1(18) Plats och tid Beslutande Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Vindeln, onsdagen den 2 maj 2012, kl 14.00 18.15 Ewa-May Karlsson, (c), ordförande Kent-Erik Mattsson, (s) Christer Lundgren, (c) Dan Oskarsson, (s) Paul Redstig, (m) Ulrika Åström, (s) Sven-Åke Granberg, (kd), tj ers. Britt-Louise Eriksson, (s) Simon Karström, (fp) Per-Anders Olsson, (s) Marianne Hörnberg, (c) Jeanette Knutstam, (m), tj. ers. Mathias Haglund, (s) Övriga deltagande Eric Thorstensson, förvaltningschef Sofia Jonsson, kommunsekreterare Lars Tapani, räddningschef, 52-53 Rolf Isberg, brandinspektör 52-53 Håkan Ahlman, ekonomichef, 54-55 Mikael Salomonsson, kommunchef, 56 Utses att justera Sekreterare Ordförande Mathias Haglund Sofia Jonsson Ewa-May Karlsson Paragrafer: 52-66... Mathias Haglund ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för 2012-05-07 anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Datum för anslagets nedtagande 2012-05-30 Underskrift Erica Lundström
2(18) 52 Dnr 12.K0152 174 Omförhandling av avtal om sotning i Vindelns kommun Räddningschef Lars Tapani informerar kommunstyrelsen om nuvarande taxa samt avtalslängd. Nuvarande sotningstaxa gäller tillsvidare och Vindelns kommun önskar omförhandla avtalet till ett tidsbaserat avtal. Om en tidsbegränsat avtal går att nå, skulle Vindeln därefter kunna delta i den upphandling som Umeå kommun kommer att genomföra med ny avtalsperiod fr.o.m. 2014. Vindelns kommun har sagt upp nuvarande avtal till den 1 september. s beslut: Uppdras till räddningschef Lars Tapani att inleda en omförhandling av nuvarande avtal i syfte att komma med i Umeås avtal fr.o.m 2014. En återrapportering i ärendet sker i arbets- och personalutskottet den 20 augusti.
3(18) 53 Dnr 12.K0175 170 Information räddningstjänstfrågor Räddningschef Lars Tapani informerat kommunstyrelsen om att SOS-avtalet går ut vid årsskiftet. Gävleborgs regionförbund kommer att genomföra upphandlingen för hela Norrland. Vindelns kommun har idag en kostnad för SOS på ca 70 tkr /år. Vidare har en förfrågan inkommit till Umeå kommun från Luleå kommun om Umeå har möjlighet att vid ett dammhaveri i Luleåälven kunna ta emot 20 000 personer. Umeå kommun har påbörjat utredningsarbetet och har kunnat konstatera att Umeå kommer att ha svårt att bereda plats för ett sådant stort antal personer. Umeå kommun har därför valt att fråga övriga kommuner i Umeåregionen om dessa har möjlighet att bistå Umeå kommun i planeringsarbete samt utreder möjligheten att kunna ta emot 1000 personer vardera. Vindelns kommun ställer sig positiv till att delta i planeringsarbetet och beredskapssamordnare Johanna Nordström kommer att utreda frågan. s beslut: Informationen är delgiven.
4(18) 54 Dnr 12.K0151 040 Budgetprognos/ befolkningsprognos Ekonomichef Håkan Ahlman redogör för aktuell befolkningsprognos. Den sista mars visar statistiken på - 8 personer. Budgetprognosen tyder på ett resultat på 3,7 mkr, vilket är 3,55 mkr bättre än budget. Den positiva prognosen beror i huvudsak på den senaste skatteprognosen som tyder på skatteintäkter på 3,1 mkr bättre än budget. Budgetprognos för verksamheterna i förhållande till budget; 0 Utbilnings- och fritidsnämnden -3,0 mkr Gymnasieskolan +300 tkr Socialnämnden 0 Miljö- och byggnadsnämnden 0 Avvikelsen inom utbildnings- och fritidsnämnden beror i huvudsak på fler barn i barnomsorgen samt ökade lönekostnader inom skolan. Beslutsunderlag Befolkningsprognos samt budgetprognos, daterad den 2 maj 2012. s beslut: Informationen är delgiven.
5(18) 55 Dnr 12.K0020 042 Budgetarbete 2013-2015 Ordförande Ewa-May Karlsson informerar kommunstyrelsen om att förvaltningarna ännu inte har nått sina ramar i budgetarbetet 2013. Den stora problematiken idag finns inom utbildnings- och fritidsnämnden där betydande arbete återstår innan nämnden når tilldelad ram. I samband med budgetarbete 2013 ska en mer detaljerad rapport tas fram kring skolans kostnader, gällande lokaler, barnomsorg, skolskjutsar, skolmåltider mm. ser med oro på att två ekonomer vid ekonomikontoret inom kort tid har valt att avsluta sin anställning. Ekonomichef Håkan Ahlman informerar om att man för närvarande annonserar efter en, alternativt två ekonomer. Bristen på personal vid ekonomikontoret kommer att medföra svårigheter med att få fram prognoser/rapporter i tid. s beslut: Med tanke på den osäkerhet som råder kring utbildnings- och fritidsnämndens budget kommer den tidsplan som kommunfullmäktige satt för budgetarbetet 2013 inte att hålla. Budget 2013 kommer istället att antas av kommunfullmäktige den 1 oktober 2012. Vidare noterar kommunstyrelsen att utbildnings- och fritidsnämnden ännu inte har protokollfört några anteckningar kring budgetarbete 2013, vilket givet situationen är anmärkningsvärt. I kommunstyrelsen i juni kommer en redovisning att göras av hur långt budgetarbetet kommit inom nämnderna. Vid genomgången ska även vidtagna åtgärder för att nå tilldelade ramar presenteras. Socialdemokraterna lämnar protokollsanteckning; Socialdemokraterna i kommunstyrelsen markerar mot brister i den politiska ledningen i Utbildnings- och fritidsnämnden när det gäller den ekonomiska styrningen. Budget, ekonomisk uppföljning och kopplingen till verksamhetskontroll har inte behandlats tillräckligt i beslutsprotokoll.
6(18) 56 Dnr 11.K0188 005 Motion Uppdatering av hemsidan i Vindelns kommun Sammanfattning Michael Schmidt Nägel, (V), har i en motion till kommunfullmäktige den 26 april 2011, föreslagit att samtliga förvaltningar och organisationer genast går igenom sina sidor på webbplatsen och uppdaterar dessa. I motionen anges att Vänsterpartiet har granskat kommunens webbplats och noterat att det är många sidor som inte uppdateras och därför innehåller felaktigheter. Vidare sägs att de lättlästa sidorna innehåller svåra uttryck som personer kanske inte förstår. Kommunsekreterare Sofia Jonsson redogör för rådande situation och förslag till beslut i yttrande den 2 april 2012. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut: s föreslår kommunfullmäktige besluta att motionen bifalls. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april 2012, 64. - Motion uppdatering av hemsidan i Vindelns kommun, den 26 april 2012. - Yttrande från kommunsekreterare Sofia Jonsson, 2 april 2012. s förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att motionen ska anses vara besvarad, då arbete redan pågår i enlighet med motionens intention.
7(18) 57 Dnr 12.K0092 014 Motion Samåkningssystem i kollektivtrafiken Sammanfattning Mathias Haglund, (S), och Annika Hallingfors, (S), har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att kommunen som ett led i ambitionen om ett hållbart samhälle undersöker möjligheten till att inrätta eller delta i en elektronisk plattform där kommuninvånare kan utbyta information som underlättar samåkande med bil. Kommunsekreterare Sofia Jonsson redogör för rådande situation och förslag till beslut i yttrande den 21 mars 2012. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut: föreslår kommunfullmäktige besluta Motionen anses besvarad då arbete redan pågår i enlighet med motionens intention. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april 2012, 63 - Motion samåkningssystem i kollektivtrafiken - Yttrande från kommunsekreterare Sofia Jonsson, den 21 mars 2012. s förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att motionen anses vara besvarad då arbete redan pågår i enlighet med motionens intention.
8(18) 58 Dnr 12.K0064 012 Inköp av läsplattor till kommunstyrelsen i samband med införande av digitala kallelser Sammanfattning Vid kommunstyrelsens sammanträde den 28 februari fick förvaltningen i uppdrag att utreda kostnaderna samt ta fram en teknisk lösning för att kunna skicka kallelser digitalt. Under drygt en månad har ordförande och oppositionsråd i kommunstyrelsen samt kommunfullmäktiges ordförande testat läsplattorna samt ett program för att kunna läsa handlingarna digitalt. Det program som testgruppen provat är ett system för att enbart kunna skicka och läsa digitala handlingar, och kan ses som ett första steg i digitalisering av de nämndsadministrativa rutinerna. Programmet uppfyller testgruppen krav på logisk struktur och enkelhet samt har en bra anteckningsfunktion. Vidare sker lagringen av datat i enlighet med personuppgiftslagens riktlinjer. På marknaden finns idag en uppsjö av program/ system inom området och förvaltningen kommer under 2012 fortsätta utreda alternativa system som ger en integrerad helhetslösning för diarium, ärendehantering samt digitala kallelser etc. Det system som testgruppen provat anses dock uppfylla uppsatt kravbild samt utgör ett gott alternativ under tiden att en mer omfattande systemlösning utreds. Kostnadskalkyl Enligt kalkylunderlaget väntas den minskade arbetsbelastningen för nämndsadministrationen genom digitala utskick motsvara ca 22.000kr/år. Kostnaden för porto och kuvert beräknas sjunka med ca 18.000kr/år. Samt leasing och servicekostnaderna för skrivarna minska med ca 30.000kr/år. Totalt uppgår den beräknade kostnadsminskningen till ca 70000kr/år. Förvaltningschef Eric Thorstensson och kommunsekreterare Sofia Jonssons förslag till beslut; beslutar att köpa in läsplattor till ordinarie ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen. Kostnaden för inköp, utbildning och drift under 2012 finansieras ur kommunstyrelsens oförutsedda, totalt 200.000 kr.
9(18) Kostnad för den löpande driften budgeteras fr.o.m. 2013 av IT/Telefoni och väntas uppgå till ca 24.000kr/år. Tillkommer gör åtagande för support som bedöms uppgå till ett par timmar per månad. Beslutsunderlag - kommunstyrelsens beslut den 28 februari, 26 - yttrande från kommunsekreterare Sofia Jonsson och förvaltningschef Eric Thorstensson Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande Ewa-May Karlsson, (c), yrkar att ett uppdrag ges till förvaltningen om att se över möjligheten att finansieringen på totalt 200 000 kr för inköp, utbildning och drift under 2012 görs genom en omprioritering i investeringsbudgeten. Ordförande ställer proposition på tilläggsyrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med detta. s beslut: beslutar att köpa in läsplattor till ordinarie ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen. Uppdras till kommunchef Mikael Salomonsson att se över möjligheten att finansieringen av inköp, utbildning och drift under 2012 på totalt 200 000 kr, görs genom en omprioritering i investeringsbudgeten. Kostnad för den löpande driften budgeteras fr.o.m. 2013 av IT/Telefoni och väntas uppgå till ca 24.000kr/år. Tillkommer gör åtagande för support som bedöms uppgå till ett par timmar per månad.
10(18) 59 Dnr 12.K0040 106 VIKOM - Vindelälvs kommunernas gemensamma forum för Vindelälvsdalens utveckling Sammanfattning Vindelälvskommunernas ekonomiska förening har till syfte att främja utvecklingen i Vindelälvsdalen. Enligt dess styrelse krävs ett ökat ekonomiskt stöd från ägarna, då omkostnaderna har ökat. Idag går ägarna årligen in med vardera 7 500:- i serviceavgift och 25 000:- till underhåll av Vindelälvsleden. Från och med 2013 bedömer dess styrelse att ägarna vardera istället måste gå in med 40 000:- i serviceavgift och 35 000:- i underhåll av Vindelälvsleden. Förvaltningschef Eric Thorstensson förslår i sitt yttrande att kommunstyrelsen beslutar att inte utöka serviceanslaget till VIKOM. Till underhåll av Vindelälvsleden avsätts oförändrade medel. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut: beslutar enligt förvaltningschef Eric Thorstenssons förslag med följande tillägg; Vindelns kommun noterar att underlaget för ett utökat bidrag är undermåligt. Blir det aktuellt med ett utökat bidrag för föreningens medlemmar kommer Vindelns kommun tvingas att ompröva sitt medlemskap i föreningen. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april 2012, 75 - Yttrande från förvaltningschef Eric Thorstensson, den 8 mars 2012. - Skrivelse från Vindelälvskommunerna, den 23 januari 2012. Kommunstyrelens behandling Ledamot Jeanette Knutstam, (m), informerar kommunstyrelsen om VIKOMs verksamhet. Följande tre projekt ska startas upp inom kort; Biosfärsområdet
11(18) Route Gastromic, lokalproducerad mat (matproducenter samt matställen) Vindelälvsloppet (- uppstart 2014) För projekten har VIKOM totalt en budget på 2,8 mkr. På mötet lämnas information om att VIKOM kommer att återkomma med en ansökan om ett nytt förslag till finansiering av verksamheten; 2012 32 500 kr 2013 42 500 kr 2014 55 000 kr s beslut: Serviceanslaget till VIKOM utökas ej. Till underhåll av Vindelälvsleden avsätts oförändrade medel. Vindelns kommun noterar att underlaget för ett utökat bidrag är undermåligt. Blir det aktuellt med ett utökat bidrag för föreningens medlemmar kommer Vindelns kommun tvingas att ompröva sitt medlemskap i föreningen. VIKOM uppmanas inkomma med en utförlig beskrivning av de tre projekten till kommunen.
12(18) 60 Dnr 11.K0317 041 Ändringar i utbildnings- och fritidsnämndens investeringsbudget Sammanfattning Lars Johansson, förvaltningschef utbildnings- och fritidsnämnden, har i skrivelse den 27 mars 2012 redogjort för de ändringar som nämnden vill få gjorda i sin investeringsbudget för 2012. Följande ändringar föreslås; Anslaget till inventarier inomhus i Renforsskolan minskas med 104 000:- till 300 000:-. Anslaget till social lekmiljö minskas med 180 000:- till 270 000:- De 284 000:- som frigörs används till inköp av bärbara datorer till pedagoger i årskurs 6-9. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut: godkänner utbildnings- och fritidschef Lars Johanssons förslag till ändring av utbildnings- och fritidsnämndens investeringsbudget 2012. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april, 73 - Yttrande från förvaltningscheferna Eric Thorstensson och Lars Johansson, den 27 mars 2012. noterar att utbildnings- och fritidsnämnden ännu inte har hanterat ändringarna i sin investeringsbudget. s beslut: Ärendet återremitteras till utbildnings- och fritidsnämnden för att få ett yttrande från nämnden inför beslut i kommunstyrelsen.
13(18) 61 Dnr 12.K0084 317 Översyn reglemente vägbelysning Sammanfattning Teknisk chef Christer Nygren fick i uppdrag av kommunstyrelsen den 31 januari 2012 att revidera gällande reglemente för vägbelysning. Vid arbetsutskottet den 5 mars 2012 presenterades ett förslag och teknisk chef Christer Nygren fick i uppdrag att förtydliga föreslaget reglemente. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april 2012, 62. - Yttrande från teknisk chef Christer Nygren den 26 mars 2012. - Förslag till nytt reglemente, daterat 26 mars 2012. s beslut: Följande ändring i reglementet på sidan 2, under punkt C; Återtändning av nedsläckta armaturer med anledning av ett folkhälsoperspektiv ska beslutas i kommunstyrelsen och inte av delegationsbemyndigad tjänsteman. s förslag till beslut: Kommunfullmäktige beslutar att fastställa reglemente för vägbelysning, daterat den 2 maj 2012.
