REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av interna kontrollen. Handikappförvaltningen Anita Andersson.

Relevanta dokument
REVISIONSRAPPORT. Interna kontrollen. Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Anita Andersson Leif Johansson

Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Varberg

Granskning av interna kontrollen

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

REVISIONSRAPPORT. Granskning av den interna kontrollen. Leif Johansson. Primärvårdsnämnden i Laholm

Granskning av leverantörsfakturor

Tjänsteskrivelse. Revisorernas granskning av den interna kontrollen, Landstinget Halland

REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av förrådsverksamheten. Servicenämnden Leif Johansson

Granskning av interna kontrollen Styrelsen för Landstingsservice

Intern kontroll avseende fakturahantering

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Attestreglemente. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning

Granskning av interna kontrollen Servicenämnden

Intern kontroll och attester

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

Region Skåne Granskning av sakattest vid inköp

System och rutiner 2009

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige , 81

Tillämpningsanvisning

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

ATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning

Granskning av utbetalningar

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner

Svedala Kommuns 4:16 Författningssamling 1(6)

Granskning av upphandling av utrustning Länssjukhuset i Halmstad

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

Granskning av interna kontrollrutiner Sjukhuset i Varberg

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Revisionsrapport

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Verifikationsgranskning

Revisionsrapport. Karlstads kommun. Granskning av leverantörsfakturor och förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Härnösands kommun

Reglemente för attest

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Handläggare Datum Diarienummer

Trelleborgs kommun Revisorerna

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2013 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Granskning av förrådsverksamheten. Teknik- och fritidsnämnden

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Attestreglemente för Tierps kommun

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Granskning av utbetalningar

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson

Granskning av hur fakturor kontrolleras

Granskning av kontanthanteringen vid café- och restaurangverksamheten Servicenämnden

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE53 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Kommunal Författningssamling

Revisionsrapport. Kontantkassor. Gällivare kommun. Februari Hans Forsström, certifierad kommunal revisor

REVISIONSRAPPORT. Intern kontroll avseende efterlevnad av redovisningslagen fakturahantering. Granskning av. Vallentuna kommun.

Attestreglemente för Region Skåne

Intern kontroll granskning av förrådsverksamheten. Landstingsservice Landstinget Halland. Mars 2011 Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

Uppföljning av granskning av användning av bemanningsföretag i Närsjukvården

Attestreglemente. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. att anta attestreglemente enligt bilaga.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Granskning av inköpskort, uppföljning. Halmstads kommun. Revisionsrapport. Februari Kerstin Sikander Carl-Magnus Stensson

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Attestreglemente Regler för kontroll av verifikationer

Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Attestordning för Region Halland

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS )

Granskning av anläggningsregistret, Region Halland

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2013 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION PRIMÄRVÅRDEN

UaFS 14/ Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

REVISIONSRAPPORT. Rutiner kring personaladministrativa systemet Respons. Granskning av. Landstinget Halland. Maj 2003

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2015 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Granskning av ersättning till privata vårdgivare

LS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund

Transkript:

REVISIONSRAPPORT Granskning av interna kontrollen Handikappförvaltningen Landstinget Halland 2005-10-03 Anita Andersson Leif Johansson

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 1. Uppdrag...3 2. Syfte och metod...3 3. Allmänt om intern kontroll...3 4. Attest och utanordning...4 4.1 Attestreglemente och attestförteckning...4 4.2 Registrering och utanordning...5 4.3 Leverantörsfakturor...5 5. Faktureringsrutiner...6 6. Kassa- och redovisningsrutiner...6 6.1 Allmänt...6 7. Förrådshantering...6 7.1 Allmänt...6 7.2 Förrådssystem...7 7.3 Beställningsrutiner...7 8. Inventarieförteckningar datorer...8 8.1 Aktuell inventarieförteckning...8 8.2 Utrangering...8 2

1. Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid Handikappförvaltningen. Ansvarig nämnd är länssjukvårdsnämden. 2. Syfte och metod Syftet har varit att bedöma ifall ett urval av ekonomiska rutiner inom förvaltningens ansvarsområde fungerar på ett tillfredsställande sätt. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade attestrutiner? Finns aktuella attestförteckningar? Tillämpas dessa? - Faktureringsrutiner; dokumentation och ändamålsenlighet. - Är rutinen för betalning av leverantörsfakturor ändamålsenlig och säker? - Är rutinen för kontanthantering ändamålsenlig och säker? Vilka kontroller sker på förvaltningen? - Stickprovskontroll av en månads verifikationer för 1:a halvåret 2005. - Inventarieförteckning datorer? Vilka uppgifter finns och är förteckningarna kompletta? - Vilka rutiner gäller för utrangering av datorer, finns förteckning? Vi har genomfört intervjuer med ansvarig ekonom och assistenter på förvaltningen. Vidare har vi granskat ca 700 verifikationer. Vi har också granskat BMS- och förskottskassor samt förråden av hörhjälpmedel. 3. Allmänt om intern kontroll Varje nämnd har enligt kommunallagen, 6 kap 7, ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Varje nämnd har därmed 3

ansvar för att utforma och utföra den interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Den interna kontrollen skall på ett effektivt och rationellt sätt garantera en tillförlitlig och säker redovisning. Med tillförlitlig och säker redovisning avses att: - system och rutiner är utformade så att eventuella felrisker är eliminerade - transaktionerna/verifikationerna är fullständiga, dvs följer gällande regler och god redovisningssed - transaktionerna tillhör nämndens verksamhet - det finns substans i varje enskild transaktion Det är väsentligt att det interna kontrollsystemet upplevs som tydligt, lättillgängligt och praktiskt tillämpbart för dem som är berörda. 4. Attest och utanordning 4.1 Attestreglemente och attestförteckning Landstingets attest- och utanordningsreglemente har tillsammans med övriga anvisningar och policydokument i ekonomihandboken angående betalning av leverantörsfakturor varit grundläggande för granskningen. Vi bedömer att landstingets attestreglemente och övriga tillämpningsanvisningar är väl anpassade till de krav som kan ställas avseende god intern kontroll. Enligt reglementet skall varje nämnd årligen utse en eller flera huvudattestanter samt ersättare för dessa. 4

