Projekt Skolportal. En sammanställning av Helsingborgs projektarbete

Transkript

1 Projekt Skolportal En sammanställning av Helsingborgs projektarbete 1

2 Innehåll 1 Introduktion Basfakta Projektet Bakgrund Sammanfattning Mål Effektmål Projektmål Avgränsningar Måluppfyllelse Resultat och leveransobjekt Tid Kostnad Projektförlopp Sammanställning av behov och upphandling Teknik och struktur Kommunikation och insäljning Implementering och Drift Erfarenheter och rekommendationer Sammanställning av behov och upphandling Teknik och struktur Kommunikation och insäljning Implementering och Drift Framgångsfaktorer Referenser

3 1 Introduktion Denna rapport belyser hur Helsingborg stad har arbetat för att ansluta sig till Skolfederation och har skrivits med utgångspunkt från Tietos PPS-modell (Praktisk ProjektStyrning). Rapporten beskriver de olika delar Helsingborg gick igenom i deras projektarbete. Informationen har sammanställts av Sofie Hellström och Michael Winberg på IIS (Skolfederations federationsoperatör). Den baseras på en intervju med Marie Spetz, Pedagogisk utvecklingskonsult/projektledare på Skoloch Fritidsförvaltningen (SFF) i Helsingborg och Pär Kristoffersson, Teamsamordnare Supporten på Skol- och Fritidsförvaltningen (SFF) i Helsingborg. Vi har även tagit del av Helsingborg stads dokumentation i form av projektplan, PowerPoint presentationer och SWOT-analys. Syftet med rapporten är att erbjuda Skolhuvudmän exempel från verkligheten som pekar på praktiska exempel och ger en möjlighet att ta del av Helsingborgs stads erfarenheter, rekommendationer och framgångsfaktorer. 3

4 2 Basfakta 2.1 Projektet Uppdragsgivare och uppdragstagare Utbildningsdirektören för Skol- och Fritidsförvaltningen (SFF) i Helsingborgs stad var beställare av Skolportalen. Styrgruppen omfattades av sju stycken medlemmar som var verksamhetschefer samt chef för verksamhetsstöd och drift i SFF i Helsingborg. Styrgruppen utsåg M. Spetz till projektledare. Arbetsgruppen bestod av fem personer som alla var avdelningschefer. Uppgifterna delades ut efter område och specialitet, till exempel blev teamchefen för marknad och kommunikation ansvarig över kommunikationsstrategier och kommunikationsplaner. M. Spetz informerar att beställningen var tydlig men i och med organisatoriska förändringar och personalförändringar, blev vägen därefter något stökig. Under de två och ett halvt år som projektarbetet pågick var det 12 stycken olika konstellationer av styrgruppen. Det var nödvändiga omstruktureringar som såklart påverkade projektarbetet, det märktes bland annat genom att informationen inte nådde alla. Men detta var något som rättade till sig i slutändan Definitioner Ord/förkortning/akronym 1:1-satsning/lösning AD Agilt GAFE IUP SFF SSO Förklaring En-till-en-satsning/lösning införandet av datorer och läsplattor i undervisningen och där elever får tillgång till en egen bärbar dator. Active Directory Arbetssätt där man arbetar i kortare steg för att kunna agera snabbare på förändringar och nya krav Google Apps For Education Individuell UtvecklingsPlan Skol- och Fritidsförvaltningen Singel-Sign-On 2.2 Bakgrund Helsingborgs stad påbörjade processen mot en 1:1 satsning redan 2009, och de första datorerna delades ut till elever under höst terminen Vid den tidpunkten fanns det ingen plattform för att få igång satsningen fullt ut. Det beslutades då att skaffa en plattform och att den skulle inkludera hela kommunen, berättar P. Kristoffersson. Detta gjorde att det blev aktuellt att undersöka olika alternativ av plattformar på marknaden som kunde passa Helsingborg i deras arbete med Skolportal. Efter att en lärplattform upphandlats fortsatte arbetet med en referensgrupp där behov i verksamheten ventilerades. De ville skapa en plats där man med en gemensam ingång och en enda inloggning skulle kunna nå samtliga system för elever, lärare och vårdnadshavare. Något som Helsingborg benämner Skolportal, förklarar M. Spetz. Projekt Skolportal var ett projekt som inte enbart handlade om anslutning till Skolfederation utan snarare mynnade ut i ett Skolfederationsmedlemskap då det var nödvändigt att ha en funktion som Skolfederation i botten, menar P. Kristoffersson. 4

