1 (19) Plats och tid ande Ygden, Torggatan 10, Tingsryd Onsdagen den 19 december 2018, kl.14.00-16.30 Magnus Carlberg (s) Anna Johansson ( c) Inge Strandberg (m) Lars Nilsson ( c) Mikael Andersson ( c) Övriga närvarande Viktoria Magnesson, VD TBAB, 60-68 Kent Johansson, VD TEAB, ärende 60-70 Karin Nilsson, VD TUF AB, ärende 60-72 Mikael Jeansson (s), ordf. TUFAB, 60-72 Daniel Gustafsson, ekonomichef och stf VD Sara Runesson, konsemcontroller Annika Johansson, administratör 60-72 Eva Palmer, sekreterare Justerare Mikael Andersson ( c) Justeringens plats och tid Kansliet, Torggatan 12, torsdag 27 december 2018 kl. 14.00 Underskrifter Sekreterare =... =:::...-.~ - Paragrafer 60-76 Ordförande :~~ Justerande ~~-- - Mikael Andersson ( c) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Tingsryds Kommunföretag AB 2018-12-19 Datum då anslaget sätts upp 2018-12-27 Datum då anslaget tas ned 2019-01-21 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet i Tingsryd Underskrift -~ -~.......... Adrian Althini Justerare I Utdragsbestyrkande
% (19) 2.!Nr 60 Fastställande av dagordning Styrelsen fastställer föredragningslistan, med tillägget Ägardialog Tingsryds Energi AB, läggs in som punkt 13. I Utdragsbestyrkande
)4(19) 3 /44 61 Budget 2019 - Tingsryds Kommunföretag AB Dnr. 2018/1601 042 Styrelsen beslutar 1. fastställa budget 2019 för Tingsryds Kommunföretag AB, samt 2. fastställa följande Management Fee för 2019: a. Tingsryds Energi AB, 125 000 kr b. Tingsryds Utveckling och Fastighets AB, 61 000 kr c. Tingsrydsbostäder AB, 114 000 kr Koncemcontroller Sara Runesson och ekonomichef Daniel Gustafsson presenterar förslag till budget 2019 för Tingsryds Kommunföretag AB. et skickas till Samtliga bolag Juster)t1/ I I Utdrags bestyrkande
)-9(19) 4 /4,4 62 Budget 2019 - Tingsrydsbostäder AB Dm 2018/1601 042 Styrelsen tar emot informationen. VD Viktoria Magnesson, Tingsryds bostäder AB, presenterar budget 2019. et skickas till Tingsrydsbostäder AB Juster$ I Utdragsbeslyrkande
J1 (19) r 1t4 63 Budget 2019 - Tingsryds Energi AB Dnr 2018/1601 042 Styrelsen tar emot informationen. VD Kenth Johansson, Tingsryds Energi AB, presenterar budget 2019 samt redogör för aktuell status avseende framtida fjän-värmeleveranser i Linneryd. et skickas till Tingsryds Energi AB Justerare # I Utdragsbestycfumde
(19) 6 /411 64 Budget 2019 - Tingsryds Utveckling och Fastighets AB Dnr 2018/1601 042 Styrelsen tar emot informationen. VD Karin Nilsson, Tingsryds Utveckling och Fastighets AB, och koncemcontroller Sara Runesson presenterar budget 2019. Juster~ I~ et skickas till Tingsryds Utveckling och Fastighet AB I Utdragsbestyrkande
~ kommllll 65 Införande av klassificeringschema enligt VerkSAM 2018/1295 004 Styrelsen beslutar att 1. Tingsryds kommunföretag AB samt dotterbolag inför klassificeringsschema enligt VerkSAM Diarium som diarieplan från och med 2019-01-01 då nytt digitalt dokument- och ärendehanteringssystem planeras gå i produktion. 2. ge bolagen i uppdrag att vid nästa revidering av dokumenthanteringsplaner ska dessa ersättas med informationshanteringsplan enligt VerkSAM Plan. 3. Återkoppling sker vi behov. För Tingsryds kommuns administrativa ärenden kommer det från årsskiftet införas ett nytt digitalt dokument- och ärendehanteringssystem (DÄHS), Lex. I samband med skiftet arbetar förvaltningen med att anpassa sin diarieplan till processorienterade VerkSAM Diarium, som rekommenderas av Kommunalförbundet Sydarkivera. Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information och organisation. Myndigheten ska redovisa uppgifterna så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten. Detaljerna kring hur respektive informationsmängd hanteras, gallras och bevaras står att finna i en dokumenthanteringsplan eller informationshanteringsplan. Informationen klassificeras enligt kommunens övergripande diarieplan. För att enklare kunna hitta information är det av stort värde av att använda en kvalitetssäkrad VerkSAM Plan som används av de flesta Kommunförbundet Sydarkiveras medlemmar. Detta gör det också enklare att dra nytta av det gemensamma utbyte som finns mellan Sydarkivera och dess medlemskommuner. Därför anser kansliavdelningen att VerkSAM Plan ska införas i Tingsryds kommun från och med 2019-01-01. Juster::;w I rji et skickas till Kommunledningsförvaltningen Samtliga bolag I Utdragsbestyr kan de