Länssjukvårdsnämnden har antagit förteckning över huvudattestanter och ersättare för år 2005. Namnteckningsprov finns. 4.2 Registrering och utanordning En del av fakturorna kommer till de olika ansvarsenheterna ute i länet men huvuddelen skickas till kansliet där ankomststämpling och registrering sker. Fakturorna skickas därefter ut till respektive enhet för attest, kontroll och kontering. Två personer har rätt att utanordna. Behörighetsattest görs av den person som registrerar fakturorna. Ankommande fakturor registreras ofta för betalning 30 dagar efter fakturadagen. Landstinget betalar normalt alla leverantörsfakturor, med några få undantag, 30 dagar efter fakturans ankomstdag. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen 2005-10-03. Vår bedömning är att förvaltningens rutiner för registrering och utanordning av fakturor fungerar på ett tillfredställande sätt. 4.3 Leverantörsfakturor Vi har granskat verifikationsmaterialet för mars månad 2005. Överlag håller det granskade materialet en god kvalitet. Vi vill dock framhålla att för flera tjänster bl a regionvård, rekreationer och ortopedhjälpmedel attesteras varan emottagen/prestationen utförd av anställd på kansliet som ej har möjlighet att verifiera mottagandet. Attest sker ofta med en remiss som underlag. Vår bedömning är att detta inte är tillfredsställande. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen 2005-10-03. 5

5. Faktureringsrutiner Under 2004 uppgick den externa faktureringen till knappt 1,7 mnkr. Faktureringar görs av bl a kostnader för hörapparater (utomlänspatienter), installationer av hörslingor och teckenspråksutbildningar. Fakturering sker löpande och utan dröjsmål. 6. Kassa- och redovisningsrutiner 6.1 Allmänt Vi har gjort en genomgång av förvaltningens kontroll- och uppföljningsrutiner för BMS- och förskottskassor. Vi har besökt totalt tre enheter, två inom hörselvården och en inom habiliteringen. Kansliet gör avstämning av inbetalda dagskassor 2-3 gånger per månad. Vi kan konstatera att de granskade enheterna har ändamålsenliga kassa- och redovisningsrutiner. En av enheterna saknade dock kassaskåp för förvaring av växel- och dagskassor. För att säkerställa en god intern kontroll bör förvaltningen gå igenom kassa- och redovisningsrutinerna ute på respektive basenhet minst en gång per år. Åtgärder kommer att vidtas enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen 2005-10-03. 7. Förrådshantering 7.1 Allmänt Syncentralen har två förråd; i Halmstad och Kungsbacka. Totalt förrådsvärde per 2004-12-31 var ca 600-700 tkr. 6

Hörselvården har förråd i söder (Halmstad och Falkenberg) och i norr (Varberg och Kungsbacka). Totalt förrådsvärde per 2004-12-31 var 3,5 mnkr. Alla förrådsinköp sker via huvudförrådet i Halmstad. Närförråd finns dessutom i Varberg, Kungsbacka och Falkenberg. Laholm och Hylte sköts via Halmstad. Rutinerna för förrådshantering är dokumenterade. 7.2 Förrådssystem Förvaltningen använder sig av Audit Base som är ett system för hörselvården. Förvaltningen utnyttjar dels ett förrådssystem för hörapparater och tekniska hjälpmedel samt ett system för hörselmätningar. Det finns i huvudsak fyra fabrikanter av hörapparater. Landstinget Halland har avtal med dessa leverantörer tillsammans med landstingen i Kronoberg och Blekinge. Manuell inventering sker fyra gånger per år för närvarande. Aktuellt inköpspris används. Omsättningshastigheten är relativt hög varför artiklarna inte blir liggande mer än en kortare tid. Vidare finns ett förråd av småkomponenter av mindre värde. 7.3 Beställningsrutiner En administratör på hörselvården svarar för beställning hos leverantörerna. Mottagningsattest görs av den som beställt varorna. Huvudattest görs av avdelningschef. Den person som beställer artiklarna svarar även för mottagningsattest. Denna funktion bör skötas av olika personer alternativt bör stickprov tas på gjorda beställningar innan huvudattest. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen 2005-10-03. 7

8. Inventarieförteckningar datorer 8.1 Aktuell inventarieförteckning Alla inköp av utrustning och apparatur registreras oavsett belopp. Förteckning finns över samtliga datorer som tillhör Handikappförvaltningen. Uppgifter finns ute på basenheterna om bl a placering, datorernas fabrikat, tillverkningsnummer, avskrivningstid, verifikationsnummer, anskaffningsår och pris. Samtliga datorer är stöldmärkta. Vi har på ett par enheter gjort stickprovskontroller av förtecknade datorer. Samtliga uppgifter enligt ovan fanns registrerade i mycket bra och överskådliga förteckningar över så väl tidigare inköpta som nyinköpta datorer. 8.2 Utrangering Dokumenterade rutiner för utrangering av datorer finns. I samband med kassation överförs utrustningen till ett s k kassationsregister. Överbliven utrustning som bedöms vara användbar skall erbjudas annan verksamhet vid förvaltningen innan kassation. Kasserad och rensad utrustning lämnas till Landstingsservice. 8