5 2.3 Sammanfattning Projektets omfattning Projektet berörde totalt personer där det ingår barn/elever, pedagoger, skolledare, vårdnadshavare och anställda inom SFF som arbetar mot verksamheterna Sammanfattning erfarenheter Något som var viktigt i arbetet med projekt Skolportal var sammanställningen av behoven i verksamheten som skedde genom referensgruppen. Referensgruppen hade hög kompetens och representerade alla delar i verksamheten. Detta var av stor vikt för att få fram vilka behoven var. Att sedan översätta behoven till den tekniska enheten var nästa viktiga steg för ett lyckat projekt. En av de viktigaste framgångsfaktorerna i detta projekt var det nära samarbetet som utvecklades mellan SFF, IT-enheten och Visma. Visma är en integratör och en samarbetspartner till Helsingborgs stads IT-enhet. Samarbetet ledde till att alla parter hade tydliga instruktioner om vad man ville åstadkomma och vilka funktioner som Skolportalen skulle ha. När man väl har grunden på plats handlar det om att våga ta klivet. Det man ska akta sig för är att göra för mycket arbete från början, som att förbereda fler attribut än vad som behövs till exempel. Saker och ting sker och utvecklas under arbetets gång. 3 Mål 3.1 Effektmål Det handlade mycket om att underlätta information och kommunikation mellan skola och hem. Men det handlade även om att underlätta för pedagoger att individualisera och anpassa undervisningen oberoende av tid och rum, säger M. Spetz. Effektmålen som identifierats i projektplanen från Helsingborgs stad svarar mot frågan vad är det vi vill uppnå?. Dessa var: Underlätta information, kommunikation och delaktighet mellan skolan/förskolan och elev/vårdnadshavare. Underlätta för pedagoger att individualisera och anpassa undervisningen genom en flexibel arbets- och lärmiljö. Bidra till att utveckla en attraktiv skola, där elevens förmågor stärks och utvecklas, så att maximal måluppfyllelse nås. Möjliggöra för användarna att nå relevanta system med en inloggning. 3.2 Projektmål M. Spetz påpekar att projektmålen tar upp hur man ska göra för att nå effektmålen i verksamheten. De projektmål som är identifierade i projektplanen formulerades av projektledningsgrupp och styrgrupp utifrån det material som referensgruppen tagit fram. Dessa var: Implementera en Lärplattform för barn/elever, pedagoger och vårdnadshavare senast i alla Kunskapsstaden Helsingborgs verksamheter. Strukturera Lärplattformen så att den blir användarvänlig utifrån behov för individ och grupp. Tillhandahålla kompetensutveckling för skolledare och pedagoger i den takt de efterfrågar det. Tillhandahålla stödmaterial för pedagoger, elever och vårdnadshavare. Etablera systemförvaltningsstöd innefattande användarstöd (support) och förändringshanteringsstöd i takt med att Lärplattformen införs. 5

