LANDSTINGET KRONOBERG RAPPORT ÖVER INTERN KONTROLL Revisionens omfattning och inriktning Revisionen av Landstinget Kronobergs verksamhet har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och Landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Revisionen har som mål att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i Landstingets verksamhet. Kontroll över bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt, omfattar de delar i organisationens organisation och rutiner som säkerställer; att redovisningen blir riktig och fullständig, samt att organisationens resurser inom ramen för befintlig lagstiftning, förordningar och direktiv disponeras i enlighet med ledningens intentioner. Ett väl fungerande internkontrollsystem minskar risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel förorsakar förlust för organisationen. En riktig och fullständig redovisning är en förutsättning för god planering och kontroll inom organisationen. God intern kontroll uppnås genom en lämplig kombination av generella kontroller, till exempel ansvars- och arbetsfördelning samt skydd mot obehörig åtkomst av register, och olika rutinorienterade kontroller, det vill säga kontrollmoment inlagda i system och rutiner. Årets granskning Revisionen har planerats i samråd med Landstingets förtroendevalda revisorer. För att säkerställa att redovisningen blir riktig och fullständig, att resurser inte används på ett felaktigt sätt, samt att redovisningen sköts på ett sätt som främjar god planering och kontroll, har följande områden ingått i 2000 års granskning av den interna kontrollen; Efterlevnad av inköpspolicy samt uppföljning av attestreglemente, ansvar och befogenheter och arbete med en ny ekonomihandbok. Anläggningsregister. En granskning av registret, av rutiner för avskrivningar samt efterlevnad av Landstingets regler och rutiner för aktivering. Leverantörsreskontra. En granskning av registret och dess uppgifter. Löpande redovisning, med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter. Personaladministration. Kontroll av efterlevnad av regler och rutiner, frånvaro- och närvarorapportering samt riktigheten i utbetalningar.
Granskningens genomförande Granskningen har utförts i överensstämmelse med god revisionssed. Inledningsvis har Landstingets huvudbok, leverantörsreskontra samt lönesystem i likhet med tidigare år, behandlats via våra analytiska dataverktyg. Verktygen ger oss på ett effektivt sätt en statistisk översiktsbild av transaktionernas struktur, rörelse och omfattning. År 2000 har även anläggningsregistret analyserats på samma sätt. Med denna översikt som grund, valdes de stickprov ut som följdes upp på respektive förvaltning. Uppföljningen gjordes dels genom kontroll av underlag, dels genom intervjuer med berörd personal på ekonomi- och lönesektionen. Även personal på inköpsavdelningen och enheten för kulturbidrag intervjuades. I denna rapport redovisas generella iakttagelser och bedömningar inom granskningen. I det fall speciella kommentarer krävts avseende enskild förvaltning, redovisas detta i samband med rapporten avseende granskningen av bokslutet år 2000. Resultat av granskningen Nedan presenteras kortfattat de iakttagelser och anmärkningar som gjorts vid årets granskning av den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg. Årets granskning har funnit brister i efterlevnad av inköpspolicy, förvaltningarna upphandlar fortfarande högre värden än vad policyn tillåter. Brister har uppmärksammats gällande upphandlingsskyldighet. Revisionen har funnit fall där ingen upphandling gjorts, men där Lagen om offentlig upphandling (1992:1528) föreskriver att så skall ske. Avtal formuleras ofta av personer utan juridisk kompetens. Till exempel hanterar nuvarande avtal med privatläkare endast den ekonomiska ersättningen och inte frågor såsom ansvar och skadestånd. Vidare finns inte samtliga gällande avtal för Landstinget Kronoberg samlat på ett och samma ställe. Den interna kontrollen över utbetalning av bidrag till regionala organisationer skulle kunna ges en översyn. Osäkerhet finns idag huruvida kontrollen är tillfredsställande. Avsaknaden av en gemensam ekonomihandbok märks tydligt i organisationen. Pilotprojekt gällande elektronisk handel pågår, trots bristande samordning samt en oklar struktur över hur inköp skall hanteras. Det är av yttersta vikt att Landstinget först kommer tillrätta med samtliga oklarheter, innan man tittar på eventuella systemlösningar. Oklarheter råder fortfarande kring redovisning av inventarier. Landstinget har inte lyckats förmedla gällande rutiner och regler till samtliga berörda.
