Viktiga händelser i verksamheten 2010

Relevanta dokument
(belopp i mkr) Budget Bokslut Avvikelse Nettokostnader Förskola Grundskola /Danderyds gymnasium

Innehållsförteckning. 1 Produktionen... 3

Verksamhetsberättelse kortversion. Produktionen

Kvartalsrapport 3 med prognos. September Produktionen

Prognos 2, totalt Produktionen. Produktionskontoret

Intern kontroll-resultat av genomförd granskning 2010 samt intern kontrollplan 2011

Kvartalsrapport september med prognos 4. Barn- och utbildningsnämnd

Prognos 3, 2012 totalt Produktionen

Verksamhetsberättelse kortversion. Barn- och utbildningsnämnd

DANDERYDS KOMMUN Utbildnings- och kulturkontoret Annika Åström. Till:

Kvartalsrapport mars och prognos 1. Utbildningsnämnden

Verksamhetsberättelse kortversion. Barn- och utbildningsnämnd

Nominering till Kvalitetsutmärkelse i Danderyd Bästa förskola Bästa skola

KOMMUNENS KVALITET i KORTHET

Budget 2016 med verksamhetsplan

1(7) DANDERYDS KOMMUN Utbildnings- och kulturkontoret

BOKSLUT 2009 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN. torsdag, 2010 mars 18

Verksamhetsplan (Barn- och utbildningsnämnd) sid 1

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers kommun

Program för uppföljning och insyn

Produktionens internbudget 2012

Så gick det. för Håbo Håbo kommun sammanfattning av årsredovisningen Hur mycket kostade kommunens verksamheter? Har Håbo en bra ekonomi?

Produktionens budget och mål år 2011

Verksamhetsberättelse kortversion. Barn- och utbildningsnämnd

Budgetprognos , produktionsstyrelsen

Kvartalsrapport 3 med prognos. September Barn- och utbildningsnämnd

Grundskola, förskoleklass och fritidshem

Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd/kommentar Tidplan Ansvarig. - kontering - momsbelopp - syfte och deltagare

DANDERYDS KOMMUN Tjänsteutlåtande 1 (5) Kommunledningskontoret Datum Diarienummer KS 2018/0411 Cecilia von Sydow

Kallelse till sammanträde 1(1)

Årsredovisning Skolområde VÄST 2014

Verksamhetsredovisning per mars 2013 för produktion förskola och skola

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Systematiskt kvalitetsarbete

Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 samt intern kontrollplan för 2015 Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden

Lokalförsörjningsprognos för förskola och grundskola i Danderyds kommun Utbildningsnämnden

VERKSAMHETSPLAN 2017 Utbildningsnämnden. Framtagen av: Olle Isaksson Antagen av Utbildningsnämnden: Diarienummer: 2016/UN449

DANDERYDS KOMMUN Produktionsstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Uppföljning av Granskning av socialnämndens. uppföljning och kontroll

PM Rev DANDERYDS KOMMUN Barn och - utbildningsnämnden Lena Wallin och Monica Olsson BUN 2010/0067

Uppföljning intern kontroll Utbildningsnämnden

Bigitta Sundman (M) Hans Hedin (M) Patrik Nimmerstram (C) Gustaf Stjernberg (C) Lars-Gunnar Wallin (FP) Kerstin Eliasson (S) Anders Norlander (M)

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

STI SOLLENTUNA KOAAMUN Barn- och utbildningskontoret

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelse 2012, Produktionen. Produktionskontoret

Prologen kl. 18:00 Sluttid:19:45

Carl-Ivar Öhman (C) Gustaf Stjernberg (C) Lilian Grassman (FP) Robert Cloarec (S)

Barn och unga. Medelvärde. Indikator Eda 2018

Uppföljningsrapport per april 2018

Driftbudget för programområdet vuxenutbildning

Nyckeltal. Barn och utbildningsförvaltningen

Delårsrapport 2019 FÖR- OCH GRUNDSKOLEVERKSAMHET

Olle Reichenberg (M), ordförande Anders Paulsen (M) Hanna Bocander (M) Lovisa Eriksson (C) Isabella Hökmark (M), tjg.

Socialnämnden. Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun. Revisionsrapport.

