ANALYS - LÖNSAMHETSBEDÖMNINGAR Energieffektivisering i byggnader Utarbetad av Margot Bratt och Agneta Persson, WSP Sverige AB Stockholm, Januari, 2010
Beställargruppen lokaler, BELOK, är ett samarbete mellan Energimyndigheten och Sveriges största fastighetsägare med inriktning på kommersiella lokaler. BELOK initierades 2001 av Energimyndigheten och gruppen driver idag olika utvecklingsprojekt med inriktning på energieffektivitet och miljöfrågor. Gruppens målsättning är att energieffektiva system och produkter tidigare kommer ut på marknaden. Utvecklingsprojekten syftar till att effektivisera energianvändningen samtidigt som funktion och komfort förbättras. Gruppens medlemsföretag är: Akademiska Hus Castellum/Brostaden Diligentia Fabege Fortifikationsverket Jernhusen Locum Lokalförsörjningsförvaltningen - LFF LFV Midroc Skolfastigheter i Stockholm - SISAB Specialfastigheter Statens Fastighetsverk Vasakronan Västfastigheter Till gruppen är knutna även: Statens Energimyndighet Boverket Byggherrarna CIT Energy Management 2(17)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning 4 Uppdrag 4 Metoder för bedömning av lönsamhet 5 Intervjuer med två företag inom Belok 9 3(17)
Inledning Lokalfastigheter använder årligen drygt 20 TWh värmeenergi och drygt 20 TWh el energi. Det finns bland annat ett uttalat mål satt av EU och svenska regeringen att energianvändningen i byggnadsbeståndet skall i stort halveras till 2050. Under de närmaste 10 åren kommer det att krävas stora insatser i de fastigheter som är byggda dels under 1960-och 1970-talen men även i det stora antal lokaler som byggts tidigare och som inte heller renoverats. Underhållsbehovet är omfattande och hur dessa renoveringar genomförs kommer att ha en stor inverkan på den framtida energianvändningen i bebyggelsesektorn. Kostnader för drift- och underhåll är betydande för fastighetsägare då de står för ca 90 procent av byggnadens totala kostnad under dess livslängd. De renoveringar som genomförts hittills i bebyggelsesektorn visar att i de flesta fall så är energibesparing inte ett fokusområde. Detta bekräftas också i Energieffektiviseringsutredningens rapport (2008), 1 där det anges att endast 15 % av lönsamma energieffektiviseringsprojekt genomförs idag. Bakgrund Vid bedömning av lönsamheten av energieffektiviserande åtgärder i befintliga byggnader används idag ett antal olika metoder för att visa det ekonomiska utfallet. Metoderna baseras på allt från enkla modeller utan hänsyn till livslängder och kalkylräntor, såsom rak payback, till mer omfattande metoder som internräntebetraktelser, där man i grunden studerar förräntning på investerat kapital. Inom BELOK har en modell utvecklats som baseras på internränta, vilken analyserar möjligheterna att investera i paket av effektiviserande åtgärder snarare än i enskilda åtgärder. Med hänsyn till att ett flertal olika metoder används för att studera ekonomiskt utfall för effektiviserande åtgärder och att olika aktörer lätt talar förbi varandra, är det intressant att identifiera skillnader och se vilka vägar man kan ta för att få en samsyn till stånd. En annan viktig aspekt är att oavsett vilka metoder man använder finns en inbyggd svårighet när bedömningar skall göras av vilka delar av en investering som är att hänföra till själva energieffektiviseringsåtgärden och vilka delar som är att hänföra till normalt underhåll. Uppdrag WSP har fått i uppdrag av BELOK att genomföra en förstudie som koncentreras mot att ringa in och analysera ovan nämnda problemställningar samt att belysa om det finns behov av att fortsatt arbete inom området görs och i så fall vad det bör omfatta. En initierad diskussion skall eftersträvas, där fokus läggs på skiljaktigheter och vilka typer av missförstånd i kommunikationen som kan identifieras mellan användare vid val av olika modeller. En del av diskussionen skall innefatta ovan nämnda problem med att dela upp investering mellan energiåtgärder och underhållsåtgärder. Inledningsvis görs en översiktlig litteraturstudie inom området. Därefter intervjuas två fastighetsförvaltare, en som tillämpar BELOKs modell för lönsamhetsberäkningar och en som inte tillämpar den för att få reda på deras syn i dessa frågor. 1 SOU 2008:110, Vägen till ett energieffektivare Sverige 4(17)
Metoder för bedömning av lönsamhet Vid bedömning av lönsamheten av energieffektiviserande åtgärder i befintliga byggnader används idag ett antal olika metoder för att visa det ekonomiska utfallet. Metoderna baseras på allt från enkla modeller utan hänsyn till livslängder och kalkylräntor, såsom rak payback, till mer omfattande metoder som tar hänsyn till framtida kostnader för drift, underhåll och livslängder. I tabell 1 nedan presenteras de vanligaste metoderna för beräkning av lönsamhet vid renoverings - och ombyggnadsentreprenader. Tabell 1, metoder för att beräkna lönsamhet/lcc Metod Beslutsregel Rangordning 1. Nuvärde Investeringsalternativets alla förväntade in- och utbetalningar omräknas (diskonteras) till en och samma tidpunkt (tidpunkten för grundinvesteringen) Omräkning sker till den valda kalkylräntan. Lönsam om nuvärdet är positivt, dvs om nuvärdet av inbetalningsöverskotten överstiger grundinvesteringen. Differansen kallas kapitalvärde. 2. Annuitet Metoden går ut på att investeringsalternativets samtliga betalningar omräknas till årligen lika stora belopp, sk annuiteter, dvs beslutsreglerna är helt analoga med nuvärdesmetodens.metoden är vanlig vid årskostnadsberäkningar där kostnaderna önskas uttryckta i kr/år. Lönsam om annuiteten är positiv Om flera lönsamma investeringsalternativ föreligger rangordnas de efter storleken på nuvärdena. Ju högre nuvärde desto bättre. Ju högre annuitet desto bättre 3. Internränta Metoden går ut på att bestämma den räntefot vid vilken investeringens nuvärde är lika med noll. Om flera lönsamma alternativ föreligger rangordnas de efter storleken Denna räntefot kallas för investeringens internränta på internräntorna. Ju högre internränta och ger uttryck för den årliga avkastning eller desto bättre föräntning som investeringsalternativet i fråga ger på det satsade kapitalet. Lönsam om internräntan är högre än kravet på kalkylräntan 4. Pay-back Metoden går ut på att beräkna hur lång tid det tar för investeringen att återbetalas. I metodens enklaste variant tas ingen hänsyn till ränta. Lönsam om återbetalningstiden är kortare än på förhand bestämd återbetalningstid. Ju kortare återbetalningstid desto bättre Fördelen med att använda metoderna ett till tre i tabellen är att de ger information om framtida kostnader för drift och underhåll, samt hur lång återbetalningstiden är för investeringen. Givet den procentsats som sätts för bl a ränta och framtida energiprishöjningar. LCC-kalkyler bygger på samma grundläggande metodik men betonar vikten av att ha ett tidsperspektiv som är koppat till investeringens nyttjandeperiod. Detta är en skillnad som är viktig att lyfta fram då användning av metod ett till tre inte per automatik leder till att energieffektiviseringsåtgärder bedöms utifrån investeringars nyttjandeperiod. I vissa fall ingår också tariffanalys i dessa beräkningskalkyler. Generellt kan tariffkostnaderna minskas betydligt när ett större energieffektiviseringsprojekt genomförts. Analys gjorts för optimala val av eltariffer -och elsäkrings-storlekar, rätt 5(17)
fjärrvärmeeffekt är insatt i aktuell tariff och att flödes- eller delta-t-värden är beaktade i fjärrvärmetariffer. Det finns flera nackdelar från ett energieffektiviseringsperspektiv med att använda metod fyra, dvs pay-backmetoden. Dels finns inte något explicit räntekrav vilket kan leda till att värdet av investeringen överskattas, dels tas inte hänsyn till vad som händer efter pay-backtiden. Faktorer som påverkar val av metod för beräkning av lönsamhet Osäkerhet i beräkningsunderlag Det finns många skäl till varför LCC-metod inte fått någon genomslagskraft vid val av metod för lönsamhetsberäkning. En bidragande orsak kan vara rädsla för att sätta siffror på saker som är ganska osäkra, tex framtida räntenivåer och energipriser 2. Investeringar innebär alltid avvägningar mellan att ta kostnader initialt eller att skjuta dem på framtiden. Svårigheten att bedöma framtidens ränte- och energiprisnivåer upplevs som ett riskmoment och kalkyler förväntas vara exakta. Därför är det viktigt att se kalkylerandet som ett redskap att testa alternativ och olika antaganden och inte något som ska ge ett exakt svar. Ledningens engagemang, brist på tid och kommunikation Om ledningen inte har förtroende för det beslutsunderlag som tas fram kan det vara svårt för personer som arbetar med drift- och miljöarbete att få igenom investeringsbeslut för energieffektiviseringsåtgärder. Ledningen ser nästa års ekonomiska resultat som viktigare än ett långsiktigt resultat som är förknippat med osäkra kostnadsminskningar. Kortsiktigt är det därför mer prioriterat att öka intäkterna via små hyreshöjningar än att vidta investeringar i energieffektiva åtgärder. Driftpersonal, projektpersonal och ekonomer pratar inte heller alltid samma språk. Ekonomer pratar i termer av redovisning, tekniker pratar tekniska installationer och behov av att minska användningen av kwh/m 2 och år, och projektpersonalen är måna om att hålla sig till en given investeringsbudget. Därutöver är tiden knapp och utrymme ges sällan för att sätta sig ner tillsammans och prata ihop sig om hur företagets arbetsmetoder kan utvecklas. En annan aspekt som har direkt inverkan på hur ledning och övriga i organisationen ser på investeringars lönsamhet är hur energiprestanda för enskilda utrustningar eller hela byggnader följs upp. Uppföljning sker idag sällan eller aldrig, vilket betyder att företagen i stor utsträckning inte har kunskap om hur mycket energi och kostnader som sparats och hur resultat från energieffektiviseringsprojekt fallit ut i verkligheten. Detta leder i sin tur till att det blir svårt att kommunicera resultat från energieffektiviseringsarbete både inom -och utanför organisationen. 2 Räkna för l Räkna för livet 2, U.F.O.S 8 U.F.O.S 6(17)
Okunskap om Lagen om offentlig upphandling, LOU Det finns en myt om att LCC-metoden strider mot LOU 3, vilket inte stämmer. Det finns inga restriktioner inom LOU för att använda lönsamhetsberäkningar/lcc i samband med anbudsutvärdering. En LCC-beräkning klargör den verkliga kostnaden som företaget/organisationen kommer att behöva betala under användningstiden, vilket används som ett utvärderingskriterium av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet. Viktigt är dock att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver de parametrar som ska ingå i beräkningen samt den dokumentation och de mätmetoder som ska tillämpas för uppföljning, så att det tydligt framgår vilken information anbudsgivaren ska tillhandahålla och därmed visar jämförbara siffror. Vid större renoveringsprojekt kan det vara en fördel att upphandla enligt LOU, även för privata fastighetsägare som inte omfattas av lagen. Det ger struktur för upphandlingen och fler entreprenörer får enkelt information och möjlighet att lämna anbud. Avgränsning mellan underhåll, investering och energieffektiviseringsåtgärder En annan faktor som har betydelse för hur väl ett