INSTRUKTION 1 (18) INSTRUKTION TILL BLANKETT FÖR ANSÖKAN OM VERKSAMHETSTILLSTÅND FÖR VÄRDEPAPPERSFÖRETAG Bakgrund Finansinspektinen handlägger ansökan m tillstånd för kreditinstitut, värdepappersföretag, fndblag, förvaringsinstitut ch pantlåneinrättningar. Verksamhetstillstånd för fnd- ch derivatbörser ch Värdepapperscentralen handläggs av finansministeriet ch tillstånd för försäkringsblag av scial- ch hälsvårdsministeriet. Syftet med instruktinen är att underlätta tillståndsansökan. Nedan beskrivs vad Finansinspektinen tar hänsyn till vid handläggningen av tillståndsansökan ch vad sökanden ska beakta. Instruktinen ersätter inte lagens bestämmelser ch Finansinspektinens standarder m tillståndsansökan. På Finansinspektinens webbplats finns infrmatin m bland annat tillståndsprcessen. Finansinspektinen ska helst alltid kntaktas innan ansökan lämnas in. De viktigaste regelverken ur sökandens synvinkel: Värdepappersföretag lagen m värdepappersföretag (922/2007), nedan VPFL värdepappersmarknadslagen (495/1989), nedan VPML finansministeriets förrdning m de utredningar sm ska fgas till ett värdepappersföretags ansökan m verksamhetstillstånd (937/2007) Finansinspektinens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd ch underrättelser) ch andra standarder efter sakmråde sm nämns nedan i denna instruktin. Finansministeriets förrdning redgör för de minimiupplysningar sm ska lämnas i tillståndsansökan. Standarden m verksamhetstillstånd ch underrättelser beskriver mer i detalj vilka lika delmråden tillståndsansökan ska beakta ch vad Finansinspektinen tar hänsyn till vid tillståndsprövningen. Finansinspektinens tillståndsprövning bygger på lagstiftning ch utfärdade standarder. Standarderna redgör för de krav sm finansmarknadsaktörerna ska uppfylla under hela sin verksamhetstid. Blankett för tillståndsansökan Det finns en färdig blankett för tillståndsansökan att fylla i (på Finansinspektinens webbplats under Tillstånd). Spara blanketten på din egen datr innan du börjar fylla i den. Därefter kan du på vanligt sätt fylla i, spara ch skriva ut blanketten. Kntrllera att
INSTRUKTION 2 (18) uppgifterna har sparats eftersm inställningarna berende på datrmiljö kan avvika från standardinställningarna. Den färdiga ansökan med bilagr ska sändas till Finansinspektinen under adressen Innehållet i tillståndsansökan Finansinspektinen PB 159 (besöksadress: Snellmansgatan 6) 00101 Helsingfrs. Ansökan ska vara klart frmulerad, uttömmande, detaljerad ch fullständig med alla upplysningar. En välskriven ch nggrann ansökan bidrar till att stärka intrycket av att företaget kmmer att ledas prfessinellt. Innehållet i ansökan berr på den tilltänkta verksamhetens art ch mfattning. Ansökningarna bedöms alltid fall för fall ch vid behv ber Finansinspektinen m ytterligare upplysningar. Målet är dck att den ansökan sm lämnas in till Finansinspektinen är fullständig från första början. De flesta av de handlingar sm ska bifgas ansökan ska vara antagna av blagets styrelse, såsm sökandens interna riskhanteringsinstruktiner, riskhanteringsplicy, verksamhetsplan ch verksamhetsstrategi. Sökanden bör således ntera att ansökan m tillstånd kräver administrativa beslut redan innan själva verksamheten inleds. Om tillståndsansökan gäller ett nytt blag ska ansökan innehålla uppgift m när handlingarna kmmer att gdkännas av blagets styrelse. Tillståndsansökan bygger till utfrmningen på finansministeriets förrdning m de utredningar sm ska fgas till ett värdepappersföretags ansökan m verksamhetstillstånd (937/2007). För prövning av förutsättningarna för verksamhetstillstånd ska ansökan innehålla upplysningar m sökanden den tilltänkta verksamheten aktiekapitalet stiftarna ch de viktigaste aktieägarna ch aktieägarnas ägarandelar värdepappersföretagets ch hldingföretagets ledning värdepappersföretagets bindningar värdepappersföretagets revisrer de finansiella verksamhetsförutsättningarna den interna kntrllen ch riskhanteringen kraven på rganisatin av verksamheten ch rutinerna systemen för kundidentifikatin ch kundkntrll lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets stiftare ch aktieägare lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets ledning.
