PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2017 07 2017-09-16 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Gäster Mikael Wirebrand ESS, under punkt 5.4 Håkan Ringkvist ESS, under punkt 5.4 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagen möte med en tyst minut för Jacob Douglas som avled 12 september 2017 i en ålder av 90 år. Jacob var Svemos ordförande från 1976 till 2004. Den utskickade agendan godkändes med en ändring. Rapportpunkt 6.12 flyttades till 6.13 och en ny rapportpunkt lades till som fick punktnummer 6.12, Försäkringsärende. 2. Val av justerare Tony Jacobsson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 6 2017 lades till handlingarna.
4. Resultatrapport Ekonomin ser fortfarande väldigt bra ut, intäkterna överstiger budget och några intäktsposter har redan passerat årsbudgeten. På kostnadssidan har vi inbesparingar mot budget varav en stor del av inbesparingen kommer från sektionernas budget, centrala projekt samt personalkostnad. Inga stora förändringar jämfört med förra månaden. 5. Ärenden 5.1 Finansiering sektioner/projekt (HL/PW) Frågan om framtida finansiering av verksamheten via sektionerna har diskuterats under året. Flera av de projekt sektionerna ansökte om extra medel för inför 2017 har visat sig slå väl ut och behöver få fortsätta att utvecklas inom ramen för sektionens ordinarie verksamhet och budget. Några av sektionernas projekt var av engångs-/ investeringskaraktär och kan således betraktas som avslutade. Slutligen finns några projekt som inte kunnat genomföras på det sätt som planerats. Samtidigt framgår det allt tydligare att sektionerna, för att kunna utveckla verksamheten, behöver olika former av stöd och finansiering och olika former av struktur. Det är därför önskvärt att Svemo i större utsträckning kan anpassa stödet mera "skräddarsytt" efter var och en av sektionernas särskilda behov i framtiden. Samma finansierings- och stödmodell för alla fungerar egentligen inte längre. Slutligen befinner sig Svemo idag i en ekonomisk situation som kan ge utrymme för nya organisationsmodeller att utvecklas och då bör möjligheten tas tillvara. Styrelsen beslutade att frågan om framtida finansiering av sektionernas verksamhet ska tas upp direkt med sektionerna under den kommande Träffpunkt Svemo i oktober. Målbilden ska vara att tydliggöra de olika sektionernas särskilda behov, formerna för finansiering via ordinarie sektionsbudget samt formerna för hur enskilda projekt ska kunna genomföras och finansieras på bästa sätt så att tillgängliga medel förs ut i verksamheten på optimalt sätt. 2
5.2 Prova-på verksamheten från 2018 (FH/PW) Prova-på-verksamheten inom flera grenar har visat sig framgångsrik, inom motocrossverksamheten har det nu hållit på under flera år genom projektet" Prova på MC sport", där den externt ansvarige nu aviserat att han kommer att upphöra med verksamheten hösten 2017. Samtidigt är det av stor vikt för förbundet att organisera en vidareutveckling av prova-påverksamheten - främst med avseende på motocross. För förbundet är prova-på verksamhet ett mycket bra sätt för nya utövare att komma in i våra olika sportgrenar vilket roadracing i år fått erfara, det här gör att denna verksamhet borde utvecklas inom förbundets alla grenar. Styrelsen fattade beslut om att prova-på verksamhet ska ske som långsiktigt projekt (minst 3år) som kan följas upp med stöd av en central projektledare som hjälper våra sektioner att komma igång och utveckla denna verksamhet med förutsättning för varje sportgren. Lämpligt tillvägagångssätt ska diskuteras med sektioner och kommittéer vid Träffpunkt Svemo 14 oktober. 