Övervakning under och efter införande av datorjournal vid Medicinska kliniken USÖ 2007-2011 utifrån ProMES-baserad metodik.

1 (32) Övervakning under och efter införande av datorjournal vid Medicinska kliniken USÖ 2007-2011 utifrån ProMES-baserad metodik. Jan Bergman, verksamhetschef och tidigare projektledare för datorjournalinförandet vid Medicinska kliniken, USÖ. Kenneth Malm, beteendevetare och facilitator för ProMES, Landstingshälsan ÖLL Statistiska sammanställningar av Ing-Liss Bryngelsson, Arbets- och miljömedicinska kliniken. En djupintervju av ett antal läkare vid kliniken finns som bilaga som ett komplement till rapporten. I samband införande av datorjournal vid Medicinska kliniken,usö har enkätresultat sammanställts mellan åren 2007 2011. Dimensionerna lagarbete, funktionalitet och fysisk och psykisk arbetsmiljö har belysts i denna rapport. Resultaten visar på positiva upplevelser generellt, där sjuksköterskorna är den mest nöjda yrkesgruppen efter införande av datorjournal. Läkarna däremot upplever en rad försämringar och läkarna uppger även att de ägnar allt mer tid åt vårddokumentation inte minst efter införande av datorjournal. Alla yrkesgrupper rapporterar ett gott psykiskt och fysiskt välbefinnande under hela mätperioden utom gruppen läkarsekreterare som rapporterade en ökad mängd fysiska besvär vid datoranvändning efter datorjournalinförandet. Innehåll Bakgrund... 2 Metod... 2 Resultat... 4 Sammanfattning... 27 Diskussion... 27 Bilaga Djupintervju av ett antal läkare som använder datorjournalen inom Medicinska kliniken USÖ... 29 Känner du igen dig i den bild vi fått fram via enkäten?... 29 Bakomliggande orsaker som kan förklara läkargruppens resultat?... 30 Hur kan vi förbättra nuvarande datorjournal utifrån ett läkarperspektiv?... 31

2 (32) Bakgrund Då Medicinska klinikens första projektgrupp för införande av datorjournal bildades 2006 insåg vi tidigt att denna process skulle innebära genomgripande förändringar av arbetsätten för alla yrkesgrupper och att detta skulle kunna ge både positiva och negativa effekter på arbetsmiljön. Vi tog tidigt år 2007 kontakt med Landstingshälsan för diskussion av vilka insatser som skulle kunna göras för att möta ergonomiska problem och stressituationer. Vi hade vid den tidpunkten läst rapporter om införandeprocesser på andra håll som medfört både dålig arbetsmiljö och frustrerad personal. Det framfördes tankar om att regelbundet kunna utföra mätningar av konkreta arbetsmiljörelaterade parametrar före, under och efter införandet med syfte att kunna identifiera eventuella problem och åtgärda på ett tidigt stadium. Vi fick då kontakt med Kenneth Malm som sedan flera år arbetat med ProMES (Productivity- Measurment and Enhancement System) inom ÖLL. Själva införandeprocessen av datorjournal blev i praktiken ganska lång, närmare 3 år. Datorjournalen planerades initialt att införas våren 2008 men av olika skäl stoppades projektet centralt under något år, för att senare återupptas i lite annan tappning med annan projektledning. Utgångsläget på kliniken var att njursektionen och endokrin och diabetessektionen sedan många år använt journalsystemet Melior för textdokumentation. Hösten 2007 införde vi RoS elektroniska remisser och svar och vi började använda Klinisk portal i större utsträckning för att hitta medicinsk information. Kliniken startade med datorjournal först 24 mars 2010. I nuläget har kliniken använt datorjournal i drygt 1 år. Under hösten 2010 infördes öppenvårdsmodul för läkemedel med elektroniska recept. Läkemedelsmodul för slutenvård kommer att införas men någon exakt tidsplan finns i nuläget inte. Metod För att så långt som möjligt få en helhetsperspektiv på införandet och upplevda effekter av datorjournal i verksamheten valde vi att bygga vårt arbete på valda delar av ProMES. ProMES (Productivity Measurement and Enhancement System) är en av få förekommande evidensbaserade verksamhetsutvecklings-system. Det är utarbetat av Roberth D Pritchard, professor i I/O Psychology and Management vid University of Central Florida. En av de senaste publicerade artiklarna kring metoden är: Pritchard, R.D., Harrell, M.M., DiazGranados, D. & Guzman, M. J. (2008). The Productivity Measurement and Enhancement System: A Meta-Analysis, Journal of Applied Psychology. Utgående från ProMES-metodiken bildade Medicinska kliniken 2007 ett designteam som bestod av projektledningen för datorjournalinförandet samt dåvarande cheferna på kliniken. Kenneth Malm fungerade som facilitator. Designteamet identifierade en vision för införandet av datorjournal samt betydelsefulla framgångsområden och indikatorer för uppföljning inför och efter införande.