INSTRUKTION 3 (18) Denna instruktin redgör närmare för hur de lika delarna i blanketten ska fyllas i. De utredningar ch andra beskrivningar sm nämns i finansministeriets förrdning ch sm enligt Finansinspektinen är nödvändiga för tillståndsprövningen anges efter sakmråde. En hänvisning till tillämpningen av Finansinspektinens standarder eller ett citat ur en standard räcker inte sm beskrivning. En del av bilagrna kan vara överlappande, dvs. de kan användas för att uppfylla kraven i flera delar. I en senare del i blanketten kan då finnas hänvisningar till tidigare upplysningar eller kmpletteringar till bilagrna till den del sm upplysningarna inte framgår av redan angivna bilagr. Om sökanden på lång sikt inte alls kmmer att driva verksamhet på någt delmråde ska detta anges i ansökan med mtivering (t.ex. "Verksamheten är inte på lång sikt förenad med marknadsrisk eftersm..."). En del av sökandens verksamhet kan exempelvis vara rganiserad på kncernnivå. I så fall räcker det med en redgörelse på kncernnivå, men blagets styrelse ska fatta beslut m tillämpning av kncerninstruktinerna. Sökanden kallas ckså blag. 1 Upplysningar m sökanden Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektinen tillräckliga basfakta m blaget ch dess ägare ch visa att blaget har bildats enligt bestämmelserna i lag. Av den skriftliga ansökan m tillstånd för värdepappersföretag ska framgå blagets fullständiga firma, bifirmr, hemrt, pst- ch besöksadress, huvudkntr i Finland ch andra driftställen. Om sökanden använder Finansinspektinens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten. Obligatriska bilagr: kpia av den gällande blagsrdningen blagsstämmprtkll med eventuella bilagr över beslutet att ändra blagsrdningen så att den mtsvarar kraven på blagsrdning för värdepappersföretag ch uppgift m blagets avsikt att ansöka m tillstånd ch ansökningsförfarandet redgörelse för att ändringen av blagsrdningen enligt punkten van har anmälts för registrering till patent- ch registerstyrelsen i enlighet med 5 kap. 30 2 mm. i aktieblagslagen (624/2006) handelsregisterutdrag. Om tillståndsansökan gäller ett nytt blag ska ansökan innehålla uppgift m sökandens namn ch kntaktuppgifter samt blagets namn, bifirmr, hemrt, huvudkntr i Finland ch andra
INSTRUKTION 4 (18) driftställen. Om sökanden använder Finansinspektinens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten. Till tillståndsansökan för ett nytt blag ska följande dkumentatin med eventuella bilagr bifgas: utdrag ur eller kpia av etableringsbeslutet m stiftaren är en juridisk persn handelsregisterutdrag för alla stiftare m stiftarna är juridiska persner, eller ämbetsbetyg ch kntaktuppgifter för alla stiftare m stiftarna är fysiska persner kpia av stiftelseurkunden kpia av eventuellt prtkll från den knstituerande stämman. 2 Tilltänkt verksamhet Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller kraven på sådan verksamhet sm blaget söker tillstånd för. Den tilltänkta verksamheten ska vara planmässig ch de uppställda målen realistiska. Planen ska mfatta alla delar av verksamheten, inklusive utlagd verksamhet ch verksamhet sm drivs genm mbud eller anknutna mbud. Vilka bilagr sm behövs berr på den tilltänkta verksamheten. En detaljerad förteckning över bilagrna över de lika verksamheterna finns i avsnitt 5.3.2 i Finansinspektinens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd ch underrättelser). Bilagr till ansökan : beskrivning av den verksamhet enligt VPFL sm blaget kmmer att driva inkl. sidtjänster (t.ex. prdukt- ch tjänstebeskrivningar med uppgift m kundmålgrupper ch prcesscheman). 3 Kapital Upplysningarna i denna del ska visa att aktiekapitalet uppfyller de uppställda kraven. Om blagets aktiekapital är fullt inbetalt vid ansökningstidpunkten ska följande bifgas: uppgift m att aktiekapitalet är i blagets äg ch besittning (t.ex. styrelsebeslut i ärendet) ett intyg undertecknat av blagets revisrer m att bestämmelserna m teckning av aktiekapital har följts.
INSTRUKTION 5 (18) Om blagets aktiekapital inte är inbetalt vid ansökningstidpunkten ska ytterligare följande bifgas: upplysningar m förbindelser sm gäller betalningen av aktiekapitalet (ska innehålla företagets stiftelseurkund eller teckningslista över de tecknade aktierna eller andelarna, prtkll från den knstituerande stämman samt uppgifter m tecknarna ch tecknade aktier eller andelar) kpia av beslutet m aktieteckning ch handelsregisterutdrag för alla tecknare sm är juridiska persner ch ämbetsbetyg för tecknare sm är fysiska persner. Om aktiekapital har tecknats med rätt eller skyldighet att i blaget mt aktie eller andel sätta in andra tillgångar än pengar, eller m aktiekapitalet helt eller delvis har betalats i annan frm än pengar, ska ett yttrande enligt 2 kap. 8 4 mm. i aktieblagslagen bifgas. Om kapitalkraven uppfylls i frm av aktiekapital, ansvarsförsäkring eller en kmbinatin av dessa ska upplysningar m detta ttala kapital bifgas. 4 Stiftare ch ägare Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektinen tillräcklig infrmatin m företagets stiftare ch ägare ch visa att blagets ägarstrukturer inte förhindrar en effektiv tillsyn över blaget. Ansökan ch bilagr ska innehålla upplysningar m sådana ägare vars ägarandel direkt eller indirekt uppgår till minst en tindel eller medför minst 10 % av rösträtten i blaget. Bilagr till ansökan: förteckning över stiftare ch ägare sm är fysiska persner med persn- ch kntaktuppgifter ch uppgifter m ägarandelar ämbetsbetyg för fysiska persner handelsregisterutdrag för juridiska persner uppgifter m sådana avtal eller andra arrangemang sm resulterar i eller kan resultera i uppkmsten av sådan ägarandel sm här avses anmälan m lämplighetsprövning av stiftarna ch ägarna, daterad ch undertecknad av respektive persner (fit & prper-anmälan). För juridiska persner ska den daterade ch undertecknade anmälan göras av fysiska persner med firmateckningsrätt. Om en stiftare eller ägare är myndig eller har begränsad handlingsbehörighet ska intressebevakaren dessutm lämna upplysningar m ägarens ch stiftarens myndighet eller begränsningen i handlingsbehörigheten ch en anmälan sm gäller intressebevakaren själv. Fit & prper-blanketter finns på Finansinspektinens webbplats under Tillstånd. Ovannämnda bilagr ska lämnas ckså för sådana fysiska ch juridiska persner sm enligt
INSTRUKTION 6 (18) 2 kap. 9 i värdepappersmarknadslagen (495/1989) kan jämställas med aktieägare. I ansökan ska specificeras på vilka grunder en fysisk persn kan jämställas med aktieägare. 5 Ledningen för värdepappersföretag ch hldingföretag Upplysningarna i denna del ska visa att företaget under tillsyn kmmer att ledas prfessinellt ch enligt sunda ch försiktiga affärsprinciper ch att blagets verksamhet uppfyller kraven i Finansinspektinens standard 1.3 (Intern styrning ch rganisatin av verksamheten) ch standard 4.1 (Intern kntrll ch riskhantering). Sökanden ska bevisa att blagsledningen har tillräcklig utbildning ch kmpetens med hänsyn till uppgifternas art ch mfattning. Av ansökan ska ckså framgå hur sökanden i praktiken har kntrllerat att ledningen har tillräcklig kännedm m sökandens verksamhetsmråde. Blagsledningen ska uppfylla lämplighetskraven i Finansinspektinens standard 1.4 (Lämplighetsprövning (fit & prper)). Uppläggningen av den interna styrningen ska ta hänsyn till kmplexiteten ch mfattningen av den framtida verksamheten. Den interna styrningen kan läggas upp enligt lika mdeller. Bilagr till ansökan: utdrag ur eller kpir av handlingar med uppgifter m de rdinarie medlemmarna ch suppleanterna i företagets styrelse, verkställande direktör ch verkställande direktörens ställföreträdare sm utsetts för blaget ch andra persner i högsta ledningen, inklusive kntaktuppgifter för dem anmälan m lämplighetsprövning av styrelsemedlemmarna, styrelsesuppleanterna, verkställande direktören, ställföreträdaren för verkställande direktören ch andra persner i högsta ledningen, daterad ch undertecknad av respektive persn (fit & prperanmälan). Fit & prper-blanketter finns på Finansinspektinens webbplats under Tillstånd. Om värdepappersföretaget har en eller flera ställföreträdare för verkställande direktören ska det av uppgifterna framgå under vilka villkr en ställföreträdare ska träda i den verkställande direktörens ställe när denne är förhindrad att sköta sina uppgifter samt i vilken rdning ställföreträdarna ska träda in. Det sm nämnts van gäller på mtsvarande sätt de upplysningar m ett hldingföretags ledning sm lämnas i ansökan m tillstånd för hldingföretag. 6 Betydande bindningar Upplysningarna i denna del ska visa att blagets betydande bindningar till någn annan persn inte hindrar en effektiv tillsyn över blaget. Finansinspektinen ska kunna skapa sig en tydlig helhetsbild av verksamheten, ägarstrukturerna ch eventuella bindningar till fysiska ch juridiska persner.
