Ramavtal - Lunchkuponger 2012 1 RAMAVTALETS OMFATTNING 1.1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (nedan kallad SKI) och Edenred Sweden AB, organisationsnummer 556253-6341 (nedan kallad Leverantören). Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 1.2 Avropsberättigade De upphandlande myndigheter/enheter som anmält intresse att tillämpa ramavtalen är specificerade i bilaga 5. Ytterligare upphandlande myndigheter/enheter kan under avtalsperioden börja tillämpa ramavtalen. Dessa är angivna i flikar i bilaga 6, Avropsberättigade upphandlande myndigheter och enheter. Information om nya tillkommande myndigheter/enheter kommer att löpande lämnas av SKI under avtalsperioden. Upphandlande myndigheter/enheter kallas fortsättningsvis för Kunden i detta dokument. 1.3 Avtalstid Ramavtal börjar löpa när båda parter undertecknat detsamma, dock tidigast 2012-03-01, och löper därefter i två (år). Ramavtalet kan förlängas i två (2) år med ett (1) år i taget. Förlängning påkallas av SKI. 1.4 Avtalets omfattning Avtalets omfattning framgår enligt nedan, vilket specificeras i bifogad bilaga. förfrågningsunderlagets kravspecifikation prisbilaga 2 AVROP 2.1 Avropsrutiner Avrop från detta ramavtal får inte ha villkor som strider mot detta ramavtal. Leverantören är skyldig att vid avrop tillämpa avtalade priser och villkor. Bifogat avropsavtal, bilaga 3, används vid avrop och undertecknas av Leverantören och Kunden. 1 (10)
3 PRIS OCH BETALNINGSVILLKOR 3.1 Ersättning Leverantören har rätt till ersättning enligt bifogad bilaga 1 Prisbilaga. Ersättningen reglerar samtliga med tjänsten förenade kostnader. 3.2 Fakturering Kunden har rätt att välja mellan att erhålla faktura elektroniskt eller i pappersformat. Fakturering ska göras månadsvis i efterskott till Kunden. All fakturering ska göras från Leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör. Slutfaktura avseende Leverantörens samtliga åtaganden ska vara Kunden tillhanda senast två (2) månader efter det att aktuella leveransavtalet som uppkommer vid avrop löpt ut. Kunden är skyldig att tillhandahålla de uppgifter som härrör till Kunden och som Leverantören behöver för att framställa korrekt faktura. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan Kunden returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturavillkor får inte strida mot ramavtalet. Faktura ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet Kundens namn, adress, kostnadsställe samt referens Mottagarens namn, adress samt referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus- /bankgiro samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av vara/tjänst samt leveransdatum Övriga uppgifter som Kunden önskar 3.2.1 Elektronisk fakturering Leverantören är skyldig att använda lösningar som möjliggör översändande av fakturor i elektronisk form i SFTI Fulltextfaktura alternativt Svefaktura till de upphandlande myndigheter/enheter som begär det. Driftstart och detaljerade specifikationer avseende elektronisk fakturering överenskommes mellan parterna. Kunden ska medverka till att elektronisk fakturering införs genom att tillhandahålla nödvändig information. Leverantören är skyldig att införa elektronisk fakturering inom tre (3) månader från det Kunden begärt det. I annat fall uppstår en försening beroende på leverantören. Vid försening av införandet av elektronisk fakturering utgår vite om 5000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 5000 SEK per påbörjad 30-dagarsperiod. Kunden äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad ersättning. Har elektronisk fakturering inte införts inom sex (6) månader efter att Kunden har begärt det har Kunden rätt att häva avtalet. Rätt till vite eller möjlighet till hävning av avtalet föreligger inte när förseningen av införandet beror på Kunden. 2 (10)
3.3 Betalningsvillkor Betalning ska göras trettio (30) dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Betalning av övriga beställningar ska göras trettio (30) dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). 3.4 Prisjustering Lämnade priser är fasta i 24 månader från avtalsstart. Därefter kan vardera parten begära prisjustering. Begäran om prisändring ska framställas skriftligt till SKI senast fem (5) veckor från den dag det nya justerade priset ska börja gälla. Överenskommen prisändring ska därefter gälla under minst 12 månader. Prisjustering sker med stöd av Arbetskostnadsindex för tjänstemän (preliminärt), privat sektor (AKI), 2008 M01=100, näringsgren SNI 2007 K-N. November månad är jämförelsemånad för eventuell prisjustering. Belopp att indexreglera ska vara 90% av det avtalade priset. Omräkning av priser sker endast om skillnaden mellan innevarande års jämförelsemånad och jämförelsemånaden året innan har förändrats minst två (2) enheter. Beräkningen av indexskillnaden görs med en (1) decimal. Vid fastställande av nytt pris skall nytt pris alltid avrundas neråt till närmaste hela SEK. Beräkning av indexskillnad görs alltid på det närmast föregående ej använda indexet. 4 LEVERANS AV TJÄNST Leverans av tjänst ska ske i överensstämmelse med bifogat Avropsavtal och i anbudet lämnade uppgifter. Leverantören ansvarar för eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 4.1 Leveranstid Leverantören ska ta emot och leverera månads- eller kvartalsvisa beställningar enligt överenskommelse med Kund. 4.2 Leveransförsening eller utebliven leverans Leveransförsening ska aviseras av Leverantören i god tid före avtalad leveranstidpunkt för Kundens bedömning om senareläggning av leveransen kan accepteras. Om senareläggning accepteras fastställs en ny leveranstid. 3 (10)
