Delårsrapport Jan mars 2013 Informationscentrum
Delårsrapport 03 2013 2 Innehållsförteckning Förvaltningsberättelse Produktionsenhetschefens reflektion 1 Medborgar / kundperspektivet 2 Processperspektivet 3 Medarbetarperspektivet 4 Ekonomiperspektivet 5 Fördjupad ekonomisk analys 6 Fördjupad ekonomisk analys KPP 7 Utfall nyckelindikatorer 8 Ekonomisk redovisning Helårsbedömning: Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning
Delårsrapport 03 2013 3 Till Landstingsstyrelsen Produktionsenhetschefens reflektion En stor del av Informationscentrums arbete kommer under 2013 att inriktas på att utveckla den digitala kommunikationen. Antalet besökare ökar på 1177.se och användningen förändras från stationära datorer till mobila enheter, vilket ställer krav på snabb och uppdaterad information, hög tillgänglighet och ny teknik som till exempel responsive design som innebär att invånare kan ta del av information via både smarta mobiltelefoner och läsplattor såväl som stationära datorer. Under det första kvartalet har stort fokus legat på det omfattande arbetet att förändra landstingets kommunikation via sina webbplatser. Landstingets externa webbplats lio.se inriktas mot målgrupper som medborgare, potentiella medarbetare, media och forskare och all patientinformation flyttas till 1177.se. Den externa webbplatsen separeras helt från intranätet Lisa. Arbetet berör samtliga verksamheter och under första kvartalet har arbetet inletts med att lägga in information kring adresser och verksamheter som ska synas på 1177.se för patienterna. I samband med arbetet med den nya externa webbplatsen har en översyn påbörjats av landstingets visuella identitet för att utveckla, modernisera den och göra den användbar i såväl tryckta som digitala medier. Allt fler invånare vill kontakta vården via digitala kanaler och över 80 000 invånare i Östergötland har nu konto i Mina vårdkontakter. För att få ännu fler att välja den möjligheten kommer årets förbrukning av kuvert till kallelser, 800 000 stycken, att tryckas med en baksidestext där det står att man kan göra sina ärenden via Mina vårdkontakter som man når via 1177.se. Kraven på kommunikation har och kommer att fortsätta öka från allmänhet och patienter. Vi ser också en ökad medvetenhet om detta i organisationen, vilket yttrar sig i att fler kontaktar oss för att få stöd i kommunikationsfrågor. Informationscentrum Ulrika Ohlson
Delårsrapport 03 2013 2 Medborgar / kundperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Fler invånare känner till 1177.se, Fler invånare har ett konto i MVK. Strategiskt mål 2 Info PC ska vara infört på alla vårdcentraler och sjukhusentréer under 2013. Strategiskt mål 3 Fler följer Landstinget i Östergötland på Facebook. Bedömning av måluppfyllelse Målen är delvis uppfyllda. Resultatet från Vårdbarometern 2012 visar att 38 procent av invånarna känner till 1177.se. Det ambitiösa målet på 80 procent vid årets slut kommer att vara delvis uppfyllt då all patientinformation flyttats över till 1177.se och vi har genomfört marknadsföringsaktiviteter. Målet med antal invånare som har konto i Mina vårdkontakter är 80 000 och målet är nått för 2013. Med fler tjänster i Mina vårdkontakter räknar vi med ett ökat antal ärenden. Det är framförallt i patientmötet som tjänsterna marknadsförs. Info-PC-införandet går framåt, men målet är ännu inte nått. Antalet som följer landstingets Facebook sida ökar kontinuerligt, men är fortfarande litet. Målet är delvis uppfyllt och kommer att vara uppfyllt vid årets slut. Väsentliga insatser och resultat En stor del av Informationscentrums arbete kommer under 2013 att inriktas på att utveckla den digitala kommunikationen. Antalet besökare ökar stort på 1177.se och användningen förändras från stationära datorer till mobila enheter, vilket ställer krav på snabb och uppdaterad information, hög tillgänglighet och ny teknik som till exempel responsive design som innebär att invånare kan ta del av information via både smarta mobiltelefoner och läsplattor såväl som stationära datorer. Under det första kvartalet har stort fokus legat på det omfattande arbetet att förändra landstingets kommunikation via sina webbplatser. Landstingets externa webbplats lio.se inriktas mot målgrupper som medborgare, potentiella medarbetare, media och forskare och all patientinformation flyttas till 1177.se. Allt fler invånare vill kontakta vården via digitala kanaler och över 80 000 invånare i Östergötland har nu konto i Mina vårdkontakter. För att få ännu fler att välja den möjligheten kommer årets förbrukning av kuvert till kallelser, 800 000 stycken, att tryckas med en baksidestext där det står att man kan göra sina ärenden via Mina vårdkontakter som man når via 1177.se. Informationscentrum har medverkat i ett projekt för att förbättra informationen i kallelser från bröstmottagningen och ortopedkliniken på US. Patienternas upplevelser av de nya kallelserna kommer att utvärderas under året. I januari skedde ett omfattande elavbrott på US. Informationscentrum har deltagit i det efterföljande analysarbetet för att identifiera utvecklingsområden i landstingets krisledningsförmåga och förbättra kommunikationen i samband med kris. En tobakskampanj riktad mot ungdomar i Norrköping har påbörjats med stöd av Informationscentrum i samarbete med en gymnasieskola för att med film kommunicera att vara rökfri.
Delårsrapport 03 2013 2 Processperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Ett öppnare klimat inom landstinget. Strategiskt mål 2 Fler utvärderingar av kommunikationsarbete. IC uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet (RHcheck miljö). Bedömning av måluppfyllelse Det strategiska målet 1. Informationscentrum vill bidra till ett öppnare klimat inom landstinget genom att tillhandahålla kanaler som möjliggör dialog och delaktighet. Medarbetaruppföljningens resultat är ännu inte klara. Målet är inte uppfyllt men räknar med att vara uppfyllt vid årets slut. Strategiskt mål 2. IC uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet. Målet är uppfyllt. Väsentliga insatser och resultat Informationscentrum utvecklar, testar och utvärderar nya kanaler internt som ska bidra till ett öppnare klimat inom landstinget, exempelvis kulturbärande artiklar med kommentarsfunktion, chatt, interna bloggar, pollfrågor, fler nyhetsrullar samt interna bloggar på centrumnivå. Resultaten mäts på Öppet klimat, Information och delaktighet och då det är relevant Förtroende för närmaste chef i medarbetaruppföljningen inom berörd verksamhet. Informationscentrum arbetar numera systematiskt med att utvärdera kampanjer och projekt med målet att öka antalet utvärderingar under året. Arbetet med att renodla landstingets webbplatser pågår under hela året. Ett steg i detta är att flytta över all patientinformation till 1177.se och att den externa webbplatsen lio.se separeras helt från intranätet Lisa. Under första kvartalet har ett omfattande arbetet genomförts för att kvalitetssäkra informationen kring adresser och skapa enhetliga mottagningsnamn på vårdcentraler med målet att förenkla för patienterna och minska den interna administrationen. Informationscentrum deltar i projekt för att utveckla patientinformationen i både kallelser och information på 1177.se. Informationscentrum deltar i flera processutvecklingsarbeten som t ex bröstprocessen, hemsjukvårdsreformen, ledningssystem, hudtumörprocessen, BI-projektet, Strama och landstingens fyra byggprojekt Framtidens US, Vision 2020, Finspångs vårdcentrum och Rättspsykiatriska regionkliniken i Vadstena. I samband med arbetet med den nya externa webbplatsen har en översyn påbörjats av landstingets visuella identitet för att utveckla, modernisera och göra den användbar i såväl tryckta som digitala medier.