företag lyckas med sitt energieffektiviseringsarbete är hur avgränsning görs mellan underhåll, investering och energieffektiviseringsåtgärder. Ofta är redovisningsperspektivet och nyttjandeperioden för åtgärden grundläggande när man definierar underhåll och investering. Underhåll är det som kostnadsförs direkt och investering är det som aktivieras och leder till att det bokförda värdet ökar. Därefter skrivs investeringen av och denna avskrivning redovisas som kostnad 4. Nyttjandeperioden avser att olika åtgärder för energihushållning kan ha kortare eller längre livslängd, beroende på vad det är för åtgärd. Livslängden anger hur många år åtgärden fungerar rent tekniskt. I praktiken är den verkliga brukstiden normalt kortare än livslängden, genom att det kommer fram ny teknik, det kommer förändringar vid byten av hyresgäster mm. Om inköp av tekniska produkter och system betraktas som underhåll i stället för investering ska hela kostnaden tas innevarande år. Då blir det svårare att tänka långsiktigt och välja en dyrare lösning med lägre driftkostnader. Definitionerna i tabell 2 nedan visar på att gränsdragningen mellan begreppen är ganska bred och inte alltid glasklar. Ska tex utbyte av en eller fler komponenter i ett ventilationssystem klassificeras som investering eller underhåll? Åtgärderna kan anses vara både underhåll (att återställa ursprunglig funktion) och investering (att ventilationsanläggningen får högre standard i något avseende, exempelvis effektivare luftfilter som bidrar till lägre energianvändning). Vissa företag har helt slopat begreppet drift och räknar alla åtgärder som innebär att man gör något med objektet som underhåll. Om företaget har en struktur och enhetligt synsätt för vilka definitioner som ska tillämpas och en konsekvent redovisning mellan olika enheter underlättas arbetet 5. 3 U.F.O.S 4 Underhållsstrategier, Nya synsätt och metoder för underhåll av offentliga byggnader, Lind & Hellström, 2006 5 Underhållsstrategier, Nya synsätt och metoder för underhåll av offentliga byggnader, Lind & Hellström, 2006 7(17)
Tabell 2 Definitioner av underhåll, drift och investering Underhåll Drift Investering Definitioner enligt Avtal för fastighetsförvaltning, Aff Allmänna definitioner 6 Bokföringsnämndens allmänna råd, BFNAR 2001:3, ISSN 1404-5761 Nya redovisningsregler Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. Underhållet kan vara planerat eller felavhjälpande (som kan vara akut) Opportunistiskt underhåll, dvs underhållsinsatser som man passar på att göra i samband med andra insatser. 7 Tillståndsbaserat underhåll, görs när objektet nått ett visst tillstånd eller Förutbestämt underhåll, insatser görs med tidsbestämda intervaller. Komponentavskrivning Är komponenten av ringa värde krävs ingen separat redovisning, utan utgiften för ersättningen av komponenten hanteras som en underhållskostnad. Sedan 2005 har börsnoterade fastighetsbolagen på koncernnivå möjlighet att tillämpa Internationell finansiell standard för rapportering, IFRS9. Alla svenska börsnoterade fastighetsbolag har anslutit sig till denna under 2008. Standarden innebär att värdeförändringar redovisas som del av årets resultat tillsammans med rörelseresultatet, istället för att redovisade värden knyter an till anskaffningskostnader. Åtgärder med ett Någon precis definition av investering finns inte i förväntat intervall Aff mindre än ett år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Driften delas sedan in i: Mediaförsörjning, Tillsyn och Skötsel En investering kan vara: Åtgärder som innebär att funktionen hos objektet förbättras jämfört med dess ursprungliga standard eller En investering höjer värdet på fastigheten eller En investering är en åtgärd som innebär att att det läggs ner resurser idag som ger nyttor i framtiden 8 En anläggningstillgång för stadigvarande bruk som har ett bestående värde..ska redovisas som en tillgång i balansräkningen. Syftet är att få möjlighet att betala av under ett antal år. Viktiga delar av vissa tillgångar, såsom pumpar, luftningssystem, styrutrustning i pumpstationer kan behöva ersättas regelbundet. I de fall dessa är av väsentligt värde, bör sådana delar redovisas och avskrivas som separata enheter eftersom de har en annan nyttjandeperiod och därmed annan avskrivningstid än tillgången i övrigt. Den nya komponenten redovisas som en ny tillgång, vilken skrivs av över dess beräknade nyttjandeperiod. (RR 12; BFN U90:13). 6 Underhållsstrategier, Nya synsätt och metoder för underhåll av offentliga byggnader, Lind & Hellström, 2006 7 Underhållsstrategier, Nya synsätt och metoder för underhåll av offentliga byggnader, Lind & Hellström, 2006 8 Underhållsstrategier, Nya synsätt och metoder för underhåll av offentliga byggnader, Lind & Hellström, 2006 9 Kommersiella fastigheter i samhällsbyggandet, Hans Lind, Stellan Lundström 8(17)
