Entré Karensavdrag från 1 januari 2019 Från och med 2019-01-01 gäller vid sjukdom Karensavdrag i kombination med sjuklön från dag 1, istället för som tidigare Karensdag. Karensavdrag skall enligt sjuklönelagen motsvara 20% av en genomsnittlig veckoersättning (veckoarbetstid) för sjuklön. Karensavdraget dras från sjuklönen och avdraget kan därmed aldrig bli större än sjuklönen. Karensavdrag och Karensdag kommer att fungera parallellt över årsskiftet så det är viktigt att genomföra rutinen Inför karensavdrag före den 31 december 2018. Det kan vara bra att informera era anställda om den nya sjuklönelagen och hur karensavdraget räknas fram. Det är viktigt att man idag hanterar sjuklön med 80 % och inte sjukavdrag med 20 % från timlön respektive månadslön (informationen enligt Entrés Nyhetsfönster). Nya lönearter mm kommer inte att skapas om man idag tillämpar 20 % sjukavdrag. Innehållsförteckning INFÖR KARENSAVDRAG... - 2 - Karensavdrag Funktionalitet i Entré... - 3 - Karensavdrag Frånvarokod... - 3 - Karensavdrag Löneart... - 4 - Karensavdrag Lönepriskod... - 5 - Karensavdrag Ackumulatorer... - 7 - Karensavdrag Registrering... - 8 - Karensavdrag Lönerader... - 9 - Karensavdrag Frånvaroregistret... - 9 - Utskrifter frånvaro... - 9 - Systemloggen...- 10 - Komplettera grundinställning 3358...- 11-2018-12-18 www.hantverksdata.se - 1 -
Inför karensavdrag I Entré finns en ny hantering för att införa Karensavdrag. Gå till Lön Frånvarohantering Skapa/ändra frånvarokoder. - Klicka Inför Karensavdrag o Knappen syns endast i Entré version 5.7.3074 eller högre samt endast om man inte redan har genomfört rutinen. Följande sker då: - Nuvarande frånvarokoder för sjukdom (sådana frånvarokoder där dag 1 är markerad som Karens ) ställs om så att de kan hantera både Karensdag (sjukdom till och med 2018-12-31) och Karensavdrag (sjukdom från och med 2019-01-01). - Lönearter för karensavdrag skapas (från nummer 400 eller nästa lediga nummer). - Lönepriskoder för karensavdrag skapas. - Lönearter för karensavdrag kopplas på frånvarokoden. - Lönearter för karensavdrag kopplas i de ackumulatorer där motsvarande löneart för sjuklön redan finns inkopplade. Det kommer att skapas lika många lönearter för karensavdrag som det finns nuvarande lönearter för sjuklön och lika många lönepriskoder för karensavdrag som det finns nuvarande lönepriskoder för sjuklön. När införandet är klart sker en loggning i systemloggen där det framgår vilka frånvarokoder som berörts och vilka lönearter och lönepriskoder som skapats. 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 2 -
Karensavdrag Funktionalitet i Entré Gå igenom och kontrollera att frånvarokoder för sjukdom har uppdaterats enligt nedan. Karensavdrag Frånvarokod - Frånvarokod för sjukdom ska ha en kopplad inställning från och med dag 1 med tidkod som skapar sjuklön från 2019-01-01 - Tidigare Karensdag ska ha fått ett slutdatum 2018-12-31 - Frånvarokoden ska ha fått en kopplad löneart för karensavdrag o Kan vara flera lönearter om samma frånvarokod hanterar flera avtalsområden och/eller lönegrupper - Klicka Ändra på aktuell frånvarokod för sjukdom för att kontrollera Ex. 1: Ex. 2: 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 3 -
Karensavdrag Löneart Gå igenom och kontrollera att lönearter för sjukdom har skapats enligt nedan. Gå till Lön Register och löneinställningar Lönearter Söka lönearter. Nya lönearter ska ha skapats från nummer 400 och uppåt eller från första lediga nummer efter det. Det kan alltså skapas olika löneartsnummer än vad dokumentationen visar. Löneart för karensavdrag skall ha följande viktiga inställningar: Typ av tid Hantering av tid Aktiv Lönehantering Skattehantering Lönepriskod Hämtas in till lön Ingen Ingen Ja Bruttoavdrag Preliminär Lönepriskod för karensavdrag, se mer nedan. Ja Löneklasser som är kopplade bör vara samma löneklasser som är kopplade till motsvarande sjuklöneart. Benämningen på lönearten är den som visas på lönespecifikationen. Den kan förstås ändras efter önskemål. 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 4 -
Karensavdrag Lönepriskod Gå igenom och kontrollera att nya lönepriskoder för karensavdrag har skapats enligt nedan. Gå till Lön Register och löneinställningar Lönearter Söka lönepriskoder. Lönepriskod för karensavdrag skall ha samma inställning som motsvarande sjuklöneart med 2 viktiga skillnader. Exempel på löneart med divisor: Lönepriskoden för sjuklön ser ut som nedan. 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 5 -
