1(5) Protokoll 1179 Från styrelsemöte för Tallkobbens samfällighetsförening tisdagen den 14 oktober 2014 kl 18.30 21.45 Närvarande ledamöter: Sabina Augustsson Lars Erkstam Karin Glanshed Molly Lind Eva Ryderling Närvarande suppleanter: Fredrik Eriksson Suna Görgülü Mattias Wenzel Ali Aladellie Även närvarande: Mi Alforsen, föreningens interna revisor 1. Mötets öppnande Ordförande Karin öppnade mötet. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen enligt kallelsen fastställdes, med tillägg för frågor från revisorerna enligt separat utskick, se punkt 4 i protokollet. 3. Föregående protokoll (1178) Beslut: Protokollet läggs till handlingarna. 4. Revision Mi Alforsen berättade en del om resultatet vid sitt möte med föreningens externa revisor Nina Åström. Efter bokslutet ska ett möte mellan revisorer och styrelse ske inför revisionen. Nina kommer inte att åka ut till Haninge om det inte är något akut. Mi kommer att ta den biten. Nina kommer att ansvara för kontroll av ekonomin men har haft svårigheter att få tag i LWR för att få in uppgifter. Först efter påminnelse från Karin har hon fått materialet. Förslag från revisorerna är att styrelsen tar in extern ordföranden till kommande stämma, liksom styrelsen har gjort till de två senaste stämmorna. Frågor från revisorerna: a. Attestrutiner Svar: Underskrifterna sker direkt på fakturorna. Vid beställningar skriver alltid beställaren på tillsammans med kassören, annars attesterar två ordinarie ledamöter fakturorna innan betalning, varav minst en är ordförande eller kassör.
2(5) b. Upphandlingsförfarandet i allmänhet samt framtida byte av armaturer Svar: Vi skickar ut anbudsförfrågan till minst tre entreprenörer på större och planerade arbeten. För mindre arbeten tar vi in minst två offerter eller använder avtalsentreprenörer. En arbetsgrupp finns angående byte av armaturer. Mattias ska kontakta en medlem som har hållit på med el i området för tips om vart vi kan vända oss. Föreningen har tidigare varit i kontakt med Osram och fått låna armaturer för prov, vilket även vi har för avsikt att göra. c. Status på arbetet med underhålls- och förnyelseplanen, hur långt har Sabina kommit? Kommer extern hjälp behövas? Svar: Det finns en arbetsgrupp som arbetar med frågan. Eftersom ingen plan finns tillgänglig sedan tidigare kommer gruppen att dokumentera befintlig utrustning och beräknad hållbarhetstid och tid för förnyelse. Ingen extern hjälp behövs när det gäller underhålls- och förnyelseplanen. Extern hjälp behövs dock när det gäller besiktning av träd som behöver fällas samt för att genomföra en årlig besiktning av alla lekplatserna så att gällande säkerhetsbestämmelser följs. d. Styrelseutbildning Alla fem ordinarie ledamöter gick Villaägarnas utbildning i Tumba den 2014-10-08. Ytterligare fem utbildningsplatser är preliminärbokade till våren 2015. e. Fastighetsförteckningen Svar: Styrelsen har en debiteringslängd som uppdateras manuellt av kassören vid ägarbyten. I serviceavtalet med Villaägarna har vi även möjlighet att uppdatera registret. Av vårt register kan framläsas ägare och adress, dock ingen fastighetsbeteckning. f. Intagande av offert för vinterväghållning Svar: Vi har till dags datum skickat ut sju anbud men saknar ännu flera svar. Sabina och Karin hjälps åt med att kontakta entreprenörer för att lösa frågan. 5. Ekonomi a. Restskulder/avbetalningsplaner Beslut: Karin och Molly ska besöka två medlemmar angående obetalda avgifter. En medlem har en avbetalningsplan som kommer att leda till anmälan till Kronofogden om den inte följs, efter flera tidigare underlåtelser att betala enligt uppgörelser. Rapport finns som bilaga. b. Ekonomiuppföljning 2014 Oförändrat sedan föregående möte. 6. Områdesskötsel a. Underhålls- och förnyelseplan Se även punkt 4c.
