Kvalitet och utvärderingskontoret Dnr Än 2015-531 s- och verksamhetsuppföljning 2015 Verksamhet Datum för besök 2015-08-14 Deltagare/metod GD Service och Omsorg AB Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens tagits fram inför besöket. Deltagare GD Service och omsorg AB: Ägare och verksamhetschef Gulle Demir, samordnare Victoria Demir, verksamhetsutvecklare Daniel Demir samt tre personal. Omsorgs- och äldreförvaltningen, Planeringsledare Maria Svensson, Kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid GD Service och omsorg AB 2013-02-15 tills vidare Diarienummer ÄN 2010-45 Arbetsledning E-post Postadress Besöksadress Typ av verksamhet Gulle Demir info@gd-service.se Järnvägsgatan 2A Järnvägsgatan 2A Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Ca 38 brukare Tjänster Personlig omvårdnad och boservice (städning tvätt och inköp) kl. 07-22 Tidigare uppföljningar Genomförda uppföljningar under det senaste året Verksamhetsberättelse Inkommen för 2014. Verksamhetsuppföljning Ingen avtalsuppföljning har skett det senaste året 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. Personalen börjar sitt arbetspass i samband med att de är hemma hos brukaren och får endast betalt för den tid som utförs i brukarens hem. De ersätts inte för restid mellan brukare, dokumentationstid eller tid att läsa brukarnas journaler. En av personalen som arbetar 75% av en heltidstjänst beskriver hur hon måndag till fredag börjar arbetet klockan 07:00 hemma hos brukaren och sedan utför insatser, med olika långa uppehåll, till ca klockan 20:00 på kvällen.
Ledningen beskriver att det i flera fall inte är aktuellt att se över arbetsmiljön då det inte går att kräva att brukarna ändrar i sina hem. Det finns dock inte riskanalyser gjorda gällande hur arbetsmiljön i enskilda hemmen ser ut. en är att det finns flera tveksamheter kring huruvida GD service lever upp till arbetsrättsliga lagar och föreskrifter såsom arbetsmiljölagen och arbetstidslagen samt föreskrift AFS 1990:18 gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem. 1.1.4 Ersättning till utförare Debiterbar tid Med debiterbar tid avses den tid som utförs i den enskildes hem, inklusive servicelägenhet och som består av personlig omvårdnad eller boservice. Tiden kan även utföras utanför den enskildes hem men vara riktad direkt till den enskilde t ex inköp eller då personlig omvårdnad ges på annan plats än i bostaden. Tid som åtgår för att utföra delegerade sjukvårdsuppgifter som utförs i samband med hemtjänst får debiteras. Dubbelbemanning som av arbetsmiljöskäl krävs för vissa arbetsmoment får debiteras. För restid överstigande 15 minuter erhålls restidsersättning. D v s restidsersättning utgår fr.o.m. den 16:e minuten. Restidsersättningen för restid överstigande 15 minuter utges till och från och mellan brukare. Restidsersättning utgår med samma timpris som gäller för den insats man reser för att utföra. Restid förutsätts i tätort ske med cykel och i kommunens ytterområden med bil. Utförare skall planera sin restid utifrån ekonomiska och miljömässiga hänsyn. Utförare som har dygnet runt ansvar för att besvara och åtgärda trygghetslarm får debitera ett särskilt pris för personlig omvårdnad dag respektive natt. I samband med uppföljningen har underlag hämtats in vilket kräver ytterligare uppföljning. Omsorgs- och äldreförvaltningen återkommer efter att materialet är analyserat. 1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Brister finns i kvalitetsledningssystemet då detta inte är heltäckande. Arbete pågår med att färdigställa kvalitetsledningssystemet. Implementering i personalgruppen behöver ske. 1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst Hemtjänst innebär att insatser ges som punktinsatser vid olika tillfällen under dygnet. Insatserna ges inte under sammanhängande tid. Vid vård i livets slutskede kan insatserna ges som sammanhängande tid. Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år.) Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att
överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. - För att utförare ska ha rätt att tillämpa den förenklade handläggningen och påbörja insatser efter hembesöket ställs följande krav på utföraren: - Endast chefer eller annan kvalificerad särskild utsedd personal får genomföra hembesök och påbörja den förenklade handläggningen, ge information om hemtjänst samt hjälpa den enskilde att fylla i ansökan. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god kunskap om lagstiftning samt kommunens stöd- och biståndsinsatser inom äldreomsorgen. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan har ansvar för att förmedla och samordna insatser om den enskilde har behov av andra insatser och valt olika utförare. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god tillgänglighet för att möjliggöra personligt besök inom 1 2 dagar. - Krav på deltagande i informationsmöten och utbildningar anordnade av kommunen. För att kunna genomföra hembesöket, ge information, och ta emot ansökan skall ansvarig chef eller annan kvalificerad särskilt utsedd personal hos utföraren genomgått av kommunen särskild anordnad utbildning. Utbildningen är kostnadsfri för utföraren. Vid samtal med personal framkommer att denne arbetar 75% av en heltidstjänst hos en brukare. En annan arbetar 50% av en heltid hos två brukare varav den ena dock endast har enstaka stödinsatser. Den tredje i personalen med beskriver att skillnaden mellan GD Service och omsorg AB och andra utförare är att det inom GD Service och omsorg ges mer tid till varje brukare. Samtliga beskriver att de arbetar länge och sammanhållen tid hos respektive brukare. Ledningen menar dock att det rör sig om punktinsatser även om vissa brukare dock har omfattande behov av stöd och hjälp. Hembesök genomförs av verksamhetschef och/eller samordnare. Ytterligare besök genomförs sedan tillsammans med personal. Både verksamhetschef och samordnare har genomgått utbildning gällande förenklad handläggning samt hantering i Treserva. Vid hembesöket informeras brukaren om företaget, det görs en genomgång av brukarens behov, medicinska historia hemmets utformning med mera. I de fall det rör sig om brukare med stora behov av stöd och hjälp vänder företaget sig till socialtjänsten. Representant för GD Service och omsorg AB är alltid med vid informationstillfällen/utbildningar som anordnas av kommunen. en är att utföraren lever upp till avtalets krav gällande förenklad handläggning. Dock är det önskvärt med ytterligare information om Linköpings kommun, valfrihetssystemet och möjligheten att välja utförare. Det framkommer tveksamheter gällande huruvida utföraren utför hemtjänst i form av punktinsatser. Ytterligare uppföljning behöver ske för att fastställa om utföraren lever upp till kravet på detta område.
1.5.1 Kompetenskrav Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna. 1.5.4 Krav vid nyanställning av personal i omvårdnadsarbete Vid nyanställning av personal som ska arbeta med personlig omvårdnad ska minst 80 procent av personalstyrkan ha slutfört gymnasieskolans Vårdoch omsorgsprogram eller motsvarande, inklusive validering. Med anställning avses både tillsvidareanställningar och vikariat som överstiger 6 månader. Endast enstaka i personalgruppen har erforderlig utbildning. Flera håller dock på att genomgå eller ska påbörja vidareutbildning och vid nyrekrytering är det endast undersköterskor som anställs. Då flertalet inte har erforderlig utbildning är det viktigt att fortbildning erbjuds och det är positivt att flera vidareutbildar sig till undersköterska. 1.5.2 Arbetsledare För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. Verksamhetschefen/ägaren har erforderlig utbildning och erfarenhet. en är att utföraren lever upp till kravet i avtalet. 1.5.3 Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad med en sådan kompetens och personalbemanning att brukaren tillförsäkras de insatser denna är beviljad. Detta innebär krav på att scheman läggs så att det vid behov finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. Utföraren ska garantera att det finns personal i den omfattning att brukarens behov, enligt genomförandeplan, kan tillgodoses. Personalen har inte tid avsatt för överföring av information mellan olika arbetspass. Personalen påbörjar sitt arbetspass när de går in genom dörren hos brukaren och passet avslutas när de går ut. Det finns därför varken tid för dokumentation, informationsöverföring och kompetensutveckling. Detta är en risk både avseende hur insatser utförs, brukar-/patientsäkerhet och gällande personalens arbetsförhållande. en är att utföraren inte lever upp till kravet i avtalet. srubrik 3.7.4 Tillgänglighet Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns.
Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. GD Service och omsorg AB har inte någon telefon där personalen är nåbara. Personalen måste använda sina privata telefoner och det är även dessa telefonnummer som ges till brukarna. Det finns inga krav i anställningsvillkoren att privat telefon ska användas eller under vilken tid personalen ska vara tillgänglig på telefon. I praktiken innebär detta att utföraren inte säkerställt att personal finns tillgänglig på telefon. Utförarens ledningspersonal finns tillgängliga på telefon mellan 07:00 och 22:00 Insatsen påbörjas så snart lämplig personal finns tillgänglig. Då många brukare har annat språk än svenska som förstaspråk kan det i enstaka fall ta mer än två dagar innan insatsen kan påbörjas. en är att utföraren inte lever upp till kravet på tillgänglighet till personalen. 1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning Samtliga brukare har inte genomförandeplan, men utföraren håller på att utarbeta former för och skriva planer. Genomförandeplanerna upprättas på plats hos brukaren för att säkerställa brukarinflytandet. Genomförandeplanerna finns i Treserva samt hemma hos brukaren. Personalen använder sällan genomförandeplanerna då de endast arbetar med en eller ett par brukare och då lär sig rutiner för genomförande med mera. Vid oklarheter kontaktar de verksamhetschefen. Revidering av genomförandeplanerna har inte gjorts. Av de avidentifierade genomförandeplaner som tagits fram inför uppföljningen framkommer brister vad gäller innehållet och heller inga mål med insatserna. I vissa står endast vad brukaren ska ha hjälp med medan andra innehåller viss information om hur hjälpen ska utföras. Det framkommer inte heller att brukaren varit med vid framtagandet och att det är dennes önskemål som fått genomslag. en är att genomförandeplanerna inte ger den kunskap som krävs för att en ny personal ska kunna utföra stödet och hjälpen på ett individanpassat sätt utifrån en helhetssyn samt att brukarens delaktighet inte framgår. 