6 Etablera en teknisk lösning, kallad Skolportal, som möjliggör en inloggning för att nå de pedagogiska och administrativa system som användaren har rätt att se, med tillräckligt hög säkerhet. 3.3 Avgränsningar SFF var tvungna att ta ställning till vad det var de skulle avgränsa sig ifrån, berättar M. Spetz. Den viktigaste avgränsningen var ägandet av systemet, att innehållet i systemet skulle ligga ute hos skolorna och inte på förvaltningsnivå. Utan avgränsningar hade projektet blivit mycket längre och bökigare inflikar P. Kristoffersson. De avgränsningar som Helsingborg beskrev i sin projektplan var: Projektet innefattar endast inköp, utrullning av vald systemlösning i samverkan med systemleverantören och dess utvalda partner. Projektet innefattar enbart systemanpassningar utifrån kravspecifikation gällande innehåll, användargränssnitt och grafisk utformning, inte generellt uppkomna systemutvecklingsbehov. Undantaget är systemanpassningar för integrationer (t.ex. säker inloggningsmekanism, kopplingar mellan kritiska komponenter, strukturer på verksamhetsområden, skolor och klasser, m.m.) Projektet ansvarar inte för: Den lokala kommunikationsstrategin på egen skola Genomförande/utrullning inom respektive verksamhetsområde På grund av att det blev en del kostnader i en tidigare upphandling av Unikum valde Helsingborg att avgränsa den lokala kommunikationsstrategin och utrullning inom respektive verksamhetsområde. Genom dessa avgränsningar ville de att rektorerna och områdescheferna skulle vara involverade under hela processen kring genomförande, uppbyggnad och strukturering, för att inte ha dessa delar centralt. 4 Måluppfyllelse 4.1 Resultat och leveransobjekt En lärplattform upphandlades 2011 och implementerades under våren Lärplattformen som upphandlades var Fronter. För att nå målet att den skulle bli användarvänlig utifrån behov för individ och grupp så gjordes en del anpassningar i Fronter för att förskolan skulle fungera. För att skapa en enhetlighet och struktur användes mallar. Skolledarna gavs en obligatorisk utbildning och i övrigt har utbildningar och kompetensutveckling skett i takt med efterfrågan. M. Spetz informerar att det har varit ett varierande tryck på efterfrågan där skolledarna själva fått bedöma hur mycket kompetensutveckling som behövs. I de situationer när efterfrågan på utbildningar varit som störst har externa leverantörer använts. Men nyckeln hos Helsingborg har varit att utbilda handledare och beställare ute i verksamheten som i sin tur har lärt upp ute på skolorna. Stödmaterial för pedagoger, elever och vårdnadshavare finns på en digital plats där berörda kan ta del av information i form av manualer, tips och vidare stöd för användning. Helsingborg har ett gediget systemförvaltningsstöd, förklarar P. Kristoffersson. Det anordnas träffar för de olika systemens systemförvaltare som i detta forum har framåtsyftande diskussioner. SFF har även ett etablerat användarstöd och det är det som M. Spetz och P. Kristofferson arbetar med och besvarar frågor från användarna. När det kommer till förändringshanteringen fokuserar Helsingborg på flexibilitet och kallar detta för Systempusslet. Systempusslet syftar på den struktur Helsingborg valt att bygga upp sin Skolportal på. De ville skapa en så fristående Skolportal som möjligt där alla system/tjänster de använder är en bit i ett pussel där bitarna lätt kan bytas ut vid behov till ett annat system/tjänst utan att påverka helheten. Det handlar om att ha en flexibilitet och inte hamna i en situation där man är fastlåst hos en enda leverantör. Vi har varit jättemåna om att säga att det ska vara utbytbara moduler. M. Spetz 6

7 Helsingborgs stad har idag en Skolportal för elever, pedagoger och vårdnadshavare med flera federerade tjänster, bland annat Unikum, Fronter och Skola24. Genom Singel-Sign-On (SSO) får användaren tillgång till de tjänster den har behörighet till, Skolportalen ska på så sätt kännas självklar att använda säger P. Kristoffersson. I Skolportalen finns även icke federerade tjänster som Google Apps For Education (GAFE) och Creaza. Så länge användaren har loggat in i de icke federerade tjänsterna utöver SSO, kan denna växla och förflytta sig mellan de federerade och icke federerade systemen via Skolportalen. Inloggning till Skolportalen för vårdnadshavare sker via BankID, e-legitimation eller användarnamn och lösenord medan elever och pedagoger loggar in med AD-inloggning. AD-inloggningen ger användaren en SAML-biljett som sedan användas för att nå alla federerade tjänster i Skolportalen. 4.2 Tid Projektet genomfördes i olika faser med start redan och planerat avslut , vilket finns beskrivet i projektfaserna (Figur 1). De mål som sattes redovisades för styrgruppen i projektet samt för politiker i Helsingborgs stad. Målen löpte enligt den planerade tidsplanen hela vägen förutom punkten: Etablera en teknisk lösning, kallad Skolportal, som möjliggör en inloggning för att nå de pedagogiska och administrativa system som användaren har rätt att se, med tillräckligt hög säkerhet. M. Spetz belyser att denna punkt medvetet sköts framåt i tiden under två budgetår och det var först som de ingick medlemskap i Skolfederation. 4.3 Kostnad Vi hade en given budget, men att budgetera för den tekniska lösningen var svårt, säger M. Spetz. I detta fall tog Helsingborg kontakt med andra skolhuvudmän som hade genomfört något liknande för att stämma av vad en total kostnad kunde bli. Hon berättar vidare att kostnaderna blev lägre än budgeterat och projektet gick därför med plus. Detta berodde på att de fick en lägre kostnad än offererat från Visma. Det var heller inte några kostnader för projektgruppens arbetsinsatser medräknade, i och med att de var anställda att jobba med utvecklingsfrågor. I deras budget innebar det att deras tid inte var medräknad utan endast de tekniska lösningarna. 5 Projektförlopp Projektet i sin helhet var uppdelad i olika faser som överlappade varandra (Figur 1) och för att genomföra projektet behövdes flera delprojekt. Projekt Skolportals fyra delprojekt var: 1. Pilot Skolstaden 2. Pedagogisk utveckling och utbildning 3. Teknik och support 4. Kommunikation 7