3(5) b. Aktuella arbeten Nya gungställningar till gård E och K Beslut: Nya gungställningar till gård E och K kommer att beställas från Svenska Naturlekplatser AB. Gungor beställs av Haags eftersom de var mer prisvänliga. c. Sopskåp Personal på Statsbyggnadsförvaltningen, bygglovskontoret, har kontaktat Sabina pga avsaknad av bygglov på befintliga sopskåp. Föreningen riskerar vite på 50 000 kr/sopskåp om inte bygglov inkommer. Tillsammans med Sabina besökte personal från bygglovskontoret föreningen. Efter besöket ansåg personalen att bygglov inte behövs och att ärendet avskrivs. Detta under förutsättning att styrelsen ser över möjligheten att anlägga nedgrävda moloker alternativt bygger soprum invid befintliga garagelängor. Karin har skrivit till ansvarig för ärendet i tidigare styrelse för att få handlingar och underlag i ärendet. Något material har inte inkommit. Skrivelserna bifogas protokollet. Beslut: Avfallshantering står inte angivet i anläggningsbeslutet och således kan inte styrelsen fatta några beslut i frågan, varken kring anläggning av nya gemensamhetsanläggningar eller åtgärder av befintliga. Karin kommunicerar detta vidare till kommunen och SRV. d. Parkering Skrivelse har inkommit från en medlem angående otydlig skyltning gällande tillstånd och parkering för gäster. Skrivelsen bifogas protokollet. Beslut: Karin kontaktar Q-park för att få reda på mer om rutinerna. Karin har svarat medlemmen. e. Stora lastbilar på gårdarna Lars har tagit fram förslag på skyltning och kommunens åsikt om att sätta upp skyltar. En ägare till en enskild väg, som till exempel en samfällighet, har stora möjligheter att bestämma om vilken trafik med motordrivna fordon som ska få ske på sina vägar. Detta följer av bestämmelser i Trafikförordningens 10 kap 10. Beslut: Eftersom detta inte finns med i föreslagen budget bordläggs frågan till nästa år. Lars tar in offert på skyltar. f. Höststädning Sabina har bokat fem containrar, för att rymma även avfall från äldre tippställen. Container som finns på området under städdagen skall i första hand nyttjas för avfall från samfällighetens gemensamma område. Efter städdagens slut får privat avfall slängas i containern om det finns plats över. I en skrivelse från en medlem fanns även fråga om storlek på gren som får slängas i container. Beslut: Sabina ansvarar för att dokumentera tippställen per ansvarig gård samt kom-i-håglista att informera och diskutera vid uppstarten. Information om vilket avfall som får slängas i containrarna kommer att sättas upp på varje container och informeras om vid uppstarten.
4(5) 7. IT/Hemsida a. Vilken inloggning ska finnas på hemsidan? Fredrik undersöker vidare, antagligen blir det en inloggning för alla medlemmar. Beslut: Anläggningsbeslut och stadgar ska finnas på hemsidan. 8. Värme/vatten a. Framtidsprojektet Olika utredningar pågår för att samla information för att kunna gå vidare. Om föreningen väljer att går över från sekundärnät till någon annan lösning måste anläggningsbeslutet ändras. Karin har varit på möte med vattenfall angående ny debiteringsform av värmen som startar år 2016. Med det nya systemet beräknas föreningens driftkostnader bli lägre än befintligt. Beslut: Inga beslut fattades på mötet. Arbetet fortskrider. b. Pågående arbeten Ösmo rör har lagat en akut läcka på SB246. En offert finns för grävning på SB222. Beslut: Lars ska begära in minst en offert ytterligare på SB222. c. Avläsning september Avläsningen för september är genomförd. Flera medlemmar valde att lämna avläsningslappar i brevlådan på garagelängan vid vändplanen på MT, men även via styrelsens e-post. Beslut: Lars ser till att en sammanställning över värden läggs ut på hemsidan. 9. Inkommit från medlemmar a. Anmärkning på protokoll från extrastämman. Ett tillägg till protokollet är skrivet och medlemmarna har fått del av detta. 10. Övriga frågor a. Årshjul och Att-göra-lista. Karin har skickat ut en uppdaterad Att-göra-lista till styrelsen. Beslut: Frågan lyfts vid nästa styrelsemöte igen. b. Vägbulor Beslut: Återkommer i ärendet till våren 2015 c. Sekretess Beslut: Sekretess gäller allt som sägs i styrelserummet. Detta för att kunna hålla en öppen dialog i under möten och för att rätt information sprids till medlemmar genom protokoll och informationsbrev.
5(5) d. Asfaltering av SB305 Beslut: Offert har begärts men inte inkommit. Lars har i uppdrag att begära offert. Sabina och Lars ansvarar för att arbetet slutförs innan vintern kommer. Även återställning av staket och mark görs efter vintern. e. Elavtalet Beslut: Nytt elavtal ska tecknas. Frågan tas upp på nästa styrelsemöte. 11. Mötet avslutas Karin avslutade mötet. Beslut: Styrelsemöten bokades till tisdagen den 11 november kl 18.30 samt tisdagen den 9 december kl 18.30 Sekreterare Ordförande Eva Ryderling Karin Glanshed