5.3 Organisationsutredningen (PW) Arbetet med de delar i organisationsutredningen som tydligt framkommit som angelägna och inte har direkt bäring på den eventuellt nya organisationsstruktur som ska behandlas vid förbundsmötet i april 2018 har i många delar påbörjats. Frågor som under utredningens gång lyfts fram som viktiga att åtgärda och som lyftes fram vid styrelsens maj möte har alla påbörjats, områdena är: Kommunikation. Här har ny tjänst inrättats, arbetet med den "digitala förslagslådan" pågår, plattform för rörlig bild har startats, informationsspridning via etablerade media har utvecklats liksom användandet av sociala medier med mera. Dock har ny hemsida inte kunnat sättas upp på grund av att RF fortfarande inte kunnat ta fram "plattformen" för detta, det senaste löftet från RF talar nu om december 2017. Utbildning. En ny tjänst har inrättats även här. Arbetet med att utveckla digitala utbildningar har påbörjats liksom arbetet med ny utbildningsplattform och digital mötes/utbildningsplats. Här återstår dock mycket arbete under en längre tid. Ett möte med sektionerna kunde inte genomföras under augusti utan kommer att tas i samband med Träffpunkten 14 oktober. Där kommer de grundläggande frågorna som diskuterats med distrikten att tas upp med särskilt fokus på den demokratiska och organisatoriska strukturen. 3
Styrelsen beslutade att efter diskussionerna med sektionerna vid Träffpunkten arbeta fram ett förslag för hur den demokratiska strukturen kan se ut mot bakgrund av klubbar, distrikts, arbetsgruppers och sektioners förslag. Målbilden är att presentera förslag i god tid innan distrikten genomför sina årsmöten. 5.4 Media och marknadsrättigheter (HL/PW) ESS, Speedwayens elitserieklubbars samarbetsorganisation, har vid flera tillfällen framfört önskemål om att själva hantera de marknads- och medierättigheter som är kopplade till Elitserien i Speedway. Styrelsen har meddelat att de undersöker flera möjligheter till hur främst Tvrättigheterna ska hanteras framöver. För att reda ut frågorna och få en tydlig bild av hur ESS tänkt sig att utveckla media och rörlig bild från Elitserien, genomfördes ett möte under fredagen, där ESS tillsammans med Spring media som man vill se som sin samarbetspart, presenterade ett förslag hur detta skulle gå till. Styrelsen beslutade att tillmötesgå ESS-klubbarnas önskemål om att de, tillsammans med Spring Media, får ansvaret att förvalta och utveckla medierättigheterna under 5 år i huvudsak enligt den plan som presenterades Detta ska ske genom att Svemo med Spring Media tecknar ett avtal som ger Spring Media möjlighet att tillsammans med ESS kunna bygga upp och utveckla medieområdet för elitserien i speedway. Styrelsen ger GS och ordförande uppdraget att snarast inleda förhandlingar om förutsättningarna och upprätta förslag till avtal kring detta där detaljerna regleras tydligare, så att mediearbetet kan påbörjas snarast. 5.5 Licenspriser 2018 (PW) Styrelsen tog upp frågan om licenspriser redan vid septembermötet. Frågan behandlas vanligen vid oktober eller novembermötet. Avsikten är att underlätta för alla inblandade parter genom att fastställa priset så tidigt som möjligt. Nuvarande prisnivå och framförallt struktur på licenssystemet har visat sig fungera bra. En kostnadsökning har skett framförallt på försäkringssidan i samband med skadeutfallet. Samtidigt finns möjlighet att förbättra licenserna för förare som kör utanför Sverige genom att i dessa 4