Lönepriskoden för karensavdrag skall då se ut som nedan. De 2 skillnaderna är att under 6. Ytterligare omräkning skall följande vara angivet: Veckoarbetstid Multiplicera med veckoarbetstid Procentsats att multiplicera med 20 % Veckoarbetstid för respektive person hämtar Entré från det schema som personen är kopplad till: 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 6 -
Karensavdrag Ackumulatorer Gå igenom och kontrollera att ackumulatorer har uppdaterats enligt nedan. Gå till Lön Register och löneinställningar Ackumulatorer Söka ackumulatorer. Lönearter för karensavdrag skall vara kopplade i samma ackumulatorer som motsvarande sjuklöneart. Exempel: Andra ackumulatorer som kan ha påverkats är: KLP_16 Sem_10/MSem_10/Sem_10PL/Sem_VVS Sjuklön KLP SCB Semesterlönegrundande bruttolön De nya lönearterna för karensavdrag har fått inställningen Ingen tid och Inga timmar. Och om de har hamnat i någon ackumulator som ska räkna timmar eller antal så kommer den ackumulatorn inte att påverkas då vi ha satt beräkningen för antal till 0. 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 7 -
Karensavdrag Registrering Registrering av sjukdom sker precis som tidigare, via frånvaromall i Entré och på tidkoderna för sjukdom i Entré Portal. Entré kommer automatiskt att skapa en extra lönerad med karensavdrag under följande förutsättningar: Frånvarokoden för sjukdom har en kopplad löneart för karensavdrag. Sjukdomsperioden påbörjas 2019-01-01 eller senare. Karensavdraget kommer att dras mot sjuklönen för respektive sjukdomsdag (från och med dag 1) till dess att hela karensavdraget har dragits. Exempel på person som har veckoarbetstid på 24 timmar: Personen har varit sjuk 2 timmar första dagen i sjukdomsperioden. Karensavdraget dras mot sjuklönen. Följande dag är personen sjuk 6 timmar. Resterande del av karensavdraget dras. Är personen sjuk ytterligare tid i samma sjuklöneperiod kommer endast sjuklön och sjukavdrag att skapas. Under andra omständigheter kan scenariot bli: - att hela karensavdraget dras första sjukdomsdagen - att karensavdraget dras ytterligare dagar - att endast en del av hela karensavdraget dras (den totala sjuklöneperioden är kortare än 20 % av veckoarbetstiden) 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 8 -
Karensavdrag Lönerader Karensavdrag blir vanliga lönerader som kan granskas till exempel i Sök i lönerader : Karensavdrag Frånvaroregistret Karensavdrag kan även granskas i frånvaroregistret: Karensavdrag: Avdraget karensavdrag: Totalt beräknat karensavdrag för denna sjuklöneperiod. Faktiskt avdraget karensavdrag för respektive frånvarorad. Personen i detta exempel har en månadslön på 30 000 kr och en veckoarbetstid på 24 timmar. Med lönepriskod för karensavdrag som i exemplet ovan blir alltså totalt karensavdrag: 30 000 * 0,8 / 174 * 24 * 0,2 = 662,07 kr. Utskrifter frånvaro Rapporter som visar frånvaro i frånvaroregistret finns på nedan ställen: Frånvaroregister Utskrift Frånvarohantering Utskrifter frånvaro Frånvarohantering Sjukfrånvarorapportering/Medeltal anställda Utskrifter Lön Statistikrapporter-Ksju statistik över sjuklöner 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 9 -
Systemloggen I systemloggen framgår vilka frånvarokoder som berörts och vilka lönearter och lönepriskoder som skapats vid införandet av karensavdraget. Systemloggen finns under System Registerhantering Systemlogg. Om denna mapp inte syns har man inte behörighet till denna funktion. Be då systemansvarig om hjälp med detta. Rutinen sparas som Typ = Viktig information och Program = LONFRKODER_KONVERT. Klicka Utskrift för att få hela beskrivningen på papper. Utskriften behövs till instruktionen på nästa sida. 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 10 -
Komplettera grundinställning 3358 Denna grundinställning summerar lönearterna för sjuklön till arbetsgivarintyget. Då sjuklön nu från 2019-01-01 börjar från dag 1 i sjuklöneperioden men med karensavdrag så måste de nya lönearterna för karensavdrag läggas till här. Gå till System Allmänna sidoregister och inställningar Grundinställningar. Om denna mapp inte syns har man inte behörighet till denna funktion. Be då systemansvarig att lägga till lönearterna för karensavdraget. 1. Klicka Sök 2. Ange inställningsnummer 3358 3. Klicka Ändra 4. Lägg till alla lönearter för karensavdrag enligt utskrift av systemloggen på föregående sida 5. Lönearter i en följd kan skrivas med bindestreck lika nedan 6. Det är mycket viktigt att inte lägga in något mellanslag mellan kommatecken och siffra 2018-12-18 www.hantverksdata.se - 11 -