ANDROID ENTERPRISE FÖR LOV. Instruktioner för inställning av LOV-mobil

ANDROID ENTERPRISE FÖR LOV Instruktioner för inställning av LOV-mobil 1

INNEHÅLL Örebro kommun REVISION... 3 BEGREPP... 4 SYSTEMKRAV... 5 VARFÖR ANDROID ENTERPRISE... 5 HUR ANVÄNDS DOKUMENTET SOM STÖD FÖR ENROLLMENT... 5 ANVÄNDNINGSFALL... 5 REGISTRERA NY TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH... 6 1. FÖRBEREDELSER... 6 Uppdatera Android... 6 2. ENROLLMENT (LADDA NER APPEN AGENT OCH REGISTRERA TELEFONEN)... 7 3. LADDA NER APPAR MANUELLT FRÅN AE PLAYBUTIK... 12 STÄLLA IN APPEN TES... 13 REGISTRERA OM BEFINTLIG CONTAINER-ID TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH... 15 VIKTIG INFORMATION... 15 1. AVREGISTRERA TELEFONEN FRÅN AIRWATCH CONTAINER... 15 2. REGISTRERA TELEFONEN FÖR ANDROID ENTERPRISE... 18 SJÄLVSERVICEPORTALEN... 19 1. BYTE AV FYRSIFFRIG KOD... 20 2. FÖRETAGSRENSNING... 21 FÖRLUST AV MOBIL... 22 2

REVISION Version Datum Ändrat av Åtgärd 1.0 2018-03-21 Roine Johansson Initial skrivning 1.1 2018-03-23 Roine Johansson Förtydligande av interaktioner med symbolen. 1.2 2018-04-17 Roine Johansson Dokumenttvätt för publicering 1.3 2018-09-11 Eva Runnestig Komplettering vissa tillkommande rutor i installation, TES-app config och Självserviceportalen 1.4 2018-10-15 Eva Runnestig Revision manual pga androidversion 8.1 1.5 2018-10-26 Eva Runnestig Revision manual pga namnbyte på app 1.6 2018-11-06 Eva Runnestig Revision manual pga tillkomna rutor och nya namn på appar 3

BEGREPP AE AW Förkortning av Android Enterprise. Förkortning av AirWatch Android Enterprise Hette tidigare Android for Work och är Googles lösning för att hantera Android-enheter i företagsmiljö med ett EMM-system. Badge Den märkning av AE-appar som skickas ut av Örebro kommun via Airwatch. BYOD Bring your own device. En metod att tillåta användares privata enheter i företagsmiljö. Metoden kan även användas för företagsägda telefoner där fokus finns på applikationssäkerhet och distribution snarare än att hantera själva enheten. Det för att bejaka både användarens personliga integritet fullt ut och företagets applikations- och informationssäkerhet. Jobbprofil (Work managed profile) Android Enterprise BYOD-lösning. EMM Enterprise Mobility Management. IT-system för att hantera mobilitet för en organisation. I ett EMM-system hanteras bl a datorer, smartphones, plattor, applikationer, inforationssäkerhet mm. MAM Mobile Application Management. Komponent i ett EMM-system för att hantera- och säkra applikationer. MDM Mobile Device Management. Komponent i ett EMM-system för att hantera- och säkra datorer, plattor, smartphones och IoT-enheter. Enrollment/Enrolla Registrering av device i ett EMM-system. Device[s] Dator, surfplatta, smartphone etc, dvs hårdvara. Vidare i dokumentet kommer device[s] användas som generellt begrepp istället för enhet[er]. 4

Enhet[er] Organisatorisk enhet. Vidare när begreppet används är det alltså en enhet i en verksamhets organisation som avses. SYSTEMKRAV Smartphone med Android 7.0 eller senare. Telefonen måste levererats med Android 7.0 eller senare från fabrik. GoogleID för att kunna ladda ner appar från Google Play. VARFÖR ANDROID ENTERPRISE Örebro kommun inför Android Enterprise för Android-baserade smartphones som ett led i att förbättra säkerhet och kvalitet i tjänsteleveransen mot Vård och omsorg. Google kommer även inom kort kräva Android Enterprise för EMM-hantering av samtliga Android-baserade devices och appar. HUR ANVÄNDS DOKUMENTET SOM STÖD FÖR ENROLLMENT ANVÄNDNINGSFALL Två användningsfall hanteras i dokumentet: 1. Enrolla (registrera) ny device som tidigare inte är registrerad i Airwatch med Airwatch Container. Instruktionen finns i nästa avsnitt REGISTRERA NY TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH. 2. Enrolla om en device för AE som redan är enrollad i Airwatch med Container sedan tidigare: Instruktion finns längre ner i dokumentet i avsnitt REGISTRERA OM BEFINTLIG CONTAINER-ID TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH. 5

REGISTRERA NY TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH 1. FÖRBEREDELSER Telefonen måste möta systemkraven angivna i stycket SYSTEMKRAV. Uppdatera Android och samtliga installerade appar till senaste version. Det kan variera mellan olika tillverkare/modeller hur det går till. I de exempel som illustreras används en Samsung Xcover 4 med androidversion 8.1.0 Om det inte överensstämmer med den modell ni använder hänvisar vi till tillverkarens support. Uppdatera Android 1.1 Telefonen bör vara anslutet till ett wifi-nätverk och till ett strömuttag med medföljande laddare. 1.2 Fäll ner menyn med notiser genom att svepa med fingret nedåt från kanten högst upp i skärmen. Tryck sedan kugghjulssymbolen. 1.3 Menyn INSTÄLLNINGAR öppnas. Tryck Programvaruuppdatering. 1.4 Tryck Hämta uppdateringar manuellt. 1.5 Tryck INSTALLERA NU. 6

2. ENROLLMENT (LADDA NER APPEN AGENT OCH REGISTRERA TELEFONEN) 2.1 Öppna appen Play Butik. 2.2 Tryck sökrutan högst upp och skriv airwatch mdm agent för att söka efter appen Airwatch MDM Agent. 2.3 Då får du en träff på en app som heter Intelligent Hub. Klicka på INSTALLERA så laddas appen som du sökte på, airwatch mdm agent ner och installeras 2.4 När Airwatch MDM Agent via Intelligent Hub är installerad, tryck på knappen ÖPPNA för att öppna appen. 7

2.5 Efter att appen Airwach MDM Agent öppnats, skriv serveradressen på raden som visas mobile.orebro.se 2.6 Tryck TILLÅT. 2.7 I fältet Grupp-ID fyll i: voo När fälten är korrekt ifyllda, tryck FORTSÄTT. 2.8 Varje telefon ska registreras med ett eget unikt mobilkonto som erhålles från Örebro kommuns IT-avdelning. Ska man t ex registrera 10 st telefoner, ska ni erhållit 10 st konton, ett för varje telefon. Det är här telefonens registreringskonto ska fyllas i. I fältet Användarnamn fyll i telefonens specifika användarnamn, dvs mobilkonto. I fältet Lösenord, ange lösenordet för det specifika kontot. När telefonens konto är korrekt ifyllt, tryck FORTSÄTT. 8

2.9 Godkänn intergritetspolicyn. Airwatch behöver samla in viss information om mobilen för att optimera säkerhet och produktivitet för enheten. Tryck på ACCEPTERA. 2.10 Godkänn sedan att en s k arbetsprofil skapas genom att bocka i den lilla ringen till vänster. Tryck sedan på NÄSTA. 2.11 Registrering mot AW och konfiguration av AE pågår. Avvakta tills det färdigställts. Det kan ta en liten stund 9

2.12. Om du inte redan har en 4-siffrig pinkod anger du en nu 2.13. När arbetsprofilen skapats på din mobil händer det på vissa mobiler att du hamnar i läget som visas på bilden till höger. Om så sker klickar du på pilen uppe i vänstra hörnet för att komma till bilden som visar status på installationen. I annat fall hoppar du direkt till nästa punkt 2.14 När telefonen är färdigregistrerad visas skärmen till höger. Där ser man vad telefonens mobilkonto är. Relevanta appar börjar samtidigt laddas ner och installeras automatiskt i bakgrunden. Tryck telefonens hemknapp för att återgå till hemskärmen. 10