INSTRUKTION 7 (18) Med betydande bindningar avses en möjlighet baserad på ägande eller bestämmande inflytande (röstetal eller rätt att utse/avsätta högsta ledningen) att påverka ett företags styrning ch verksamhet. En betydande bindning kan uppkmma när persnen tillsammans med någn närstående har vannämnda möjlighet att påverka företagets styrning ch verksamhet. Närstående är till exempel äkta makar ch barn. En betydande bindning uppstår ckså mellan två eller flera juridiska företag över vilka samma persn eller blag har bestämmande inflytande. Bilagr till ansökan: upplysningar m värdepappersföretagets bindningar (t.ex. schema över blagsstrukturen) upplysningar m sådana avtal eller överenskmmelser sm resulterar i eller senare kan resultera i uppkmsten av en betydande bindning (t.ex. delägaravtal, blagsrdning eller blagsavtal). 7 Revisrer Upplysningarna i denna del ska visa att blagets revisrer uppfyller de krav sm ställs på revisrer. Bilagr till ansökan: revisrernas namn (av uppgifterna ska framgå vem sm är CGR, dvs. revisr eller revisinsfirma sm är gdkänd av Centralhandelskammaren) utdrag ur prtkllet över valet av revisrer. 8 Finansiella verksamhetsförutsättningar ch verksamhetsplan Upplysningarna i denna del ska visa att de finansiella förutsättningarna för verksamheten uppfylls ch att verksamheten är planmässig, prfessinell ch långsiktig. Ansökan med bilagr ska detaljerat redvisa hur sökanden har sörjt för att blaget har tillräckliga finansiella verksamhetsförutsättningar. Ett viktigt stöd för tillståndsprövningen är en välskriven, detaljerad verksamhetsplan sm mfattar lika funktiner, tjänster ch prdukter ch en högklassig kapitalstrategi. Bilagr till ansökan: verksamhetsplan lönsamhetsbedömningar ch -mål samt resultat- ch balansräkningsprgnser för de tre
INSTRUKTION 8 (18) kmmande åren med mtivering en bedömning av kapitaltäckningen för de tre kmmande åren samt en plan för säkrandet av kapitaltäckning ch likviditet upplysningar m tillgången till kapital (kapitalplan) bkslutsuppgifter (för sökanden med tidigare verksamhet) kncernbkslutsuppgifter, inklusive bilagr, för de tre senaste räkenskapsperiderna (för sökanden sm ingår i en kncern) beräkningar av hur kapitalkraven uppfylls efter riskkategri beskrivning av hur den interna kapitalutvärderingen är rganiserad. Om det senaste bkslutet har upprättats tidigare än sex månader innan ansökan lämnas in ska ckså bifgas en redgörelse för händelser sm inträffat efter att bkslutet upprättades ch sm väsentligen inverkat på blagets eknmiska ställning samt för blagets eknmiska situatin ch resultat vid ansökningstidpunkten. Redgörelsen ska vara daterad ch undertecknad av blagets styrelse. 9 Intern kntrll ch riskhantering 9.1 Organisatin, persnal ch makt-, ansvars- ch rapprteringsförhållanden Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektinen en helhetsbild av sökandens rganisatin. Blaget ska bevisa att dess nuvarande ch kmmande anställda har tillräcklig kmpetens med hänsyn till sina arbetsuppgifter, blagets strlek ch verksamhetens art ch mfattning. Av uppgifterna ska ckså framgå att makt- ch ansvarsfördelningen i blaget är klar. Varje rgans skyldigheter ch ansvar ska vara tydligt fastställda ch högsta ledningen ska kunna göra en berende utvärdering av blagets verksamhet. Bilagr till ansökan: tydligt rganisatinsschema över blagets verksamhet system med ersättare för verkställande direktören, direktörer med ansvar för centrala affärsmråden, chefer m.fl. antal anställda inm centrala affärsenheter ch funktiner persnalplan med uppgifter m persnalens yrkeskunskaper, kmpetenskrav ch belöningsgrunder (exempelvis rekryteringsprinciper ch utbildningsplaner) befattningsbeskrivningar enligt nmenklatur redgörelse för den praktiska rganisatinen av makt- ch ansvarsfördelningen mellan lika enheter ch funktiner ch beskrivning av beslutssystemet (upplysningar m vilka de lika enheternas ch funktinernas centrala uppgifter är, vilka de centrala beslutande rganen är ch hur fta de sammanträder
INSTRUKTION 9 (18) ch vilka rapprteringsförhållandena mellan de centrala funktinerna är, t.ex. beslutsrganens arbetsrdningar, uppgifter m styrelsens utsktt) redgörelse för hanteringen av intresseknflikter beskrivning av rapprterna till högsta ch verkställande ledningen ch uppgifter m hur fta rapprter upprättas (inkl. ett representativt urval mdellrapprter till ledningen, t.ex. lika månadsrapprter). För att verifiera att förutsättningarna för verksamhetstillståndet uppfylls kan eventuella regler för intern styrning (crprate gvernance-plicy) ckså bifgas. 9.2 Intern kntrll, riskkntrll ch riskhantering Upplysningarna i denna del ska visa att den interna kntrllen i det sökande blaget är på tillräckligt hög nivå med hänsyn till verksamhetens art ch mfattning. Av ansökan ska den praktiska uppläggningen av den interna kntrllen ch riskhanteringen framgå: beskrivning av vilka centrala åtgärder den interna kntrllen får vidta, vilken ansvarsfördelningen mellan lika enheter ch funktiner inm den interna kntrllen är ch hur risktagandet inm lika affärsenheter/funktiner ch riskkategrier övervakas i praktiken. Blaget ska uppfylla kraven på intern kntrll ch riskhantering enligt Finansinspektinens standard 4.1 (Uppläggning av intern kntrll ch riskhantering). Bilagr till ansökan: beskrivning av uppläggningen av internkntrllen, riskhanteringen ch den riskhantering sm är berende av affärsverksamheten (berende riskkntrllenhet) upplysningar m de system ch metder med vilka värdepappersföretaget avser följa upp ch hantera riskerna enligt 5 kap. i lagen m värdepappersföretag beskrivning av hur en tillräcklig infrmatinsgång, riskhantering ch intern kntrll säkras i funktiner sm ska drivas genm mbud eller anknutna mbud eller läggas ut på entreprenad. 9.3 Intern revisin Upplysningarna i denna del ska visa att den interna revisinen i blaget är rganiserad på behörigt sett med hänsyn till verksamhetens art ch mfattning ch att sökanden har inrättat en separat internrevisin sm är berende av andra funktiner för att bedöma ch kntrllera detta.
INSTRUKTION 10 (18) Internrevisinen är en berende ch bjektiv gransknings- ch utvärderingsverksamhet sm har inrättats för att tillföra rganisatinen ett mervärde ch förbättra dess verksamhet. Av ansökan ska framgå hur internrevisinen i blaget är rganiserad. Bilagr till ansökan: principer för internrevisinen fastställda av högsta ledningen ch av dem ska åtminstne framgå verksamhetsmålen verksamhetsmrådet ch att det är begränsat ställningen i rganisatinen ch förhållandet till övriga kntrllfunktiner behörighet ch ansvar uppgifter ch rganisatin av dem den funktinsansvarigas uppgifter ch skyldigheter de allmänna principerna för verksamhetsplaneringen principerna ch tidtabellen för rapprteringen av bservatiner rapprteringsförhållanden, ansvar ch skyldigheter granskningsplan meritförteckning för de anställda vid internrevisinen beräkningsgrunder för eventuella belöningar till de anställda vid internrevisinen fastställda granskningsrutiner: dkumentatin av bservatiner ch slutsatser rapprtering ch infrmatinsgivning. Om blaget inte har en separat internrevisin ska till ansökan bifgas en redgörelse för hur mtsvarande funktin har rganiserats ch vem sm har utsetts till funktinsansvarig. Redgörelsen ska åtföljas av styrelsebeslut m eventuella alternativa rutiner sm avviker från de bindande reglerna i Finansinspektinens standard. 9.4 Cmpliancefunktin Upplysningarna i denna del ska visa att företaget ch dess verksamhet åtnjuter kundernas ch marknadens förtrende. Nggrann efterlevnad av lagstiftning ch myndigheternas anvisningar ch föreskrifter samt självreglering på marknaden upprätthåller för sin del förtrendet. Det främjas ckså av att blagets egna interna regler, bindande etiska principer ch andra instruktiner följs. För detta syfte ska sökanden inrätta en funktin med ansvar för efterlevnadskntrllen (cmpliance) sm bistår blagets högsta ch verkställande ledning ch andra funktiner i hanteringen av de risker sm bristande efterlevnad medför.
INSTRUKTION 11 (18) Cmpliance-funktinen ska övervaka ch regelbundet bedöma m blagets åtgärder ch rutiner för efterlevnadskntrll är tillräckliga. Funktinen ska vidare bevaka ch bedöma m åtgärderna för att rätta till brister i regelefterlevnaden är tillräckliga ch effektiva. Av ansökan ska framgå hur efterlevnadskntrllen (cmpliancefunktinen) i blaget är rganiserad. Bilagr till ansökan: skriftliga principer för cmpliance-funktinen fastställda av högsta ledningen ch av dem ska åtminstne framgå mål ch uppgifter ställningen i rganisatinen ch förhållandet till övriga kntrllfunktiner behörighet ch rätt till den infrmatin sm behövs för att utföra uppgifterna samt rätt att granska den funktinsansvarigas uppgifter ch skyldigheter de allmänna principerna för planeringen principerna ch tidtabellen för rapprteringen meritförteckning för den funktinsansvariga eventuella belöningsgrunder för den funktinsansvariga. 9.5 Utläggning av verksamhet ch anlitande av mbud ch anknutna mbud Genm upplysningarna i denna del kntrllerar Finansinspektinen att utläggningen av verksamhet inte försvårar blagets riskhantering eller interna kntrll eller i väsentlig grad den övriga verksamheten i blaget. Blaget ska uppfylla kraven i Finansinspektinens standard 1.6 (Utläggning av verksamhet) ch RA 1.6 (Anmälan m utläggning av verksamhet).. Bilagr till ansökan: upplysningar m den tilltänkta verksamheten sm ska drivas genm mbud ch/eller anknutna mbud ch av den verksamhet sm ska läggas ut (inkl. namn ch kntaktuppgifter för uppdragstagarna). upplysningar m tillsynen över anknutna mbuds verksamhet upplysningar m upprättande av register över anknutna mbud utläggningsavtal (eller utkast till avtal)
INSTRUKTION 12 (18) 9.6 Bkföringssystem Upplysningarna i denna del ska visa att bkföringssystemet är tillförlitligt, dess kntinuitet har säkrats på ett tillfredsställande sätt, det förser ledningen ch myndighetsrapprteringen med tillräckligt detaljerad infrmatin ch uppfyller handels- ch industriministeriets ch bkföringsnämndens kriterier. Bilagr till ansökan: beskrivning av bkföringssystemen ch bkföringsmetderna (bl.a. allmän beskrivning av gränssnitten mellan delbkföringssystemen, den manuella avstämningen ch avstämningen i datasystemen. Se närmare standard 3.1 (Årsredvisning), handels- ch industriministeriets beslut (47/1998) ch bkföringsnämndens allmänna anvisningar (22.5.2000). 9.7 Datasystem Upplysningarna i denna del ska visa att blaget har tillfredsställande ch lämpliga datasystem med hänsyn till verksamhetens art ch mfattning. Bilagr till ansökan: beskrivning av befintliga ch planerade datasystem, inkl. sådana it-tjänster sm ska läggas ut (t.ex. systembeskrivning) dataadministratinsstrategi (sm antagits av ledningen) beskrivning av rganisatinen för dataadministratinen med ansvarsfördelning. 9.8 Datasäkerhet Upplysningarna i denna del ska visa att blaget har tillräcklig kmpetens ch persnal ch internrevisin för att säkra välfungerande datasystem. Bilagr till ansökan: datasäkerhetsprinciper datasäkerhetsrganisatinen med ansvarsfördelning beskrivning av hanteringen av datasäkerhetsriskerna utvärderas (t.ex. riskanalyser av datasäkerheten) centrala datasäkerhetsinstruktiner redgörelse för hur blagets egen datasäkerhet utvärderas(t.ex. interna eller externa utvärderingar av datasäkerheten i blaget). 9.9 Upplysningarna i denna del ska visa att sökanden har beredskap för
INSTRUKTION 13 (18) Kntinuitetsplaner ch beredskapsplaner för störningar avbrtt i verksamheten ch kan frtsätta verksamheten ch begränsa sina förluster vid störningar. Av ansökan ska framgå hur sökanden har säkrat kntinuiteten i de centrala funktinerna i händelse av funktinshtande störningar. Beskrivningen ska ckså täcka kntinuiteten i utlagda funktiner. Bilagr till ansökan: principer för kntinuitetsplanering kntinuitetsplaner för centrala funktiner (inkl. beskrivning av systemen för att säkra ch återställa datasystem sm är av avgörande betydelse för verksamheten) redgörelse för vilka åtgärder det företag sm dataverksamheten eventuellt har lagts ut på har vidtagit för att säkra kntinuiteten i verksamheten vid eventuella störningar. 