DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2013 2014 För Gullspångs kommun

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2013 2014 För Gullspångs kommun Innehållsförteckning Sida Arkivredogörare 2 Lednings- och stödfunktion 3-4 Näringsliv, områdesutveckling samt turism 5 Lärcentrum och arbetsmarknad 6 Folkhälsa 7 Kostverksamhet 8 Grundskola och förskoleverksamhet 9-11 Individ- och familjeomsorg 12-25 LSS-verksamhet 26-28 Hälso- och sjukvård 29-32 Äldreomsorg SoL 33-36 Löneadministration MTGK 37-41 Säkerhets- och beredskapsarbete 42 Hantering av E-post m.m. 43 Rutiner 44-46 Beslutad av: Datum: Reviderad av: Datum: Kommunstyrelsen: 2013-01-10, 18 Arkivmyndigheten: Nästa revideringsdatum: 2014-10-31

2 Arkivredogörare: Enhet: Kod: Inventerarnr: Britt Marie Nilsson, Sara Olsson Lednings- och stödfunktion inkl. Överförmyndare och Valnämnd Lest 01 Fredrik Tidholm Näringsliv, områdesutveckling samt turism Notu 02 Inger Hägnestam Lärcentrum och arbetsmarknad Läar 03 Joakim Wassén Folkhälsa Fohä 04 Åsa Wallin Kostverksamhet Kove 05 Gunvor Jansson, Maj-Britt Karlsson Grundskola och förskoleverksamhet Grfö 06 Ulla Klingberg, Lars Olsson Individ- och familjeomsorg och LSS-verksamhet Inls 07 Annika Jonsson Hälso- och sjukvård Häsj 08 Susanne Ljungberg, Leena Persson Äldreomsorg SoL Älom 09 Ann Holm Colliander Lönenämnden MTGK Löad 10 Stefan Alleniusson Säkerhets- och beredskapsarbete Säbe 11

3 Lednings- och stödfunktion 100 Lest 01 Annonser till tidningar Kopia. Närarkiv Vid inaktualitet 101 Lest 01 Avtal Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 102 Lest 01 Befolkningsstatistik Kopia. Närarkiv 2 år Bevaras Om det är lokal befolkningsstatistik rörande Gullspångs kommun. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. 103 Lest 01 Borgerliga vigslar, akter Original. Närarkiv 1år Bevaras Innehåller hindersprövning, vigselintyg och vigselprotokoll. Rutin 03. 105 Lest 01 Delegationsbeslut Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01. 106 Lest 01 Delgivningar och meddelanden Original. Närarkiv 5 år 107 Lest 01 Diarieförda handlingar Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01. 108 Lest 01 Diarielistor Original. Datasystemet W3D3 109 Lest 01 Följesedlar och kvitton Original. Närarkiv 2 år 110 Lest 01 Föredragningslistor, kallelser till sammanträden Original. Närarkiv 2 år 111 Lest 01 Närtrafik, fakturaunderlag Original. Närarkiv 10 år 2 år Bevaras Utskrift sker en gång per år i diarienummerordning ur ärendeoch dokumenthanteringssystemet W3D3. Rutin 02 och 03. 112 Lest 01 Protokoll, Allmänna utskottet Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 113 Lest 01 Protokoll, Barn- och utbildningsutskottet Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 114 Lest 01 Protokoll, Budgetberedningen Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 115 Lest 01 Protokoll, Externa Original. Närarkiv Vid inaktualitet Protokoll och minnesanteckningar som upprättas i kommunens egna verksamhet skall bevaras. 116 Lest 01 Protokoll, IFO- och LSS utskottet Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17.

4 117 Lest 01 Protokoll, Kommunala pensionärs- och handikapprådet Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 01, 03 och 17. 118 Lest 01 Protokoll, Kommunfullmäktige Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 119 Lest 01 Protokoll, Kommunstyrelsen Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 104 Lest 01 Protokoll, Stiftelser och fonder, inkl. redovisning Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 01 och 03. 120 Lest 01 Protokoll, Valnämnden Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 01 och 17. 121 Lest 01 Protokoll, Äldreomsorgsutskottet Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin 01 och 17. 122 Lest 01 Protokoll, Överförmyndarnämnden Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 01, 03 och 17. 123 Lest 01 PUL- register över godkända personuppgiftsbehandlingar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 125 Lest 01 Sekretessbevis, förtroendevalda och personal Original. Närarkiv Bevaras Levereras till personalakt när det gäller anställda. Förtroendevalda sättes i pärm och omfattas av rutin 14. 126 Lest 01 Skrivelser, inkommande och utgående, rutinmässig Original. Närarkiv 2 år Skrivelser av betydelse och som föranleder ett ärende diarieförs. 127 Lest 01 Valnämndens handlingar Original. Närarkiv 2 år Bevaras 128 Lest 01 Valnämndens röstlängder Original. Närarkiv 2 år Bevaras 129 Lest 01 Ärende- och dokumenthanteringssystem, W3D3 Webbaserat datasystem Hos leverantören Formpipe Rutin 49.

5 Näringsliv, områdesutveckling samt turism 150 Notu 02 Ekonomirapporter Original. Närarkiv Vid inaktualitet 151 Notu 02 Företagsbesök Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 152 Notu 02 Företagsregister Original. Närarkiv Vid inaktualitet Dvs efter uppdatering. 153 Notu 02 Företagsservice, handlingar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 154 Notu 02 Lokalregistret, lediga lokaler, arkivexemplar Original. Närarkiv Vid inaktualitet Dvs efter uppdatering. 155 Notu 02 Nyföretagande, handlingar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 156 Notu 02 Näringslivsinformation från myndigheter Original. Närarkiv Vid inaktualitet 157 Notu 02 Projekthandlingar Original. Närarkiv 2 år Bevaras 2 år efter projektavslut. 158 Notu 02 Undervisningsmaterial Original. Närarkiv Vid inaktualitet 159 Notu 02 Verifikationer Original. Närarkiv 10 år

6 Lärcentrum och arbetsmarknad 160 Läar 03 Arkivredovisning saknas

7 Folkhälsa 200 Fohä 04 Minnesanteckningar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14.

8 Kostverksamhet 210 Kove 05 Anhöriga till personalen Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 211 Kove 05 APT-möten Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 212 Kove 05 Beställningslistor Datasystem, Aivo Närarkiv Vid inaktualitet 213 Kove 05 Brandskyddsdokument Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 214 Kove 05 Fakturaunderlag Datasystem, Aivo 2 år 215 Kove 05 Följesedlar Original. Kostchefen Vid inaktualitet Efter kontroll. 216 Kove 05 Inbetalningar, bank Original. Närarkiv 2 år 217 Kove 05 Inspektionsrapporter Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 03. 218 Kove 05 Livsmedel, egenkontroll Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 219 Kove 05 Matportioner, statistik Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 220 Kove 05 Matsedlar Original. Kostchefen Vid inaktualitet 221 Kove 05 Minnesanteckningar, kostträff/matråd/kostgruppen Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin 03. 222 Kove 05 Mjölkstödet Original. Närarkiv Vid inaktualitet 223 Kove 05 Personalakter Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 224 Kove 05 Personalscheman Original. Kostchefen Vid inaktualitet 225 Kove 05 Prislistor Datasystem, Aivo Vid inaktualitet 226 Kove 05 Produktkataloger Original. Kostchefen Vid inaktualitet 227 Kove 05 Recept Original. Närarkiv Vid inaktualitet När omsorgstagare inte längre är aktuell. 228 Kove 05 Skyddsrond, checklistor Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 229 Kove 05 Upphandlingar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14.

9 Grundskola och förskoleverksamhet 300 Grfö 06 Anmälan, musikskolan Original. Närarkiv Vid inaktualitet Dvs då eleven avslutat sina musikstudier. 301 Grfö 06 Ansvarsförbindelser, instrumentlån Original. Musikledare 1 år Dvs 1 år efter ansvarsförbindelsen upphört 302 Grfö 06 Ansökan om ersättning från Skolverket, migrationsverket m.fl. Original. Bevaras Rutin 14. 303 Grfö 06 Ansökan, barnomsorg Original. Närarkiv Vid inaktualitet 304 Grfö 06 Arbetsenhetskonferensprotokoll Original. Rektor Bevaras Rutin 14. 306 Grfö 06 Betygskataloger Original. Närarkiv 5 år Bevaras 307 Grfö 06 Bokföringsorder Kopia. Närarkiv 2 år Original förvaras i Töreboda kommun. 308 Grfö 06 Boklåntagarregister Original. Datasystemet LibraBibliotek Vid inaktualitet Rutin 13. 309 Grfö 06 Busskortsrekvisitioner Original. Expedition 2 år 310 Grfö 06 Cirkulär Original. Expedition Vid inaktualitet 311 Grfö 06 Elevakter, åtgärdsprogram Original. Rektor 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier 313 Grfö 06 Fakturaunderlag Original. Närarkiv 10 år 314 Grfö 06 Frånvaroregister Original. Rektorsenhet 2 år 315 Grfö 06 Hyreskontrakt, lokaler Original. Närarkiv 2 år Dvs 2 år efter upphörande. 316 Grfö 06 Individuella utvecklingsplaner, IUP Digitalt. Datasystemet Unikum 317 Grfö 06 Inkomstuppgift, barnomsorg Digitalt. Datasystemet Procapita 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier. Rutin 50. 3 år

10 318 Grfö 06 Klasslistor Original. Närarkiv 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. 319 Grfö 06 Korrespondens av betydelse Original. Närarkiv Bevaras Skall diarieföras i nämnddiarium 320 Grfö 06 Korrespondens, rutinmässig Original. Allmänt 1 år 321 Grfö 06 Köbekräftelse, barnomsorg Original. Närarkiv Vid inaktualitet Köstatistik bevaras 322 Grfö 06 Mobbing och kränkande behandling Original. Rektor Bevaras Rutin 14 323 Grfö 06 Nationella prov i svenska Original. Närarkiv 5 år Bevaras 324 Grfö 06 Nationella prov i övriga ämnen Original. Närarkiv 5 år Dvs 5 år efter provtillfället 325 Grfö 06 Pedagogisk kartläggning Original. Närarkiv 2 år Bevaras 326 Grfö 06 Placering, barnomsorg Original. Närarkiv Vid inaktualitet När svar inkommit. 327 Grfö 06 Protokoll, arbetsplatsträffar Original. Expedition Bevaras Rutin 14. 328 Grfö 06 Protokoll, övriga arbetsgrupper och kommittéer Original. Närarkiv Bevaras Åldringsbeständigt papper. Rutin 14. 329 Grfö 06 Sammanställning av enkäter Original. Rektor Bevaras Rutin 14. Enkätsvaren gallras efter det sammanställning utförts. 330 Grfö 06 Schema, barnomsorg Digitalt. Datasystemet Nova Software 3 år 331 Grfö 06 Schemaläggning Digitalt. Datasystemet Nova Software 332 Grfö 06 Scheman, lärare Original. Rektor 3 år Vid inaktualitet Se bevarandekriterier för klasscheman nedan. 333 Grfö 06 Scheman, per klass Original. Närarkiv 2 år Bevaras Dvs klasscheman. 334 Grfö 06 Sekretessbevis Original. Närarkiv Bevaras Överlämnas direkt till personalakt efter underskrift. 335 Grfö 06 Skolhälsovårdsjournaler Datasystemet ProfDoc 336 Grfö 06 Skolskjutsunderlag Original. Närarkivet Vid inaktualitet 2 år Bevaras Utskrift sker till Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier. Utredning om digital arkivering pågår (2012-10-10)

11 337 Grfö 06 Statistiska uppgifter Original. Närarkivet Vid inaktualitet Om det är lokal statistik rörande skolans verksamhet skall denna bevaras. 338 Grfö 06 SYO mappar, åk 7-9 Original. Syv 2 år Dvs 2 år efter det eleven avslutat sina studier. 339 Grfö 06 Tjänstefördelning, lärare Original. Rektor Bevaras Rutin 14. 340 Grfö 06 Uppdragsutbildningar Original. Närarkiv Bevaras Rutin 14. 341 Grfö 06 Uppsägning, barnomsorg Original. Närarkiv 2 år 342 Grfö 06 Utanordning Kopia. Expedition 2 år Original förvaras i Töreboda kommun. 343 Grfö 06 Utredning och kartläggning, kuratorer Original. Närarkiv 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier 344 Grfö 06 Utredning och kartläggning, psykolog Original. Närarkiv 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier 345 Grfö 06 Åtgärdsprogram Original. Närarkiv 2 år Bevaras Åldringsbeständigt papper. Levereras till centralarkiv 2 år efter det eleven avslutat sina studier

12 Individ- och familjeomsorg 400 Inls 07 Adoptionsärenden, AÄ akter Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 401 Inls 07 Aktualiseringsintyg, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 402 Inls 07 Anmälan om förslag på barn, samtycke, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 403 Inls 07 Ansökan till tingsrätt om adoption, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 404 Inls 07 Ansökningar om medgivande, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 405 Inls 07 Ansökningar om medgivande, med bilagor, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 406 Inls 07 Beslut, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 407 Inls 07 Beslut, medgivande, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 408 Inls 07 Beslut/domar i förvaltningsdomstolen, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 409 Inls 07 Handlingar i överklagningsärenden, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 410 Inls 07 Handlingar rörande barnets ursprung, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 411 Inls 07 In- och utgående handlingar av betydelse i ärendet, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 412 Inls 07 In- och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, AÄ Ing.i 400 Original. Vid inaktualitet 413 Inls 07 Intyg om adoptionsutbildning, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 414 Inls 07 Kallelse till rättegång, möte med handläggare, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 415 Inls 07 Korrespondens av betydelse i ärendet, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 416 Inls 07 Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretess - eftergift, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 417 Inls 07 Referenser, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 418 Inls 07 Samtycken, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 419 Inls 07 Tingsrättens dom, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter det barnet fyllt 18 år. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36.

13 420 Inls 07 Uppföljningsrapp, anteckn fr. hembesök mm, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 421 Inls 07 Uppföljningsrapporter, anteckningar från hembesök, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 422 Inls 07 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 423 Inls 07 Upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, AÄ Ing.i 400 Original. Vid inaktualitet 424 Inls 07 Utdrag ur socialregistret/polisregistret, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 425 Inls 07 Utredningar i enskilt ärende, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 426 Inls 07 Utredningar, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 427 Inls 07 Yttrande från behandlande läkare, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 428 Inls 07 Yttrande från Nämnden för internationell adoptioner, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 429 Inls 07 Yttrande från socialnämnden till tingsrätt, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 430 Inls 07 Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 431 Inls 07 Yttranden från nämnden för internationella AÄ (NIA) Ing.i 400 Original. Bevaras 432 Inls 07 Yttranden från socialnämnden, AÄ, A Ing.i 400 Original. Bevaras 433 Inls 07 Återkallelse av medgivande, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras 434 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, AÄ Ing.i 400 Datasystemet Procapita Bevaras 435 Inls 07 Överklagande, med bilagor, AÄ Ing.i 400 Original. Bevaras Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet.

14 436 Inls 07 Föräldraskapsärenden, FÄ, akter Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 437 Inls 07 Anmälningar om faderskap, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 438 Inls 07 Begäran om hjälp från utrikesdepartementet, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 439 Inls 07 Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 440 Inls 07 Domar/beslut FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 441 Inls 07 Faderskapserkännanden/bekräftelser, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 442 Inls 07 Handingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar, FÄ 443 Inls 07 Handlingar om underhållsbidrag.rörande.faderskaputredning, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras Ing.i 436 Original. Bevaras 444 Inls 07 Handlingar om vårdnaden av barn, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 445 Inls 07 Identitetsstyrkande handlingar, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 446 Inls 07 In- och utgående samt upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, FÄ Ing.i 436 Original. Vid inaktualitet 447 Inls 07 Intyg, ultraljudsunders./förlossning/utveckling etc. FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 448 Inls 07 Kallelse till rättegång, möte med handläggare, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 449 Inls 07 Korrespondens av betydelse i faderskapsärende, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 450 Inls 07 Protokoll, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 451 Inls 07 S och MF protokoll för utredande av faderskap, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 452 Inls 07 Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps- och föräldraskapsärenden, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 453 Inls 07 Underrättelse från Skatteverket om inflyttat barn, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 454 Inls 07 Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter det barnet fyllt 18 år. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36.

15 455 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, FÄ Ing.i 436 Datasystemet Procapita Bevaras 456 Inls 07 Överklaganden, FÄ Ing.i 436 Original. Bevaras Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet.

16 457 Inls 07 Placeringsärenden enligt SoL och LVU Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 458 Inls 07 Anmälningar från polis, skola e.t.c., SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 459 Inls 07 Anmälningar om behov av vård (till institution.), SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 460 Inls 07 Ansvarsförbindelser, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 461 Inls 07 Ansökningar om vård (till Länsrätt) med bilagor, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 462 Inls 07 Avtal med föräldrar, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 463 Inls 07 Beslut och beslutsunderlag, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 464 Inls 07 Dokumentation av planering som rör barnet, t ex vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner., SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 465 Inls 07 Domar, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 466 Inls 07 Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 467 Inls 07 Handlingar i namnärenden, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 468 Inls 07 Handlingar rörande underställning till Länsrätt, SoL och LVU 469 Inls 07 Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i ärendet. SoL och LVU 470 Inls 07 Journaler med bilagor från hem eller boende, SoL och LVU 471 Inls 07 Meddelanden från institution om utskrivning, SoL och LVU 472 Inls 07 Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras Ing.i 457 Original. Bevaras Ing.i 457 Original. Bevaras Ing.i 457 Original. Bevaras Ing.i 457 Original. Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36.

17 473 Inls 07 Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 474 Inls 07 Vårdnadsutredningar, SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 475 Inls 07 Yttranden till åklagare, tingsrätt e.t.c., SoL och LVU Ing.i 457 Original. Bevaras 476 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, SoL och LVU Ing.i 457 Datasystemet Procapita Bevaras Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet.

18 477 Inls 07 Vårdnad boende umgänge, akter, VUÄ Original. Närarkiv 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter det barnet fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter det barnet fyllt 18 år. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. 478 Ansökan om kontaktperson vid umgänge, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 479 Inls 07 Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 480 Inls 07 Avtal som inte blivit godkänt, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år Inls 07 Domar till tingsrätten, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 481 Inls 07 Inkommande och upprättade handlingar av betydelse i ärendet, VUÄ 482 Inls 07 Inkommande och upprättade handlingar av rutinmässig karaktär i ärendet, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år Ing.i 477 Original. Vid inaktualitet 483 Inls 07 Kallelser till rättegång, möte med handläggare, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 484 Inls 07 Kontrakt och kontakt med kontaktperson, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 485 Inls 07 Meddelande till Skatteverket, CSN, F-kassan om godkänt avtal, VUÄ 486 Inls 07 Motivering och beslut till att nämnden godkänt avtal, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år Ing.i 477 Original. 5 år 487 Inls 07 Personbevis, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 488 Inls 07 Påtalande om god man till tingsrätt, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 489 Inls 07 Remiss till/från tingsrätt om samarbetssamtal, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 490 Inls 07 Tingsrättens begäran om utredning, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 491 Inls 07 Uppdrag att utse kontaktperson, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 492 Inls 07 Utdrag ur socialregistret och polisregistret, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 493 Inls 07 Utredningar i nämnden till tingsrätten, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år

19 494 Inls 07 Äktenskapslicens, VUÄ Ing.i 477 Original. 5 år 495 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, journalanteckningar Ing.i 477 Datasystemet Procapita 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval.

20 496 Inls 07 Biståndsärenden, akter, BÄ Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 497 Inls Anmälningar i ett enskilt ärende, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 498 Inls 07 Ansökningar från enskild om bistånd, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 499 Inls 07 Beslut/domar i förvaltningsdomstol, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 500 Inls 07 Beslutsdokument, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 501 Inls 07 Dokumentation av planering som rör den enskilde, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 502 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet, BÄ 503 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år Ing.i 496 Original. 504 Inls 07 Utredningar i enskilda ärenden, BÄ Ing.i 496 Original. 5 år 505 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, BÄ Ing.i 496 Datasystemet Procapita 506 Inls 07 Överklagan med bilagor, BÄ Ing.i 496 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter det individen fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval.

21 507 Inls 07 Placeringsärenden LVM Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 508 Inls 07 Anmälningar från polis etc., LVM Ing.i 507 Original. 5 år 509 Inls 07 Ansökningar om vård enl. LVM med bil., LVM Ing.i 507 Original. 5 år 510 Inls 07 Avtal med institutioner, LVM Ing.i 507 Original. 5 år 511 Inls 07 Beslut och beslutsunderlag, LVM Ing.i 507 Original. 5 år 512 Inls 07 Dokumentation av planering t.ex behandlingsplaner, LVM Ing.i 507 Original. 5 år 513 Inls 07 Handlingar rörande underställningar till Länsrätt, LVM Ing.i 507 Original. 5 år 514 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet, LVM 515 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, LVM Ing.i 507 Original. 5 år Ing.i 507 Original. Vid inaktualitet 516 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, LVM Ing.i 507 Datasystemet Procapita 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter det individen fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval.

22 517 Inls 07 Kontaktperson/familj och familjehem, akter Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 518 Inls 07 Avtal Ing.i 517 Original. 5 år 519 Inls 07 Beslutsdokument Ing.i 517 Original. 5 år 520 Inls 07 Intresseanmälningar Ing.i 517 Original. 5 år 521 Inls 07 Registerutdrag Ing.i 517 Original. 5 år 522 Inls 07 Utredningar Ing.i 517 Original. 5 år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36/48.

23 523 Inls 07 Flykting- och invandrarverksamhet, LIF Original. Närarkiv/ Datasystemet Procapita 524 Inls 07 Beslut från Migrationsverket, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 525 Inls 07 Beslut om hemutrustningslån från CSN, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 526 Inls 07 Beslut, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 527 Inls 07 Ekonomiska beräkningar, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 528 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet, LIF 529 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras Ing.i 523 Original. Vid inaktualitet 530 Inls 07 Introduktionsplan, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 531 Inls 07 Kopior av hyreskontrakt, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 532 Inls 07 Underlag till ansökan om introduktionsersättning (närvarorapporter, kvitton, ersättningsbesked FK, glasögon, mm), LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 533 Inls 07 Utredningar, LIF Ing.i 523 Original. Bevaras 534 Inls 07 Ärendeblad, journalblad, LIF Ing.i 523 Datasystemet Procapita 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter den sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. Bevaras Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet.

24 535 Inls 07 Dödsboanmälningar och boutredningar, akter 536 Inls 07 Bouppteckningsintyg Ing.i 535 Original. 5 år 537 Inls 07 Boutredningar Ing.i 535 Original. 5 år 538 Inls 07 Dödsfallsintyg Ing.i 535 Original. 5 år 539 Inls 07 Ekonomiska redovisningar Ing.i 535 Original. 5 år 540 Inls 07 Fullmakter Ing.i 535 Original. 5 år 541 Inls 07 Kopior av boutredning, bouppteckning Ing.i 535 Original. 5 år 542 Inls 07 Kopior av dödsboanmälan Ing.i 535 Original. 5 år 543 Inls 07 Kopior av fakturor Ing.i 535 Original. 5 år 544 Inls 07 Korrespondens Ing.i 535 Original. 5 år 545 Inls 07 Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel, värdesaker Ing.i 535 Original. 5 år 546 Inls 07 Protokoll över hembesök Ing.i 535 Original. 5 år 547 Inls 07 Släktutredningar Ing.i 535 Original. 5 år 548 Inls 07 Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Ing.i 535 Original. 5 år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Rutin 35a/36/48.

25 Övriga handlingar inom IFO 550 Inls 07 Anmälningar som inte tillhör ärenden och inte ger upphov till ärenden Original. 551 Inls 07 Behandlingshem, förteckning över Original. Vid inaktualitet 552 Inls 07 Delegationslistor Original. Bevaras 553 Inls 07 Delegationsordning för sociala verksamheten, Original. Bevaras 554 Inls 07 Ekonomiskt bistånd, riktlinjer Original. Bevaras 555 Inls 07 Förhandsbedömning som ej leder till utredning Original. Vid inaktualitet 556 Inls 07 Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Original. 557 Inls 07 Psykiatri, rapporter Original. 5 år 558 Inls 07 Rapporter från polisen Original. 5 år 559 Inls 07 Sexuella övergrepp mot barn, rutiner Original. Bevaras 560 Inls 07 Socialbidragsregister Original. Vid inaktualitet 561 Inls 07 Statistikrapporter till SCB, länsstyrelsen, socialstyrelse Original. Vid inaktualitet 562 Inls 07 Utanordningar Original. 10 år 563 Inls 07 Övriga protokoll Original. Bevaras Interna protokoll från arbetsgrupper och liknande bevaras. Rutin 14. 5 år 5 år

26 LSS-verksamhet 564 Inls 07 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, personakter, LSS Original. Datasystemet Procapita 565 Inls 07 Datasystemet Procapita Server MTG 5 år 566 Inls 07 Ansökningar om insatser med bilagor Ing.i 565 5 år 567 Inls 07 Anteckningar från närståendesamtal Ing.i 565 5 år 568 Inls 07 Beslut om insats Ing.i 565 5 år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. 569 Inls 07 Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer, dagliga rutiner Ing.i 565 5 år 570 Inls 07 Inflyttningssamtal Ing.i 565 5 år 571 Inls 07 Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare eller ombud Ing.i 565 5 år 572 Inls 07 Levnadsberättelser Ing.i 565 5 år 573 Inls 07 Löpande arbetsanteckningar Ing.i 565 5 år 574 Inls 07 Observationslistor Ing.i 565 5 år 575 Inls 07 Sammanställning över andra insatser Ing.i 565 5 år 576 Inls 07 Utredningar och utlåtanden Ing.i 565 5 år 577 Inls 07 Vårdplanering Ing.i 565 5 år 578 Inls 07 Ärendeblad inled utredning Ing.i 565 5 år 579 Inls 07 Ärendeblad, journalblad Ing.i 565 5 år

27 580 Inls 07 LSS-akter (Pappersakter) Närarkiv 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/35a/36. 581 Inls 07 Ansökningar om insatser med bilagor Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 582 Inls 07 Anteckningar från närståendesamtal Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 583 Inls 07 Aval kontaktpersoner Ing.i 580 Original 5 år 584 Inls 07 Avtal om handhavande av annans medel Ing.i 580 Original 5 år 585 Inls 07 Avvikelserapportering Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år 586 Inls 07 Begäran om God man Ing.i 580 Original 5 år 587 Inls 07 Beslut om insats Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 588 Inls 07 Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ing.i 580 Original 5 år 589 Inls 07 Fullmakter Ing.i 580 Original 5 år 590 Inls 07 Genomförandeplanering, individuella planer m.m. Ing.i 580 Original 5 år 591 Inls 07 Inflyttningssamtal Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 592 Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Ing.i 580 Original 5 år 593 Inls 07 Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare eller ombud Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval.

28 594 Inls 07 Levnadsberättelser Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval.. 595 Inls 07 Observationslistor Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 596 Inls 07 Sammanställning över andra insatser Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 597 Inls 07 Ärendeblad, journalblad Ing.i 580 Arkivexemplar 5 år Utskrift till från datasystemet till Åldringsbeständigt papper avseende individurval. 598 Inls 07 Överklaganden med bilagor Ing.i 580 Original 5 år Övriga handlingar inom LSS-verksamheten 600 Inls 07 Aktivitetsscheman Original Kontorschef Vid inaktualitet 601 Inls 07 Anmälan och beslut om ställföreträdare Original Kontorschef Bevaras Rutin 14. 602 Inls 07 Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah-anmälningar), kopior 603 Inls 07 Inkommande och upprättade handlingar av betydelse i ärendet 604 Inls 07 Inkommande och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 605 Inls 07 Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. Original Kontorschef Original i diarieförda handlingar. Original Närarkiv Bevaras Rutin 14. Original Allmänt Vid inaktualitet Original Närarkiv 3 år 606 Inls 07 Redovisning av fickpeng Original Kontorschef Vid inaktualitet Efter godkännande av brukare/ närstående/ställföreträdare eller ombud. 607 Inls 07 Utförda LASS-timmar underlag till FK Original Närarkiv Bevaras Rutin 14.

29 Hälso- och sjukvård 650 Häsj 08 Patientjournaler, HSL Närarkiv 1 år Bevaras Analoga handlingar (pappershandlingar) levereras till centralarkivet, i sammanhållna journaler, 1 år efter det omvårdnaden upphört. Rutin 05, 35 b. 651 Häsj 08 Akupunkturjournal Ing.i 650 Digitalt. SG 652 Häsj 08 Analyser Ing.i 650 Original. Leg. HSL 653 Häsj 08 Blodtryckslistor Ing.i 650 Original. DSK/SSK 654 Häsj 08 Digitala bilder Ing.i 650 Digitalt. DSK/SSK, AT, SG 655 Häsj 08 Dokumentation av utförd åtgärd Ing.i 650 Original. DSK/SSK, AT, SG 656 Häsj 08 Fortsatt behandling, meddelandeunderlag Ing.i 650 Original. DSK/SSK 657 Häsj 08 Förbrukningsjournal narkotika (individuell) Ing.i 650 Original. DSK/SSK 658 Häsj 08 Hjälpmedelsförskrivning Ing.i 650 Digitalt. DSK/SSK, AT, SG 659 Häsj 08 Individuella vårdplaner Ing.i 650 Analogt och digitalt. DSK/SSK, AT, SG 660 Häsj 08 Intyg för God man Ing.i 650 Original. DSK/SSK 661 Häsj 08 Journalanteckningar Ing.i 650 Digitalt. Datasystemet Procapita VoO 662 Häsj 08 Journalhandlingar från annan huvudman Ing.i 650 Original. DSK/SSK 663 Häsj 08 Läkemedelslistor Ing.i 650 Original. DSK/SSK 664 Häsj 08 MMT Ing.i 650 Original. DSK/SSK Dokumenteras i Patientjournal. Rutin 35b och 36.

30 665 Häsj 08 Omvårdnadsmeddelanden/vårdbegäran, reservplan Ing.i 650 Original. DSK/SSK Vid driftstörningar tas dessa ut på papper. Dokumentation sker i datasystemet KLARA SVPL (Samordnad vårdplanering) 666 Häsj 08 Pacemakerinformation Ing.i 650 Original. DSK/SSK Vid inaktualitet Dvs då journalen avställs. 667 Häsj 08 Rapportblad Ing.i 650 Original. DSK/SSK 668 Häsj 08 Rapporterade läkemedelsbiverkningar Ing.i 650 Original. DSK/SSK 669 Häsj 08 Signeringslistor administrerat läkemedel Ing.i 650 Original. Leg. HSLpersonal 670 Häsj 08 Skattningsinstrument Ing.i 650 Original. DSK/SSK, AT, SG 671 Häsj 08 Uppgifter om kopiering av omvårdnadsjournal Ing.i 650 Digitalt. Dsk./Ssk. Övriga handlingar inom Hälso- och sjukvården 673 Häsj 08 Avvikelserapporter Digitalt. Procapitamodul 3 år 674 Häsj 08 Apoteksmeddelanden Original. DSK/SSK 1 år 675 Häsj 08 Avvikelsehantering enligt Lex Maria Original. MAS Bevaras Diarieförs. 676 Häsj 08 Besvarade enkäter Original. MAS 1 år Diarieförs. 677 Häsj 08 Checklistor Original. DSK/SSK/AT/ SG Vid inaktualitet 678 Häsj 08 Delegationsbeslut hälso- sjukvård Original. DSK/SSK, AT, SG 679 Häsj 08 Dosettkort Original. DSK/SSK Vid inaktualitet 680 Häsj 08 Dosrecept/läkemedelslistor Original. DSK/SSK Bevaras 681 Häsj 08 Egenremiss Original. Leg. HSLpersonal 3 år Dvs 3 år efter att beslutet sluta gälla Bevaras

31 682 Häsj 08 Förbrukningsjournal narkotika (jourläkemedel) Original. DSK/SSK 10 år 683 Häsj 08 Förrådslistor, sjukvårdsmaterial Original. DSK/SSK 1 år 684 Häsj 08 Förteckning över MTP Original. Respektive enhet Bevaras 685 Häsj 08 Hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren 686 Häsj 08 Inkommande handlingar från andra vårdgivare Original. Leg. HSLpersonal Original. MAS Bevaras Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Diarieförs. 687 Häsj 08 Klagomål Original. MAS/VC 3 år 688 Häsj 08 Kvalitetsgranskning enligt Socialstyrelsens rekommendationer 689 Häsj 08 Kvalitetskontroller Medicintekniska produkter (MTP) Original. Respektive Enhet Bevaras Original. MAS Bevaras Protokoll och utvärderingar förs fortlöpande. Uppföljning av verksamheten. Diarieförs. 690 Häsj 08 Läkemedelsrekvisition narkotika Original. DSK/SSK 3 månader 691 Häsj 08 Läkemedelsrekvisitioner Original. DSK/SSK 3 månader 692 Häsj 08 Läkemedelsrekvisitioner/orderbekräftelse Original. DSK/SSK 3 månader 693 Häsj 08 Meddelandeblad, Socialstyrelsen Original. MAS 2 år 3 år Dvs 3 år efter det produkten avyttrats 694 Häsj 08 Månadsträffar, protokoll, DSK-träffar/SSK-träffar Original. Enhetscheferna 2 år Bevaras Sv.arkiv 80. Rutin 03 695 Häsj 08 Personuppgiftsombudets förteckning över godkända personuppgiftsbehandlingar Digitalt. Personuppgiftsombudet 696 Häsj 08 Sammanställning av avvikelser/år Original. MAS 3 år Bevaras Förvaras hos Personuppgiftsombudet 697 Häsj 08 Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Original. MAS Bevaras Identifierar signatur och journalförare. Förnyas årligen. Diarieförs. 698 Häsj 08 Sårvårdsjournal Original. DSK/SSK Bevaras 699 Häsj 08 Upphandlingsavtal Original. Systemansvarig Vid inaktualitet 700 Häsj 08 Upphandlingsavtal Original. VC Bevaras Rutin 14.

32 Förkortningar: HSAN= Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd DSK= Distriktsköterska MTP= Medicin- tekniska produkter MAS= Medicinskt ansvarig sjuksköterska MMT= Ett bedömningsinstrument avsett för skattning av glömska personer SSK= Sjuksköterska SG= Sjukgymnast AT= Arbetsterapeut VC= Verksamhetschef

33 Äldreomsorg, SoL 725 Älom 09 Färdtjänstakter, SoL Original. Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/06 726 Älom 09 Ansökningar med bilagor samt beslut Ing. i 725 Original Personakt 5 år 727 Älom 09 Beställningar, riksfärdtjänst Ing. i 725 Original Personakt 5 år 728 Älom 09 Läkarintyg Ing. i 725 Original Personakt 5 år 729 Älom 09 Återkallelse av tillstånd Ing. i 725 Original Personakt 5 år 730 Älom 09 Ärendeblad/journalblad Ing. i 725 Datasystemet Procapita 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Rutin 06. 731 Älom 09 Äldreomsorgsakter, SoL Original. Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01/05/06 732 Älom 09 Ansökningar Ing. i 731 Original Personakt 5 år 733 Älom 09 Avvikelserapportering Ing. i 731 Original Personakt 5 år 734 Älom 09 Beslut om bistånd Ing. i 731 Original Personakt 5 år 735 Älom 09 Beslut om ställföreträdare/ombud Ing. i 731 Original Personakt 5 år 736 Älom 09 Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ing. i 731 Original Personakt 5 år 737 Älom 09 Genomförandeplan Ing. i 731 Original Personakt 5 år 738 Älom 09 Handhavande av annans medel, avtal Ing. i 731 Original Personakt 5 år 739 Älom 09 Handhavande av annans medel, redovisning Ing. i 731 Original Personakt 5 år

34 740 Älom 09 Individuella planer Ing. i 731 Original Personakt 5 år 741 Älom 09 Inflyttningssamtal Ing. i 731 Original Personakt 5 år 742 Älom 09 Inkommande och upprättade handlingar av betydelse Ing. i 731 Original Personakt 5 år 743 Älom 09 Inkommande och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller ringa betydelse Ing. i 731 Original Personakt Vid inaktualitet 744 Älom 09 Intraphonerapportering av utförda insatser Ing. i 731 Original Personakt 5 år 745 Älom 09 Levnadsberättelse Ing. i 731 Original Personakt 5 år 746 Älom 09 Nyckelkvittenser Ing. i 731 Original Personakt 5 år 747 Älom 09 Utredning Ing. i 731 Original Personakt 5 år 748 Älom 09 Ärendeblad/journalblad Ing. i 731 Datasystemet Procapita 749 Älom 09 Överenskommelse om insatser Ing. i 731 Original Personakt 5 år 750 Älom 09 Överklagande med bilagor Ing. i 731 Original Personakt 5 år Server 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Rutin 06. 752 Övriga handlingar inom Äldreomsorg SoL Älom 09 Administrativa rutiner Kopia. Digitalt Bevaras Rutin 14. 753 Älom Anställningsbeslut Datasystemet Winlas Respektive chef 754 Älom 09 Avgifter, inkomstuppgift Original Avgiftshandläggare 755 Älom 09 Avgiftsregister, vård- och omsorg Datasystemet Procapita Administrativ assistent samt server MTG 1 år Dvs 1 år efter det att anställning upphört. Original expedieras till Lönekontoret 10 år 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Rutin 06.

35 756 Älom 09 Befolkningsregister, KIR Extern datatjänst Används vid uppdateringar av personuppgifter, adresser m.m. 757 Älom 09 Behörighetsregistrering till datamedia Original Administrativ assistent Vid inaktualitet När anställning upphört 758 Älom 09 Daganteckningar, avgifter Datasystemet Procapita Avgiftshandläggare samt server MTG 759 Älom 09 Debiteringsunderlag Original Avgiftshandläggare 760 Älom 09 Förenklad biståndshandläggning trygghetslarm, beställning, kvittens och avvikelser 5 år Utskrift till Åldringsbeständigt papper från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Rutin 06. 10 år Original Enhetschef 5 år 761 Älom 09 Helaprojektet, sysselsättningsgrad samt regler Original Enhetschef Bevaras Rutin 14. 762 Älom 09 Hyresdebiteringar Datasystemet Procapita 763 Älom 09 Hyresdebiteringar, Östergatan Datasystemet Procapita Server MTG Server MTG 764 Älom 09 Hyreskontrakt, Mogården och Amnegården Kopia Enhetschef Vid inaktualitet 765 Älom 09 Larmloggar, trygghetslarm Original. Administrativ assistent 766 Älom 09 Larmrapporter med register Original. Administrativ assistent 767 Älom 09 Loggfiler, intrång Digitalt. Administrativ assistent 782 Älom 09 Löne- och schemahantering Digitalt. Medvind personalsystem 768 Älom 09 Personalplaneringsverktyg Digitalt. Datasystemet LapsCare 2 år 2 år 2 år Bevaras Rutin 14. Bevaras Utskrift sker till Åldringsbeständigt papper och förvaras hos assistenten. Rutin 14 Vid inaktualitet Dvs 1 år efter det befattningshavaren slutat sin tjänst Vid inaktualitet 769 Älom 09 Protokoll, APG, Amnegården Original Enhetschef 1 år Bevaras Rutin 03.

36 770 Älom 09 Protokoll, APG, hemvården Original Enhetschef 1 år Bevaras Rutin 03. 771 Älom 09 Protokoll, APG, äldreomsorgsadministrationen Original Närarkiv 1 år Bevaras Rutin 03. 772 Älom 09 PUL- register över godkända personuppgiftsbehandlingar Original. Administrativ assistent Bevaras Rutin 14 773 Älom 09 Register för dokumentation av förebyggande insatser för demensvård, BPSD Digitalt Administrativ assistent 774 Älom 09 Register, hemsjukvård Original Administrativ assistent 781 Älom 09 Register, legitimationskort Digitalt Programvaran emedia Card Designer 775 Älom 09 Register, särskilda boendeformer Original Administrativ assistent Bevaras Rutin 14. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Dvs 1 år efter det befattningshavaren slutat sin tjänst Vid inaktualitet 776 Älom 09 Sekretessbevis Original Kontor Bevaras Levereras till personalakt 777 Älom 09 Skyddsrond Original Enhetschef Bevaras Rutin 14. 778 Älom 09 Statistik SCB, Färdtjänst och Riksfärdtjänst Original Färdtjänsthandläggare Vid inaktualitet 779 Älom 09 Stödjaprojektet, riktlinjer bl.a. bemötande Original Projektledare Bevaras Rutin 14. 780 Älom 09 Timlönerapporter Original Enhetschef 2 år

37 Lönenämnden MTGK Lönenämndens datasystem 800 Löad 10 Löneadministration Datasystemet Personec 801 Löad 10 Kontrolluppgifter Ing. i 800 1 år Bevaras Samtliga kontrolluppgifter tas ut ur systemet som PDF/A-filer i personnummerordning, årsvis. 802 Löad 10 Lönelistor Ing. i 800 1 år Bevaras Samtliga lönelistor tas ut ur systemet som PDF/A-filer i personnummerordning, årsvis. 803 Löad 10 Lönespecifikationer Ing. i 800 1 år Bevaras Samtliga lönespecifikationer tas ut ur systemet som PDF/A-filer i personnummerordning, årsvis. 804 Löad 10 Reseräkningar Ing. i 800 2 år 805 Löad 10 Tidkort Ing. i 800 2 år Lönenämndens akter 806 Löad 10 Personalakter för Gullspångs kommun Närarkiv 1 år Bevaras Levereras till centralarkiv 1 år efter det tjänst upphört. 807 Löad 10 Anställningsavtal Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 808 Löad 10 Ansökningshandlingar med meritförteckningar Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 809 Löad 10 Avgång/entledigande, anmälan om Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 810 Löad 10 Avgångsvederlag, beslut om Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 811 Löad 10 Dödsfallsintyg Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 812 Löad 10 Läkarintyg i rehabiliteringsärenden Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras

38 813 Löad 10 Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande 814 Löad 10 Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras 815 Löad 10 Pensionsbrev Ing. i 806 Arkivexemplar Bevaras 816 Löad 10 Tjänstgöringsbetyg/-intyg Ing. i 806 Arkivexemplar. Bevaras Lönenämndens dokument 817 Löad 10 AFA-beslut Original. Lönekontoret Vid inaktualitet D.v.s. vid pensionsavgång. 818 Löad 10 Anställningsavtal Kopia. Lönekontoret Vid inaktualitet Arkivexemplar i personalakt. 819 Löad 10 Arbetsgivarintyg Kopia. Lönekontoret 2 år 820 Löad 10 Arbetsmiljöutredningar Original. Lönekontoret Bevaras 821 Löad 10 Arbetstidsschema Original. Lönekontoret Vid inaktualitet 822 Löad 10 Arvodesunderlag, förtroendevalda Original. Lönekontoret 10 år 823 Löad 10 Avgång/entledigande, anmälan om Kopia. Lönekontoret 2 år Arkivexemplar i personalakt. 824 Löad 10 Avgångsvederlag, beslut om Kopia. Lönekontoret 2 år Arkivexemplar i personalakt. 825 Löad 10 Avtal, leverantörer Original. Lönekontoret Bevaras 826 Löad 10 Avtal, rutinmässiga Original. Lönekontoret 2 år T.ex. leasing av kopiatorer, städ m.fl. 827 Löad 10 Delegationsordningar Original. Lönekontoret Bevaras Diarieförs och arkiveras i diarieförda handlingar 828 Löad 10 Diarieförda handlingar Original. Lönekontoret 3 år Bevaras 829 Löad 10 Diarielistor Original. Lönekontoret 1 år Bevaras Rutin 03. Skrivs ut på Åldringsbeständigt papper årsvis i diarienummerordning.

39 830 Löad 10 Arvoden till gode män, lotteriföreståndare kommunala skyttar och liknande Original. Lönekontoret 2 år 2 år om utbetalningar skett via lönesystemet, annars 10 år. 831 Löad 10 Fakturaunderlag vid för mycket utbetald lön Original. Lönekontoret 2 år 832 Löad 10 Fakturaunderlag, avser ej lön Original. Lönekontoret 2 år 833 Löad 10 Familjehem, beslut, information Kopia. Lönekontoret Vid inaktualitet Då ny information framställts. 834 Löad 10 Familjehemsrapporter, utbetalningsunderlag Original. Lönekontoret 2 år 835 Löad 10 Flextidssammanställningar Original. Lönekontoret 2 år 836 Löad 10 Friskanmälan Original. Lönekontoret 2 år 837 Löad 10 Förskott (löneförskott med underlag) Original. Lönekontoret 2 år 838 Löad 10 Habiliteringsersättning, utbetalningsunderlag Original. Lönekontoret 2 år 839 Löad 10 Hem PC, avdrag Original. Lönekontoret 2 år 840 Löad 10 Internkontroll, dokumentation Original. Lönekontoret Bevaras Rutin 14. 841 Löad 10 Jourlistor, ersättning till anställd Original. Lönekontoret 2 år 842 Löad 10 Kallelser och föredragningslistor Original. Lönekontoret 2 år 843 Löad 10 Kontaktpersoner beslut, anställningsinformation Kopia. Lönekontoret Vid inaktualitet Då ny information framställts. 844 Löad 10 Kontaktpersoners rapporter, utbetalningsunderlag Original. Lönekontoret 2 år 845 Löad 10 Konteringsändringar på person Original. Lönekontoret Vid inaktualitet Efter åtgärd. 846 Löad 10 Kostavdrag Original. Lönekontoret 2 år 847 Löad 10 Kronofogdeutanordningar, månadsvis Original. Lönekontoret 2 år 2 år efter slutbetalning. 848 Löad 10 Ledighet med lön för fackligt arbete Original. Lönekontoret 2 år 849 Löad 10 Ledighetsansökningar, kortare än 6 månader Original. Lönekontoret 2 år 850 Löad 10 Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 mån Original. Lönekontoret 2 år 851 Löad 10 Lokala kollektivavtal Kopia. Lönekontoret Bevaras Rutin 14. 852 Löad 10 Läkarintyg, ej rehabiliteringsärenden Kopia. Lönekontoret 2 år Läkarintyg i rehabiliteringsärenden förvaras i personalakt

40 853 Löad 10 Löne- och närvarorapporter Original. Lönekontoret 2 år 854 Löad 10 Löneavdrag enligt fullmakt Original. Lönekontoret 2 år 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. 855 Löad 10 Löneunderlag, exempelvis arbetade timmar, obekväm arbetstid, sjukanmälningar, ledigheter och reseräkningar 856 Löad 10 Meddelande i personalärende som ej är löne- eller anställningsstyrande Original. Lönekontoret 2 år 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Original. Lönekontoret Vid inaktualitet T.ex. Adressändringar. 857 Löad 10 Målarbete Original. Lönekontoret Bevaras Rutin 14. Diarieförs. 858 Löad 10 Nettolöner och övriga uppgifter till banken Original. Lönekontoret 2 år 859 Löad 10 Partiavdragsutanordningar, Mariestad Original. Lönekontoret 2 år 860 Löad 10 Personliga utlägg med kvitto Original. Lönekontoret 2 år 861 Löad 10 Premier rapporterade till Pensionsverket Original. Lönekontoret 2 år 862 Löad 10 Protokoll, arbetsmiljöarbete Original. Lönekontoret Bevaras 863 Löad 10 Protokoll, lönenämnden Original. Lönekontoret 3 år Bevaras Utskrift till Sv. Arkiv 80. 864 Löad 10 Retroaktiv lön, ansökan om (efter avslut av tjänst) Original. Lönekontoret Vid inaktualitet Efter beslut och utbetalning. 865 Löad 10 Semesterdagar omvandlade till timsemester Original. Lönekontoret 2 år 866 Löad 10 Semesterdagstillägg omvandlat till semesterdagar Original. Lönekontoret 2 år 867 Löad 10 Semesteromställningslistor Original. Lönekontoret Vid inaktualitet 868 Löad 10 Sjukanmälan till Försäkringskassan Original. Lönekontoret 2 år 869 Löad 10 Inkomstuppgift till Försäkringskassan Original. Lönekontoret 2 år 870 Löad 10 Skatter, jämkningar m.m. samt beslut Original. Lönekontoret 10 år 871 Löad 10 Skatteredovisning, underlag till ekonomiavdelningen Kopia. Lönekontoret Bevaras Rutin 14. 872 Löad 10 Stämpelkort Original. Lönekontoret 2 år 2 år om underlag för löneuträkning, annars Vid inaktualitet. 873 Löad 10 Terminalglasögon, beslut/rekvisition Kopia. Förvaltningschefen 10 år

41 874 Löad 10 Tidrapporter Original. Lönekontoret 2 år Om det avser underlag för löneuträkning, annars Vid inaktualitet. 875 Löad 10 Tidredovisning, tidssammanställningar Original. Lönekontoret 2 år 876 Löad 10 Timlistor för timanställd personal och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Original. Lönekontoret 10 år Om inte uppgifterna bevaras i t.ex. personalakt eller matrikelkort, annars 2 år. 877 Löad 10 Tjänstgöringsjournaler/-rapporter Original. Lönekontoret 2 år 878 Löad 10 Tjänstgöringsschema Original. Lönekontoret 2 år 879 Löad 10 Traktamente (underlag) Original. Lönekontoret 2 år 880 Löad 10 Uppdragstillägg, lönetillägg Original. Lönekontoret 2 år 881 Löad 10 Uppföljningsrapporter, lönenämndens Original. Lönekontoret Bevaras Rutin 14. 882 Löad 10 Utmätning i lön, beslut om Original. Lönekontoret 10 år 883 Löad 10 Verksamhetsplaner, årsberättelser, årsrapporter Original. Lönekontoret 3 år Bevaras Rutin 03. 884 Löad 10 Vård av barn (VAB), sjuk- och friskanmälan Original. Lönekontoret 2 år 885 Löad 10 Återbetalda löneskulder Original. Lönekontoret 2 år 886 Löad 10 Återkrav av pensioner Original. Lönekontoret 10 år

42 Säkerhets- och beredskapsarbete 900 Säbe 11 BRÅ Arbetsgruppsprotokoll MT(G) Original. Diariet Bevaras 901 Säbe 11 BRÅ Styrgruppsprotokoll MT(G) Original. Diariet Bevaras 902 Säbe 11 Försäkringshandlingar Original. Säkerhetssamordnare 903 Säbe 11 Förteckning över av kommunen anlitade försäkringsbolag Original. Säkerhetssamordnare 2 år Handlingar av vikt ska bevaras fram till att de varit inaktuella i två år. Vid inaktualitet Aktuell förteckning bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. 904 Säbe 11 Krisledningsplan Original. Diariet Bevaras Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar. 905 Säbe 11 Registerkontroller Original. Säkerhetssamordnare Bevaras Hemlig. Rutin 14. 906 Säbe 11 Riktlinjer och policys Original. Diariet Bevaras Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar. 907 Säbe 11 Risk- och sårbarhetsanalys enligt LHE Original. Diariet Bevaras Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar. 908 Säbe 11 Risk- och sårbarhetsanalys enligt LSO Original. Säkerhetssamordnare Bevaras Hemlig. Rutin 14. 909 Säbe 11 Samverkansavtal och handlingsplan kommun polis Original. Diariet Bevaras Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar. 910 Säbe 11 Säkerhetsrutiner, dokumentation av Original. Kommunkansliet 911 Säbe 11 Säkerhetsskyddsanalys Original. Säkerhetssamordnare 912 Säbe 11 Övningsdokumentation Original. Säkerhetssamordnare Bevaras Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar. Bevaras Hemlig. Rutin 14. Bevaras Rutin 14..