2.15 Tryck på hemknappen så att du kommer till startsidan och dra sedan med fingret nerifrån och uppåt för att få fram bilden till höger. Du ka nu se att det har skapats en mapp med appar som heter Work. Öppna den. 2.16 Mappen innehåller appar som ingår i den s.k. arbetsprofil som skapats under installationen. Dessa appar är märkta med en badge, Det är dessa appar som hör till Android Enterprise och skickas ut av systemet Airwatch. Exempelvis finns nu två stycken appar för Googles Playbutik. Dels den vanliga som inte är märkt med en badge vilken normalt finns på hemskärmen, dels den som finns i mappen Arbete och är märkt med en badge. I Playbutiken märkt med en badge finns arbetsapparna som skickas ut av Örebro kommun, exempel på appen TES. Den vanliga Playbutiken fungerar som tidigare och är kopplad till det personliga GoogleID som finns konfigurerad på telefonen och används endast den gång man installerar mobilen med appen Airwatch MDM Agent. För att adekvat säkerhet och funktionalitet ska uppnås är det VIKTIGT att appar distribuerade från Örebro kommun som ska ha åtkomst till Örebro kommuns verksamhetssystem installeras från AE Playbutiken (Playbutiken med en badge ), dvs appar såsom TES och MCSS får INTE installeras från den vanliga personliga Playbutiken. 11

Vissa av apparna i konceptet, exempelvis TES, installeras automatiskt men det kan ibland ta lite längre tid. Man kan snabba på processen genom att öppna appen Work, klicka på Hub, scrolla upp något och klicka på Synkronisera. Det är viktigt att hela tiden ha bra internetuppkoppling. Tryck telefonens hemknapp för att återgå till hemskärmen. 3. LADDA NER APPAR MANUELLT FRÅN AE PLAYBUTIK I exemplet kommer appen Symantec Vip Access installeras manuellt från AE Playbutik. Vip Access används endast av de som har tillgång till Örebro kommuns Citrix-miljö. Förfarandet används för samtliga appar som distribueras av Örebro kommun via AE Playbutik. 3.1 Inuti mappen Arbete finns appen AE Playbutik. Den har en liten orange symbol, sk badge, nere i hörnet. Öppna den genom att trycka på dess ikon. 12

3.2 Tryck på ikonen för Vip Access. 3.3 Tryck på knappen INSTALLERA så installeras appen. I fallet VIPaccess, komihåg att koppla lovkonto till credentialid. 3.4 När appen har installerats läggs den till i mappen Arbete och är märkt med en badge. STÄLLA IN APPEN TES Om inte TES-appen laddas ner automatiskt kan du själv ladda ner den på samma sätt från den bagdetmärkta Playbutiken enligt avsnitt 3.1. 13

1. Tryck på Start för att kunna påbörja inställning av mobilens unika konfiguration 2. Fyll sedan i fältet Telefonnummer med mobilens telefonnummer. På raden Telefonnamn fyller man lämpligast i det kontonamn som mobilen ställts in med, dvs det kontonamn som: erhållits av IT tidigare. Serveradressen för TES-appen är automatiskt redan ifylld. Verifiera att allt sedan är korrekt inskrivet genom att trycka på knappen Verifiera gatewayinställningar. Grön bock betyder att uppgifterna är korrekta och att appen kan kontakta servern. Rött kryss betyder att man skrivit fel eller att telefonen inte har någon internetuppkoppling och därför inte får kontakt med servern. Vid grön bock, gå vidare med att trycka knappen Nästa. Vid rött kryss korrigera vad som är fel och försök igen. När den gröna bocken visats till höger kan man klicka sig vidare på Klart 3. Logga sedan in i TES-appen med det TES-konto (lovkonto) som kommunen tillhandahållit 14

REGISTRERA OM BEFINTLIG CONTAINER-ID TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH VIKTIG INFORMATION De företag som har befintliga telefoner som motsvarar systemkraven och är registrerade i Airwatch sedan tidigare med s k Container-ID behöver registreras om för Android Enterprise. Container-ID baserad Enrollment samt appar distribuerade via Airwatch Container kommer sluta fungera inom en snar framtid. Det är därför viktigt att så snart som möjligt migrera sina telefoner till Android enterprise. Det innebär också att telefoner som inte motsvarar systemkraven och därmed inte heller går att enrolla (registrera) för Android Enterprise kommer inte kunna använda de tjänster och appar Örebro kommun tillhandahåller Lov-företagen. Dessa telefoner behöver då ersättas med nyare modeller som motsvarar systemkraven och därmed fungerar med Android Enterprise. De konton som erhållits från Örebro kommuns IT-avdelning tidigare för enrollment med Airwatch-Container (Container-ID) går inte att återanvända för att enrolla (registrera) sina telefoner för AE. Därför kommer samtliga få nya konton. 1. AVREGISTRERA TELEFONEN FRÅN AIRWATCH CONTAINER 1.1 På den Container-registrerade telefonen, öppna appen Container genom att trycka dess ikon. 1.2 Vid behov, knappa in Containers lösenkod och tryck sedan LOGGA IN. 15