8 I samband med projektstart deltog projektdeltagarna i en utbildning i Helsingborgs stads projektmodell, som gav färskt material för projektarbete och att följa strukturen blev något av ett krav från styrgruppen. Men i delprojektgrupperna var Helsingborg tvungna att arbeta mer agilt och flexibelt. Det gick inte att arbeta så statiskt utan Helsingborg behövde arbeta i kortare steg för att kunna agera snabbare på förändringar och nya krav. Att driva de frågorna i styrgruppen var inte alltid lätt, säger M. Spetz. Figur Sammanställning av behov och upphandling Arbetet började med att referensgruppen sammanställde behov i verksamheten och upphandling av lärplattform gjordes. Referensgruppen hade representanter från alla skolformer och skolledare i verksamheten och den fanns både före och under projektet. Referensgruppen diskuterade och tog fram vilka behov som fanns i verksamheten och skapade kravmassa. Denna kravmassa (Figur 2) användes av den utsedda projektgruppen och upphandlingsenheten för att skapa kravspecifikationen för projektet. Kravmassan visade vilka behov som sammanställts i referensgruppen där den blå ytan representerar tekniken berättar M. Spetz. Tanken var att skapa en teknisk bas som knöt ihop de olika systemen där pilarna i figuren symboliserar integrationerna, vilken information som finns var och som behöver delas mellan verksamhetens olika system. 8

9 Figur 2 Erfarenhetsmässigt visste man att en upphandling kan ta väldigt lång tid. Då en 1:1-satsning redan hade påbörjats var det bråttom att få fram en lärplattform och helst utan att genomgå en upphandling. Därför använde Helsingborg först live at edu, som idag är Office365, men efter flertalet tester kunde man konstatera att live at edu inte uppfyllde de krav som återfanns i kravmassan. Att genomföra en upphandling av en lärplattform blev då en prioritet. Fronter upphandlades som lärplattform och implementerades under våren Teknik och struktur Arbetet tillsammans med den centrala IT-enheten och deras samarbetspartner Visma påbörjades för att tillsammans gå igenom vilka funktioner som behövdes och hur de skulle kunna strukturera den tekniska infrastrukturen. Under denna tid fick de upp ögonen för Skolfederation men valde att inte ansluta sig som medlemmar förrän de själva hade den tekniska infrastrukturen på plats och tills Skolfederation hade kommit längre på vägen. Under arbetets gång konstaterades att lösningar som andra Skolhuvudmän i Skolfederation hade implementerat inte var applicerbara lokalt. Dels för att det inte stämde med deras tekniska miljö och dels för att de skulle vara tvungna att göra upphandlingar som skulle hamna utanför projektet, berättar M. Spetz. Det som var viktigt för Helsingborg var att skapa en Skolportal som var så fristående som möjligt för att på ett enkelt sätt kunna byta ut delar i den, nämner P. Kristoffersson. De ville inte vara bundna till ett system utan ha möjligheten att ersätta system efter behov, M. Spetz förklarar detta som ett systempussel med utbytbara bitar. Efter genomgång med IT-enheten beslutade IT-enheten att Visma fick uppdraget att skapa en SSOlösning och säkerställa att identifiering av användaren sker. P. Kristoffersson berättar att beställningen av SSO skulle läggas på IT-enheten. Men då deras IT-enhet inte hade grundkunskapen i en SSO-lösning eller i en Skolportal blev samarbetet mellan de båda extremt viktigt. Samarbetet gjorde också att SFF fick en direktkontakt med Visma och de kunde tillsammans arbeta med olika lösningar, strukturer och hur en beställning av funktionerna skulle beskrivas för att förstås av IT-enheten Den existerande infrastrukturen behövde städas Helsingborg kunde utgå från sin existerande infrastruktur där IT-enheten hade en befintlig konfiguration som de fick göra anpassningar i. Det som behövdes var att rensa upp i elevsystem som bestod av en stor mängd ostrukturerad men användbar data. Processen i sig blev väldigt omfattande men underlättade arbetet gentemot leverantörer såsom Fronter och Unikum, och att få in 9

10 Fronter och Unikum i federationslösningen var prioriterat. Eftersom rensning och integration mot ProCapita gjorts fanns alla grupper och klasser på plats, vilket gjorde att det var minimalt med attribut som behövdes för att få igång dessa två tjänster, säger M. Spetz. Fronter och Unikum fick förutsättningarna från Skolfederation och Visma. De hade sedan två arbetsdagar på sig att sätta upp anslutningen Inloggning ger tillgång till federerade och integrerade system Det var viktigt att Skolportalen skulle se ut som Helsingborgs stads webbsidor så att användarna känner igen sig när de besöker sidan. P. Kristoffersson nämner att det ska kännas självklart att använda Skolportalen. Användare ska inte behöva göra olika val utan de ska få tillgång till det som är relevant för användarens behörighet, det ska ge sig själv. Vårdnadshavare som ska in i Skolportalen kan välja att logga in med BankID, e-legitimation eller användarnamn och lösenord. Möjligheten att logga in med användarnamn och lösenord har ökat tillgängligheten att nå Skolportalen för vårdnadshavare, men Helsingborg rekommenderar användningen av BankID för inloggning, berättar P. Kristoffersson. Elever och pedagoger loggar in med AD-inloggning som ger användaren en SAML-biljett. Biljetten används för att nå alla federerade tjänster när inloggningen är gjord. Via inloggning i Skolportalen får användaren tillgång till de federerade tjänsterna samt andra integrerade system såsom GAFE och Creaza utefter den behörighet som användaren har. På så sätt ska användaren kunna förflytta sig mellan systemen så länge denna även manuellt har loggat in i de icke federerade tjänsterna utöver SSO Behörigheter Behörigheter och grupper med mera sätts i ProCapita och importeras in i tjänsterna och sorteras utefter användarens roll för att sedan skickas vidare till Skolportalen och de federerade tjänsterna. Denna kedja skiljer sig något i en lärplattform som Fronter, förklarar P. Kristoffersson. I Fronter kan användaren ha olika roller i olika rum. Rum är en funktion i Fronter, en form av samarbetsyta. Dessa rum har en ägare med olika medlemmar/elever som har behörighet att läsa innehållet. Ägaren kan genom en aktiv manuell handling exempelvis ändra behörigheter och välja att ge sina elever rättigheter att även bidra med kommentarer till innehållet. Detta är upp till läraren och hur denna formar lektionsplaneringen i de rum som denne äger Attribut Identifieringen som görs i Skolportalen sker via olika attribut. Informationen till attributen som används samlas in från AD och ProCapita. Helsingborgs stad valde att börja med enkla attribut, bra att börja så enkelt som möjligt och jobba sig uppåt, säger P. Kristoffersson. Enkla attribut är attribut som inte är för komplicerade i den bakomliggande tekniken, enligt P. Kristoffersson. De attribut Helsingborg stad valde att börja med var standardattribut såsom person, skola och grupp. Anledningen till att de valde just dessa attribut var att de system som de börjat arbeta med var rollbaserade. Dessa roller, som exempelvis mentor, hämtades från Procapita och skickades vidare in i systemet. Allt eftersom nya tjänster tillkommer och fler attribut krävs kommer en integration av dessa att ske. På så sätt är attributsutvecklingen ett pågående arbete och Helsingborg har utvecklat en integreringsprocess av nya system tillsammans med Visma, som sedan genomför integrationen för ett fastställt pris. 5.3 Kommunikation och insäljning Kommunikationen och dokumentation inom projektet gjordes på en gemensam elektronisk grupparbetsplats och sparades i projektplatsen på Helsingborgs stads intranät. Denna gemensamma plats var en informationskälla för projektet. Under arbetets gång har information och utbildningar getts i verksamheten, dels för att förbereda införandet och dels hjälpa till med den information som pedagoger och rektorer ska ge till vårdnadshavare. I projektplanens avgränsningar står det dock att kommunikationsstrategin ligger på den egna skolan. Projektgruppen skapade trots detta redigerbara mallar med informationsmaterial och presentationer om vad Skolportalen är och vad den innebär. Dessa mallar kunde pedagoger och rektorer använda sig av när de skulle delge information till vårdnadshavare. En av de svåraste sakerna är att veta vilken nivå man ska lägga sig på och att se när folk nått upp till en viss nivå. Nivån påverkar om man ska förenkla informationen eller ej och alla förenklingar innebär risker, menar P. Kristoffersson. 10