4.3 Reklamation Leverantören ska handlägga reklamationer. Om fel uppstår ska leverantören kontakta kunden så att överenskommelse kan ske hur ärendet ska hanteras. I övrigt se ALOS 05. Leverantören ska erbjuda rimlig kompensation för felet efter överenskommelse med kund. 4.4 Vite Vid försenade leveranser skall vite utgå till Kunden för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 5 % av beställningens totala värde. 4.5 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid avropstillfället och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, jordbävning, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet samt icke avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund. SKI och Leverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan hinder kan fullfölja. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har SKI rätt att häva detta ramavtal till omedelbart upphörande. 5 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 5.1 Miljökrav - pappersråvara Kommuner och landsting är måna om att belasta miljön så lite som möjligt. Detta yttrar sig bland annat genom att klorblekt papper ej används idag i offentlig förvaltning. Anbudsgivaren skall därför tillhandahålla ej klorblekt papper för kuponger. Detta innebär att massa som ingår i pappersprodukten, senast ett (1) år efter avtalsstart, ska vara blekt utan klorgas, d.v.s. framtaget enligt ECF- eller TCF-metoden. För vidare information om dessa metoder, se www.msr.se Miljöstyrningsrådets hemsida under Pappersprodukter. 5.2 Miljökrav - miljöledningssystem Leverantören skall senast sex (6) månader efter avtalsstart ha ett miljöledningssystem som kan användas för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Systemet skall inkludera följande delar: en införd miljöpolicy rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med avtalet, inklusive rutiner för att hantera avvikelser. 4 (10)
rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande myndigheten Om miljöarbete inte genomförs enligt ovanstående kan detta komma att anses som väsentligt avtalsbrott. 5.3 Antidiskrimineringsklausul 1 Leverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av den upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3 Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger den upphandlande enheten rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4 Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för den upphandlande enheten att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Den upphandlande enheten äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 6 RAMAVTALETS ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING SKI är ansvarig för förvaltningen av ramavtalet under avtalstiden. Leverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning enligt avtal om administrativ ersättning och förvaltning. 6.1 Administrativ ersättning och förvaltning För att täcka kostnaderna för nedlagt arbete i samband med upphandlingen erhåller SKI en administrativ ersättning av de avtalsbundna leverantörerna med 0,4 procent av den avropade volymen, exkl. moms. Ersättningen utbetalas av leverantören. Förutom att täcka kostnaderna för själva genomförandet av upphandlingen ska ersättningen även täcka de kostnader som är förknippade med avtalsförvaltning under avtalstiden, dvs. 5 (10)
information, administration, service och support, avtalsförlängningar, prisförändringar samt ge stöd vid tvister. Leverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på beställarens faktura. Redovisning får endast ske i det fall den upphandlande myndigheten särskilt begär det. Administrativ ersättning faktureras Leverantören månadsvis av SKI och baseras på erhållen statistik. Mervärdesskatt, moms ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är 30 dagar netto och dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen (1975:635). Leverantören ska till SKI redovisa den totala försäljningen i faktureringsvärde (exklusive mervärdesskatt), dels månadsvis och dels årligen. Med total försäljning förstås försäljning av Leverantören samt eventuell anlitad underleverantör. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. Statistiken ska redovisas och vara uppdelad per avropande myndighet. Leverans av månadsvis redovisning ska ske senast den 25:e varje månad. Statistiken ska redovisas uppdelad per avropande myndighet samt delas upp per varugrupp. Leverans av årlig statistik ska ske senast två (2) månader efter föregående års utgång. Redovisningen skickas till e-postadress: redovisning@sklkommentus.se SKI har rätt till vite för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende statistikredovisningen och den administrativa ersättningen. Vite ska utgå för varje redovisningsperiod avseende Leverantörens bristfälliga, försenade eller uteblivna redovisning. Efter skriftlig erinran från SKI ska Leverantören åtgärda påvisade brister inom tio (10) arbetsdagar. För det fall Leverantören inte efterkommer SKI:s krav utgår löpande vite om 5 000 SEK för varje påbörjad vecka efter angiven tidsfrists utgång. Maximalt vite för varje redovisningsperiod uppgår till 20 000 SEK. I det fall maximalt vite utgått och Leverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Leverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad statistikredovisning. SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd auktoriserad revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. 6 (10)