3 (32) Utgående från vår vision för införandet identifierades fem betydelsefulla dimensioner/framgångsområden som vi ville följa över tid: God IT-kompetens Välfungerande projektorganisation Lagarbete Hög funktionalitet God psykisk och fysisk miljö Utifrån dessa fem dimensioner/framgångsområden utarbetades indikatorer i form av påståenden som sammantaget skulle ge oss ett helhetsperspektiv på utvecklingen under och efter införandet. Vi valde en visuell analog tiogradig skala (VAS) / Numerisk skattningsskala för samtliga frågor förutom några som berörde tidsåtgång. I den tiogradig skala från 1 till 10 beskrivs ett som Instämmer inte alls och tio som Instämmer helt.

4 (32) Under 2007 och 2008 gjordes tre utskick per år, vardera gången till en tredjedel av medarbetarna inom nedanstående yrkeskategorier på kliniken. Under 2009, 2010 och 2011 gjordes ett utskick per år, vid dessa tillfällen till samtliga dessa medarbetare. Kanslister/ Läkare Läkarsekreterare Paramedicinsk Sjuksköterskor Undersköterskor Tot assistenter Personal Maj 2007 3 9 5 3 39 17 Aug 2007 2 9 5 3 37 17 Nov 2007 2 10 5 2 40 14 Tot 2007 7 28 15 8 118 48 222 Feb 2008 3 19 11 6 74 35 Jun 2008 4 20 9 5 74 31 Sep 2008 3 19 11 6 72 34 Tot 2008 10 58 31 17 220 100 436 Nov 2009 11 58 21 12 157 63 330 Maj 2010 10 62 22 13 162 61 330 Mar 2011 9 63 20 13 147 55 307 Vi har i denna rapport valt att jämföra samtliga svarsutfall från 2007 till 2009 då medarbetarnas svar baserades på deras upplevelse av pappersjournal, med upplevelsen ett år efter införande av datorjournal, det vill säga 2011. Resultaten från 2010 finns inte med i den analys vi gjort, detta beroende på att denna enkät sändes ut strax efter införandet av datorjournal. Erfarenheterna av att arbeta med datorjournal var då mycket begränsade. Vi har också i denna rapport begränsat oss till att redovisa resultaten från dimensionerna lagarbete, funktionalitet och god psykisk och fysisk miljö. Resultat Där nedan redovisas svarsutfallen från dimensionerna lagarbete, funktionalitet och fysisk och psykisk arbetsmiljö, fråga för fråga. I vilken utsträckning använder du idag andra yrkeskategoriers dokumentation? Här ser vi en signifikant (p = 0,000) ökning bland sjuksköterskor men inte i de andra personalgrupperna. Läkarna anger oförändrad nivå efter datorjournalinförandet. Värt att notera är också att läkargruppen anger en lägre grad av användning av andra yrkesgruppers dokumentation. Den grupp som nyttjar andra yrkesgruppers dokumentation i störst omfattning så väl före som efter införande av datorjournal är den paramedicinska gruppen.

5 (32) Sjuksköterskor: I vilken utsträckning använder du idag andra yrkeskategoriers dokumentation? Läkare: I vilken utsträckning använder du idag andra yrkeskategoriers dokumentation? Paramedicinsk personal: I vilken utsträckning använder du idag andra yrkeskategoriers dokumentation?

6 (32) I vilken utsträckning upplever du att du samverkar med andra yrkeskategorier? Här noteras ingen tydlig trend åt något håll efter datorjournalinförandet. Lägst grad av samverkan uppger undersköterskegruppen. Undersköterskor: I vilken utsträckning upplever du att du samverkar med andra yrkeskategorier? Hur mycket dubbeldokumentation förekommer idag? Här anger sjuksköterskorna en viss minskning (ej signifikant p = 0,084) medan läkarna anger att läget är oförändrat efter införande av datorjournal 2011. Sjuksköterskor: Hur mycket dubbeldokumentation förekommer idag?

7 (32) Läkare: Hur mycket dubbeldokumentation förekommer idag? Hur många timmar i snitt per dag ägnar du åt vårddokumentation? För läkarna noteras en successiv och signifikant (p = 0,002) ökning före och efter införande av datorjournal. Mellan 2007-2011 från 2,1 timme till drygt 3 timmar per dag. För sjuksköterskor ses oförändad tidsåtgång på strax över 2 timmmar per dag. Den grupp som ägnar störst antal timmar åt vårddokumentation är icke oväntat läkarsekreterare. De uppger att de använder cirka 6 timmar per dag åt vårddokumentation. Antalet timmar var minskande mellan åren 2007 till 2009 för att under 2011 åter ligga på samma nivå. Läkare: Hur många timmar i snitt per dag ägnar du åt vårddokumentation?

8 (32) Sjuksköterskor: Hur många timmar i snitt per dag ägnar du åt vårddokumentation? Läkarsekreterare: Hur många timmar i snitt per dag ägnar du åt vårddokumentation? Hur upplever du tillgängligheten till patientjournalen när du behöver den? Här noteras en positiv och signifikant (p = 0,001) upplevelse av tillgänglighet bland läkare, sjuksköterskor och läkarsekreterare efter införande av datorjournalen 2011, jämfört med tidigare. Även de andra yrkesgrupperna anger en viss förbättrad tillgänglighet, dock ej en signifikant sådan. Läkare: Hur upplever du tillgängligheten till patientjournalen när du behöver den?

9 (32) Sjuksköterskor: Hur upplever du tillgängligheten till patientjournalen när du behöver den? Läkarsekreterare: Hur upplever du tillgängligheten till patientjournalen när du behöver den? Hur överblickbar är patientjournalen i nuläget? Här kan vi notera att sjuksköterskor, läkarsekreterare och den paramedicinska gruppen upplever att datorjournalen gett dem en mer överblickbar journal. Denna förbättring är signifikant för dessa grupper (p = 0,000 / 0,017 / 0,016). Bland läkarna upplever man dock ingen förbättring i förhållande till den överblickbarhet man upplevde året innan införandet av datorjournal. I jämförelse med den upplevelse man hade av överblickbarheten 2007 och 2008 kan vi notera en försämring efter införandet av datorjournal. Bland läkarna upplevdes inte att pappersjournalen var speciellt överblickbar, och införande av datorjournal har inte givit läkargruppen en mer överblickbar journal.

10 (32) Läkare: Hur överblickbar är patientjournalen i nuläget? Sjuksköterskor: Hur överblickbar är patientjournalen i nuläget? Läkarsekreterare: Hur överblickbar är patientjournalen i nuläget?

11 (32) Paramedicinsk personal: Hur överblickbar är patientjournalen i nuläget? Hur snabbt kan du få fram relevant information ur patientjournalen? Läkarna anger en signifikant (p = 0,015) försämrad möjlighet att snabbt få fram relevant information vid användning av datorjournal jämfört med pappersjournal. Bland sjuksköterskor och läkarsekreterare är upplevelsen det omvända. De upplever att det går snabbare med datorjournalen. Även denna förändring är signifikant för sjuksköterskor (p = 0,003) och för läkarsekreterare (p = 0,026). Ingen tydlig trend ses hos övrig personal. Läkare: Hur snabbt kan du få fram relevant information ur patientjournalen?

12 (32) Sjuksköterskor: Hur snabbt kan du få fram relevant information ur patientjournalen? Läkarsekreterare: Hur snabbt kan du få fram relevant information ur patientjournalen? Hur fungerar patientjournalen idag vid rond, mottagningsarbete, efterarbete efter ronden, dokumentation och telefonrådgivning? Ingen av yrkesgrupperna upplever någon påtaglig förändring efter införande av datorjournal vid rondarbete. Däremot upplever sjuksköterskorna en signifikant förbättring vid efterarbete efter rond (p = 0,05), vid mottagningsarbete (p = 0,001), vid dokumentation (p < 0,000) och vid telefonrådgivning (p = 0,032) efter införande av datorjournalen. Även den paramedicinska gruppen upplever en förbättring men då endast vid dokumentation efter införande av datorjournal (p = 0,033). Läkarna däremot anger i stort sett oförändrad till något sämre funktionalitet vid arbete med datorjournal i ovan angivna situationer.

13 (32) Sjuksköterskor: Hur fungerar patientjournalen idag vid efterarbete efter rond? Sjuksköterskor: Hur fungerar patientjournalen idag vid mottagningsarbete? Sjuksköterskor: Hur fungerar patientjournalen idag vid dokumentation?

14 (32) Paramedicinsk personal: Hur fungerar patientjournalen idag vid dokumentation? Läkare: Hur fungerar patientjournalen idag vid rondarbete? Läkare: Hur fungerar patientjournalen idag vid efterarbete efter rond?

15 (32) Läkare: Hur fungerar patientjournalen idag vid dokumentation? Läkare: Hur fungerar patientjournalen idag vid mottagningsarbete? Hur fungerar patientjournalen idag vid läkemedelshantering? Här anger sjuksköterskorna en trend med försämring mellan 2008-2011 och för läkarnas del noteras en ännu större försämring mellan åren 2007 till 2009, dock med viss återhämtning, sannolikt efter införande av E-receptmodulen 2011. Läkemedelslistor har förts oförändrat på papper inom slutenvården under hela mätperioden.

16 (32) Sjuksköterskor: Hur fungerar patientjournalen idag vid läkemedelshantering? Läkare: Hur fungerar patientjournalen idag vid läkemedelshantering? Vid hur många tillfällen senaste veckan har du haft datorstrul? Här ses en tydlig trend för alla grupper. Antalet tillfällen med datastrul ökade väsentligt under själva införandefasen 2009 för att efter ett år efter införandet återgå till en nivå i paritet till den som fanns 2007 till 2009. Samtliga yrkesgrupper: Vid hur många tillfällen senaste veckan har du haft datorstrul?

17 (32) Hur upplever du att säkerheten kring patientjournalen är idag? Här upplever alla yrkeskategorier en förbättrad säkerhet med datorjournalen. Denna förbättring är signifikant (p 0,009) för alla yrkesgrupper förutom kanslister/assistenter. Deras upplevelse av säkerhet kring patientjournalen var högre är övriga yrkesgrupper redan tidigare vid användning av pappersjournal och har inte ökat signifikant. Samtliga yrkesgrupper: Hur upplever du att säkerheten kring patientjournalen är idag? Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation? Här anger alla yrkeskategorier förutom läkare en signifikant (p 0,029) förbättrad kvalitet vid arbete med datorjournalen. Bland läkare upplevs ingen kvalitetsförbättring, snarare en liten men ej signifikant försämring. Läkare: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation?

18 (32) Läkarsekreterare: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation? Sjuksköterskor: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation? Undersköterskor: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation?

19 (32) Paramedicinsk personal: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation? Kanslister/assistenter: Hur upplever du kvaliteten i nuvarande patientjournal vid arbete med vårddokumentation? I vilken utsträckning styr nuvarande journalsystem dina möjligheter att dokumentera? Här noteras överlag en tendens till att man upplever att datorjournalen styr möjligheter att dokumentera i högre utsträckning än tidigare. Denna tendens är signifikant endast för sjuksköterskegruppen ( p < 0,000).

20 (32) Sjuksköterskor: I vilken utsträckning styr nuvarande journalsystem dina möjligheter att dokumentera? Samtliga yrkesgrupper: I vilken utsträckning styr nuvarande journalsystem dina möjligheter att dokumentera? Styrningen kan upplevas som en hjälp eller som ett hinder vad tycker du? Sjuksköterskor upplever styrningen som positiv och denna förändring är signifikant (p = 0,002). Läkarna ser det som mer negativt.

21 (32) Sjuksköterskor: Styrningen kan upplevas som en hjälp eller som ett hinder vad tycker du? Läkare: Styrningen kan upplevas som en hjälp eller som ett hinder vad tycker du? Tror du att datorjournalen kommer att bli bra i slutänden? Här noteras att alla yrkeskategorier förutom läkare har haft och har en positiv tilltro till att datorjournalen kommer att bli bra i slutänden. Läkarna avviker på så sätt att deras tilltro till en bra datajournal i slutänden varit lägre under hela mätperioden och sjunkit signifikant efter införandet (p = 0,002).