11 Det behövs ett säkerhetstänk och kompetens från pedagogernas sida, fortsätter M. Spetz. Det handlar om att träna pedagogerna i vad de kan använda molntjänsterna till, vad de får lov att skriva och inte. Utbildningar har skett efter behov men alla skolledare har getts en obligatorisk utbildning. Sedan har Helsingborg utbildat handledare och beställare ute i verksamheten som i sin tur har lärt upp ute på skolorna, vilket har varit en viktig del i arbetet. För att underlätta ytterligare skapades en digital plats där information i form av manualer, tips och stöd finns för elever, pedagoger och vårdnadshavare att använda sig av. Denna digitala plats ligger i Google och finns till för att hjälpa vid olika frågor som kan dyka upp. 5.4 Implementering och Drift Helsingborgs stad har inte haft en dedikerad fas för testning, utan detta är något som skett delvis parallellt med projektet. Till slut befann de sig i ett läge där de fick välja att antingen trycka på knapparna och visa att det har hänt något i projektet och hoppas att det håller, eller skjuta på projektet för mer testning. De har i det läget valt att köra igång och litat på att leverantörerna håller vad de lovat, förklarar M. Spetz. Men det är klart att det har funnits en vetskap om att inget allvarligt skulle hända och de har även haft en beredskap, fortsätter P. Kristoffersson, om något skulle ske. Ett exempel är införandet av SLI som en federerad tjänst där testkörningen gjordes mot en testlärare som tidigare inte haft konton hos SLI. Den testfasen gick bra och tjänsten federerades, men det upptäcktes snart att de som hade haft gamla konton hos SLI fick problem med inloggning. De fick då backa SLI som en federerad tjänst, åtgärda och testa om, för att inom kort integrera tjänsten på nytt. Helsingborgs stad anslöt sig till Skolfederation 4 november 2013, då hade de allt förarbete färdigt. Denna punkt var något som sköts framåt i projektet i ett par budgetår, berättar M. Spetz. På slutet blev det sedan väldigt bråttom, man kunde inte skjuta på projektet ännu längre. Anslutningen till Skolfederation var det allra sista Helsingborg gjorde i projektet, som var planerat att upphöra vid årsskiftet 2013/2014. Att bli medlem var i det stadiet bara en formsak, i övrigt så var förarbetet färdigt där Visma var involverade, kontakterna var knutna och allt fanns på plats. Ägandet av systemet för Skolportal ligger idag på SFF och det infördes systemförvaltningsstöd och användarstöd som P. Kristoffersson och M. Spetz arbetar med. Användarstödet kan till exempel handla om frågor kring nya lösenord och åtkomst till portalen. 6 Erfarenheter och rekommendationer Under arbetet med projekt Skolportal har både M. Spetz och P. Kristoffersson gjort en lärorik resa. Det viktigaste som genomfördes med projekt Skolportal tycker P. Kristoffersson var att de nu kan garantera säkerhet och att de har en SSO-lösning. M. Spetz känner att den öppna dialogen som utvecklades mellan SFF och IT-enheten var av stor betydelse. Dialogen var inte självklar från start utan började trevande. Det var goda viljor från båda håll som gjorde att det blev ett bra samarbete och en viktig framgångsfaktor för projektet. Att verkligen förstå tekniken var av stor vikt för att man i projektet skulle kunna bära det upp till förvaltningen för beslut, och på så sätt fatta de beslut som var bäst för projektet. Helsingborg har haft 100% tillit till IT-enheten och IT-enheten fick besluta vem som skulle göra inloggningslösningen och identifieringen för Skolportalen, och det blev Visma. 6.1 Sammanställning av behov och upphandling Något som P. Kristoffersson kan rekommendera är att arbeta med referensgrupp. Att den dessutom har hög kompetens och representanter från hela verksamheten, såsom förskolepedagoger, förskolechefer, grundskolepedagoger och grundskolechefer är viktigt. Genom en referensgrupp får man insikt i vilka behov som finns i verksamheten och utifrån det arbeta fram vad som ska upphandlas eller införas. 6.2 Teknik och struktur Struktur var också av stor vikt i projektarbetet där förstudierna och formuleringar av beställningar var tydliga och förståeliga av IT-enheten. Detta var något som kunde genomföras tack vare ett grundligt förarbete och en bra förankring. En annan fördel i förarbetet att ansluta till Skolfederation var deras reningsprocess av elevsystemen. Reningsprocessen gav en bra ordning och struktur på informationen som används bland annat till attribut idag. 11