Granskningen av leverantörsreskontran har visat på en stor mängd registrerade leverantörer, leverantörer utan uppgift om organisationsnummer och innehav av F-skatt. Vidare har granskning visat att situationen med en stor mängd fakturor med mycket små belopp kvarstår. Revisionen har funnit brister i hantering av sekretessuppgifter, gällande framförallt laboratorieanalyser och liknande. Såväl namn som personnummer finns ofta angivet bland räkenskapsmaterialet, vilka är offentliga handlingar. Lönelistor, vilka är underlag för utbetalning, attesteras inte av behörig person. Det finns således en risk att obehöriga personer kan erhålla utbetalningar från Landstinget. Som tidigare uppmärksammats, har revisionen kunnat konstatera att PA-systemet fortfarande har en svaghet då det tillåter registrering av flera arvoden på samma dag. En allmänt god ordning och reda föreligger överlag inom landstingets olika redovisningsenheter. Efter genomförd granskning vill vi även i år tacka landstingets personal som med stort intresse och engagemang biträtt och underlättat vårt arbete. Rapportens uppbyggnad Inledningsvis presenteras de iakttagelser och synpunkter som gjorts vid årets granskning. Efter varje enskilt område följer de rekommendationer till åtgärder som revisionen lämnar till Landstinget Kronoberg.
Iakttagelser, synpunkter och rekommendationer till åtgärder Ansvar och befogenheter Inköpspolicy och avtalshantering I föregående års granskning uppmärksammades att Landstingets inköpspolicy inte alltid efterlevs. I svar från Landstingsstyrelsen uppges att man skall se över denna policy. Revisionen har inte sett några effekter av detta i årets granskning. Oklarheterna kring upphandling och avtal är fortfarande många. Enligt lagen om offentlig upphandling (1992:1528) skall hälso- och sjukvårdtjänster vara föremål för förenklad upphandling, oavsett värde. Direktupphandling får endast ske vid låga värden eller om det finns synnerliga skäl. Inom Landstinget idag köps tjänster från privatpraktiserande läkare, utan någon förestående upphandling. Avtal utformas av personer utan någon juridisk kompetens. Osäkerheten kring avtalen är stor och förvaltningarna har efterlyst standardavtal eller andra riktlinjer. Nuvarande avtal hanterar endast den ekonomiska ersättningen, inte ansvar för kompetens, ansvarsförsäkringar, skadestånd, sekretess, journalarbete mm. En högre grad av delegering av upphandling och avtalsformulering till inköpsavdelningen borde eftersträvas för att undvika att undermåliga avtal tecknas, vilket kan leda till skada för Landstinget Kronoberg. De analyser som genomförts av leverantörsreskontran visar på cirka 110 leverantörer som borde ha varit föremål för upphandling, offentlig eller förenklad. Vid förfrågan fanns flera leverantörer för vilka Landstingets inköpsavdelning inte kände till om upphandling skett eller avtal fanns, trots värden överstigande tröskelbelopp för offentlig upphandling. I några fall har revisionen funnit konkreta fall som borde ha varit föremål för offentlig upphandling, men där detta inte skett. I årets granskning har revisionen upplevt det som mycket svårt att få en samlad bild av gjorda upphandlingar och gällande avtal, eftersom det inte finns någon central samordning på detta område. Ansvar, befogenheter och attestreglemente Landstinget Kronoberg har under 2000 antagit ett nytt attestreglemente. Detta följs i stort, men vissa brister förekommer fortfarande. Det gäller framförallt inaktuella attestlistor, i några fall saknas attest, eller är attesterad av obehörig person. Revisionen vill lyfta fram att enligt Landstingets gällande delegationsbestämmelser, är godkänd budget det enda som begränsar attesträtt vad gäller kostnader för den löpande driften. Detta innebär att klinikchef eller motsvarande budgetansvarig har oinskränkta inköpsbefogenheter så länge man håller sig inom budgetramarna. Vid inköp som betingar större värden borde attesten kompletteras, detta för att minska risken för mindre lämplig resursanvändning. Vidare har revisionen tidigare påpekat att attestreglementet bör kompletteras med ett inköpsreglemente samt beloppsmässiga instruktioner.
