Visma Bokslut Ekonomilösningar som du vill ha det
Välkommen till Visma Bokslut För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Bokslut Arbeta med Visma Bokslut I nedanstående bild illustrerar vi hur Visma Bokslut fungerar. Här beskrivs flödet från den inledande inmatningen av grunduppgifterna, fram till att räkenskapshandlingarna skickas till Bolagsverket. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Bokslutsarbete Importera ekonomidata Grunduppgifter Arbeta med uppdraget Årsredovisning Utskrifter Bolagsverket Färdigställ Integration med Vismas ekonomiprogram Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Importera ekonomidata Importera ekonomidata En guide i programmet hjälper dig steg för steg att skapa ett bokslut. Du kan välja att skapa ett helt nytt bokslut eller ett som är baserat på föregående års bokslut. Därefter väljer du hur uppgifter, såsom kontoplan och saldon, ska överföras från ditt ekonomiprogram till Visma Bokslut. Du kan välja att importera uppgifterna via en SIE-fil eller mata in dem manuellt. Det finns även möjlighet att hämta data direkt från Vismas ekonomiprogram. Väljer du en SIE 4-fil eller hämtar uppgifter från Vismas ekonomiprogram läses även verifikationer in. Programmet skapar relevanta bokslutsbilagor utifrån de uppgifter som lagts in. Import av ekonomidata Du kan välja att lägga in uppgifter, såsom kontoplan och saldon, på följande sätt: Import från SIE-fil Import från Visma ekonomiprogram Manuell inmatning Bra att veta: Om du arbetar via Visma Byråstöd och väljer att skapa ett bokslut på en kund, följer kunduppgifter med från Visma Byråstöd till Visma Bokslut. Källa för bokslut Uppdatera saldon Efter att du har skapat ditt bokslut kan du uppdatera dina saldo. Du kan uppdatera saldona direkt från Vismas ekonomiprogram eller via en SIE-fil. Har du tidigare upprättat ett bokslut i Visma Bokslut kan du basera det nya bokslutet på det. Import av ekonomidata I guiden för att skapa ett nytt bokslut väljer du hur kontoplan och saldon ska läsas in. Du kan välja mellan SIE-fil, Vismas ekonomiprogram eller manuell inmatning. Nästa steg: Grunduppgifter 4
Grunduppgifter Grunduppgifter Innan du börjar arbeta med bokslutet du skapat, bör du gå igenom importerade uppgifter och eventuellt göra kompletteringar. Importerade uppgifter och gjorda inställningar ligger kategoriserade i en mapp som heter Start. Här kan du enkelt lägga till information eller ändra eventuella felaktigheter. Uppgifterna ligger till grund för det fortsatta arbetet med bokslutet. Du kan bland annat bestämma vilken resultaträkning du ska arbeta med, hur bokslutstransaktioner ska numreras och om projekt ska användas. Dessutom kan du lägga in grunduppgifter till årsredovisningen. Grunduppgifter till bokslutsarbetet Kontrollera och eventuellt komplettera följande grunduppgifter under Start i programmet: Grunduppgifter Grunduppgifter årsredovisningen Kontoplan och saldon Balansräkningsmall Resultaträkningsmall I kontoplanen kan du registrera saldon, lägga till nya konton och göra omkopplingar. Du kan även kontrollera så att resultat- och balansräkningen är rätt. Bra att veta: Bokslutsbilagorna skapas utifrån balans- och resultaträkningsmallen. För varje rubrik i balansräkningen som har konton med saldo kopplat direkt till sig skapas en huvudbilaga i bilageträdet. Grunduppgifter Grunduppgifter ÅR Grunduppgifter årsredovisning innehåller information om bland annat företagets adressuppgifter, aktier och anställda. Här kan du även lägga till styrelse och kontakter. Här väljer du vilken resultaträkningstyp du vill arbeta med. Detta val påverkar resultaträkningsmall och resultaträkning i årsredovisningen. Här kan du ange nummerserie till bokslutstransaktionerna. Du kan även ange om resultatenheter, projekt eller subkonto ska användas. Balansräkning Här anger du vilka rapporter som ska upprättas. Du anger även storleken på företaget, vilket bland annat styr vilka noter och redovisningsprinciper som föreslås när du arbetar med din årsredovisning. Du har möjlighet att ändra en post i balansräkningsmallen, till exempel placeringen, namnet eller vilka baskonton som posten ska innehålla. Nästa steg: Bokslutsarbete 5