22 (32) Samtliga yrkesgrupper: Tror du att datorjournalen kommer att bli bra i slutänden? Läkare: Tror du att datorjournalen kommer att bli bra i slutänden? Har du tillgång till dator när du behöver det? Här anges generellt en god tillgång på datorer för alla, även om trenden är vikande. Samtliga yrkesgrupper: Har du tillgång till dator när du behöver det?

23 (32) Hur många timmar i genomsnitt per dag arbetar du med datorn? Mellan 2007-2011 noteras: Läkare från 2,5 till drygt 4 timmar per dag. En signifikant ökning (p < 0,000). Sjuksköterskor nästan 3 timmar per dag oförändrat under perioden. Undersköterskor från 2,5 till drygt 2 timmar per dag Paramedicinska gruppen cirka 3 timmar per dag oförändrat under perioden Läkarsekreterare cirka 6,5 timme per dag oförändrat under perioden Kanslister/assistenter 3-4 timmar per dag oförändrat under perioden Läkare: Hur många timmar i genomsnitt per dag arbetar du med datorn? Upplever du fysiska besvär i samband med datoranvändningen? Här anges generellt inte några större bekymmer och detta ändras heller inte under mätperioden. Avviker från detta mönster gör läkarsekreterare som rapporterar en signifikant (p = 0,047) ökad grad av besvär i samband med datoranvändning efter införande av datorjournal. Läkarsekreterare: Upplever du fysiska besvär i samband med datoranvändningen?

24 (32) Hur upplever du att ditt möte med patienten påverkas av att vi datoriserar journalen? Här anges inga påtaglig förändringar inom någon yrkesgrupp. Psykiskt symtomindex Här anges generellt en god nivå under hela mätperioden för alla yrkesgrupper även om en viss försämring av index sågs för gruppen kanslister/assistenter inför införandefasen. Efter införandet 2011 återgick nivån till var den var 2007. Kanslister/assistenter: Psykiskt symtomindex Samtliga yrkesgrupper: Psykiskt symtomindex Efter införande av datorjournal 2010 kompletterades enkäten med en ny dimension i form av ett påstående som man fick ta ställning till: - Den datajournal vi har infört har blivit mycket bra. Vi kan se en tydlig skillnad i vilken mån läkargruppen håller med om detta påstående och övriga yrkeskategorier. Läkarna tycker inte att den datorjournal som införts har blivit bra så här långt. Övriga yrkeskategorier tycker det i relativt stor utsträckning.

25 (32) Läkare: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra. Sjuksköterskor: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra. Undersköterskor: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra.

26 (32) Paramedicinsk personal: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra. Kanslister/assistenter: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra. Läkarsekreterare: Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra.

27 (32) Sammanfattning Resultaten visar att vårt införande av datorjournal inte påverkat den psykiska arbetsmiljön nämnvärt. Den har under hela införandeprocessen angetts som god. Vad gäller den fysiska arbetsmiljön har den varit generellt god men från läkarsekreterarna rapporteras signifikant ökade grad av fysiska besvär i samband med datoranvändning efter införande av datorjournal (p = 0,047). Mängden upplevt datastrul var hög i början men har gått ner efter ett år. Totalt sett är vårdpersonalen nöjdare med datorjournalen än med pappersjournalen. Man upplever att datorjournalen är mer överblickbar, funktionell och att informationen är mer lättillgänglig. Generellt sätt är sjuksköterskorna mest nöjda men även övrig vårdpersonal. Läkarna däremot upplever en försämring av funktionaliteten med försämrad överblickbarhet och försämrad möjlighet att söka och hitta information. Mätningarna visar att det finns en hög tilltro till att datorjournalen skall bli bra i slutänden. Läkarna däremot har angett en relativt hög tilltro vid första mätningen som sedan visat en klar sjunkande trend. På frågan Den datorjournal vi har infört har blivit mycket bra? anger läkarna en betydligt mer negativ hållning jämfört med övriga personalkategorier. Det finns en god tillgång på datorer när man behöver dem men en försämring ses efter datorjournalinförandet. Vi kan konstatera att man sitter mycket framför datorn i sjukvården. För sjuksköterskor cirka 1/3 av arbetstiden och för läkarna cirka halva arbetstiden. För läkarna har tiden man tillbringar framför dator ökat från 2,5 timme till drygt 4 timmar per dag mellan 2007 2011 (p = 0,000). Totalt sett noteras att läkarnas rapporterade arbetstid för vårddokumentation ökat med cirka 1 timme mellan 2007-2011. Dessutom rapporterar de en ökning av arbetstiden för vårddokumentation före och efter införandet av datorjournal (p = 0,002 ). Diskussion Införande av datorjournal är en stor genomgripande förändring på en klinik som Medicinska kliniken med ca 340 medarbetare. Generellt sätt upplevde vi att införandet gick relativt lätt och smidigt även om en hel del datastrul förekom i början. Datorerna och systemet segade och låg tidvis nere. Trots detta fanns det gott humör och alla tog det hela med jämnmod vilket också speglas i enkätsvaren vad gäller upplevd symtomindex för psykisk hälsa där nivån under hela perioden låg oförändrat högt även om en försämring noterades för kanslister och assistenter under själva införandefasen. För läkarsekreterarna noterades ökade fysiska besvär i samband med datoranvändning efter införandet. Dessa mätningar pekar på att sjuksköterskor generellt sett är den mest nöjda gruppen av användare. Läkarna sitter mer av sin tid framför datorn men det kan uppfattas som en naturlig följd av att vi övergått från papper till digital journal. Läkarna tycks som grupp