Landstinget Kronoberg ger ekonomiskt bidrag till olika regionala verksamheter, som till exempel politiska organisationer, ungdoms-, utbildnings- och kulturorganisationer. De första nio månaderna under 2000 var bidragens storlek cirka 37 Mkr. Landstingets kontroll över utbetalningarna erhålls genom den av organisationen själv valda revisorns granskning. Detta kan leda till att bidragen får felaktig omfattning och att de ej används ändamålsenligt. Ekonomihandbok Arbetet med den nya ekonomihandboken har inte fortskridit i den takt som planerats, till följd av personalförändringar. Förvaltningarna är i mycket stort behov av regler och rutinbeskrivningar gällande redovisningsprinciper. Övriga iakttagelser Inom Landstinget pågår för tillfället två pilotprojekt med elektronisk handel. Enligt uppgift finns det idag ingen tydlig samordnande funktion som leder dessa projekt. Vidare finns ingen avsatt tid för projekten, utan man arbetar med detta på lediga stunder. Innan den elektroniska handeln börjar användas, finns det några problemområden som måste lösas först, för att handeln skall bli effektiv. Den stora mängden fakturor med mindre belopp (se avsnittet leverantörsreskontran) som identifierats vid tidigare års granskningar får stora ekonomiska följder vid införandet av elektronisk handel. Detta eftersom varje faktura har en relativt stor administrationsavgift från systemleverantören kopplad till sig. Vidare måste alla de oklarheter som nämnts under avsnitt Inköpspolicy och avtalshantering och Ansvar, befogenheter och attestreglemente klargöras, för att ett projekt med så långt gående konsekvenser som elektronisk handel innebär, skall lyckas. Om man till exempel inte från början har mycket klara rutiner för inköp och att dessa görs av inköpsansvariga med rätt behörigheter, kan kostnaderna i samband med felaktiga inköp bli stora. Rekommendationer Årets granskning av inköpspolicy har visat att brister finns i efterlevnad av inköpspolicy och avtalshantering. Upphandling och formulering av avtal samt dess hantering måste skärpas. Som ett led i detta arbete, rekommenderar revisionen en total genomsyn av organisationen kring inköpsfunktionen, framförallt samordning av denna, i syfte att ge inköpsavdelningen ett utökat ansvar och tydligare roll vid upphandling, inköp samt avtalshantering. Landstinget bör tillse att tillräckliga resurser avsätts för detta ändamål. Ramavtal som Landstinget Kronoberg har träffat bör finnas samlade och lättillgängliga för all personal. Nuvarande attestreglemente som är uppbyggt på bas- och delenhetsnivå borde kompletteras med beloppsmässiga instruktioner. Som ett led i att öka Landstinget Kronobergs interna kontroll över bidragen, skulle en diskussion kunna föras om behovet av att själva tillsätta en revisor, som på ett objektivt sätt,
garanterar att verksamhetens resurser disponeras på ett ändamålsenligt sätt och att medlemsantalet, som ligger som grund till bidragen, är tillförlitliga. I projektarbetet med elektronisk handel vill revisionen starkt framhålla att det är av yttersta vikt, att först komma tillrätta med samtliga oklarheter inom inköpsområdet, innan man tittar på eventuella systemlösningar. Landstinget Kronoberg bör utse någon person med totalansvar för projektet samt tillse att tillräckliga resurser finns, då detta kommer att få stora konsekvenser för landstinget Kronoberg. Anläggningsregister Trots flera påpekanden av revisionen gällande redovisning av inventarier, råder på flera håll oklarheter kring området. Landstingets gällande regler för aktivering av inventarier innebär att inköp understigande ½ basbelopp (ca 18 000 kronor för år 2000) skall kostnadsföras direkt. Revisionen har även i år funnit poster som borde ha aktiverats men som kostnadsförts, även det omvända då inköp av mindre värde borde kostnadsföras istället. Landstingsstyrelsen har till revisionen svarat att Landstingsförbundets nyantagna riktlinjer skall gälla för Landstinget Kronoberg. Dessa har vid förfrågan inte varit kända på alla förvaltningarna. Likt tidigare år kan vi se okunskap som en förklaring till felaktig redovisning, konterings- och attestansvariga vet inte alltid vilka beloppsgränser som gäller. Ledande befattningshavare har inte lyckats förmedla gällande regler och rutiner. En annan förklaring som givits av förvaltningarna är att mindre investeringsbelopp som ingår i en större investering, tilldelas ett eget anläggningsnummer. Detta medför svårigheter att vid försäljningar/utrangeringar veta vad som har försvunnit. De flesta anläggningar tilldelas en avskrivningstid på 5 eller 10 år för inventarier och 30 år för fastigheter. Utöver dessa har cirka 25 andra avskrivningstider använts, i vissa fall har till exempel anskaffningarna tilldelats en avskrivningstid på mindre än ett år. Förklaringar som getts på förvaltningarna har varit tilläggsinvesteringar i befintliga anläggningar samt felaktiga inregistreringar. Vidare anser revisionen att en diskussion bör föras över att införa en mer verklighetsanpassad avskrivningstid. Exempelvis tilldelas en hel del skrivare och datorer en avskrivningstid på 10 år, istället för de numera vedertagna 3 åren. Rekommendationer Trots att revisionen vid flera tillfällen har påtalat vikten av att ha klara regler, har vi i årets granskning inte sett någon större förändring. Oklarheter finns fortfarande. Det är av yttersta vikt att ledningen tillser att informationen kommer till samtliga berörda. En ny ekonomihandbok där regler och rutiner är samlade är en förutsättning för enhetlig och klar hantering. Revisionen anser att anläggningstillgångarna bör få en mer verklighetsanpassad avskrivningstid.