Delårsrapport 03 2013 3 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Bättre resultat i medarbetaruppföljningen i att hantera stress. Strategiskt mål 2 Individuella utvecklingsplaner. Bedömning av måluppfyllelse Alla medarbetare på Informationscentrum har en utvecklingsplan. Resultaten från medarbetaruppföljningen är ännu inte redovisade. Målet delvis uppfyllt. Väsentliga insatser och resultat Medarbetaruppföljningen pågår under april med samma målvärde 2013 som 2012 (50) för upplevd stress och samma strategier för att nå detta under 2013 då förändringar av det här slaget behöver få tid att visa sig i konkreta resultat. Auskultationsprojektet där medarbetarna följer olika verksamheter inom landstinget under en dag, som startades 2010 ska fortsätta även 2013 för att bli en återkommande kompetensutveckling av Informationscentrums medarbetare. Några medarbetare har redan auskulterat. Arbetet med att förbättra arbetsprocesserna på Informationscentrum, som påbörjades 2012, fortsätter. Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan. Antalet medarbetare kommer under året att minska med två medarbetare som går i pension. En av dem har ersatts tidigare och den andra kommer att ersättas under senare delen av året. Under första kvartalet har två medarbetare varit långtidssjukskrivna vilket har lett till hög sjukfrånvaroprocent och högre belastning på övriga medarbetare. Både är nu tillbaka i arbete igen. Under 2013 kommer arbetsbelastningen att vara hög. Det beror till stor del på grund av arbetet med nya webbplatsen lio.se och överflyttningen av patientinformation till 1177.se.
Delårsrapport 03 2013 4 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen. Strategiskt mål 2 Andel köp från avtalsbundna leverantörer. Bedömning av måluppfyllelse I år kommer IC att nå ett negativt helårsresultat på -500 på grund av ökade kostnader i samband med framtagandet av den nya webbplatsen lio 2.0 och överflyttningen av patientinformation till 1177.se. Målet är uppfyllt. IC följer de upphandlade avtal som finns med avtalsbundna leverantörer. Väsentliga insatser och resultat Informationscentrum strävar efter att ha en kostnadseffektiv ekonomi i balans. År 2013 kommer dock att bli ett år med resultat på 500 på grund av projektet med framtagandet av nya lio.se 2.0 och överflyttningen av patientinformation till 1177.se. En helt ny plattform tas fram i responsive design för att invånare ska kunna ta del av information via både smarta mobiltelefoner och läsplattor såväl som stationära datorer. Undersökningar visar att över 50 procent av dem som söker information om sjukdomar och behandlingar gör det via så kallade smarta mobiltelefoner. Det nya arbetssättet med att lägga upp information om verksamheter på kontaktkort där information hämtas från en källa, HSA-katalogen, kommer att innebära effektivare arbetsprocesser och ta bort dubbelarbete och minska administrationen i vården. Det kommer också att innebära bättre kvalitetssäkrad information för invånarna. Under hösten kommer 1177.se och Vårdguiden.se att slås ihop till en webbplats som ska marknadsföras. Där kommer en gemensam nationell kampanj att genomföras som kommer att innebära kostnader för Landstinget i Östergötland.
Delårsrapport 03 2013 5 Fördjupad ekonomisk analys Informationscentrum räknar med att klara det budgeterade resultatet på minus 500 tkr. Stora resurser krävs för framtagandet av den nya webbplatsen lio 2.0, överflyttningen av patientinformation till 1177.se samt ny teknik och nya arbetssätt i samband med detta. Omfördelningen av resurser från traditionella områden till de prioriterade projekten sker enligt plan. Som alltid vid stora projekt och delvis nya insatser är kostnaderna svåra att uppskatta och de verkliga kostnaderna kan variera i förhållande till budget men avvikelser i resursåtgång för olika delar av projekten kommer att hanteras genom interna omprioriteringar. En frekvent uppföljning sker löpande under året för att underlätta sådana beslut.