28 (32) uppleva en försämring av journalen som verktyg och det förefaller som deras tid för vårddokumentation ökat med införande av datorjournal, närmare 1 timme per dag och det kan tyckas anmärkningsvärt. Man kan ställa sig flera frågor utifrån dessa mätningar: För vem konstruerar/designar vi datorjournalen egentligen? Hur stort är läkarnas inflytande för att utformningen av journalen skall bli funktionell även för deras profession? Hur säkerställer man läkares engagemang i framtagande och utvecklingen av de datorsystem de ska arbeta i? Hur utnyttjar vi läkarresurserna om de nu sitter mer bundna vid en dator med ett subjektivt upplevt försämrat verktyg. Målet är ju att de som andra yrkesgrupper i större utsträckning ska kunna verka i vården jämfört med tidigare och ha tillgång till verktyg som underlättar arbetet. Att läkarna efter datorjournalsinförande ägnar en timme mer åt vårddokumentation per dag är anmärkningsvärt och kan vara tankeväckande. På Medicinska kliniken med ett 60-tal läkare motsvarar detta närmare 1,5 läkartjänst.

29 (32) Bilaga Djupintervju av ett antal läkare som använder datorjournalen inom Medicinska kliniken USÖ. Känner du igen dig i den bild vi fått fram via enkäten? Flera av läkarna känner igen sig i den bild vi fått fram via enkäten men inte alla. Vad kan det bero på? Vana vid olika datorjournalsystem? Arbetat länge med datorer och har datorvana? Attitydfråga? Vi är olika och tar åt oss nya saker på olika sätt. Det finns en paradox i enkätsvaren. Läkarna säger att de inte använder någon annan yrkeskategoris dokumentation, att de väljer att bara se läkardokumentationen. Samtidigt har de åsikt att det förekommer mycket dubbeldokumentation. Tidigare var sköterskeanteckningarna skrivna för hand på rapportbladet läste läkarna dessa då? Tveksamt och bara i speciella fall uttrycker de vi intervjuat. Är det ovana att se andra kategoriers anteckningar bland sina egna? Några hade åsikt att under ett vårdtillfälle har dubbeldokumentationen minskat för att man ser varandras anteckningar men över tid så har inte dubbeldokumentationen minskat. Dubbeldokumentation förekommer inte bara mellan yrkeskategorierna utan även inom samma yrkeskategori. Olika eller samma läkare upprepar samma sak flera gånger. Några av de vi intervjuat önskar en inställning där man bara ser läkaranteckningar direkt när man loggar in. Då kan man själv göra aktivt val om man vill se fler kategoriers anteckning. Dock verkar det vara lite olika beroende på olika situationer. Exempelvis när man arbetar på diabetesmottagningen vill läkaren se sköterskedokumentationen. På akutvårdsavdelningen där det är snabba vårdtillfällen kan det vara så att om patienten sökt för bröstsmärta och kommit in under kvällen så vill läkaren på morgonen se om patienten haft ont under natten då läser läkaren sköterskeanteckningen. Om man däremot ska ronda på akutvårdsavdelningen en helg så vill man bara se läkaranteckningar. Har det hänt något speciellt så berättar sköterskan. Någon uttryckte att på min egen avdelning klickar jag alltid bort sköterskeanteckningarna för jag känner patienterna och sköterskan berättar om det hänt något, däremot om jag arbetar på akutvårdsavdelningen en vecka så går jag igenom senaste anteckningarna som då ofta är sköterskeanteckningar. Genomgående verkar det vara så att man nog mer klickar bort sköterskeanteckningarna än tar fram dessa. Någon uttryckte att om läkardokumentationen är bra så behöver man inte läsa andra kategoriers anteckningar. En åsikt är att det är för mycket information i sköterskeanteckningarna som inte är relevant för läkare och när det står något relevant så missas det. Sköterskorna använder mer journalen som överrapportering mellan passen.