Leverantörsreskontran En översiktlig genomgång av Landstingets leverantörsregister har skett. Registret innehåller över 28 000 registrerade postgironummer, varav flertalet tillhör privatpersoner som till största delen erhållit ersättning för sjukresor. Under år 2000 har utbetalningar gjorts till cirka 8 800 postgironummer. Det finns ca 5 700 fler postgironummer än faktiska leverantörer, vilket förklaras av att många leverantörer har mer än ett postgironummer registrerat, i vissa fall upp till 11 stycken. Flera registrerade företag saknar uppgift om innehav av F-skatt, samt uppgift om organisationsnummer. Ovanstående iakttagelser minskar förutsättningarna för intern kontroll och riskerna för obehöriga utbetalningar ökar. Mängden fakturor med mindre belopp är fortfarande stor. Som exempel kan nämnas att en ekonomichef i december attesterade en faktura på 9 kronor. I tidigare avsnitt påpekades vikten av att först komma tillrätta med detta, innan man startar elektronisk handel. Man måste vara medveten om konsekvenserna administrationsavgifterna kan föra med sig på fakturor som uppgår till låga belopp. Rekommendationer Vi rekommenderar en omedelbar genomgång och ett löpande underhåll av leverantörsregistret, samt kompletterar detta med de uppgifter som behövs. Dessutom bör man ta bort ej aktuella leverantörer för att minska risken för obehöriga utbetalningar. Löpande redovisning Rörelsetillhörighet, kontering och allmän ordning Inga förändringar har skett av redovisningssystemet under år 2000. Rutinerna fungerar fortfarande väl och med undantag av kontering av inventarier (se avsnitt anläggningregister) har inte granskningen föranlett någon anmärkning. Sekretessuppgifter Revisionen har funnit brister i hantering av sekretessuppgifter, gällande framförallt laboratorieanalyser och liknande. Såväl namn som personnummer finns ofta angivet bland räkenskapsmaterialet, vilka är offentliga handlingar. Undantag från konstaterade brister är Ljungby lasarett och Serviceförvaltningen.
Rekommendationer Vid besök på berörda förvaltningar har brister påtalats gällande sekretessuppgifter. Åtgärder kommer att vidtas för att skydda dylika uppgifter. Personaladministration Inledningsvis vill revisionen framföra att personalen på personalavdelningen har mycket god kännedom om personalen och dess befogenheter. Kontroller genomförs för att inte oriktiga utbetalningar skall ske. Sårbarheten är dock fortfarande stor, då några nedtecknade regler och rutiner i form av en personalhandbok, ännu inte tagits fram. Revisionen kan konstatera att lönerutinen har en svaghet. Lönelistor som är grund för utbetalning är inte föremål för någon attestering. Det finns således en viss risk att obehöriga personer kan erhålla utbetalningar från Landstinget. En del av årets granskning har avsett en uppföljning av den stora skillnaden mellan faktiskt utbetald ersättning och grundlön, vilket framförallt avser läkare. Följande förklaringar har framkommit; Tillägg för särskild arbetstid. Tillägg för chefstjänst. Så kallade superspecialister får all jour och komp i ekonomisk ersättning. Vanliga läkare har erhållit mer än 30 % av jour och komp i ekonomisk ersättning. Sistnämnda punkt är i de flesta fall begränsad till basenheter med vakanta platser. Detta gör det omöjligt för läkarna att ta ledigt. Inom psykiatriförvaltningen är det relativt vanligt att mer än 30 % erhålls i ekonomisk ersättning. Detta sägs bero på underbemanning. Reseräkningar har varit föremål för granskning. Med undantag av ett fåtal oattesterade reseräkningar har vi inte funnit något att anmärka på. Även arvodesräkningar har stickprovsvis granskats utan anmärkning. Som tidigare uppmärksammats har vi kunnat konstatera att PA-systemet fortfarande har en svaghet då det tillåter registrering av flera arvoden på samma dag. Kontrollen ligger således på personer som registrerar arvodesräkningar, vilket innebär att risken för felaktigheter ökar. Landstinget betalar idag ut så kallade stående reseersättningar till vissa personer. Risken för att en sådan ersättning anses vara lön är stor. Landstinget skall i så fall även betala sociala avgifter och skatt för detta, vilket idag inte sker för den skattefria delen av milersättningen. Rekommendationer Revisionen rekommenderar att Landstinget Kronoberg ser över möjligheten till attestering av lönelistor, vilket skulle minska risken för oriktiga utbetalningar.
Landstinget Kronoberg bör tillse att PA-systemet ger möjlighet till kontroll av arvodesräkningar. Kontrollen bör vara automatisk för att undvika att flera arvoden felaktigt utbetalas för en och samma dag. Landstinget Kronoberg måste noga undersöka vilka regler som gäller för hantering av stående reseersättningar och därefter tillse en korrekt hantering av dessa. Växjö 7 mars 2001 Kristina Lindstedt Revisor Peter Bjureberg Auktoriserad revisor