Sida 1(4) Datum 2013-05-21 Diarienummer PVB 12-2013 Styrelsen för beställd primärvård Avvikelserapport april 2013 (Styrelsen för beställd primärvård 2013) Rapporten skapad av Monica Runnquist Rapportstatus: Godkänd 1. Sammanfattande kommentarer och analys om verksamhetens utveckling Det finns inga viktiga förändringar i verksamhetens utveckling jämfört med delårsrapporten per mars 2012 att rapportera. Under perioden januari och april har arbetet fortsatt med att genomföra 2013 års överenskommelser med HSN 1 tom HSN 12. Under april månad har överenskommelsen med nämndsområde 4 vad gäller MVC uppdraget blivit klar. Överenskommelsen blev att den ekonomiska ersättningen knappt täcker Närhälsans kostnader för uppdraget. Efteråt visar det sig att vi har ett tolkningsproblem, beställarna vill inte fortsätta att ersätta för kostnader som tidigare legat utanför den egentliga beställningen så som man gjort tidigare. Prestationerna ligger väl i jämförelse med budget. I jämförelse med prestationerna samma period 2012 är de lägre p.g.a. en minskad beställning av rehab och av barn- och ungdomsmedicinsk mottagning. TeleQ - problembeskrivning I samband med övergången till nytt avtal med Tele2 kring telefoni för VGR flyttas telefonköhanteringen för vårdcentralernas inkommande samtal till Tele2s underleverantör Aurora AB. I övergången har ett stort antal störningar uppstått av systemmässig och teknisk karaktär både på leverantörens sida och på VGRs sida samt även inom rutindelar. Under perioden har vi dessutom haft onormalt många störningar på telefoni och växlar. Närhälsan beslutade att stoppa införandet i mars och sedan början av april har ett antal möten genomförts för att med gemensamma krafter finna och genomföra åtgärder för att åstadkomma en tillförlitlig situation för Närhälsans användare av Teleq och för att säkerställa situationen innan breddinförandet återupptas. VISPH - problembeskrivning I införandet av vårt nya vårdinformationssystem AsynjaVisph är 3 piloter planerade. Under den första piloten Närhälsan Tidaholm som startade v 12 2013, har vi haft leveransförseningar, främst kring att överföringen av tidigare journaler inte har kunnat godkännas kvalitetsmässigt. För att kunna bedriva verksamheten har överföring av bl.a. läkemedel gjorts från tidigare journalsystem till AsynjaVisph, i början av april. I resterande journalinformation har inte BVC kunnat väljas ut varför export till Skolhälsovår-
Sida 2(4) Datum 2013-05-21 Diarienummer PVB 12-2013 Styrelsen för beställd primärvård den ej är godkänd. Ett intensivt arbete pågår med att finna ett korrekt regelverk för överföring av BVC-data. Förseningen innebär att vi inte kunnat redovisa alla besök/åtgärder som krävs för att få korrekt ersättning från VGPV. Resterande piloter och breddinförande skjuts framåt med ökade kostnader som följd. SVR - teknikproblem som påverkar ersättningen från beställarna. Under första kvartalet gick de landsting, bl.a. VGR, som är fullt anslutna till 1177-tjänsten över till ett nytt telefonisystem. Övergången har påverkat statistiken. Leverantören undersöker problemen och det gäller bl.a. servicenivån, väntetidens längd, mätning av antalet samtal, antalet samtal som inte kommer fram, antalet samtal som tappas m.m. Problemen med statistiken har negativt påverkat SVR s målrelaterade ersättning för 2013. På helårseffekt uppskattas den förlorade målrelaterade ersättningen uppgå till 2 mnkr. Ersättningsfrågan är lyft i regionen, och man undersöker där vilka möjligheter som finns att rikta motsvarande krav mot leverantören. 