 5.5 Försäkringsupphandling (PW) ( Id: 594 ) Svemos försäkringsavtal med Folksam upphör vid årsskiftet. Ett nytt förslag till avtal har presenterats av Folksam. Försök har utan framgång gjorts att finna alternativa försäkringsgivare. Det nuvarande förslaget från Folksam innebär en avsevärd höjning av försäkringskostnaderna i såväl motortävlings- som förarförsäkringen. En analys av möjligheterna att ändra försäkringens innehåll har gjorts och presenterats för styrelsen vid föregående möte och styrelsen beslutade att man inte ville se någon försämring av försäkringen. Styrelsen beslutade teckna avtal med Folksam för 2015 enligt bifogad offert.
5 (9) 5.6 Licenser för klubbtävlingar (ÅK, PW) ( Id: 595 ) Åke Knutsson fick vid förra mötet i uppdrag att utreda vidare kring införande av en förarlicens för klubbtävlingar. Åke Knutsson fick fortsatt mandat att arbeta vidare med förslaget och återkomma till nästa möte med ett förhoppningsvis slutligt förslag för beslut. 5.7 Organisationsutredningen alternativa sätt (HL) ( Id: 596 ) Till förbundsmötet i april 2014 lade styrelsen fram en proposition i avsikt att genomföra en övergripande översyn över förbundets och verksamhetens organisation. Förbundsmötet beslutade i linje med styrelsens proposition, samt beslutade dessutom att göra arbetet ännu mer omfattande genom att tillföra andra deluppdrag till utredningen. Under hösten har styrelsen beslutat om vilka prioritetsområden arbetet skall omfatta, och har försökt att skapa arbetsgrupper för varje delområde. Detta arbete har gått i stå, då det inom Svemo varit svårt att finna personer som vill lägga den tid som krävs för att leda dessa arbetsgrupper. Vid senaste styrelsemötet beslutades därför att genomföra arbetet på annat sätt som ställer mindre krav (tidsmässigt) på den egna organisationen. Styrelsen beslutar att utse en erfaren extern projektledare för att leda organisationsutredningen på uppdrag från styrelsen. Arbetet skall påbörjas runt årsskiftet. GS får i uppdrag att leta efter lämplig person, företrädesvis inom SISU. Arbetet skall sedan bedrivas med deluppdrag inom de områden som tidigare definierats, med breda referensgrupper från Svemos medlemmar. Styrelsen skall dels fungera som en egen referens- och arbetsgrupp, samt skall leda referensgruppen kopplat till det specifika området.
6 (9) 5.8 Mötesplan 2015 (HL) ( Id: 597 ) Vid senaste styrelsemötet presenterades en preliminär mötesplan för 2015. Några av er har därefter skickat in synpunkter på valda datum samt förslag på var mötena skall äga rum. Mötesplanen för 2015 med justeringar fastställdes. Styrelsen beslutade vidare att introduktion för nya ledare samt TA utbildning skall genomföras vid styrelsemötet i mars. 5.9 Situationen med KMC Karlstad (PW) ( Id: 598 ) Styrelsen beslutade vid förra mötet att utesluta KMC Karlstad till följd att man inte betalat det ådömda bötesbeloppet till förbundet. Klubben gavs tre veckor att respondera på beslutet. KMC Karlstad återkom innan periodens utgång med synpunkter på dels vad som hänt i bestraffningsärendet och dels med ett förslag till återbetalningsplan. Frågor som rör bestraffningsärendet är avslutade i och med Disciplinnämndens beslut samt RINs yttrande över beslutet. Mot bakgrund av förslaget om avbetalningsplan beslutade VU att avvakta med uteslutningen så att styrelsen kunde ta ställning till KMC Karlstads förslag till betalningsplan. Styrelsen beslutade acceptera en återbetalningsplan men vill att beloppet återbetalas inom en tvåårsperiod. Det tidigare styrelsebeslutet om uteslutning av KMC Karlstad inhiberas, det vill säga verkställs inte så länge överenskommen avbetalningsplan följs. Styrelsen uppdrar åt GS att kontakta klubben och meddela styrelsens beslut samt att skriva ett avtal som reglerar återbetalningsplanen. Styrelsen är också medvetna om de förarskulder som klubben har och förutsätter att de också återbetalas så snart som möjligt.