Intervjuer med två företag inom Belok I tabell tre, nedan presenteras resultat från två intervjuer med fastighetsföretag som är verksamma i Belok-gruppen. Intervjuerna har genomförts under december 2009. Syftet med intervjuerna är att få deras syn på vad som är styrande för om ett projekt är lönsamt och hur lönsamhetsberäkningar görs för renoveringsprojekt. Hur resultat följs upp, redovisas och hur kunskap förs vidare och förvaltas. Frågor har också ställts hur de hanterar avgränsning mellan underhåll och investeringar. Tabell 3, Intervjusvar Fråga:Finns en policy eller gemensam ambitionsnivå för energieffektivisering vid renovering i företaget? Hög (passivhusnivå) Mellan (BBR-norm) Låg (inga specifika krav på energieffektivitet ställs) Alla tre ambitionsnivåer används om så är fallet, finns anvisningar för när vilken typ av ambitionsnivå ska tillämpas? Fråga:Vilken avgränsning mellan underhåll, drift, investeringar och energieffektiviseringsåtgärder görs vid upphandling av renoveringsentreprenader i ditt företag? Företag ett Äger och förvaltar främst kommersiella fastigheter.kontor (70%), affärscentra (15%) och bostäder (15%). Bostäderna är på gång att säljas. Ansvarsområde för intervjuperson: Miljöansvarig och sitter vid Utvecklingsavdelningen. Stöttar andra avdelningar i energiarbetet och är företagets representant i BELOKgruppen. Företaget deltar i Beloks Totalprojekt Svar: Utifrån de miljö och energikrav vi ställer ska vi ligga 50 % uner BBR vid nybyggnation. Vid renovering ska energianvändningen ligga 50 % lägre än utgångspunkten för renoveringen. En av företagets fastigheter har effektiviserats med 60 80 % jämfört med innan renoveringen. Detta har uppnåtts inom ramen för Belok:s totalprojekt. En fastighet är på gång att renoveras inom Totalprojektet i Gbg. På sikt ska alla fastigheter ligga 50 % under branschgenomsittet för både fastighetsdrift och verksamhetsel. Idag ligger de 27 % under SCB:s statistik. Bygger på både fastighets- och verksamhetsel. Företaget använder LEED, Miljöklassad byggnad samt GreenBuilding för miljöklassning av byggnader. Svar: För underhåll finns en 3-5 års planering. I denna ingår drift, vilket i stort innebär att trimma systemen, samt akuta renoveringar som görs löpande. En investering definieras vid företaget som åtgärder som leder till förbättrad prestanda. Vid större ombyggnationer läggs projektet upp som ett investeringsärende. I budgeten samlas både drift, underhåll och investering som sedan går upp till VD och styrelse för avstämning och beslut. Där skiljs på investeringar och underhåll. Investering föredras för styrelse och VD beroende av vilken nivå den ligger på. Vid om och nybyggnad ligger energieffektivisering som en särskild del 9(17) Företag två Äger och förvaltar främst kommersiella byggnader; affärscentra, kontor och lager utgör 95 % av beståndet och bostäder 5 %. Bostäderna är på gång att säljas. Ansvarsområde för intervjuperson: Driftcontroller med ansvar för statistik, uppföljning och expertstöd vid genomförande av underhåll- och investeringsåtgärder. Är företagets representant i BELOK-gruppen. Svar: Det är myndighetskraven som är styrande i första hand, dvs energikraven i BBR, men det finns en målsättning att uppnå 25 % lägre energianvändning än BBR anger. Vi har anslutit några ombyggnads- och nya fastigheter till GreenBuilding och har som målsättning att få med hela beståndet i GB på sikt. Om kostnaden för investering blir för hög blir det ointressant. Det måste finnas ett mervärde till en hyfsad peng. Svar: Företaget skiljer inte på drift och underhållsåtgärder, utan dessa genomförs inom ett och samma uppdrag och initieras när det finnas koppling till hyresgästanpassning, nya kunder, eller andra förändringar i fastigheten. Underhålls- och renoveringsprojekt inleds alltid med en intern utredning som utgår från en ramhandling som upprättats med utgångspunkt från erfarenheter från tidigare projekt. Detta är ett sätt att ringa in hur driften fungerar och få bort de system som har hög förbrukning. En lista över möjliga energieffektiviseringsåtgärder sätts upp som är kopplat till ekonomi och stärkt inomhusklimat. Den ligger på bevakning och valda åtgärder genomförs i samband
Fråga:Hur används och tolkas de regler som styr inriktning och ekonomi för renoveringsentreprenader, dvs vilka åtgärder kostnadsförs (och avskrivs samma år) och vilka åtgärder aktiveras som investering? i projektet. Svar: Företaget tillämpar sedan ett år en ny standard för redovisning IFRS, vilket innebär att det bokförda värdet är borta och fastigheterna tas upp till sitt marknadsvärde i balansräkningen. Värdeförändringar ses som en del av årets resultat, vid sidan av överskott från rörelsen. Marknadsvärdering sker två ggr per år av extern person. med hyresgästanpassning. Därmed blir de lättare att räkna hem. I första hand handlar det om att behovsanpassa ventilation, värme och kyla för att förstärka och få ett bra inomhusklimat till en lägre energiåtgång och kostnad. Vid renovering av affärscentrum undersöks alltid möjligheten att återvinna spillvärme från kyldiskar eller processkyla. Undermätare för frisörer och biltvättar installeras för deras verksamhetsel. Svar: Beror på vilka åtgärder som genomförs inom projektet. Det är förvaltaren som är ansvarig för den årliga förvaltningsbudgeten. I den finns budgetposter för såväl underhåll som investeringar. Fråga:Hur hanteras redovisning av merkostnader för energieffektiviseringsåtgärder? Svar:Se fråga 7 Svar: Diskussion om hur underhållsåtgärder och investeringar ska redovisas pågår. Fråga:Finns ett enhetligt synsätt och en konsekvent redovisning inom företaget? Fråga: Genomförs lönsamhetsberäkningar vid renoveringsentreprenader som tar hänsyn till energipris- och ränteutveckling, resultatpåverkan över tiden (dvs ekonomiskt resultat utifrån produktens/systemens livslängd, återbetalningstid och avskrivningstid) samt tariffanalys Svar: Riktlinjen för renoveringsprojekt är att de ska gå plus efter 5 år. Vi räknar på 8 % kalkylränta, 2 % energiprisökning (utgår från KPI) OBS Se även fråga 7. En annan parameter som tas hänsyn till är restvärdet på befintliga produkter/system. Oftast ingår fläktar och pumpar, då de är enkla att räkna hem ekonomiskt. I totalprojekten ingår fler åtgärder, såsom solceller och solfångare som har längre avbetalningstid, samt fönster och takisolering som har relativt korta återbetalningstider. Kyla är dyrare än värme, därför viktigt att få ner belastning. Vi följer Belok-kraven för styr- och reglersystem. Spillvärme möjligt att ta vara på tack vare att effekttaxa införts.i en av våra fastigheter tas till exempel hand om spillvärme från datahallar. Effekttopparna viktiga att få bort den kallaste dagen, då de är dyrast. Det mesta handlar om kompetent driftorganisation. Utbildning och engagemang är oerhört viktigt för att få en sådan organisation. Svar: Nej. Det finns på agendan att ta fram ett konkret dokument utifrån en avstämning av hur redovisning görs och hur det kan förbättras framåt. Vi har en rullande uppföljning och månatlig avstämning av projektekonomi. Svar: Ja, en LCC kalkyl beräknas alltid, men alla räknar på lite olika sätt och olika LCC-metoder används i olika projekt. Det finns exempelvis ingen gemensam riktlinje för vilken procentsats som vi räknar på för energiprisökning eller kalkylränta. Procentsatserna varierar mellan 1,5 till 3% för energipriset och de kalkylräntesatser som används ligger mellan 5-6 %. Återbetalningstiden kopplas till hyresavtalets längd i det aktuella projektet. Beslut om renovering tas vid ny förändring som har garanti, vilket stärker renoveringsbeslutet. Ex ny kund, bättre hyresavtal etc. Garantin minskar risken för oss genom säkrade intäkter från kund. Detta är viktigt framförallt i osäkra tider. Avtalen ska vara skrivna på minst 5 år för att renoveringar ska ske. Vi gör tariffberäkningar vid installation av VP samt då energieffektiviseringsåtgärder genomförs. Målsättningen är att tariffoptimera och därmed ha så låga effektkostnader som möjligt. 10(17)
Fråga: Finns en policy eller riktlinjer för hur kunskapsutbyte och intern kommunikation ska ske mellan drift,- projekt-, - ekonomienheter och ledning inom företaget inför beslut om investeringar? Fråga:Vilka är med i beslutsprocessen för investeringar och finns en samsyn mellan dessa? Fråga:Hur sker redovisning/uppföljning av lönsamhet eller bristen på lönsamhet vid genomförande av åtgärder som påverkar energianvändningen långsiktigt? (nyckeltal, ledningssystem). Svar: Vi har en organisation som innebär delat ansvar mellan mellan affärssidan (intäkter från hyresgäst) och Tekniksidan som står för driften. Affärssidan köper drift från Teknik och service som har hand om all drift. Affärssidan beställer mindre ombyggnationer från Teknik och service. Till affärssidan är knutet en projektavdelning och en utvecklingsavdelning. Projektavdelningen driver de större ombyggnadsentreprenaderna men kunskapsöverföring sker mellan driftoch projektområdena. Det finns 8 teknikområden i stockholm som hålls ihop av en regionchef. Det finns fyra regioner som också är viktigt att få kunskapsutbyte mellan. Teammöten med teknikchefer, fastighetschefer sker kontinuerligt. Om andra frågor är relevanta kommer affärsområdeschefen in. Utvecklingsavdelningen stödjer projekt initialt med kvalitets- och energieffektiviseringsfrågor. De deltar i Belok samt har ett nära samarbete med teknik och inköp. Svar:Inte alltid som det finns en samsyn. Det finns en drift- och investeringsbudget att ta hänsyn till. Utmaningen är att genomföra energieffeffektiviseringsprojekt som är ekonomiskt lönsamma. Viktigt att passa på när renoveringar ska genomföras och då fokusera på de investeringar som är mest nödvändiga. Energimålet som är satt av ledningen förpliktigar att genomföra satsningar. De projekt som genomförts anses lönsamma om de är avbetalda efter fem år. Lagkrav måste följas. Om ett bättre driftnetto uppnås kan en del av dessa pengar gå till att genomföra andra åtgärder om avkastningskravet är uppnått. Exempelvis kan pengar avsättas till energieffektiviseringsåtgärder, som då är öronmärkta. Det finns stora möjligheter att få igenom denna typ av investeringar gentemot VD och styrelse. 11(17) Svar: Ja på något sätt. Det finns en uppföljningsrutin som följs utifrån en ramhandling för respektive teknikområde där erfarenheter utbyts. Synpunkterna/erfarenheterna i denna ger stöd för framtida processer. Den ligger till grund för den inledande utredningen. Svar:Den som har ekonomiskt ansvar för fastigheten är ansvarig fastighetsförvaltare. Driftcontroller vet vad som ska göras och ger expertstöd. Driftansvarig för fastigheten är ansvarig för processen. Energicontrollern jobbar övergripande och ansvarar för statistik och ser/upptäcker när något system inte fungerar optimalt och ger då förslag på åtgärder som bör genomföras. Den totala budgeten för verksamhetsåret beslutas på ledningsnivå. Varje projekt läggs upp som ett eget case och genomförs inte om det inte finns någon garanti. Energiåtgärder budgeteras för sig, akut underhåll för sig och övriga investeringar för planerat underhåll för sig. Allt slås ihop till en förvaltningsbudget där drift, underhåll och investeringar ingår. Svar Redovisning sker i Svar:De har ett eget framtaget investeringskalkylerna. Ibland är energiledningssystem som utgår från de kalkylräntan beräknad på 4 % och behov som finns. Systemet är databaserat ibland på 20%. Viktigt att se till och bygger på en styrd rutin som anger helheten. Räknar normalt med 15-20 års kontinuitet för drift- och livslängd för stora investeringsåtgärder underhållsaktiviteter samt vem som typ fläktar, pumpar och kylmaskiner. ansvarar för vad. Om fönster och klimatskal är så dåliga Tekniska mätningar genomförs att de måste bytas är det merkostnaden kontinuerligt för kontroll av innemiljöns för energifönster och isolering när prestanda och energianvändning per m 2 och fasaden renoveras som räknas. år följs upp för varje fastighet.
Fråga:Hur sker kommunikation av resultat från genomförda åtgärder till externt berörda; exempelvis, riktad info eller info via årsredovisning till hyresgäster, företagsledning, banker, försäkringsbolag m fl. Fråga:Vad anser du vara den eller de mest centrala frågorna att jobba vidare med för att få ökad acceptans för energieffektiviseringsarbete och därmed kunna öka takten för genomförande av energieffektiviseringsåtgärder? Uppföljning av nyckeltal sker regelbundet; kwh per m 2 och år för värme, kyla, el, andel förnybar energi. Uppföljning med mer djupgående analyser sker också. Energianvändningen följs upp via ovan nämnda nyckeltal inom arbetet med LEED, Miljöklassad byggnad samt GreenBuilding. Inomhusmiljön följs både genom teknisk uppföljning samt genom nöjd kundindexet en enkät som kommuniceras externt, samt en egen kundenkät som går ut till alla kunder. CFI genomför förstnämnde till ett urval hyresgäster. Företaget arbetar strategiskt och långsiktigt och har varit etta på miljö de senaste 10 år (utom ett). Svar: Resultat och nyckeltal finns presenterade i vår årsredovisning. Vårt arbete med extern kommunikation kan bli bättre. Vår VD anser frågan vara högt prioriterad. Svar: Våra energikostnader i företaget uppgår till 500-600 miljoner SEK per år. Det är 30 % av våra totala kostnader. Vi har bra koll på fasta avgifter, tariffoptimerar etc. Har bra koll på energi- och effektbehov. Har en bra och kompetent teknikavdelning. Översyn av anläggningarna sker. Plånbokseffekten är viktig, och att ha utbildad och kompetent personal som vet hur anläggningarna fungerar. Stämma av drifttider med kunderna. Ta fram en plan för arbetet. Kunddialog. Vad finns det i energieffektivisering för dem? Företaget håller på att fundera på upplägg för närmare samarbete i energifrågan mellan kund och fastighetsägare. Arbete pågår med att införa mätare för att kunna få en rättvis fördelning mellan kund och fastighetsägare. Svar: Tid läggs på att skriva om de renoveringsprojekt som genomförts i årsredovisningen. Där beskrivs också vilka energieffektiviseringsåtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts. Ledningen ger sällan/aldrig feed back på driftarbetet. Information till hyresgäster avseende energieffektiviseringsarbetet sker inte. Det är i första hand förvaltarna som har kontakt med kunderna och de har inte kunskap inom området. Det optimala vore om driftpersonalen fanns med vid kundmöte och kunde ha en dialog om incitamentsavtal eller andra överenskommelser som skulle gynna båda parter. Men det finns sällan tid till detta. Svar: Marknadsföringsåtgärder som syftar till att ge energieffektivisering och driftfrågor ett ansikte och få ledning och kunder att förstå att det är lönsamt att jobba med detta område. En annan akut fråga är att kompetens försvinner när många går i pension. Det är viktigt att fånga upp och inspirera unga människor att jobba med dessa frågor. Ett förslag är att be en börsanalytiker ta fram olika beräkningar för vad som kan åstadkommas via energieffektiviseringsarbete och träget driftarbete som kan användas i marknadsföringen. Detta kan öka fokuseringen på energieffektivisering och ge välförtjänt credit åt de anställdas insatser. 12(17)
Sammanfattning intervjuer Det finns en medvetenhet om vikten av att arbeta strategiskt och strukturerat med energieffektivisering i båda företagen. De har båda energimål, men målsättningen är högre i företag ett. De siktar mot att halvera energianvändningen jämfört med BBR vid nybyggnation och vid renovering är målsättningen att energianvändningen ska vara 50 % lägre än vid utgångspunkten för renoveringen. I företag två styr myndighetskraven i första hand, men det finns en målsättning att uppnå 25 % lägre energianvändning än BBR anger. Båda företagen anger att renovering sker när ny hyresgäst tillträder eller när en befintlig hyresgäst vill anpassa lokalerna efter nya behov. I samband med renoveringen genomförs energieffektiviseringsåtgärder och återbetalningstiden kopplas till hyresavtalets längd i det aktuella projektet, oftast fem år. Projekten stärks av att det finns säkrade intäkter från kund som minskar risken för företagen. Företagen anger att de använder LCC-metod vid lönsamhetsberäkningar, men säger samtidigt att åtgärderna ska vara återbetalda efter fem år. Detta visar på att det finns oklarheter om hur olika beräkningsmetoder fungerar och/eller kommuniceras. De anger också att det inte alltid finns en samsyn mellan ansvariga för drift- och ansvariga för investeringsbudget. I de intervjuade företagen finns inga uttalade rutiner för att följa upp och redovisa drift, underhålls och investeringskostnader. Företag ett tillämpar sedan ett år tillbaka en ny standard för redovisning, vilket innebär att det bokförda värdet är borta och fastigheterna tas upp till sitt marknadsvärde i balansaräkningen. Energieffektiviseringsåtgärder redovisas separat. I företag två pågår en diskussion om hur hur underhållsåtgärder, investeringar och energieffektiviseringsåtgärder ska redovisas. Energianvändning och inomhusmiljö följs upp via nyckeltal inom båda företagen. I företag ett genom arbetet med LEED, Miljöklassad byggnad och GreenBuilding, samt för inomhusmiljö genom teknisk uppföljning och nöjd kundindex. I företag två sker uppföljningen inom ett eget framtaget energiledningssystem; nyckeltal för energianvändning samt för inomhusmiljön (tekniska mätningar) samt genom arbete med GreenBuilding. Företag ett har kommit längre med att upprätta ett systematiskt arbete med rutiner för energieffektivisering och har också krav från ledningen att arbetet ska intensifieras. I företag två finns ambitioner och målsättning som är höga hos intervjupersonen och till viss del i företaget, men brist på tid och andra resurser begränsar utrymmet att nå dessa. VD är mindre intresserad av energieffektivisering i detta företag och tar sig inte ens tid att läsa och ge feed back på de resultat som uppnåtts under året och som beskrivs i företagets årsrapport. Företagens förslag på insatser för att stärka energieffektiviseringsarbetet Företag ett Intervjupersonen ser det som prioriterat att satsa på det interna arbetet: Ha en plan för energiarbetet Ha bra koll på de totala kostnaderna för energi, fasta avgifter och tariffer. 13(17)
Ha en bra och kompetent personal som vet hur anläggningarna fungerar och som stämmer av drifttiderna med kunderna Plånbokseffekten är viktig. Kunddialog - vad finns det i energieffektivisering för dem? Titta närmare på upplägg för samarbete i energifrågan mellan kund och fastighetsägare. Införa mätare för att kunna få en rättvis fördelning mellan kund och fastighetsägare. Företag två Intervjupersonen ser ett stort behov av att genomföra marknadsföringsåtgärder som syftar till att ge energieffektivisering och driftfrågor ett ansikte och få ledning och kunder att förstå att det är lönsamt att jobba med detta område. En annan akut fråga är att kompetens försvinner när många går i pension. Det är viktigt att fånga upp och inspirera unga människor att jobba inom energiområdet. Ett förslag är att be en börsanalytiker ta fram olika beräkningar för vad som kan åstadkommas via energieffektiviseringsarbete och träget driftarbete som kan användas i marknadsföringen. Detta kan öka fokuseringen på energieffektivisering och ge välförtjänt credit åt de anställdas insatser. Sammanfattning och slutsatser I uppdraget ingick att jämföra olika beräkningsmetoder för att bedöma lönsamhet vid investering av energieffektiviseringsåtgärder, samt identifiera om det finns brister i kommunikation som påverkar val av beräkningsmetod som gynnar genomförande av energieffektiviseringsåtgärder. En översiktlig litteraturstudie har genomförts och två företag har intervjuats för att få deras syn på detta. Följande fyra metoder har jämförts: Nuvärdemetod, Annuitetsmetod, Internräntemetod och Pay-backmetod. De tre första ger alla information om framtida kostnader för drift och underhåll, samt hur lång återbetalningstiden är för investeringen, givet den procentsats som sätts för bl a kalkylränta och framtida energiprishöjningar. LCCkalkyler bygger på samma grundläggande metodik men betonar vikten av att ha ett tidsperspektiv som är koppat till investeringens nyttjandeperiod. Detta är en skillnad som är viktig att lyfta fram då användning av metod ett till tre inte per automatik leder till att energieffektiviseringsåtgärder bedöms utifrån investeringars nyttjandeperiod, men de som använder metoderna anser att de använder en LCC-metod. Detta antagande förstärks av att de intervjuade företagen just anger att de använder LCC-metod vid lönsamhetsberäkningar, men samtidigt säger att åtgärderna ska vara återbetalda efter fem år. Det ger indikation om att visar det finns oklarheter om hur olika beräkningsmetoder fungerar och/eller kommuniceras. Fler faktorer som påverkar vilken metod som används för beräkning av lönsamhet och därmed påverkar takten på energieffektiviseringsarbetet är bl a rädsla för att sätta siffror på saker som är ganska osäkra, såsom framtida räntenivåer och energipriser 10. Om ledningen inte har förtroende för dessa parametrar i det beslutsunderlag som tas fram kan det vara svårt för personer som arbetar med drift- och miljöarbete att få igenom investeringsbeslut för energieffektiviseringsåtgärder. Från ledningens sida är det 10 Räkna för l Räkna för livet 2, U.F.O.S 8 U.F.O.S 14(17)
tryggare och därmed prioriterat att genomföra de åtgärder som direkt finansieras via intäkter från hyresgäster vid ombyggnationer för anpassning till ny verksamhet eller då nya hyresgäster flyttar in. Det är inte ovanligt att driftpersonal, projektpersonal, ekonomer och ledning pratar om varandra och utrymme ges sällan för att de ska kunna sätta sig ner tillsammans och prata ihop sig om hur företagets arbetsmetoder kan/ska utvecklas. En annan aspekt som har direkt inverkan på hur ledning och övriga i organisationen ser på investeringars lönsamhet är hur energiprestanda följs upp. Uppföljning sker idag sällan eller aldrig, vilket betyder att företagen i stor utsträckning inte har kunskap om hur mycket energi som används i företaget och vad den kostar. De vet inte heller hur mycket som sparats och hur resultat från energieffektiviseringsprojekt fallit ut i verkligheten. Detta leder i sin tur till att det blir svårt att kommunicera resultat från energi- och energieffektiviseringsarbete både inom -och utanför organisationen. Det finns en myt om att LCC-metoden strider mot LOU 11, vilket inte stämmer.viktigt är dock att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver de parametrar som ska ingå i beräkningen samt den dokumentation och de mätmetoder som ska tillämpas för uppföljning, så att det tydligt framgår vilken information anbudsgivaren ska tillhandahålla och därmed visar jämförbara siffror. En annan faktor som har betydelse för hur väl ett företag lyckas med sitt energieffektiviseringsarbete är hur avgränsning görs mellan underhåll, investering och energieffektiviseringsåtgärder. Gränsdragningen mellan begreppen är bred och inte alttid glasklar. Ska tex utbyte av en eller fler komponenter i ett ventilationssystem klassificeras som investering eller underhåll? Åtgärderna kan anses vara både underhåll (att återställa ursprunglig funktion) och investering (att ventilationsanläggningen får högre standard i något avseende, exempelvis effektivare luftfilter som bidrar till lägre energianvändning). Vilka vägar kan man då ta för att få en samsyn till stånd och att underlätta arbetet med energieffektivisering? Det tar tid att ändra vanor och synsätt. Omställningen är lättare om ledningen är med och fler inom företaget använder/har samma syn- och arbetssätt. Kommunikationen från konsulter till beställare måste utvecklas avseende rätt nivå och rätt språk och ekonomiska värden måste kommuniceras bättre. Konsultbranschen överlag är rätt dåliga på att sälja in lönsamhets/lcc-beräkningar hos beställarna och dess ledningar. Det gäller därför att beställare kräver av konsulter som anlitas att de ska tillämpa sådana. Det är också viktigt att teknikerna i fastighetsföretagen bättre än nu kan kommunicera ekonomi och vinsterna inom företaget på ett sätt som är begripligt. Gentemot ledningen är det viktigt att kunna visa på ett ökat driftnetto, dvs att vinst på sista raden kan uppnås. Ett första viktigt steg är att så långt som möjligt eliminera de osäkerhetsfaktorer som många i ledningsposition ser som hinder. Ett gott exempel är de Energy Performance Contracting (EPC) projekt 12 som genomförts under senaste åren, där de flesta projekt 11 U.F.O.S 12 Källa: www.epec.se 15(17)
har en återbetalningstid på nio till tio år. Beställaren vågar genomföra åtgärderna eftersom han/hon känner sig trygg med att besparingarna verkligen kommer att utfalla och att det ger positivt resultat i balansräkningen redan år ett. Det finns inga eller små risker eftersom entreprenören har gett garantier på att beräknad och utlovad energibesparing ska uppnås. EPC-entreprenören måste redovisa korrekta och övertygande underlag som visar beställaren att besparingarna verkligen kommer att utfalla. Under EPC-projektens gång framkommer ofta önskemål från beställaren att priser även ska tas fram för olika åtgärder som har längre än 9-10 års återbetalningstid. Framgångsfaktorerna för dessa projekt är framförallt mjuka parametrar; de skapar ordning och reda och genererar tydliga beslutsunderlag som är trovärdiga i ledningens ögon. Lärprocessen om såväl tekniska system som uppföljning, - ekonomi - och hur resultat kommuniceras tar fart. Förslag till fortsatt arbete Konsultstöd Ge support till medlemsföretag som har behov av konsultstöd inför genomförande av större energieffektiviseringsprojekt eller för att ta fram en strategi för långsiktigt hållbart energieffektiviseringsarbete. Stödet kan bestå av hjälp med att genomföra en förstudie som sedan ingår som underlag i upphandlingsunderlaget. Syftet med denna är att bedöma vilket investeringsbehov som finns, beräkna energieffektiviserings-potentialer för olika alternativa lösningar, samt beskriva alternativens för- och nackdelar och beräkna dess miljöeffekter. Förstudien utformas med en sammanfattande del som är anpassad för att presenteras på lednings- och styrelsenivå. Vägledning för upphandling av driftentreprenader Inom Aff-kommittén pågår för närvarande ett arbete med att ta fram en vägledning för upprättande av förfrågningsunderlag som omfattar åtgärder som både avser tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll d v s traditionell Aff, men också enklare åtgärder inom energieffektiviseringsområdet. I denna har en ekonomisk avgränsning gjorts för vad som betraktas som drift, planerat underhåll och investeringar. I underlaget har underhåll och investeringar exkluderats. Syftet med projektet är att förenkla och förbättra upphandlingsprocessen, skapa ett helhetsansvar för leverantören samt underlätta förhållningssättet mellan beställare och leverantör i denna typ av entreprenader. Projektet är planerat att vara klart under våren 2010. Marknadsföringsinsatser Bilaga i DN om BELOK-företagens arbete det är många bra projekt som har genomförts. Lyft fram VD:ar och styrelser som är positiva, företags ekonomichef, duktiga projektledare och driftfolk samt andra nyckelpersoner. Koppla till klimatfrågan och övriga positiva effekter som kan uppnås. Bilaga eller artikel i Dagens Industri Artiklar om Beloks arbete i diverse fackskrifter 16(17)
Exklusiv mingelträff för VD:ar och styrelser - kort arrangemang med intressant föredrag av känd person som pedagogiskt, rappt och humoristiskt kan förklara varför de har ökat antal nollor på sista raden i resultatet, paketering viktig. Börsanalytiker ett bra inslag. Aktiviteter som vänder sig mot studerande inom teknik, ekonomi, organisation och kommunikation Utveckling av tjänster Utveckla tjänster där det finns ett kundbehov som kan tillfredsställas och där företaget uppfattas leverera mervärden - Kunddialog för ett gemensamt samarbete som genererar lönsamma lösningar för båda parter och ger företaget ökad Good will etc 17(17)