Beslutsförslag valbar molntjänst Skolförvaltningarna Lunds skolors IKT-team 2015-11-24 1(5) Förslag Beslut gällande valbar molntjänst för Lunds skolors och förskolors arbete med pedagogiskt genomförande. Lunds skoldirektörer har, tillsammans med styrgruppen för Införandet av nya lösningar, tagit beslut gällande valbar molntjänst : Beslutet är att valet sker på förvaltningsnivå (gemensamt beslut för de 3 förvaltningarna) och att molntjänsten som ska vara huvudspår för alla skolor och förskolor är Google Apps for Education (GAFE). Bakgrund till beslutet och lite kring vad det innebär beskrivs i det här dokumentet. Lunds kommun 2015-11-24 Ann-Britt Wall Berséus, Skoldirektör Barn- och skolförvaltning Lund Öster Mats Jönsson, Skoldirektör Barn- och skolförvaltning Lund stad Stefan Norrestam, Utbildningsdirektör Utbildningsförvaltningen
Bakgrundsbeskrivning: Upphandlingar har genomförts p.g.a. att befintliga avtal med its Learning, Unikum och Novaschem/Skola24 går ut. Ett arbete har pågått under ett par års tid med att ta fram behovsspecifikationer och tydliggöra processer, för att sedan landa i kravspecifikationer för upphandling av system för pedagogisk planering, bedömning, dokumentation samt schema/omsorgschema och frånvaro. Det handlar alltså om upphandling av it-system för de mer administrativa delarna, även om vissa delar av det pedagogiska genomförandet också sker här. De upphandlade systemen ska kompletteras med en molntjänst (Google Apps for Education eller Office365 för skola), där det pedagogiska, vardagliga arbetet ska genomföras, d.v.s. där fokus är på samarbete och kommunikation pedagog-elev. Se skiss: Beslutet gällande vilken molntjänst verksamheten ska komplettera upphandlade system med har delats upp i två steg först ett beslut kring lämplig beslutsnivå (från förvaltningsövergripande ner till enhetsnivå) och sedan ett beslut gällande vilken av de två molntjänsterna det ska vara. Under i princip samma period som upphandlingsarbetet har pågått, har några skolor haft ett proof of concept projekt, där man testat molntjänsten Google Apps for Education (GAFE). Försök att starta upp projekt med motsvarande tjänst, fast i Microsofts miljö Office365 för skola (O365), har också gjorts. Funktionerna i tjänsterna är i mångt och mycket likartade, projekten har utvärderats och här har GAFE-projekten fallit bättre ut och det finns nu god erfarenhet av praktiskt pedagogiskt arbete och därmed en kompetensbank i Lund när det gäller användandet av GAFE. Gemensam bas i upphandlade system och Office365 Oavsett molntjänsten, kommer man att ha ett gemensamt system för pedagogisk planering, bedömning och dokumentation - det upphandlade systemet Unikum för förskola/grundskola och ett annat (tilldelningsbeslutet är överprövat och processen inte klar), för gy/vux. Det är här vi har vår röda tråd, det är här vi når ut med primär information till vårdnadshavare och
elever gällande planering, bedömning, dokumentation. Det är här det flaggas upp om det finns särskilda behov eller problem och det är här åtgärdsprogram och stödinsatser dokumenteras och kommer kunna sparas på en säker yta. I det här grundläggande upphandlade systemet kommer det att finnas en gemensam struktur, minsta gemensamma nämnare och direktiv för användandet, så att vi arbetar enhetligt och lika mellan och inom enheterna. Som komplement till det upphandlade systemet kommer alla tillsvidare att ha Office365 så som vi har det idag, t.ex. e-post, kalender, lagring, tillgång till hela Officepaket både online och offline. Beslutsnivå gällande valbar molntjänst - förvaltningsövergripande Efter funktionsjämförelser, diskussioner i olika led och grupper samt utredningar gällande itarkitektur, anser vi att det bästa är att de tre förvaltningar tar ett gemensamt övergripande beslut gällande vilken molntjänst som ska användas. Det är bäst ur såväl användarperspektiv som systemadministrativt, att alla skolor och förskolor använder samma molntjänst för pedagogiskt genomförande. Det blir mer enhetlighet för medarbetare, elever och vårdnadshavare och enklare för de som rör sig mellan enheterna (Lsr, Modersmålscentrum, elever och pedagoger som går och arbetar på olika skolor o.s.v.). Det blir enklare att samarbeta över gränserna. Beslutnivå är därför på förvaltningsövergripande nivå ett gemensamt beslut för samtliga 3 förvaltningar. Beslut gällande vilken molntjänst som ska användas - GAFE Eftersom beslutet gällande vilken molntjänst som ska användas är på förvaltningsövergripande nivå, har även beslut gällande vilken molntjänst som ska vara huvudspår tagits. Beslutet har tagits baserat på de underlag som finns och de diskussioner som förts i olika grupper (ledningsgrupper, områdesteam, styrgrupp m.fl.). Beslutet är att Google Apps for Education GAFE, ska vara huvudspår för samtliga skolor och förskolor. Användbarhet Som tidigare påpekats har de projekt som pågått när det gäller att testa GAFE och O365, fallit bättre ut gällande GAFE. De två tjänsterna är i princip lika, de har liknande funktionalitet, men ändå har skolorna som testat GAFE kommit mycket längre i användandet och det är något vi tar in i beslutet. I de funktionsjämförelser som gjorts och diskussioner med verksamheten som förts, uppfattar vi att GAFE för närvarande är den tjänst som fungerar bäst för ändamålet (arbete med pedagogiskt genomförande, skapa och dela material, samarbeta i realtid, skapa öppna siter om så önskas o.s.v.). Tekniska förutsättningar - basinstallation Centralt (Lunds skolors IKT-team tillsammans med it-avdelningen) skapas tekniska förutsättning för en grundinstallation av det som finns "gratis" i GAFE idag. Gratis betyder att funktionerna är gratis, men installation och integration kommer att kosta. Det kommer inte att ingå några kostnadsfria tredjepartsverktyg i grundinstallationerna för GAFE initialt.
När det gäller utredningarna kring de tekniska möjligheterna, pendlar vi mellan en tro att vi redan nu kan få till en sömlös integration mellan alla våra system till att det kan dröja. Vi får olika besked, stöter på olika utmaningar längs vägen och diskussionerna böljar fram och tillbaka. Just nu ser det ut som att vi kommer behöva ha en separat domän för GAFE (t.ex. skola.lund.se ). Inom den domänen (GAFE-miljön) kommer vi kunna ha en bra och ändamålsenlig integration (för att skapa och uppdatera användarkonto, organisationsträd, grupper etc.). Målet är en SingleSignOn - ett användarnamn, ett lösenord, till samtliga system (upphandlade som molntjänst) och länkar från och till de olika systemen för smidig navigering mellan dem. Arbetet med en samlande Skolportal pågår också. Införande och användande steg för steg Vi vill vara noga med att påpeka att införandet av GAFE sker i den takt skolledning och Områdesteam beslutar. Det handlar inte om att bygga en ny lärplattform i GAFE, utan om att hitta funktioner som kompletterar de som finns i upphandlade system och som rör den pedagogiska vardagen. Det är viktigt att fokusera på införandet av upphandlat system, speciellt för Utbildningsförvaltningen som med största sannolikhet står inför ett byte av system. Man kan sedan steg för steg börja använda de funktioner man tycker verkar bra i GAFE. Det kommer att finnas ett basutbud av funktioner att använda, samt tydliga riktlinjer och rutiner för hur de olika delarna ska och kan användas. Lunds skolors IKT-team finns med och stöttar via Områdesteamen i införandeprocessen, men stor del av användarsupporten ska finnas ute på enheterna, precis som idag. Utpekade personer med ansvar för hur man använder molntjänsten i det pedagogiska arbetet behöver finnas och även personer med administrativt ansvar. Kostnader De kostnader som det innebär att skapa GAFE-miljön, med domän, integration, eventuella konsultarvoden kommer att delas på de 3 förvaltningarna. Utöver en initial kostnad för själva installationen och integrationen, kan det bli aktuellt med någon form av supportavtal med it-avdelningen alternativt extern leverantör. Det kommer också vid olika tillfällen behövas konsultinsatser av olika slag. Även de kostnader som förvaltningarna kommer att dela på om insatserna gäller samtliga. Det är svårt att estimera exakta kostnader, men initialt kan det röra sig om ca 300,000 kr (engångskostnad). Utöver det tillkommer då eventuella kostnader för support och konsultinsatser. Även O365 kostar som vår installation ser ut idag. Själva basfunktionaliteten är, precis som i GAFE, gratis i O365, men avhängigt övrigt Microsoftavtal i kommunen. Vi har också ett supportavtal och anlitar konsult med jämna mellanrum. Hittills har it-avdelningen stått för kostnaden. En dialog är påbörjad för att utreda och tydliggöra kostnaderna mellan it-avdelning och skola.
Konsekvenser viktigt att tänka på Det kommer bli konsekvenser både när det gäller det faktum att vi tar in ännu ett system, skapar ännu en integration med ännu ett konto (skola.lund.se), även om vi längs vägen får till en SingleSignOn och så sömlös integration som vi bara kan. Vi bygger ett systempussel av olika pusselbitar, där GAFE är en och det är viktigt att veta vilka system som ska användas till vad. Att det är förankrat i verksamhetens alla delar. Här är skolledningen viktig. Exempel på riktlinjer som kommer finnas och som är viktiga att tydliggöra och följa upp: o Kommunikationsplanen vilka ytor som används till vilken information och vilka mallar som finns o Rutiner för registrering av digitala ytor (varav sites kan vara en). o Riktlinjer för e-post, att du som medarbetare använder lund.se i tjänstemannasammanhang etc. o Systemmatris vilka system används till vad. o Minsta gemensamma nämnare i såväl upphandlade system som i molntjänsten o Informationssäkerhet vad får vi använda molntjänsterna till o Lagringsalternativ vilka ytor används för att spara material o Rutin för att hantera eventuella önskemål om ytterligare funktionalitet gällande integrationen, att använda 3:e parts produkter etc. Rutiner för beslutsgång, ansvar, kostnadsfördelning och införande. Med de här besluten hoppas vi att vi skapar de bästa förutsättningar för ett ändamålsenligt och effektivt användande av våra it-tjänster och övriga digitala verktyg att GAFE blir ett verkligt stöd i den pedagogiska processen, ett bra komplement till övriga system och it en naturlig och integrerad del i skola och förskola. Ann-Britt, Mats och Stefan