1.7 Uppdragets utförande, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Utföraren ansvarar för att dennes personal har kompetens att efter delegering utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i samband med att hemtjänst ges. Samverkan ska ske mellan hemtjänstutförare och vårdgivare
för att säkerställa patientsäkerheten. Lokala skriftliga samverkansrutiner ska upprättas mellan hemtjänstutförare och vårdgivare. Personalen utför inga delegerade hälso- och sjukvårdsuppgifter. De beskriver på ett tydligt sätt hur de stöttar utan att ta över ansvaret när det gäller hur brukare sköter sina mediciner. Brukarna har generellt mycket lite HSL insatser. Det finns idag mycket begränsad samverkan mellan utföraren och de olika vårdgivarna inom hälso och sjukvården. Inga skriftliga samverkansrutiner finns. en är att utföraren inte lever upp till kravet i avtalet. Då brukarna i många fall har omfattande insatser från hemtjänsten anser omsorgs- och äldreförvaltningen att det är märkligt att de knappt har några insatser enligt HSL då detta borde gå hand i hand. 1.9 Nyckelhantering/passerkort I den mån nycklar mottages av enskild skall de kvitteras. Nycklarna får inte vara märkta i klartext och får inte förvaras tillsammans med kodförklaringar, instruktioner eller liknande. Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kan tillgripas av obehöriga. Kopior får inte tillverkas. Utföraren svarar för kostnad för låsbyte samt övriga kostnader som kan uppkomma på grund av förlust av kvitterad nyckel. När ett uppdrag avslutas ansvarar utföraren för att samtliga nycklar återlämnas. I de fall utföraren hanterar brukares nycklar tar den personal som utför insatsen med sig nyckeln hem efter arbetspassets slut. Nyckel finns även i Utförarens lokaler. Personalen känner inte till om det finns någon rutin för hur nycklar ska hanteras. Utföraren säkerställer inte att nycklar förvaras på erforderligt sätt. en är att utföraren inte lever upp till kravet. 1.11 Information och marknadsföring Utföraren skall i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Information skall vara saklig och korrekt. Utföraren skall samråda med kommunen innan eget informationsmaterial distribueras. Utföraren har tidigare annonserat i tryckt media men för närvarande marknadsför man sig endast via nätverk, på Äldredagen och genom befintliga brukare. en är att GD service lever upp till avtalet. Resultat Av uppföljningen framkommer att det inom flera avtalsområden behövs ett strukturerat förbättringsarbete, både i form av omedelbara och långsiktiga åtgärder. Vidare framkommer även oklarheter kring hur hemtjänsten erbjuds och utförs samt gällande fakturerad tid varför ytterligare uppföljningsarbete inom dessa områden kommer att genomföras.
Åtgärder Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kräver med stöd av gällande avtal, 3.3.3 Uppförande på grund av brott mot godkännandevillkor eller avtalsvillkor m.m. att uppmärksammade brister åtgärdas. Om bristerna inte åtgärdas kan kommunen komma att säga upp avtalet. Nedanstående åtgärder ska genomföras omedelbart. Redovisning av hur detta skett ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-09-28. Ta fram rutiner för samverkan med vårdcentralerna och hemsjukvården samt implementera dessa i personalgruppen Utarbeta rutiner och genomföra risk- och konsekvensanalys samt ta fram handlingsplan avseende omvårdnadsarbete i enskildas hem. Säkerställa personalens tillgänglighet på telefon. Nycklar ska förvaras i utförarens lokaler och på ett säkert sätt i låst skåp. Säkerställa att personalen har avsatt tid för överföring av information och dokumentation. En åtgärdsplan gällande hur nedanstående punkter ska åtgärdas ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-09-28 Säkerställa personalens arbetsmiljö och arbetsförhållanden. Uppdatera kvalitetsledningssystemet så att det lever upp till kraven i SOSFS 2011:9. Implementera kvalitetsledningssystemet i personalgruppen. Upprätta genomförandeplaner för samtliga brukare samt utbilda personalen i hanteringen och betydelsen av planerna. Fördjupad uppföljning Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kommer återkomma om inhämtande av uppgifter för att genomföra en fördjupad uppföljning av processen gällande beviljade och utförda timmar, registreringar och debiteringsunderlag i Treserva samt fakturering till omsorgskontoret. Fördjupad uppföljning gällnade hur insatser utförs samt omfattning gällande HSL insatser kommer genomföras. Maria Svensson Planeringsledare Mattias Bly Kvalitets- och utvärderingschef