INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyheter 3LPro 2015.Q2 Nyhetsdokument VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, 831 33 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Version 2015.Q2... 4 Nyheter... 5 Ny Inkassolösning (15996)... 5 Ny integration Palette (15975)... 5 Förbättring av prestanda, stora verifikat (15899)... 5 E-posta rapporter via SMTP (16040)... 7 Loggning av historik även via importprogrammet (15949)... 7 Fellista export till Capifast (16045)... 8 Kontrollista Capifast-integration (16047)... 8 bankkontonummer i fakturalayout (16049)... 8 Utskrift från addoro (16063)... 8 dokumentkoppling företagsuppdelade mappnivåer (16078)... 8 dokumentkoppling verifikationer via integrationsmotorn (16079)... 9 OCR-Nummer istället för fakturanummer (16090)... 10 Databasförändringar mellan 3L Pro 2015.Q1 & 2015.Q2... 11 Antal decimaler enhetligt i alla valutaregister (16030)... 11 3
Version 2015.Q2 Den nya versionen 2015.Q2 innehåller bland annat en ny integration mot Palette. Den nya integrationen innehåller förbättrad loggning, har ökad driftsäkerhet och ger stöd för löpande omkontering (om man har den anpassningen i Palette). Via integration går det att köra fler än 12 parallella integrationer på samma server och den är framtidssäkrad mot nya operativsystem. Versionen innehåller även en ny standardiserad XML-fil för inkasso. Denna fil har stöd för såväl hyresavier som kundfakturor. Utveckling startad av det nya Vitec 3L Pro! Vi har nu startat utvecklingen av det nya Vitec 3L Pro som går under arbetsnamnet Vitec Ekonomi. På Vitec-Dagarna i 7-8 oktober 2015 kommer vi att demonstrera detta och presentera de fortsatta planerna. Den ekonomiska förvaltningen för bygg- & fastighetsbolag är viktig för Vitec s framtid och vi investerar nu mycket i att förnya 3L Pro. Det är över 200 bygg- och fastighetsbolag som idag använder 3L Pro. Förnyelsen kommer att ske successivt och nya 3L Pro kommer att använda samma databas som dagens 3L Pro, vilket innebär att ni kommer att erbjudas nya eller förnyade funktioner som kommer att kunna användas parallellt med dagens 3L Pro. Det nya gränssnittet blir webbaserat. De användare som idag arbetar i 3L Pro kommer att kunna välja själva när de vill arbeta i det nya gränssnittet och när de vill fortsätta att använda dagens gränssnitt. Att förnya produkten gör det möjligt att stödja er verksamhet på ett ännu bättre sätt än idag både genom att förbättra de funktioner som redan finns, men också genom att bygga helt nya funktioner. Det ger också möjlighet att bygga stöd för nya kategorier av användare och intressenter i er verksamhet. Vi kommer att lägga stor vikt vid användarvänlighet och vid att stödja hela processer där flera steg kan automatiseras och standardiseras. Nästa release, version 2015.Q3, släpps i oktober och då återkommer vi med fler nyheter. Med vänlig hälsning Marie Lucander & Ulf Höglin, Produktledare 3L Pro 4
Nyheter NY INKASSOLÖSNING (15996) Vi presenterar i denna version en helt ny standardiserad XML-fil för inkasso. De nya filerna skapas i XML-Format. Formatet har stöd för såväl hyresavier som kundfakturor, till skillnad mot de äldre formaten som bara har stöd för hyresavier. Det nya formatet innebär också att information om avflyttning specificeras per objekt och att varje objekt i en avi markeras med en unik kod. Koden gör det möjligt att tydligare beskriva skulden i ett inkassokrav och i kontakt med myndigheter. Med den nya lösningen så går det även att skicka filerna via FTP-server. Har ni behov av den nya funktionaliteten, så ta kontakt med er konsult så hjälper de er med att planera in och sätta