Delårsrapport 03 2013 6 Utfall nyckelindikatorer Medborgarperspektivet Strategiskt mål 1 Framgångsfaktor Fler invånare känner till 1177.se Fler invånare har ett personligt konto i Mina vårdkontakter Strategiskt mål 2 Info pc ska vara infört på alla vårdcentraler och sjukhusentréer under 2013 Fler följer Landstinget i Östergötland på Facebook Nyckelindikator Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt Vårdbarometern 80% 38% 41% 201301 Statistik från MVK 20% 20% 15% 201303 Antal som har Info pc 100 % 70 % 63 % 201303 Hur många som följer Landstinget i 300 220 130 201303 Östergötland på Facebook Processperspektivet Strategiskt mål 1 Framgångsfaktor Ett öppnare klimat inom landstinget Informationscentrum uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH check miljö) Nyckelindikator Medarbetarundersökningen öppet klimat Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 59 55 201305 100% 100% 100% 201301
Delårsrapport 03 2013 7 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1 Framgångsfaktor Bättre resultat i att hantera stress Säkerställd kompetensutveckling Nyckelindikator Medarbetarundersökningen för Infomationscentrum, inga besvär av stress Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 50 46 201304 Individuell utvecklingsplan 100% 100% 201112 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1 Ekonomi som ger handlingsfrihet Framgångsfaktor Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Andel köp från avtalsbundna leverantörer Nyckelindikator Lönekostnadsutveckling jämfört med motsvarande period förra året Antalet köp från leverantörer som har avtal i LiÖ i förhållande till det totala antalet köp. Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 4,6% 0,4 % 6,4% 201112 97% 97% 97% 201303 Färgsättning för måluppfyllse sker enligt: Tillfredställande resultat Inte helt tillfredställande resultat Otillfredställande resultat Uppgift saknas/ej möjligt att värdera
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Helårsbedömning 03 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning Föregående helårsbedömning Ack utfall 03 Budget 2013 Bokslut 2012 Not Intäkter Försäljning utbildning 0 0 0 0 57 Försäljning övriga tjänster 2 0 1 0 18 Bidrag för personal 0 0 5 0 0 Övriga bidrag 22 567 0 5 629 22 859 21 974 Försålt mtrl varor övr intäkt 25 0 0 25 88 Summa Intäkter 22 594 0 5 635 22 884 22 137 Personalkostnader Lönekostnader -6 950 0-1 844-7 286-7 081 Arbetsgivaravgifter -2 998 0-782 -3 145-2 985 Övriga personalkostnader -234 0-19 2-14 Summa Personalkostnader -10 182 0-2 645-10 429-10 080 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet 0 0 0 0-57 Verksamhnära material o varor 0 0 0 0 0 Övriga verksamhetskostnader -12 922 0-2 988-12 965-9 410 Summa Övriga kostnader -12 922 0-2 988-12 965-9 466 Avskrivningar Summa Avskrivningar -20 0-5 -20-20 Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter 30 0 2 30 38 Finansiella kostnader 0 0 0 0-1 Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter 30 0 2 30 37 Årets resultat -500 0-1 -500 2 608 Noter till resultaträkningen:
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat -500 Justering för av- och nedskrivningar 20 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -480 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 0 Kassaflöde från den löpande verksamheten -480 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Bidrag materiell anläggningstillgång (långfristig skuld) Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde -480 Likvida medel vid årets början 903 Likvida medel vid årets slut 423 Noter till kassaflödesanalysen:
Investeringsredovisning Bilaga 1 Föregående Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2013 Bokslut 2012 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 0 0 0 0 Noter till investeringsredovisning:
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2013 IB Bokslut 2012 Not TILLGÅNGAR Inventarier 54 74 Summa Anläggningstillgångar 54 74 Förutbet kostn upplupna intäkt 42 42 Kassa och bank 423 903 Summa Omsättningstillgångar 465 945 SUMMA TILLGÅNGAR 519 1 019 EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 500-2 108 Årets resultat -500 2 608 Summa Verksamhetens eget kapital 0 500 1 Semlöneskuld okomp övertid mm 269 269 Upplupna kostn förutbet intäkt 250 250 Summa Skulder 519 519 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER 519 1 019 Noter till balansräkningen: