TJÄNSTEUTLÅTANDE Kansliavdelningen Dnr KS/2018:209-042 2018-04-11 1/2 Handläggare Kristina Welin 0152-292 45 Förklaring över revisionsanmärkning i revisionsberättelse för år 2017 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. överlämna bifogad förklaring över revisionsanmärkningen mot kommunstyrelsen i revisionsberättelse för år 2017 till kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet Strängnäs kommuns utsedda revisorer lämnade 2018-03-28 in en revisionsberättelse, där det riktades anmärkningar till kommunstyrelsen angående de fortsatt höga sjuktalen samt den höga personalomsättningen. När revisorerna riktat anmärkning mot en nämnd eller kommunstyrelsen ska kommunfullmäktige enligt kommunallagen besluta om även fullmäktige ska rikta anmärkningen. Beslut om anmärkning ska motiveras. Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige inhämta förklaring över anmärkning som framställts i revisionsberättelse från berörd nämnd/kommunstyrelsen. Inget hindrar att nämnden/kommunstyrelsen på eget initiativ redovisar sin syn på en sådan kritik genom förklaring till fullmäktige. Kommunstyrelsen har efter dialog med fullmäktiges presidie på eget initiativ tagit fram en förklaring till anmärkningarna om sjuktalen och personalomsättningen och överlämnar dessa till kommunfullmäktige. Av förklaringen framgår bland annat att de åtgärder som gjorts ger redan en viss effekt men det kommer att ta tid innan vidtagna åtgärder ger full effekt. Kommunstyrelsen har i viss mån förståelse för revisorernas synpunkter på att kommunstyrelsen ännu inte har lyckats att förbättra sjukfrånvaron mer än som är fallet. Kommunstyrelsen anser att det har vidtagits åtgärder som på sikt ska ge bättre förutsättningar att förbättra nivån på sjukfrånvaron. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
2/2 Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet innebär inga ekonomiska konsekvenser. Övriga konsekvenser Beslutet innebär inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Rapport, revisionsberättelse för år 2017, 2018-03-28 Skrivelse, Förklaring över revisionsanmärkning i revisionsberättelse för år 2017, 2018-04-10 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Revisionen Mattias Johansson Tf Kommundirektör Kristina Welin Utredare
2018-04-10 Förklaring över revisionsanmärkning i revisionsberättelse för år 2017 Sjukfrånvaro i kommuner och landsting (källa SKL) Den historiskt sett modesta uppgång i sjukfrånvaron som skett sedan 2010 föregicks av en mycket kraftig nedgång mellan ungefär 2002 och 2010. Förklaringarna till vad som bidrog till att sjukfrånvaron minskade är många. Det handlar om faktorer som förändrade attityder i samhället, förändrade sjukskrivningsrutiner bland läkarna och konjunkturläget. Starkast förklaringsfaktorer har troligen den reformerade sjukförsäkringen, övergången till att bedöma sjukskrivningsärenden och tillämpa försäkringen på ett samordnat sätt, men även införandet av en rehabiliteringskedja med fasta bedömningstidpunkter av rätten till sjukpenning samt införande av ett beslutsstöd för sjukskrivande läkare. Oavsett på vilken nivå sjukfrånvaron ska stabiliseras, måste det säkerställas att försäkringen tillämpas på det sätt lagstiftaren avsett och att denna tillämpning inte varierar över tid. På motsvarande sätt måste hälso- och sjukvården ha en likvärdig tillämpning av sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. Slutligen behöver den allmänna uppfattningen om och attityderna till försäkringen hos befolkningen och samhällets institutioner stå i samklang med intentionerna i sjukförsäkringen. Om sjukförsäkringen över tid tillämpas som den är tänkt så kommer svängningarna i sjuktalen att dämpas. Sjukfrånvaro i Strängnäs kommun Det ovan nämnda är även gällande i Strängnäs kommun. Till det kommer en omfattande organisationsförändring som genomfördes i kommunen 2015, som troligen bidragit till den stora ökning som skedde mellan åren 2015 och 2016 (2,6 %). Kommunen har en fortsatt besvärande hög sjukfrånvaro, trots en liten minskning mellan 2016 och 2017, sjukfrånvaron ligger nu ungefär på nivå motsvarande 2015 års siffror. Sjukfrånvaron per sista december 2017 uppnår totalt 9,7 procent, till skillnad mot 10,2 procent 2016. Att notera: från 2016 redovisas sjukfrånvaron enbart för månadsanställda, tidigare redovisning har inkluderat även timavlönade, vilket är en grupp medarbetare som sällan har någon rapporterad frånvaro. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2018-04-10 Att sänka sjukfrånvaron är ett långsiktigt arbete, ett antal insatser genomfördes 2017 och arbetet fortsätter intensivt på såväl kommunövergripande nivå som i kommunens verksamheter. Att sänka sjukfrånvaron är en del i arbetet att trygga kompetensförsörjningen och stärka arbetsgivarvarumärket. För att nämna ett kontor; Socialkontorets verksamheter har fortfarande besvärande hög sjukfrånvaro, dock ser vi en positiv trend. 2017 års snitt landade på 11,6 procent, jämfört med 2016 då snittet var 13,0 procent. Socialkontoret har jobbat intensivt framförallt med långtidssjuka och har lyckats sänka sjukfrånvarosiffrorna. Arbetet fortsätter oavbrutet. Åtgärder 2017 för att minska sjukfrånvaron Förvaltningsledningsgruppen (FLG) enades under 2017 om att inte starta ett stort kommunövergripande projekt, utan mer systematiskt arbeta med problematiken i verksamheten, och därmed nå en långsiktig hållbarhet. Dock pågår ett projekt inom grundskolan kring arbetsmiljö i samarbete med Karolinska institutet. En viktig del är säkerställa att kommunens chefer har förutsättningar att bedriva ett gott ledarskap samt att cheferna har tillräcklig kompetens. Systemstöd; - Implementering av nya rutiner och riktlinjer kring sjukfrånvaro och rehabilitering startades under 2015. Det innebär att alla månadsavlönade rapporterar sin sjukanmälan via MedHelp, kommunens system för inrapportering av sjukfrånvaro. Medarbetare får via sjuksköterska rådgivning, om så önskas. - För att få direktkontakt med den medarbetare som sjukskriver sig, har chefer under 2017 även infört att den sjukskrivne ska ringa chefen direkt, eller till av chefen utsedd person. - MedHelp ger möjlighet till en sammanhållen dokumentation som stöd för chefer i rehabiliteringsarbetet. Respektive chef får även tillgång till statistik på kort- och lång sjukfrånvaro, inrapporterade orsaker och hur korttidsfrånvaron fördelas under en arbetsvecka. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2018-04-10 - Under 2017 har utbildningsinsatser i MedHelp genomförts av HR till chefer. - Det samma gäller KIA, systemet för inrapportering av tillbud och arbetsskador. Dessa utbildningar erbjuds nu kontinuerligt. Chefers förutsättningar; - Under slutet av 2017 beslutades att från 2018 omreglera tre tjänster som biträdande enhetschef till enhetschef inom hemtjänsten, de har fullt arbetsgivaransvar. Det innebär bl.a. att antalet underställda medarbetare minskas per chef från cirka 50 till ca 25 medarbetare. Detta skapar större förutsättningar för cheferna att utöva ett nära och gott ledarskap. - Riktlinjerna gällande beställning av företagshälsovård har under 2017 ändrats. Nu beställer rehabiliteringsansvarig chef själv tjänster från företagshälsovården, tidigare gick allt via HR. En viktig insats för att bl.a. tydliggöra chefens roll och ansvar. HR-specialisterna finns dock fortfarande med i processen som stöd. - Under våren 2017 skapade HR-avdelningen en chef- och medarbetarportal. Här finner kommunens chefer och medarbetare aktuell HR- information, styrande dokument, arbetsprocesser etc. Allt finns nu under ett och samma ställe, tidigare var det svårt att finna t.ex. dokumenten för hur vi arbetar med det systematiska arbetsmiljöarbetet. - HR-chef hade i november/december enskilda samtal med 40 chefer med sjukfrånvaro över sex procent. Samtalen utgick ifrån ett antal riktade frågeställningar, som cheferna tog del av innan mötet. Sammanställningen från samtalen redovisas under april/maj 2018. - Plan för strategisk kompetensförsörjning arbetades fram under slutet av 2017. Nytt arbetssätt implementeras under 2018 inför 2019. Uppföljning några exempel; - Från 2017 finns HR-chef närvarande på KS sammanträden samt har från hösten 2017 en egen punkt där bl.a. redovisning av sjukfrånvaron ges. - Under slutet av 2017 beslutades att uppföljning av sjukfrånvaron kommer ske varannan månad från 2018, i linjeorganisationen, det vill säga från enhetschef hela vägen till kommundirektör. - Under hösten 2017 beslutades att sjukfrånvaron finns med som egen punkt att hantera i arbetsplanerna från 2018. - Inom t.ex. Teknik- och service och Samhällsbyggnadskontoret finns en särskild punkt om sjukfrånvaron på ledningsgruppsmötena. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2018-04-10 - Målet om att nå en högre frisknärvaro för Teknik- och service är från och med 2018 en kontrollpunkt i internkontrollplanen. - HR-avdelningen har avgångssamtal med de chefer som slutar på egen begäran samt att enkät skickas ut till samtliga medarbetare som slutar på egen begäran. Detta för att fånga upp information på förbättringar som främja den friska arbetsplatsen. Arbetsmiljö och friskvård; - Tre arbetsmiljöutbildningar för chefer och arbetsmiljöombud genomfördes under 2017, och de finns nu tillgängliga två gånger per år. Arbetsmiljöutbildningen är från 2018 tillsammans med arbetsrättsutbildning, obligatorisk för chefer. Detta för att höja kompetensnivån samt stärka cheferna i arbetsgivarrollen. - Friskvårdsbidraget ökade från och med 2017 till 1 500 kr/medarbetare och år jämfört med 1 000 kr/medarbetare och år. 29,9 procent har nyttjat hel eller en del av friskvårdsersättningen 2017, jämfört med 26,6 procent 2016. - Teknik- och service mål om uttag av friskvårdsbidrag var satt till 60 procent. Ett målmedvetet arbete med att få medarbetarna att nyttja sin friskvårdpeng resulterade i att man nästan nådde målet, resultatet blev 59 procent. - Från 2017 har handlingsplan utifrån medarbetarenkätens (HME) resultat arbetats fram per kontor, och även presenterats för kommundirektör. Nytt i 2017 års enkät var riktade arbetsmiljöfrågor, samt frågor utifrån diskrimineringslagstiftningen. - Under 2017 träffades överenskommelse mellan parterna att teckna kollektivavtal att från 2018 erbjuda medarbetare, som har behov av ytterligare återhämtning utöver lagstadgad semester, att löneväxla semesterdagstillägg till ytterligare lediga dagar. Kommunövergripande introduktion samt andra chefsutbildningar Avgörande att lyckas med bl.a. denna fråga är chefers och medarbetares förutsättningar, kompetens och tydlighet i uppdraget. Under våren 2017 skapades ett övergripande ledarutvecklingsprogram, som implementeras i sin helhet under 2018 och 2019. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2018-04-10 Ledarutvecklingsprogrammet består av tre delar; - Övergripande introduktion för nya chefer (två gånger per år) - Fortlöpande utbildning för att stärka arbetsgivarrollen och arbeta mer systematiskt med arbetsmiljöarbete och kompetensförsörjning (bland annat arbetsmiljö, arbetsrätt, och rekrytering) - Därutöver erbjuds återkommande utbildningar i stödsystemet för rehabiliteringsarbetet och rapportering av arbetsmiljöhändelser. - Ledarutveckling (jag som ledare, startar hösten 2018) Ledarforum Ledarforum som ett forum för chefer att stärkas i sitt ledarskap och få kompetenspåfyllnad. Attraktiv arbetsplats har varit huvudtema på ett forum 2017 och var även första temat 2018. Samtliga tillfällen har syftet att stärka chefen i sitt ledarskap. Det ska även vara ett forum för chefer att dela information och erfarenheter. Medarbetare - Under 2017 beslutades att från hösten 2018 även starta kommunövergripande introduktion för medarbetare. - Uppdragsbeskrivningar har framarbetats för olika roller på många arbetsplatser under 2017, och arbetet fortsätter. Sammanfattning Insatserna för att sänka sjukfrånvaron i Strängnäs kommun har under 2017 varit många, och arbetet fortsätter oavbrutet. Kommunen har detta till trots en fortsatt besvärande hög sjukfrånvaro. En liten minskning har dock skett mellan 2016 och 2017. Sjukfrånvaron ligger nu ungefär på nivå motsvarande 2015 års siffror. Sjukfrånvaron per sista december 2017 uppnår totalt 9,7 procent, till skillnad mot 10,2 procent 2016. En önskan var att de insatser som gjorts under 2017 givit än större effekt. Att sänka sjukfrånvaron är en del i arbetet att trygga kompetensförsörjningen och stärka arbetsgivarvarumärket och arbetet är långsiktigt. Att sänka sjukfrånvaron är en prioriterad fråga hos kärnverksamhet såväl som HR-avdelningen som stödfunktion. Arbetet behöver bedrivs på alla nivåer; i det dagliga arbetet, och på kommunövergripande organisatorisk nivå. För att skapa förutsättningar för medarbetare och chefer att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete finns från 2017 systemstöd och utbildningar. På kommunövergripande nivå görs Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2018-04-10 uppföljning för att identifiera de verksamheter/enheter där extra stöd är främjande. Friskvårdsbidraget har höjts och uttag kan noteras för en liten ökning. De åtgärder som gjorts ger redan en viss effekt men det kommer att ta tid innan vidtagna åtgärder ger full effekt. Kommunstyrelsen har i viss mån förståelse för revisorernas synpunkter på att kommunstyrelsen inte ännu har lyckats att förbättra sjukfrånvaron mer än som är fallet. Kommunstyrelsen anser att det har vidtagits åtgärder som på sikt ska ge bättre förutsättningar att förbättra nivån på sjukfrånvaron. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommun@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs