Minnesanteckningar från samverkan på avdelningsnivå 2018-12-06 Närvarande: Åsa Israelsson, Anne Andersson, Kommunal, Vibeke Nordström, SACO, Stefan Persson, Lärarförbundet, Maja Ehnmark, PUE, Eva Åkerlund, sekreterare. Vision saknar representant vid dagens möte. Ärende Information från arbetsgivaren om verksamheten Information Åsa informerar om följande: Personalläget Eva-Lotta Olsson verksamhetscontroller har avslutat sin anställning. Ingen tillsättning av tjänsten. Uppgifter har fördelats om inom avdelningen främst till ekonom Fredrik Nilsson. Inger Engström, verksamhetschef har sökt och beviljats tjänstledighet 1/1 tom 31/8 2019. Arbetsgivaren avser inte att tillsätta vikariat under Ingers frånvaro utan omfördela uppdrag mellan nuvarande verksamhetschefer och chefer i ledningsgruppen. De chefer som berörs av förändring är främst chefer Syd, Öst/boende och korttidsverksamheter. Inger inhämtar för närvarande behov från respektive chefsområde och Åsa sonderar alternativa lösningar med chefer i ledningsgruppen. Dialog och återkoppling till respektive chefsområde sker innan jul. Ekonomi Nuvarande årsprognos är -8 mnkr och de stora budgetavvikelserna finns inom barn- och ungdomsverksamheterna vars underskott förväntas landa på ca 9 mnkr (varav ca 4 mnkr barn- och ungdomsboende, 3 mnkr korttidsvistelse, 2 mnkr korttidstillsyn). Den ekonomiska planen för 2018 (stängning av 4 gruppbostäder) avsåg att finansiera både befintlig verksamhet (inkl. budgetbehov för insatser barn- och ungdom) samt avdelningens effektiviseringskrav för året (ca 10 mnkr). Dessa omställningar genomfördes under våren. Redan i februari redovisade dock avdelningen en prognos på -6,5 mnkr (sett till förväntade budgetavvikelser punkt 1) och en åtgärdsplan togs fram (stängning av ytterligare 2 gruppbostäder samt några mindre åtgärder som förväntades ge effektiviseringar i bemanningsprocessen). Dessa åtgärder genomfördes i början av sommaren. Under perioden juni-augusti uppvisade åtgärderna önskad effekt på personalkostnaderna, vilket fram till september innebar prognoser för avdelningen på en ekonomi i balans i slutet av året.
Under hösten har dock en övertalighet som inte syntes under sommaren (då det av naturliga skäl fanns stora behov av personal under semestrar) uppstått, vilket inneburit en volym av utlåningstid som de senaste månaderna motsvarat c:a 35 årsarbetare. Kostnaden för att avdelningen inte kunnat hantera eller omsätta denna övertalighet fullt ut har tvingat avdelningen att succesivt försämra prognosen med ca 1-2 mnkr varje månad under hösten. Förutom budgetavvikelsen för personalkostnader finns ett överskott för intäkter och ett underskott för övriga kostnader som i princip kvittar ut varandra i utgången av november. En betydande del av detta beror på att budgeten inte är justerad för nya rutiner kring mathantering i boenden, vilket gör att avdelningens inköp av mat ser ut som ett underskott i övriga kostnader och fakturering av måltider till brukare ser ut som ett överskott i intäkter. Fyrfältarens ekonomiska resultat på -11 mnkr i november förväntas bli -8 mnkr i december då det ligger en ej nyttjad buffert för personlig assistans på 4 mnkr i budgeten för december månad. Kostnadsbilden för december förväntas i övrigt gå ihop tack vare att semesterlöneskulden minskar (detta bokförs i december). Det ekonomiska läget inför 2019 är ansträngt sett till nuvarande kostnadsbild. Trots att avdelningen inte tvingas ta med sig något underskott från 2018 (då förvaltningen visar överskott totalt sett) är kostymen fortfarande för stor, och arbetet med övertaligheten har därför intensifierats med stöd av PUE. Arbetsmiljö Vi söker en ny lokalösning för ett antal medarbetare och chefer. Önskemålet är en central lokal för 31 platser med tillgång till samtalsrum och konferensrum. Behåller arbetsplatserna på Klockarhöjden, Medlefors, Brinken och Chefer Öst, ev. Frögatan? Beställning gjord till socialkontorets lokalstrateg som inventerar möjliga alternativ. Närmare information ges av närmaste chef. Stödpedagoger Process för införande Frukostmöten för cheferna, genomförs den 20, 23 november och den 7 december. Fackförbunden har också bjudits in till informationsträffar. Syftet med träffarna är att förankra syfte, mål och diskutera innehållet i en helt ny roll i vår organisation inför samverkan i januari. Risk och konsekvensanalys. Förändringen kommer sedan ledas av enhetschef som gör bedömning av kompetensbehov på varje enhet och ansvarar för att införa och leda detta. Eventuellt kan det utifrån verksamhetens behov lösas via kompetens som samordnas mellan arbetsplatser.
Framtida arbetssätt och arbetsplats SSF:s administrativa personal En projektgrupp bestående av Peder Hansson, Hanna Pettersson,, David Johansson, EKU och Maja Ehnmark PUE har i uppdrag att ta fram en lokal för administration och ledning inom SSF som stödjer framtidens roller och arbetssätt. Ledningsgruppen har formulerat syfte och målbild, och lämnat förslag till styrgrupp för processen. Just nu pågår arbete med att skapa förutsättningar, vilket innebär att Söka investeringsmedel till förändringsprocess och lokalutformning hos kommunstyrelsen (SLK) Ta fram berättelsen om hur framtidens arbetsplats hänger ihop med SSF:s förändringsresa och digitala vision. (Tillitsbaserad ledning och styrning, digitalisering, kompetensförsörjning) Detta är beställt hos informationsenheten. Skapa organisation för genomförande. Än så länge saknas processledare + kommunikatör kopplat till projektet. Det saknas också rollbeskrivningar med mera. Vi för en dialog med SLK om arbetssätt och stöd från deras sida. Ta fram process för genomförande Kartläggning av nuläge och behov Mätning arbetsplatseffektivitet SSF inväntar analys av resultatet från SLK av den mätning/enkätundersökning som genomfördes vintern 2018 för samtliga som berörs av förändring. Den analysen är tänkt att användas som nulägesbeskrivning. Fånga insikter behov Diskussion pågår för närvarande kring om vi kan använda ett digitalt stöd (Bright Ideas) som på ett enkelt sätt ger möjlighet för berörda att lämna synpunkter. Kan det finnas risker med det och hur är användarvänligheten? Ett alternativ är traditionella Workshops, men jämfört med digitalt stöd har de en begränsande delaktighet samtidigt som alla är trygga med metodiken. Därefter sker rapportering till styrgruppen för beslut om fortsättning. Resultat av medarbetarenkäten Åsa lämnar en kort information om resultatet för avdelningen som helhet och återkommer till frågan vid nästa samverkansmöte
Brukarenkäten Verksamhetstöd redovisar resultat som kommuniceras i chefsträffar. Resultatet ska sedan användas i arbetsgrupperna som stöd för utveckling i respektive verksamhet. Resultatet kommer att presenteras för socialnämnden i mars 2019. I diskussionen som följer kommer följande synpunkter fram Punkten ekonomi: Kommunal säger att många övertaliga från nedlagda verksamheter enbart erbjuds kortare vikariat istället för att erbjudas en fast placering. PUE svarar att Kommunal ska meddela PUE när de få signaler om detta, men om personen erbjudits en placering och tackat nej till den, får vederbörande räkna med att ta ett större personligt ansvar för att söka ny tjänst. Punkten stödpedagoger: SACO meddelar att informationsträffarna krockat tidsmässigt för cheferna med lönesamtal, därför har det varit något låg uppslutning från chefshåll. Detta gäller inte enbart SACO-anslutna chefer, utan generellt. Chefsgrupperna för syd och väst har därför lämnat synpunkter till verksamhetschef. Kommunal menar att stödpedagogerna, istället för att ha sin placering i en viss verksamhet, bör organiseras i centrala team och att verksamheterna ska kunna begära stöd vid behov. Arbetsgivaren svarar att SSF:s syn på rollen är att den ska ingå i arbetslagen därför att en mångfald av kompetenser ger möjligheter och berikar verksamheten. Däremot är man medveten om att det kan finnas risker, men att de kan undanröjas genom ett bra förarbete i form av planering och samtal mellan chef och arbetsgrupp. Planen kan också utformas olika i olika verksamheter utifrån behoven. Lärarförbundet menar att för att detta ska lyckas är det viktigt med ett tydligt uppdrag så att stödpedagogerna inte känner sig ifrågasatta i verksamheterna. Arbetsgivaren frågar om facken har synpunkter på rolldokumentet. Kommunal svarar att man kommer att lämna in synpunkter. Kommunal framför också att införandet av stödpedagoger inte får försämra möjligheterna till kompetensutveckling för stödassistenterna, utan att de även i fortsättningen erbjuds utbildingar vid behov. Arbetsgivaren svarar att stödassistenter även i fortsättningen kommer att få den nödvändiga utbildningen.
Punkten framtida arbetsplats Lärarförbundet frågar om det finns fakta om SLK är effektiva vad gäller lokalanvändningen i framtidens arbetsplats. Arbetsgivaren, via PUE, svarar att ja, SLK använder lokalerna i framtidens arbetsplats på ett effektivt sätt och att personalen är positiv. Kommunal säger att det är viktigt att ta med synpunkter från alla grupper som berörs på ett eller annat sätt, inte enbart de som ska ha sin arbetsplats i lokalen. Punkten medarbetarundersökning Kommunal tar upp det faktum att det är svårt för medarbetare som bytt chef i nära anslutning till undersökningen att svara på frågor om ledarskap. Arbetsgivaren är medveten om detta. Arbetsgivaren ber också facken att titta närmare på resultatet av undersökningen och återkomma om det är någon särskild fråga som samverkansgruppen behöver analysera djupare. Samverkansgruppen noterar informationen Ärende Information från facken Information Kommunal frågar varför det fortfarande inte är klart med datorer i alla arbetsgrupper inom personlig assistans. Kommunal får också signaler om att på flera av de ställen där det finns en dator fungerar uppkopplingen dåligt, eller av och till inte alls. Assistenterna kan inte rapportera eller göra avvikelser. Finns det ekonomiska orsaker bakom fördröjningen? Arbetsgivaren svarar att i första hand ska den här frågan tas i samverkan på nivån personlig assistans, men säger också att det finns ett strategiskt beslut som SSF följer och som man arbetar efter. IT-avdelningen har meddelat via Insidan att det är lång leveranstid på datorer därför att det råder brist i hela världen på en viss typ av processor, vilket naturligtvis också påverkar Skellefteå kommun. PUE säger att Office 365 som kommer att införas eventuellt kan öppna upp för andra arbetsredskap än just datorer, surfplattor eller mobiler kan komma att ersätta datorer eller vara ett komplement. Ett nytt system för att rapportera tillbud/arbetsskador och avvikelser är på gång att testas. Där rapporterar man båda delarna i samma system, till skillnad från nu då det ena ska rapporteras i LISA och det andra i Procapita. Samverkansgruppen noterar informationen
Ärende Psykisk ohälsa på arbetsplatserna Information Kommunal anför att den psykiska ohälsan ökar på arbetsplatserna, och frågar hur arbetsgivaren arbetar förebyggande i denna fråga. Frisktänk? T.ex. friskvård på arbetstid med möjlighet till att stämpla sin friskvård. Hur tänker arbetsgivaren med tanke på att konditionen hos befolkningen har försämrats väsentligt under senaste åren. Hur ska personalen hålla och orka? Lågutbildad personal är i större riskgrupper och friskvård är dyr. Då den psykiska ohälsan ökar hos personalen påverkas hela arbetsgruppen. Högre personalomsättning, sjukskrivningar, övertid etc. Arbetsgivaren svarar att på Stöd och service arbetar vi brett med hälsofrämjande aktiviteter, visionen och en tro på tillitsbaserad ledning och styrning. Cheferna har utbildats i coachande ledarskap, och under våren kommer tio chefer att gå kursen Psykisk hälsa arbetsliv. Vi lever i en komplex tid och den psykiska ohälsan ökar i hela landet. Både arbetsgivare och medarbetare har ett ansvar för att skapa ett hållbart arbetsliv. I en värld som blir alltmer komplex och som förändras i hög takt blir människans förmåga att leda sig själv det mest centrala ledarskapet oavsett om man är anställd som chef eller medarbetare. Hur får jag ihop livspusslet, tar ansvar för motivationen och gör medvetna val. Vi har alla ett ansvar för vår hälsa, både arbetsgivare och