Arbeta med uppdraget Bokslutsarbete Att göra ett bokslut handlar främst om att stämma av och värdera posterna i balansräkningen. Detta gör du med hjälp av de bokslutsbilagor som finns inlagda i Visma Bokslut. Till alla bilagor kan du lägga till åtgärder där du har möjlighet att definiera vad som ska göras i bokslutsarbetet. I programmet finns ett antal standardåtgärder du kan välja mellan, men du kan även lägga upp egna åtgärder som är viktiga för ditt bokslut. I arbetet med bokslutsbilagorna kan du också skapa bokslutstransaktioner. Programmet ger dig ett förslag på transaktion utifrån bilagans konton och belopp. Funktioner till bokslutsarbetet Bokslutsbilagor: Huvudbilaga Underbilaga OLE-bilaga Extern pappersbilaga Standardåtgärder Bokslutstransaktioner Kontosammanställning I programmet finns även en kontosammanställning där du bland annat kan se saldobalans, bokslutstransaktioner och utgående saldo för respektive konto i kontoplanen. I kontoanalysen kan du granska inlästa verifikationer. Bra att veta: Programmet följer Svensk standard för redovisningstjänster, Reko, och ger förslag på kontroller med hänvisning till nummer i detta ramverk. Bilagor När du arbetar med bilagorna arbetar du utifrån ett bilageträd. Det finns huvudbilagor upplagda för alla balans- och resultaträkningsrader med kontosaldo. Du kan ta bort, lägga till och ändra placering på bilagorna. Till bilagorna finns ett antal standardåtgärder du kan välja mellan, men du kan även lägga upp egna åtgärder som är viktiga för ditt bokslut. Standardåtgärder Bokslutstransaktioner När du arbetar med underbilagor kan du med automatik få ett förslag på en bokslutstransaktion. Programmet kontrollerar underbilagans belopp med saldot på kontot. Om saldot inte stämmer överens och differensen är angiven föreslår programmet konto och belopp till en bokslutstransaktion. Nästa steg: Årsredovisning 6
Arbeta med uppdraget Årsredovisning När arbetet med bokslutet är klart är det dags att skapa och skriva ut årsredovisningshandlingarna. Programmet ger förslag på vilka dokument som ska ingå i din årsredovisning utifrån de uppgifter som du lagt in under bland annat Grunduppgifter årsredovisning. Den färdiga årsredovisningen ska innehålla noter, det vill säga förklaringar till olika poster i bokslutet. I programmet finns det färdiga förslag på noter som du kan välja bland, men du kan även skapa egna noter. Bra att veta: I programmet finns över 160 färdiga förslag på dokument och noter som du kan välja mellan, beroende på företagets storlek. Vill du lägga till ytterligare innehåll, till exempel tabeller eller bilder, kan du göra det genom att exportera årsredovisningen till ditt ordbehandlingsprogram. Standarddokument och noter Några exempel på standarddokument till årsredovisningen: Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Noter Underskrifter Fastställelseintyg Några exempel på noter: Nettoomsättning Anställda och personalkostnader Bokslutsdispositioner Byggnader och mark Inventarier, verktyg och installationer Eget Kapital Periodiseringsfonder Arbetet med årsredovisningen Åtgärder årsredovisning, Reko Programmet lägger upp standarddokument till årsredovisningen utifrån de uppgifter som finns för det aktuella företaget. Du kan även välja att importera in en tidigare sparad årsredovisningsmall och utgå från den. Det finns alltid möjlighet att lägga till och komplettera med fler standarddokument, egna dokument eller noter. Ändra dokument I programmet finns ett antal standardåtgärder du kan välja mellan men du kan även lägga upp egna åtgärder. Allt eftersom du arbetar med årsredovisningen kan du klarmarkera och kommentera i åtgärdslistorna. I varje dokument kan du lägga till eller ändra löpande text. Du kan ta bort eller skjuta in rader i en tabell, ändra kontoreferenser, mata in belopp och lägga till kolumner. Nästa steg: Färdigställ 7
Arbeta med uppdraget Färdigställ När arbetet med bokslut och årsredovisning börjar bli klart kan du köra en bokslutskontroll som hjälper dig att hitta eventuella felaktigheter. Du kan låsa bokslut och årsredovisning när arbetet är färdigt, för att förhindra att ändringar görs. Därefter kan du föra över bokslutstransaktionerna till bokföringen, skicka uppgifter till din deklaration eller skapa underlag till revisionen. Export av ekonomidata När du är klar med bokslutet och årsredovisningen kan du från programmet exportera och skicka följande: Bokföringsorder till SIE-fil Bokföringsorder till Visma Administration/Visma Compact Saldon och verifikationer till SIE 4 Konton och saldon till Visma Skatt/Visma Koncern/ Visma Analys Revisionsunderlag till Visma Revision Bokslutet till din revisor/redovisningskonsult. Bra att veta: Arbetet du lägger ned på det första årets bokslut i form av exempelvis bilagor, beräkningar, åtgärder, kommentarer och årsredovisning ger dig en tidsvinst under kommande år. Vid följande bokslut kan du sedan välja att hämta upplägg från de du tidigare genomfört. På så vis behöver du bara ta hänsyn till årets förändringar. Bokslutskontroll Lås och exportera När du är klar med ditt bokslut kan du låsa bokslut och årsredovisning. Därefter kan du exportera uppgifterna till andra program. För att kontrollera om det finns något som bör rättas i ditt bokslut kan du göra en bokslutskontroll. Du får då varningar på det som är fel i bokslutet. Bokslutskontrollen ger dig även vägledning till hur du ska göra för att korrigera eventuella felaktigheter. Nästa steg: Integration 8
Integration / Utskrifter Integration Visma Administration Visma Analys Visma Compact Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Revision Visma Skatt Visma Koncern Visma Administration/ Visma Compact - hämta data direkt från Visma Administration/Visma Compact till Visma Bokslut. - importera kund- och leverantörsreskontra från Visma Administration/Visma Compact till Visma Bokslut. - exportera bokslutstransaktioner från Visma Bokslut till Visma Administration/Visma Compact. Visma Anläggningsregister - importera avskrivningar från Visma Anläggningsregister till Visma Bokslut. Visma Analys - exportera bokslutssaldon och kontokopplingar från Visma Bokslut till Visma Analys. Visma Koncern - exportera bokslutssaldon och kontokopplingar från Visma Bokslut till Visma Koncern. - exportera årsredovisningsuppgifter från Visma Bokslut till Visma Koncern. Visma Skatt - exportera underlag till deklarationen från Visma Bokslut till Visma Skatt. Visma Revision - exportera revisionsunderlag från Visma Bokslut till Visma Revision. Utskrifter Utskriftscentral I utskriftscentralen finns ett antal färdiga rapporter som du kan skriva ut. De utskriftsval som du kan välja mellan är att skriva ut till skrivare, skapa pdf eller skicka pdf via e-post. Du kan alltid förhandsgranska på bildskärmen innan du gör själva utskriften. När du har gjort ditt val av utskrift i den vänstra delen av dialogrutan specificerar du vad utskriften ska innehålla i den högra delen. Förhandsgranskning av utskrift Skicka rapport via e-post Vid utskrift av bokslutstransaktioner kan du göra urval på interna eller externa bokföringsunderlag. När du gjort ditt urval kan du också välja vilka transaktioner som ska skrivas ut. När du väljer utskriftsvalet E-post öppnas ett nytt meddelande i ditt e-postprogram där rapporten finns infogad som en PDF. 9
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se