Handbok för livscykelkostnad (LCC)

Transkript

1 Detta är en artikel i en serie som heter Energiverktygslådan och består av en förkortad populärversion av skriften Räkna för livet handbok för livscykelkostnad (LCC). Räkna för livet Handbok för livscykelkostnad (LCC) Offentlig sektor har ett särskilt ansvar att tänka långsiktigt när det gäller deras fastigheter och lokaler eftersom byggnaderna och verksamheten kommer att finnas en lång tid framöver. Därför borde det vara självklart att både investeringskostnaderna och den framtida driftkostnaden bedöms när man tar beslut om nya investeringar. Ett sätt att göra detta är att använda LCC-kalkyler, det vill säga kalkyler som räknar på kostnader för en produkt under hela dess livscykel. Energi- och investeringskostnaderna är stora utgiftsposter. Genom att se till hela livslängden gynnas produktval som har låg kostnad under en längre period. Det inkluderar inköp, eventuella bränslen, det rörliga energipriset och underhåll. Låg energianvändning minskar också miljöpåverkan och leder till minskat beroende av höjda energipriser. För att lyckas med att tillämpa LCC i en organisation är det viktigt, kanske avgörande, att ledningen i organisationen är övertygad om fördelarna med att tänka långsiktigt vid investeringsbeslut. Flera offentliga fastighetsorganisationer tillämpar redan idag LCC och har därmed lagt en grund för framtida låga driftkostnader i sina organisationer. I skriften Räkna för livet handbok för livscykelkostnad (LCC) intervjuas fyra företrädare för offentliga fastighetsorganisationer, vilka framgångsrikt arbetar med LCC. I skriften presenteras också LCC som koncept och verktyg och vad som krävs för att lyckas med LCC. Vad är LCC? LCC står för Life Cycle Cost och betyder just livscykelkostnad, det vill säga kostnaden för en produkt eller anläggning under hela dess livslängd. Det är en metod för att jämföra olika alternativ så att man sedan kan välja det alternativ som har lägst totala kostnader över hela livslängden. De ekonomiska aspekterna av olika alternativ inte det enda som bör vägas in när man gör ett val, estetik och funktion är andra parametrar som kan avgöra vilket alternativ som väljs. I en LCC-kalkyl brukar man ta med de stora kostnaderna under livslängden. För produkter som kräver energi är det oftast energikostnaderna och investeringen som är de stora utgiftsposterna. 1

2 Exempel på livstidskostnad Investering Underhåll Energi För ett pumpsystem kan hela 80 procent av den totala kostnaden under livstiden bestå av energikostnader. Det är viktigt att ta hänsyn till detta vid upphandling och inte fokusera enbart på investeringskostnaden. I en LCC lägger man ihop de framtida kostnaderna för en investering. Eftersom kostnaderna uppstår olika år kan de inte summeras rakt av utan måste räknas om. Detta görs genom en så kallad nuvärdesberäkning. LCC brukar definieras som: LCC = Grundinvestering + LCCenergi + LCCunderhåll + LCCövrigt restvärde Grundinvestering Grundinvestering är en post som omfattar alla kostnader som uppkommer i investeringsskedet, exempelvis materialinköp, installationskostnader eller liknande kostnader som är förknippade med en åtgärds genomförande. LCCenergi Hela den energikostnad som en åtgärd medför kallas LCCenergi. Energikostnaden beräknas genom nuvärdesberäkning. All köpt energi och media under brukstiden ska inkluderas, det vill säga el, värme, gas, kyla och så vidare. LCCunderhåll Med LCCunderhåll menas alla underhållskostnader som en åtgärd medför under brukstiden. Även denna kostnad är nuvärdesberäknad. LCCövrigt Här kan man lägga till andra kostnader som är relevanta för olika investeringssituationer, till exempel miljökostnad. Även denna är nuvärdesberäknad. Restvärde Den totala livscykelkostnaden reduceras med det restvärde som installationen bedöms ha efter den studerade kalkyltiden. Restvärdet kan dock vara noll eller till och med negativt. 2