~ Tingsryds 66 Samlad digital akt för förvaring av allmänna handlingar Dnr 2018/1294 004 Styrelsen beslutar 1. Digital akt för förvaring av ärenden Digitala akter arkiveras i Lex och behöver inte skrivas ut för arkivering Inkomna digitala handlingar, exempelvis via e-tjänster och e-post, ska kopplas in direkt i ärendet och anses därmed vara omhände1iagna för arkivering. Samma sak gäller internt upprättade digitala handlingar. Inkomna handlingar på papper ska scannas och den digitala kopian ska kopplas in i den digitala akten i vilken handläggningen sker. et är tvingande för kommunensövergripande diarium i Lex. 2. Undantag Handlingar till skydd för rikets säkerhet får inte tillföras dokumentoch ärendehanteringssystemet. Analogt unde1iecknande avtal samt protokoll måste alltjämt bevaras i original, det vill säga papper. Scannad kopia ska finnas i Lex. 3. Finansiering et innebär inga tillkommande kostnader 4. Tidplan et föreslås gälla från och med 2019-01-01 då ett nytt digitalt dokument- och ärendehanteringssystem planeras att gå i produktion. 5. Återkoppling sker vid behov För Tingsryds kommuns administrativa ärenden kommer det från årsskiftet införas ett nytt digitalt dokument- och ärendehanteringssystem (DÄHS), Lex. Systemets syfte är att stödja en digital handläggning av ärenden inom kommunen och stödja en digital nämndadministration. Samtliga handläggningssteg från beredning till beslut och arkivering kommer att hanteras i systemet. Inkomna digitala handlingar exempelvis via e-tjänster och e-post ska kopplas in direkt i ärendet och anses därmed vara omhändertagna för arkivering. Samma sak gäller internt upprättade digitala handlingar. Juster~ I Utdrags bestyr kan de
)!(19) 1 IA.4 66 forts. Inkomna handlingar på papper ska scannas och den digitala kopian ska kopplas in i den digitala akten i vilken handläggningen sker. Hanteringen medför att den digitala kopian blir del av den digitala akten som ska bevaras. Undantaget från denna regel är avtal och protokoll som även ska bevaras i original. Pappershandlingarna arkivläggs på scanningsdatum och överlämnas till arkivet efter scanning. Förändringen innebär en möjlighet till löpande verksamhetsutveckling och kvalitetsförbättringar som syftar till att uppnå en helt digital ärendekedja. Detta innebär i förlängningen en effektivare administration och lägre kostnader för slutarkivering än om beslutet inte tas. Som en säkerhetsåtgärd kommer gallring av inkomna analoga handlingar från analogt närarkiv att ske tidigast om ett år (2020-01-01) då process och arbetssätt för den digitala akten kunnat säkerställas. et skickas till Kommunledningsförvaltningen Samtliga bolag I Utdrags bestyr kan de
}4(19) IÖ I 1,44-67 Information om nytt bokslutsprogram Styrelsen tar emot informationen. Koncemcontroller Sara Runesson presenterar nytt bokslutsprogram. et skickas till Juster~ I f(l4- I Utdragsbestyrkande
;?(19) ~4 68 Uppdrag om riktlinjer för bokslut Dnr 2018/1600 099 Styrelsen beslutar att 1. delårsrapporter inte ska undertecknas av bolagens styrelser. 2. et gäller som en gemensam rutin för samtliga bolag. Ekonomichef Daniel Gustafsson redogör för ärendet. et skickas till Ekonomiavdelningen Samtliga bolag Juster~ I ~ I Utdragsbeslyrkande