Om Leverantören har delegerat rätten att ta emot beställningar till underleverantör och/eller återförsäljare, ansvarar Leverantören för insamling och redovisning av alla uppgifter. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för den auktoriserade revisorn i det fall Leverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om 20 000 SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Leverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden. 6.2 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet Detta ramavtal inklusive bilagor Avropsavtal Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag med bilagor Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud Leverantörens anbud ALOS 05 6.3 Ramavtalsändringar och tillägg Ändringar och tillägg till ramavtalet ska godkännas av SKI och Leverantören samt upprättas skriftligen i separat handling, undertecknas av avtalsparterna och biläggas ramavtalet. 6.4 Överlåtelse av avtal 6.4.1 Överlåtelse till ny leverantör Ingånget avtal får normalt inte överlåtas till ny leverantör. I undantagsfall, till exempel vid omorganisation eller försäljning, får detta göras utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtelsen ska i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av SKI och den nya leverantören. För att den nya leverantören ska ha rätt att leverera enligt ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI. Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd för den skada den lider. SKI äger också rätt att häva ramavtalet utan föregående uppsägning. 6.4.2 Byte eller anlitande av underleverantör Vid byte eller anlitande av underleverantör ska förfrågan inkomma till SKI senast fyra (4) veckor innan planerat byte eller anlitande, om inte synnerliga skäl föreligger. Byte eller anlitande av underleverantör ska skriftligen godkännas av SKI. Nya underleverantörer ska uppfylla de krav som ställts på underleverantörer i förfrågningsunderlaget. 7 (10)
Sker byte eller anlitande av underleverantör utan SKI:s godkännande har SKI rätt till skadestånd från Leverantören för den skada den lider. SKI äger också rätt att häva ramavtalet utan föregående uppsägning. 7 SAMARBETE OCH UPPFÖLJNING 7.1 Informationsplikt SKI, Kunden respektive Leverantören har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för ramavtalet. 7.2 SKI och Kunden SKI och Kunden ska samarbeta under avtalsperioden. SKI ska informera om ramavtalet, stödja Kunden vid avrop, följa upp tillämpningen av ramavtalet samt bidra till att underlätta samarbetet mellan Kunden och Leverantören. Kunden ska bistå med den information som SKI behöver för att följa upp avtalet. 7.3 SKI och Leverantören SKI och Leverantören ska samarbeta under avtalsperioden. SKI respektive Leverantören är skyldig att minst en gång per år delta i ett uppföljningsmöte där omständigheter som påverkar avtalsförhållandet diskuteras. 7.4 Revision Leverantören ska tillämpa sådana administrativa rutiner att det är möjligt att löpande kontrollera att ställda krav uppfylls och att föreskriven kravnivå upprätthålls. SKI har rätt att under avtalstiden utföra skattekontroller av Leverantören för att säkerställa att Leverantören uppfyller uppställda krav på ekonomisk stabilitet. SKI respektive Kunden ska ha möjlighet att uppdra åt fristående konsult, egen personal, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören är skyldig att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. 7.5 Marknadsföring Kunden har endast rätt att hänvisa till ramavtalet vid marknadsföring under förutsättning att SKI i förväg godkänt det. Om sådant godkännande inte inhämtats i förväg och Leverantören inte omedelbart upphör med marknadsföring som SKI påpekat är otillåten har SKI rätt till vite. Vite utgår om 15000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 15000 SEK per påbörjad 30- dagarsperiod tills marknadsföringen upphört. SKI har rätt till skadestånd för den skada de lider. Har vite utgått ska detta avräknas från SKI: s skadestånd. 8 AVTALETS UPPHÖRANDE 8.1 Partiell hävning SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter erinran härom. Reklamation och hävning ska ske skriftligen till Leverantören med en kopia till SKI. 8 (10)
8.2 Hävning av avtalet SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken. SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 LOU. Hävning ska ske skriftligen till Leverantören. 8.3 Skadestånd Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan SKI och Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. 9 TVIST OCH PRESKRIPTION 9.1 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte förlikas ska tvisten avgöras i Stockholms tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag. 9.2 Preskription Om talan inte väcks inom ett (1) år efter ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad (preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och grov vårdslöshet ska talan väckas inom tio (10) år efter ramavtalets upphörande. Detta ramavtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar och träder i kraft när båda parter har undertecknat avtalet. SKL Kommentus Inköpscentral AB Den Edenred Sweden AB Den Helena Rom Upphandlingschef Namnteckning Namnförtydligande 9 (10)
Bilagor: Bilaga 1, Prisbilaga Bilaga 2, Kravspecifikation Lunchkuponger Bilaga 3, Avropsavtal Bilaga 4, ALOS 05 Bilaga 5, Upphandlande myndigheter och enheter som föranmält intresse Bilaga 6, Avropsberättigade upphandlande myndigheter och enheter 10 (10)