7 (9) 5.10 Drivmedelsregler Snöskoter (OB) ( Id: 600 ) Punkten var vid mötets tidpunkt inaktuell. 5.11 Möte Sveriges Motorfederationer (PW) ( Id: 601 ) Frågan bordlades till decembermötet. 5.12 Guldmedalj (AW) ( Id: 602 ) Styrelsen godkände en ansökan om Förtjänstmedalj Guld. 5.13 Ansökan Extreme Enduro (ÅK) ( Id: 603 ) Ansökan om Extreme Enduro 2015 godkänns. 6 RAPPORTER 6.1 Skriftlig rapport Nordiskt möte (HL) ( Id: 718 ) Håkan Leeman lämnade skriftlig rapport från Nordiska mötet som hölls på Arlanda stad 11-12 oktober. 6.2 Rapport Träffpunkt Svemo (HL) ( Id: 719 ) Håkan Leeman rapporterade från Träffpunktshelgen den 18-19/10. Lördagen innehöll styrelsemöte samt IDG-möte (Internationella Delegater)på Svemo kansli. På söndagen var det Träffpunkt Svemo på Grand Hotell i Norrköping tillsammans med representanter från sektioner och kommittéer. 6.3 Rapport Riksidrottsforum 2014 (HL) ( Id: 720 ) Håkan Leeman rapporterade från Riksidrottsforum som han själv och Thomas Avelin deltog i. Mötet hölls i Gävle den 7-9 november. Temat var den pågående strategiutredningen som RIM 2013 gav Riksidrottsstyrelsen i uppdrag att genomföra.
8 (9) 6.4 Rapport RF skattedag (PW) ( Id: 721 ) GS Per Westling rapporterade från RFs skattedag. Skattemyndigheten höll tillsammans med RFs skattejurister ett informationsmöte om skatt/moms relaterade frågor när det gäller internationella evenemang och föreningsägda bolag. Det råder generellt en mycket oklar situation i en stor del av de frågor som berörs. Skattemyndigheten redogjorde för vilka utgångspunkter de använde när de granskar ett ärende eller en händelse. Vid mötet diskuterade GS med representanter för skatteverket. Vi kommer nu att träffa skatteverket för att ha en dialog om olika hanteringar och förfaringssätt. 6.5 Extra RF-stämma per capsulam (HL) ( Id: 722 ) WADA har utfärdat ett nytt reglemente för doping, vilket samtliga länder är tvingade att ställa sig bakom. Det innebär att RF rent formellt måste genomföra en stämma, eftersom ändringarna i dopingreglementet medför ändringar i RF stadgar. Per Capsulam-beslut innebär att man skriftligt anger om man accepterar förslaget till beslut eller inte, och för att beslutet skall vara giltigt fordras 100% samstämmighet. Om samstämmigheten inte uppnås, blir RF tvungna att kalla till ett "fysiskt" förbundsmöte på Bosön i december. Svemo har via ett VU-beslut accepterat förslaget. För de som är intresserade av själva reglementet från WADA samt vilka förändringar detta medför i RF stadgar, hänvisas till kansliet. 6.6 Personalförändringar kansli (PW) ( Id: 723 ) Jon Lindberg, Trackracing koordinator har slutat. Jon fick ett fint jobberbjudande i Västervik och valde att avsluta sin anställning på Svemo fr.o.m. siste oktober. Från och med 1 november har överenskommelse om heltidsanställning träffats med Tony Olsson som därmed tar över ansvaret för Trackracingverksamheten. Tony ansvarsområde kommer att avvika från en "normal" koordinatorstjänst och han kommer dessutom att agera som Trackracingsektion. Trackracing kommer med detta att ha 1.5 tjänst.
9 (9) 6.7 Licensrapport (PW) ( Id: 724 ) Styrelsen tittade på licensrapporten för den gångna månaden och konstaterar att det ser positivt ut. 6.8 Ansökan EM/NM Snöskotercross återtagande (OB) ( Id: 725 ) Styrelsen godkänner återtagandet av EM/NM ansökan i Snöskotercross. 6.9 Rapport Utbildningskonferens 2014 (TA) ( Id: 726 ) Thomas Avelin rapporterade från UKs utbildningskonferens som hölls 11-12 oktober. 6.10 Fadderrapportering (samtliga) ( Id: 727 ) Samtliga rapporterade från sina respektive distrikt och fadderområden. 7 NÄSTA MÖTE Nästa möte är i Stockholm den 13/12. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2014-11-18 Justerare Carl-Erik Sörman Godkänt via mail 2014-11-18