10. Organisatin av verksamheten ch uppföranderegler Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller kraven på sådan verksamhet sm blaget söker tillstånd för ch att den följer uppförandereglerna i lag ch Finansinspektinens standarder 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster), 2.2 (Marknadsföring av finansiella tjänster ch finansiella instrument), 2.3 (Avtal m finansiella tjänster), 1.3 (Intern styrning ch rganisatin av verksamheten) ch 5.3 (Insideranmälan ch insiderregister). Till ansökan ska bifgas en redgörelse för hur blaget har rganiserat verksamheten i samband med investerings- ch sidtjänster (inkl. beskrivningar av interna prcesser ch eventuella relaterade avtalsutkast) ch efterlevnaden av uppförandereglerna för kundrelatiner ch bestämmelserna m förhindrande av marknadsmissbruk. En väl genmtänkt beskrivning av interna prcesser ch rutiner kunde t.ex. tjäna sm blagets eget intrduktinsmaterial för nyanställda ch smstödmaterial för verksamheten. En hänvisning till tillämpningen av Finansinspektinens standarder eller ett citat ur en standard räcker inte sm beskrivning. Vidare ska de interna instruktiner sm bifgas tillståndsansökan vara uppdaterade ch tillräckligt nggrant beskriva hur företagets verksamhet i lika enheter ch funktiner är rganiserad i praktiken. Instruktinerna ska vara antagna av högsta ledningen. Bilagr till ansökan:
INSTRUKTION 14 (18) Intresseknflikter riktlinjer för identifiering ch förebyggande av intresseknflikter, bl.a. analys av intresseknflikter sm är typiska för verksamheten redgörelse för hur intresseknflikter hanteras sammanfattning till kunden ch upplysningar m hur den ges till kunden. Relevanta persners privata transaktiner redgörelse för instruktiner ch rutiner för privata transaktiner. Skyldighet att bevara uppgifter m tillhandahållande av investeringstjänster beskrivning av hur uppgifter ch telefnsamtal dkumenteras. Förvaring av kundens penningmedel ch finansiella instrument redgörelse för rutiner ch system för förvaring av kundmedel, inkl. beskrivning av arbetsgången med bl.a. avstämningar mt externa infrmatinskällr ch uppgifts- ch ansvarsfördelning (farliga arbetskmbinatiner) redgörelse för hanteringen, clearingen ch avvecklingen ch förvaringen av penning medel, finansiella instrument ch eventuella säkerheter efter handelsplats uppgifter m eventuella utmstående tjänsteleverantörer sm anlitas för förvaring av kundmedel ch m rutiner ch ansvar för valet ch kntrllen av tjänsteleverantörer redgörelse för eventuell fysisk förvaring. Hantering av klagmål från kunder redgörelse för rutinerna för klagmålshanteringen. Kategrisering av kunder enligt 1 kap. 4 i VPML interna instruktiner m kategriseringen av kunder
INSTRUKTION 15 (18) mall för underrättelse till kunden m kategriseringen med uppgift m hur kategriseringen påverkar kundens ställning. Incitament upplysningar m incitament relaterade till investeringstjänster ch sidtjänster, inkl. avtal eller överenskmmelser m prvisinsåterbäring ch distributinskanalsprvisiner rutiner för bedömning/gdkännande av m incitament ska tillåtas. infrmatin till kunderna m incitament Infrmatinsskyldighet handlingsmdell ch material sm hänför sig till infrmatinsskyldigheten enligt avsnitt 7.2 i Finansinspektinens standard 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster) Prövning sm hjälper företaget att rekmmendera de investeringstjänster ch finansiella instrument sm är lämpliga för kunden (gäller prtföljförvaltning ch investeringsrådgivning) Artikel 19.4 i direktiv 2004/39/EG redgörelse för rutinerna för prövningen redgörelse för hur blaget säkerställer att den tjänst sm tillhandahålls ch upplysningarna m kunden står i rätt prprtin till varandra. Prövning av m den erbjudna investeringstjänsten eller prdukten är passande för kunden (gäller andra investeringstjänster än prtföljförvaltning ch investeringsrådgivning) Artikel 19.5 i direktiv 2004/39/EG redgörelse för rutinerna för prövningen redgörelse för hur blaget säkerställer att den erbjudna investeringstjänsten eller prdukten står i rätt prprtin till kundens kunskap ch erfarenhet. Förmedling utan prövning (executin nly) (endast på initiativ av kunden med s.k. kmplicerade finansiella instrument ch kunden har infrmerats m att företaget inte är skyldigt