30 (32) Bakomliggande orsaker som kan förklara läkargruppens resultat? Sköterskorna har ett snävare perspektiv, de arbetar mest med patienten här och nu och detta stödjer datorjournalen bra. De tycker att överblickbarheten är god ur deras perspektiv. Läkarna behöver hela journalen, hela historien, andra klinikers dokumentation, anteckningar från vårdcentral med mera för att kunna fatta rätt beslut om patienten. Här och nu hittar man rätt snabbt men svårt med hur det var för 10 år sedan. När vi hade pappersjournal beställde läkaren fram det man behövde, nu får man själv leta fram det man behöver i datorn. Arbetet upplevs som väldigt splittrat och inte överblickbart. Mycket tid ägnas åt att söka information och du måste trycka på många ställen för att förvissa dig om att du har tittat på allt. Du plockar fram information, läser och lägger tillbaka. Hade du pappersjournal kunde du lägga ut papper på bordet och snabbt få en bra överblick. Nu måste du lära dig var du ska leta och det tar lite tid. Dock är det så att det finns gamla informationsställen och nya informationsställen och de gamla blir mer och mer inaktuella. Med tiden blir detta en positiv effekt då det mesta finns på ett ställe. Dit har vi dock inte kommit ännu. Journalen upplevs som ologiskt uppbyggd. Svårt att introducera och lära nya doktorer. Några åsikter är plottriga menyer, liten smal menyrad, designen är klumpig, krångligt att hitta och leta, lätt att missa något, sorteringsmöjligheter saknas, det är färdigsorterat från början på ett sätt som inte önskas, plottrigt, finns ingen enhetlighet, Diktafon ej integrerat med mera. Några använder fortfarande menyn Läsa Journal Infomedix på grund av att det går snabbare. Dock finns det även åsikter att man tycker det är lättare att få fram information ur datorjournalen bara man lär sig var och hur man ska leta. Handlar det återigen om datorvana? Behövs en utbildningsinsats och genomgång? Hur kan man se journalen som ett verktyg? Man kan redan idag jobba med delade fönster. Är det en utbildningsfråga hur vi ska använda journalen? I dagens samhälle förväntar vi oss snabbare och mer information men det kan också bli för mycket information. På akuten kan det ibland upplevas att det finns för mycket information, du måste hinna träffa patienten också! Två saker som återkommer i alla intervjuer är Medicinska Basuppgifter och Viktiga Medicinska Fakta (VMF). Medicinska Basuppgifter fungerar inte bra idag då alla kliniker inte använder dessa på samma sätt och de ser inte lika ut. Därför används de inte konsekvent. Här borde finnas en stor vinst att göra om man kan få dessa att fungera för alla. De ska ligga överst och komma upp automatiskt när du öppnar journalen. VMF upplevs inte heller fungera tillfredsställande. Allergier står i journaltexten och inte under VMF. Detta kan delvis bero på rutiner på kliniken men det råder också en del oklarheter i hur man ska dokumentera under VMF. Att dessa två viktiga funktioner inte fungerar upplevs som ett stort patientsäkerhetsproblem.