3 Varför ska man använda LCC vid nyproduktion och ombyggnation? Det finns flera starka skäl för att tänka långsiktigt och använda LCC, framförallt följande: De totala kostnaderna för projektet/anläggningarna blir så låga som möjligt genom lägre energikostnader, lägre underhållskostnader och lägre städkostnader. Lägre totala kostnader betyder i de flesta fall lägre energiförbrukning, vilket i sin tur ger mindre miljöpåverkan. Lägre energiförbrukning minskar beroendet av energi. Lägre energiförbrukning är också en försäkring mot framtida höga energipriser. En ombyggnad ger också ett tillfälle att förbättra inomhusmiljön. Lägre drift- och energikostnader ger utrymme för detta. Offentlig sektor har ett speciellt ansvar som långsiktiga fastighetsförvaltare. Att ta fram tillräckliga underlag och göra långsiktiga ekonomiska kalkyler är viktigt i samband med investeringsbeslut. LCC kan då med fördel användas. Att LCC och långsiktigt tänkande är rätt väg visar också de nya regler som till exempel Stockholms stad använder för beslut i sina projekt. Där krävs en nuvärdesberäkning (LCC) av alla större projekt och stadens revisorer menar att samma princip bör gälla alla beslut. Allt för att ge staden bättre ekonomi. Vad krävs för att arbetet med LCC ska fungera bra? För att lyckas med att tillämpa LCC är det viktigt att ledningen i organisationen är övertygad om fördelarna med att tänka långsiktigt vid investeringsbeslut. Innan ledningen beslutar att använda LCC-kalkyler bör de fundera igenom om kalkylen ska ha fokus på lägsta investeringskostnad, lägsta livscykelkostnad, bästa teknik, uppsatta energimål eller om den ska prioritera energislag och dess utsläpp av koldioxid. Det finns många metoder och guider för hur LCC ska beräknas. Utmaningen är att se till att metoderna används i vardagen och att de arbetas in i de dagliga rutinerna på ett smidigt sätt. För att LCC inte bara ska bli ett engångsprojekt måste en gemensam syn och långsiktighet genomsyra hela organisationen. Finns inte denna samsyn prioriteras inte LCC. En eldsjäl kan göra stor skillnad och behövs ofta för att starta processen, men det krävs ett ledningsbeslut och en övertygad organisation för att LCC ska användas långsiktigt. Följande fyra beståndsdelar är viktiga för att få arbetet med LCC att fungera bra. Ledningen måste vara övertygad och se fördelarna med LCC. Ledningen måste visa att LCC är prioriterat genom att avsätta resurser och tid till personal som ska arbeta med frågorna. Att använda en enkel metod, som många använder. Det har fler fördelar än att använda en avancerad metod som tar hänsyn till alla aspekter, men tar för mycket tid i anspråk. Visa fördelarna med att använda LCC, till exempel genom att redovisa de årliga besparingar som gjorts tack vare att LCC tillämpats. Finns det några riktlinjer och mål för hur LCC? Det finns inga på förhand fastställda riktlinjer eller mål, utan det är upp till varje organisation eller företag att sätta upp övergripande riktlinjer och mer specificerade mål för hur LCC ska fungera i praktiken. Nedan ges exempel på hur sådana skulle kunna formuleras. Övergripande riktlinjer Inom organisationen bör det finnas övergripande riktlinjer som behandlar LCC. Dessa kan till exempel föras in i miljöpolicyn, investeringspolicyn, verksamhetsstrategin, fastighetsstrategin eller i koncerndirektiven. Formuleringarna bör vara generella för att inrymma alla verksamheter och beslut. 3