14(18) 62 Dnr 11.K0318 010 Ändrade sammanträdestider 2012 Sammanfattning s ordförande Ewa-May Karlsson föreslår att följande sammanträdesdatum ändras; s arbets- och personalutskott Nuvarande datum Förslag till nytt datum 27 augusti 20 augusti 15 oktober 8 oktober Nuvarande datum Förslag till nytt datum 30 oktober 23 oktober Arbets- och personalutskottets beslutade att ändra mötet den 27 augusti till den 20 augusti och den 15 oktober till den 8 oktober. Arbets- och personalutskottets förslag till beslut: beslutar att ändra sammanträdet den 30 oktober till den 23 oktober 2012. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 2 april 2012, 76 Ajournering Socialdemokraterna begär ajournering och mötet ajournerar sig mellan kl 17.05-17.10. Förslag till beslut på sammanträdet Dan Oskarsson, (s), yrkar att det ursprungliga datumet ska kvarstå då det finns en vice ordförande som kan ta ordförandeskapet. Ordförande ställer proposition på arbets- och personalutskottets förslag och Dan Oskarssons yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbets- och personalutskottets förslag. s beslut: s sammanträde den 30 oktober 2012 ändras till den 23 oktober 2012.
15(18) 63 Dnr 11.K0208 012 Lokalomställning Brinken Kommunchef Mikael Salomonsson informerar om pågående lokalomställning. Omställningen befinner sig för närvarande i slutskedet med den återstående lokalanpassning som görs inom förskolan på Brinken. Utbildnings- och fritidsnämnden beräknar spara 1 mkr genom omlokaliseringen av förskoleverksamheten till de nya lokalerna på Brinken. Investeringen beräknas totalt kosta 6,4 mkr, vilket är 2,6 mkr mer än den ursprungliga kostnadskalkylen på ca 3,8 mkr. kommer därmed få en kostnadsökning för lokalerna på ca 400 tkr per år. Den stora förändringen i kostnadsbilden beror på att det tillkommit ytterligare en avdelning med 19 barn. Detta medför att det kommer iordningsställas 3,5 avdelningar istället för det ursprungliga förslaget på 2,5 avdelningar. s beslut: Informationen är delgiven. Ärendet tas upp för beslut den 29 maj efter det att utbildnings- och fritidsnämndens hanterat ärendet.
16(18) 64 Dnr 12.K0176 004 Diskussionsklimat på bloggar mm Med anledning av den negativa samtalston som funnits på bloggarna samt de anonyma kommentarer som framförts på Tyck till, för kommunstyrelsen en diskussion om vikten av att föra sakliga samtal utan personangrepp.
17(18) 65 Delegationsbeslut 1. Dnr 12.K0134 260 Yttrande över ansökan om tillstånd att förvärva jordskogsbruksfastighet 2. Dnr 12.K0004 023 Anställning och entledigande, beslut 26-40 3. Dnr 12.K0001 101 Arbets- och personalutskottets protokoll, 2 april 2012 s beslut: Delegationsprotokollen är anmälda.
18(18) 66 Meddelanden 1. Dnr 12.K0009 021 Protokoll Förvaltningsövergripande samverkansgruppen, 120120, 120217 samt 120316 2. Dnr 12.K0105 133 Informations- och prognosbrev gällande mottagningsbehovet av nyanlända. 3. Dnr 12.K0122 024 Sammanställning av bidrag till lönebidragsanställningar. 4. Dnr 12.K0080 456 Köra buss på bananskal goda exempel från kommuner som gör biogas av matavfall 5. Dnr 12.K0119 014 Yttrande angående remiss Regionalt trafikförsörjningsprogram för Västerbottens län 2012-2015 6. Dnr 11.K0244 146 Slutrapport projekt förstudie fisketurism Från kust till fjäll 7. Dnr 12.K0154 014 Länstrafikens nya uppdrag, bland annat ansvarsfördelning s beslut: Meddelandena är delgivna.