förares licenser infoga en ansvarsförsäkring, vilket skulle underlätta i flera länder i Europa där sådan krävs. Svemo kommer att få ökade försäkringskostnader framöver på grund av antalet skador (se 6.12 nedan), styrelsen beslutade trots detta att inga höjningar av priset på förarlicenserna skall ske till 2018 och att det nuvarande licenssystemet skall ha samma uppbyggnad som 2017. Vidare att den nya ansvarsförsäkringen skall upphandlas och tillföras alla förare som köper internationellt tillägg, 500 sek, utan att priset för den licensen ska ökas. Priset för prova på-licensen skall vara det samma som 2016 17 för kommande år. Styrelsen bad att få en analys av frågorna kring bas- och breddlicens inom motocross där man upplever att det finns förbättringspotential och oklarheter kring licensernas innehåll och användning. 5.6 Hall of Fame (HL) Vid tidigare styrelsemöten har inrättandet av ett Hall of Fame diskuterats. Syftet är att på olika sätt, internt och externt, hylla de personer som inom våra idrotter haft stor sportslig framgång. Projektet har mött stor acceptans inom Svemo, och styrelsen anser därför att projektet ska drivas vidare. Eftersom det finns många aspekter att ta hänsyn till, bör dock projektet föregås av en analys av hur en Hall of Fame ska byggas upp. Styrelsen beslutade att uppdra åt kansliet att komma tillbaka med en projektplan för ett Hall of Fame till styrelsens decembermöte. I detta arbete rekommenderar styrelsen att man inhämtar erfarenheter från andra förbunds likartade satsningar samt för diskussioner med personer som kan ha viktiga synpunkter på ett Hall of Fame inom svensk motorcykel- och snöskotersport. 5
6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Antalet förare med licens fortsätter att ligga stabilt med ca: 900 flera förare än vid samma tidpunkt föregående år. Drygt 85% utgörs av enduro och motocrossförare och inom dessa grenar ser vi en långsam men glädjande ökning av, guldhjälms-, junior-, och ungdomslicenser. Trenden med stadig tillväxt ses även inom roadracing där vi nu har runt 900 licensierade förare. Den kraftigaste ökningen syns i enduro där över 800 förare tillkommit sedan förra året. 6.2 Säkerhet UP/PW Ulla Peterson redogjorde för vad som händer inom säkerhetsprojektet och arbetet inom säkerhetsgruppen. Just nu genomför projektledare Sofia Kärrå workshops med samtliga sektioner. Fokus under dessa är att få en nulägesbild och utifrån den titta på de behov som finns, beroende på var i organisationen man befinner sig. En sammanställning kommer att finnas tillgänglig i mitten på oktober och ska presenteras för sektionerna vid Träffpunkt Svemo. 6.3 IT-frågor/Prova-på licenser (PW) Önskan om att kunna skaffa prova-på licenser till klubbarna genom digitala beställningar och att hitta en flexiblare och snabbare hantering av detta har framförts av ett antal klubbar tidigare. Arbete med detta pågår för närvarande och målbilden är att ha en lösning på plats vid årsskiftet. Det innebär att det nya, kommande systemet kommer att införas utan att det nuvarande läggs ner. Bägge möjligheterna för klubbarna att beställa prova-på licenser kommer att fungera parallellt under 2018. Priset kommer inte att ändras och det kommer att vara det samma oavsett vilket system som används vid beställningen. 6.4 Projektet med digitala licensbrickor (JG) I Svemo TA ska förarna kunna välja om de vill ha den fysiska brickan hemskickad eller att få den nedladdad och utskrivbar alternativt få den mailad till sin e-postadress. Frågan är aktuell för att många hellre vill ha licensen i "telefonen" och på grund av att det ibland tar för lång tid innan den fysiska brickan kommer fram främst på grund av långsam postgång och felaktigt uppgivna adresser. Digitala licensbrickor ska finnas tillgängliga senast den 1 december 2017. 6