4 Exempel på övergripande riktlinjer: Upphandling ska ske utifrån ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader under produktens livslängd värderas i samband med inköp. Upphandling ska ske i enlighet med organisationens övergripande miljöpolicy och enligt fastighets- och inköpskontorets riktlinjer för upphandling. Riktlinjerna för upphandling ska ständigt förbättras beträffande effektivitet, kostnader och miljö/energiaspekter. Miljöpolicyn och riktlinjer för upphandling ska förstås och tillämpas av alla berörda medarbetare. Specificerade mål De övergripande riktlinjerna måste sedan brytas ner i mer specificerade och praktiskt inriktade mål. Exempel på specificerade mål: All upphandling ska ske enligt LCC-principen alternativt enligt utarbetade energikrav för upphandling. LCC-metoden som ska användas är XX. Alla projekt/delsystem ska redovisa minst två alternativ beräknade enligt LCC-metoden. Inom prioriterade områden ska mallar för miljö- och energikrav utarbetas i samråd med miljösamordnare och miljöansvarig. Prioriterade områden är vitvaror, ljuskällor och fordon. Arbetet ska påbörjas den xx-xx-xx och ansvarig är XX. Riktlinjer för upphandling och inköp ska innehålla energikrav enligt kravlista framtagen av BELOK* eller andra likvärdiga krav. Om kraven frångås ska det motiveras med en LCC-kalkyl. Riktlinjerna för upphandling ska revideras en gång vartannat år. Ansvarig är XX. Dessa mål ska kontinuerligt uppdateras och upphandlande personal ska kontinuerligt informeras om uppdateringarna samt erbjudas den utbildning som behövs för att uppfylla kraven i denna policy. Ansvarig är XX. Denna policy och riktlinjerna för upphandling ska finnas tillgängliga på organisationens intranät. Anställda på inköpsavdelningen ska genomgå kurs i livscykelkostnadsberäkning. Ansvarig är XX. Indata för LCC-kalkyler (ej projektspecifika) ska finnas lätt tillgängliga på intranätet. Ansvarig är XX. * BELOK är ett samarbete mellan Energimyndigheten och Sveriges största fastighetsägare inom kommersiella lokaler. Hur exakt är en LCC-kalkyl? En LCC-kalkyl blir aldrig exakt rätt, utan är ett verktyg för att testa olika alternativ. En del antaganden är mer osäkra än andra och det kan vara bra att göra en så kallad känslighetsanalys. Då justeras de antaganden som är osäkra och man gör en analys av hur resultatet påverkas. Hur ska LCC-kalkylen presenteras? Den kan presenteras på olika sätt och bör anpassas till den egna organisationen och till den aktuella målgruppen. I Räkna för livet handbok för livscykelkostnad (LCC) presenteras följande tre alternativ: total LCC, besparingar under livslängd jämfört med investering samt resultatpåverkan år 1. 4

5 Alternativ 1 Total LCC. När man har resultaten av en LCC ser man tydligt kostnaderna för de olika alternativen under hela livslängden. Förutsättningar Ny 1 Ny 2 Tid kalkylen omfattar År Årlig real ränta 0,04 Årlig energiprisändring jmf med inflationen 0,02 Investeringskostnader A B Kostnad material kr Kostnad arbete kr S:a investeringskostnad kr Driftkostnader Driftkostnad per år kr/år Nuvärdesberäknade driftkostnader kr Summa driftkostnader Kr Lägst LCCkostnad Total kostnad Kr LCC för två olika alternativ. Det alternativ med lägst LCC (total kostnad) är det som bör prioriteras. Alternativ 2 Besparingar under livslängd jämfört med investering Ett annat sätt att redovisa resultaten är att jämföra de totala besparingarna under livslängden med investeringen. Om besparingen överstiger investeringen bör alternativet prioriteras. Här jämförs en befintlig anläggning med en nyinstallation. Isolering vind Kalkyltid År 40 Driftkostnader om ingen åtgärd görs Kr under 40 år Driftkostnader om åtgärd görs Kr under 40 år Besparing driftkostnader Kr under 40 år Investeringskostnad kr Driftbesparing investering Exempel från Nacka kommun. De framtida driftkostnaderna om åtgärden genomförs, respektive inte