Skolplanen. Uppdrag. kommunalt styrdokument

Internkontrollplan för 2014

Kommunstyrelsens ordförande har i skrivelse , delvis reviderat , redovisat förslag till budget 2013.

Uppföljning internkontroll (Bildningsförvaltningen) Bildningsnämndens handling

Ekonomisk månadsrapport januari mars 2017

Gemensamt planeringsdokument för gymnasieskolan och vuxenutbildningen

Barn- och utbildningsnämndens målbilder 2016

Styrning, uppföljning och kontroll av att eleverna i grundskolan når kunskapskraven. Oxelösunds kommun

Revisionsrapport. Delårsrapport Smedjebackens kommun. Oktober Robert Heed

Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande aktiviteter 2012 Hammarö kommun

Revisionsrapport. Granskning av. Budgetuppföljning och prognos. Bollnäs kommun Barn- och utbildningsnämnden. December 2005

KALLELSE. Datum

Bilaga 9, övergripande mål och inriktningsmål

Internkontrollrapport Bildningsnämnden 2016

Utredningsuppdrag: Kapacitet i förskola och skola

Månadsrapport. Utgåva: Månadsrapport. Rapportperiod: Organisation: Barn och skolnämnd

Budget 2019 samt plan för ekonomin åren FÖR- OCH GRUNDSKOLEVERKSAMHET

Verksamhetsplan 2009 för barn- och ungdomsnämnden

Verksamhetsberättelse delårsbokslut augusti Kommunfullmäktige m.m. Ordförande: Ingela Gardner

Förvaltningen presenterar ett budgetförslaget för år 2017 som för 2017 uppgår till 852,3 miljoner kronor.

Rapport enkätresultat 2016 Gymnasieskola

Verksamhetsplan Vård och omsorg i egen regi

Granskning av delårsrapport

BILAGA 7 Målbilaga Delår 2018

Delårsbokslut Barn och utbildning

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Internkontrollrapport Vård- och omsorgsnämnden 2017

Kvalitetsrapport för Montessoriskolan Castello

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Allianspartiernas Budgetremiss 2015

Kallelse/föredragningslista BARN- O UTBILDNINGSNÄMNDENS AU

Verksamhetsplan 2019 Utbildningsnämnden

Kvalitetsdokument 2012/2013, Grundskola

Barn och utbildningsförvaltningennyckeltal

Revisionsrapport Habo kommun

Hemtjänst Danderyd Handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Antagen av produktionsstyrelsen xxxx

Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa:

Kvalitetsarbete för Smedby förskola period 3 (jan mars), läsåret

Regler och rutiner för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan

KVALITETS- OCH LEDNINGSSYSTEM ENLIGT SOSFS 2006:11

Sammanträdesprotokoll. Produktionsstyrelsen, extra sammanträde

Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

Vansbro kommun Årsredovisningen i korthet. Detta är en bilaga från Vansbro kommun

Verksamhetsredovisning, Produktionsområde Barn och Utbildning per mars 2015 Dnr BUN15/5-042

Granskning av delårsrapport 2008

Transkript:

(belopp i Mkr) Budget Bokslut 2010 2010 Avvikelse Verksamhetens intäkter 741,1 744,2 3,1 Verksamhetens kostnader -743,0-735,6 7,4 Nettokostnader -1,9 8,6 10,5 Viktiga händelser i verksamheten 2010 Förskola Med den avslutade vidareutbildningen av barnskötare ökade produktionens andel förskollärare från 36 till 41 %. Beläggningen i produktionens förskolor har varit bra under året. I såväl Stocksund som Västra Danderyd visar befolkningsprognosen på en minskning av barn i åldrarna 1-5 år de kommande åren. Beslut har fattats om avveckling av paviljonger vid Borgens och Majstigens förskolor. Skogsgläntans förskola tvingades att evakuera av arbetsmiljöskäl, och nu pågår planering av nybyggnation. Stocksundsskolan tar etappvis i anspråk Vasavägens förskola, vars verksamhet helt upphör till hösten 2012. Grundskola I Sveriges kommuner och landstings (SKL) studie "Öppna jämförelser grundskola", som omfattar Sveriges samtliga 290 kommuner, rankades Danderyd som landets bästa skolkommun 2010. De första 2 av 8 etapper i Fribergaskolan renovering godkändes. Ekebyskolans tillbyggnad stod klar under våren, varvid paviljongen avvecklades. Brageskolans nybyggnation påbörjades under våren, med tillfällig paviljonglösning vid Hagaskolan. Inför hösten tog Stocksundsskolan en avdelning vid Vasavägens förskola i anspråk, för att 2012 ta över hela förskolan. Gymnasiet Gymnasiet tog in ovanligt många elever inför läsåret 2010/2011 och har nu mer än 1500 elever. Under året har förberedelser påbörjats inför ny lagstiftning som, tillsammans med en ny regional ersättningsmodell, kommer att innebära radikalt förändrade villkor för gymnasiet. Äldre och personer med funktionsnedsättning I början av sommaren infördes "Lagen om Valfrihet" (LOV) i Danderyds kommun efter beslut av socialnämnden. Det innebär att produktionens hemtjänst konkurrerar på lika villkor med andra utförare. Kommunen beviljades EU-medel till projektet Äldreliv Nordost vilket radikalt kommer att öka utbildningsnivån inom äldreomsorgen. Ett nytt tidsregistreringssystem med tillhörande nyckelhantering, KTH(Kvalitet i hemtjänsten), upphandlades av socialkontoret. Äldreboendena har under året fått allt fler boende med stora sjukvårdsbehov, vilket medfört att de sjukvårdande insatserna har ökat. Måluppfyllelse Förskola och skola Barn- och utbildningsnämndens inriktningsmål som relaterar till Produktionen avseende: Barnomsorg Mål 1. Barnomsorgsverksamheten i Danderyd har hög kvalité vad gäller trygghet, lärande och utveckling Grundskola Mål 1. I Danderyd ges varje elev i grundskolan möjlighet att utifrån sina förutsättningar uppnå bästa möjliga kunskaps- och personlighetsutveckling i en stimulerande och trygg miljö. Mål 2. Grundskolorna i Danderyd har studieresultat som vid varje jämförelse är av högsta nationella klass.

Gymnasieskola Mål 1. I Danderyd ges varje elev i gymnasieskolan möjlighet att utifrån sina förutsättningar uppnå bästa möjliga kunskaps- och personlighetsutveckling i en stimulerande och trygg miljö. Mål 2. Gymnasieutbildningen i Danderyd ger goda förutsättningar för vidare studier och kommande yrkesliv. Mål 3. Gymnasieutbildningen i Danderyd uppvisar studieresultat som vid varje jämförelse är av högsta nationella klass. Måluppfyllelse Barnomsorg, grundskola Mål 1 Mål 1 Mål 2 Mål 1 Mål 2 Mål 3 Målet : Röd = ej uppnått Gul = uppnått Grön = överträffat Barnoms Grundsk Gymn och gymnasium Grön Grön Grön Gul Grön Gul Förskolan: Andelen nöjda föräldrar har ökat från 93 % 2009 till 95 % 2010 och föräldrar som uppger att deras barn är trygga i förskolan har ökat från 97 % 2009 till 98 % 2010. Grundskolan: Resultaten har gått ned något sedan 2009 men ligger fortfarande mycket högt. Gymnasiet: Elevernas förutsättningar för fortsatta studier är mycket goda. Meritvärdet är sämre än 2009, men bättre i förhållande till intagningspoängen än för 2009 års avgångsklass. Eleverna i åk 2 på gymnasiet är inte lika nöjda med sin skola som eleverna i åk 8, men värdet är bättre än 2009. Äldre och personer med funktionsnedsättning Socialnämndens inriktningsmål som relaterar till Produktionen avseende: äldreomsorg och handikappomsorg Mål 1. Äldreomsorgen i Danderyd bidrar till en trygg och värdig omsorg. Mål 2. Handikappomsorgen i Danderyd erbjuder omsorg av hög kvalitet som bidrar till goda levnadsförhållanden. Mål 3. Omsorgen och omvårdnaden i Danderyds äldreomsorg håller hög kvalitet, som vid jämförelse är av hög nationell klass. Måluppfyllelse Äldre och funktionshindrade Målet : Röd = ej uppnått Gul = uppnått Grön = överträffat Mål 1 Mål 2 Äldreboenden Gul - Röd Hemtjänst Gul - Röd LSS personlig assistans - Röd - Mål 3 Kundernas nöjdhet är hög och har ökat till 90 % för särskilt boende, där andelen utbildad personal nu är 92 % och förväntas öka ytterligare under 2011 med pågående insatser. Värdena är något lägre för hemtjänsten. Sämst är värdet avseende kundernas inflytande: LSS 50 %, hemtjänst 65 % och boenden 84 %, där värdet däremot relativt sett är ganska högt med tanke på att de dementas eget inflytande alltid är lågt. De låga värdena inom hemtjänst och LSS kräver en noggrannare analys. I Socialstyrelsens rapport Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? (2010-11-18) visar Danderyds kommun höga värden i jämförelse med andra kommuner i länet. Danderyds NKI (Nöjd-Kund-Index) har ökat både inom hemtjänsten och särskilt boende sedan föregående år och är högre än i jämförbara kommuner. Uppdrag lämnade av fullmäktige eller kommunstyrelsen Produktionsstyrelsen har fått tre uppdrag under året, varav två har fullgjorts. Uppdraget att lämna en införande- och driftplan för 1-1 kvarstår.

Ekonomi Kommentarer till det ekonomiska resultatet 2010 Det positiva resultatet på 8,5 Mkr motsvarar 1,2 % av produktionsstyrelsens totala omslutning. Ursprunglig budget var -1,9 Mkr då Kommunfullmäktige godkänt ett överskridande av budget med 1,9 Mkr för produktionens kostnader för lärarlyftet, förskolelyftet och vidareutbildningen av barnskötare till förskollärare. Produktionsstyrelsen tilläts på detta sätt att använda en del av det stora ackumulerade egna kapital som resultatenheterna under många år byggt upp. Budgeten reviderades senare då produktionsstyrelsen i februari och kommunfullmäktige i mars beslutade om ett avkastningskrav på resultatenheterna på 5,7 Mkr. Skälet var att det i slutet av december 2009 hade beslutats att personalomkostnadspåslaget skulle sänkas med cirka 1,4 % till 2010 jämfört med 2009. Motivet till beslutet om ett avkastningskrav var att med anledning av det kärva ekonomiska läget hålla inne en del av det frigjorda utrymme som de sänkta personalomkostnadspåslagen from 2010 genererar. Ny reviderad budget för produktionsstyrelsen blev därmed 3,8 Mkr (-1,9 Mkr +5,7 Mkr). Det ekonomiska utfallet, kostnader minus intäkter, skiljer stort mellan de olika verksamheterna inom produktionen. Negativa utfall finns inom verksamhetsområdet äldre och personer med funktionsnedsättningar (-1,8 Mkr) och hos förskolorna (-0,7 Mkr). Grundskolorna, inklusive ungdomsmottagningen och kulturskolan, redovisar + 10,0 Mkr och Danderyds gymnasium + 1,4 Mkr. Gemensamma utvecklingsprojekt och arbetsvård redovisar + 1,4 Mkr. Lärarlyftet, förskolelyftet och vidareutbildningen av barnskötare till förskollärare redovisar -1,8 Mkr dvs. 0,1 Mkr bättre än det tillåtna underskottet på 1,9 Mkr. Budgetavvikelser per programområde Verksamhetsområde/ Uppnått programområde resultat Avvik Målet:Röd=ej uppnått Gul=uppnått Grön=överträffat Barnomsorg Röd -0,6% Grundskola Grön 3,0% Gymnasieskola Gul 1,1% Äldre o personer m funktionsneds. Röd -1,3% Ledning och styrning Gul 0,0% Res.utj, projekt, arb.vård Grön 28,0% Förskolor 7 av 13 förskoleenheter redovisar underskott. Orsaken till underskottet är främst kostnader för evakueringen av Skogsgläntan samt kostnader för avveckling av paviljongen vid Majstigen samt avveckling av en avdelning vid Vasavägens förskola. Äldre och personer med funktionsnedsättning Fskl.utb / Lärarlyftet Gul 0,5% 3 av 5 enheter redovisar underskott. Hemtjänstens Styrelsens samlade verksamhet Grön 1,2% underskott på förklaras av svårigheten att anpassa verksamheten när volymen efterfrågade hemtjänsttimmar hastigt sjönk i början på året då kunder med många beviljade timmar vistades på sjukhus under längre tider. Från och med månadsskiftet maj/juni ökade intäkterna igen. Främst berodde detta på att ett enskilt hemtjänstföretag avvecklade sin verksamhet och att en stor andel av deras tidigare kunder valde Produktionens hemtjänst. För att det skulle vara möjligt att möta den stora kundtillströmningen mitt i semesterperioden fick personalen arbeta med kvalificerad övertid och fyllnadstid, vilket innebar tillfälligt högre kostnader än normalt. Klingsta äldreboende redovisar ett underskott som förklaras främst av högre personalkostnader beroende på en ekonomisk uppgörelse. Grundskolor, Kulturskolan och ungdomsmottagningen 9 av 10 resultatenheter redovisar överskott. De olika grundskolornas resultat jämfört med de fastställda resultatkraven skiljer sig åt förhållandevis mycket. Några skolor har haft stora överskott såväl 2009 som 2010. En förklaring är att de skolorna under 2009 gjorde större besparingar med anledning av avkastningskravet på 1,5 % som produktionsstyrelsen fattade beslut om med syfte att förbereda och anpassa organisationen för en mycket låg penguppräkning 2010. Då skolornas organisation är läsårsvis finns den lägre kostnadsnivån kvar.

Gymnasieskolan Danderyds gymnasium redovisar ett överskott. För att kunna möta utmaningarna inför GY11(gymnasiereformen) samt även de nya lägre ersättningsnivåerna för gymnasier inom samverkansregionen har enheten ökat antalet elever vid antagningen hösten 2010. Utvecklingsprojekt och arbetsvård Utvecklingsprojekt och arbetsvård redovisar ett överskott. Utmaningar för framtiden Förskolan Inom förskolan ger sjunkande barnantal och nyetablering av friförskolor ökad konkurrens. Detta kräver högre kvalité med ökad pedagogisk kompetens, dokumenterad av oberoende granskning, vassare marknadsföring och ännu bättre kundbemötande. Den kommunala produktionen kommer att fortsätta att driva frågan om behovet av en total översyn av pengmodellen så att den stämmer bättre med den faktiska kostnaden för barnens vistelsetider och ålder. Äldre och personer med funktionsnedsättning I Danderyd, liksom i övriga landet, ökar andelen "äldre-äldre" samtidigt som andelen i arbetsför ålder minskar. Detta kräver att verksamheten har beredskap för ökade volymer, fler multisjuka och kompetensutveckling. Pengsystemet behöver bättre anpassas till ett förändrat hälsopanorama hos de äldre. Trådlösa nätverk har börjat installeras på ett boende och kommer snart att behövas på alla boenden som service till kunderna. Generellt förestår en digitalisering för ökad service och säkerhet till de boende. Ungdom och skola En mycket viktig kvalitetsfaktor är individualiseringen, som behöver öka ytterligare för alla elever, oavsett studiebegåvning. Övriga utvecklingsområden är överlämning mellan skolformer och konkret erfarenhetsutbyte pedagoger emellan. Danderyds gymnasium har hög attraktionskraft och därmed en viss marginal inför påfrestningar, men står nu inför hårdare konkurrens, begränsade möjligheter att erbjuda spetsutbildningar och kärvare ekonomi. Gymnasiet måste därför noggrannare och på djupet analysera sin organisation och undervisningens kvalité. IT För att effektivt nå ut och interagera med kunder och attraktiv arbetskraft måste Produktionen i allt högre grad börja använda sociala medier. En ökad digital aktivitet kräver också ökad säkerhet. Med 1-1-metodikens successiva införande i kommunens skolor ökar möjligheterna till individualisering och kommunikation, men det kräver också investeringar både i hårdvara, mjukvara, support, utbildning av personal. Resultatenhetscheferna arbetar geografiskt långt från varandra, från stabsfunktioner och från sin närmaste chef. Här finns stora utvecklingsmöjligheter både för chefer och produktionskontor avseende platsoberoende och IT-baserade kommunikationslösningar, gemensamma samarbetsytor, kalenderkoordinering etc - möjligheter och valfrihet som sannolikt också kommer att vara en viktig attraktionsfaktor i kampen om kvalificerad arbetskraft. Budgetavvikelse investeringar Investering Uppnått resultat Budgetavvikelse Kommentar 3,5 Mkr 4,0 Mkr -0,5 Mkr Reinvesteringar i datorer.