2. Ekonomisk avvikelseanalys 608 Närhälsan beställd primärvård Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budget Utfall Prognos Budget Avvikelse t.o.m. t.o.m. t.o.m. per t.o.m. prognos/ Utfall 1304 1304 1204 1304 1312 budget samt helårsbedömning mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr Regioninternt såld vård, avtal 419,6 403,9 406,4 1 218,3 1 212,3 6,0 Regioninterna intäkter, övrigt 124,3 92,8 122,6 320,5 278,5 42,0 Externa intäkter 40,1 41,1 44,3 213,6 123,4 90,2 Verksamhetens intäkter 584,0 537,8 573,3 1 752,4 1 614,2 138,2 Personalkostnader -368,0-356,5-366,0-1 036,2-1 043,6 7,4 Inhyrd personal, bemanningsföretag -1,4 0,0-1,3-3,5 0,0-3,5 Läkemedel -7,3-7,2-10,1-25,5-21,5-4,0 Medicinsk service -12,6-11,4-12,1-34,7-34,2-0,5 Övriga externa kostnader -113,2-109,8-120,8-460,4-321,9-138,5 Hjälpmedel -65,0-62,1-61,2-186,2-186,2 0,0 Avskrivningar -1,7-1,8-1,8-5,3-5,4 0,2 Verksamhetens kostnader -569,4-548,8-573,3-1 751,7-1 612,8-138,9
Sida 3(4) Datum 2013-05-21 Diarienummer PVB 12-2013 Finansiella intäkter/kostnader m.m. Styrelsen för beställd primärvård -6,2-6,2-4,9-18,0-18,7 0,7 Resultat 8,4-17,2-5,0-17,3-17,3 0,0 Periodens resultat på 8,4 mnkr är bättre än periodens budget som är 17,2 mnkr. Jämförelse med periodens budget är svår att göra då inte alla överenskommelser och finansieringen av vissa större projekt inte var klara vid budgetens upprättande samt att vissa kostnader för t.ex. skyltar och nytt vårdinformationssystem tidsmässigt faller ut först under hösten. Det förklarar till stor del avvikelsen mot budget på 25,6 mnkr. Jämfört med föregående år är resultatet 13,4 mnkr bättre. I budgeten är samtliga intäkter respektive kostnader, förutom personalkostnaderna periodiserade med 12-delar. Avvikelsen mot föregående års utfall förklaras av: - att kostnader och intäkter inte fullt ut blev uppbokade och periodiserade under första delen av 2012 p.g.a. förvaltningsombildningen, t.ex. ersättning för SVR och hjälpmedel. - verksamhetsförändringar mellan åren. Bland annat har barn- och ungdomsmedicinska verksamheten i tidigare Södra Älvsborg övergått till SÄS, - att gynverksamheten i nämndsområde 4 from 1/1 2013 gått över till privat regi, - övertagande av mödrahälsovård och rehabverksamhet från en privat vårdgivare i Grästorps kommun - samt övertagit projekt Utväg, våld i nära relation, från kommunerna i Skaraborg. I överenskommelsen som i princip var klar först under april månad i år avseende mödrahälsovård i nämndsområde 4 råder fortfarande vissa oklarheter om vad som ingår i den ekonomiska ersättningen. Prognos Förvaltningen har för 2013 möjlighet att använda upp till 17,3 mnkr av eget kapital för merkostnader av skyltar, införandet av det nya vårdinformationssystemet Asynja/VISPH, det felaktiga avdraget avseende konsult-, kurs- och konferenskostnader samt puckelkostnader för omställning i samband med förändrade uppdrag. Ett aktivt arbete har påbörjats inom de verksamheter där uppdrag och ersättning 2013 reducerats för att anpassa verksamheten till dessa nya förutsättningar. Oklarheten av de ekonomiska förutsättningarna i överenskommelsen avseende mödrahälsovård inom nämnd 4 kan få till följd att det uppstår ytterligare omställningskostnader under året. Även Västfastigheters nya internprissättning av hyrorna som innebär en avsevärd kostnadsökning för förvaltningen vilket påverkar resultatet negativt. Årsprognosen bedöms idag bli som årets budget -17,3 mnkr.
Sida 4(4) Datum 2013-05-21 Diarienummer PVB 12-2013 Styrelsen för beställd primärvård Åtgärder vid ekonomisk obalans (avvikelserapport) Förvaltningen har inte uppdraget att upprätta en handlingsplan då förvaltningen har en ekonomi i balans per 31 december 2012. Till detta kommer att Styrelsen för beställd primärvård har möjlighet att nyttja eget kapital upp till 17,3 mnkr och bedömningen är att vi inte kommer att överskrida denna gräns för budgetåret 2013.
Tjänsteutlåtande Tjänsteutlåtande Datum 2013-05-15 Diarienummer PVB 70-2013 Kansliavdelningen Hans Lilja, kanslichef Yttrande till JO angående anmälan Håkan Larsson, JO 2123-2013 Ärendet JO har begärt att Västra Götalandsregionen yttrar sig i en anmälan från Håkan Larsson avseende stängning av Barnmorskemottagningen i Ljungskile. Ärendet har överlämnats till Styrelsen för beställd Primärvård från Regionkansliets juridiska avdelning. Yttrandet ska innehålla en beskrivning av handläggningen samt styrelsens bedömning av denna. Yttrandet ska vara inlämnat till JO senast 3 juni. Beredning En utredning har genomförts av kanslichef och biträdande primärvårdsdirektör i samverkan med berörda tjänstemän inom Närhälsan samt styrelsens presidium. Referens Ann-Christine Jenvén, biträdande Primärvårdsdirektör, Hans Lilja, Kanslichef Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård föreslås besluta att översända yttrande till JO enligt bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande Närhälsan. Marie- Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Bilagor 1. Yttrande till JO 2. Begäran om yttrande från JO dnr 2113-2013
1 (4) Yttrande till JO 2133-2013 2013-05-13 Hans Lilja, Kanslichef Ann-Christine Jenvén, biträdande Primärvårdsdirektör Dnr PVB 85-2013 / RS 708-2013 Begäran om yttrande till JO avseende anmälan från Håkan Larsson angående stängningen av Ljungskiles barnmorskemottagning dnr JO 2123-2013 1. Ärendet JO har begärt att Västra Götalandsregionen yttrar sig i en anmälan från Håkan Larsson avseende stängning av Barnmorskemottagningen i Ljungskile. Ärendet har överlämnats till styrelsen från Regionkansliets juridiska avdelning. Yttrandet ska innehålla en beskrivning av handläggningen samt styrelsens bedömning av denna. Yttrandet ska vara inlämnat senast 3 juni. En utredning har genomförts av kanslichef och biträdande primärvårdsdirektör i samverkan med berörda tjänstemän inom Närhälsan samt styrelsens presidium. Beslut om yttrande behandlas i styrelsen den 27 maj. 2. Västra Götalandsregionens beställar- och utförarmodell Inom Västra Götalandsregionen har de politiska uppdragen som ägare, beställare och utförare av hälso- och sjukvård separerats. Politikerna har stöd av tjänstemän som utreder, gör analyser och beräkningar, utformar planer och förslag som underlag för de politiska besluten. Också tjänstemannastödet har delats upp utifrån de olika rollerna. Nämnderna (beställarna) kartlägger och analyserar behoven av bland annat primärvård och träffar överenskommelser med Styrelserna (utförarna) om det utbud och de insatser som behövs. Hälso- och sjukvårdsnämnd i Trestad (HSN3) är en av regionens tolv beställarnämnder och har stöd av tjänstemän i på Hälso- och sjukvårdskansliet i Uddevalla (HSNK). Ljungskile ingår i området för HSN3. Styrelsen för beställd primärvård är utförarstyrelse för den offentliga primärvården i Västra Närhälsan Kansliavdelningen
2 (4) Datum: 2013-05-07 Diarienummer: PVB 85-2013 Götalandsregionen och har stöd av tjänstemän av förvaltningsorganisationen för den offentliga primärvården Närhälsan. 3. Reglemente för styrelsen I reglemente för styrelsen framgår att beslut om ändring av utbudspunkter inom ramen för vårdöverenskommelse ska ske i samråd med nämnden. Formerna för samråd inför en vårdöverenskommelse avgörs av respektive styrelse/nämnd och kan ske genom presidierna. I arbetsordning för styrelsen framkommer inte på vilket sätt samråd med HSN ska ske. Inför det årliga överenskommelsearbetet genomförs presidiemöten på initiativ från båda presidier för att diskutera den politiska inriktningen av beställningen. Samråd sker enligt tradition genom respektive politisk församlings presidier. 4. Beslutsordning inom Närhälsan Styrelsen för beställd primärvård tog den 13 januari 2012 beslut om delegeringsordning 2012. Av denna framgår att styrelsen fattar beslut om förändringar avseende etablering, nedläggning eller flyttning av utbudspunkter. Detta har i samband med revidering 2013 inarbetats i förvaltningens beslutsordning Riktlinjer för beslutsfattande 2013-01-14, avsnitt 2.1 Verkställighetsbeslut är till skillnad från delegeringsbeslut av rutinmässig art som regelmässigt fattas av de anställda i kraft av deras tjänsteanställning. Dessa kännetecknas av att utrymme saknas för alternativa lösningar eller självständiga bedömningar och grundar sig på tillämpning av tidigare beslut, policy och riktlinjer, lagstiftning, regel i avtal och arbetsbeskrivningar. Ett beslut som fattas med stöd av delegering kan laglighetsprövas i allmän förvaltningsdomstol på samma sätt som styrelsens beslut. Verkställighetsbeslut kan inte överklagas i allmän förvaltningsdomstol enligt kommunallagens bestämmelser. 5. Handläggning av överenskommelsen 20 aug lämnas besked från tjänstemän på HSNK till tjänstemän på Närhälsan om minskad beställning för Mödrahälsovården inom område 1-3. 12 samt 27 september sker förhandlingar med tjänstemän på Närhälsan samt HSNK Uddevalla. Förslag togs fram om nedläggning av Barnmorskemottagningen i Ljungskile som en del av flera åtgärder för att klara den minskade beställningen.
3 (4) Datum: 2013-05-07 Diarienummer: PVB 85-2013 Tjänstemän från HSNK i Uddevalla förankrade resultatet av förhandlingarna med politiker i HSN3. 19 september Styrelsen för beställd primärvård får information om pågående överenskommelsearbete och att nedläggning av Ljungskiles barnmorskemottagning föreslås i den konsekvensanalys som varit utgångspunkt i förhandlingar i tjänstemannagruppen. 5 okt Tjänstemän från Närhälsan informerar om det slutliga resultat av förhandlingar med styrelsens presidium och att nedläggningen av barnmorskemottagningen i Ljungskile ingår som en del i att klara den minskade beställningen. 8 oktober MBL-förhandlingar genomförs med Primärvården och fackliga företrädare. Information om nedläggning av MHV i Ljungskile ges. Protokoll från förhandlingar översänds till HSN3 efter justering. 8 okt Förhandlingar med tjänstemän från Närhälsan samt HSNK Uddevalla klara. 18 okt Styrelsen för beställd primärvård godkänner för sin del överenskommelsen. I samband med beslutet ges information om nedläggning av MHV i Ljungskile. 25 okt HSN3 godkänner överenskommelse för 2013. Av överenskommelsen 2013 med HSN3 framgår att Närhälsan har ett förstahandsansvar och områdesansvar för befolkningens hälso- och sjukvård avseende barnmorskeverksamhet. Mödrahälsovårdens övergripande uppdrag är en god sexuell hälsa för hela befolkningen. Barnmorskeverksamheten ska ha utbudspunkter i varje kommun. 6. Styrelsens bedömning Beslut om ändring av utbudspunkt har inte delegerats av styrelsen till tjänsteman och kan heller inte betraktas som verkställighet då finns alternativa lösningar och att vissa överväganden och bedömningar måste göras innan beslut fattas. I det aktuella fallet var flyttningen av barnmorskemottagningen i Ljungskile en konsekvens av en minskad beställning men i överenskommelsen anges inte hur denna minskning ska genomföras av utföraren med undantag för att barnmorskemottagningar ska finnas inom varje kommun. Samråd med nämnden samt förhandling med fackliga organisationer avseende flyttningen har skett. I den konsekvensbeskrivning som använts i överenskommelsearbetet på tjänstemannanivå och
4 (4) Datum: 2013-05-07 Diarienummer: PVB 85-2013 i den information som lämnats vid flera tillfällen till politiker i både styrelse och nämnd framkommer att nedläggningen av Barnmorskemottagningen Ljungskile är en konsekvens av den minskade beställningen. Av styrelsens delegeringsordning framkommer dock att beslut om ändringar av utbudspunkt fattas av styrelsen. Beslut om att genomföra nedläggningen som en konsekvens av överenskommelsen 2013 har således inte fattats i enlighet med gällande delegeringsordning. Styrelsen kommer att förtydliga Närhälsans beslutsordning avseende beslut som fattas som en konsekvens av ändringar i överenskommelse med beställarorganisationen. Styrelsens uppdrar även till Primärvårdsdirektör att inarbeta detta i den pågående översynen av rutinerna för överenskommelsearbetet inom förvaltningen samt i samrådsförfarande med Närhälsans styrelse och nämnderna.