6.5 SMC (PW) Att utveckla samarbetet mellan SMC och Svemo står högt på Svemos agenda. Ett planerat möte har hållits där Svemos utbildnings- och IT-samordnare besökte SMC för att hitta gemensamma lösningar då det gäller dessa två arbetsområden. Ett övergripande möte har planerats men på grund av semestrar och ett antal oplanerade händelser har det fått skjutas på framtiden en period. Frågan har nu väckts igen och mötet kommer att genomföras snarast. 6.6 RIG samt NIU (PW/TA) När det gäller RIG i Skövde har förberedande miljöarbete gjorts med bakgrund i den banritning som tagits fram. Den beräknade ljudutbredingskarta som gjorts visar att ljudnivåerna under vissa tider och förutsättningar eventuellt kan komma att överstiga gränsvärdena som idag finns. Man arbetar nu med en lösning på problemet och avvaktar detta innan spaden sätts i jorden. Beträffande NIU avvaktar Svemo med att ta ställning tills den RF konferens om NIU som kommer att hållas i slutet av september är genomförd. 6.7 Tekniska Gruppen (TA) Teknikutvecklingen går allt fortare inom vår sport. Våra utövare finner allt mer, och mer avancerande lösningar för att förbättra motorcykeln prestanda, mer eller mindre regelkorrekta. Här kan styrelsen se att våra sektioner har svårt att hinna med att hantera och behandla de tekniska frågorna som uppkommer inom respektive sektion. Styrelsen kan också se att den Tekniska gruppen inte utnyttjas som den borde göras. Styrelsen borde således se över hur den Tekniska gruppen skall organiseras i framtiden. Thomas Avelin återkommer med förslag på hur frågan ska hanteras. 6.8 Personalförstärkning (PW) Den kraftigt ökande verksamheten i kombination med längre föräldraledigheter och sjukdom gör att kansliet nu är klart underbemannat och det är svårt att upprätthålla servicen mot klubbar och förare. I avvaktan på utfallet av förslagen i organisationsutredningen, som delvis reglerar hur Svemos kansli ska fungera, behöver vi under en period förstärka personellt. Två assistenttjänster har därför utlysts. Bägge tjänsterna är tidsbegränsade till ett år. 7
6.9 Certifiering av förbundet (HL) Det har inkommit förslag på att Svemo borde överväga certifiering av förbundet i likhet med andra förbund. Det finns ett antal certifieringar som initierats av RF och av externa organisationer och styrelsen diskuterade dessa certifieringar och vilka möjligheter det skulle kunna ge verksamheten. 6.10 Träffpunkt Svemo (HL/PW) Styrelsen diskuterade upplägg och agenda för Träffpunkt Svemo, och fördelade ansvaret för agendans punkter mellan styrelsens medlemmar. 6.11 Nordiskt möte - NMC (HL) Styrelsen fick en uppdatering inför det nordiska mötet, som i år hålls på Island den 7 8 oktober. Nytt för i år är att varje sektion håller förmöten på eget initiativ, och att sektionernas förslag till beslut sedan diskuteras av NMC styrelse. I dagsläget finns ingen agenda för mötet tillgänglig, men licens- och försäkringsfrågorna kommer med stor sannolikhet att vara central, liksom frågan om hur vi underlättar tävlande över gränserna i Norden. 6.12 Försäkringsärende (HL) En avstämning gällande försäkringsläget genomfördes 12 september. Vi kunde konstatera att siffrorna tyvärr fått korrigeras uppåt då det gäller antalet anmälda skador och siffran för 2016 slutade på 896 skador. För innevarande år ser det idag ut som om vi kommer att landa på ungefär samma tal. Totalt har alltså kostnaderna överstigit budget vilket tyvärr medför ökande försäkringskostnader för 2018. En inte obetydlig del av kostnaderna hänför sig till förare som skadat sig utomlands och där fått medicinsk vård och hemtransport. Idag finns ett förslag från FIM om en obligatorisk FIM försäkring för förare som deltar i VM/EM som ska täcka just dessa kostnader. Om och när den införs kan Svemo via IF möjligen slippa ta kostnader för några av dessa tämligen dyra skador. 6.13 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 8
7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Norrköping den 15/10 2017 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2017 09 20 Justerare Tony Jacobsson Godkänt via mail 2017 09 20 9