medarbetare men det kan vara enkelt för vissa och svårare för andra att hitta strategier att ta tag i saker som behöver förändras. Vi har också ett eget ansvar i att nyttja friskvårdspengen som Skellefteå kommuns anställda har rätt till. Idag är det många som inte använder den möjligheten. Det finns enstaka yrkes- och arbetsgrupper som tränar på betald arbetstid, därför att arbetet i sig kräver det. Lärarförbundet kommenterar frågan med att eftersom vi tillbringar så stor del av vår vakna tid på arbetet är det viktigt att man mår bra på sin arbetsplats. Arbetsgivaren tar gärna emot bra förslag på hur man kan minska den psykiska ohälsan. Samverkansgruppen noterar informationen
Ärende Arbetskläder Information Kommunal frågar hur arbetsgivaren arbetar med de nya föreskrifterna gällande arbetskläder AFS 2018:4 och SOFS 2015:10 med tanke på smittspridning, allergier (päls, damm) med försämrad hälsa hos personal, sjukskrivningar etc. som följd. Kommunal har frågat medlemmarna om de har arbetskläder/har behov av arbetskläder, och har i några fall fått svaret att man har behov men att man inte har arbetskläder därför att ekonomin inte tillåter inköp. Kommunal säger också att en del medlemmar kommer i kontakt med t.ex. djurhår och tobaksrök i arbetet, ämnen som är allergiframkallande för vissa och som fastnat i kläderna de går hem i. Arbetsgivaren svarar, att om det finns verksamheter som uppfyller kriterierna för arbetskläder, men som nekats detta av chef, får de föra frågan vidare till respektive verksamhetschef för bedömning. Arbetsgivaren (PUE) påpekar att det inte är någon skillnad i AFS 2018:4 jämfört med tidigare kring smitta. Arbetsgivarens tolkning av AFS 2018:4 Smittrisker Arbetsgivaren ska bekosta och tillhandahålla arbetskläder till de verksamheter som enligt Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10) behöver arbetskläder. Arbetsgivaren ska ansvara för att arbetskläder som är använda hålls åtskilda från andra kläder, tvättas i minst 60 C och förstörs vid behov. På arbetsplatser där det finns risk för blodsmitta ska det finns säkra och märkta behållare för stickande och skärande instrument såsom sprutor och skalpeller. Kanyler och liknande föremål ska förses med stickskydd och kunna läggas i säker och märkt behållare efter att de använts. Arbetsgivaren har skyldighet att dokumentera situationer när anställda utsatts för allvarlig smitta med riskklass 3-4 (till exempel tuberkulos). Detta rapporteras liksom övriga tillbud och olycksfall i Lisa. AFS 2018:4 innebär ingen förändring kring vilka verksamheter som enligt SOSFS 2015:10 behöver arbetskläder. Stöd och service bekostar redan idag arbetskläder i de verksamheter som tidigare bedömts behöva arbetskläder. Stöd och service behöver nu ta fram rutiner för tvätt av arbetskläder. Varje arbetsplats bör göra upp rutiner för hur man bäst kan sköta detta. Även i de fall där arbetstagaren själv ombesörjer tvätt av arbetskläder eller då
den uppgiften upphandlats av extern aktör har arbetsgivaren ett ansvar att tillse att reglerna efterlevs. I de verksamheter där arbetstagaren inte har en naturlig plats att byta om eller lämna sina arbetskläder för tvätt kan arbetsgivaren förslagsvis tillhandahålla en tvättpåse för arbetstagaren att samla sina arbetskläder i under veckan. Samverkansgruppen noterar informationen. (Arbetsgivarens tolkning av AFS 2018:4 finns på SSF:s organisationsyta blocket Styrdokument/Arbetskläder. Där finns även uppdaterad rutin för arbetskläder (Basal hygien)) Vid protokollet Eva Åkerlund