12 Vi hade rätt bra ordning i vår portal och det är en förutsättning för att det ska gå smidigt P. Kristoffersson. Det är även viktigt att strukturera upp definitioner av roller och grupper, fortsätter P. Kristoffersson. Han ger ett exempel på ordet mentor som i början hos Helsingborg hade olika betydelser igenom verksamheten. De behövde skapa strikta linjer med definition på vad som är vad och att den definitionen genomsyrar hela verksamheten. Samtidigt är det av stor vikt att ha en tydlig intention med sitt arbete. Eleverna är ju den största och viktigaste målgruppen, säger M. Spetz. Arbetet ska ge positiv effekt för eleverna i undervisningen. Mycket fokus har även varit på vårdnadshavare och deras väg för att följa sitt barns utveckling och det har drivit utvecklingen framåt. Men i slutändan handlar det om eleverna, eftersom vårdnadshavarnas anledning att använda Skolportalen är att bli mer delaktig i sitt barns utbildning och utveckling. Något som är viktigt, menar M. Spetz, är att inte gräva ner sig i tänket om attributlistor och tekniklistor. Utan det är viktigt att ha ett bra samarbete med IT-enheten, veta intentionen och ha en tydlighet i vad man önskar åstadkomma för att på så vis kunna förmedla klara beställningar som IT-enheten förstår. I Helsingborgs fall har M. Spetz och P. Kristoffersson varit en mellanhand mellan skolvärlden, IT-enheten och Visma. De har tolkat och förmedlat tydliga beställningar utifrån behoven som hittades i verksamheten av referensgruppen. Att ha en sådan förmedling och att kunna samarbeta och förstå varandra är av stor vikt för ett framgångsrikt projekt med Skolfederation. Detta är även något som både M. Spetz och P. Kristoffersson understryker. De flesta kommuner har en central IT-enhet och att man inte förstår varandra är något man ofta hör. P. Kristoffersson menar att det handlar om att inleda ett samarbete där man ser till att beställningarna som sker är genomförbara. Det handlar om att skapa sin egen ITmiljö. Det handlar om att veta vad den egna verksamheten behöver och formulera önskemål, behov och funktion till IT-enheten. Det handlar inte om att förstå teknik i tekniska termer utan det handlar om att omvandla tekniken till begriplighet. Det handlar om att flytta information från en plats till en annan. Denna information ska bli tillgänglig på ett säkert sätt via en nyckel som finns i ett BankID eller AD-inlogg till exempel. Att använda termer som attribut kan låta för tekniskt och det kan vara bra att prata i termer som är mer begripliga i verksamheten. Likaså när det kom till attribut började Helsingborgs stad med att införa de som de ansåg var enkla attribut som inte hade en för tillkrånglad lösning på baksidan. Fler attribut kommer att läggas till successivt, allt eftersom fler tjänster tillkommer och som kräver attribut som inte redan är integrerade. Det är bra att inte försöka skapa alla attribut som nämns i attributlistan från start, utan ta det steg för steg. Det är bättre att begränsa sig och använda de attribut som behövs för att sedan gå vidare när önskemål från verksamheten om ytterligare tjänster kommer. När önskemål inkommer tas det vidare till ledningsgruppen för beslut. När en ny tjänst ska anslutas kontaktar Helsingborg Visma för att sätta igång arbetet. Att integrera nya system och skapa nya attribut är inte ett stort arbete idag för Helsingborg, då de har en genomarbetad process med Visma som hanterar detta till en fastställd kostnad. 6.3 Kommunikation och insäljning En annan viktig erfarenhet och lärdom handlar om information och kommunikation. Något man ska tänka på innan man skapar en SSO-lösning är informationsflödena, belyser P. Kristoffersson. Det behövs en klar och fyrkantig instruktion på användandet. Detta var något som blev lite turbulent i Helsingborg. Informationen gavs av rektorer och pedagoger till vårdnadshavare som inte var fullt insatta i funktionen, vilket skapade en viss oro kring frågor om säkerhet. Det som kunde gjorts bättre var att vara tydligare och arbeta in tänket med Skolfederation i verksamheten innan vårdnadshavarna blev involverade. På så sätt skulle rektorer och pedagoger känna sig säkra på lösningen när de presenterade denna. Men att även öka IT-medvetenheten i verksamheten för att få implementeringen av Skolfederation att landa mjukt är av stor vikt. Det krävs ju även ett säkerhetstänk hos pedagogerna. Helsingborg försökte vara noggranna med kommunikationsstrategier och informationsplaner, men det är alltid där det brister, menar M. Spetz. Av användare är det klart att några av dem säger att de inte fått någon information. En lärdom för M. Spetz som projektledare har varit hennes ambitionsnivå att alla skulle förstå projektet. Mycket av hennes energi och kraft har gått åt till det, men i ett sådant här stort projekt är det viktigt att inse att alla inte kommer att förstå och acceptera det. Något som uppdagats nu på senare tid är att även inkludera de administratörer som arbetar med ProCapita idag i utbildningar. Deras roll blir viktigare och viktigare då de gör basarbetet med informationen i ProCapita som används vidare i systemen för bland annat attribut. Administratörerna har varit inbjudna till de senaste nätverksträffarna för att just få informationen kring Skolportalen då detta berör deras dagliga arbetsuppgifter. 12