genomförs, har räknats om till idag med hjälp av en nuvärdesberäkning. Driftbesparingen jämförs sedan med investeringen. Om besparingen är större än investeringen bör åtgärden genomföras. Här är besparingen kr större än kostnaden. Alternativ 3 Resultatpåverkan år 1 Ett tredje sätt är att titta på hur investeringen påverkar resultatet år 1. Det är egentligen inte en LCC-kalkyl. I stället för att räkna om framtida kostnader till idag, som man gör i en LCC-kalkyl, är det här investeringen som sprids ut framåt i tiden och jämförs med de årliga driftkostnaderna. Det viktiga är att både driftkostnader och investeringen är med vid jämförelsen, och att den årliga kapitalkostnaden beräknas med en avskrivningstid som speglar den verkliga brukstiden. 5

6 Ny värmepump Kr år 1 Minskade elkostnader Kapitalkostnad (ränta + avskrivning) Drift- och underhållskostnader Resultat år kr i årlig kapitalkostnad består av ränta och avskrivning på en investering av 1,5 miljoner kr (ränta 6,5 procent, 15 år). Hur beräknar man lönsamheten av energiåtgärder i LCC? När lönsamheten för energiåtgärder utvärderas kan det göras separat för varje åtgärd (så länge åtgärderna inte påverkar varandra) eller i paket. När åtgärdspaket utvärderas är det hela paketets lönsamhet som analyseras. En metod har tagits fram inom BELOK där man använder sig av den så kallade internräntan för att bedöma lönsamheten. Hur viktig är livscykelkostnaden vid utvärdering av projekt? Vid utvärdering av olika alternativ är det många saker att ta hänsyn till. Först och främst ska utrustningen/anläggningen uppfylla de funktionskrav man har. Det kan vara krav på en viss inomhusmiljö, viss energiförbrukning och så vidare. När detta är säkerställt kan andra krav eller önskemål hanteras. Med hjälp av livscykelkostnader får man reda på vilket alternativ som ger lägst kostnader under livslängden. Om två alternativ ger samma livscykelkostnader finns andra kriterier att utvärdera efter, bland annat energianvändning, miljöpåverkan, främjande av ny teknik och underhållsaspekter. Hur kan man införa LCC? Uppsala kommun bestämde sig 2008 för att börja arbeta med LCC i sina projekt. De har infört LCC på ett bra sätt, som man kan lära och ta del av. Deras strategi presenteras i sin helhet i Räkna för livet randbok för livscykelkostnad (LCC) och i en förkortad version här. Uppsala satte upp en plan för införandet av LCC som bestod av nio steg, vilka beskrivs nedan. Steg 1 Ledningsbeslut Ett ledningsbeslut om att tillämpa LCC bör fattas centralt i kommunen eller på avdelningen beslutade Uppsala kommun att använda LCC vid energiinvesteringar i sina fastigheter. Fastighetsnämnden i kommunen gav då fastighetskontoret i uppdrag att utveckla en handlingsplan för energieffektivisering av det samlade fastighetsbeståndet, med målet att minska energianvändningen med 20 procent till år Senare har det målet reviderats så att minskningen ska uppnås till år Steg 2 Startmöte Alla berörda bjuds in till ett första möte. Vid startmötet i Uppsala deltog personer från fastighetskontoret och driftorganisationen, Uppsala produktion, teknik och service, kommunens energi- och klimatrådgivare samt en energikonsult. Steg 3 LCC-ansvarig LCC-ansvarig och eventuella arbetsgrupper utses. När ett helt fastighetskontor ska involveras i LCC-arbetet är det viktigt att först fundera över vilka personer som ska vara med i beslutsprocessen. Ska alla vara med? Fördelen med 6

7 det är att alla känner sig delaktiga och alla får samma information. Nackdelen är att arbetet blir svårhanterligt. I Uppsala bestämde man sig för att ha en LCC-ansvarig och en styrgrupp bestående av relativt få personer. Man betonade samtidigt vikten av att det arbete styrgruppen gör kommuniceras på ett bra sätt till övriga involverade. För specifika uppgifter bestämde man att bilda mindre arbetsgrupper. Steg 4 Riktlinjer för när LCC ska användas Frågeställningar om vilka riktlinjer som ska införas, hur och av vem besvaras. Man bestämmer också en handlingsplan och en tidsplan. I Uppsala beslutades att LCC-ansvarig ska specificera vilka beslut som omfattas av kravet på att använda LCC och ta fram en tidsplan för det. Vid ett möte, i ett tidigt skede av införandet av LCC, beslutades att börja tillämpa LCC inom ventilationssystem, pumpar, belysning, fönster och klimatskal/isolertjocklekar. Steg 5 Indata, mallar och nyckeltal LCC-ansvarig tar fram mallar och nyckeltal för gemensamma indata samt ger förslag på känslighetsanalys. Det är bra om man inom organisationen tar fram de gemensamma grunddata som behövs för att göra en LCC-beräkning. Någon inom organisationen bör ansvara för att materialet uppdateras och föreslå verktyg och metoder till övriga. Det är också bra att ha en enhetlig metod för att göra känslighetsanalyser av resultatet av LCCberäkningen. I Uppsala valdes två personer ut för denna del av arbetet; den LCC-ansvarige och en person från Uppsala produktion, teknik och service. Tillsammans med ansvariga ekonomer i kommunen kom de överens om en gemensam syn på avskrivningstider och den ekonomiska livslängd som används i LCC-kalkylerna. Steg 6 Utbildning Brörda inköpare/projektledare utbildas vid behov. För att LCC verkligen ska användas i alla beslut i vardagen måste berörda utbildas. Det kan vara projektledare, inköpare/upphandlare med flera. Syftet med utbildningen är att informera om att organisationen nu ska arbeta med LCC, vilka indata som ska användas och vilka verktyg som finns. I Uppsala omfattade utbildningen projektledare och förvaltare vid fastighetskontoret och Uppsala produktion, teknik och service. Steg 7 Pilotprojekt Pilotprojekt genomförs. Dokumentera problem och möjligheter, utvärdera och samla in erfarenheter. I Uppsala pågår följande pilotprojekt: Nybyggnad av förskolan Ångelsta LCC i behovsanalysen. Omklädningsbyggnader vid fotbollsplaner, bland annat värmesystem samt materialval i våtutrymmen LCC i anbudsutvärderingen. Nya fönsterglas i stadshuset LCC i behovsanalysen LCC-ansvarig blir ansvarig för dokumentation av projekten med avseende på LCC. Steg 8 Redovisa långsiktig besparing till följd avav LCC till ledningen Det är viktigt att visa de besparingar som görs på grund av LCC och att redovisa dessa på ett pedagogiskt sätt. Syftet med LCC är ju att sänka de totala kostnaderna för organisationen 7

8 eller att visa att kostnaderna kan hållas konstanta vid en uppgradering av byggnaden med avseende på innemiljö eller vid byte till modern teknik. Resultaten kan redovisas som skillnaden i LCC för det valda alternativet jämfört med befintlig teknik. Eftersom Uppsala tog beslut i slutet av 2008 har de ännu inte hunnit göra några långsiktiga besparingar. Steg 9 Revidera handlingsplan och riktlinjer Nya erfarenheter och förutsättningar gör att handlingsplaner bör revideras. Indata med mera kan också förändras över tiden. När LCC prövats i några projekt bör handlingsplan och riktlinjer revideras. Är det fler beslut som bör omfattas av LCC? Används rätt indata? Finns nya, enklare metoder? När projekten väl genomförs ska en utvärdering göras av bland annat investeringskostnad och energianvändning. Även energipriser bör följas upp. Detta för att bygga upp en erfarenhetsbank för indata till LCC-beräkningar och öka noggrannheten. Vad bör man tänka på vid upphandling och LCC? LCC kan komma in i en upphandling på flera olika sätt. Det kan vara konsulten, entreprenören eller beställaren själv som gör LCC-beräkningen, beroende på entreprenadform. Här presenteras fyra olika varianter på upphandling. Konsulterna får i uppdrag att räkna fram lösningar med så låg livscykelkostnad som möjligt. Fördelen med att konsulterna gör LCC-beräkningarna är att de har god kännedom om produkter och tekniska lösningar. En nackdel kan vara att de inte har tillgång till rätta priser på produkter. Entreprenören får i uppdrag att ge ett anbud som är så lågt som möjligt. Fördelen med att entreprenören gör LCC-beräkningarna är att de har de rätta priserna på olika produkter. Både konsulten och entreprenören får i uppdrag att ge anbud med så låg kostnad som möjligt. Utöver priset kommer beställaren även att utvärdera energieffektivitet på offererade produkter/lösningar samt utförarens syn på långsiktigt hållbart byggande. Entreprenören handlas upp utan att specifika LCC-krav ställs. Sedan gör beställare, konsult och entreprenör tillsammans LCC-beräkningar på utvalda lösningar. Beställaren tar fram krav på energieffektivitet genom att göra LCC-beräkningar. LCC används inte i själva upphandlingen. Beställaren vänder sig sedan till en konsult eller entreprenör för att få ett anbud. Värt att notera är att Miljöstyrningsrådet stödjer LCC. Den offentliga upphandlingen i Sverige omfattar idag uppemot 500 miljarder kronor per år. Om det ställdes långtgående miljökrav vid dessa upphandlingar skulle en stor del av den negativa miljöpåverkan som kan förknippas med denna konsumtion kunna minska. Därför har Miljöstyrningsrådet i uppdrag att ta fram nationella kriterier för miljöanpassad upphandling inom den offentliga sektorn samt att bidra med vägledning och information om hållbar upphandling. Som en integrerad del i Miljöstyrningsrådets vägledning för hållbar upphandling finns även verktyg för livscykelkostnadsberäkningar. Miljöstyrningsrådet har utvecklat ett generellt verktyg för LCC som kan användas både i behovsanalysen och i anbudsutvärderingen. Verktyget kan gratis laddas ner från Miljöstyrningsrådet uppmanar upphandlare att använda sig av LCC vid upphandling av produkter som förbrukar energi under driftfasen. För exempelvis fordon, ventilation, belysning och kontorsmaskiner är drift och underhåll stora kostnadsposter under livscykeln. Det är därmed viktigt att inkludera dessa kostnader vid upphandlingen. Det generella verktyget fungerar för de flesta varor, dock kan vissa investeringar kräva mer anpassade kalkyler. 8

9 Är Lagen om offentlig upphandling (LOU) något hinder för LCC? Nej, Lagen om offentlig upphandling är inget hinder för LCC. LCC kan användas på flera sätt i samband med en upphandling, både i behovsanalysen och som en del i anbudsutvärderingen. I behovsanalysen kan det användas för att bättre planera inköp och till att göra ett överslag på vad ett miljöanpassat alternativ kostar i jämförelse med en konventionell produkt. Lagen om offentlig upphandling sätter inga begränsningar mot att använda LCC i samband med anbudsutvärderingen i syfte att klargöra den verkliga kostnaden som den upphandlade enheten/myndigheten kommer att behöva betala under användningstiden. LCC används då som ett kriterium vid utvärderingen av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet. Viktigt är dock att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver de parametrar och den dokumentation som ska ingå i beräkningen samt de mätmetoder som ska tillämpas, så att det tydligt framgår vilken information anbudsgivaren ska tillhandahålla för att siffrorna ska bli jämförbara. Vilka problem kan man stöta på vid genomförande av LCC? I arbetet med skriften Räkna för livet handbok för livscykelkostnad (LCC) har personer inom offentliga fastighetsorganisationer pekat på en rad problem och hinder för att jobba med LCC. Exempel på dessa hinder samt råd om hur man kan komma vidare på olika sätt redovisas nedan. Ekonomikontor och ekonomichefer arbetar mest med redovisning och ställer inte krav på LCC Det här kan bero på att fastighetsorganisationen och ekonomikontor pratar olika språk. Ett möte där man reder ut hur lönsamhet i projekt ska beräknas och hur det ska redovisas i räkenskaperna kan vara en lösning. Ett gemensamt mål och riktlinjer för både fastighetsorganisation och ekonomikontor bör fastställas. Ledningen ställer inte krav på LCC Det är inte en förutsättning att ledningen ställer krav på LCC, men det underlättar. I vissa kommuner, statliga organisationer och landsting finns enskilda personer som är övertygade om att LCC är rätt metod och som också använder den i sina egna projekt. Försvinner den här personen från organisationen, försvinner även kunskapen om LCC. Även om det inte finns krav på LCC från ledningen kan det ofta finnas energimål. LCC kan vara ett verktyg för att uppnå dessa mål. Att ledningen inte ställer krav kan bero på att man tror att det redan tillämpas eller att man tänker alltför kortsiktigt, att nästa års budget är viktigare än ett långsiktigt bra resultat. En lösning kan vara att ställa krav på redovisning av hur man kommit fram till valt alternativ. Inköp av tekniska komponenter betraktas ofta som underhåll i stället för investering, därför ingen LCC-kalkyl Det här är ett problem i vissa organisationer. En ny pump räknas som underhåll och då ska hela kostnaden tas innevarande år. Då är det omöjligt att tänka långsiktigt och välja en dyrare pump med lägre driftkostnader. Här är det viktigt att föra en dialog med ekonomikontoret för att få förståelse för hur dagens investeringar påverkar morgondagens kostnader. Budgetrutiner minskar intresset för LCC, premierar kortsiktighet och bestraffar långsiktighet Om budgetrutiner är ett hinder för LCC bör rutinerna ses över. Vad är det i detalj som hindrar LCC? Är alla (ledning, fastighetskontor, ekonomikontor) överens om att rutinerna är riktiga? Eller ska rutinerna ändras? 9

10 Fastighetstekniker kan ej/vill ej/har inte tid med LCC och ingen ställer krav Om det inte finns riktlinjer från ledningen måste den enskilde teknikern vara övertygad om att LCC är rätt metod. Det tar också tid i början att ändra en vana om man brukar upphandla/välja utrustning efter andra kriterier. Omställningen är lättare om ledningen är med och fler inom organisationen använder LCC. Hyresgäster efterfrågar vanligtvis ej LCC Nej, men de efterfrågar så låga hyror som möjligt. Det gäller att visa på detta samband. Konsulter gör inte LCC-kalkyler i önskvärd omfattning och beställaren ställer inte krav Ställ krav om LCC vid upphandlingar och utvärderingar av anbud. Ta inga beslut om val av utrustning om inte fullständiga LCC-beräkningar finns. En beställare som konsekvent kräver LCC-beräkningar kommer att få det. Konsulter väljer gärna beprövade lösningar och favoritfabrikat i stället för att använda LCC vid val av utrustning Byt konsult. Som beställare ska inte alternativ som inte är LCC-beräknade godkännas. Arkitekter väljer ofta material och komponenter utan hänsyn till LCC Det finns fler urvalskriterier än LCC. Allt måste värderas när val av lösning görs. Kräv LCCberäkningar för olika alternativa lösningar. Korta garantitider ger inget incitament för LCC vid totalentreprenader Det går att tillämpa LCC även vid totalentreprenader, men det är viktigt att tänka igenom hur kraven på LCC ska ställas. Kraven på LCC kommer in på olika sätt vid olika entreprenadformer. Ofta ställs inte krav på energiprestanda Energikostnaden är många gånger en liten del av den totala kostnaden för en verksamhet och prioriteras därför inte. Men låg energianvändning är en försäkring mot framtida höjningar av energipriset och lönsamma projekt bör därför genomföras även om de idag utgör en mindre del av den totala kostnaden för verksamheten. Energiprestanda följs inte upp Energiprestanda för enskilda utrustningar eller hela byggnader följs oftast inte upp. Det betyder att man inte vet hur mycket som har sparats och hur resultatet av LCC blev. Som beställare bör man ställa krav på uppföljning och verifiering av de krav som ställts. Revisorerna ställer inte krav på LCC Revisorer ska kontrollera att verksamheten uppfyllt sina mål och att resurserna använts på ett effektivt sätt för att nå målen. Är det effektivt att inte minimera driftkostnaderna för verksamheterna på lång sikt? Kallhyra ger inget incitament till LCC i investeringsskedet, varmhyra ger inga incitament i driftskedet Om fastighetsägaren tillämpar kallhyra, det vill säga hyresgästen betalar el- och värmekostnader, finns inga incitament för fastighetsägaren att investera i teknik som minskar energikostnaderna. Å andra sidan, om fastighetsägaren betalar hela energikostnaden finns inget incitament för hyresgästen att minska energikostnaden. Flera organisationer prövar 10

11 nu att dela upp driften mellan fastighetsägare och hyresgäst. Det finns exempel där fastighetsägaren betalar 70 procent och hyresgästen 30 procent av energikostnaderna. När det gäller kallhyra är det även viktigt att tänka på koncernnyttan. Om astighetsorganisationen och hyresgästen ingår i samma koncern tas pengar ur samma koncernplånbok. Svårt att tillämpa LCC vid beräkning av internhyra Internhyra är det pris som överenskommits, mellan fastighetsägare och brukare inom samma organisation eller företag, för att använda lokaler. Det innebär att verksamheterna inom kommuner och landsting blir hyresgäster och att de formellt hyr sina lokaler av fastighetskontoret eller liknande. Olika organisationer har olika internhyresprinciper och olika sätt att räkna ut hyran. Här är det viktigt att ha ett brett koncernperspektiv och ta hänsyn till långsiktigheten. Detta kan lösas genom att centralt besluta om investeringsmedel som inte belastar fastighetsorganisationen eller hyresgästen. Mer information Om din organisation är med i någon av våra utvecklingsfonder kan du kostnadsfritt ladda hem skriften Räkna för livet handbok för livscykelkostnad (LCC) i PDF-format. Skriften kan också beställas på webbutik.skl.se eller på Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS) webbplats Där finns ytterligare skrifter om energispararbete. Räkna för livet Handbok för livscykelkostnad (LCC) Offentliga byggnader står länge och därför borde det vara självklart att ta hänsyn till framtida driftkostnader när beslut om nya investeringar tas. Ett sätt att väga in framtida drift- och underhållskostnader i en investering är att använda sig av en livscykelkostnadskalkyl (LCC). Det man gör är att jämföra kostnader för en produkt eller ett system under hela livslängden. Denna skrift innehåller bland annat: en presentation av LCC som koncept och verktyg ett flertal konkreta exempel från offentliga fastighetsorganisationer som använder LCC både lärdomar, goda råd och praktiska mallar en strategi för att införa LCC i en organisation en beskrivning av hur LCC kan tillämpas vid olika typer av entreprenader/ upphandlingar en genomgång av olika problem och hinder för genomförande av LCC samt hur man kan övervinna dessa. Ny, reviderad upplaga Nu med ännu fler praktiska exempel och intervjuer som vittnar om goda erfarenheter! Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn -, fax - eller på UFOS webbplats, ISBN: Räkna för livet UFOS Räkna för livet Handbok för livscykelkostnad (LCC) Andra, reviderade upplagan Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS) Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS) 11