Plats och tid: Medborgarhuset, lilla sessionssalen, 13:00 Beslutande: Jan Holm Gunnar Rune Kurt Nilsson Gustavo Garcia Christer Greflund Övriga deltagare: Lars Eriksson, EY Linus Aldefors, EY Anna Hammarsten, EY Boris Blumenfeld, ekonomichef Justeringens plats och tid Underskrifter: Paragrafer 116-126 Ordförande Sekreterare Jan Holm Lars Eriksson 1
116 Mötets öppnande Ordförande hälsar samtliga välkomna och förklarar mötet öppnat. Ordförande konstaterar att det inte föreligger några förvaltningsärenden på dagordningen, varför sammanträdet kan dokumenteras med minnesanteckningar. 117 Godkännande av dagordningen beslutar: att med ändringar godkänna dagordningen 118 Minnesanteckningar från mötet 2016-10-25 beslutar: att godkänna minnesanteckningarna 119 Planering inför ansvarsprövning avseende 2016 Ekonomichef Boris Blumenfeld redogör för planeringen av årsbokslutet avseende 2016. Bokslutet beräknas vara klart i slutet av mars. Räkenskapsrevisorerna kommer att bjudas in kring den 30 mars för att granska detta. Bokslutet kommer att lyftas av kommunstyrelsen i mitten av april. Slutrevisionen är planerad till den 25-30 april. Årsbokslutet kommer att lyftas i kommunfullmäktige den 23e maj. De kommunala koncernbolagen; ABMA, VA Syd och Burlövsbostäder, beräknas inkomma med sina bokslut i början av mars månad. Revisionsrapporter för lekmannarevisionen kommer att behöva vara klara senast i mitten av mars. Koncernredovisningen beräknas vara klar den 23 mars, vilket kräver att bolagen inkommer med bokslutsredovisningen i god tid. Christer Greflund frågar ekonomichef om det kommunala utjämningssystemet samt varför Burlöv i förhållande till grannkommunerna i större utsträckning är beroende av intäkter från utjämningssystemen. Ekonomichefen förklarar att intäkterna från utjämningssystemet är baserade på demografi och menar att detta inte är ett gott mått för kommunens ekonomiska ställning. Därtill tillägger ekonomichef att kommunen står sig väl i jämförelser med grannkommunerna. Burlövs kommun har bland annat blivit utnämnd som superkommun. 2
120 Delrapportering gällande granskning av granskning av kommunens arbete med nyanlända flyktingar samt kommunens mottagande av ensamkommande barn. Anna Hammarsten meddelar att dagens avrapportering blir en delrapportering på grund av att socialchef och IFO-chef som del av sakgranskningen begärt en dialog gällande rapporterna. Anna Hammarsten redogör för iakttagelserna i granskningen av kommunens arbete med nyanlända flyktingar. Det är en iakttagelse i granskningen att det finns skilda uppfattningar om huruvida verksamheterna ges tillräckligt stöd för arbetet med mottagandeverksamheten. Det anses vara tydligt hur samverkan ser ut på såväl politisk som förvaltningsledningens nivå. Däremot uppfattas att uppdraget är mindre tydligt i verksamheterna. Det finns inom kommunen en integrationsstrategi. Denna är dock inte politiskt antagen. Det upplevs inom verksamheterna att denna inte är tillräckligt kommunicerad. Strategin uppges inte ha inneburit ett förändrat deras arbetssätt i verksamheterna. Anna Hammarsten redogör för innehållet i integrationsstrategin. Avseende barn- och kulturnämndens placeringar av nyanlända barn uppges detta ha fungerat väl. Placering sker efter första möte på mottagningsenheten. För att få plats med samtliga elever hyr nämnden in lokaler på Hvilans folkhögskola i Arlöv. Samhällsorientering sker i kommunal samverkan med Malmö stad. Det har etablerats såväl samverkansträffar och samverkansform kring mottagandeverksamheten inom kommunen samt med externa aktörer. Anna Hammarsten redogör för iakttagelserna från granskningen av mottagande av ensamkommande barn. Socialnämnden har inte beslutat om mål för denna specifika grupp vilket efterfrågas av verksamheterna. Anna Hammarsten berättar att det även i denna granskning framgår att kommunens integrationsstrategi inte genomsyrar arbetet med mottagande av ensamkommande barn. Socialnämnden har infört ett flertal stödinsatser för ensamkommande så som att samtliga har en kontaktperson för stöd och samtal, tillgång till öppenvårdsenheten, tillgång till utslussningslägenheter samt möjlighet att ta del av fritidsaktiviteter så som fotboll och målerikurser. Återsökning av statlig ersättning genomförs av två tjänstemän vilka är placerade centralt på socialförvaltningen. 3
Samverkan mellan förvaltningarna inom kommunen uppges fungera väl. Dels på övergripande nivå med representanter från andra förvaltningar men även på verksamhetsnivå gällande föreningsliv, sysselsättning, föreningsliv med mera. Utmaningar uppges vara kapacitetsberäkningar, osäkerhet kring volym, hantering av psykosocial problematik samt boendefrågan. Ordförande tackar Anna Hammarsten för hennes medverkan. 121 rapporterar Gunnar Rune rapporterar att miljö- och byggnämnden beräknas uppvisa ett överskott på ca 1,5 mnkr. Däremot antas måluppfyllelsen inte uppnås i önskvärd utsträckning. Gustavo Garcia meddelar att han upplevde intervjuerna gällande granskningar av mottagandeverksamheten som positiva. Gustavo Garcia meddelar vidare att han ur utbildnings- och kulturnämndens protokoll inte lyfts något om de incidenter som inträffat på badhuset så som arbetsmiljö- och underhållsfrågor. Detta anses vara problematiskt. Revisionen ska ta med sig denna fråga till riskanalysen inför 2017 års revisionsplan. Jan meddelar att utbildnings- och kulturnämnden har antagit nya taxor för sina verksamheter. Nämnden har vidare uppdaterat årshjulet som är kopplat till kvalitetsmätningarna. 122 Åtgärdslista Skicka ut socialnämndens svar på granskning av kommunens arbetsmarknadsåtgärder. beslutar: 123 Budgetuppföljning Revisionen har förbrukat 59 procent av budgeten. beslutar: 4
124 Skrivelser och meddelanden Delårsrapport avseende Räddningstjänsten Syd, Lars Eriksson redogör för innehållet i denna. Information från ABMA:s höstmöte har inkommit från PWC. PWC har översänt sitt utbildningsprogram för förtroendevalda revisorer. Kostnadslistor för fikabeställningar. Linus Aldefors ges i uppdrag att översända dessa till ekonomikontoret. Revisionen beslutar: 125 Övrigt Linus Aldefors meddelar att intervjuer gällande granskning av fastighetsunderhåll kommer att genomföras den 23e november. Gustavo Garcia kommer att delta vid intervjun. Jan Holm föreslår att revisionens sammanträde från och med 2017 kommer att infalla den andra måndagen i månaden klockan 13:00. Revisionen beslutar: att ändra mötestid till andra måndagen i månaden klockan 13:00 126 Nästa möte Nästa möte är den 20 november klockan 13.00 på Jakob Pers väg 3. 5