13 6.4 Implementering och Drift Det handlar om att våga satsa och hänga på. Även om man inte har alla riktningar färdiga ska man våga, för det ger sig efter vägen, säger M. Spetz. Man får ta ett vägskäl i taget, gör man fel val får man välja om. Det kan låta svårt och komplicerat men i verkligheten är det inte riktigt lika avancerat. Jag tycker egentligen att från den dag vi anslöt oss och man verkligen körde igång så har det känts som att det har gått lättare än vad jag trodde att det skulle göra. M. Spetz. Helsingborg valde att våga, de erbjuder bland annat inloggning via användarnamn och lösenord för vårdnadshavare som från början Visma var osäkra till. M. Spetz informerar att detta är något som ger vårdnadshavare en större tillgänglighet att nå Skolportalen. Svagheten är dock att det finns ett manuellt påslag där vårdnadshavaren behöver fylla i sin e-postadress för att efter verifiering få lösenord skickat till sig, säger P. Kristoffersson. Det är oftast i den manuella handlingen som fel kan ske i form av stavfel eller liknande. Även fast Skolportalen finns och SSO-lösningen är på plats händer det saker efter hand, man blir aldrig riktigt klar. Projektleveransen var korrekt men sen dess har det uppkommit nya behov och anpassningar och då är det utveckling som behövs. M. Spetz förklarar att när de hade resultatet i handen var det rent estetisk inte jättesnyggt. De hade ett antal ikoner man ska klicka på, något som kan göras trevligare. Även layouten efter inloggning är under arbete. Man vill göra Skolportalen självklar för användaren som efter inloggningen endast ska få tillgång till de tjänster och system som den behöver. Exempelvis behöver inte en vårdnadshavare se ikonen för Unikum. Det är även viktigt att ta upp frågan om vem som ska äga vad? Hur ska förvaltningen se ut i de här systemen när arbetet är klart? Idag äger SFF den tekniska lösningen och utvecklingen av den. Att inte släppa utvecklingsdelen är viktigt, säger P. Kristoffersson, men driften kan ägas av IT-enheten. Det är bra att ta in IT-enheten och se till att ägandeförhållandena blir rätt, för idag sitter SFF på en del system som kräver personell kraft men som inte ger något mervärde för verksamheten. Dock är det fortfarande av stor vikt att inte allt landar på IT-enheten eftersom användarhanteringen kan vara bredare än den tekniska lösningen. Användarhanteringen drivs idag av SFF och M. Spetz berättar att det har kommit in väldigt lite frågor och problem kring Skolportalen än så länge. Enligt statistik som SFF får från sina leverantörer är det en hög frekvens på antalet inloggningar per dag. Så användningen av det digitala verktyget finns. 7 Framgångsfaktorer Flera komponenter gjorde att projekt Skolportal blev så lyckat. De komponenter som identifierats och som var viktiga framgångsfaktorer i Helsingborg för att ansluta till Skolfederation var: Att ha en god förståelse av vad som behövs i verksamheten genom användning av referensgrupper som representerar hela verksamheten och har hög kompetens. Väldefinierade mål och en tydlig intention om vad man vill åstadkomma som förmedlas till berörda parter i projektet. Att skapa ett bra samarbete med IT-enheten och en gemensam grund om vad man vill uppnå. För att på så sätt kunna göra en tydlig beställning till IT-enheten. Att se till att de elevsystem som innehåller användbar information är strukturerad. Att våga ta klivet och inte göra för mycket arbete från början. Saker och ting sker och utvecklas under tidens gång. 13

14 8 Referenser Namn Roll Kontakt Marie Spetz Pedagogisk utvecklingskonsult/projektledare på Skol- och Fritidsförvaltningen Pär Kristoffersson Teamsamordnare Supporten på Skol- och Fritidsförvaltningen g.se 14