Ramavtalsupphandling 2011/2012 Stockholms läns kommuner Geodatasamverkan på hög nivå! Peter Lundin Maria Roslund
Innehåll 1. Bakgrund 2. Planering 3. Genomförande 4. 5. Erfarenheter
Bakgrund Samverkan i Stockholms län kring flygfotografering Resurser Tid Kostnader Hur görs det effektivare?
Idé Ramavtal kring flygfotografering, laserskanning och fotogrammetrisk kartering :s geodataråd (Kommunförbundet Stockholms län)
Planering Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
Projektbeskrivning Mål Att få fram ett ramavtal på två år och 1+1 optionsår med max 3 st. leverantörer Effekter Samordning av upphandling inom området spar tid och pengar, både från beställar- och leverantörshåll. Inga nya upphandlingar behövs under 2 (1+1) år Konkurrenskraftiga priser vid större beställningsvolymer
Planering Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
Projektplan Innehåller bland annat. Organisation Styrgruppen för Stockholms läns geodataråd har varit projektägare Projektledare (projektansvariga, tagit fram förfrågningsunderlag, beställningsmallar mm) Upphandlingsresurs (juridisk kompetens) Administrativ projektsamordnare (projektsekreterare) Extern resurs (kvalitetsgranskare)
Projektplan och. Tidsuppskattning Projektledare: 500 h Upphandlare, extern/intern: 200-300 h Administrativ projektsamordnare: 100 h Totalt: 800-900 h Finansiering Finansiering görs genom att ta ut en extra kostnad per kommun baserat på kommuninvånarantalet
Genomförande Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
Förfrågningsunderlag Innehåller: Administrativa föreskrifter (AF) Kravspecifikationer Underlag för referenstagning Sammanställning, intresse ramavtalsprodukter Prismall Svarsmall Avtal
Kravspecifikationer Flygfotografering Laserskanning Fotogrammetrisk kartering Orektifierade flygbilder 8 cm 16 cm Ortofoto 8 cm 16 cm 4 pkt/m² 12 pkt/m² Enligt objektspecifikation 20 pkt/m²
Genomförande Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
Utvärdering Inkomna anbud: 4 stycken Utvärderingsprinciper Utvärderingskriterier Viktfaktorer Referensbedömning 25% Pris 75%
Genomförande Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
Planering Genomförande Maj 2011 Juni Juni (mitten) Aug 14 okt Nov (mitten) Dec (mitten) Jan (början) Mars 2012 vårkonferens styrgruppsbeslut Publiceringsperiod Utvärderingsperiod Överprövningsperiod Förberedelser beställning (100 h) godkänd Projektbeskrivning Projektplan Förfrågningsunderlag ( 500 h) Inkomna anbud Tilldelningsbeslut Avtal tecknas Kommunspecifika bilagor och beställningsblanketter
sdokument flygfotografering vår 2012 Kommunsammanställning sblankett Kommunspecifika bilagor Områdesavgränsningar Instruktioner
Vårens beställning 2012 Omfattning Flygfotografering 8 cm 330 000 ha (17 kommuner) Laserskanning 4 pkt/m² 170 000 ha (8 kommuner) 12 pkt/m² 74 000 ha (8 kommuner) 20 pkt/m² 6 000 ha (1 kommun) Totalt beställningssumma: cirka 7 miljoner kr Kommunerna samordnar beställningar så långt som möjligt, exempelvis via en samordningsträff inför våroch höstflygningar
Kommande beställningar Hösten 2012 Fotogrammetrisk kartering 8 kommuner Våren 2013 Flygfotografering Laserskanning
Synpunkter från kommunerna Kommunerna tycker att upphandlingen har underlättat deras arbete med införskaffande av flygbilder och laserdata Vissa kommuner har uttryckt önskemål om att det skulle ha funnits mer valfrihet med avseende på större antal kombinationsmöjligheter, scenarion och optioner Vissa kommuner har uttryckt att de inte skulle ha införskaffat flygbilder och laserdata om inte ramavtalsupphandlingen genomförts Kommunerna ser möjligheter att genomföra tätare inköp av data med de attraktiva priser som ramavtalsupphandlingen har gett Kommunerna vill gärna fortsätta med denna typ av samverkan framöver
Summering Vi genomförde en ramavtalsupphandling med 26 kommuner inom tre delområden, (dvs 6 stycken samtidiga upphandlingar), vilket ingen tidigare har genomfört Projekt- och effektmålen uppfyllda Avtal på 2 år tecknat med en leverantör med möjlighet till 1+1 optionsår Vi fick fördelaktiga priser Samtliga kommuner är anslutna till ramavtalet mot vald leverantör En bra projektgrupp är en förutsättning för ett lyckat projekt, (rätt kompetens=lyckad upphandling) Kravspecifikationernas struktur och innehåll var svår att komma fram till Dokumentationsstrukturen var svår att fastslå Dialog och kommunikation med leverantör är en framgångsfaktor vid nyttjande av avtalen framöver
Avslut och frågor Peter Lundin Maria Roslund