31 (32) Journalen fungerar olika bra i olika situationer och en situation som upplevs som ett problem är ronden. Under ronden tar det mycket tid. Det finns inget bra stöd för rond i datorjournalen och det saknas en rondvy. Det är osmidigt för de flesta har inte med sig datorn runt. Man måste ha bestämt sig innan man går runt till patienterna och veta hur proverna var. Kommer man på något under ronden får man gå tillbaka till datorn och läsa. Några läser på alla patienter samtidigt och några läser på och går runt till några patienter åt gången. De bärbara datorerna på avdelningarna fungerar inte heller bra. Det är så segt att ta med sig datorn så det är inte mycket värt. Den hänger sig ofta och är ofta urladdad. Om den inte är påslagen eller inloggad så upplevs att det tar för lång tid att göra detta under ronden. Här finns uppenbarligen mycket att jobba med. Bärbara datorer måste fungera när vi får läkemedel i datorn. Konsultremissen i datorn vore bra och efterfrågas. Har du en fungerande bärbar dator med dig vid ronden kan du göra mycket parallellt under ronden. Du kan ägna mer tid åt patienten istället för att skynda tillbaka till datorn. Tidsaspekten har diskuterats. Vi använder datorn till att söka mer information. Upplevs det som en kvalitetsförbättring? Nej, mycket väntetid när man inte producerar och bara sitter och väntar, mycket onödig tid. Läser vi mer på grund av att det finns tillgängligt? Signeringen är väldigt tidsödande (lite bättre nu). Själva dikterandet tar inte längre tid. Flera av de intervjuade läkarna känner inte igen synpunkten att tiden för vårddokumentation ökat. Frågan är vad man lägger in i ordet vårddokumentation. Dikteringen är ingen skillnad. Idag används datorjournalen till väldigt mycket; du har telefontid, kontrollerar blodsockervärden, kontrollerar labbvärden, läser och besvarar internmeddelanden, arbetar med textjournalen, signering av journaltext och RoS, dikterar. Förut gjordes inte allt detta på en gång i samma system.var det så att den tiden som läkarna idag lägger på vårddokumentation utfördes av flera andra personer som exempelvis letade journal, plockade fram provsvar med mera? En åsikt som flera uttryckt är att den negativa inställningen till hela KP speglar alla svar i enkäten. Hur kan vi förbättra nuvarande datorjournal utifrån ett läkarperspektiv? Har läkarnas behov och önskemål inte varit med i processen när man skapade/inköpte journalen?. För vem har man gjort journalen? Upplevelsen är genomgående från de intervjuade att kliniken har framfört synpunkter men att vi har haft svårt att nå fram och fått gehör. Var tar synpunkterna vägen och vem prioriterar alla inkomna önskemål? Är det fel personer som prioriterar? Är det en kostnadsfråga? Organisationen kring införandet har också upplevts som otydlig. Sjukhuset hade låg profil och det saknades beslut om gemensamma rutiner mellan klinikerna. Kliniken tog initiativ och fick gehör från andra kliniker gällande många rutiner. Hösten 2011 har det startats en IT-grupp på USÖ men innan dess har det varit lite av ett vakuum kring ITfrågor.

32 (32) Olika personalkategorier använder journalen på olika sätt och har användning för olika menyer och sammanställningar. Smarta arbetssätt måste gå fram till de som arbetar med journalen. Några saker som måste förbättras som de intervjuade tagit upp är följande: - Segheten. Systemet måste bli snabbare - Mer översiktligt och lättare att hitta - Bättre möjlighet till sortering av anteckningar - Medicinska basuppgifter ska vara samma för alla och alltid synas - VMF måste förbättras - Möjlighet till förvalt filter på yrkeskategori - Möjlighet till personliga inställningar som ligger kvar - Daganteckningar från föregående vårdtillfälle ska packas ihop när vårdtillfället är avslutat - Sammanställningen/texten ska komma upp först istället för listan. - Förenkla hanteringen av Listning och Registrering ingen av de intervjuade har förstått dessa inställningar! Med utbildningsinsats och enklare förbättringar så skulle siffrorna gå upp. Journalen är i grunden bra. Roligt på jobbet överväger struligheten med journalen! Väldigt bra med recept i datorn. Det är ändå skönt att ha datorjournal! POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX ORG.NR PLUSGIRO Universitetssjukhus Södra Grev Rosengatan 019-602 10 00 019-602 12 89 232100-0164 122500-2 Örebro 701 85 Örebro Örebro E-POST medicinkliniken.uso@orebroll.s INTERNET www.orebroll.se/uso/medicin