upp den nya lösningen. Det är viktigt att ni som tänker sätta igång med den nya rutinen tar kontakt med Intrum. Dom behöver sätta upp era nya förutsättningar för att kunna ta emot dom nya filerna. Tips: När ni vet att en hyresgäst, som redan är på inkasso, är avflyttad/uppsagd så är det viktigt att meddela Intrum för att minimera kostnader och hålla nere handläggningstiden. NY INTEGRATION PALETTE (15975) Nu finns det tillgång till en helt ny integration till EFH-systemet (elektronisk fakturahanteringssystem) Palette. Den nya integrationen är byggd på senaste.net-teknologin och har stöd för de senaste operativsystemen. Integrationen har förutom ökad driftsäkerhet även förbättrad loggning och enklare felsökning. Det finns ej någon begräsning på att köra max 12 integrationer parallellt på samma server som det fanns i den äldre versionen. Den nya integrationen har stöd för löpande omkontering (om man har den anpassningen i Palette. Har ni detta behov av en uppgradering, så ta kontakt med er konsult så hjälper de er med detta och planerar in detta. FÖRBÄTTRING AV PRESTANDA, STORA VERIFIKAT (15899) Stor arbete har lagts ner i denna version för att snabba upp prestandan då det varit långsammare att arbeta i verifikationsregistreringen vid radmängder från 100 och uppåt. 5
Vi har därför sett över funktionen och identifierat fem flaskhalsar som har åtgärdats för att öka prestandan avsevärt. Prestandarevisionen kräver dock mera av den miljö där 3L Pro körs eftersom den är något mera processorintensiv, se vidare på hårdvarukraven. 6
E-POSTA RAPPORTER VIA SMTP (16040) Möjlighet finns nu att e-posta rapporter via SMTP. Den gulmarkerade inställningen är ny. (Default = Nej = så som det varit förut). Ändra till Ja, för att skicka via SMTP. När man skickar via SMTP får man upp ett formulär. Den har fått ett nytt fält, Bilagor, vilken är förifylld när man valt att skicka en framställd rapport via e-post. Fråga efter [Skicka] om den vill att den nya adressen ska föreslås vid nästa tillfälle meddelande skickas. (Svarar användaren Ja, så lagras uppgiften under SMTP-inställningar på användarnivå). LOGGNING AV HISTORIK ÄVEN VIA IMPORTPROGRAMMET (15949) Nu går det att få med historik även via importprogrammet. Ny checkbox för att skapa behandlingshistorik finns i beställningsformuläret. Förvalt värde styrs av ny systeminställning. (Default så är denna ikryssad). 7
FELLISTA EXPORT TILL CAPIFAST (16045) För att säkerhetsställa datakvalitén som går över till produkten Capifast (som hanterar uthyrningsprocessen), så har vi tagit fram ett antal fellistor för att ni lättare skall hitta saker som behöver vara uppfyllda för att exporten skall fungera optimal mellan systemen. I den nya versionen hittar ni en ny menypunkt som heter: Fellistor, export till Capifast CRM. På menypunkten hittar ni fyra stycken rapporter som går igenom olika kriterier som behöver vara uppfyllda i 3L Pro för att programmet Capifast skall ta emot informationen på ett korrekt sätt. Följande listor är framtagen: 1. Lägenheter/lokaler som saknar koppling till byggnad eller fastighet 2. Kontrakt (gällande och kommande) som saknar hyresgäst med giltigt personnummer. 3. Debiteringskoder som saknar gruppering eller finns i fler än 1 gruppering. 4. Lokaler/lägenheter som saknar giltigt kontrakt KONTROLLISTA CAPIFAST-INTEGRATION (16047) För att säkerhetsställa att datakvalitén som går över till produkten Capifast (som hanterar uthyrningsprocessen) är god, så har vi tagit fram en kontrollista som ni kan använda i er av för okulärbesiktning/jämförelse med Capifast om något ej skulle stämma mellan de olika systemen. Rapporten heter Kontroll till Excel, Capifast och ni finner denna under Hyres & avgiftsadm Rapporter/Listor. BANKKONTONUMMER I FAKTURALAYOUT (16049) Det går nu att få med bankkontonummer i en viss specifik fakturalayout. Fältet bankkontonummer är nu nåbar i följande tre standardlayouter: dw_prn_fakutskrift dw_prn_fakutskrift_lang dw_prn_fakutskrift_laser UTSKRIFT FRÅN ADDORO (16063) Nu är även det möjligt att skriva ut till Addoro från faktureringsmodulen DOKUMENTKOPPLING FÖRETAGSUPPDELADE MAPPNIVÅER (16078) I denna version så har vi vidareutvecklat dagens hantering (från 2015.Q1) ang. hur kopplade dokument automatiskt kan kopieras till en rotmappsstruktur, uppdelad per tabell så att de är 8
åtkomliga för alla behöriga användare i 3L Pro. Detta underlättar vid sökning och om man vill samla dokumenten på ett strukturerat sätt tex. inför en framtida försäljning. Den nya filstrukturen är enligt följande: Nivå 1: Ftg Nivå 2: Tabell (enligt dagens logik från version 2015.Q1) Nivå 3: Bokföringsår (om verifikation) Nivå 4: Verifikationsrutin (om verifikation) Den sökväg som ni anges i Rot-mapp för dokumentduplicering måste finnas (undermappar skapas automatiskt). I de fall tabellen saknar företag, så sparas dokumentet mot företagsmappen 0000\ Lösningen fungerar även vid dokumentkoppling till verifikationer via tjänsten 3LProServices. DOKUMENTKOPPLING VERIFIKATIONER VIA INTEGRATIONSMOTORN (16079) Möjlighet finns nu att automatiskt koppla inskannade filer och koppla dessa till verifikationer i 3L Pro. För att dokument skall kopplas krävs det att dokument är scannade och namnsatta enligt följande struktur: Nivå 1: Ftg (fyra positioner på företaget, för att få vettig sortering, t ex 0123\) Nivå 2: Tabell (enligt dagens logik från version 2015.Q1) Nivå 3: Bokföringsår Nivå 4: Verifikationsrutin Dokumenten läggs sedan i rotmappen. Saknas det nivåer i mappstrukturen under rotmappen, så skaps automatiskt nödvändiga underkataloger enligt företag\tabell\år\rutin\. Filer som kopplats korrekt flyttas till rätt mapp. 9
De filer som inte lyckas kopplas mot verifikationer i systemet, eller där systemet inte lyckas flytta filen till standardkatalogen, placeras i en undermapp (Error-katalog) och bibehåller sitt filnamn. Filter tillämpas även på dokumenttyper. De filer som inte matchar filtret avvisas och meddelas. Om dokumentet redan finns i DOKUMENT/rotmappstruktur, så avvisas det. Det går i så fall bra att få in den genom att lägga till # plus något unikt (typ löpnr) efter primärnyckeln i filnamnet. Ex. 990# RED_VER#201501#BB#123.pdf 990# RED_VER#201501#BB#123#2.pdf OCR-NUMMER ISTÄLLET FÖR FAKTURANUMMER (16090) Det går nu att välja OCR-nummer istället för fakturanummer i reskontralistan. Syftet är att underlätta avstämning mellan egen kundreskontra och mottagande företags leverantörsreskontra. Mottagaren av faktura och/eller avi registrerar leverantörsfakturan med ocr-referensen. Avsändande företag har i sin reskontralista fakturanumret. Det kan alltså underlätta avstämning av kund- och leverantörsreskontra avseende interna mellanhavanden att se samma fakturanummer i båda listorna. Per default kommer rapporten ut med fakturanummer(dvs på samma sätt som idag). 10
Databasförändringar mellan 3L Pro 2015.Q1 & 2015.Q2 I följande tabell beskrivs de databasförändringar som gjorts mellan release av 3L Pro 2014.Q1 och 3L Pro 2015.Q2. ANTAL DECIMALER ENHETLIGT I ALLA VALUTAREGISTER (16030) För att undvika valutadifferenser i programmet så har vi nu synkroniserat tabeller mot fältlängd i kursregistret (14 siffror varav 8 decimaler). I de fall kurs visas i formulär är visningsformatet så styrt att antal ANVÄNDA decimaler (av de åtta) visas. 11