69 Medgivande av köp enligt bolagsordning Dm 2018/1599 099 Tingsryds kommunföretag AB medger köp av Linneryd 24:4 enligt bolagsordning 17, i enlighet med protokollsbilaga. Tingsryds Energi AB har förvärvat fastigheten Linneryd 24:4, Linneryd, Tingsryds kommun. Köpebrevet har unde11ecknats av Kenth Johansson, VD. et skickas till Tingsryds Energi AB Juster~ I ~ I Utdragsbestyrkande
70 Ägardialog Tingsryds Energi AB Dm 2018/496 099 Styrelsen beslutar att 1. ta emot info1mationen. 2. ge Tingsryds Energi AB i uppdrag att ta fram handlingsplan för uppfyllande av kommunfullmäktiges bredbandsmålet. Tingsryd Energi AB's protokoll 2018-11-19 63, Fråga om energimarknadsinspektion. Frågeställningen är särskilt kopplad till kommunfullmäktiges beslutade målsättning kring utbyggnaden av bredband. VD Kenth Johansson redogör för bakgrund och konsekvenser avseende åtgärder utöver de 15 miljoner kronor som fullmäktige redan beslutat att Tingsryds Energi AB ska tillföra Wexnet genom ovillkorade aktieägartillskott enligt aktieägaravtalet. et skickas till Tingsryds Energi AB I Utdragsbestyrkande
71 TUFAB- Handlingsplaner för uppföljning Styrelsen beslutar att I. ta emot informationen 2. uppdraget därmed är avslutat Ordförande Mikael Jeansson ger inledningsvis en bakgrund till styrelsens beslut att utöka resurserna inom administration och ekonomi. Administratör Annika Johansson och VD Karin Nilsson redogör för komplexiteten i genomförd avtalsinventering samt redovisar plan för hur uppföljning genomförs i olika delar. s gång et skickas till Tingsryds Utveckling och Fastighets AB Juste~ I ~ I Utdragsbestyrkande
72 TUFAB - Diskussion kring ekonomi och fastighetsvärdering Styrelsen beslutar att 1. ta emot informationen 2. ge TIKAB's VD i uppdrag att utreda konsekvenserna av olika alternativ kring principer för nedskrivning, samt 3. påpekar vikten av att TUF AB upprätthåller tempot i pågående processer och att diskussionen fmtsätter under 2019. Diskussion kring ekonomi och fastighetsvärdering. Juste)V' et skickas till Tingsryds Utveckling och Fastighets AB I Utdragsbesty,,kande
73 Uppföljning TIKAB's VD 2018 Dm 2018/1598 099 Styrelsen beslutar 1. att ta emot informationen, samt 2. rekommenderar den nya styrelsen att tidigt under mandatperioden genomföra de utbildningar som krävs för att säkerställa styrelsens samlade kompetens inom erforderliga områden. 3. Upphäva tidigare beslut om utvärdering av styrelse och VD, 18/2017. Styrelsen gav 2017 och 2018 TIKAB's VD ett antal uppdrag. På sammanträdet redovisa aktuell status avseende dessa uppdrag. Uppdraget redovisas slutgiltigt vid nästa sammanträde. et skickas till Juster~ I Utdrags bestyrkande
yf{19) -16/4/7. ~A-- 74 Fastställande av sammanträdestider 2019 Dnr 2018/1197 109 Styrelsen beslutar fastställa sammanträdestider 2019 enligt kommunfullmäktiges beslut. Kansliavdelningen har tagit fram förslag till sammanträdestider 2019 för kommunfullmäktige, nämnder, styrelser och utskott. Kalendariet fastslogs av kommunfullmäktige 2018-11-12 34. et skickas till Kommunledningsförvaltningen Samtliga bolag Juster::r~ 1 ~ I Utdrag,;bestyrkande
)'9 (19) I~ 75 Meddelanden Dm. 2018/759 099 Styrelsen tar emot informationen. Följande meddelanden anmäls 1. Protokoll KF 2018-11-12 10, Val av presidium 2. Protokoll KF 2018 11-12 16, Delårsrapp01i TIKAB 3. Protokoll KF 2018-11-12 19, Budget, skattesats och låneram samt ekonomisk plan 2020-2021, inklusive mått och målvärden för de kommunövergripande målen i förslag till budget 2019. 4. Protokoll KS 2018-11-26 294, 2019 års arbetsprocess för budget och bokslut. 5. Protokoll TEAB 2018-12-04 69, Arbetsordning och VD- instruktion 6. Registreringsbevis från Bolagsverket, 2018-10-22, VD-byte TIKAB et skickas till Juste~ 1 ~ I Utdrags bestyr kan de
19 (19) 76 Övrigt Dnr 2018/898 099 Fråga angående revisionens begäran om redovisning av bolagens arbetsmiljöarbete. Styrelsen konstaterar att ansvaret ligger på respektive bolag och att arbetet har påbörjats. Inga övriga frågor. Juster/41/ I. ~ I Utdragsbestyrkande