INSTRUKTION 16 (18) att bedöma tjänstens eller instrumentets lämplighet för kunden) interna instruktiner m rutinerna vid tillhandahållandet av tjänsten lista på finansiella instrument sm institutet betraktar sm kmplicerade upplysningar m de kriterier enligt vilka en prdukt definieras sm kmplicerad. Rapprtering till kunder redgörelse för hur skyldigheterna att infrmera kunder uppfylls inkl. rapprtmallar upplysningar/interna instruktiner m rutiner ch arbetsbeskrivning sm klargör arbetsfördelning ch avstämningar ch andra kntrller av kundrapprteringens riktighet. Bästa utförande av rder (best executin) riktlinjer infrmatin till kunderna m riktlinjerna redgörelse för vilka åtgärder rdermttagaren ch mäklaren eller prtföljförvaltaren vidtar för att säkerställa att reglerna för best executin följs vid utförande rder avseende finansiella instrument för kunders räkning. Utförande av rder avseende finansiella instrument prcessbeskrivningar från rderhantering till clearing ch avveckling redgörelse för tillämpningen av artiklarna 7 ch 8 i kmmissinens förrdning nr 1287/2006 (dkumentering av kundrder, rderhantering ch transaktiner) interna instruktiner m sammanläggning ch fördelning av rder redgörelse för hur sökanden säkerställer att instruktinerna ch riktlinjerna för rderhantering följs. Marknadsföring redgörelse för rutinerna för att säkerställa att marknadsföringen är
INSTRUKTION 17 (18) saklig. redgörelse för hur blaget säkerställer att gd sed följs i marknadsföringen av finansiella tjänster. Investeringsanalyser beskrivning av innehållet i ch arten av verksamhet sm går ut på att ta fram ch sprida investerings- ch finansanalyser ch andra frmer av allmänna rekmmendatiner avseende finansiella instrument sm är föremål för handel. kundmålgruppen. eventuella prvisinsgrunder. Skyldighet att upprätthålla insiderregister redgörelse för tillförlitlig registerhållning, interna instruktiner m registerföringen ch namnet på den registeransvariga upplysning m var registret eller registren förs (SIRE eller sökandens eget register) upplysning m var registret är tillgängligt för allmänheten. Anmälningsskyldighet avseende marknadsmissbruk redgörelse för hur sökanden uppfyller anmälningsskyldigheten enligt 4 kap. 16 i VPML (kursmanipulatin ch missbruk av insiderinfrmatin). 11 System för kundidentifikatin ch kundkntrll Upplysningarna i denna del ska visa att blaget har rutiner för kundkännedm ch kundidentifikatin sm antagits av ledningen ch att blaget följer bestämmelserna m åtgärder mt penningtvätt ch terrristfinansiering. Blaget ska uppfylla kraven i Finansinspektinens standard 2.4 (Kundidentifiering, kundkännedm ch åtgärder mt penningtvätt, finansiering av terrrism ch marknadsmissbruk) ch standard 4.4b (Hantering av perativa risker). Bilagr till ansökan: interna regler för system för kundidentifikatin ch kundkännedm antagna av ledningen, dvs. hur blaget identifierar kunden ch känner till arten av kundens verksamhet (i början av kundrelatinen ch därefter, alltefter kundgrupp ch distributinskanal)
INSTRUKTION 18 (18) kundplicy redgörelse för blagets rutiner för efterlevnadskntrll av msrgs- ch anmälningsplikten enligt bestämmelserna m åtgärder mt penningtvätt ch terrristfinansiering (t.ex. beskrivning av system för uppföljning av användningen av tjänster, metder för identifiering ch registrering av misstänkta fall) upplysningar m förvaringen av identifikatinshandlingarna ch m funktinsansvariga upplysningar m persnalens utbildning (t.ex. utbildningsprgram). Bilagr till tillståndsansökan Bilagrna till tillståndsansökan ska ha tydliga rubriker. Bilagrna kan sändas in i elektrnisk frm till Finansinspektinen. Det bör understrykas att sökanden då gör det på eget ansvar ch att Finansinspektinen inte svarar för datasäkerheten. Exempel. Dkumenten med beskrivningar av sökandens betalningssystem är mycket mfattande ch har flera hundra sidr. Med den tillståndsansvariga handläggaren kan man kmma överens m att bilagrna ska sändas in elektrniskt, men Finansinspektinen svarar då inte för datasäkerheten. Anm. När bilagr sänds in elektrniskt ska filerna rubriksättas ch namnges tydligt i enlighet med huvudrubrikerna på blanketten.