1.3 Vid Containers hemskärm, tryck app-symbolen längst ner till höger för att öppna skärmen Alla appar. 1.4 I skärmen Alla appar, tryck symbolen med ett kugghjul för att öppna Inställningar. 1.5 I Inställningar, tryck Avregistrera. 1.6 Tryck Ja. 1.7 Telefonen är nu avregistrerad från Airwatch Container. Tryck på telefonens hemknapp för att återgå till hemskärmen. 16

1.8 VIKTIGT! De appar som installerats med Airwatch Container måste avinstalleras manuellt. Fäll ner menyn med Notiser genom att svepa med fingret nedåt högst upp från skärmens kant. Tryck sedan symbolen med ett kugghjul högst upp i högra hörnet för att öppna telefonens inställnings-meny. 1.9 I menyn INSTÄLLNINGAR, Välj alternativet Program genom att trycka dess länk. 1.10 I menyn PROGRAM tryck på CareApp för att avinstallera appen CareApp. 1.11 Tryck på knappen AVINSTALLERA. Har fler appar installerats med Airwatch Container som t ex appen Vip Access behöver även dessa avinstalleras. Tryck telefonens bakåt-knapp en gång och upprepa stegen 1.8 1.11 för att avinstallera även dessa. 1.12 När samtliga appar som installerats med Airwatch Container, dvs de appar som distribuerats av Örebro kommun avinstallerats ska slutligen även appen Container avinstalleras. Följ stegen 1.8 1.11 men välj appen Container istället för CareApp i menyn PROGRAM för att avinstallera Airwatch Container. 17

2. REGISTRERA TELEFONEN FÖR ANDROID ENTERPRISE Telefonen är nu återställd och redo för att registrera för Android Enterprice. Instruktion finns högre upp i dokumentet i avsnittet REGISTRERA NY TELEFON FÖR AE OCH AIRWATCH 18

SJÄLVSERVICEPORTALEN Om ni behöver installera om en mobil som är installerad med Android Enterprise AE, t ex om ni glömmer bort den fyrsiffriga koden eller av annat skäl behöver installera om mobilen, behöver ni först ta bort den gamla installationen från systemet Airwatch. Detta görs via valfriwebbläsare genom självserviceportalen https://mobile.orebro.se/mydevice Under inloggningsmetod välj Grupp-ID och skriv voo, se bild till höger, tryck sedan Nästa Ange mobilens kontonamn som den är installerad med. Om du är osäker vilket kontonamn den har öppna appen Airwatch Agent, märkt med en orange sk badget nere i hörnet. Läs på raden Ägare: 19

Ange mobilens konto som användarnamn och lösenordet som är kopplat till kontot. Klicka på Logga in 1. BYTE AV FYRSIFFRIG KOD Om du vill ändra enhetens fyrsiffriga kod, klicka på Lösenkodsbyte. Skriv in den nya fyrsiffriga kod som mobilen ska ha. Upprepa koden. 20

För att mobilen ska förstå att lösenkoden är bytt måste den ha kontakt med Internet och systemet. För att påskynda kan man klicka på Synkronisera enhet 2. FÖRETAGSRENSNING För att avregistrera mobiltelefonen från all koppling med systemet Airwatch gör man en s k Företagsrensning Bekräfta detta genom att klicka på OK 21

För att företagsrensningen ska kunna genomföras krävs att mobilen står i kontakt med systemet. När man installerar Andorid Enterprise på en mobil avslutas installationen med att appen man utgår ifrån, Airwatch MDM Agent, inaktiveras. Se bild till höger. Om du haft Andorid Enterprise installerat och företagsrensat mobilen och sedan ska installera om den behöver du ju ha appen som utgångspunkt igen. Därför rekommenderas att du först avinstallerar den inaktiverade Airwatch MDM Agent, startar om mobilen och sedan laddar ner den på nytt innan du installerar Android Enterprise enligt avsnitt 2. ENROLLMENT FÖRLUST AV MOBIL Om man tappat bort en mobil eller blivit bestulen på den bör man skyndsamt anmäla detta till 5600@orebro.se alternativt ringa IT-avdelningen via Kommunsupport 019-212000 Mobilens konto kommer då att spärras av säkerhetsskäl och kan ej återanvändas. 22