Tjänsteutlåtande Tjänsteutlåtande Datum 2013-05-05 Diarienummer PVB 70-2013 Chefläkaravdelningen Karin Rignér, samordnande chefsläkare Yttrande över motion av Monica Selin (KD) om att inrätta en vårdportal för unga RSS 329-2013 Ärendet I motionen föreslås Regionfullmäktige besluta att ge regionstyrelsen i uppdrag att inrätta en vårdportal för unga på Internet. Beredning Ärendet har beretts inom chefläkaravdelningen i samråd med Primärvårdschefen för Barn- och Ungdomsmedicin. Referens Karin Rignér samordnande chefläkare Björn Wettergren Primärvårdschef för Barn- och Ungdomsmedicin Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård föreslås att ställa sig bakom förvaltningens slutsatserna i yttrandet, att www.umo.se redan uppfyller flertalet av kriterierna på en sådan webbplats och att man bör satsa på att utveckla denna. att översända yttrandet till Regionstyrelsen Närhälsan. Marie- Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Bilagor 1. Yttrande 2. Motionen Närhälsan!Avdelning!Adress, vxl 010-435 80 00
Yttrande PVB 70-2013 Dokumentstatus 2013-04-25 Sida 1 Version 1.0 Yttrande över motion om att inrätta en vårdportal för unga RSS 329-2013 Dokumentansvarig: Karin Rignér Beskrivning: Styrelsens för beställd primärvård yttrande över motion av Monica Selin om att inrätta en vårdportal för unga Yttrande över motion av Monica Selin (KD) om att inrätta en vårdportal för unga RS 329-2013 Styrelsen för beställd primärvård har fått möjlighet att yttra sig över ovan rubricerade motion. I motionen framhålls att Patientmaktsutredningen betonar barnens rätt att vara delaktiga i sin hälsa och i takt med stigande ålder komma till tals i kontakten med vården. Detta ställer krav på vårdgivaren att erbjuda lättillgänglig och seriös information anpassad till målgruppen. Arbete i Stockholm med att ta fram Unga vårdguiden som ska fungera som en portal för unga på internet. I motionen föreslås regionfullmäktige besluta att ge regionstyrelsen i uppdrag att ta fram en vårdportal för unga på nätet. Internet är en betydelsefull arena för unga människor och flertalet har tillgång till nätet i hemmet och/eller i skolan. En vårdportal speciellt riktad till ungdomar är det naturliga sättet att kommunicera med denna grupp. På Internet finns information av högst varierande kvalitet och värdet kan vara svårt att värdera för den unga informationssökande människan. Därför är det viktigt att det finns lättillgänglig och seriös information i hälsofrågor med en tydlig avsändare. Idag finns det på nationell nivå information riktad till ungdomar. Sveriges ungdomsmottagningar driver webbplatsen www.umo.se, som riktar sig till ungdomar 13-25 år. Webbplatsen innehåller information om hälsa, sex, relationer, självkänsla och ungas rättigheter. Den ger också information om vart man kan vända sig med olika frågor. Ambitionen är att webbplatsen ska vara lättillgänglig och lättläst. Texten kan storleksanpassas och alla texter kan även avlyssnas. Bildmaterialet har valts med beaktande av perspektiven genus, etnicitet, sexuell läggning. En begränsning är att endast en begränsad del av informationen finns på andra språk än svenska men målet är att på sikt åtgärda denna brist. www.umo.se innehåller en sida med rubriken att ta hjälp där man kan hämta information om vart man kan vända sig i vården. Den nationella vårdportalen se innehåller information om regler och rättigheter. På www.1177.se finns en direkt ingång till www.umo.se.
Yttrande PVB 70-2013 Dokumentstatus 2013-04-25 Sida 2 Version 1.0 Besöksstatistik från 2011 visade att sidan detta år hade mer än 3 miljoner besökare. En undersökning bland gymnasieungdomar i Västra Götaland för några år sedan visade att dessa ungdomar såg www.umo.se som den naturliga vägen att söka information om kropp och själ. Informationen på sidan uppfattas som lättläst och trovärdig. Styrelsen för beställs primärvård finner att webbplatsen www.umo.se uppfyller många av de aspekter som tas upp i motionen. Den faller sig naturligt att satsa på komplettering av denna i målgruppen välkända och välrenommerade webbplats och att man i denna utveckling tar vara på synpunkter från ungdomarna själva.
Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Ärendeplan 2013 Datum 2013-05-27 Primärvårdsstyrelsen/ Styrelsen beställd primärvård Hans Lilja Möte/Ärende Planerat Styrelse Handläggare möte PVV/PVB Information om KBT via internet 19 Juni PVV Josefine Lilja NOT Insatser för att möte listade invånares psykisk ohälsa 19 Juni PVV Karin R Uppföljning från 5/4. Information vårdval Rehab 19 juni PVB Kerstin v Sydow Information om nytt vårdinformationssystem Asynja/VISPH Ej fastställt PVV/PVB Benny J Rapport Frölunda Närsjukhus Ej fastställt PVV/PVB Gudny Sveinsdottir Etablering vårdcentralen Angereds Torg Ej fastställt PVV Åsa Lindh Göteborg 2011-04-29 489 Jourverksamhet Norra Bohuslän Ej fastställt PVV Ulrika Holmqvist Hyresavtal nya lokaler VC Granngården Trollhättan Ej fastställt PVV Torbjörn E Från 16/6-12 Närhälsan Kansliavdelningen
Kansliavdelningen Hans Lilja, 0702-07 36 14 ANMÄLNINGSÄRENDEN Styrelsen för Beställd Primärvård Anmälda vid styrelsemöte 2013-05-17 Diarienummer PVB 30-2013 Till styrelsen inkomna skrivelser och anmälan av beslut fattade på delegation från styrelsen. Beslutsärende / Skrivelse Handl Dnr Delegationsärenden - Verkställighetsbeslut Delegation i personalärende anställning april-maj Återfinns i diariet Inkomna skrivelser Protokollsutdrag 69 Regionstyrelsen, 26 mars 2013 angående Strategi för regiongemensamma ledningsfunktioners geografiska placering, dnr RS 120-2011 Protokollsutdrag 70 Regionstyrelsen, 26 mars 2013 angående Översyn av informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen, dnr RS 518-2011 Protokollsutdrag 71 Regionstyrelsen, 26 mars 2013 angående Nationell satsning för ökad patientsäkerhet 2013, dnr RS 2774-2012 Protokollsutdrag 73, Regionstyrelsen, 26 mars 2013 angående Genomförande av handlingsplan för Det goda livet för sjuka äldre i Västra Götaland, drn RS 430-2011 Protokollsutdrag 74, Regionstyrelsen, 26 mars 2013 angående Utredning av de lokala förutsättningarna för utveckling av närsjukvårdscentrum vid tio lokala sjukhus i Västra Götaland, dnr RS 1212-2012 PVB 33-2013 PVB 53-2012 PVB 69-2013 PVB 87-2013 PVB 86-2013 Samtliga handlingar och skrivelser kan erhållas via diariet, tfn 010-441 38 00. Handlingarna finns även tillgängliga vid styrelsemötet.