Nyckeltal till stöd för samlad analys Tkr/enhet 2006 2007 2008 2009 2010 Tkr/enhet Specifikation Specifikation 2006 2007 2008 2009 2010 Förskola Grundskola inskrivna barn/ årsarbetare 5,1 5,2 5,1 5,2 5,4 Andel G< NP i ma åk 5 97% 97% 97% 98% *) andel förskollärare 48% 41% 37% 36% 41% Andel G< NP i ma åk 9 95% 98% 96% 98% 96% Fritidshem Meritvärde åk 9 242 250 244 255 248 antal barn/årsarbetare 24 22 25 21 *) Gymnasium andel med ped.högskoleutb. 38% 46% 38% 44% *) Meritvärde 16,3 16,3 16,3 16,4 15,4 Äldreboende *) statistiktillgänglig i mars 2011 Andel vårddygn med tomplatser 2,5% 2,1% 2,9% 2,6% 2,5%

Bilaga 1 Redovisning av genomförd intern kontroll 2010 samt intern kontrollplan för 2011 Nämnd: Produktionsstyrelsen Genomförd intern kontroll 2010 Beskrivning av det interna kontrollsystemet Varje år görs intern kontroll på respektive resultatenhet på uppdrag av produktionsstyrelsen. Resultatenhetschefen ansvarar för den interna kontrollen på sin enhet. Resultatenhetschefen följer upp sin verksamhet avseende Kundnöjdhet, Medarbetarens nöjdhet, Verksamhetens resultatmål och Ekonomi via balanserade styrkort. Verksamhetsutvecklarna tillsammans med ekonomer/controllers följer årligen upp respektive verksamhet avseende: Verksamhetsberättelse, kvalitetsredovisning och balanserade styrkort. Förutom detta sker internkontroll av, för kommunen gemensamma, fokusområden. 2010 var EFH, elektronisk fakturahantering, ett sådant område. Redovisning av genomförd intern kontroll under året Under 2010 har den interna kontrollen handlat om rutiner kring elektronisk fakturahantering, EFH. Även rutiner för intern och extern representation samt lönerutiner har kontrollerats. Rutin/system granskats Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd Frekvens Ansvarig EFH elektronisk fakturahantering - För många fakturor måste hanteras manuellt för att fakturaadressen varit otydlig, referensnummer har inte kunnat tolkas av skanningsföretaget eller har saknats. - Även rutiner för hur man har ersättare för attestanter vid semester, sjukdom varierar. Under sommaren 2010 fastnade fakturor i EFH pga. att attestanter var borta. Kontakter med företag har tagits för att utröna vad som orsakat felet. Oftast beror felet på att beställaren inte angivit korrekt fakturaadress. En del leverantörer har inte förstått den information som skickats ut från kommunen om vad som gäller vid fakturering till kommunen. Under hösten har stickprov gjorts på flera enheter Stickprov Massrättning av adressregister hos en del större leverantörer förväntas minska mängden manuellt hanterade fakturor. Uppmaning har gått till alla enheter att se till att uppdatera behörigheterna i EFH så att ersättare finns vid behov. Två gånger/år, juni o december Resultatenhetschef

Bilaga 1 Löner Fakturor avseende intern och extern representation Kunskapen om utdatarapporter avseende löner behöver stärkas. Framförallt när personer är lönefördelade mellan olika enheter. Det saknas aktuell och tydliga instruktion om hur man skall hantera underlag som styrker intern/extern representation. Att rätt lön utbetalas till rätt person. Att reglerna för intern/extern representation finns på intranätet. Underlag där syfte och deltagare framgår har granskats. Stickprov Varje månad Kontrollera att uppgifterna stämmer Resultatenhetschef Två gånger/ år, juni o december Resultatenhetschef Styrelsens sammanvägda bedömning av den interna kontrollen EFH - Uppföljningen av området elektronisk fakturahantering under 2010 har visat att resultatenheterna har god kunskap om systemet. Det som däremot inte fungerat fullt ut är rutinerna kring ersättare för attestanter vid semester, sjukdom eller annan längre frånvaro. Ex sommarmånaderna har visat sig som en sårbar period inom grundskolorna. Det långa uppehållet i verksamheten gör det extra sårbart om man inte har ordnat ersättare för attestanter. För det mesta har det dock gått bra då ordinarie attestant, under sin semester, kunnat gå in via Internet och attestera. Det har dock varit vissa problem med åtkomst till intranätet beroende att attestanten befunnit sig på en plats med dålig internettäckning. Resultatet blev för sent betalda fakturor. Ett annat bekymmer har, och är delvis fortfarande, att många fakturor måste hanteras manuellt pga. felaktig faktura adress. Många leverantörer har fått felaktiga uppgifter ex beställaren anger namn och leveransadress som fakturaadress. Vid kontroll med enheter visar det sig vara svårt att få informationen att nå ut i organisationen om vad som gäller. Även leverantörer som kommunen har ramavtal med har svårt att få fakturaadressen att fungera. Kontakt har tagits med en del större leverantörer för att försöka massrätta i deras adressregister. Ytterligare information, till medarbetare ute i verksamheten, i vad som gäller vid beställning och hur man anger fakturaadress måste ges fortlöpande. Ev. skulle någon form av digitalt beställningsförfarande kunna råda bot på problemet. Löner Rutiner för att ta ut rapporter, för att kontrollera personalkostnaderna, ur lönesystemet fungerar tillfredställande på enheterna. Däremot fungerar rapporterna mindre bra. Ex Analyslista, som skall visa vilka personer som kostnaderna avser för en viss period, är mycket svårtolkad för en chef. Beroende på hur man frågar får man olika svar och vad som skiljer svaren år är inte lättolkat. Utbildning av chefer samt utveckling av analysverktyg för personalkostnader är nödvändigt. Personalrepresentation - Vid stickprov visar det sig fungera tillfredställande. På textrad i EFH kan man i de flesta fall ange syfte och deltagare. I de fall som krävt större utrymme för att ange detta har olika blanketter fyllts i och skickats in till ekonomiavdelningen. Funktion finns att bifoga direkt i EFH, men kunskapen om hur man gör är inte känd i organisationen idag. Ett utvecklingsområde framöver.

Bilaga 1 Intern kontrollplan 2011 Produktionsstyrelsen Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Arbetsmiljöarbetet Hantering av boendes egna medel inom äldreomsorgen Kontantkassor inkl handkassor Produktionens rutiner för bevakning av interna och externa avtal EFH elektronisk fakturahantering Att rutiner följs Att rutinerna följs Att antalet fakturor som saknar referensnummer i fakturaadressen minskar Att arbetsmiljöansvar enligt delegationsordning fungerar och att lokala handlingsplaner för systematiskt arbetsmiljöarbete finns Att regelverket följs Förvaltningschef Ekonom på Produktionskontoret Ekonom på Produktionskontoret Ekonom på Produktionskontoret Ekonom på Produktionskontoret Frekvens Kontrollmetod Rapportering Risk och väsentlighetsbedömning Löpande Löpande En gång under året Löpande Inventering av samtliga resultatenheters organisation av sitt arbetsmiljöarbete samt deras dokumentation Inventering av de rutiner som tillämpas idag på samtliga äldreboenden Inventering och kontroll av samtliga kontantkassor Inventering av nuvarande rutiner för bevakning av avtalen samt ev. förslag till förbättringar Till styrelsen Risk 1 Väsentlighet 3 Till förvaltningschef Till förvaltningschef Till förvaltningschef Löpande Stickprov Till förvaltningschef Risk 2 Väsentlighet 3 Risk 3 Väsentlighet 1 Risk 3 Väsentlighet 2 Risk 3 Väsentlighet 1 Motivering till risk- och väsentlighetsbedömning A B C D E

Bilaga 1 A. Arbetsmiljöarbetet är ett för kommunen gemensamt granskningsområde 2011. Arbetsmiljöarbetet har inte tidigare varit föremål för någon bedömning. Vidare framgår av senaste arbetsmiljöenkäten att frågor avseende arbetsmiljöarbete får relativt låga resultat jämfört med övriga områden i enkäten. B. Om personal omhändertar den boendes pengar utan att bra och säkra rutiner finns för detta kan det dels leda till att anhörigas förtroende för verksamheten minskar, dels att personalen känner sig otrygg med förhållandena. C. Det är viktigt att kontantkassor används i så liten omfattning som möjligt, men om det är det enda alternativet ska rutinerna vara så säkra att personalen känner sig trygg med förhållandena. D. Avtalen, såväl de externa som de interna, har stor ekonomisk betydelse för resultatenheterna. Det är viktigt med rutiner för bevakning av förnyelse av avtal i tid så att enheterna i god tid vet vilka ekonomiska villkor som gäller. E. För många fakturor måste fortfarande hanteras manuellt för att fakturaadressen varit otydlig, referensnummer inte har kunnat tolkas av skanningsföretaget eller har saknats. Detta kan leda till att betalningarna försenas och att det blir dröjsmålsräntor. Risk och väsentlighet anges för respektive rutin, process m.m. enligt följande: Risk Väsentlighet Osannolik 0 Försumbar 0 Mindre sannolik 1 Lindrig 1 Möjlig 2 Kännbar 2 Sannolik 3 Allvarlig 3

Redovisning av uppdrag lämnade av kommunstyrelse eller fullmäktige Nämnd: Produktionsstyrelsen Nämndens återrapportering av uppdraget Uppdrag Återrapportering Vidtagna och planerade åtgärder Bilaga 2 Kommunfullmäktige 2010-11-23, 141 Kommunfullmäktige godkänner att produktionsstyrelsen utnyttjar 700 tkr av fondmedel för införande av 1-1 metodik på Mörbyskolan och Fribergaskolan år 7 från höstterminen 2011. Produktionsstyrelsen ska, innan medel utnyttjas, återkomma till kommunstyrelsen med en införande- och driftplan för 1-1 metodiken. Kommunfullmäktige 2010-03-15 29 Kommunfullmäktige beslutar att fastställa ett avkastningskrav på produktionsstyrelsen om 1,5 mkr för år 2010. Kommunstyrelsen 2010-11-29 181 Kommunstyrelsen ger barn- och utbildningsnämnden i samråd med produktionsstyrelsen i uppdrag att besluta i frågor som rör gymnasieprislistan Kommunstyrelsen 2010-11-29 171 samt Kommunstyrelsen 2010-09-06 120 Kommunstyrelsen uppdrar till nämnderna att mot bakgrund av bedömning av det ekonomiska läget 2011 iakttaga stor försiktighet när det gäller nya åtaganden m.m. Ingen återrapportering 2010 Återrapportering sker efter behandling i Produktionsstyrelsen av bokslut/ verksamhetsberättelse för 2010 den 16 mars 2011. Barn- och utbildningsnämnden, ej Produktionsstyrelsen, ska återrapportera till Kommunstyrelsen Ingen återrapportering 2010 Produktionsstyrelsen fattade under hösten 2010 beslut om att man stöder arbetet med att införa 1-1 på de kommunala skolorna med start på 7-9-skolorna. En ny projektorganisation är formerad under Produktionsledningen. Beställare av projektet är Produktionsstyrelsen. Den mycket komplicerade upphandlingen har visat sig kräva konsultstöd vid utarbetande av förfrågningsunderlag. Skolornas start försenas därför uppskattningsvis till januari 2012. De pengar som därmed inte utnyttjas för skolorna 2011 används istället till den erforderliga konsultinsatsen. 2010-12-22 påbörjades annonseringen för konsultstöd i denna upphandlingsprocess och under februari pågår referenstagning. Upphandlingsarbetet genomförs sedan under kvartal två 2011. Produktionsstyrelsens resultat 2010 blev 8,5 Mkr, vilket innebär att det beslutade avkastningskravet klarats med råge. Utbildnings- och kulturkontoret har samrått med Produktionskontoret före förslag lagts till Barn- och utbildningsnämnden om gymnasieprislistan Produktionen har inte beslutat om några nya åtaganden utom vad gäller planering för införande av 1-1. Ett införande av 1-1 bedöms vara mycket viktigt ur konkurrenshänseende och samråd i frågan sker löpande med kommunledningskontoret.